Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí kho hàng

LỜI MỞ ĐẦU Quản lí kho doanh nghiệp việc quan trọng đòi hỏi phận quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, doanh nghiệp mô hình tập trung mà tổ chức mô hình kho phân tán nhiều địa điểm phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế Quản lí thống mô hình kho việc đơn giản sử dụng phương pháp kho truyền thống Phần mềm quản lí vật tư giải pháp tiên tiến Nó hệ thống quản lí đầy đủ thông tin kho, vật tư hàng hoá nhiệm vụ nhập kho, xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư điều chỉnh vật tư sau kiểm kê Để xử lí thông tin cách nhanh chóng, xác có hiệu ngành công nghệ thông tin phát triển tương đối phổ biến giới nói chung Việt Nam nói riêng, cung cấp cho biện pháp cần thiết Đã qua thời tính toán, lưu trữ liệu phương pháp thủ công truyền thốn mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông tin vào nghành với phương thức hoạt động hoàn toàn mẻ, sáng tạo nhanh chóng mà không xác Việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại bước đột phá cho công tác quản lí kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin hàng hoá,vật tư, nguyên vật liệu sản phẩm cách xác kịp thời Từ đó, người quản lí doanh nghiệp đưa kế hoạch định đắn, giảm chi phí tăng khả cạnh tranh, nâng cao kết hoạt động sản xuất kinh doanh Lí chọn đề tài Do nhu cầu đòi hỏi ngày cao xã hội người ngày cao, để đáp ứng yêu cầu khách hàng phải đổi hoàn thiện Hiện xã hội phát triển không ngừng kéo theo lớn mạnh doanh nghiệp, tổ chức, mà việc quản lí cho chặt chẽ nhu cầu cấp thiết doanh nghiệp Lĩnh vực quản lí vật tư doanh nghiệp có nhu cầu lớn số lượng hàng hoá nhập xuất thời điểm lớn đòi hỏi xác, đồng thời thời gian yếu tố quan trọng Thực tế có nhiều doanh nghiệp lớn quản lí hàng hoá phương pháp thủ công bán thủ công Như em nhận thấy có phần mềm quản lí vật tư đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ đòi hỏi của công việc thị trường lớn cho phần mềm quản lí vật tư Mục đích nghiên cứu Khi nghiên cứu đề án nhằm mục đích tổ chức lại số phận doanh nghiệp tổ chức Đồng thời nâng cao hiệu công việc làm cho máy hoạt động tốt hơn.Việc quản lí trở nên tốt không nhiều thời gian việc quản lí theo thể thống CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ VẬT TƯ I NỘI DUNG BÀI TOÁN QUẢN LÍ KHO Quản lí nhập Sau lần hàng phận quản lí kho ghi lại chi tiết hàng xuất vào sổ chi tiết hàng hoá, để tiện theo dõi hàng hoá kho Khi mặt hàng kho hết hết phận quản lí kho tiến hành báo cho ban quản lí Ban quản lí lệnh cho phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp tiến hành mua hàng Khi hàng mua kho, phận kho nhận phiếu giao hàng kiểm tra số lượng chất lưọng hàng có với yêu cầu mua hàng không Sau kiểm tra xong số lượng chất lượng hàng đảm bảo phận quản lí kho lập phiếu nhập kho Những hàng hoá không đáp ứng yêu cầu chất lượng số lượng phận quản lí kho giao cho phận mua hàng trả lại nhà cung cấp với biên kiểm nghiệm hàng hoá Một số hàng hoá xuất bán cho khách hàng lí không đáp ứng yêu cầu khách hàng đưa nhập kho chờ xử lí Việc theo dõi hàng nhập kho diễn liên tục thông tin hàng kho phận kho theo dõi theo ngày, tháng, quý chí tuần Quản lí xuất Bộ phận bán hàng nhận yêu cầu mua hàng khách hàng Khách đay mua lẻ mua buôn Bộ phận bán hàng có chức nhận yêu cầu gửi đến phận kho Bộ phận kho kiểm tra lượng hàng kho, sau gửi thông báo số lượng hàng cho phậnbán hàng Nếu đủ đáp ứng yêu cầu khách hàng phận bán hàng viết hoá đơn bán hàng giao cho khách hàng hoá đơn bán hàng Khách hàng nhận gửi lại cho phận quản lí Bộ phận uản lí kho tiến hành kiểm tra kiểm tra lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho gửi cho khách hàng phiếu giữ lại lưu vào kho phiếu xuất Khi xuất hàng thông tin hàng xuất lưu vào sổ chi tiết hàng hoá để tiện đối chiếu kiểm tra 3.Quản lí tồn Việc quản lí hàng tồn diễn trình nhập xuất hàng Hàng hoá thực qua máy tính phát sinh nhập hay xuất hàng II TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ VẬT TƯ 1.Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin ứng dụng đầy đủ toàn diện thành tựu công nghệ, tin học vào tổ chức Xây dựng thành công hệ thống thông tin thực đơn có sẵn Trước hết cần phải biết vận dụng hiểu biết tổ chức, sau phải vận dụng hiểu biết công nghệ thômh tin, trình hình thành phát triển hệ thống thông tin để dự kiến hệ thống thông tin thích hợp cho Có nhiều khái niệm khác hệ thống thông tin nhiên theo cách hiểu nhà tin học hệ thống thông tin thể người, thủ tục liệu thiết bị tin học không tin học Đầu vào (Input) HTTT lấy từ nguồn (Sources) xử lí hệ thống sử dụng với liệu lưu trữ từ trước…Kết xử lí (Output) chuyển đến đích (Destination) cập nhật vào kho lưu trữ liệu (Storage) Phân loại hệ thống thông tn tổ chức Có hai cách phân loại HTTT tổ chức hay dùng Một cách lấy mục đích phục vụ thông tin đầu để phân loại cách lấy nghiệp vụ mà phục vụ làm sở để phân loại 2.1.Phân loại theo mục đích phục vụ thông tin đầu HTTT xử lí giao dịch TPS(Transaction Processing System): HTTT nghiệp vụ, phục vụ cho hoạt động tổ chức mức vận hành Nó thực việc ghi nhận gaio dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ tổ chức HTTT quản lí MIS (Management Information System) HTTT quản lí trợ giúp cho hoạt động quản lí tố chức lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp làm báo cáo, làm định quản lí sở qui trinh thủ tục cho trước HTTT trợ giúp định DSS (Decision Support System) Hệ thống hệ máy tính sử dụng mức quản lí tổ chức Nó có nhiệm vụ tổng hợp liệu tiến hành phân tích mô hình để trợ giúp định cho nhà quản lí Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Hệ thống chuyên gia hệ thống trợ giúp định mức độ chuyên sâu Ngoài kiến thức, kinh nghiệm chuyên gia luật suy diễn trang bị thiết bị cảm nhận để thu thông tin từ nguồn khác nhau.Hệ thống xử lí dựa vào quy luật suy diễn để đưa định hữu ích thiết thực HTTT tăng cường khả cạnh tranh ISCA (Infofmation System for Competitive Advantage) HTTT loại sử dụng trợ giúp chiến lược HTTT tăng cường khả cạnh tranh thiết lập cho người sử dụng người tổ chức, khách hàng, người cung cấp tổ chức khác nghành công nghiệp…(trong bốn loại hệ thống người sử dụng chủ yếu phận tổ chức) Hệ thống công cụ đắc lực thực ý đồ chiến lược (vì gọi HTTT chiến lược) 2.2 Phân loại HTTT tổ chức doanh nghiệp Các thông tin quản lí phân chia theo cấp quản lí cấp quản lí chúng lại phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Theo cách phân chia có loại HTTT là: HTTT chiến lược, HTTT chiến thuật HTTT tác nghiệp HTTT quản trị quan hệ khách hàng hệ thống kinh doanh sản xuất Hệ thống cung cấp thông tin đầu có tính tin học hoá cao Đó báo cáo khách hàng dự án thực Mô hình biểu diễn HTTT Cùng HTTT