Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty Cổ phần Bất động sản MIPEC Đề tài nghiên cứu này đã góp phần đưa ra thực trạng hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec, từ đó có những giải pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của văn phòng trong thời gian hoạt động tới.
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tận tình từ nhân viên văn phòng làm việc Công ty Cổ phần bất động sản Mipec Đặc biệt, Th.s Nguyễn Hữu Danh hướng dẫn giúp đỡ tận tình suốt trình thực đề tài Trong trình khảo sát nghiên cứu gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì mong nhận góp ý thầy cô Nhân dịp xin gửi tới quý thầy cô bác cô lãnh đạo, anh chị làm việc Công ty Cổ phần bất động sản MIPEC lời cảm ơn chân thành Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực công trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài “Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng Công ty Cổ phần Bất động sản MIPEC” Tôi cam đoan công trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng năm 2017 MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài : Cho dù quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia thiếu phận văn phòng, phận đóng vai trò quan trọng hoạt động quan doanh nghiệp Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi doanh nghiệp phải có văn phòng đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu công việc hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Đặc biệt công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp thực nâng cao chất lượng quản lý, điều hành công việc quan, đơn vị chủ động ứng phó với thay đổi trình điều hành quan cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo quan phân bổ sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng đơn vị để thực có hiệu nhiệm vụ đề Trong trình hoạt động doanh nghiệp lãnh đạo phải thực nhiều công việc khác định kinh doanh, họp bàn, đạo công việc, công tác, thị sát công việc nước nước …Chính lãnh đạo cần phận văn phòng để xây dựng chương trình kế hoạch, kế hoạch công tác phục vụ hoạt động Lãnh đạo tránh tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo giúp phát huy trí tuệ tập thể lãnh đạo doanh nghiệp Do đó, quan, tổ chức, doanh nghiệp thành lập, công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tất yếu hình thành giữ vai trò quan trọng Mặc dù công tác xây dựng kế hoạch, kế hoạch công tác có vai trò quan trọng song hoạt động văn phòng công tác chưa thực quan tâm Đây suy nghĩ, cách làm chưa hoạt động văn phòng doanh nghiệp Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, nhận thấy vai trò quan trọng việc nghiên cứu vấn đề hoạt động văn phòng vấn đề công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Chính lý chọn đề tài cho tập lớn kết thúc học phần môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp chọn đề tài “ Khỏa sát, đánh giá tực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng Công ty Cổ phần Bất động sản MIPEC.” Qua nghiên cứu tiếp cận sâu quan dự định xin làm việc sau trường; Đứng từ khía cạnh khách quan để hiểu rõ công việc cần làm tương lai, xác định rõ bước cần phải thực Lịch sử nghiên cứu: - Phạm Thị Ánh Nguyệt: “ Thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Sở tài nguyên môi trường Hải Phòng” - Luận văn thạc sĩ - Giáo trình Quản trị văn phòng – Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân - Quản trị văn phòng doanh nghiệp- Lê Văn In Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài: - Đối tượng nghiên cứu: “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec” - Giới hạn phạm vi nghiên cứu: hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng Công ty cổ phần Bất động sản Mipec Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: -Mục đích:Khảo sát, đánh giá hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng, đồng thời đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu xây dựng chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng - Nhiệm vụ:Xác định vai trò, tầm quan trọng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Đưa giải pháp nhằm nâng cao vai trò công tác xây dựng chương trình, lập kế hoạch văn phòng doanh nghiệp Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng: - Cơ sở phương pháp luận: + Tác phẩm “ Quản trị văn phòng” – NXB Thống kê Hà Nội + Quản trị văn phòng doanh nghiệp – NXB Thống kê.1996 - Phương pháp nghiên cứu: Để thực nghiên cứu đề tài thực phương pháp nghiên cứu sau: +Phương pháp tham khảo tài liệu đề tài nghiên cứu +Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp +Phương pháp khảo sát thực tế nơi nghiên cứu +Phương pháp vấn để tìm hiểu thông tin độ xác thực hoạt động nhà quản trị văn phòng Giả thuyết khoa học: Với tìm hiểu phân tích, đánh giá công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec Tôi xin đề xuất số giải pháp tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác có hiệu với mong muốn góp phần giải mặt hạn chế công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng để đưa hoạt động văn phòng Công ty phát triển Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài: -Làm rõ vai trò văn phòng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hoạt động Công ty - làm rõ loại chương trình, kế hoạch công tác văn phòng doanh nghiệp - Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng doanh nghiệp -Đề tài nghiên cứu góp phần đưa thực trạng hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec, từ có giải pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng chương trình, kế hoạch văn phòng thời gian hoạt động tới Cấu trúc đề tài: Chương I: Khái quát chung Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec hoạt động văn phòng Công ty Chương II: Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng Công ty Bất động sản Mipec Chương III: Đánh giá để số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng Công ty Bất động sản Mipec Chương I: Khái quát chung Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec hoạt động văn phòng Công ty 1.1.Khái quát chung Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec: Công ty Cổ phần Hóa dầu Quân đội (MIPEC) thành lập vào ngày 22-122003, với cổ đông sáng lập: Tổng Công ty XNK Vạn Xuân (VAXUCO) – Bộ Quốc Phòng, Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (PETROLIMEX) Ngân hàng TMCP Quân đội (MB) Khởi đầu với lĩnh vực sản xuất dầu mỡ nhờn chuyên dụng cho khí tài quân sự, MIPEC mở rộng sang lĩnh vực khác xây dựng hạ tầng, kho bãi, cầu cảng, kinh doanh xăng dầu, tham gia thị trường bất động sản thị trường kinh doanh bán lẻ phục vụ nhu cầu dân Ở lĩnh vực nào, MIPEC hướng tới chất lượng hoàn hảo, đáp ứng nhu cầu khắt khe nhất, đồng thời người tiên phong, không ngừng đổi công nghệ dịch vụ, góp phần không nhỏ thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội đất nước Sau 10 năm hoạt động, MIPEC trở thành thương hiệu mạnh uy tín Việt Nam Với vốn điều lệ ban đầu 20 tỷ đồng, tính đến tháng 8/2015 vốn điều lệ MIPEC tăng 50 lần, lên 1.000 tỷ đồng, tổng tài sản đạt 7000 tỷ đồng, đứng thứ 151 số 500 doanh nghiệp lớn Việt Nam bảng xếp hạng VNR 500 năm 2015 Tốc độ phát triển vượt bậc MIPEC minh chứng cho nỗ lực cố gắng không ngừng tập thể lãnh đạo cán công nhân viên MIPEC “Không ngừng đổi – không ngừng phát triển”, tảng vững tài chính, khoa học công nghệ, nhân lực kinh nghiệm điều hành, chắn MIPEC tiếp tục đạt thành tựu mới, không lĩnh vực kinh doanh mà ngành nghề mới, nhiều tiềm cần doanh nghiệp nước mạnh dạn đầu tư khai thác Với thành tựu đạt được, MIPEC Nhà nước, Bộ Quốc Phòng quyền địa phương ghi nhận xứng đáng Năm 2013, kỷ niệm 10 năm thành lập công ty, MIPEC vinh dự Chủ tịch nước tặng Huân chương Lao động Hạng Ba Nhiều năm liền, MIPEC Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội tặng khen cờ thi đua Đảng MIPEC liên tục giữ vững danh hiệu “Trong – Vững mạnh – Tiêu biểu” Trong chặng đường 12 năm hình thành phát triển, Công ty Cổ phần Hóa Dầu Quân đội (MIPEC) không ngừng đổi sáng tạo, mạnh dạn đầu tư, kinh doanh nhiều lĩnh vực lĩnh vực tham gia, MIPEC đạt kết đáng ghi nhận *Công ty Cổ phần bất động sản MIPEC Công ty thành viên Công ty Cổ phần Hóa Dầu Quân đội(MIPEC) Thời gian thành lập: Công ty Cổ phần Bất động sản MIPEC (MIPEC Land) thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp ngày 09/10/2009 (lần đầu) đăng ký thay đổi lần thứ ngày 28/01/2013 Lĩnh vực hoạt động: -Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, thuê; -Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản; -Xây dựng nhà loại; -Xây dựng công trình đường bộ; -Xây dựng công trình công ích, công trình thủy lợi; -Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng; Trong suốt trình xây dựng trưởng thành, MIPEC Land khẳng định vị công ty hàng đầu thuộc hệ thống MIPEC Đồng thời, sau nhiều năm hoạt động chế thị trường, MIPEC Land tích lũy nhiều kinh nghiệm quản lý, sản xuất kinh doanh, nâng cao lực cạnh tranh, mở rộng quan hệ với doanh nghiệp nước, nhờ doanh thu hàng năm không ngừng tăng trưởng mức cao ổn định Trong lĩnh vực xây dựng, công ty khẳng định dấu ấn công trình, công ty tham gia thi công nhiều công trình trọng điểm đòi hỏi kỹ thuật cao như: MIPEC Tower, MIPEC 183 Nguyễn Lương Bằng, MIPEC Riverside, MIPEC Citadines Nha Trang,… Các công trình MIPEC Land thi công đạt chất lượng tốt, đáp ứng yêu cầu khắt khe nhà đầu tư đánh giá cao 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ cấu Công ty Cổ phần bất động sản MIPEC: 1.1.1.1Chức Công ty Cổ phần bất động sản MIPEC: Công ty Cổ phần bất động sản MIPEC công ty trực thuộc Công ty Cổ phần Hóa Dầu Quân đội (MIPEC) hoạt động theo Luật Doanh nghiệp quy định hành khác nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty Cổ phần bất động sản MIPEC với chức cụ thể sau: - Lập dự án đầu tư xây dựng công trình dân dụng; kĩ thuật hạ tầng đô thị nhóm B, C; công trình giao thông đường bộ; công trình sông; công trình thủy điện thủy lợi - Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu thuê - Tư vấn, môi giới, đầu tư bất dộng sản - Xây dựng công trình công ích - Chương trình công tác tháng: cụ thể hóa mục tiêu chương trình công tác quý thể công việc phải làm tháng - Chương trình công tác tuần: để xác định cụ thể, xác hoạt động cần làm quan lãnh đạo tuần - Ngoài ra, đặc điểm hoạt động số quan có loại chương trình công tác nhiệm kỳ 2.3.2.Phân loại kế hoạch công tác a) Theo thời gian dự kiến thực - Kế hoạch dài hạn: kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, có phạm vi ảnh hưởng rộng thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm) với quan, tổ chức - Kế hoạch trung hạn: kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch dài hạn, chiến lược khoảng thời gian không dài Thông thường, kế hoạch năm - Kế hoạch ngắn hạn: kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch trung hạn, công việc cụ thể, thiết lập để thực mục tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa hoạt động trực tiếp làm sản sinh kết Các kế hoạch loại thường kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng hay kế hoạch tuần Tuy nhiên, tất phân loại kế hoạch mang tính tương đối b) Theo phạm vi tác động - Kế hoạch chiến lược: loại kế hoạch đề cập đến mục tiêu có tính tổng quát cao Loại kế hoạch có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía cạnh khác tổ chức định hướng chung cho phát triển chung quan, tổ chức - Kế hoạch tác nghiệp: loại kế hoạch cụ thể mục tiêu kế hoạch chiến lược thành mục tiêu cụ thể, xác việc cần phải làm cách thức tiến hành công việc c) Theo lĩnh vực hoạt động - Kế hoạch hoạt động quan - Kế hoạch công tác lãnh đạo - Kế hoạch hoạt động văn phòng… 2.4.Thực trạng xây dựng chương trình , kế hoạch công tác phòng hành – Tổng hợp Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec: Ngay từ năm đầu thành lập công tác xây dựng chương trình, kế hoạch Công ty Cổ phần bất động sản Mipec trọng Công tác hoạt động đảm bảo phục vụ công tác đạo, điều hành quản lý lãnh đạo hoạt động cách có hiệu Chính ban lãnh đạo Công ty quan tâm đến công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan Trong phòng Hành chính- Tổng hợp Công ty xây dựng chương trình, kế hoạch công tác nội dung công việc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu sản xuất Công ty Từ nhận thức trên, năm qua công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Công ty tổ chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Công ty Phòng hành tổng hợp công ty Cổ phần bất động sản Mipec thực công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác sau: 2.4.1.Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác: a, Quy trình xây dựng chương trình: Bước 1: Yêu cầu đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải lãnh đạo Công ty Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc cho lãnh đạo Công ty Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có) Giám đốc lãnh đạo có thẩm quyền để hoàn thiện chương trình hoạt động lãnh đạo Bước 4: Thông qua chương trình Bước 5: Văn phòng sau Giám đốc Công ty ký, phê duyệt chương trình hoạt động thực ban hành, gửi phận, đơn vị Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec để thực hiện; lưu trữ theo quy định b) Quy trình lập kế hoạch công tác Quy trình lập kế hoạch phòng Hành – Tổng hợp xây dựng gồm bước sau: Bước 1: Phòng Hành – Tổng hợp Công ty nghiên cứu, chọn lựa dự kiến nội dung công tác để đưa vào kế hoạch Đây giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt hoạt động tổng quát Công ty, nắm bắt hội để xây dựng kế hoạch công tác tương lai Bước 2: Văn phòng thực xác định mục tiêu - Cần phải xác định cụ thể xác Bước 3: Phân tích nguồn lực: - Xác định hỗ trợ từ cấp (chủ trương, sách, quy định hành Đảng Nhà nước, nguồn lực Công ty); - Phân tích khả Công ty thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện… - Phân tích yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi trường… Bước 4: Xây dựng phương án hành động Xây dựng hệ thống công việc để thực mục tiêu Công ty Bước 5: Soạn thảo kế hoạch công tác ; thông qua kế hoạch đưa vào thực 2.4.2.Bố cục chương trình, kế hoạch công tác Ngoài thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung chương trình, kế hoạch công tác phòng Hành – Tổng hợp Công ty bao gồm ba phần sau đây: a) Phần mở đầu -Nêu khái quát vấn đề xác định sở khoa học cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác -Nêu khái quát thuận lợi khó khăn công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác -Nêu rõ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng doanh nghiệp -Trình bày mục đích lập chương trình, kế hoạch công tác b) Phần nội dung - Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch công tác biện pháp thực - Các điều kiện, phương tiện thực xây dựng chương trình, kế hoạch công tác - Thông báo phận, đơn vị có liên quan phân công thực - Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, biện pháp đảm bảo thực tốt chương trình, kế hoạch công tác xây dựng, chế độ trách nhiệm - Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết Các hình thức khen thưởng, kỷ luật c) Phần kết luận - Trình bày triển vọng việc thực kế hoạch công tác xây dựng - Phòng hành – tổng hợp nêu đề xuất, kiến nghị đến lãnh đạo công ty để nâng cao công tác xây dựng chương trình kế hoạch Phòng hành chính- tổng hợp 2.4.3 Lập kế hoạch công tác: a,Trước tiên, nhân viên phòng Hành – Tổng hợp cần lập danh sách công việc cần làm Cần lưu ý số vấn đề: - Danh sách công việc lập sát với thực tế hoạt động Công ty ; - Lập kế hoạch xây dựng chương trình, kế hoạch công tác lâu dài cho kế hoạch trước mắt; b Sắp xếp công việc kế hoạch công tác theo thứ tự ưu tiên: - Theo mức độ quan trọng đói với hoạt động Công ty - Theo mức độ cấp thiết hay không cấp thiết Trên sở trên, nhân viên văn