Tài liệu hướng dẫn hệ thống QUẢN LÝ KHÁCH LƯU TRÚ

2015 Tài liệu hướng dẫn hệ thống QUẢN LÝ KHÁCH LƯU TRÚ Dành cho sở kinh doanh lưu trú http://www.qlkslaocai.vn CỤC THUẾ TỈNH LÀO CAI Đường 1/5 P Nam Cường – Lào Cai Điện thoại: 020.3820206 Email: cucthue@qlkslaocai.vn http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 MỤC LỤC PHÂN HỆ SỬ DỤNG DÀNH CHO KHÁCH SẠN Địa truy cập 2 Đăng ký thông tin khách sạn .2 Đăng nhập hệ thống Xem – Cập nhật thông tin khách sạn Khai báo danh mục loại phòng Khai báo danh mục phòng Xem thông tin sơ đồ phòng 8 Đặt phòng 9 Trả phòng 10 10 Chuyển phòng 11 11 Sửa thông tin 13 12 Danh mục hệ thống 14 Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 PHÂN HỆ DÀNH CHO KHÁCH SẠN Địa truy cập: Để đăng nhập vào chương trình quản lý đăng ký lưu trú, sử dụng chương trình duyệt web như: Internet Explorer, Firefox, truy cập vào địa website: http://www.qlkslaocai.vn Đăng ký thông tin khách sạn: @ Đăng ký thông tin ban đầu: Bắt đầu khai báo thông tin doanh nghiệp, khách sạn để bắt đầu sử dụng chương trình Khách sạn nên đăng ký lần Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 Người sử dụng cần ý khai báo thông tin đăng ký: Các ô có dấu (*): Bắt buộc nhập thông tin: - Thông tin Mã số thuế: Bao gồm 10 13 ký số, mã số thuế Doanh nghiệp, yêu cầu người sử dụng khai báo thông tin xác, sở để quan Thuế kích hoạt chương trình cho Khách sạn - Thông tin Email: dùng để nhận thông báo Tên truy cập, Mật truy cập quan Thuế cung cấp sau kiểm tra thông tin doanh nghiệp gửi Yêu cầu người sử dụng cung cấp xác địa Email để nhận thông báo Sau gửi thông tin đăng ký, người sử dụng cần chờ để quan Thuế kiểm tra xét duyệt thông tin thông báo thông tin tài khoản dùng để truy cập hệ thống qua địa email mà người sử dụng khai báo Đăng nhập hệ thống: @ Đăng nhập: Sử dụng chương trình người sử dụng có tên mật truy cập quan Thuế cung cấp Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 Sau người sử dụng nhận thông tin Tên truy cập Mật truy cập qua hộp thư email quan Thuế gửi, khách sạn nhập thông tin: “Tên truy cập”, “Mật truy cập” để truy cập hệ thống Xem – Cập nhật thông tin khách sạn: Người sử dụng xem - cập nhật lại thông tin khách sạn chức “Thông tin khách sạn” thuộc menu ngang chương trình Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 Khai báo danh mục loại phòng: Sau đăng nhập hệ thống, người sử dụng có quyền quản trị hệ thống khai báo danh mục loại phòng khách sạn Số loại phòng tối đa quan Thuế quy định Từ menu ngang chương trình, chọn “Danh mục loại phòng” để xem – cập nhật danh mục loại phòng Khai báo danh mục phòng: Chức cho phép người sử dụng khai báo danh mục phòng hay gọi gán nhãn cho sơ đồ phòng Từ menu ngang chương trình, người sử dụng chọn “Danh mục phòng” để khai báo thông tin phòng đăng ký kinh doanh Người sử dụng khai báo tối đa số phòng đăng ký Các thao tác chức này: - Để chỉnh sửa thông tin phòng, chọn “Số phòng” từ danh mục sau chỉnh sửa thông tin - Chọn “Thêm mới” để thêm thông tin phòng vào danh mục - Chọn “Cập nhật” để cập nhật thông tin phòng vừa chọn - Chọn “Xóa” để xóa phòng vừa chọn Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 6.1 Chức “Thêm mới”: - Người sử dụng nhập thông tin Số phòng, Tầng, Loại phòng chọn từ danh mục có sẵn - Sau chọn nút lệnh “Thêm mới” để lưu giữ thông tin vừa nhập 6.2 Chức “Cập nhật”: - Trong trường hợp muốn thay đổi thông tin danh mục phòng khai báo trước thay đổi tên số phòng, tầng, loại phòng Người sử dụng chọn kích chuột chọn tên phòng muốn thay đổi thông tin, tiến hành sửa lại thông tin chọn mục Cập nhật Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 6.3 Chức “Xóa”: - Trong trường hợp muốn xóa hẳn thông phòng từ danh mục phòng khai báo trước Người sử dụng chọn kích chuột chọn tên phòng muốn thay đổi thông tin, sau chọn nút lệnh “Xóa”, sau thực xóa tên phòng bị xóa khỏi danh mục