Đang tải... (xem toàn văn)
I. MỤC ĐÍCH Quy trình này quy định nội dung, trình tự các bước, mối quan hệ và trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân, đơn vị, bộ phân có liên quan trong việc đào tạo cán bộ, nhân viên II. LƯU ĐỒ CHUNG CỦA QUÁ TRÌNH
QUY TRÌNH ĐÀO TẠO CÁN BỘ, NHÂN VIÊN Mã hiệu: QT-ABC-AHR-n Lần ban hành/sửa đổi: ……… Ngày hiệu lực: … /… /2007 I MỤC ĐÍCH Quy trình quy định nội dung, trình tự bước, mối quan hệ trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, đơn vị, phân có liên quan việc đào tạo cán bộ, nhân viên II LƯU ĐỒ CHUNG CỦA QUÁ TRÌNH 1/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên QT-ABC-AHR-n III THƠNG SỐ TỔNG HỢP Thơng số Đầu vào u cầu/Nhu cầu đào tạo Đầu Nhân viên đào tạo Nhu cầu cải tiến đào tạo (nếu có) Hồ sơ Nhà cung ứng quản lý Điều kiện thực Nhân lực Kinh phí Thời gian Mơ tả Nhu cầu đào tạo nhân viên Yêu cầu đào tạo tổ chức - Nhân viên tham gia khoá đào tạo nâng cao nghiệp vụ, cập nhật kiến thức chung Đề xuất nhu cầu cải tiến thức tổ chức đào tạo, loại hình đào tạo, nội dung đào tạo Cập nhật đầy đủ hồ sơ nhà cung ứng/giảng viên/người hướng dẫn Nhà cung ứng/Giảng viên, người hướng dẫn Điều phối viên đào tạo Ngân sách đào tạo Thời gian đào tạo - Tỷ lệ lượt cán đào tạo hàng năm thực hiện/kế hoạch - Tỷ lệ cán đào tạo hàng năm thực hiện/kế hoạch Chất lượng khoá học Chỉ tiêu đánh giá - Quá trình liên quan Quá trình tiếp nhận nhân viên Quản lý cán nhân viên Xây dựng sách nhân Yêu cầu Phù hợp với mục tiêu phát triển nghề nghiệp lực nhân viên Phù hợp với mục tiêu tổ chức phát triển tổ chức - Nhân viên tham gia có chứng chỉ/có đánh giá/có xác nhận Trưởng phận/ghi nhận hồ sơ nhân viên Bản tổng kết khoá đào tạo - Hồ sơ Nhà cung ứng tài liệu lưu đầy đủ Nhà cung ứng/giảng viên có đủ lực giảng dạy Có đủ lực tổ chức, điều phối Ngân sách đựoc phê duyệt hàng năm Thời gian đào tạo phù hợp chấp thuận học viên Đơn vị - 70% lượt cán nhân viên đào tạo hàng năm thực hiên/kế hoạch (một lần nhân viên tham gia đào tạo theo khố học có kế hoạch ghi nhận theo quy trình) Số lượt đào tạo: tổng số lượt đào tạo tất nhân viên năm (khơng tính đào tạo tân binh đào tạo ISO ban đầu) Đào tạo thi chứng tính lượt đào tạo thời lượng đào tạo tính theo thời gian tham dự chứng chỉ, khơng tính thời gian lại - 70% thời lượng cán nhân viên đào tạo hàng năm thực hiện/kế hoạch - Điểm đánh giá khoá học >=7 thang điểm 10 Yêu cầu đào tạo Yêu cầu nhu cầu đào tạo Yêu cầu đào tạo 2/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- IV LƯU ĐỒ CHI TIẾT Quá trình lập kế hoạch 1.1 Lưu đồ: 3/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 4/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 1.2 Mô tả: Bước Người thực 1.1 1.2 Cán bộ, nhân viên; Cán quản lý trực tiếp Cán quản lý trực tiếp Trưởng phận Thiết lập nhu cầu đào tạo nhân viên Thiết lập yêu cầu đào tạo nhân viên thuộc tổ chức Miêu tả công việc Thể nhu cầu đào tạo vào: - Check point: theo định kỳ checkpoint - Đơn xin học - Survey nhu cầu đào tạo năm Thể yêu cầu đào tạo vào: - Kế hoạch phát triển đơn vị - Mô tả công việc vị trí đảm nhiệm Đối chiếu nhu cầu/yêu cầu với Kế hoạch phát triển tổ chức 2.1 Tên bước Xác định nhu cầu /yêu cầu đào tạo Cán NS phụ trách đào tạo Trưởng Bộ phận Cán Quản lý trực tiếp Xác định nhu cầu đào tạo Cơng ty/Cơng ty thành viên có đối chiếu 2.2 Cán bộ, Nhân viên Cán quản lý trực tiếp Xác định nhu cầu đào tạo đột xuất 2.3 Cán NS phụ trách đào tạo Trưởng Bộ phận Cán Quản lý trực tiếp Ghi nhận phù hợp/không phù hợp Nhu cầu/yêu cầu đào tạo với Kế hoạch phát triển tổ chức Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị Tập hợp nhu cầu đào tạo từ nguồn Tổng hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo từ nguồn Tài liệu, mẫu biểu liên quan - Checkpoint Đơn xin học Báo cáo tổng hợp survey nhu cầu đào tạo Báo cáo/Kế hoạch kinh doanh Báo cáo/Kế hoạch nhân Mơ tả vị trí cơng việc/chức danh Kết Danh sách tập hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo Danh sách tập hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo Xác định nhu cầu đào tạo vào: Chính sách đào tạo Công ty Kế hoạch phát triển nhân đơn vị Kế hoạch phát triển kinh doanh đơn vị Mô tả công việc vị trí đảm nhiệm Xác định nhu cầu đào tạo đột xuất vào: - Nhu cầu công việc - Đơn xin học đột xuất cá nhân phê duyệt Nếu phù hợp: Cán nhân phụ trách đào tạo chuyển sang bước Tập hợp nhu cầu đào tạo từ nguồn Nếu không phù hợp: thông báo lại cho CBNV việc không chấp nhận yêu cầu đào tạo Tổng hợp nhu cầu đào tạo từ nguồn: Nhu cầu đào tạo từ Cán bộ,nhân viên: Quý I hàng năm Yêu cầu đào tạo từ Cán quản lý trực - - Chính sách đào tạo Báo cáo/Kế hoạch kinh doanh Báo cáo/Kế hoạch nhân Mơ tả vị trí cơng việc/chức danh Đơn xin học Danh sách tập hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo Danh sách tập hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo Bản tổng hợp nhu cầu/yêu cầu đào tạo ban đầu 5/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHRtiếp - Yêu cầu đào tạo từ Trưởng phận Xây dựng kế hoạch đào tạo 4.1 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị Trưởng phận 4.2 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị Trưởng phận 4.3 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị 4.4 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị 4.5 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị/Tập đoàn Xác định phạm vi kế hoạch đào tạo Xác định mục tiêu đào tạo Xác định phạm vi, kế hoạch đào tạo sau phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo: - Đào tạo cấp đơn vị - Đào tạo cấp Tập đoàn - Đào tạo theo hình thức xác định: tổ chức lớp, hội thảo, nước, nước… Xác định mục tiêu liên quan tới : - Yêu cầu tổ chức - Yêu cầu người tham gia - Lịch sử Xác định hoạt động để đạt mục tiêu đào tạo Xác định khoá đào tạo, giảng viên, hoạt động khác để đạt mục tiêu Dự trù nguồn kinh phí nguồn lực để thực kế hoạch hành động Dự trù bao gồm: - Kinh phí đào tạo : kinh phí đượcc tài trợ, kinh phí tự túc… - Nguồn lực thực hiện: sở vật chất, người, công cụ khác… Xác định vấn đề liên quan, tiêu chí đặt ra, rủi ro đề xuất giải pháp xử lý vấn đề, quản lý rủi ro, đạt tiêu chí đặt Kế hoạch lập chi tiết có đầu mục tiêu cần đạt được; rủi ro phòng ngừa liên quan Kế hoạch đào tạo dự kiến Kế hoạch đào tạo dự kiến Kế hoạch đào tạo đơn vị hàng năm Kế hoạch đào tạo hàng năm Kế hoạch đào tạo Công ty hàng năm Kế hoạch đào tạo hàng năm Các để thiết lập kế hoạch đào tạo đơn vị: 4.6 Trưởng phận Xây dựng kế hoạch đào tạo đơn vị hàng năm/đột xuất Cán NS phụ trách đào tạo Công ty Xây dựng kế hoạch đào tạo Công ty - Các báo cáo năm trước thực Đã xác định mục tiêu đào tạo Đã xác định hoạt đồng liên quan Đã xác định nguồn lực, kinh phí, thời gian dự kiến Đã xác định rủi ro quản lý phòng ngừa Các để thiết lập kế hoạch đào tạo Công ty - Kế hoạch đơn vị lập - Báo cáo đào tạo năm trước thực - Quy