Quan ly ban hang _Báo cáo luận văn tốt nghiệp

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng để thu tiền hay quyền thu tiền. Đó chính là sự vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả. Trong quá trình bán hàng do phải chịu những khoản chi phí phục vụ cho việc bán hàng gọi là chi phí bán hàng. Tiền bán hàng tính theo giá chịu thuế giá trị gia tăng hay gọi là doanh thu bán hàng. Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp phải tính được kết quả kinh doanh trên cơ sở so sánh giữa doanh thu và chi phí của các hoạt động, kết quả kinh doanh để xem doanh nghiệp mình có lãi

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên toàn thế giới nói chung Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phát triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn chặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế.

Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng, làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh Việc tin học hoá từng bước trong công tác quản lý, khai thác và điều hành kinh doanh

là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết và hơn bao giờ hết, trong sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế thì hiệu quả kinh tế là một lĩnh vực được nhà quản lý quan tâm và điều này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin mà cụ thể là các chương trình ứng dụng, các phần mềm được ứng dụng vào hoạt động kinh doanh, dần thay thế tất cả các công việc thủ công Giờ đây máy tính đã và đang trở thành một vật dụng rất cần thiết trong quá trình làm việc của con người Nó giúp cho con người giải phóng sức lao động, thực hiện những công việc mà trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rất nhiều thời gian công sức mà hiệu quả mang lại chưa cao.

Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải cũng như các tổ chức doanh

nghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong hoạt động kinh doanh Song song với hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp Vì vậy, việc nghiên cứu và phát triển hệ xây dựng hệ thống thông tin phần mềm kế toán bán hàng nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại của Công ty.

Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải

qua thời gian được tìm hiểu về thực tế quá trình bán hàng của doanh nghiệp, với những kiến thức đã được học và trao dồi cộng với sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình

của Cô giáo Cao Thị Tho- giảng viên hướng dẫn, Em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic” từ đó có thể đi sâu, tìm hiểu thực tế về

công tác kế toán bán hàng của một doanh nghiệp Thương mại nhằm tìm hiểu và

đưa ra một vài đánh giá về những ưu nhược điểm trong công tác quản lý bán hàng của công ty

Nội dung báo cáo của Em gồm 3 chương như sau:

Chương I: Thực trạng về công tác quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần

thương mại Hoàng Hải

Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chương III: Xây dựng chương trình và hướng dẫn sử dụng

Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề của em không thể tránh được những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và giúp Em vững vàng hơn trong công tác chuyên môn sau này Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I:

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOÀNG HẢI 1.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Tên Công ty: Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải

- Địa chỉ: Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên – Bắc Giang

- Giám đốc : Phạm Thị Thúy

- Loại hình doanh nghiệp : Công ty Cổ Phần

- Giấy phép đăng ký kinh doanh : Số 005063 ngày 26/3/2009

- Mã Số Thuế : 2400437969

- SĐT: 02403834998

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động và tình hình kinh doanh.

Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải hoạt động chính trong lĩnh vực

Các mặt hàng chính:

* Các loại phô mai La Vache Qui rit nhãn hiệu Con bò Cười của hãng Bel – Pháp.

* Sữa Anlene và Anmum của tập đoàn Fonterra, New Zealand.

* Bánh kẹo Meiji các loại của hãng Meiji Seika Nhật Bản, Singapore, Indonesia.

* Ngũ cốc ăn sáng, bánh quy, sữa ăn kiêng của Kellogg Thái Lan và Mỹ

* Dầu hào, nước tương, sốt ướp của Lee Kum Kee - Hồng Kông

* Nước uống Pokka của tập đoàn Pokka, Singapore.

* Bánh gạo Kobana của Namchow, Thái Lan – sản phẩm OEM.

* Bánh Lotte Custard, kẹo Lotte Anytime, kẹo trái cây của Lotte - Hàn Quốc.

* Kẹo Esprezzo, Gingerbon, Bontea và Relaxa của PT Agel Langgeng – Indonesia.

* Sữa bột Meiji của Meiji Dairies Corporation Nhật Bản.

* Kẹo cứng và Mứt trái cây nhãn hiệu C&T của Mỹ

* Sữa chua uống Calpis Indonesia

* Xốt Mayonnaise Kewpie

* Kẹo dẻo Jelly Belly, Mỹ

* Bột uống thanh nhiệt Sensa Cools của PT Sari Enesis Indah Indonesia

Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty

Bộ máy quản lý của công ty gồm: 1 Chủ tịch hội đồng quản trị, 1 giám đốc, 1 phó giám đốc.

Các phòng ban: Phòng kinh doanh, phòng kế toán và phòng hành chính.

b Các chức năng chính của các phòng ban

nắm bắt thị trường hiện có.

viên nhiệm vụ chính của phòng là quản lý tài sản của công ty, kết quả sản xuất

Kế toán tổng hợp

kinh doanh, dự trữ lưu chuyển tiền tệ, phát tiền lương cho toàn thể nhân viên công ty, đồng thời thực hiện công tác kế toán xử lý chứng từ ghi sổ , lập báo cáo

kế toán, phân tích tình hình hoạt động của công ty, tham mưu cho các cấp lãnh đạo, ban giám đốc về công việc sử dụng vốn hiệu quả Đồng thời đưa ra chính xác đầy đủ quá trình hình thành và huy động vốn của công ty.

1.2 Mô tả nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải

1.2.1 Đặc điểm bộ máy kế toán

không Từ đó đưa ra phương hướng điều chỉnh cho phù hợp, từ những yêu câu trên đòi hỏi kế toán bán hàng phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

-Ghi chép đầy đủ, kịp thời số lượng sản phẩm hàng hoá, dịch vụ bán ra, tính toán đúng đắn chính xác trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và các loại chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng.

-Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, ký luật thanh toán và làm nghĩa vụ với nhà nước.

-Cung cấp thông tin chính xác, trung thực đầy đủ về tình hình bán hàng, xác định kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo kết quả kinh doanh và quản lý doanh nghiệp.

b Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành do nhà nước quy định.

c Hệ thống sổ sách

Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hảiáp dụng theo hình thức Nhật ký chung Vì hình thức sổ đơn giản, phù hợp với trình độ và khả năng của kế toán

viên trong doanh nghiệp cũng như quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp tổ chức hệ thống sổ sách kế toán theo các chuẩn mực, nguyên tắc của chế độ kế toán quy định như:

- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản sử dụng với việc xây dựng hệ thống kế toán.

- Kế cấu và nội dung ghi chép phản ánh đúng và kịp thời, ghi chép đúng theo từng loại sổ quy định, phù hợp với năng lực quản lý và kế toán.

- Tổ chức hệ thống kế toán đảm bảo tính khoa học, tích kiệm, tiện lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu.

- Doanh nghiệp chỉ mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo các hình thức tổ chức kế toán đã quy định và đăng ký với bộ tài chính về hình thức sổ kế toán sử dụng Sổ kế toán được in sẵn bằng mẫu do Bộ tài chính cấp, có thể là quyển hoặc tờ rơi có ghi rõ số tờ và đóng đấu của đơn vị.

Việc tiến hành mở sổ khoá sổ phải tuân theo những quy định chung như: Tính trung thực, đầy đủ, chính xác, kịp thời ghi chép cộng dồn Riêng đối với quỹ tiền mặt thì được khoá sổ cuối ngày Ngoài ra mỗi lần khoá sổ kế toán người ghi sổ, kế toán trưởng phải xác nhận vào sổ.

Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế theo phương pháp trực tiếp.

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối

số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu số khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái

và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.