phòng Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 Xem thông tin sơ đồ phòng: Sau khai báo thông tin “Danh mục loại phòng” “Danh mục phòng”, chương trình tạo sơ đồ phòng, người sử dụng sơ đồ để tác nghiệp nghiệp vụ quản lý khách sạn Cách thực hiện: - Từ menu ngang chương trình, chọn “Thông tin phòng” để xem sơ đồ phòng hoạt động khách sạn - Người sử dụng xem sơ đồ phòng ngày hành ngày, thời gian trước - Trên sơ đồ hiển thông tin: Tên phòng, Giá phòng đăng ký, Số khách - Nhãn phòng màu đỏ biểu thị phòng có khách, màu xám biểu thị phòng trống - Bên thể thống kê tiêu: Tổng số phòng có khách, tổng số phòng trống, Lưu ý: - Nếu xem sơ đồ phòng thời gian khứ, cần cung cấp thông tin ngày, giờ, phút Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 - Trên sơ đồ hiển thị thông tin: Tên phòng, Giá phòng đăng ký, giá phòng thực tế tính cho khách, Đặt phòng: Khi khách đến đặt phòng (check-in), người sử dụng thực thao tác sau: - Chọn menu “Thông tin sơ đồ phòng”, chọn phòng trống (màu xám) để vào trang đặt phòng - Phải nhập đầy đủ thông tin như: Thời gian đến; Số người; Gía phòng; Tên khách hàng đại diện - Người sử dụng cần lưu ý chức này: + Thời gian khách đến: Chương trình cho phép người sử dụng nhập hành, cho phép sửa giờ, phút cho với thời gian khách đặt phòng, thời gian khách đến tính số ngày khách thực nghiệp vụ trả phòng + Số người: Nhập số người thực tế đăng ký (Số người >0) + Giá phòng: Chương trình tự động lấy giá phòng giá đăng ký “Danh mục phòng”, người sử dụng sửa giá phòng theo giá thực tế tính cho khách, nhiên có thay đổi giá phòng khác với giá đăng ký, chương trình yêu cầu nhập “Lý thay đổi giá phòng”, người sử dụng nên nhập lý thay đổi giá phòng Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 để giải trình việc thay đổi giá phòng giá phòng không với giá đăng ký + Tên khách hàng đại diện: Bắt buộc nhập tên khách đại diện thuê phòng - Sau kiểm tra thông tin xác, nhấn nút “Lưu thông tin” để hoàn tất trình đăng ký - Nhấn nút “Đóng cửa sổ” để quay trở lại theo dõi sơ đồ phòng Trả phòng: Khi có yêu cầu trả phòng (check-out), người sử dụng kích chuột chọn phòng cần trả (có màu đỏ) để vào chức trả phòng: Tại chức người sử dụng nhập thông tin sau: - Thời gian khách đi: chương trình lấy ngày, thời điểm người sử dụng thực chức trả phòng - Tổng số ngày: tổng số ngày khách Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang 10 http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 - Các lưu ý chức này: Chương trình tự động tính tổng số ngày theo nguyên tắc: + Nếu Ngày trả phòng = Ngày đặt phòng Tổng số ngày = + Nếu Ngày trả phòng > Ngày đặt phòng: Chương trình xét trả phòng  Nếu trả phòng trước 12h00 trưa thì: Tổng số ngày = Ngày trả phòng - Ngày đặt phòng  Nếu trả phòng từ 12h00 trưa đến trước 14h00: Tổng số ngày = Ngày trả phòng - Ngày đặt phòng +1 cho phép người sử dụng giảm ngày (trong trường hợp khách sạn không tính thêm thời gian khách khách trả phòng trước 14h)  Nếu trả phòng từ 14h00 trở sau: Chương trình tính: Tổng số ngày = Ngày trả phòng - Ngày đặt phòng +1 không cho phép người sử dụng điều chỉnh tổng số ngày - Giá dịch vụ: Nếu khách sạn có thu thêm khách lưu trú dịch vụ khác nhập vào ô “Giá dịch vụ” - Sau kiểm tra thông tin xác, người sử dụng nhấn nút “Lưu thông tin” để hoàn tất trình trả phòng - Nhấn nút “Đóng cửa sổ” để quay trở lại theo dõi sơ đồ phòng 10 Chuyển phòng: Nếu khách có yêu cầu chuyển phòng, người sử dụng thực hiện: chọn phòng yêu cầu chuyển (màu đỏ) sơ đồ phòng, sau chọn mục “Chuyển phòng” Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang 11 http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 Tại chức này, người sử dụng cập nhật thông tin sau: + Thông tin “Phòng mới”: Phòng yêu cầu chuyển đến, người sử dụng chọn từ danh sách phòng trống + Thông tin “Thời gian thay đổi”: Ngày, khách yêu cầu chuyển phòng, cần lưu lưu ý chức