phòng đưa định phải xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cần thực hay lên kế hoạch để thực c,Đặt mục tiêu xác định thời gian Công ty hoàn thành chương trình, kế hoạch : Nhân viên phòng Hành – Tổng hợp cần nắm hiểu rõ nhiệm vụ nội dung công việc cụ thể giao với mục tiêu cụ thể lượng thời gian dành - cho công việc để kế hoạch công tác đạt hiệu tốt nhất; d,Nhân viên Phòng Hành – Tổng hợp kiểm tra, đánh giá kết công việc: - Nhân viên phòng Hành – Tổng hợp kiểm tra, đánh giá rút kinh - nghiệm công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác - Từ kết qủa đạt hoạt động Công ty để điều chỉnh thời - gian cho kế hoạch công tác tới e, Dự kiến tình đột xuất: Trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Văn phòng Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec Nhân viên văn phòng phải dự kiến tình xảy trình áp dụng kế hoach vào thực tiễn Từ đưa phương pháp giải hợp lý, không gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất Công ty Tiểu kết chương II Sau chương trình, kế hoạch công tác thực nhân viên phòng Hành chính- Tổng hợp giúp Giám đốc tổng kết, đánh giá kết thực Cơ sở việc đánh giá phải dựa vào so sánh kết thực tế thu sau chương trình, kế hoạch công tác thực tiêu đặt xây dựng chương trình, kế hoạch Nhờ có chương trình, kế hoạch Phòng Hành – Tổng hợp mà lãnh đạo công ty xác đinh tiêu chuẩn từ tiến hành hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá kết hoạt động Công ty Chương III: Đánh giá để số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng Công ty Bất động sản Mipec 3.1.Đánh giá công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec Công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác Phòng hành – Tổng hợp nêu rõ nội dung công việc cụ thể về: Công tác xây dựng hoàn thiện công việc; Rà soát, góp ý, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ; Công tác kiểm tra, khảo sát; Công tác hội nghị, hội thảo, tọa đàm, tập huấn; Công tác sản xuất công tác triển khai hoạt động nâng cao chất lượng Bên cạnh đó, Năm 2017, Lãnh đạo Công ty tiếp tục kiện toàn tổ chức máy văn phòng , xây dựng quy hoạch gắn công tác quy hoạch với đào tạo, bồi dưỡng, luân chuyển sử dụng nhân viên có kinh nghiệm thường xuyên rà soát, điều chỉnh, bổ sung quy hoạch cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đặt Thực công tác khác theo chức năng, nhiệm vụ giao *Ưu điểm: Các chương trình, kế hoạch công tác giải vấn đề đưa ra, bàn bạc triển khai thực định, tháo gỡ khó khăn vướng mắc cho lãnh đạo công ty Phát ưu điểm, lệch lạc công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác , thực nhiệm vụ, từ lãnh đạo công ty đưa biện pháp để giải công việc hoạt động Công ty Các chương trình kế hoạch phòng Hành – Tổng hợp phát huy ưu điểm nó, giúp cho lãnh đạo Công ty giải công việc Thông qua việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác lãnh đạo công ty đánh giá tình hình hoạt động hàng năm, quý.,tháng Công ty để từ đưa phương hướng kế hoạch đạo thực * Nhược điểm: Trong hoạt động tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch phòng Hành – Tổng hợp thời gian qua xảy nhiều bất cập kế hoạch công tác không sát với thực tế hoạt động Công ty chương trình kế hoạch hoạt động chưa nhân viên văn phòng quan tâm mức Vẫn xảy trường hơp nhân viên Văn phòng công ty bàn giao kế hoạch công tác muộn, gay ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Nhiều cán nhân viên văn phòng chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng tạo nên lúng túng, thiếu chuyên nghiệp xử lý tình đột xuất xảy trình thực kế hoạch công tác Công ty Ngoài ra,Một số chương trình chưa thể tổng thời gian từ bắt đầu đến kết thúc công việc, mà đo lường thời gian cụ thể bước, công đoạn trongcông tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác Do đó, khó xác định quy trách nhiệm cho cán trường hợp thời gian bị kéo dài Có số quy trình xây dựng dựa quy định pháp luật hành vào thực