Mô hình tổ chức

1 Mơ hình tổ chức: 1.1 Khái niệm mục tiêu chức tổ chức: Theo từ điển tiếng Việt Viện ngơn ngữ tổ chức có nghĩa sau đây: + Làm cho thành chỉnh thể, có cấu tạo, cấu trúc chức định + Làm cần thiết đế tiến hành hoạt động nhằm có hiệu lớn + Làm công tác tổ chức cán Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa ‘hài hịa’, từ tổ chức nói lên quan điểm tổng quát “đó đem lại chất thích nghi với sống” Theo Chester I Barnard tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weihrich cơng tác tổ chức “việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu doanh nghiệp” Có thể dẫn nhiều quan niệm tác giả khác điều quan trọng vấn đề cần xem xét chất chức tổ chức từ góc độ khoa học quản trị Tổng hợp từ khái niệm khác chức tổ chức, hiểu chất chức tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức hiệu nhằm đảm bảo cho hoạt động quản trị đạt mục tiêu hay nói cách khác trình xếp nguồn nhân lực nguồn nhân lực khác hoạt động để đạt mục tiêu chung Chức tổ chức chức trình quản trị giữ vai trị trung tâm q trình quản trị, bao gồm công việc lien quan đến xác định phân chia cơng việc phải làm, người nhóm người làm việc gì, chịu trách nhiệm kết nào, công việc phối hợp với nào, báo cáo cho định làm cấp hay phận Mục tiêu công tác tổ chức Mục tiêu công tác tổ chức gì? Có thể nói mục tiêu tổng qt công tác tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức vận hành cách hiệu nhằm đạt mục tiêu mà tổ chức xác định Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa hình thành nên cấu quản trị cho phép phối hợp hoạt động nỗ lực phận cấp tốt Những mục tiêu cụ thể công việc tổ chức mà tổ chức thường hay nhắm tới là: (1) Xây dựng máy quản trị gọn nhẹ có hiệu lực; (2) Xây dựng nếp văn hóa tổ chức lành mạnh; (3) Tổ chức công việc khoa học; (4) Phát hiện, uốn nắn điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức; (5) Phát huy mạnh nguồn tài nguyên vốn có; (6) Tạo lực cho tổ chức thích ứng với hồn cảnh thuận lợi khó khăn bên bên ngồi đơn vị Cũng loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêu cầu loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu mục tiêu tổ chức phải tuân thủ qui luật khách quan đặc thù cơng tác tổ chức Ví dụ qui luật tầm hạn quản trị, qui luật cấu trúc tổ chức, qui luật phân chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức v.v 1.1.1 Cấu trúc tổ chức loại cấu trúc tổ chức: Cấu trúc tổ chức: 1.1.1.1 Cấu trúc tổ chức hệ thống nhiệm vụ, dịng cơng việc, mối quan hệ báo cáo, kênh truyền thông tạo nhằm liên kết cơng việc nhóm cá nhân đa dạng tổ chức Bất kì cấu trúc tổ chức phải thực hai việc: Phân bổ nhiệm vụ thơng qua chun mơn hóa lao động • Cung cấp phối hợp để tạo kết hoạt động cao 1.1.1.2 • Các loại cấu trúc tổ chức: 1.1.1.2.1 Các cấu trúc tổ chức thức (Formal structure): Cơ cấu thức gắn liền với cấu vai trị nhiệm vụ hướng đích doanh nghiệp tổ chức cách thức Khi nói tổ chức “chính thức”, hồn tồn chẳng có điều cứng nhắc hay q hạn chế cách diễn đạt Nếu có người quản lý có ý định tổ chức thật tốt, cấu phải tạo mơi trường việc thực cá nhân, tương lai, phải có đóng góp có hiệu vào mục tiêu tập thể Chứ họ giành phần nhỏ trí óc sức lực cho doanh nghiệp, phần lớn để làm thêm cho doanh nghiệp khác 1.1.1.2.2 Các cấu trúc tổ chức khơng thức: Cơ cấu khơng thức: Là tồn tiếp xúc cá nhân, tác động qua lại cá nhân tác động theo nhóm cán bộ, cơng nhân ngồi phạm vi cấu phê chuẩn doanh nghiệp Cơ cấu không thức có vai trị to lớn thực tiễn quản trị Nó khơng định hình hay thay đổi, ln ln tồn song song với cấu thức, có tác động định đơi đáng kể đến hoạt động doanh nghiệp vì: • Cá nhân chủ doanh nghiệp có nhiều mối quan hệ Họ không người thực nghiêm túc, cần mẫn nghĩa vụ quy chế tổ chức, tiêu chuẩn nghiệp vụ, theo chức danh quy định, mà họ cịn cảm thấy nhu cầu khơng liên quan