này: - Khi thực chuyển phòng: thời gian chương trình quy định (12 tiếng), ô checkbox cho phép nhân viên lựa chọn hủy phòng cũ (mặc định cho phép) Nếu thời gian, ô check khóa không cho hủy phòng - Xử lý chuyển phòng: Chương trình xử lý nghiệp vụ chuyển phòng sau Nếu cho phép hủy phòng, hủy thông tin phòng cũ, tạo thông tin phòng Nếu không cho phép hủy phòng: tạo nghiệp vụ kép “Trả phòng” “Đặt phòng” + Nhấn nút “Lưu thông tin” để hoàn tất trình chuyển phòng + Nhấn nút “Đóng cửa sổ” để quay trở lại theo dõi sơ đồ phòng Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang 12 http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 11 2015 Sửa thông tin: Để thay đổi thông tin đặt phòng, giá tiền, thời gian đến, tên khách, người sử dụng chọn chức sửa thông tin - Nhấn nút “Lưu thông tin” để hoàn tất trình ghép phòng - Nhấn nút “Đóng cửa sổ” dể quay trở lại theo dõi sơ đồ phòng Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang 13 http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 12 2015 Danh mục hệ thống: - Phần menu Hệ thống cho phép người sử dụng quản trị chương trình thực chức như: Thêm, xóa, sửa thông tin nhân viên phép sử dụng chương trình; Xem thông tin phòng chỉnh sửa; Thực báo cáo Tổng hợp chi tiết; Nhập thông tin Thuế GTGT tháng (GTGT đầu vào, GTGT đầu ra, GTGT phát sinh); Xem thông tin GTGT 12.1 Thêm, xóa, sửa danh mục nhân viên: Người quản trị chương trình quản lý khách sạn thêm, xóa, sửa thông tin nhân viên Thực cách: Từ menu ngang, chọn “Hệ thống” sau chọn chức Hệ thống để vào trang Thông tin nhân viên a Thêm m¤i nhân viên: - Người sử dụng có quyền quản trị điền đầy đủ thông tin: + Họ tên: Họ tên nhân viên sử dụng chương trình + Tên truy cập: Là tên viết tắt, tên dùng để đăng nhập vào chương trình + Mã truy cập: Mật phép người dùng truy cập vào chương trình, nhân viên tự đổi mật cho riêng nhằm bảo mật thông tin + Thông tin: Nhập thông tin bổ sung khác - Chọn mục “Thêm mới” để lưu lại thông tin vừa nhập Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang 14 http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 b Xóa, thay đoi thông tin nhân viên: Người quản trị chương trình xóa, sửa thông tin nhân viên đăng ký cách chọn vào tên nhân viên sửa xóa thông tin Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang 15 http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 12.2 Xem thông tin chỉnh sửa: Cho phép người quản trị chương trình xem thông tin chỉnh sửa khoảng thời gian - Nhập thời gian cần xem thông tin ô: Từ ngày, Đến ngày chọn nút lệnh Tìm - Thông tin chỉnh sửa liệt kê lên hình giúp người quản trị chương trình theo dõi thông tin chỉnh sửa nhân viên 12.3 Báo cáo tổng hợp: Cho phép người quản trị chương trình xem báo cáo số liệu khách lưu trú, doanh số, theo tháng, năm a Báo cáo tong h¤p: Mẫu báo cáo tổng hợp có dạng sau: Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang 16 http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 b Báo cáo chi tiet: Mẫu báo cáo chi tiết số liệu tháng có dạng sau: 12.4 Nhập GTGT: Hàng tháng, người quản trị chương trình quản lý khách sạn phải nhập thông tin thuế GTGT hoạt động kinh doanh khách sạn đơn vị chức “Nhập GTGT” chương trình, thao tác sau: - Chọn chức “Nhập GTGT” menu ngang chương trình, hình sau xuất hiện: Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang 17 http://www.qlkslaocai.vn - Tài liệu hướng dẫn hệ thống quản lý khách lưu trú 2015 - Thông tin Thuế GTGT kết xuất báo cáo chi tiết (mẫu TH01) 12.5 Xem thông tin GTGT: Người quản trị chương trình quản lý Khách sạn tra cứu thông tin thuế GTGT nhập vào ứng dụng cách chọn chức “Xem thông tin GTGT” menu ngang chương trình, sau nhập năm cần tra cứu chọn nút lệnh Xem thông tin để chương trình liệt kê thông tin thuế GTGT nhập Người sử dụng xóa, sửa thông tin thuế GTGT nhập./ http://www.qlkslaocai.vn Cục Thuế tỉnh Lào Cai Trang 18