thực tế khó đảm bảo thời gian quy định có phần bất hợp lý Tuy nhiên, trình hoạt động công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác văn phòng bộc lộ số hạn chế, khuyết điểm cần khắc phục như: trình độ cán chưa đồng đều, hạn chế công việc tham mưu, tổng hợp… Chính vậy,để khắc phục hạn chế ta có số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác văn phòng 3.2.Giải pháp nâng cao công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec 3.2.1 Đối với Công ty Cổ phần bất động sản Mipec: Công ty xây dựng nguyên tắc cấu trúc chương trình, kế hoạch công tác như: nguyên tắc thống nhất, nguyên tác khả thi, nguyên tắc định hướng, nguyên tắc hệ thống Khi xây dựng chương trình kế hoạch Công ty phải xây dựng sách phục vụ cho việc thực chương trình, kế hoạch công tác Chính sách phải đảm bảo yêu cầu tính linh hoạt , tính toàn diện 3.2.2.Đối với lãnh đạo văn phòng: - Lãnh đạo Công ty phải nắm rõ luật, văn hướng dẫn Công ty , nhận thức ý thức trách nhiệm toàn thể nhân viên văn phòng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Lãnh đạo văn phòng cần liệt đạo, hướng dẫn nhân viên đơn vị thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, đại, hiệu Sau chương trình kế hoạch công tác công bố, lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm phối hợp với phòng ban có liê quan để tổ chức thực giải vấn đề phát sinh Trên sở đánh giá, kết luận công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác lãnh đạo văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo công t y mooyj số biện pháp điều chỉnh nhằm đảm bảo việc thực chương trình kế hoạh công tác hoàn thành tốt 3.2.3 Với nhân viên Phòng Hành – Tổng hợp trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác : Cán văn phòng cần nắm vững nghiệp vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao.Vì nhân viên Hành – Tổng hợp Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec phải tự bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho ,nhất công tác xây dựng chương trình, kế hoạch ,áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công tác cách có hiệu quả.Chính văn phòng Công ty mở lớp đào tạo ngắn hạn cho nhân viên văn phòng nhằm nâng cao khả chuyên môn, phân tích, xử lý thông tin Trong thời đại công nghệ thông tin người nhân viên văn phòng cần phải có tác phong làm việc khoa học, đại Tác phong thể vững vàng chuyên môn nghiệp vụ, việc sử dụng thành thạo trang thiết bị đại phục vụ cho công tác hậu cần Phòng Hành – Tổng hợp Công ty phải ý bồi dưỡng, cập nhập chương trình ứng dụng lĩnh vực văn phòng Cần trọng nội dung bồi dưỡng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác …Định kỳ kiểm tra trình độ cán nhân viên công tác hoạt động việc ứng dụng ,sử dụng công nghệ thông tin giải công việc để có hướng dẫn phổ cập,bồi dưỡng kịp thời 3.2.4.Nâng cao hiệu thực nghiệp vụ văn phòng: Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác có thay đổi định, nhìn chung hai nhiệm vụ quan trọng văn phòng Nhiệm vụ xây dựng chương trình kế hoạch công tác thể nhiệm vụ cụ thể xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm tổ chức hoạt ddoongjj sản xuất, kinh doanh Công ty; giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo… Ngoài ra, xây dựng chương trình, kế hoạch nhiệm vụ trực tiếp phục vụ hoạt động ngày tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, phận; chuẩn bị điều kiện, phương tiện đảm bảo công tác quan, tổ chức nói chung Vì để nâng cao công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác cần tập trung vào số giải pháp sau: Thứ nhất,Tăng cường giáo dục trị, tư tưởng, nhân viên Hành – tổng hợp Công ty phải nhận thức vai trò, vị trí mình; tự học tập, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ lý luận trị, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ hành chính, nắm vững, hiểu chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực công tác đạo, điều hành Giám đốc Thứ hai, phận Phòng Hành – Tổng hợp phân công xây dựng chương trình kế hoạch công tác lĩnh vực, cần nắm vững văn quy định, hướng hướng dẫn Nhà nước, việc tồn đọng chưa thực hiện; hàng tuần, tháng, quý, năm kịp thời xây dựng chương trình kế hoạch công tác đôn đốc đơn vị Công ty triển khai thực đạt hiệu Thứ ba, Nhân viên Phòng Hành – Tổng hợp phân công tham dự xây dựng chương trình kế hoạch công tác định kỳ, đột xuất Công ty cần bố trí thời gian hợp lý để thực công tác quan trọng Thứ tư, nâng cao phát huy tinh thần tự học, tự nghiên cứu từ tài liệu, hệ thống văn pháp lý liên quan từ thực tiễn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ công tác, khả khai thác thông tin từ Intenet để thực tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác đạo, điều hành Ban lãnh đạo Công ty Thứ năm, thực nghiêm quy chế làm việc công ty theo quy định, quy trình tiếp nhận, xử lý xây dựng chương trình, kế hoạch để tăng cường kỷ luật hành hoạt động quan, nâng cao chất lượng công tác xử lý, cac công việc Doanh nghiệp Thứ sáu, đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin hoạt động Văn phòng; thực việc nâng cao nhận thức vai trò công tác chương trình kế hoach đến phòng, ban, đơn vị Công ty , đơn vị qua hệ thống OMS Trang thông tin điện tử Công ty Tiểu kết chương III: Để công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác mang tính hiệu hơn, Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec cần mạnh dạn giao quyền tự cho cấp quản lý để mạnh dạn xử lý công việc Lãnh đạo quan cần phải cân nhắc vấn đề xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Phòng hành – Tổng hợp với hiệu mang lại kế hoạch Từ đánh giá nghiệp vụ nhân viên văn phòng để có biện pháp khắc phục Trong trình xây dựng chương trình, kế hoạch cần phải giảm bớt thủ tục hành chính, linh hoạt sáng tạo để xây dựng nội dung phong phú, thu hút tham gia hoạt động tôn trọng ý kiến đóng góp củacác nhân viên văn phòng Kết luận Văn phòng có chức giúp việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác lãnh đạo, thông tin đến đơn vị nội dung đạo lãnh đạo, đồng thời đề nghị đơn vị thực công việc tiến độ, thời gian đảm bảo chất lượng; xây dựng chương trình kế hoạch công tác giúp lãnh đạo ban hành định quản lý phù hợp với tình hình thực tiễn đơn vị Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch phục vụ lãnh đạo Công ty giảm bớt sợ chồng chéo, lãng phí thời gian vào công việc không quan trọng… Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác nhằm đảm bảo cho Công ty thực nhiệm vụ có hiệu quả, cụ thể như: Tổ chức hội họp, hội thảo, chuyến công tác cho lãnh đạo đơn vị phòng nghiệp vụ, quản lý tài sản, phương tiện phục vụ công tác Hiện việc nâng cao chất lượng văn phòng công việc quan tâm hàng đầu hoạt động Công ty Cổ phần Bất động sản Mipec.Với vai trò quan trọng công tác giúp đỡ lãnh đạo việc điều hành, đạo cán văn phòng phải luôn tự giác học tập, nâng cao trình độ chuyên môn Được quan tâm, lãnh đạo, đạo Công ty mà trực tiếp Giám đốc , với nỗ lực phấn đấu hệ cán Văn phòng Công ty thời kỳ, Văn phòng Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ giao TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Thâm, Hành văn phòng NXB Thống kê HN.1996 Nguyễn Hải Sơn Quản trị học NXB Thống kê, HN 1998 Học viện Hành Quốc gia Hành văn phòng quan nhà nước NXB Đại học Quốc gia Hà Nội HN 2004 Phụ lục ... hiệu công tác văn phòng Sở tài nguyên môi trường Hải Phòng - Luận văn thạc sĩ - Giáo trình Quản trị văn phòng – Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân - Quản trị văn phòng doanh nghiệp- Lê Văn In Đối... hoạch văn phòng doanh nghiệp Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng: - Cơ sở phương pháp luận: + Tác phẩm “ Quản trị văn phòng – NXB Thống kê Hà Nội + Quản trị văn phòng doanh nghiệp. .. : Cho dù quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia thiếu phận văn phòng, phận đóng vai trò quan trọng hoạt động quan doanh nghiệp Trong thời kỳ