Nội dung 6: Các công cụ xử lý trong Ms Project 1. Công cụ zoom Để phóng to (Zoom In) thang thời gian Timescale: C1: chọn nhanh công cụ Zoom In trên thanh công cụ C2: tổ hợp phím Ctrl + Để thu nhỏ (Zoom Out) thang thời gian Timescale C1: chọn nhanh công cụ Zoom Out trên thanh công cụ C2: tổ hợp phím Ctrl + Ngoài ra có thể chọn nhanh lịch quan sát qua hộp thoại Zoom. Menu View oom Chọn nhanh lịch quan sát qua hộp thoại Zoom 2. Công cụ lọc Sử dụng bộ lọc Filtered: Bộ lọc Filtered cho phép người sử dụng lọc theo các tiêu chí khác nhau. Đây là công cụ mạnh trong quá trình quan sát, xử lý và lập báo biểu cho dự án. Menu Project Filtered for Chọn các tiêu chí lọc
Trang 1Nội dung 6: Các công cụ xử lý trong Ms Project
1 Công cụ zoom
Để phóng to (Zoom In) thang thời gian Timescale:
C1: chọn nhanh công cụ Zoom In trên thanh công cụ
C2: tổ hợp phím Ctrl + *
Để thu nhỏ (Zoom Out) thang thời gian Timescale
C1: chọn nhanh công cụ Zoom Out trên thanh công cụ
C2: tổ hợp phím Ctrl + /
Ngoài ra có thể chọn nhanh lịch quan sát qua hộp thoại Zoom Menu View \Zoom
Chọn nhanh lịch quan sát qua hộp thoại Zoom
2 Công cụ lọc
Sử dụng bộ lọc Filtered: Bộ lọc Filtered cho phép người sử dụng lọc theo các tiêu chí khác nhau Đây là công cụ mạnh trong quá trình quan sát, xử lý và lập báo biểu cho dự án
Menu Project \Filtered for \Chọn các tiêu chí lọc
Trang 2 All tasks: tất cả các công tác
Completed tasks: các công tác đã hoàn thành
Critical: Các công tác găng
Date range: các công tác nằm trong khoản thời gian
Incompleted tasks: các công tác chưa hoàn thành
Milestores: các công tác mốc
Summary Tasks: các công tác tóm lược
Tasks range: các công tác nằm giữa 2 chỉ số ID
Task with estimated duration: các công tác với thời gian khoảng ước lượng
Using Resources: sử dụng tài nguyên
More Filter: các tiêu chí lọc khác
Auto filter: tự động lọc theo tiêu chí người sử dụng
Lọc theo hộp thoại More Filter Project \Filtered for \More Filters
Trang 33 Sắp xếp công việc
Menu Project \Sort \chọn tiêu chí sắp xếp
Trang 4 By start date: sắp xếp theo ngày tháng bắt đầu
By Finish date: sắp xếp theo ngày tháng kết thúc
By priority: sắp xếp theo mức độ ưu tiên
By Cost: sắp xếp theo chi phí
By ID: sắp xếp theo chỉ số công tác
Sort By: sắp xếp theo thiết lập người sử dụng
4 Phân nhóm cộng tác
Công cụ Group cho phép đưa ra nhanh nhóm công tác theo các tiêu chí phân nhóm khác nhau Công cụ này cho phép thiết lập nhanh các báo cáo theo yêu cầu thực tế
Menu Project \ Group by
Trang 5No group: không phân nhóm
Complete and incomplete task: phân nhóm các công tác hoàn thành và chưa hoàn thành Constraint type: phân nhóm theo kiểu ràng buộc các công tác
Critical: phân nhóm các công tác găng
Trang 6Duration: phân nhóm các công tác theo thời khoảng
Duration then priority: phân nhóm các công tác theo thời khoảng sau đó theo mức độ ưu tiên công tác
Milestores: phân nhóm công tác mốc
Priority: phân nhóm mức độ ưu tiên các công tác
Priority Keeping Outline Structure: phân nhóm mức độ ưu tiên các công tác có thể hiện cấu trúc công tác tóm lược
Priority Keeping Outline Structure: phân nhóm mức độ ưu tiên các công tác có thể hiện cấu trúc công tác tóm lược
5 Cập nhật tiến độ
1 dự án thường trải qua các giai đoạn khác nhau: Lập dự án, cập nhập, điều chỉnh và quản
lý dự án, kết thúc dự án
Tiến độ thực tế của công tác
Để quản lý về khối lượng của các công tác cũng như các thông tin khác khi dự án
đã được thực hiện, ta cần thiết phải thực hiện việc cập nhập và quản lý tiến độ thực tế của công tác
Menu Tools \Tracking \Update Tasks
Trang 7 Name: tên công tác
% Complete: Phần trăm công tác đã thực hiện
Actual dur: thời gian thực tế đã thực hiện công tác
Remaining dur: thời gian còn lại của công tác
Actual: thời gian bắt đầu và kết thúc thực sự của công tác
Current: thời gian bắt đầu và kết thúc hiện thời của công tác
Tiến độ thực tế của dự án
Khi thực hiện 1 dự án lớn việc cập nhập và quản lý từng công tác là khó khăn và không thuận tiện Do đó có thể cập nhập và quản lý đồng thời nhiều công tác hoặc toàn bộ dự án thông qua hộp thoại Update Project
Menu Tools \Tracking \Update Project
Update work as complete through: cập nhập tiến độ thực tế của công tác
Set 0% - 100% complete: cập nhập tiến độ của công tác theo thời gian chỉ định hoặc thời gian hiện thời.
Set 0% or 100% complete only: chỉ cập nhập tiến độ của công tác khi công tác kết thúc
Reschedule uncompleted work to start after: thiết lập lại lịch trình cho công tác chưa kết thúc theo thời điểm thực tế.
Entire Project: cập nhập cho toàn bộ dự án
Trang 8 Selected task: chỉ cập nhập cho những công tác được chọn
Chú ý: Tiến độ thực tế của công tác thường được thể hiện thông qua cửa sổ Gantt
Chart, Tracking Gantt
6 Cân đối tài nguyên
Tài nguyên là vấn đề mấu chốt của dự án Để tránh tình trạng quá tải và thiếu hụt tài nguyên cần phải có các biện pháp điều chỉnh và phân bổ lại tài nguyên cho hợp lý
Menu Tools \Level Resource
Automatic: tự động cân đối tài nguyên
Manual: cân đối tài nguyên bởi người sử dụng
Look for overallocations on a basic: tìm kiếm các tài nguyên quá tải theo các tiêu chí thời gian từng phút, giờ, ngày, tuần, tháng,
Level entire project: cân đối tài nguyên trên phạm vi toàn bộ dự án
Level from-to: cân đối tài nguyên theo giới hạn thời gia006E
Trang 97 Tạo cửa sổ riêng
Menu View \More Views\ New \Combination View \Thiết lập các thông số theo yêu cầu \OK
More Views
Combination View
Menu View \More Views\ New \Combination View \Thiết lập các thông số theo yêu cầu \OK