mô tả khác tuỳ theo quan điểm người mô tả Có ba mô hình đề cập tới để mô tả HTTT là: mô hình logic, mô hình vật lí mô hình vật lí Mô hình lôgic: Mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà thu thập, xử lí phải thực hiện, kho chứa kết liệu để lấy cho xử lí thông tin mà hệ thống sản sinh Mô hình vật lí ngoài: ý tới khía cạnh nhìn thấy hệ thống vật mang tin mang kết hình thức đầu vào đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống… Mô hình vật lí trong: Liên quan tới khía cạnh vật lí hệ thống, nhiên nhìn cảu ngưồi sử dụng mà nhân viên kĩ thuật.H III QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHO HTTT QUẢN LÍ Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích xác dự án phát triển hệ thống thông tin có sản phẩm đáp ứng nhu cầu người sử dụng mà hoà hợp vào hạot động tổ chức, xác mặt kĩ thuật, tuân thủ giới hạn tài thời gain định trước Một hệ thống thông tin đối tượng phức tạp, vận động môi trường phức tạp Có ba nguyên tắc sở chung để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc là: 1.1 Nguyên tắc sử dụng mô hình Một hệ thống thông tin bao gồm ba mô hình: mô hình lôgic, mô hình vật lí mô hình vật lí Bằng cách mô tả đối tượng thấy ba mô hình quan tâm từ mức độ khác 1.2.Nguyên tắc chuyển từ chung sang riêng Nguyên tắc từ chung đến riêng nguyên tắc đơn giản hoá Để hiểu tốt hệ thống trước hết phải hiểu mặt chung trước xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc hiển nhiên 1.3 Nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lí sang mô hình logic phân tích từ mô hình logic sang mô hình vật lí thiết kế Phân tích thu thập liệu HTTT tồn Nguồn liê người sử dụng, tài liệu quan sát Cả ba nguồn cung cấp chủ yếu mô tả mô hình vật lí hệ thống Các giai đoạn phát triển HTTT Một HTTT dù lớn hay nhỏ xây dựng tuỳ tiện làm mà phải tuân thủ theo giai đoạn định 2.1.Giai đoạn đánh giá yêu cầu Mục đích gai đoạn cung cấp cho lãnh đạo tổ chức người có trách nhiệm liệu đích thực để định thời cơ, tính khả thi hiệu dự án 2.2.Giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn tiến hành sau có đánh giá thuận lợi yêu cầu Mục đích giai đoạn hiểu rõ vấn đề hệ thống nghiên cứu, xác định nguyên tắc đích thực vấn đề đó, xác định nguyên tắc đích thực vấn đề đó, xác định đòi hỏi ràng buộc áp đặt với hệ thống xác định mục tiêu HTTT phải đạt 2.3.Giai đoạn thiết kế lôgic Giai đoạn nhằm xác định tất thành phần logic hệ thống thông tin cho phép loại bỏ đựơc vấn đề hệ thống thực tế đạt mục tiêu thiết lập giai đoạn trước Mô hình logic hệ thống bao hàm thông tin mà hệ thống sản sinh ra(nội dung output), nội dung sở liệu(các tệp quan hệ tệp), xử lí hợp thức hoá phải thực hiện(các xử lí) liệu nhập vào (các Input) Mô hình logic phải người sử dụng xem xét chuẩn y 2.4.Giai đoạn đề xuất phương án giải pháp Mô hình logic hệ thống mô tả mà hệ thống làm Khi mô hình xác định chuẩn y người sử dụng phân tích viên phải xây dựng phương án giải pháp khác để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi phương án khác phác hoạ mô hình vật lí hệ thống chưa phải mô tả chi tiết 2.5.Giai đoạn thiết kế vật lí Sau chọn phương án giải pháp giai đoạn tiến hành Thiết kế vật lí bao gồm hai tài liệu cần có là: tài liệu bao gồm chứa tất đặc trưng hệ thống cần cho việc thực kĩ thuật tài liệu dành cho người sử dụng mô tả phần thủ công giao diện với phần tin học hoá 2.6.Giai đoạn triển khai kĩ thuật hệ thống Kết quan trọng giai đoạn phần tin học hoá HTTT có nghĩa phần mềm Những người chịu trách nhiệm giai đoạn phải cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng thao tác tài liệu mô tả hệ thống 2.7.Giai đoạn cài đặt khai thác Cài đặt khai thác công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống thực việc triển khai kế hoạch cài đặt Để việc chuyển đổi thực với va chạm cần phải có kế hoạch chi tiết tỉ mỉ thiết lập cách cẩn thận 3.Phân tích hệ thống thông tin 3.1 Các phương pháp thu thập thông tin 3.1.1.Phỏng vấn Phỏng vấn hai công cụ thu thập thông tin đắc lực dùng cho hầu hết dự án phát triển HTTT Phỏng vấn cho phép thu thập thông tin xử lí theo cách khác với mô tả tài liệu 3.1.2.Nghiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kỹ tỉ mỉ nhiều khía cạnh tổ chức như: Lịch sử hình thành phát triển tổ chức, tình trạng tài tiêu chuẩn định, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ thành viên, nội dung hình dạng thông tin đầu vào đầu 3.1.3.Sử dụng phiếu điều tra Khi cần phải lấy thông tin với số lượng lớn phạm vi rộng dùng tới phiếu điều tra 3.1.4.Quan sát Việc thực phương pháp quan sát giúp cho thấy tài liệu qua vấn tài liệu để đâu, đưa cho ai…Quan sát có gặp khó khăn bị người quan sát để ý họ không thực qui trình ngày bình thường Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích thiết kế chi tiết”Hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hang” chủ yếu nghiên cứu tài liệu, quan sát vấn 3.2 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin 3.2.1.Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control) Sơ đồ luồng thông tin IFD dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức mô tả di chuyển liệu, việc xử lý, lưu trữ giới vật lý sơ đồ: 10 NuocSX Text xuất Nước sản 20 xuất Bảng DMKhachHang: Danh mục khách hàng Tên cột Kiểu liệu Độ rộng Mô tả MaKH Text 10 Mã khách TenKH DiaChi DienThoai MaNhóm Text Text Text Text 20 hàng Tên khách 50 hàng Địa Số điện thoại Mã nhóm Khoá C NL khách hàng Bảng NhomKhachHang: Nhóm khách hàng Tên cột Kiểu liệu Độ rộng MaNhom Text TenNhom Text 20 Mô tả Mã nhóm Tên nhóm Khoá C Bảng PhieuNhap: Phiếu Nhập Tên cột Kiểu liệu Độ rộng MaPN Text 10 Mô tả Mã phiếu Khoá C Ngày nhập MaNCC 10 nhập Ngày nhập Mã nhà cung cấp Mã kho MaKho Date Text Text 40 Bảng ChiTietPhieuNhap: Chi tiết phiếu nhập Tên cột Kiểu liệu Độ rộng Mô tả MaPN Text 10 Mã phiếu MaHang SLTheoCT SLThuc DonGia Text Number NgayXuat MaNguoiNha n MaKho LyDo MaKH nhập Mã hàng Số lượng 10 Number theo chứng từ Số lượng Number thực nhập Đơn giá PhieuXuat: Phiếu xuất Tên cột Kiểu liệu MaPX Text Date Text Text Text Text Khoá NL Độ rộng 10 Mô tả Mã phiếu xuất Ngày xuất hàng Mã người 50 10 nhận Mã kho Lý xuất Mã khách hàng 41 Khoá C Bảng ChiTietPhieuXuat: Chi tiết phiếu xuất Tên cột MaPX MaHang SLYeuCau SLThuc DonGia Kiểu liệu Text Text Number Độ rộng 10 Mô tả Mã phiếu Khoá NL 10 xuất Mã hàng Số lượng NL Number theo yêu cầu Số lượng Number thực xuất Đơn Giá Bảng ChiTietVatTu: Chi tiết vật tư Tên cột MaHang Kiểu liệu Text Độ rộng 10 Mô tả Mã hàng Khoá NL MaPhieu Text 10 Mã phiếu NL nhập Ngay xuất Ngày phát Number sinh nhập DienGiai Nhập Xuat TonDK xuất Diễn giải Lượng nhập Lượng xuất Tồn đầu kì Number Number Number Number 42 III THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI Sơ đồ liên két Module chương trình 43 QUẢN LÍ KHO Danh mục Nhập – xuất – tồn Cập nhật hàng hoá Quản lý phiếu xuất Báo cáo Cập nhật phiếu xuất Báo cáo danh mục hàng hoá Cập nhật nhà cung cấp Tìm phiếu xuất Cập nhật khách hàng Quản lý phiếu nhập Cập nhật phiếu nhập Cập nhật nước sản xuất Tìm phiếu nhập Cập nhật người nhận hàng Xem nhanh lượng tồn Các form chương trình 44 Báo cáo nhập xuất tồn 45 46 47 48 49 50 51 KẾT LUẬN Với phát triển công nghệ thông tin , tin học ngày áp dụng thực tế mang lại hiệu to lớn Khi áp dụng tin học vào toán quản lý kho giảm nhẹ nhiều công việc tính toán cho kế toán viên Đảm bảo thông tin kịp thời, xác doanh nghiệp chủ động việc mua bán hàng hoá Bài toán quản lý kho toán không mẻ, thị trường có nhiều công ty xây dựng nghiên cứu, đáp ứng yêu cầu quản lý khác Sự lựa chọn đề tài làm đè án chuyên nghành không mong muốn góp phần nhỏ toán quản lý kho Chương trình quản lý kho đạt số yêu cầu đề tạo báo cáo theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm, theo dõi đựoc trình xuất nhập tồn Bài toán đáp yêu cầu xuất Microft Exel đơn giản Do trình độ kinh nghiệm thực tế trình độ hạn chế nên chương trình chưa thật hoàn chỉnh cần phải có thời gian để chương trình hoàn thiện Em mong bảo hướng dẫn thầy, em xin chân thành cảm ơn thầy 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.TS.Trương Văn Tú, TS.Trần Thị Song Minh (2000), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Bộ văn hoá thông tin 2.THS.Trần Công Uẩn (2005), Giáo trình sở liệu, NXB Thống kê 3.PGS.TS.Hàn Viết Thuận (2005), Giáo trình cấu trúc liệu giải thuạt, NXB Thống kê Nguyễn Văn Vy, Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin đại, NXB Thông kê 53 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ VẬT TƯ I NỘI DUNG BÀI TOÁN QUẢN LÍ KHO Quản lí nhập .3 Quản lí xuất .3 3.Quản lí tồn II TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ VẬT TƯ 1.Hệ thống thông tin Phân loại hệ thống thông tn tổ chức .5 Mô hình biểu diễn HTTT III QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHO HTTT QUẢN LÍ Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Các giai đoạn phát triển HTTT .8 3.Phân tích hệ thống thông tin 4.Khái quát công cụ sử dụng đề tài 15 CHƯƠNG II 16 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHO HÀNG 16 I.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 16 1.Sơ đồ chức kinh doanh 16 2.Mô tả hoạt động quản lí kho sơ đồ luồng thông tin(IFD) 17 II THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 24 1.Xây dựng mô hình sở liệu hệ thông 24 III THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI 42 Sơ đồ liên két Module chương trình 42 KẾT LUẬN 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 51 54 ... Đó lí chọn ngôn ngữ lập trình để giải toán CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHO HÀNG I.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.Sơ đồ chức kinh doanh 16 Quản lí hàng tồn kho Quản lí. .. triển hệ thống thông tin để dự kiến hệ thống thông tin thích hợp cho Có nhiều khái niệm khác hệ thống thông tin nhiên theo cách hiểu nhà tin học hệ thống thông tin thể người, thủ tục liệu thiết. .. quản lí hàng tồn diễn trình nhập xuất hàng Hàng hoá thực qua máy tính phát sinh nhập hay xuất hàng II TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ VẬT TƯ 1 .Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin ứng