Về nghuyên tắc Tổng số phát sinh nợ và Tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên

Hình 3: Quy trình kế toán ghi sổ

d Phương thức bán hàng của Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải:

Công ty sử dụng hình thức bán hàng trực tiếp: theo phương thức này, bên mua hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh

Sổ cái

Sổ nhật ký đặc

biệt

Chứng từ kế toán

Nhật ký chung Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

nghiệp Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá được xác nhận là hàng đã bán của doanh nghiệp

1.2.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống bán hàng của Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải

Trong thực tế công tác bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải gặp rất nhiều khó khăn Phần lớn công việc cập nhập, theo dõi các mặt hàng đều làm bằng phương pháp thủ công với những giấy tờ, báo cáo chồng chéo Đặc biệt với những con số lớn dễ bị nhầm lẫn, sai sót, hơn nữa việc xử lý thông tin như vậy đòi hỏi phải có nhiều thời gian, nhân lực, tốc độ chậm Trong thời đại kinh tế thị trường phát triển như hiện nay, việc xử lý thông tin hàng hoá nhanh hay chậm ảnh hưởng rất nhiều tới hoạt động kinh doanh của công ty.

Thêm vào đó việc lưu trữ thông tin cũng gặp nhiều khó khăn, lưu trữ trên giấy dễ bị hư hỏng, thất lạc, thường bị chồng chéo các chứng từ gây khó khăn cho hoạt động kiểm tra, bảo quản.

Từ những thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý bán hàng phải có sự đổi mới về công nghệ Việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý bán hàng của Công

ty là điều rất cần thiết

Vì những lý do trên, em thấy rằng xây dụng, một hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải là rất cần thiết Nên em đã xây dựng phần mềm quản lý bán hàng với mong muốn thúc đẩy quá trình ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Nếu xây dựng thành công phần mềm quản lý bán hàng sẽ có những lợi ích sau:

- Đảm bảo cập nhập số lượng chính xác, không hạn chế số lượng.

- Tiết kiệm được thời gian, nhân lực và tiền bạc.

- Tránh sự chồng chéo trong quá trình quản lý.

- Nâng cao hiệu quả công tác bán hàng của công ty.

1.2.3 Yêu cầu của việc hoàn thiện công tác quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại Hoàng Hải

 Yêu cầu phù hợp.

Trong kinh doanh việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác

là một yếu tố quan trọng tạo nên thành công của người làm kinh doanh Vì vậy

việc thu thập thông tin và quản lý hiệu quả là việc cần thiết Một hệ thống mới phải đảm bảo cơ chế quản lý chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu…

Nghiệp vụ quản lý bán hàng phải tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống mới nhằm tin học hó một số chức năng của hệ thống có thể thực hiện trên máy vi tính Tiếp đó, xây dựng chương trình ứng dụng hỗ trợ các chức năng như: quản lý hàng tồn kho, quản lý công nợ, quản lý một số quá trình nhập mua, xuất bán hàng hoá, nghiệp vụ thu tiền, lập báo cáo định kỳ và báo cáo theo yêu cầu của người quản trị.

 Yêu cầu chính xác và kịp thời.

Hệ thống thông tin phải quản lý và lưu trữ tất cả các thông tin về hàng tồn kho, đơn đặt hàng, tình hình nhập, xuất kho.

Thống kê một cách chính xác, kịp thời công nợ phải thu của từng khách hàng giúp cho nhân viên bán hàng biết tình hình công nợ của khách hàng, đẻ quyết định có nên bán hàng cho khách hay không.

khách hàng Cập nhập nợ phải thu

không chính xác

Ảnh hưởng tới khách hàng, doanh nghiệp

Đối chiếu sổ chi tiết

đánh giá hàng tồn kho không chính xác.

Kiểm kê kho định kỳ.

Quy trách nhiệm cho từng cá nhân trong các hoạt động.

Giao hàng sai địa chỉ,

mã hàng, số lượng

Ảnh hưởng tới uy tín công ty, mất lòng tin của khách hàng.

Đối chiếu hoá đơn bán hàng, phiếu xuất, phiếu giao hàng trước khi giao hàng.

Vậy yêu cầu đặt ra ở đây là xây dựng một hệ thống bán hàng mới nhằm quản lý tốt các thông tin liên quan tới quản lý bán hàng Hệ thống mới phải khắc phục được những nhựu điểm của hệ thống cũ, phù hợp với quy mô, nhu cầu của doanh nghiệp.