mô yêu cầu tổ chức cấp Công ty 6/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n Xem xét/Phê duyệt kế hoạch đào tạo Đơn vị hàng nă,/đột xuất 6.1 QT-ABC-AHR- Trưởng ban TCCB Xem xét kế hoạch Trưởng ban TCCB xem xét kế hoạch đào tạo đơn vị - Nếu kế hoạch xem xét thông qua, gửi trả lại kế hoạch xem xét cho cán phụ trách đào tạo đơn vị để xin phê duyệt - Nếu chưa đồng ý, kế hoạch cần phải chỉnh sửa theo đạo lãnh đạo; bị hủy bỏ Xem xét/Phê duyệt kế hoạch đào tạo Công ty 7.1 Cán NS phụ trách đào tạo Trình trưởng phịng đào tạo/Trưởng Ban TCCB Trình kế hoạch đào tạo lên Lãnh đạo Ban TCCB 7.2 Lãnh đạo Ban TCCB ABC/Công ty thành viên Kế hoạch chấp thuận Lãnh đạo Ban TCCB chấp thuận kế hoạch đào tạo Kế hoạch không chấp thuận Lãnh đạo Ban TCCB không chấp thuận kế hoạch đào tạo, phải chỉnh sửa trình lại Trình Ban Tổng giám đốc xem xét phê duyệt Ban Giám đốc/lãnh đạo Công ty xem xét, phản biện phê duyệt Kế hoạch chấp thuận Ban Giám đốc/Lãnh đạo Công ty phê duyệt kế hoạch Kế hoạch không chấp thuận Kế hoạch không chấp thuận, phải sửa đổi trình lại Kế hoạch đào tạo Công ty phê duyệt Kế hoạch đào tạo Công ty phê duyệt, chuẩn bị cho trình triển khai đào tạo Định kỳ năm lần, lập đánh giá công tác đào tạo Báo cáo tổng kết Nhân gửi Lãnh đạo Cơng ty Lãnh đạo Ban TCCB trình bày Hội nghị tổng kết Công ty/đơn vị báo cáo cho họp xem xét Lãnh đạo 7.3 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị 7.4 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị.Trưởng đơn vị 7.5 Kế hoạch đào tạo phê xem xét; chỉnh sửa lại Ban Giám đốc/Lãnh đạo công ty 7.6 Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị 7.7 Ban Giám đốc/Lãnh đạo công ty Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị Cán NS phụ trách đào tạo đơn vị Kế hoạch đào tạo Kế hoạch đào tạo phê duyệt Kế hoạch đào tạo phê duyệt 7/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- Quá trình tổ chức thực 2.1 Quá trình đào tạo theo hình thức tổ chức lớp/hội thảo 2.1.1 Lưu đồ: 8/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 9/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.1.2 Mơ tả 2.1.2.1 Mơ tả q trình tổ chức lớp học cho đối tượng nhân viên thức Bước Người thực 1.1 1.2 Cán Nhân phụ trách đào tạo 1.3 Cán Nhân phụ trách đào tạo 2.1 2.2 Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết Thơng tin khố đào tạo Cán Nhân phụ trách đào tạo Tên bước Trưởng phận Cán Nhân phụ trách đào tạo Trưởng phận Phân tích nhu cầu/yêu cầu đào tạo Xác định loại hình đào tạo Trình xem xét thơng tin khố đào tạo để xác định thành tố liên quan Thực việc phân tích dựa trên: - Cơ sở Kế hoạch đào tạo Công ty/đơn vị phê duyệt - Nguồn nhân lực thời gian tổ chức hợp lý - Tuỳ theo điều kiện Cơng ty/Đơn vị có đủ khả đáp ứng đầy đủ đầu vào khoá đào tạo khơng mà khố đào tạo duợc tổ chức hình thức Lớp hội thảo - Khố đào tạo nội Công ty/đơn vị đứng tự tổ chức thời gian, địa điểm, phương pháp nội dung giảng dạy - Dẫn chiếu báo cáo khoá học lịch sử, nhà cung ứng nội dung đào tạo (nếu có)… Bản báo cáo,/phân tích xu hướng đào tạo (TNA) Tập hợp đầy đủ thơng tin sơ khố đào tạo để trình Trưởng Bộ phận xem xét, chuyển khâu xác định danh sách cán bộ, nhân viên tham dự khoá đào tạo Danh sách cập nhật định kỳ tháng/lần Xác định danh sách cán bộ, nhân viên tham dự khóa đào tạo Lên danh sách học viên Phê duyệt danh sách học viên dự kiến Thư mời tham gia đào tạo hình thức Lên danh sách học viên dựa theo tiêu chí sau: - Các nhu cầu học viên yêu cầu cán quản lý - Các yêu cầu tổ chức - Khác có khố học đặc biệt Phê duyệt danh sách học viên dự kiến để làm Lập kế hoạch thực chi tiết Biểu mẫu danh sách học viên Danh sách học viên cho lớp Danh sách học viên cho lớp xem xét 10/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.2.2 Mô tả Bước Người thực Cán Nhân phụ trách đào tạo Cán bộ, nhân viên Tên bước Cung cấp thông tin khố đào tạo Miêu tả cơng việc Các thơng tin ban đầu xác lập phân định loại hình đào tạo Quá trình đào tạo theo hình thức tổ chức lớp, hội thảo Các thơng tin khố đào tạo thiết lập dựa thông tin đầu vào: - Năng lực sẵn có Nhà cung ứng - Danh mục nhà cung ứng phê duyệt /hợp tác Hồ sơ Nhà cung ứng Kết Thông tin nhà cung ứng có tiềm Đề xuất/đăng ký học, thi Cán bộ, nhân viên Xác định nhu cầu đào tạo Xác định nhu cầu đào tạo theo kế hoạch vào: - Kế hoạch phê duyệt Xác định nhu cầu đào tạo đột xuất vào: - Nhu cầu công việc - Đơn xin học đột xuất cá nhân Cán bộ, nhân viên Làm đơn xin học Làm đơn xin học Cán Nhân phụ trách đào tạo Tài liệu, mẫu biểu liên quan Lập kế hoạch khoá học.thi Kết hợp Cán bộ, nhân viên để lập chi tiết kế hoạch khoá học/thi thể đơn xin học, liên quan toàn phần: - Mục tiêu đào tạo - Phương pháp đào tạo - Nội dung đào tạo - Thời lượng đào tạo - Điều kiện tham gia đào tạo - Nhà cung ứng đào tạo phù hợp - Điều kiện đạt khố đào tạo - Kinh phí khố học, nguồn kinh phí - Các rủi ro biện pháp phịng ngừa Các đề xuất khác (nếu có) - Đơn xin học Quy trình Lập kế hoạch đào tạo Quy trình đào tạo theo hình thức tổ chức lớp, hội thảo 19/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n Trưởng phận 4.1 Cán Nhân phụ trách đào tạo QT-ABC-AHR- - Ký duyệt đơn xin học - Không ký duyệt, chuyển lại bước đề xuất/đăng ký học để bổ sung thơng tin cần thiết Trình duyệt nội dung Kế hoạch khố học Trình duyệt nội dung Kế hoạch khố học Kế hoạch khố học khơng duyệt Kế hoạch khố học phê duyệt 4.2 Trưởng phận Khơng duyệt nội dung khoá học Trường hợp Trưởng phận khơng phê duyệt nội dung khố học, sau chuyển lại Cán nhân phụ trách đào tạo/Cán nhân viên để có thay đổi phù hợp Sau trình lại để ký duyệt huỷ tuỳ mức độ phù hợp 4.3 Trưởng phận Ký duyệt nội dung đơn xin học Trường hợp Trưởng phận phê duyệt nội dung khố học, sau chuyển lại cho Cán phụ trách đào tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên Cán Nhân phụ trách đào tạo Tiến hành thủ tục hỗ trợ cần thiết Các thủ tục liên quan tới: - Ký với nhà cung ứng (đột xuất) - Các kinh phí liên quan - Các thủ tục hành liên quan Theo dõi khố học/thi Cập nhật kịp thời có u cầu thơng tin khố học/thi để có hỗ trợ cần thiết Đơn xin học/kế hoạch đào tạo, thi phê duyêt Phê duyệt đơn xin học/kế hoạch khoá học, thi Cán nhân viên Ký thoả thuận đào tạo (nếu cần) Cán nhân viên Tham dự đào tạo/thi Ký thoả thuận đào tạo với cam kết ràng buộc theo sách đào tạo: - Thời gian làm việc trình học - Thời gian cống hiến sau q trình học - Kinh phí nguồn kinh phí - Các cam kết khác - Thực nguyên tắc cam kết Bản Hợp đồng thoả thuận đào tạo - Tuân thủ quy định quy tắc Nhà cung ứng đào tạo đơn vị tổ chức đào tạo Bản Hợp đồng thoả thuận đào tạo Chính sách đào tạo 20/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- Cán nhân viên Báo cáo kết đào tạo/thi - Cán Nhân phụ trách đào tạo Thực tổng hợp, phân tích, báo cáo - Trưởng phân Xem xét Báo cáo kết đào tạo, thi sau khoá đào tạo kết thúc Nộp chứng liên quan (nếu