Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Bình Địn

Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG HUỲNH XUÂN LỢI NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI BÌNH ĐỊNH Chuyên ngành: Kế toán Mã ngành: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 Footer Page of 126 Header Page of 126 Công trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS HOÀNG TÙNG Phản biện 1: PGS.TS NGUYỄN CÔNG PHƯƠNG Phản biện 2: GS.TS NGUYỄN QUANG QUYNH Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 14 tháng 03 năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Nước ta có 622.977 doanh nghiệp hoạt động, doanh nghiệp vừa nhỏ chiếm tỷ lệ khoảng 97% (Nguồn: Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam - VCCI) Điều cho thấy vai trò doanh nghiệp vừa nhỏ chiếm vị trí quan trọng phận thiếu kinh tế quốc dân, góp phần thực thành công trình công nghiệp hóa đại hóa đất nước Hệ thống kiểm soát nội công cụ quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế doanh nghiệp như: người, tài sản, vốn… góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh làm tăng mức độ tin cậy báo cáo tài đảm bảo đạt mục tiêu đề với hiệu cao Hiện nay, ảnh hưởng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán ngày nhiều Điều mang đến nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp việc minh bạch hoá thông tin thách thức cho doanh nghiệp việc kiểm soát bảo vệ thông tin Hệ thống kiểm soát nội cần phải thay đổi, theo chiều hướng chịu ảnh hưởng việc xử lý liệu điện tử Ý thức tầm quan trọng thiết vấn đề này, chọn đề tài “Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ tỉnh Bình Định” để làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ Bình Định Đề tài tập trung nghiên cứu vào vấn đề sau: - Tìm hiểu đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ Bình Định Footer Page of 126 Header Page of 126 - Xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội - Đề giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ Bình Định, giúp ích cho doanh nghiệp bảo vệ trước rủi ro tiềm ẩn kinh doanh, nắm thời phát triển Đối tượng phạm vi nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu vào nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn tỉnh Bình Định: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát Phương pháp nghiên cứu Luận văn nghiên cứu dựa phương pháp luận khoa học, điều tra khảo sát phân tích đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội Từ đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ Bình Định Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục luận văn gồm có chương sau : Chương 1: Tổng quan hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ Bình Định Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ Bình Định Tổng quan tài liệu nghiên cứu Một số đề tài nghiên cứu nêu phần tổng quan, cho thấy ý nghĩa, tầm quan trọng lợi ích hệ thống kiểm soát nội môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày Các nhà quản lý doanh nghiệp ngày quan tâm nhiều đến quản lý rủi Footer Page of 126 Header Page of 126 ro kiểm soát nội cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mong muốn, giảm thiệt hại danh tiếng doanh nghiệp, đảm bảo việc tuân thủ quy định, sách thủ tục nội bộ, góp phần trì báo cáo tài đáng tin cậy Điều đòi hỏi, doanh nghiệp phải xây dựng thiết lập hệ thống kiểm soát nội cho phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp mình, nâng cao lực cạnh tranh trình hội nhập kinh tế quốc tế, dựa vào nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông, Giám sát Đây công việc trình với nhiều nỗ lực thời gian, tiền bạc trí tuệ doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu, chiến lược đề CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1.1 KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Báo cáo COSO năm 1992 định nghĩa: Kiểm soát nội trình nhà quản lý, ban giám đốc, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt ba mục tiêu đây: - Báo cáo tài đáng tin cậy - Các luật lệ quy định tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu hiệu Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng, là: trình, người, đảm bảo hợp lý mục tiêu Chúng hiểu sau: Kiểm soát nội trình: Là chuỗi hoạt động diện rộng khắp doanh nghiệp chúng kết hợp với Footer Page of 126 Header Page of 126 thành thể thống Kiểm soát phương tiện để giúp đơn vị đạt mục tiêu Kiểm soát nội thiết kế vận hành người: Kiểm soát nội không đơn thủ tục, sách, biểu mẫu,… mà bao gồm người tổ chức Đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc nhà quản lý việc đạt mục tiêu đơn vị đảm bảo chắn Các mục tiêu kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu nghĩa đảm bảo thành công doanh nghiệp Doanh nghiệp đặt mục tiêu cần đạt tới 1.2 CÁC NHÂN TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát tạo sắc thái chung tổ chức, thông qua việc chi phối ý thức kiểm soát thành viên Môi trường kiểm soát tảng cho tất thành phần khác kiểm soát nội Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ hành động người quản lý Một môi trường kiểm soát tốt hạn chế phần thiếu sót thủ tục kiểm soát Những nhân tố môi trường kiểm soát ghi nhận báo cáo COSO 1992 gồm có: - Tính trực giá trị đạo đức - Năng lực đội ngũ nhân viên - Hội đồng Quản trị ban kiểm soát - Triết lý quản lý phong cách điều hành - Cơ cấu tổ chức - Phân chia quyền hạn trách nhiệm - Chính sách nhân Footer Page of 126 Header Page of 126 1.2.2 Đánh giá rủi ro Tất hoạt động diễn liên quan đến doanh nghiệp phát sinh rủi ro khó kiểm soát tất Vì nhà quản lý cần phải thận trọng xác định phân tích, đánh giá rủi ro a Các loại rủi ro bao gồm: - Rủi ro hoạt động, Rủi ro xử lý thông tin, Rủi ro nguồn lực hệ thống b Đánh giá rủi ro Nội dung đánh giá rủi ro bao gồm: - Thiết lập mục tiêu doanh nghiệp - Nhận dạng phân tích rủi ro - Kiểm soát rủi ro có thay đổi kinh tế, công nghệ, kỹ thuật… 1.2.3 Hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát thông thường đơn vị là: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Được thực theo hai nguyên tắc bản, nguyên tắc phân công phân nhiệm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Yêu cầu nguyên tắc không phận hay cá nhân tham gia vào giải toàn nghiệp vụ từ lúc bắt đầu đến kết thúc - Ủy quyền đắn cho nghiệp vụ hoạt động: tất nghiệp vụ phải ủy quyền cho người chịu trách nhiệm Không doanh nghiệp vừa mua vừa chi tiêu, dùng tài sản - Bảo vệ tài sản vật chất thông tin: Bảo vệ tài sản vật chất ngăn chặn mát, thất thoát, tham ô, lãng phí sử dụng sai mục đích, người ủy quyền tiếp cận với tài sản vật chất Thông tin kế toán đáng tin cậy Footer Page of 126 Header Page of 126 không bị tiết lộ cần thực nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác, đầy đủ, phê chuẩn nghiệp vụ phân quyền - Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra tiến hành cá nhân phận khác với cá nhân phận thực nghiệp vụ Kiểm tra độc lập giúp giảm sai sót gian lận - Phân tích rà soát: Phân tích rà soát so sánh hai nguồn số liệu khác nhau, tất khác biệt cần phải làm rõ Các phương pháp phân tích rà soát trình bày như: + Định kỳ đối chiếu số liệu tổng hợp chi tiết + Đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế ghi chép sổ sách kế toán + Đối chiếu số liệu ghi chép đơn vị với bên + Đối chiếu số liệu kỳ với số liệu kỳ trước + Đối chiếu số liệu kế hoạch, định mức, thực tế 1.2.4 Thông tin truyền thông Thông tin truyền thông tạo báo cáo chứa đựng thông tin cần thiết cho việc quản lý kiểm soát đơn vị Hệ thống thông tin đơn vị gồm nhiều phân hệ, hệ thống thông tin kế toán phận quan trọng Hệ thống thông tin kế toán xét mặt quy trình gồm có ba phận: chứng từ, sổ sách báo cáo 1.2.5 Giám sát Giám sát phận cuối kiểm soát nội bộ, trình đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội suốt thời kì hoạt động để có điều chỉnh cải tiến thích hợp 1.3 HẠN CHẾ VỐN CÓ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Một hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu hạn chế tối đa sai phạm đảm bảo rủi ro, gian lận sai sót không xảy