khía lược về kiểm soát

CHƯƠNG KHÁI LƯỢC VỀ KIỂM SOÁT NỘI DUNG • Vấn đề chung kiểm soát • Phân loại kiểm soát • Hệ thống kiểm soát • Cơ chế kiểm soát • Chức kiểm soát • Nội dung kiểm soát KD KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT • Kiểm soát hoạt động đánh giá chỉnh sửa lệch lạc từ tiêu chuẩn • Kiểm soát trình nhà quản trị giám sát điều tiết tính hiệu hiệu lực tổ chức thành viên việc thực hoạt động nhằm đạt mục tiêu tổ chức KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT • Trong quản trị kinh doanh, kiểm soát hiểu việc đo lường điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp phận doanh nghiệp để tin mục tiêu giải pháp nhằm đạt mục tiêu đề hoàn thành → Kiểm soát: - Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát − Đánh giá thực tế cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn − Điều chỉnh sai lệch (nếu có) KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT • Có thể thấy số điểm bật – Kiểm soát chuỗi hoạt động kiểm soát tồn phận doanh nghiệp – Kiểm soát không đơn sách, thủ tục, biểu mẫu… – Kiểm soát cung cấp đảm bảo hợp lý KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT • Hoạt động kiểm soát doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu  Cung cấp thông tin đáng tin cậy  Bảo vệ tài sản sổ sách  Tăng tính hiệu hoạt động điều hành  Đẩy mạnh khuyến khích việc thực chế độ, qui định đề • Để doanh nghiệp hướng cần:  Kiểm soát dài hạn ngắn hạn,  Kiểm soát trình hình thành mục tiêu kiểm soát hướng hoạt động theo mục tiêu  Kiểm soát hoạt động kinh doanh kiểm soát hoạt động quản trị kinh doanh LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN • Ở Anh khái niệm kiểm soát sử dụng lĩnh vực quản lí nhà nước từ kỉ 15 • Ở Mỹ năm 1778 xuất nhân viên kiểm soát cân đối ngân sách nhiệm vụ Nhà nước • Năm 1863 xuất lĩnh vực quản lí nhà nước nhân viên kiểm soát đạo kiểm soát ngân hàng • Năm 1880 công ty Đường sắt Mỹ doanh nghiệp hình thành phận kiểm tra • Doanh nghiệp công nghiệp có nhân viên kiểm soát công ty General Eletric LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN • Đến năm 1929, thuật ngữ Kiểm soát đề cập thức công bố Cục dự trữ liên bang Mỹ • kiểm soát có nguồn gốc từ lĩnh vực kế toán tài chức kiểm tra, kiểm soát tài → kiểm soát hiểu với nhiều góc độ khác • Những năm 60 Mỹ xuất kiểm soát khu vực nhà nước, đến năm 1974 có tới 90% doanh nghiệp lớn Mỹ thực kiểm soát • Liên hệ với Việt Nam CƠ SỞ CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT • Nhu cầu kiểm soát đối tượng có liên quan • Điều kiện đủ phát triển công cụ kiểm soát kiểm soát tình hình tài → kiểm soát trước hết kiểm soát hoạt động kinh doanh → phát triển công cụ để kiểm soát xem kinh doanh diễn nào? → hoạt động quản trị phải tốt • Công cụ kiểm soát chủ yếu kiểm soát thực trạng kiểm soát ngắn hạn → công cụ kiểm soát dài hạn phát triển GIAN LẬN • Gian lận việc thực hành vi không hợp pháp nhằm lường gạt, dối trá để thu lợi ích Biểu hiện: − Chiếm đoạt − Lừa đảo − Ăn cắp • Gian lận DN nhận thấy hội tụ đủ yếu tố: − Một cá nhân (hay tổ chức) cố ý trình bày sai yếu tố hay kiện quan trọng − Việc trình bày sai làm người bị hại (DN) tin vào điều THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT  Quy định dấu hiệu phê duyệt  Quy định cấp ủy quyền Thủ tục định dạng trước • hành động mô tả trước “cái phải hình thành” tương lai • thủ tục định dạng trước bao gồm thiết chế qui định tính pháp lý định mức, chiến lược, kế hoạch,… liên quan đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp • thủ tục kiểm soát hữu hiệu doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý → có sai sót THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Báo cáo bất thường • Báo cáo kịp thời • Cụ thể hoá bất thường, bất hợp lý hay đáng lưu ý • Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý trường hợp bất thường • Người xem xét báo cáo phải tương đối độc lập Thủ tục bảo vệ tài sản • nhằm giảm thiểu tài sản bị: mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng bị phá hoại • thủ tục liên quan đến:  Hạn chế tiếp cận tài sản: hệ thống kho bãi, password máy tính, … THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT  Bảo vệ, thủ tục vào doanh nghiệp  Sử dụng thiết bị quan sát: camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security  Kiểm kê tài sản  Bảo quản tài sản tiêu chuẩn,… Thủ tục sử dụng tiêu • thiết chế qui định tiêu sử dụng trình kiểm soát hoạt động cụ thể • cần đảm bảo yêu cầu thiết lập:  Chỉ tiêu phải có tính khả thi  Hệ thống tiêu phải quán tính toán định kỳ THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT  Chỉ rõ người chịu trách nhiệm không đạt tiêu  Đảm bảo tính độc lập người theo dõi tiêu  Định kỳ theo dõi, so sánh, tìm sai lệch nguyên nhân để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời Thủ tục bất kiêm nhiệm • nhằm đảm bảo chống gian lận phát sinh