Yêu cầu với hệ thống mới:

 Yêu cầu đối vơi việc nhập các Modul đầu vào:

- Sử dụng các công cụ nhập liệu, các thao tác hợp lý, đơn giản nhằm giảm bớt một số thao tác thừa.

- Giám sát kiểm tra tính hợp lệ, có các thông báo thích hợp nhằm giảm các thao tác thừa.

- Tự động nạp các dữ liệu, lập các dữ liệu thứ sinh, các dữ liệu đã biết để tăng tốc độ nhập liệu.

- Tổ chức thông tin khoa học, lưu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhập tiết kiệm bộ nhớ.

 Yêu cầu với Modul tra cứu:

- Tra cứu phải rõ ràng.

- Tốc độ xử lý nhanh

- Đưa ra thông tin đầy đủ chính xác

 Yêu cầu đối với Modul báo cáo:

- Hệ thống báo cáo phải phản ánh đầy đủ thông tin về hoạt động mua bán của Công ty.

- Các báo cáo phải được thiết kế phù hợp với từng yêu cầu, đảm bảo tính nhât quán, giúp người quản lý có thể xem xét thông tin đầy đủ.

- Các số liệu báo cáo phải đảm bảo chính xác và các sai sót có thể kiểm soát được.

- Việc tính toán, đánh giá các chỉ tiêu phải được thực hiện nhanh chóng theo yêu cầu của công tác kinh doanh.

- Đảm bảo tính bảo mật, an toàn của thông tin.

 Yêu cầu về kỹ thuật:

- Tăng tốc độ và hiệu quả làm việc của hệ thống.

- Đảm bảo tính an toàn, bảo mật của báo cáo.

- Các trợ giúp được thiết kế phù hợp với yêu cầu, nhu cầu cũng như trình

6 Báo cáo doanh thu

7 Báo cáo công nợ phải thu của khách hàng

8 Báo cáo tồn kho

1.3.2.Một số mẫu chứng từ:

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG

Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên –

Bắc Giang

Ban hành theo QĐ số:

5/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính

Quyển số:……….

Số:……….

PHIẾU THU Ngày…Tháng…Năm… TK Nợ ………

TK Có…….

Họ và tên người nộp tiền:………

Địa chỉ:……….

Lý do thu:……….

Số tiền(*):……….Viết bằng chữ:………

Kèm theo:………

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu (Ký ,họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền:………

Ngày …tháng…năm… Người nộp Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ( vàng, bạc,đá quý)………

Số tiền quy đổi:………

Mẫu 1: Phiếu thu CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI

Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên –

ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Biên bản bàn giao giữa Công ty và …………

Nhập kho tại :……… Địa chỉ:……….

Đv T

giá

Thành tiền Chứn

g từ

Thực xuất

2

Cộng

Ngày ….tháng… năm….

NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO GIÁM ĐỐC

Mẫu 2 :Phiếu nhập kho

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOÀNG HẢI Mẫu số C 20 - H Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên – Bắc Giang Theo QĐ: 19/2006/QĐ-BTC

ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

PHIẾU XUẤT KHO

Mã hàng

Đv T

giá

Thành tiền Chứng

từ

Thực xuất

Mẫu 3: Phiếu xuất kho

Mẫu số 01 GTKT - 3LL

Ký hiệu AA/2007T

HOÁ ĐƠN (GTGT)

Liên 1 :(Lưu) Ngày … Tháng … Năm… 20…

Ký hiệu :……….

Số :……… Đơn vị bán hàng:……….

Địa chỉ:……… Số tài khoản:……….

Tổng cộng tiền thanh toán:……….