có) y Tập hợp tài liệu liên quan tới khoá học để làm báo cáo phân tích khóa học (nếu cần) Trình trưởng phận phê duyệt (nếu cần) Làm đầu mối thông tin để cập nhật vào Kế hoạch đào tạo lần sau hoặc/và thông tin phục vụ trình quản lý Nhà cung ứng Thực thủ tục liên quan: ghi nhận việc tham dự học viên Trưởng phận xem xét xác nhận nội dung báo cáo sau khoá đào tạo.làm đầu mối cho kế hoạch đào tạo lần sau Quản lý Nhà cung ứng Bản báo cáo/chứng Báo cáo khoá học (nếu cần) Danh sách học viên ghi nhận Các thông tin cập nhật xử lý kịp thời Báo cáo khoá học ký xem xét (Nếu cần) Báo cáo khoá học ký xem xét 21/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.3 Quá trình đào tạo theo hình thức cử đào tạo/thi chứng nước 2.3.1 Lưu đồ 22/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.3.2 Mô tả Bước Người thực Trưởng phận Tên bước Đề nghị Cán nhân viên đào tạo/thi nước Miêu tả công việc - Trưởng phận Đề nghị cử đào tạo nước Cán bộ, nhân viên Làm đơn xin học Lãnh đạo Ban ABC/CTTV Cán Nhân phụ trách đào tạo Xem xét đề nghị Truởng phận Trình duyệt nội dung Kế hoạch khố học Căn vào tình hình kinh doanh, nhu cầu tổ chức kế hoạch đào tạo phê duyệt, trưởng bổ phận đề nghị cử CBNV thích hợp đào tạo/thi chứng nước Tài liệu, mẫu biểu liên quan - Kết Đơn xin học Quy trình Lập kế hoạch đào tạo Làm đơn xin học Ký xem xét Trình duyệt nội dung Kế hoạch khoá học Trưởng đơn vị Khơng duyệt nội dung khố học Trường hợp Trưởng phận khơng phê duyệt nội dung khố học, sau chuyển lại Cán nhân phụ trách đào tạo/Cán nhân viên để có thay đổi phù hợp Sau trình lại để ký duyệt huỷ tuỳ mức độ phù hợp Trưởng đơn vị Ký duyệt nội dung xin học Trường hợp Trưởng phận phê duyệt nội dung khố học, sau chuyển lại cho Cán phụ trách đào tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên Cán Nhân phụ trách đào tạo Dự thảo đinh cử học (nếu cần) Hoàn chỉnh hồ sơ trình ký Các thủ tục liên quan tới: - Ký với nhà cung ứng - Các kinh phí liên quan - Các thủ tục hành liên quan Lãnh đạo/Tổng giám đốc Duyệt, ký hồ sơ đào tạo, thi nước Duyệt, ký hồ sơ đào tạo, thi nước Quyết định cử học nước ngồi Tờ trình học nước ngồi Nhân viên phục vụ HTQT Làm thủ tục xuất nhập cảnh (nếu cần) Các thủ tục xuất nhập cảnh áp dụng theo Q trình Hành xin visa/hộ chiếu Hộ chiếu/visa Cán Nhân phụ trách đào tạo Thực thủ tục hỗ trợ cần thiết Làm cầu nối thơng tin hỗ trợ q trình trước, sau Cán nhân viên đào tạo/thi Kế hoạch khố học khơng duyệt Kế hoạch khoá học phê duyệt Quyết định cử học nước ngồi ký Tờ trình học nước ngồi duyệt 23/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n Theo dõi khoá học/thi Cán nhân viên Ký thoả thuận đào tạo (nếu cần) Cán nhân viên Tham dự đào tạo/thi Cán nhân viên Báo cáo kết đào tạo/thi Cán Nhân phụ trách đào tạo Thực tổng hợp, phân tích, báo cáo Trưởng phân Xem xét QT-ABC-AHRCập nhật kịp thời có u cầu thơng tin khố học/thi để có hỗ trợ cần thiết Ký thoả thuận đào tạo với cam kết ràng buộc theo sách đào tạo: - Thời gian làm việc trình học - Thời gian cống hiến sau q trình học - Kinh phí nguồn kinh phí - Các cam kết khác - Thực nguyên tắc cam kết Bản Hợp đồng thoả thuận đào tạo - Tuân thủ quy định quy tắc Nhà cung ứng đào tạo đơn vị tổ chức đào tạo - Báo cáo kết đào tạo, thi sau khoá đào tạo kết thúc - Nộp chứng liên quan (nếu có) y - Tập hợp tài liệu liên quan tới khố học để làm báo cáo phân tích khóa học (nếu cần) - Trình trưởng phận phê duyệt (nếu cần) - Làm đầu mối thông