Những hạn chế vốn có kiểm soát nội bộ, xuất phát từ nguyên nhân sau: Footer Page of 126 Header Page of 126 Hệ thống kiểm soát nội thực người: Quan hệ lợi ích chi phí: Hệ thống kiểm soát nội không bao quát rủi ro không lường trước: Tóm lại, kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý bảo đảm tuyệt đối mục tiêu thực Kiểm soát nội ngăn ngừa phát sai sót, gian lận đảm bảo chúng không xảy Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu đến đâu tồn rủi ro định Vấn đề người quản lý nhận biết, đánh giá giới hạn chúng mức độ chấp nhận 1.4 KHÁI NIỆM DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1.4.1 Trên giới Doanh nghiệp vừa nhỏ Mỹ, doanh nghiệp có quyền sở hữu độc lập, hoạt động độc lập thành phần trội ngành công nghiệp Tiêu chuẩn cụ thể doanh nghiệp vừa nhỏ Mỹ phụ thuộc vào ngành hoạt động: - Ngành chế tạo: doanh nghiệp nhỏ số lượng công nhân nhỏ 250 người, vừa: 250 – 1000 người, lớn: 1000 người - Những ngành khác có tiêu chuẩn khác như: doanh nghiệp nhỏ doanh nghiệp có doanh số không chiếm 5% tổng số thương vụ ngành công nghiệp, có doanh số không triệu USD hàng năm 1.4.2 Ở Việt Nam Theo Nghị định số 56/2009/NĐ – CP ngày 30/06/2009 Chính phủ trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ vừa, nêu rõ: “Doanh nghiệp nhỏ vừa sở kinh doanh đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, chia thành ba cấp: siêu nhỏ, Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn tiêu chí ưu tiên)” 1.4.3 Vai trò doanh nghiệp vừa nhỏ kinh tế Doanh nghiệp vừa nhỏ loại hình kinh tế phổ biến kinh tế hầu hết quốc gia, chiếm tỷ trọng cao, phận chủ yếu tạo tổng sản phẩm quốc dân, góp phần giải phóng phát triển sức sản xuất, góp phần phát triển kinh tế xã hội, tăng trưởng kinh tế tham gia giải có hiệu vấn đề xã hội như: Tạo việc làm, xoá đói, giảm nghèo Nhờ vào hình thức tổ chức nhỏ gọn hoạt động linh hoạt, đa dạng, phong phú, động có mặt hầu hết ngành nghề kinh doanh Kết luận chương Chương trình bày điểm lý thuyết Kiểm soát nội để làm sở cho đánh giá phân tích hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ chương Đứng góc độ nhà quản lý doanh nghiệp, hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu mục tiêu doanh nghiệp mà phương tiện giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp khác xây dựng khác Tuy nhiên, tất hệ thống hiệu tổ chức theo báo cáo COSO 1992 Footer Page 10 of 126 Header Page 12 of 126 10 năm kinh nghiệm quản lý, điều hành doanh nghiệp trả lời trực tiếp vào bảng khảo sát 2.1.3 Phương pháp khảo sát Trong luận văn này, sử dụng câu hỏi thiết kế với lưu ý áp dụng riêng cho doanh nghiệp vừa nhỏ theo gốc COSO năm 1992 Tuy nhiên, báo cáo COSO thiết kế chủ yếu dành cho doanh nghiệp Hoa Kỳ mà doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam nói chung doanh nghiệp vừa nhỏ tỉnh Bình Định nói riêng lại có nhiều khác biệt Nên sử dụng công cụ đánh giá Bảng câu hỏi gồm 108 câu hỏi thiết kế lại để phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa nhỏ tỉnh Bình Định đánh giá, phân tích theo nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRONG MẪU KHẢO SÁT 2.2.1 Môi trường kiểm soát Các doanh nghiệp mẫu khảo sát có cố gắng vào việc hình thành môi trường kiểm soát tốt cho doanh nghiệp mình, cụ thể như: hiểu biết tốt ngành nghề kinh doanh, môi trường hoạt động, nguồn lực doanh nghiệp có quan điểm, nhận thức đắn việc áp dụng nguyên tắc kế toán, chứng từ sổ sách kế toán, công bố thông tin báo cáo tài Các doanh nghiệp thận trọng định kinh doanh, không muốn mạo hiểm mà suy xét cẩn thận, tính toán kỹ lưỡng trước định đầu tư Nhân vị trí quản lý cấp cao doanh nghiệp vừa nhỏ có thay đổi Kết cho thấy ổn định phong cách quản lý, điều hành tốt cho hoạt động kiểm soát doanh nghiệp Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 11 Các doanh nghiệp có cấu tổ chức phù hợp với quy mô hoạt động có tương đối đầy đủ phòng ban chức năng, có phân định quyền hạn trách nhiệm phòng ban tương đối rõ sở đánh giá lực thực tế trình độ chuyên môn, đạo đức nhân viên Bên cạnh đó, số nhà quản lý doanh nghiệp vừa nhỏ có trao đổi, bàn bạc với nhân viên kế hoạch, chiến lược kinh doanh, chủ yếu định chiều từ cấp lãnh đạo cao chấp thuận thực thi toàn doanh nghiệp, điều ảnh hưởng đến mục tiêu chung doanh nghiệp Về hành vi khen thưởng, khuyến khích nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm làm việc nhân viên nhà quản lý quan tâm mức độ quan tâm chưa nhiều chưa tương xứng 2.2.2 Đánh giá rủi ro Có 50 % doanh nghiệp quan tâm đến việc nhận dạng phân tích rủi ro hoạt động kinh doanh, số lại gần 50% doanh nghiệp thường xuyên quan tâm đến nhận dạng phân tích rủi ro mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm quản lý điều hành vốn có cảm tính để đánh giá nhận dạng Đánh giá rủi ro môi trường hoạt động, có 63% doanh nghiệp khảo sát quan tâm đến rủi ro này, số lại không quan tâm, điều làm cho họ thụ động định đầu tư, hoạt động kinh doanh ảnh hưởng lớn đến mục tiêu họ Đánh giá rủi ro tăng trưởng nhanh, tăng trưởng nhanh đồng nghĩa với rủi ro lớn có 60% doanh nghiệp không muốn mạo hiểm Các doanh nghiệp thận trọng với tiêu tình hình kinh tế nước giới gặp nhiều khó khăn nên mạo hiểm Footer Page 13 of 126 Header Page 14 of 126 12 Có 50% doanh nghiệp có hành động thay đổi kịp thời nhân tố tác động từ bên bên doanh nghiệp, số lại doanh nghiệp quan tâm đến việc nhận dạng phân tích rủi ro, điều ảnh hướng lớn đe dọa đến mục tiêu doanh nghiệp 2.2.3 Hoạt động kiểm soát a Hệ thống kế toán Kết trả lời cho thấy hầu hết doanh nghiệp sử dụng hệ thống máy tính để lập báo cáo tài chính, điều thuận lợi cho chức kiểm tra giám sát thực tốt mục tiêu hoạt động kiểm soát nội Hoạt động kiểm soát trình xử lý thông tin nghiệp vụ, kết cho thấy hầu hết doanh nghiệp thực kiểm soát tốt từ việc kiểm soát hệ thống kế toán, chứng từ, sổ sách đến phê chuẩn cho nghiệp vụ, cụ thể như: có chứng từ phản ánh đầy đủ, đánh số thứ tự chứng từ, tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ, ký trách nhiệm chứng từ, ghi chép xác, trung thực, kiểm tra, đối chiếu vật chất sổ sách, tài sản… b Hệ thống máy tính Kết trả lời khảo sát cho thấy, có 33% doanh nghiệp có khai báo User, password trước đăng nhập, phân loại đối tượng sử dụng hệ thống phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa cho người sử dụng theo chức năng, phần hành kế toán Số lại chưa thực việc khai báo User, password trước đăng nhập vào hệ thống, chưa phân loại đối tượng sử dụng hệ thống cho người sử dụng hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ số lượng nhân viên kế toán nên việc phân loại đối tượng sử dụng phần hành kế toán cho nhân viên không đảm bảo nhân viên nên phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán khác Điều không tốt cho việc thực mục tiêu kiểm soát hoạt động Footer Page 14 of 126 Header Page 15 of 126 13 Hệ thống thông tin kế toán chứa tiến trình chuyển đổi liệu đầu vào thành báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, phần lớn rủi ro xảy khâu xử lý nghiệp vụ đầu vào nhập liệu, cần thiết phải giảm thiểu rủi ro để giới hạn ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán, bảo đảm cho hệ thống hoạt động an toàn, từ bảo đảm độ đáng tin cậy cho liệu 2.2.4 Thông tin truyền thông Thông tin truyền thông điều kiện để hình thành báo cáo, chứa đựng thông tin cần thiết cho việc quản lý giúp đạt mục tiêu Hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ sử dụng hệ thống máy tính phục vụ cho công tác kế toán quản lý Chỉ có 10% doanh nghiệp áp dụng công tác kế toán thủ công Về chứng từ, sổ sách kế toán: Qua kết khảo sát cho thấy, hầu hết doanh nghiệp thực tốt, có chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài lưu trữ đầy đủ, báo cáo tài chính, có sơ đồ kế toán mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh, điều thuận lợi cho chức kiểm tra giám sát Kênh thông tin truyền thông nghiệp khảo sát thực chức như: truyền tải quy định, sách, quy trình nghiệp vụ đến nhân viên doanh nghiệp để hiểu biết thực thi nhiệm vụ đồng thời cung cấp thông tin kịp thời, xác, hữu