Số tiền viết bằng chữ :……… Người mua kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Liên 1: Lưu

Liên 2: Giao khách hàng

Liên 3: Dùng thanh toán

Mẫu 4: Hoá đơn bán hàng

Một số mẫu báo cáo:

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOÀNG HẢI

Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên – Bắc Giang

BÁO CÁO DOANH THU

Kế toán bán hàng Ban giám đốc

(ghi rõ họ, tên) Đại diện

(ghi rõ họ, tên)

Mẫu 5: Báo cáo doanh thu

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOÀNG HẢI Mẫu số B-15 Tân Lập 1 - Ngọc Thiện - Tân Yên – Bắc Giang

BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI THU

1.4 Xây dựng kế hoạch thực hiện đề tài

- Khảo sát và lập kế hoạch: tiến hành khảo sát và thu thập thông tin của hệ thống hiện thời ( mô tả và đánh giá hiện trạng) Thiết lập dự án: Mục tieu, yêu cầu, phạm vi, đánh giá tính khả thi, trình tự thực hiện, phân chia công việc, lịch thực hiện.

- Phân tích: Xây dụng các biểu đồ.

- Thiết kế: Tiến hành thiết kế kiến trúc hệ thống, các modul, giao diện, CSDL, báo cáo và lập tài liệu thiết kế hệ thống.

- Thực hiện: lựa chọn môi trường cài đặt, công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng công cụ tạo giao diện và báo cáo, xây dựng hệ thống, viết tài liệu sử dụng.

- Kiểm thử: Lựa chọn công cụ kiểm thử, kiểm chứng các modul chức năng của HTTT, thử nghiệm HTTT, khắc phục lỗi nếu có.

- Cài đặt vận hành và bảo trì Cài đặt, đào tạo người dùng HT, phát hiện sửa chữa sai sót, viết báo cáo nghiệm thu.

CHƯƠNG II:

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÁN HÀNG 2.1.Phân tích hệ thống về xử lý.

2.1.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng.

(2.1) Lập hoá đơn & PXK: Khi nhận được phiếu đơn hàng hoàn tất chuyển qua

bộ phận lập hoá đơn và phiếu xuất để chuyển xuống kho tập kết hàng gửi cho khách(2.2) Quản lý công nợ khác hàng: Sau khi nhận được phiếu giao hàng thực hiệnghi nhận vào tài khoản phải thu của khách hàng nếu khách hàng chưa trả tiền ngay.Đồng thời cập nhập vào doanh thu hàng bán

(3.1) Đối chiếu đơn đặt hàng với hoá đơn bán hàng: tiến hành đối chiếu kiểm tranếu trùng khớp chuyển qua bộ phận giao hàng

(3.2) Lập phiếu giao hàng : Hàng giao cho khách hàng đồng thời lập và xuấtphiếu giao hàng cho khách hàng

(4.1) Thu tiền hoặc chi phiếu: Hàng giao cho khách hàng đồng thời lập và xuấtphiếu giao hàng cho khách hàng

(5.0) Báo cáo: Định kỳ lập các báo cáo cần thiết gửi ban lãnh đạo

Biểu đồ phân rã chức năng:

2.2 Quản lý công nợ khách hàng

3.1 Đối chiếuĐĐH với HĐ

3.2 Lập phiếu giao hàng

4.1 Thu tiền hoặc chi phiếu

4.2 Lập phiếu thu

5.1 Báo cáo Công

nợ khách hàng

5.2 Báo cáo doanh thu

Thông tin sản phẩm Lệnh xuất kho

Phiếu thu Chứng từ liên quan

Thông báo từ chối đơn hàng yêu cầu chứng từ

2.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Chức năng xử lý: Xử lý đơn hàng; Lập hoá đơn; Giao hàng; Thanh toán; Lậpbáo cáo

Tác nhân ngoài: Khách hàng, Kế toán bán hàng, Thủ kho, Thủ quỹ, BGĐ.Kho dữ liệu: Bảng theo dõi khách hàng, Phiếu thu, Hoá đơn, Dữ liệu khách hàng ( DLKH ), Thông tin hàng bán ( TTHB), Tổng hợp doanh thu bán hàng