tin để cập nhật vào Kế hoạch đào tạo lần sau hoặc/và thơng tin phục vụ q trình quản lý Nhà cung ứng - Thực thủ tục liên quan: ghi nhận việc tham dự học viên Trưởng phận xem xét xác nhận nội dung báo cáo sau khoá đào tạo.làm đầu mối cho kế hoạch đào tạo lần sau Quản lý Nhà cung ứng Bản Hợp đồng thoả thuận đào tạo Chính sách đào tạo Bản báo cáo/chứng Báo cáo khoá học (nếu cần) Danh sách học viên ghi nhận Các thông tin cập nhật xử lý kịp thời Báo cáo khoá học ký xem xét (Nếu cần) Báo cáo khoá học ký xem xét 24/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.4 Q trình tổ chức thi định kỳ/kiểm tra chun mơn nghiệp vụ định kỳ 25/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.4.1 Lưu đồ: 26/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.4.2 Mô tả Bước Người thực Tên bước Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết Lập kế hoạch/Chương trình thi Cán Nhân phụ trách đào tạo Cán Nhân phụ trách đào tạo Lập kế hoạch cho kỳ thi Xác định đối tượng tham dự thi/kiểm tra chuyên môn định kỳ Dựa kế hoạch đào tạo đầu năm phê duyệt, tiến hành xác định: - Thành lập Hội đồng thi - Chương trình, thời gian thi - Nội dung thi/kiểm tra - Phương pháp thực - Các yêu cầu tham dự: đối tượng, điều kiện - Nhà cung ứng dịch vụ nghiệp vụ cần sử dụng dịch vụ bên - Các rủi ro biện pháp phòng ngừa - Các đề xuất khác (nếu có) - Đối tượng cán quản lý đơn vị dự thi hình thức bảo vệ kế hoạch kinh doanh phận, trưởng phận người chịu trách nhiệm trình bày, phó phận có vai trị hỗ trợ xây dựng kế hoạch tham gia bảo vệ - Đối tượng nhân viên dự thi chung tồn Cơng ty, trừ trường hợp đặc biệt có thơng báo đồng ý trưởng phận Khuyến khích thi đối tượng cán quản lý cấp phận Kế hoạch Chương trình thi đinh kỳ/kiểm tra chuyên môn định kỳ Đối tượng thi đinh kỳ/kiểm tra chuyên môn định kỳ Danh sách đối tượng thuộc diện yêu cầu tham dự Cán Nhân phụ trách đào tạo Trưởng phận Xác định nội dung môn thi Duyệt thông tin nội dung Kế hoạch cho Chương Tuỳ nhu cầu đào tạo năm, nội dung thi thay đổi theo yêu cầu Tổng Giám đốc Công ty/Chi nhánh + Thi hiểu biết Cơng ty + Các loại hình thi chun mơn nghiệp vụ Kế hoạch chương trình thi 27/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHRđã phê duyệt trình thi Cán Nhân phụ trách đào tạo Trình duyệt nội dung Kế hoạch chương trình thi Trình duyệt nội dung Kế hoạch Chương trình thi Khơng duyệt nội dung chương trình thi Trường hợp Trưởng phận không phê duyệt nội dung thi, sau chuyển lại cán nhân phụ trách đào tạo để có thay đổi phù hợp Sau trình lại để ký duyệt huỷ tuỳ mức độ phù hợp Kế hoạch chương trình thi khơng duyệt Trường hợp Trưởng phận phê duyệt nội dung thi, sau chuyển lại cho cán phụ trách đào tạo để tiếp tục khâu thông tin tới cán Kế hoạch chương trình thi phê duyệt Nhà cung ứng phê duyệt cho Chương trình thi 3.1 Xác lập trách nhiệm bên liên quan tới Chương trình thi Trách nhiệm bên liên quan chương trình bao gồm: - Danh sách cán tham gia thi phê duyệt - Hợp đồng tổ chức cung ứng - Các cam kết ràng buộc khác cá nhân đơn lẻ - Danh sách học viên có xác nhận cán quản lý - Hợp đồng/thoả thuận hợp tác với nhà cung ứng bên ký kết 3.2 Lên danh sách thí sinh -Từ danh sách thí sinh tổ chức xếp đợt thi/ngày thi cho phù hợp 3.3 Xem xét đề thi đáp án trước triển khai 2.1 2.2 2.3 3.4 Trưởng phận Trưởng phận Cán Nhân phụ trách đào tạo Ký duyệt nội dung chương trình thi Tổ chức thi Chuẩn bị sở vật chất, hậu cần cho đợt thi - Danh sách