tiểu luận kỹ năng tạo lập văn bản

Trình bày hình thức ký đó...3 CÂU 2: Sự khác biệt căn bản về thể thức giữa công văn và văn bản có tên loại trong văn bản hành chính thông thường là gì?...6 CÂU 3: Hãy soạn thảo một số vă

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 2 CÂU 1: Trưởng phòng Tổng hợp tại doanh nghiệp khi ký vào một thông báo

kết luận một cuộc họp (do Giám đốc doanh nghiệp kết luận), lúc này sẽ sử dụng

hình thức ký nào? Trình bày hình thức ký đó 3 CÂU 2: Sự khác biệt căn bản về thể thức giữa công văn và văn bản có tên loại trong văn bản hành chính thông thường là gì? 6 CÂU 3: Hãy soạn thảo một số văn bản hành chính theo yêu cầu 8 LỜI CẢM ƠN 11

MỞ ĐẦU

Trong đời sống hiện nay máy tính đã và đang trở thành một công cụ đắc lực không thể thiếu đối với mỗi người đặc biệt là trong quá trình soạn thảo văn bản.Văn bản là một phương tiện cần thiết để triển khai, công bố các chủ trương, chính sách để giải quyết những công việc cụ thể Vì thế đã có những phần mềm soạn thảo văn bản trên máy tính (Microsoft Word) đem lại cho con người thuận tiện để đạt được năng suất cao trong công việc cũng như tiết kiệm thời gian bỏ ra để hoàn thành một văn bản Tuy nhiên, để soạn thảo một văn bản đúng chuẩn về quy tắc và thể thức thì hẳn hầu như rất ít sinh viên có thể đáp ứng được nhu cầu này Nhằm giải quyết vấn đề đó và đem lại kỹ năng nhất định cho sinh viên về kĩ năng tạo lập văn bản, Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viên Thông đã đem bộ môn Kỹ năng tạo lập văn bản Tiếng Việt vào quá trình dạy và học của sinh viên trong trường, đáp ứng nhu cầu công việc trong tương lai

Sinh viên

Đỗ Thị Quỳnh Anh

Câu hỏi 1: Trưởng phòng Tổng hợp tại doanh nghiệp khi ký vào một thông

báo kết luận một cuộc họp (do Giám đốc doanh nghiệp kết luận), lúc này sẽ sử

dụng hình thức ký nào? Trình bày hình thức ký đó.

Trả lời:

 Trưởng phòng Tổng hợp tại doanh nghiệp khi ký vào một thông báo kết luận một cuộc

họp do Giám đốc kết luận, lúc này sẽ sử dụng hình thức ký thừa lệnh.

 Hình thức ký thừa lệnh:

Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức, việc giao ký thừa lệnh được

quy định “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.”

 Vậy theo như quy định trên, người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể ủy nhiệm cho người cấp dưới ký thay vào một số văn bản nhất định mà lẽ ra người này phải ký

 Các văn bản có thể ký thừa lệnh là những văn bản thuộc công việc hành chính thông thường, ít quan trọng như: thông báo, công văn đôn đốc, trả lời mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, điều hoà, phối hợp để thực hiện một quyết định của cấp trên hoặc của Thủ trưởng cơ quan đã ban hành, các giấy tờ hành chính như mời họp, giấy giới thiệu…

 Việc ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan tổ chức

 Hình thức ký:

 Người ký phải ghi chữ viết tắt “TL.” (Thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:

TL BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

 Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức như: Trưởng phòng, Vụ trưởng, Chánh văn phòng,… không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách,v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành;

việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản

 Chữ ký: Thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành Người ký không dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản chính thức

 Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm

 Dấu của cơ quan ban hành: Xác nhận tính pháp quy, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

Câu hỏi 2: Sự khác biệt căn bản về thể thức giữa công văn và văn bản có tên loại trong văn bản hành chính thông thường là gì?

Trả lời:

Để trả lời câu hỏi trên, trước hết ta cần hiểu thế nào là văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:

 Văn bản không có tên loại (Công văn): là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác

Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn

 Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy

ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể Ví dụ:

o Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;

o Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản;

o Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao

Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức công văn và văn bản có tên loại trong văn bản hành chính thông thường như sau:

Văn bản

Văn bản hành chính thông

thường khác

Ký hiệu của văn

bản Bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan,tổ chức hoặc chức danh nhà nước

ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:

Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC

Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo:

Số: …/BNV-TCCB Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo:

Số: …/SNV-VP

Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản

Ví dụ:

Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau:

Số: …/NQ-CP Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg

Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau:

Số …/BC-HĐND

Trích yếu nội

dung văn bản Trình bày phía dưới ký hiệu vănbản Được viết bằng chữ thường.

Trình bày dưới tên loại văn bản Được viết bằng chữ thường, in đâm

Kính gửi Bắt buộc phải trình bày trước khi

vào nội dung văn bản Có thể có hoặc không tùy vào loại văn bản

Câu hỏi 3: Hãy soan thảo các văn bản sau:

 Trung tâm đào tạo đại học Mở (trực thuộc Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông) dự định sẽ mở thêm 2 lớp cao đẳng nghề chuyên ngành công

nghệ thông tin và điện tử viễn thông Để được Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông đồng ý Trung tâm phải soạn thảo văn bản gì? Hãy soạn

thảo văn bản đó (Sinh viên tự đặt ra nội dung tình huống cho văn bản)

 Vào ngày 25/12/2016, Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông tổ chức

kỳ thi tốt nghiệp cho sinh viên, các lớp thuộc giảng đường A3 đều được trưng dụng để tổ chức kỳ thi Công nghệ Bưu chính Viễn Thông sẽ phải

soạn thảo văn bản gì? Hãy soạn thảo văn bản đó (Sinh viên tự đặt ra nội dung tình huống cho văn bản).

Trả lời:

 Trung tâm đào tạo đại học Mở dự định sẽ mở thêm 2 lớp cao đẳng nghề chuyên ngành công nghệ thông tin và điện tử viễn thông Để được Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông đồng ý Trung tâm phải soạn thảo văn bản

Tờ trình.

 Vào ngày 25/12/2016, Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông tổ chức kỳ thi tốt nghiệp cho sinh viên, các lớp thuộc giảng đường A3 đều được trưng dụng để tổ chức kỳ thi Công nghệ Bưu chính Viễn Thông sẽ phải soạn thảo

văn bản Thông báo.

BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2016

ĐẠI HỌC MỞ

Số: 312/TTr - TTĐT

TỜ TRÌNH V/v: Mở thêm lớp cao đẳng nghề chuyên ngành

Kính gửi: Ban giám đốc Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông

Do khối lượng sinh viên đăng ký học nghề tại Trung tâm đào tạo đại học Mở học

kỳ II năm học 2016 – 2017 tăng so với các kỳ học trước Cụ thể, số lượng sinh viên đăng ký:

 Ngành Công nghệ thông tin: 150 sinh viên

 Ngành Điện tử viễn thông: 150 sinh viên

Hiện tại, Trung tâm đang tổ chức 4 lớp học cho 2 chuyên ngành trên với sĩ số 50 sinh viên/1 lớp Nhận thấy việc mở thêm 2 lớp nhằm đáp ứng nhu cầu học tập và thực hành hiệu quả của sinh viên là rất cấp thiết Đồng thời,

Căn cứ vào Kế hoạch giảng dạy và học tập của Học Viện ngày 09/10/2016;

Căn cứ vào Quyết định của Bộ Giáo dục và Đào tạo ngày 01/12/2016

1 Tổng số lớp mở thêm: 2 lớp

2 Ngành đào tạo:

 Công nghệ thông tin

 Điện tử viễn thông

3 Thời gian dự kiến khai giảng: ngày 10/01/2017

4 Địa điểm học dự kiến: phòng học 209, tòa nhà A3, Học Viện Công Nghệ Bưu

chính Viễn Thông

5 Thời gian học dự kiến:

 Lớp Công nghệ thông tin: Từ 7 giờ đến 11 giờ thứ 2, 4, 6

 Lớp Điện tử viễn thông : Từ 12 giờ đến 16 giờ thứ 3, 5, 7

6 Sĩ số lớp dự kiến: 50 sinh viên

Rất mong Ban giám đốc Học Viện chấp thuận đề xuất nêu trên và tạo điều kiện về mặt thời gian, địa điểm cũng như cơ sở vật chất phục vụ công tác dạy và học

Trân trọng kính trình !

BỘ THÔNG TIN VÀ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRUYỀN THÔNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2016

Số: 101/TB - HV

THÔNG BÁO V/v: Sử dụng giảng đường A3

Ngày 25/12/2016, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông tổ chức thi tốt nghiệp đối với sinh viên tại cơ sở Hà Đông

Thực hiện kế hoạch tổ chức thi tốt nghiệp ngày 24/11/2016 (Đợt 4 năm học 2016) trong tháng 12 năm 2016, Học viện thông báo về việc sử dụng toàn bộ phòng học tại giảng đường A3 để phục vụ kỳ thi, cụ thể như sau:

Sáng 7h – 11h

Hệ chính quy, đại học từ xa và

201, 202, 203,

204, 205, 206,

207, 208 – A3

Hệ Cao đẳng nghề Môn lý thuyết

301, 302, 303,

304, 305, 306,

307, 308 – A3

Chiều 14h – 17h

Hệ cao đẳng, đại học CQ và

hệ liên thông cao đẳng, đại

201, 202, 203,

204, 205, 206,

207, 208 – A3

Hệ Cao đẳng nghề Môn chính trị

301, 302, 303,

304, 305, 306,

307, 308 – A3

Yêu cầu:

- Các sinh viên đến đúng thời gian và địa điểm nêu trên để tham gia kỳ thi tốt nghiệp, khi đi mang theo thẻ sinh viên

- Các đơn vị liên quan thực hiện nghiêm túc nội dung trên để đảm bảo kỳ thi diễn ra theo đúng kế hoạch

Xin trân trọng cám ơn !

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, em xin được gửi lời cảm ơn đến Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông đã đưa môn học Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt vào hệ thống môn học của sinh viên Đây thực sự là môn học bổ ích đối với các bạn sinh viên khi ra trường, làm việc trong một môi trường thực tế với các văn bản hành chính thông dụng Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn đến cô Trần Hương Giang đã tận tình chỉ dạy, rèn luyện và truyền đạt những kiến thức quý báu cho em và các bạn trong thời gian học tập

Bộ môn Kỹ năng tạo lập văn bản Tiếng Việt là môn học thú vị, bổ ích và gắn liền với nhu cầu thực tiễn của mỗi sinh viên Tuy nhiên, vì thời gian học tập trên lớp không có nhiều, mặc dù đã cố gắng nhưng chắc chắn những hiểu biết và kỹ năng về môn học này của em còn nhiều hạn chế Do đó, Bài tiểu luận kết thúc học phần của em khó có thể tránh khỏi những sai sót và những chỗ chưa chuẩn xác, kính mong giảng viên bộ môn xem xét và góp ý giúp Bài tiểu luận của em đuợc hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2016

Sinh viên

Đỗ Thị Quỳnh Anh