ích cho nhà quản lý để nhận dạng phân tích 2.2.5 Giám sát Hoạt động giám sát thường xuyên thực thông qua việc tiếp nhận thông tin phản hồi nhân viên ban lãnh đạo doanh nghiệp ý kiến khách hàng, nhà cung cấp Kết khảo sát cho thấy, hoạt động giám sát định kỳ chưa nhà quản lý doanh nghiệp trọng nhiều như: định Footer Page 15 of 126 Header Page 16 of 126 14 kỳ chưa tổ chức họp đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, chưa đánh giá chất lượng hiệu công việc nhân viên; đồng thời chưa có phận kiểm toán nội bộ…Vậy có biến động bất thường xảy khó phát hiện, giải điều chỉnh kịp thời cho thời điểm, giai đoạn 2.3 TỔNG HỢP CÁC ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG ÁP DỤNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 2.3.1 Ưu điểm Các doanh nghiệp vừa nhỏ mẫu khảo sát nhìn chung có nỗ lực lớn hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp nâng cao chuyên nghiệp, tính trực giá trị đạo đức nhân viên Các phòng ban chức thành lập có phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho phận, nhân viên Bên cạnh việc tuyển dụng nhân viên doanh nghiệp công khai, tuyển dụng khách quan nêu rõ yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm làm việc phù hợp hợp với vị trí công tác Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp vừa nhỏ cấu tổ chức tập trung, phù hợp với quy mô, đặc điểm, ngành nghề kinh doanh doanh nghiệp giúp dễ dàng quản lý, kiểm soát tốt hoạt động diễn hàng ngày Nhân vị trí nhà quản lý doanh nghiệp vừa nhỏ có thay đổi, điều cho thấy ổn định phong cách quản lý, điều hành tốt cho hoạt động kiểm soát doanh nghiệp thiết lập hệ thống kiểm soát nội hiệu Qua kết khảo sát ta thấy, phần lớn doanh nghiệp vừa nhỏ tỉnh Bình Định, nhìn chung có thiết lập hệ thống kiểm soát nội phân tích, đánh giá cụ thể theo nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát, đánh giá Footer Page 16 of 126 Header Page 17 of 126 15 rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát, góp phần ngăn ngừa, hạn chế rủi ro xảy trình hoạt động sản xuất kinh doanh làm tăng mức độ tin cậy báo cáo tài chính, đảm bảo đạt mục tiêu doanh nghiệp đề 2.3.2 Hạn chế Các nhà quản lý muốn quan tâm đầu tư đến sách phát triển nguồn nhân lực, người nhân tố quan trọng then chốt Tuy nhiên mục tiêu lợi nhuận mà doanh nghiệp vừa nhỏ quan tâm đầu tư, tuyển thêm lao động, sợ chi phí tăng cao, điều ảnh hưởng đến mục tiêu kiểm soát chung toàn doanh nghiệp Có doanh nghiệp vừa nhỏ quan tâm đến việc xây dựng nội quy, quy chế làm việc, quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp, quy trình làm việc theo khâu nghiệp vụ chuyên môn, việc phân công nhiệm vụ quyền hạn cho phận, phòng ban chưa cụ thể, rõ ràng Chế độ tiền lương, tiền thưởng doanh nghiệp vừa nhỏ chưa nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm mức, chưa trả tiền lương, thương tương xứng với công sức người lao động bỏ ra, điều không khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên Có gần 50% doanh nghiệp không quan tâm đến việc nhận dạng phân tích rủi ro hoạt động kinh doanh, rủi ro môi trường hoạt động, điều dễ gây thiệt hại đe dọa đến mục tiêu doanh nghiệp, điều đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên nhận dạng phân tích rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp Việc phân tích đánh giá rủi ro nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung doanh nghiệp mục tiêu riêng biệt Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 16 Hoạt động kiểm soát doanh nghiệp quan tâm đầu tư Tuy nhiên, nguyên tắc cần thiết kiểm soát ủy quyền phân công phân nhiệm lại chưa đảm bảo gây ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động kiểm soát Một số nguyên nhân khiến hệ thống kiểm soát nội chưa thật hiệu doanh nghiệp vừa nhỏ Bình Định: - Một phận không nhỏ doanh nghiệp vừa nhỏ chưa nhận thức rõ tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội chưa xây dựng riêng cho hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu Điều dễ hiễu doanh nghiệp vừa nhỏ gặp nhiều khó khăn vốn đầu sản phẩm Vì với nguồn lực có hạn doanh nghiệp phải giành cho ưu tiên - Đa phần doanh nghiệp không đủ nhân lực để phân chia trách nhiệm để nhân viên kiêm nhiệm chức phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ bảo vệ tài sản Do vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm nên việc bảo vệ tài sản sổ sách kế toán không chặt chẽ, dễ bị gian lận, mát - Hoạt động kiểm soát hệ thống máy tính chưa tốt, cụ thể: chưa phân loại đối tượng sử dụng, chưa khai báo cho User trước đăng nhập hệ thống, chưa phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa… - Việc bảo đảm an toàn cho hệ thống máy tính chưa quan tâm mức Nên việc đảm bảo liệu không bị xâm hại, mát có độ tin cậy cao chưa đạt Các thủ tục kiểm soát chưa đủ để giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin với bên lẫn bên doanh nghiệp - Khi định kinh doanh, nhà quản lý doanh nghiệp thường dựa vào thông tin từ thị trường cảm tính, kinh nghiệm Footer Page 18 of 126 Header Page 19 of 126 17 phán đoán có từ thực tế dựa vào thông tin hệ thống kế toán cung cấp - Các sách sử dụng lao động chưa tốt nên không tạo động lực khuyến khích người lao động nhiệt tình công việc gắn bó lâu dài với doanh nghiệp Kết luận chương Kết khảo sát cho thấy doanh nghiệp có cố gắng vận dụng lý thuyết kiểm soát nội vào thực tế để kiểm soát quản lý hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề Tuy nhiên, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp mẫu khảo sát mang tính tự phát, không hệ thống nên mức độ thành công chưa đạt mong muốn, nhiều điểm khiến hệ thống kiểm soát nội chưa phát huy hết hiệu như: tổ chức nhân sự, phân định trách nhiệm, quyền hạn, kiểm soát hệ thống máy tính, đánh giá phân tích rủi ro doanh nghiệp CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TỈNH BÌNH ĐỊNH 3.1 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI BÌNH ĐỊNH 3.1.1 Giải pháp môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát nhân tố quan trọng cho thành phần khác hệ thống kiểm soát nội bộ, để có môi trường kiểm soát tốt người đứng đầu doanh nghiệp phải thiết lập cấu tổ chức, Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 18 xây dựng nội quy, quy chế, ban hành văn quy định rõ rạng đến phận, nhân viên để toàn thể nhân viên doanh nghiệp biết, nắm bắt hành động Các nhà quản lý doanh nghiệp vừa nhỏ Bình Định cần phải tham gia lớp đào tạo kỹ quản lý, điều hành doanh nghiệp khóa đào tạo Giám đốc điều hành – CEO (Chief Executive Officer), khóa đào tạo Giám đốc tài – CFO (Chief Financial Officer),… Các nhà quản lý doanh nghiệp nên để nhân viên tham gia trao đổi bàn bạc cho chiến lược kinh doanh, mục tiêu tài để bám sát thực tế dễ dàng thực Các nhà quản lý doanh nghiệp cần thể hành vi ứng xử đắn gương sáng cho nhân viên noi theo Doanh nghiệp vừa nhỏ cần quan tâm xây dựng nội quy, quy chế làm việc, xây dựng quy tắc ứng xử…, cụ thể như: Xây dựng môi trường làm việc an toàn, lành mạnh, tạo môi trường giao tiếp tinh thần cởi mở chân thành, Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông…và ban hành rộng rãi nội quy, quy chế toàn doanh nghiệp để nhân viên biết kết hợp với ý nghĩa, nội dung, tinh thần nôi quy, quy tắc vào hành động để đạt mục tiêu chung toàn doanh nghiệp Để nhân viên hiểu rõ ràng công việc tránh bị trùng lắp, chồng chéo với trách nhiệm quyền hạn đòi hỏi doanh nghiệp cần phải lập bảng mô tả công việc rõ ràng có phân tích đầy đủ yêu cầu kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cho cá nhân, vị trí doanh nghiệp giúp đảm bảo công tác quản lý hiệu truyền đạt rộng rãi nội công ty, định kỳ xem xét, điều chỉnh phù hợp Có sách tiền lương, tiền thưởng thỏa đáng, sách đề bạt cụ thể rõ ràng Có người lao động yên tâm làm việc, Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 19 phát huy sức sáng tạo, tăng suất làm việc, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp 3.1.2 Giải pháp hoạt động đánh giá rủi ro Đối với doanh nghiệp vừa nhỏ Bình Định điểm bất lợi lớn khả cạnh tranh thị trường bị