hoạt động kiểm soát nói riêng toàn hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung • phải có thiết chế qui định tách biệt hoạt động: phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ ), ghi nhận (kế toán…) THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Thủ tục đối chiếu • thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa phát gian lận hay sai sót thực ghi nhận nghiệp vụ • góp phần tăng tinh thần trách nhiệm nhân viên, mang tính kiểm tra chéo • Khi thiết lập qui định đối chiếu cần lưu ý yêu cầu sau:  Đối chiếu kịp thời  Cần điều tra rõ có khác biệt  Phải có người theo dõi việc đối chiếu  Tránh đối chiếu thông tin từ chung nguồn THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Thủ tục kiểm tra theo dõi • chế “kiểm soát kiểm soát” • cần qui định rõ tự kiểm tra theo dõi, kiểm tra theo dõi đối tượng khác THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT • Nguyên tắc sử dụng thủ tục kiểm soát: – Sử dụng chế kiểm soát thích hợp – Xem xét tính hiệu chế sử dụng (so sánh lợi ích & chi phí) – Có thể sử dụng chế hay phối hợp số chế để kiểm soát rủi ro – Vừa dùng chế kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro, vừa dùng chế kiểm soát để phát rủi ro Thảo luận CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT Chức phối hợp • Chức phối hợp chứa đựng việc xác định phản ứng quản trị hệ thống quản trị phận hệ thống • Kiểm soát ý thực chức phối hợp nhằm làm rõ vấn đề sau:  Liệu báo cáo từ hệ thống quản trị phận có thật?  Liệu nhà quản trị phi tập trung có thúc đẩy đầy đủ việc thu thập thông tin sử dụng để đạt mục tiêu doanh nghiệp? CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT • Phối hợp hệ thống quản trị phận:  Kiểm soát có nhiệm vụ phát triển hệ thống kế hoạch phù hợp  Nhà quản trị lên kế hoạch hoạt động cần thực để đạt mục tiêu • Phối hợp phận hệ thống:  kết hợp phận khác có mối quan hệ với  Nhiệm vụ phối hợp chủ yếu nằm việc xác định hệ thống kế hoạch hóa kiểm tra: Lập kế hoạch kiểm tra vừa điều kiện cần vừa công cụ phối hợp; Kiểm soát phải mô tả thực thống xây dựng kế hoạch kiểm tra CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT Chức dịch vụ • nhằm trợ giúp việc chuẩn bị phương pháp sử dụng thông tin cần thiết để định • kiểm soát phải hoàn thành nhiệm vụ sau: – Chuẩn bị mô hình thích hợp thông tin cần thiết cho việc định – Thiết lập phát triển hệ thống thông tin cho việc thực phối hợp trợ giúp việc định • Trợ giúp nhà quản trị định • Cung cấp thông tin • Yêu cầu hệ thống thông tin: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT – phải gắn kết liệu chế biến công nghệ tin học – Chứa đầy đủ thông tin cần thiết – Không bị tác động mạnh tính phân chia tự nhiên không đối xứng thông tin phận có thẩm quyền định • Cung cấp thông tin cần phải phân biệt khác thông tin chiến lược thông tin chiến thuật  Thông tin chiến lược thông tin dự báo sớm thay đổi có ý nghĩa chiến lược;  Thông tin chiến thuật thông tin quan trọng lĩnh vực tính toán có ý nghĩa chiến thuật KIỂM SOÁT TRONG KINH DOANH Kiểm soát đầu vào • việc kiểm tra, điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt mối quan hệ tối ưu đầu vào đầu • Khi đầu vào đầu có mối quan hệ nhân trực tiếp  Bộ phận sản xuất nguyên vật liệu đầu vào: kiểm soát tập trung vào việc sản xuất có theo thời gian cần thiết, với khối lượng mong muốn, theo tiêu chuẩn chất lượng,… • Trong nhiều trường hợp đầu vào không liên quan trực tiếp đến đầu → dựa phán đoán KIỂM SOÁT TRONG KINH DOANH Kiểm soát trình chế biến • việc đánh giá xem việc triển khai thực có diễn cần phải diễn không kết đạt có phù hợp với mục tiêu đề không • Cung cấp cho nhà quản trị phản hồi nhanh tính hiệu biến đổi đầu vào thành sản phẩm • Phản ứng nhanh nguyên nhân xảy trình chế biến KIỂM SOÁT TRONG KINH DOANH Kiểm soát đầu • việc kiểm tra, điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp phận doanh nghiệp nhằm thực mục tiêu đề • Để kiểm soát đầu hiệu cần phải kiểm soát:  Mục tiêu phận  Mục tiêu cá nhân chức năng: để khuyến khích phát triển lực mà mang lại lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp Các mục tiêu như: Hiệu quả; Chất lượng; Cải tiến; Đáp ứng nhu cầu khách hàng dùng để đánh giá thực chức năng… ... Thiệt hại (nghìn USD) 80 74,7 93 71, 5 15 0 78,6 15 0 17 ,4 250 17 ,9 538 14 ,1 375 2000 7,3 2000 lạm dụng TS Tham ô 12 ,5 530 Gian lận 5 ,1 4250 7,9 báo cáo tài 10 00 10 ,6 GIAN LẬN • Tính hữu hiệu biện... nước từ kỉ 15 • Ở Mỹ năm 17 78 xuất nhân viên kiểm soát cân đối ngân sách nhiệm vụ Nhà nước • Năm 18 63 xuất lĩnh vực quản lí nhà nước nhân viên kiểm soát đạo kiểm soát ngân hàng • Năm 18 80 công... kiểm soát hiểu với nhiều góc độ khác • Những năm 60 Mỹ xuất kiểm soát khu vực nhà nước, đến năm 19 74 có tới 90% doanh nghiệp lớn Mỹ thực kiểm soát • Liên hệ với Việt Nam CƠ SỞ CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM