Bài Giảng Quản Trị Trong Các Tổ Chức Cộng Đồng

QUẢN TRỊ CÁC TỔ CHỨC CỘNG ĐỒNG Community Solutions- NESB Community Safety Development and Coordination Project Auspiced by Illawarra Forum Inc MỤC LỤC Vẽ giản đồ tổ chức quý vị Nhiệm vụ trách nhiệm tổng quát ban quản trị quý vị Nhiệm vụ trách nhiệm người giữ chức vụ Các tiểu ban GIẢN ĐỒ CỦA TỔ CHỨC QUÝ VỊ Vẽ giản đồ bao gồm:          Các thành viên ban quản trị Mục đích giá trị tổ chức Cơ quan/tổ chức tài trợ nguồn tài trợ khác Các thành viên tổ chức Giám đốc/Điều hợp viên, nhân viên khác thiện nguyện viên Các tổ chức phủ phi phủ quan trọng Các dịch vụ cung cấp Các đề án Các nhóm thân chủ đối tượng tổ chức phục vụ BAN QUẢN TRỊ NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM         Trách nhiệm tổng quát Pháp lý Tài chánh (bao gồm hoạch định) Quản lý nhân viên thiện nguyện viên Các chủ trương thủ tục Cơ sở trang thiết bị Bênh vực vận động Tham khảo ý kiến cộng đồng TRÁCH NHIỆM TỔNG QUÁT Các ban quản trị là:  Bộ phận quản trị tổ chức  Thông thường bổ nhiệm hay bầu chọn Phiên Họp Khoáng Đại Thường Niên  Chịu trách nhiệm pháp lý hoạt động tổng quát tổ chức TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ (1) Bảo đảm tổ chức:  Hoạt động phạm vi Nội qui tổ chức  Chấp hành Đạo Luật Thành Lập Hiệp Hội Của NSW Ban Hành Năm1984 (NSW Association Incorporation Act 1984)  Hoạt động phạm vi luật lệ qui định Chính phủ Liên bang, Tiểu bang địa phương, ví dụ      Bảo vệ trẻ em Tác quyền Sức khỏe An toàn Ngành nghề (OH&S) Thuế vụ Luật bảo mật riêng tư TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ (2) Bảo đảm tổ chức:  Làm tròn trách nhiệm pháp lý cương vị chủ nhân  Hành động theo thỏa thuận tài trợ mà tổ chức ký kết  Chứng tỏ tinh thần làm việc có trách nhiệm cách giữ sổ sách thực hành tốt  Làm tròn Trách nhiệm Bảo hộ thân chủ nhân viên TRÁCH NHIỆM TÀI CHÁNH (1) Bảo đảm tổ chức:    Có đủ ngân khoản để hoạt động Xin tài trợ thường xuyên từ: • Chính phủ/khoản tài trợ tư nhân, lạc quyên gây quỹ, v.v Chấp hành thỏa thuận tài trợ: • Có tinh thần trách nhiệm, ngân khoản tài trợ sử dụng cho thân chủ/dịch vụ địa bàn định, v.v TRÁCH NHIỆM TÀI CHÁNH (2) Bảo đảm:  Các kế hoạch tài chánh ngân sách soạn thảo chấp thuận  Có hệ thống kế toán tốt, giấy tờ lưu trữ lợi tức chi tiêu cập nhật  Việc chi tiêu thường xuyên giám sát điều chỉnh cần  Soạn Thảo Bản Kê khai Lợi tức Chi tiêu thường niên  Bản Kê khai Lợi tức Chi tiêu thường niên kiểm toán theo luật định cách thức làm việc tốt QUẢN LÝ NHÂN VIÊN VÀ THIỆN NGUYỆN VIÊN (1)  Tất nhân viên có giải công việc làm cập nhật  Thủ tục tuyển nhân viên (EEO) quản lý nhân viên thiện nguyện viên đắn  Trợ giúp, huấn luyện giám sát nhân viên thiện nguyện viên 10 CƠ SỞ VÀ TRANG THIẾT BỊ  Cung cấp sở, phương tiện trang bị cần thiết  Bảo trì quản lý bất động sản trang thiết bị theo luật lệ qui định liên hệ: • Đạo luật Sức khỏe An toàn Ngành nghề (OHS) 13 BÊNH VỰC VÀ VẬN ĐỘNG  Đại diện cho tổ chức công chúng  Cổ động mục tiêu, dịch vụ thành tích tổ chức  Vận động trị gia vấn đề mà tổ chức thân chủ/các nhóm đối tượng/cộng đồng phải đương đầu 14 THAM KHẢO Ý KIẾN CỘNG ĐỒNG  Phổ biến thông tin đến người nhóm tổ chức phục vụ  Liên hệ với tổ chức khác lãnh vực dịch vụ cộng đồng  Liên hệ với nhân vật then chốt cộng đồng địa phương 15 NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI GIỮ CHỨC VỤ TRONG TỔ CHỨC 16 CƠ CẤU CỦA CÁC BAN QUẢN TRỊ  Thành viên thường  Ban điều hành: • • • • Chủ tịch Thủ quỹ Thư ký Nhân viên Hành chánh  Các tiểu ban  Các ban đặc biệt hay ban đặc nhiệm  Các ban tư vấn 17 THÀNH VIÊN THƯỜNG TRONG BAN QUẢN TRỊ (1)        Hậu thuẫn mục tiêu tổ chức Thường xuyên dự buổi họp ban quản trị tham gia thảo luận vấn đề Đến đọc biên họp, chương trình nghị thông tin khác Đảm nhiệm công việc đặc biệt cần Bảo mật thông tin Cùng gánh vác trách nhiệm điều hành tổ chức Tham gia tiến trình hoạch định thẩm định tổ chức 18 THÀNH VIÊN THƯỜNG TRONG BAN QUẢN TRỊ (2)       Am hiểu vấn đề liên quan đến tổ chức Hậu thuẫn thành viên khác ban quản trị làm công việc họ Làm việc phạm vi mục tiêu khuôn khổ pháp lý tổ chức Dự chương trình huấn luyện/phát triển Đại diện cổ động cho tổ chức Tham gia phái đoàn tiếp xúc với quan tài trợ góp phần vào tiến trình vận động 19 CHỦ TỊCH  Quản lý hoạt động ban quản trị:    Bao gồm chủ tọa phiên họp, theo dõi công tác ban quản trị, bảo đảm điều lệ nội qui chấp hành, làm phát ngôn viên ban quản trị v.v Hành động với tư cách đại diện thức phát ngôn viên cho tổ chức Thay mặt ban quản trị/hiệp hội hành động trường hợp khẩn cấp 20 THƯ KÝ    Giải công việc thư từ tổ chức Bảo đảm hồ sơ giấy tờ thức tổ chức cập nhật, ngăn nắp có sẵn cần Bảo đảm ban quản trị thảo chủ trương thủ tục văn thư cho tổ chức chủ trương thủ tục trì, cập nhật thực 21 THỦ QUỸ       Lập ngân sách Giám sát ngân sách tiền chi thu Bảo đảm lưu trữ giấy tờ khoản thu chi Thường xuyên trình ban quản trị báo cáo tài chánh Bảo đảm tài khoản hàng năm (Bản Kê khai Lợi tức Chi tiêu) soạn thảo, kiểm toán đệ trình Phiên Họp Khoáng Đại Thường Niên Bảo đảm ngân khoản tài trợ tài sản không bị lạm dụng 22 NHÂN VIÊN HÀNH CHÁNH    Thông báo cho Văn phòng Công Mậu dịch NSW (NSW Office of Fair Trading) thay đổi công việc thức tổ chức, nội qui tình trạng tài chánh Giữ sổ thành viên ban quản trị Nộp Bản kê Lợi tức Chi tiêu 23 CÁC TIỂU BAN  Các tiểu nhóm hoạt động chuyên biệt:     Được thành lập để thực công tác cần có chuyên môn hay thời gian Báo cáo với ban quản trị Nhân viên, thành viên ban quản trị người khác tham gia tiểu ban theo lời mời ban quản trị Thi hành định ban quản trị 24 CÁC TIỂU BAN ĐẶC BIỆT VÀ TƯ VẤN  Tiểu ban đặc biệt:     Lập mục đích Đối phó với vấn đề đặc biệt Hành động giải tán Tiểu ban tư vấn:   Giữ chức quan sát chuyên gia Đưa đề nghị cho ban quản trị thực 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO (1) Muốn biết thêm thông tin: (truy cập vào ngày tháng Sáu 2005)        Những Điều lệ mẫu www.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.html Thành lập công ty www.fairtrading.nsw.gov.au Trách nhiệm Bảo hộ www.workcover.nsw.gov.au www.ftmaustralia.org.au Các vấn đề nhân dụng www.industrialrelations.nsw.gov.au www.ja.com.au www.employersfirst.org.au Bảo mật giữ kín riêng tư www.privacy.gov.au/act/privacyact 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO (2) Muốn biết thêm thông tin:       Thuế vụ, GST, tờ khai hoạt động, ABN, v.v www.ato.gov.au Chủ trương, thủ tục, việc quản trị, vấn đề liên quan đến quản trị, vấn đề tài chánh hoạch định tổ chức cộng đồng - Illawarra Forum Inc www.illawarraforum.org.au Hiệp hội Dịch vụ Cộng đồng Địa phương www.lcsa.org.au Volunteering Illawarra Đt 4225 7812 Các vấn đề tài trợ tài chánh, lãnh đạo, vấn đề liên quan đến quản trị, bảo hiểm đối phó với rủi ro tổ chức cộng đồng Cộng đồng Chúng ta www.ourcommunity.com.au 27