hạn chế vốn, kỹ thuật nhận lực Vì để tồn phát triển doanh nghiệp phải tự đánh giá biết mạnh để phát huy đứng vững thị trường Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp diễn hàng ngày, hoạt động tiềm ẩn nhiều loại rủi ro gây thiệt hại cho doanh nghiệp để hạn chế, phòng ngừa giảm nhẹ rủi ro, doanh nghiệp cần: - Thiết lập mục tiêu hoạt động doanh nghiệp cụ thể phổ biến rộng rãi toàn doanh nghiệp Mục tiêu nên xây dựng từ họp lấy ý kiến đóng góp nhiều cấp quản lý, nhà đầu tư, cổ đông từ có thống nhất, đồng thuận toàn doanh nghiệp Qua đó, phân tích đánh giá mục tiêu tổng thể mục tiêu chi tiết để nhân viên lấy làm sở tham chiếu triển khai công việc, hạn chế giảm thiểu rủi ro trình thực mục tiêu - Nhận dạng phân tích rủi ro Đặc biệt, giai đoạn khủng hoảng kinh tế biến động xấu nay, yếu tố bất lợi xảy nên doanh nghiệp cần tập trung rà soát xem xét đánh giá phân tích loại rủi ro sau: + Rủi ro chiến lược: Sự phù hợp định hướng chiến lược thị trường thay đổi có quy định khác: Doanh nghiệp nên xem xét định hướng chiến lược chưa? Có cần phải thay Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 20 đổi thu hẹp hay thay đổi thứ tự ưu tiên hoạt động chiến lược để tránh rủi ro làm doanh nghiệp chệch hướng mình? + Rủi ro hoạt động: Các ảnh hưởng suy giảm thị trường, tăng chi phí đầu vào… Các mảng hoạt động doanh nghiệp có hoạt động hiệu không? Tại lại không hiệu quả? Doanh nghiệp có quy trình chức phải xem lại để trì hiệu không? + Rủi ro tài chính: Cần quản lý hiệu nguồn tài chính: Doanh nghiệp có chủ động xếp đủ nguồn tài cho dự án không? Tỷ lệ nợ có đảm bảo không? Hệ số khả toán nào? Việc sử dụng nguồn tài có theo dõi giám sát chặt chẽ không? + Rủi ro tuân thủ: Trong điều kiện khủng hoảng, lạm phát tăng cao, Nhà nước đưa nhiều sách, quy định để điều hành kinh tế hiệu Doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu 3.1.3 Giải pháp hoạt động kiểm soát - Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán doanh nghiệp khảo sát nhìn chung thực kiểm soát tốt như: có chứng từ phản ánh đầy đủ cho tất nghiệp vụ, đánh số thứ tự chứng từ, tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ, ký trách nhiệm chứng từ, chứng từ ghi chép xác, trung thực, kiểm tra, đối chiếu vật chất sổ sách, tài sản… Khuyến khích khách hàng toán chuyển khoản, hạn chế toán tiền mặt; Kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ sách số liệu kiểm kê thực tế, cụ thể như: Kiểm kê tiền mặt quỹ đối chiếu tiền mặt sổ sách; Kiểm kê hàng tồn kho đối chiếu số liệu sổ sách; Xác minh đối chiếu công nợ phải thu, phải trả… Footer Page 22 of 126 Header Page 23 of 126 21 - Hệ thống máy tính Kết khảo sát cho thấy, doanh nghiệp vừa nhỏ sử dụng hệ thống máy tính để hạch toán chưa trọng đến kiểm soát hệ thống máy tính, chưa thực việc khai báo User, Password trước đăng nhập vào hệ thống, chưa phân loại đối tượng sử dụng hệ thống Vì doanh nghiệp vừa nhỏ Bình Định cần quan tâm đến kiểm soát hệ thống máy tính như: Khai báo User, Password trước đăng nhập vào hệ thống máy tính Phân loại đối tượng sử dụng phân quyền truy cập vào hệ thống trước đăng nhập, người truy cập vào phần liệu, hệ thống liên quan đến chức nhiệm vụ mà họ cấp quyền sử dụng mà Thường xuyên thay đổi mật thời gian định cho đối tượng sử dụng Sao lưu truyền liệu đến nơi an toàn theo định kỳ, cụ thể tháng, tháng 01 năm 3.1.4 Giải pháp thông tin truyền thông - Đa dạng hóa kênh thông tin Kênh thông tin phương tiện để nhà quản lý truyền đạt mong muốn xuống cấp đảm bảo nhân viên thực nhiệm vụ thu nhận ý kiến phản hồi Ngoài kênh thông tin truyền thống như: qua họp, gặp gỡ, trao đổi, văn bản; đại hội cổ đông công ty cổ phần; ội nghị khách hàng doanh nghiệp nên xây dựng thêm kênh thông tin để nắm bắt kịp thời nhiều chiều như: xây dựng công thông tin điện tử - website, địa email, thiết lập số điện thoại đường dây nóng, lắp đặt hộp thư góp ý, phiếu đánh giá … Các doanh nghiệp vừa nhỏ cần thiết phải xây dựng mạng máy tính nội phần mềm quản lý nghiệp lý nghiệp phận dễ dàng tích hợp với để người quản lý có Footer Page 23 of 126 Header Page 24 of 126 22 thể truy cập vào số liệu phận, phòng ban kiểm tra đối chiếu Thông tin truyền thông phải cập nhật kip thời, hữu ích nhà quản lý điều hành hiệu quả, đảm bảo thực mục tiêu đề 3.1.5 Giải pháp hoạt động giám sát - Giám sát thường xuyên: việc thiết kế, vận hành hệ thống kiểm soát nội để nhân viên thực đạt mục tiêu chung doanh nghiệp có chức giám sát nhân viên với nhau, phòng ban lẫn Tuy nhiên, nhà quản lý doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc hàng ngày phạm vi mình, qua nhà quản lý phát điểm chưa hợp lý, bất cập hệ thống biện pháp điều chỉnh kịp thời Các nhà quản lý doanh nghiệp luôn phải quan tâm đến việc tiếp nhận ý kiến phản hồi, góp ý khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư… để điều chỉnh lúc, giữ uy tín cho doanh nghiệp - Giám sát định kỳ: Định kỳ, nhà quản lý doanh nghiệp tham gia xây dựng hệ thống ngồi lại phân tích, đánh giá tính hữu hiệu, phù hợp với điều kiện hay không Định kỳ, tổ chức họp đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đánh giá chất lượng hiệu công việc nhân viên tham gia vận hành hệ thống kiểm soát, kiểm tra lại quy trình nghiệp vụ đối chiếu, so sánh số liệu sổ sách thực tế Định kỳ, mời kiểm toán độc lập làm việc Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 23 3.2 GIẢI PHÁP CÓ SỰ TRỢ GIÚP CỦA CÁC QUY ĐỊNH NHÀ NƯỚC 3.2.1 Ban hành hướng dẫn xây dựng hệ thống lý luận kiểm soát nội Việt Nam Để hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp hoạt động hiểu quả, tính thực tiễn cao dễ dàng áp dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hội nhập kinh tế quốc tế Điều đòi hỏi nhà nghiên cứu, lý luận, Bộ, Ban ngành mà đặc biệt Bộ Tài cần phải tìm hiểu kinh nghiệm nước bạn từ ban hành quy định hướng dẫn việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội xây dựng hệ thống lý luận kiểm soát nội chung cho phù hợp với quy mô loại hình doanh nghiệp dễ hiểu, dễ thực hiện, phổ biến rộng rãi đến doanh nghiệp, doanh nghiệp vừa nhỏ 3.2.2 Thể chế hoá quy định luật pháp Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại giới (WTO) môi trường kinh doanh nước ta theo xu hướng toàn cầu hóa nên quy định luật pháp cải thiện, nới lỏng dần để hội nhập quốc tế để đạt mục tiêu kinh tế xã hội mà đất nước đề đòi hỏi Nhà nước cần phải có chủ trương, sách đổi phù hợp với điều kiện tình hình kinh tế giới nước ta tạo môi trường kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động phát triển Footer Page 25 of 126 Header Page 26 of 126 24 KẾT LUẬN Trong xu kinh tế đất nước ngày phát triển thay đổi nhanh tạo nên tranh kinh tế đầy sống động với canh tranh khóc liệt Cùng với tình hình kinh tế giới nói chung Việt Nam nói riêng gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều doanh nghiệp mà cụ thể doanh nghiệp vừa nhỏ chịu ảnh hưởng nặng nề Vì doanh nghiệp vừa nhỏ cần phải chủ động, tích cực tự hoàn thiện mình, thay đổi cách thức quản lý, quan tâm đến hoạt động kiểm soát để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực đảm bảo mục tiêu chung doanh nghiệp, có đứng vững thị trường phát triển Qua chương Luận văn, với toàn nội dung nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ từ hệ thống lý luận đại hoàn thiện kiểm soát nội bộ, luận văn đạt kết nghiên cứu định Mục đích cuối luận văn khảo sát thực trạng kiểm soát nội số doanh nghiệp điển hình địa bàn tỉnh Bình Định đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Mong giải pháp đề xuất luận văn đóng góp định việc nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ tương lai Footer Page 26 of 126 ... hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ Bình Định Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ. .. ro doanh nghiệp CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TỈNH BÌNH ĐỊNH 3.1 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH. .. với quy mô doanh nghiệp vừa nhỏ tỉnh Bình Định đánh giá, phân tích theo nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRONG MẪU