kỹ thuật trộn thư

Nguyễn Thị Thanh Duyên Bộ môn Toán Tin – ĐH Y Thái Bình 2008 - 2009 Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 2/31 MỤC TIÊU BÀI HỌC  Thực hiện được kỹ thuật trộn thư;  Vận dụng được kỹ thuật trộn thư vào các bài toán thực tế Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 3/31 I. ĐẶT VẤN ĐỀ Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 4/31 I. ĐẶT VẤN ĐỀ  Tìm hiểu tình huống  Lan là y tá bệnh viện ĐH Y Thái Bình  Hàng ngày, cô phải trả kết quả xét nghệm máu cho hàng trăm bệnh nhân khác nhau.  Các phiếu xét nghiệm thường có nội dung giống nhau chỉ khác về người nhận và các chỉ số xét nghiệm. Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 5/31  Mẫu phiếu xét nghiệm  Bảng DL chứa thông tin về bệnh nhân  Mẫu phiếu xét nghiệm Cần đưa thông tin vào từng ô trống Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 6/31 KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 7/31 I. ĐẶT VẤN ĐỀ  Theo cách trực quan  Tạo 5 tập tin giống nhau chứa mẫu phiếu xét nghiệm  Mở từng tập tin đó để gõ thông tin của từng BN vào Nhược điểm: - Mất nhiều thời gian - Dễ gây nhầm lẫn, khó thay đổi nội dung Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 8/31 I. ĐẶT VẤN ĐỀ  Công cụ Mail Merge của MS Word cho phép bạn tạo những văn bản cùng nội dung để gửi đến nhiều người khác nhau trong một khoảng thời gian rất ngắn, thông tin chính xác. Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 9/31 II. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRỘN THƯ Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 10/31 III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRỘN THƯ Trộn thư Tập tin chính Văn bản sau khi trộn Tập dữ liệu [...]... Những kỹ thuật nào được Vb_mau.doc tạo ra mẫu phiếu này ? sử dụng để VD: VD: Vb_mau.doc Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 15/31 BƯỚC 3 THỰC HIỆN TRỘN THƯ Tập dữ liệu Trộn thư Văn bản sau khi trộn Tập tin chính Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 16/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ B1 B2 Chèn trường tin vào B4 Nguyễn Thị Thanh Duyên Chọn tập dữ liệu B3 Kết quả Chọn tập tin chính Trộn thư Văn bản sau khi trộn. .. THỰC HIỆN TRỘN THƯ Cuối cùng, nhấn vào Merge để xuất DL ra : Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 31/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ Văn bản cuối cùng sau khi thực hiện trộn thư Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 32/31 III THỰC HÀNH TRÊN VÍ DỤ CỤ THỂ Ví dụ Ví dụ Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 33/31 LƯỢNG GIÁ SAU GIỜ HỌC 1 Trong các ứng dụng sau đây, đâu không phảI là ứng dụng của kỹ thuật trộn thư? A Giấy...II CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRỘN THƯ Chọn tập tin chính Bước 1 Tạo tập dữ liệu (Bảng dữ liệu) Bước 3 Thực hiện trộn thư (KQ: VB sau khi trộn) Bước 2 Tạo tập tin chính (VB có cùng ND) Chọn tập dữ liệu Chèn trường tin vào Trộn thư Văn bản sau khi trộn Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 11/31 BƯỚC 1 TẠO TẬP DỮ LIỆU (Data Document) Tên Trường  Thư ng là tập tin văn bản dạng Word chứa 1 Table... BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ 3 Chèn các trường tin lên tập tin chính • Đưa trỏ về vị trí cần chèn • Trên thanh Mail Merge, nhấn nút Insert Merge Field, rồi chọn trường cần chèn lên tài liệu Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 27/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ Sau khi chèn đủ các thông tin Tập tin chính có dạng sau: Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 28/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ 4 Trộn thư Trên thanh Mail... SAU GIỜ HỌC 2 Để thực hiện kỹ thuật trộn thư ta cần những tập tin nào? A B C D Tập tin chính Tập tin dữ liệu Cả A và B đều đúng Cả A và B đều sai Trả lời C Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 35/31 LƯỢNG GIÁ SAU GIỜ HỌC 3 Tập tin dữ liệu là gì? A B C D Là tập tin được tạo ra sau khi thực hiện kĩ thuật trộn thư Là tập tin văn bản dạng Word chứa 1 Table Là tập tin mẫu chứa nội dung thư mời Cả A, B, C đều sai... thư Văn bản sau khi trộn 2008-2009 17/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ - Mở tập tin chính (VB chứa nội dung giống nhau) - Kích hoạt tính năng Mail Merge Vào Tools chọn Mail Merge… Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 18/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ Hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 19/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ 1 Chọn tập tin chính (Mail Document) Trong Nguyễn Thị Thanh... TRỘN THƯ 4 Trộn thư Trên thanh Mail Merge Nhấn vào nút Merge…để trộn dữ liệu Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 29/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ Hộp thoại Merge hiện ra như sau: Nơi lưu tài liệu đã trộn Phạm vi các bản ghi được trộn TrongMerge to chọn: merged chọn: Trong Records to be All để kết xuất để kết xuất New document toàn bộ DL VB trộn ra 1 tệp tin mới From để kết xuất kết xuất từ bản Printer…... 20/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ 1 Mở tập tin chính (Mail Document)  Xuất hiện hộp thoại Chọn Active Window để chọn tệp tin đang mở là văn bản mẫu Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 21/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ 1 Chọn tập tin chính (Mail Document)  Quay về hộp thoại Đường dẫn tới tập tin chính (Phiếu xét nghiệm) Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 22/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ 2 Chọn tập dữ liệu... Duyên 2008-2009 23/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ  Hộp thoại Open Data Source hiện ra  Chọn đường dẫn tới tệp chức bảng DL  Nhấn Open Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 24/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ  Hộp thoại xuất hiện Nhấn Edit Main Document để quay về tập tin chính để chèn các trường tin vào Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 25/31 BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ  Lúc này xuất hiện thanh công cụ Mail... Mydocument \ Bang.doc Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 13/31 BƯỚC 2: TẠO TẬP TIN CHÍNH (Main Document)  Là một VB thông thư ng  Chứa nội dung giống nhau của văn bản  Các dòng như Họ tên, Địa chỉ, Giới tính… được để trống Các ô trống này sẽ được điền tự động vào khi thực hiện bước trộn thư Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 14/31 BƯỚC 2: TẠO TẬP TIN CHÍNH (Main Document)  Soạn thảo phiếu xét nghiệm như . Duyên 2008-2009 2/31 MỤC TIÊU BÀI HỌC  Thực hiện được kỹ thuật trộn thư;  Vận dụng được kỹ thuật trộn thư vào các bài toán thực tế Nguyễn Thị Thanh Duyên. BƯỚC THỰC HIỆN TRỘN THƯ Nguyễn Thị Thanh Duyên 2008-2009 10/31 III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRỘN THƯ Trộn thư Tập tin chính Văn bản sau khi trộn Tập dữ liệu