thi ban đầu - Hợp đồng/thoả thuận hợp tác với nhà cung ứng Danh sách thí sinh thức Chuyển thơng tin liên quan tới Môn thi/Kỳ thi tới Nhà cung ứng/Người đề/Hội đồng thi để có phản hồi kịp thời - Gửi thơng báo thi tới thí sinh bên liên quan - Các công tác in ấn tài liệu, photo, địa điểm, máy móc… - Chuẩn bị phần liên quan tài dự trù - Đề thi đáp án phê duyệt Hậu cần sẵn sàng 28/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n 3.5 Theo dõi Kỳ thi 3.6 Sau Kỳ thi Cán bộ, nhân viên Tham dự thi/kiểm tra Cán Nhân phụ trách đào tạo Tổng hợp, phân tích báo cáo Cán Nhân phụ trách đào tạo Thông báo kết thi, Lưu hồ sơ QT-ABC-AHR- Giám sát thi trình diễn (nếu cần thiết) - Đóng góp ý kiến kịp thời cho việc thực triển khai thi/kiểm tra đạt kết mong đợi - Thu thập phiếu phản hồi/các đóng góp ý kiến bên/nhiều chiều để làm tổng hơp/ phân tích/báo cáo Thực đánh giá, báo cáo tổng kết vòng ngày làm việc sau kết thúc môn thi cuối Kỳ thi Thực quy định Chương trình thi đựoc phê duyệt liên quan tới tiêu chí thông báo: - Thực thi theo yêu cầu - Thời gian thực thi - Thái dộ nghiêm túc kỳ thi - Khác - Tập hợp thi - Chuyển Hội đồng chấm thi - Chịu trách nhiệm thống kê điểm thi - Tập hợp điểm thi chuyển thành phần có liên quan - Lưu hồ sơ thực thủ tục liên quan: ghi nhận việc tham dự điểm thi của thí sinh/cán khơng muộn ngày làm việc sau Chương trình thi kết thúc - Trưởng phận Xem xét Trưởng phận xem xét xác nhận nội dung báo cáo sau khoá đào tạo Cơ sở liệu Cán nhân phụ trách đào tạo tiếp nhận lưu trừ nhằm: + Thông tin cho kế hoạch đào tạo lần sau kết chưa phù hợp + Thông tin cho phần Quản lý cán + Kết thi đinh kỳ hàng năm nguồn đầu vào cho kỳ thi lựa chọn Trạng Ngun ABC (Tuỳ kế hoạch năm có tiêu chí lựa chọn Trạng khác nhau) Báo cáo tổng kết sau Chương trình thi Hồ sơ lưu khố đào tạo Báo cáo sau khố học Tổng hợp, phân tích, báo cáo Kỳ thi Bài thi hoàn thành Báo cáo sau khố học/Thi Tổng hợp, phân tích, báo cáo Chương trình thi Báo cáo Chương trình thi Danh sách điểm this sinh/cán ghi nhận Các thông tin cập nhật xử lý kịp thời, không muộn ngày làm việc sau khố học kết thúc Báo cáo Chương trình thi ký xem xét Báo cáo Chương trình thi ký xem xét 29/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- Quá trình quản lý Nhà cung ứng 3.1 Lưu đồ 30/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 3.2 Mô tả: Bước Người thực Tên bước Cán NS phụ Gửi thư mời tham gia trách đào tạo Đơn giảng dạyđào tạo vị hình thức Nhà cung ứng bên ngoài/nội Báo giá/hồ sơ lực Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị Tập hợp/cập nhật danh sách Nhà cung ứng, giảng viên bên giảng viên nội 4.1 4.2 Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị/Trưởng phòng đào tạo Miêu tả công việc Xuất phát từ: - Nhu cầu đào tạo Nhân viên/CBQL trực tiếp - Yêu cầu đơn vị đào tạo - Khả Nhà cung ứng hợp tác bên gửi thư mời tham gia đào tạo đến Nhà cung ứng//Giảng viên bên nội - Các bên trao đổi thông tin cần thiết nhằm thiết lập mối quan hệ liên quan tới tiến trình đào tạo/tư vấn/dịch vụ - Hồ sơ thông tin đầy đủ Nhà cung ứng nhằm tạo điều kiện thuận lợi xem xét cân nhắc dịch vụ Tập hợp/cập nhật danh sách Nhà cung ứng, giảng viên bên giảng viên nội theo mẫu với tiêu chí chung 5+6 Danh sách Nhà cung ứng (tham chiếu) Danh sách Nhà cung ứng : bên nội Đánh giá Nhà cung ứng bên nội Đánh giá Nhà cung ứng Nhà cung ứng không đạt yêu cầu Đưa vào danh sách loại Nhà cung ứng bên ngoài, giảng viên nội không đạt yêu cầu Danh sách loại Nhà cung ứng đạt yêu cầu - Trình bày, giới thiệu đào tạo thử - Cán NS Phụ trách đào tạo đánh giá giảng viên Nhà cung ứng bên Tham gia khâu liên quan viết tài liệu đào tạo Nhà cung ứng bên tổ chức trình bày giới thiệu tổ chức, lực đào tạo Giảng viên nội tham gia đào tạo thử (nếu cần thiết) Kết Thư mời tham gia giảng dạy/ đào tạo hình thức Hồ sơ lực nhà cung ứng Đánh giá Nhà cung ứng bên : - Hồ sơ lực - Báo giá - Tài liệu đào tạo (nếu có) - CV giảng viên (nếu có, mời trực tiếp giảng viên) - Tham chiếu lịch sử, nội bộ, tham chiếu khác Đánh giá Giảng viên nội cứ: - CV giảng viên - Tài liệu đào tạo - Tham chiếu lịch sử, tham chiếu khác Nhà cung ứng bên ngoài/nội Tài liệu, mẫu biểu liên quan Danh sách cập nhật định kỳ hàng năm Danh sách Nhà cung ứng đánh giá, phê duyệt Đánh giá Nhà cung ứng phê duyệt Đánh giá Nhà cung ứng phê duyệt Đánh giá đạt tiêu chí u cầu 31/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- Đánh giá lại Nhà cung ứng Đánh giá lại Nhà cung ứng bên ngoài: - Nếu không đồng ý, loại - Nếu đồng ý, thoả thuận, đàm phán ký Hợp đồng dịch vụ đào tạo/tư vấn đào tạo Đánh giá giảng viên nội bộ: - Năng lực tốt, mời đào tạo - Năng lực chưa đáp ứng, xem xét cử đào tạo nâng cao nghiệp vụ, loại - Sau đào tạo nâng cao, đáp ứng mời đào tạo, khơng loại Đánh giá khoá học thử/Đánh giá Nhà cung ứng Báo cáo tổng kết sau khoá học Hồ sơ lưu khố đào tạo, tài liệu đào tạo hình thức Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị 7.1 Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị/Nhân viên tham gia đào tạo Đánh giá lại sau khoá học Đánh giá lại Nhà cung ứng dựa kết sau khoá đào tạo Đánh giá khoá học/Báo cáo tổng hợp khoá học Lưu hồ sơ đào tạo liên quan 7.2 Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị Cập nhật danh sách Nhà cung ứng - Định kỳ hàng năm, cán phụ trách đào tạo đơn vị cập nhật danh sách tổ chức cung cấp đào tạo Cán NS phụ trách đào tạo Đơn vị Lưu tài liệu đào tạo liên quan Lưu tài liệu đào tạo liên quan theo khoá học để tham chiếu cho kế hoạch đào tạo/thực tương tự - Danh sách nhà cung ứng có hiệu lực Hợp tác/thảo thuận với nhà cung ứng Tổng kết/báo cáo/Đánh giá khoá học đạt tiêu chí yêu cầu Danh sách nhà cung ứng phê duyệt thơng báo tới cá nhân có liên quan Hồ sơ tài liệu Nhà cung ứng V Hồ sơ Kế hoạch đào tạo Công ty năm Mức độ quan trọng Cao Kế hoạch đào tạo đơn vị năm Cao Đề nghị đào tạo đột xuất năm Cao năm Cao Đến CBNV việc Cao STT Tên hồ sơ Hồ sơ đào tạo theo hình thức: Báo cáo + Danh sách học viên Chứng CBNV Ghi nhận tham dự Cán bộ, Thời hạn lưu giữ (năm) 32/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n Tên hồ sơ STT QT-ABC-AHR- Thời hạn lưu giữ (năm) Mức độ quan trọng năm Khá nhân viên Hồ sơ Nhà cung ứng Người duyệt Người kiểm tra Người lập 33/33 ... cầu đào tạo, khả nhà cung ứng đào tạo, tiến hành xác định: - Mục tiêu đào tạo - Phương pháp đào tạo - Nội dung đào tạo - Thời lượng đào tạo - Điều kiện tham gia đào tạo - Nhà cung ứng đào tạo. .. Quá trình đào tạo theo hình thức đào tạo/ thi lấy chứng nước 2.2.1 Lưu đồ: 18/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n QT-ABC-AHR- 2.2.2 Mô tả Bước Người thực Cán Nhân phụ trách đào tạo Cán bộ, nhân. .. Đơn xin học Quy trình Lập kế hoạch đào tạo Quy trình đào tạo theo hình thức tổ chức lớp, hội thảo 19/33 Quy trình đào tạo cán bộ, nhân viên n Trưởng phận 4.1 Cán Nhân phụ trách đào tạo QT-ABC-AHR-