đến công vụ lại liên quan, ảnh hưởng đến thái độ cá nhân, người từ phía người đồng nghiệp, người cấp • Việc thực tiêu chuẩn nghiệp vụ theo chức danh quy định, việc hoàn thành thường gặp khó khăn tuân theo thủ tục thể lệ quy định thức Bởi vì, cấu khơng thức khơng phải lúc cho biết thơng tin cần thiết, đặc biệt xuất điều kiện, tình mà chưa thể tính trước thể cách chi tiết thủ tục quy định Trong trường hợp vậy, cần có hỗ trợ tiếp xúc cá nhân, làm quen với cán quan quản lý vĩ mô cán quản trị doanh nghiệp khác Thông qua đó, cấu khơng thức bổ sung cho cấu thức, góp phần làm cụ thể hố thêm mệnh lệnh cịn q chung chung • Sự tồn khách quan cấu khơng thức dấu hiệu chỗ yếu trình độ chưa hồn thiện cấu thức • Cơ cấu khơng thức yếu tố đòi hỏi người lãnh đạo doanh nghiệp phải có nghệ thuật quản lý đặc biệt Người lãnh đạo cịn phải thường xun nghiên cứu cấu thức, thúc đẩy phát triển xu hướng hỗ trợ để đạt mục đích doanh nghiệp Cơ cấu khơng thức ngày mở rộng quan hệ cá nhân doanh nghiệp với cá nhân đơn vị khách thể quản trị (cấp trên, đối thủ cạnh tranh, khách hàng v.v…) để giúp cho doanh nghiệp nắm thông tin cần thiết cách nhanh chóng hiệu nhất, giúp cho doanh nghiệp có đối sách kịp thời hiệu Các loại cấu trúc tổ chức truyền thống: 1.2 1.2.1 Cấu trúc chức năng: Cơ cấu chức lần áp dụng với chế độ đốc công, sau phạm vi ứng dụng mở rộng phù hợp với khối lượng công tác quản trị ngày lớn Những nhiệm vụ quản trị phân chia cho đơn vị riêng biệt theo chức quản trị hình thành nên người lãnh đạo chun mơn hố đảm nhận thực chức định Mối liên hệ nhân viên tổ chức phức tạp Những người thừa hành nhiệm vụ cấp nhận mệnh lệnh từ người lãnh đạo doanh nghiệp mà từ người lãnh đạo chức khác Sơ đồ cấu trúc quản trị chức với ưu nhược điểm Cơ cấu tổ chức chức thường sử dụng doanh nghiệp bắt đầu phát triển qui mơ, địi hỏi tính chun mơn hóa Thuy nhiên mơ hình ngày sử dụng có nhiều nhược điểm 1.2.2 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến: Là mơ hình tổ chức quản trị người cấp nhận điều hành chịu trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp Cơ cấu xây dựng nguyên lý sau: • Mỗi cấp có thủ trưởng cấp trực tiếp • Quan hệ cấu tổ chức thiết lập chủ yếu theo chiều dọc • Cơng việc quản trị tiến hành theo tuyến Cơ cấu tổ chức trực tuyến với ưu nhược điểm Cơ cấu phù hợp với xí nghiệp có quy mơ nhỏ, sản phẩm không phức tạp sản xuất liên tục 1.2.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng: Đây kiểu cấu hỗn hợp hai loại cấu trực tuyến chức Kiểu cấu có đặc điểm tồn đơn vị chức đơn chun mơn, khơng có quyền đạo đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm kết hoạt động toàn quyền định đơn vị phụ trách Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức với ưu nhược điểm, 1.2.4 Cơ cấu quản trị ma trận: Đây mơ hình nhiều nhà quản trị quan tâm thiết kế máy quản trị tổ chức Cơ cấu có nhiều cách gọi khác nhau, tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm  Cơ cấu ma trận cho phép lúc thực nhiều dự án  Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác  Cơ cấu người lãnh đạo theo tuyến theo chức giúp đỡ người lãnh đạo theo đề án  Trong cấu thành viên phận trực tuyến với phận chức gắn liền với việc thực đề án khu vực định  Sau đề án hoàn thành, thành viên đề án trở vị trí, đơn vị cũ 1.2.5 Cấu trúc phân ngành: Cấu trúc tập hợp người làm việc để tạo loại sản phẩm hay q trình, người phục vụ nhóm khách hang tương đồng, phân bố khu vực làm việc hay vùng địa lý Cấu trúc phân ngành thường áp dụng tổ chức phức tạp có nhiều hoạt động đa dạng sản xuất nhiều loại sản phẩm, hoạt động tro ng nhiều vùng lãnh thổ, có nhiều phân khúc khách hàng sử dụng nhiều q trình cơng nghệ khác Việc thực cấu trúc hướng đến việc khắc phục bất lợi tình trạng nghẽn chức cấu trúc theo chức Cấu trúc phân ngành bao gồm loại như: cấu tgrucs sản phẩm, cấu trúc địa lý, cấu trúc theo khách hàng cấu trúc theo quy trình 1.2.5.1 Cấu trúc phân ngành theo sản phẩm: Là cách thức tổ chức xí nghiệp sản xuất kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập nên đơn vị chuyên doanh theo loại sản phẩm Cách thức áp dụng sản phẩm có qui trình cơng nghệ sản xuất chiến lược tiếp thị khác Ví dụ, cơng ty xe Mỹ thường thành lập nhà máy theo loại xe Cấu trúc phân ngành theo sản phẩm Ưu điểm: • Phát triển tốt sản phẩm, có tầm nhìn tổng quát thị trường dãy sản phẩm định • Có khả tập trung nguồn lực (vốn, kĩ thuật) dể cạnh tranh, dễ tạo tính cạnh tranh chi phí • Dễ xác định ưu cạnh tranh, Nhược điểm: • Địi hỏi trình độ quản lý khác dãy sản phẩm, chí phí quản lý cao Đồng thời việc tạo phát triển nhân tổ chức hạn chế • Dễ dẫn tới cục phận, quan tâm đến phát triển toàn diện tổ chức Khả hợp tác phận 1.2.5.2 Cơ cấu tổ chức theo vùng địa lý: Là cách thức áp dụng xí nghiệp hoạt động địa bàn rộng thường kinh doanh sản phẩm giống Cách thức áp dụng việc thành lập phận hành chánh nghiệp theo lãnh thổ, ví dụ Phịng Thương nghiệp Quận, Huyện Nhà quản trị chọn cách thức đặc điểm địa phương quan trọng đầu vào sản xuất, tiêu thụ sản phẩm Cơ cấu tổ chức theo vùng địa lý với ưu nhược điểm 1.2.5.3 Cấu trúc phân ngành theo khách hàng: Phản ánh quan tâm xí nghiệp việc thỏa mãn yêu cầu khác biệt loại khách hàng Cách thức tổ chức áp dụng rộng rãi sở kinh doanh, ngày áp dụng nhiều sở hành chánh nghiệp Cấu trúc phân ngành theo khách hàng với ưu nhược điểm 1.2.5.4 Cấu trúc phân ngành theo quy trình: Một cấu trúc phân ngành theo quy trình tập hợp công việc hoạt động vốn thành phần quy trình thực hoạt động vào phận Cấu trúc phân ngành theo quy trình Ưu điểm: • Linh hoạt đáp ứng thay đổi mơi trường • Cải thiện phối hợp phận chức • Trách nhiệm rõ rang phân phối sản phẩm hay dịch vụ • Nguồn lực tập trung vào khách hàng, sản phẩm khu vực cụ thể • Dễ dàng nhiều việc thay đổi quy mô bổ sung hay giảm bớt phận Nhược điểm: 1.3 • Làm giảm hiệu kinh tế theo quy mô giá tăng phí tổn thơng qua việc phân bố nguồn lực trùng lắp phận chuyên mơn hóa • Tạo cạnh tranh khơng lành mạnh Cấu trúc tổ chức theo hàng ngang: Mục tiêu cấu trúc hàng ngang hướng đến việc cải thiện truyền thông, hợp tác linh hoạt cách giảm bớt thang bậc, tăng trao quyền, huy động tài người tốt 1.3.1 Cấu trúc đội/nhóm: Ưu điểm: Làm gia tăng tinh thần làm việc, tăng nhiệt tình cơng việc, gia tăng tốc độ chất lượng định nhiều tình Nhược điểm: xung đột long trung thành người với nhiệm vụ đội nhiệm vụ chức năng, vấn đề quản trị thời gian q trình tập hợp nhóm, phụ thuộc vào quan hệ cá nhân, động lực nhóm việc quản trị nhóm/đội 1.3.2 Cấu trúc mạng lưới: Ưu điểm: • Sự tinh gọn thông suốt, giúp tổ chức trì lợi cạnh tranh dựa vào chi phí thấp việc giảm chi phí quản lý chung tăng hiệu suất hoạt động • Cho phép sử dụng chiến lược đặt hàng been ký hợp đồng thực số chức cụ thể bên ngồi Nhược điểm: • Địi hỏi trách nhiệm quản lý • Việc kiểm sốt phối hợp mạng lưới hoạt động liên kết phức tạp • Tồn hệ thống bị ảnh hưởng phần mạng lưới bị phá vỡ hay khơng thể cung ứng Có khả kiểm soát hoạt động thuê gặp phải thiếu trung ... công tác tổ chức Mục tiêu cơng tác tổ chức gì? Có thể nói mục tiêu tổng quát công tác tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức vận hành cách hiệu nhằm đạt mục tiêu mà tổ chức xác định Cấu trúc tổ chức phù... công tác tổ chức Ví dụ qui luật tầm hạn quản trị, qui luật cấu trúc tổ chức, qui luật phân chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức v.v 1.1.1 Cấu trúc tổ chức loại cấu trúc tổ chức: ... văn hóa tổ chức lành mạnh; (3) Tổ chức công việc khoa học; (4) Phát hiện, uốn nắn điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức; (5) Phát huy mạnh nguồn tài nguyên vốn có; (6) Tạo lực cho tổ chức thích