(THDTBH) Đơn đặt hàng (ĐĐH), Báo cáo

Giáp Lệ Thủy TH43C

HTTT Quản lý bán hàng

BGĐ

Thủ kho

Thủ quỹ

Kế toán bán hàng Khách hàng

23

bị Lập hoá đơn, phiếu xuất

trả DLKH phiếu thu hoàn tiền cho KH

lại Hoá đơn

phiếu giao hàng phiếu thu

Ghi nhận nợ phải thu hoá Phiếu

Chấp nhận trả tiền đơn thu Phiếu thu yêu Báo

1.0 Xử lý đơn hàng

2.1.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1.0: Xử lý đơn đặt hàng

Chức năng xử lý: Nhận đơn hàng, Kiểm tra khách hàng; Kiểm tra kho hàng;Hoàn tất đơn hàng

Tác nhân ngoài: Khách hàng; Kế toán bán hàng; Thủ kho

Kho dữ liệu: Danh mục hàng hoá (DMHH); Đơn đặt hàng; Dữ liệu khách hàng(DLKH); Hoá đơn; Thông báo bán hàng (TBBH)

Thông báo khách hàng

Thông tin khách hàng ĐĐH không hợp lệ

DLKH

1.4 Hoàn tất đơn hàng

1.3 Kiểm tra kho hàng

1.1 Nhận đơn hàng

Kế toán bán hàng

Thủ kho

Khách hàng

Khách hàng

2.1.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2.0: Lập hoá đơn

Chức năng xử lý: Lập hoá đơn; Phiếu xuất; Quản lý công nợ

Tác nhân ngoài: Kế toán bán hàng; Khách hàng; Thủ kho

Kho dữ liệu: Hoá đơn; phiếu xuất; Tổng hợp doanh thu bán hàng.(THDTBH)

Hoá đơn DS công nợ

2.2 Quản

lý công nợ

Kế toán bán hàng

2.1.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 3.0: Giao hàng

Chức năng xử lý: Đối chiếu đơn đặt hàng và hoá đơn; Lập phiếu giao hàng.Tác nhân ngoài: Khách hàng; thủ kho

Kho dữ liệu: Dữ liệu khách hàng (DLKH); Hoá đơn(HĐ); Bảng tổng hợp giaohàng (BTHGH); Đơn đặt hàng (ĐĐH)

Y/c đối chiếu ĐĐH và HĐ Yêu cầu

Đối chiếu ĐĐH và HĐ Phiếu giao hàng

Thông báo Phiếu giao hàng

Hình 9 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 3.0:Giao hàng

2.1.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 4.0: Thanh toán

Chức năng xử lý: Thu tiền; Lập phiếu thu

Tác nhân ngoài: Khách hàng, Thủ quỹ

Kho dữ liệu: Phiếu thu; Hoá đơn; Tổng hợp doanh thu bán hàng (THDTBH)

Y/c thanh toán Phiếu thu

Chấp nhận TT Y/c

Y/c Thanh toán lập phiếu THDTBH thu

Hoá đơn phiếu thu

Hình 10 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 4.0 : Thanh toán

4.2 Lập phiếu thu 4.1

Thu tiền

Thủ quỹ Khách hàng

2.1.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 5.0: Báo cáo.

Chức năng xử lý: Báo cáo doanh thu; Báo cáo công nợ; Báo cáo Tồn

Nhập-Xuất-Tác nhân ngoài: Giám đốc

Kho dữ liệu: Hoá đơn; Phiếu thu; Danh sách công nợ (DSCN); Phiếu xuất;Tổng hợp doanh thu bán hàng (THDTBH)

Hoá đơn Phiếu thu

Báo cáo

Hình 11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 5.0 : Báo cáo

5.3 Báo cáo N-X- T

5.2 Báo cáo công nợ phải thu

5.1 Báo cáo doanh

thu

Giám đốc

Giám đốc

Giám đốc

2 2.Phân tích hệ thống về quản trị dữ liệu.

f Báo cáo công nợ khách

g Báo cáo hàng tồn kho

h Báo cáo doanh thu

2.2.2 Mô hình thực thể liên kết: Hệ thống thông tin quản lý bán hàng.

 Thông tin chi tiết các kho dữ liệu

Khách hàng:

Thủ quỹ:

Hàng:

Tài khoản: