TẬP BÀI GIẢNG MÔN KHOA HỌC QUẢN LÝ

TẬP BÀI GIẢNG MÔN KHOA HỌC QUẢN LÝ (Dành cho sinh viên khóa Đại học – chuyên ngành Quản lý TDTT) CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ I QUẢN LÝ: Tính tất yếu khách quan quản lý: Nguồn gốc phát triển loài người lao động cá nhân lao động chung C Mác khẳng định: “Tất lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung tiến hành quy mô tương đối lớn, nhiều cần đến đạo để điều hòa hoạt động cá nhân thực chức chung phát sinh từ vận động toàn chế sản xuất Một người độc tấu vĩ cầm tự điều khiển lấy mình, dàn nhạc cần phải có nhạc trưởng” Lao động chung cần có tổ chức thống nhằm tạo sức mạnh để đạt mục đích chung Trong lịch sử phát triển loài người xuất dạng lao động mang tính đặc thù tổ chức - điều khiển người với hoạt động theo yêu cầu định; dạng lao động gọi quản lý Quản lý chức lao động bắt nguồn từ tính chất lao động xã hội Từ người bắt đầu hình thành nhóm để thực mục tiêu mà họ đạt với tư cách cá nhân riêng lẻ, nhu cầu quản lý hình thành yếu tố cần thiết để phối hợp nỗ lực cá nhân hướng tới mục tiêu chung Xã hội phát triển qua phương thức sản xuất từ cộng sản nguyên thủy đến văn minh đại, quản lý thuộc tính tất yếu lịch sử khách quan gắn liền với xã hội giai đoạn phát triển Thuộc tính bắt nguồn từ chất hệ thống xã hội hoạt động lao động tập thể - lao động xã hội người Trong trình lao động người buộc phải liên kết lại với nhau, kết hợp lại thành tập thể Điều đòi hỏi phải có tổ chức, phải có phân công hợp tác lao động, phải có quản lý Như vậy, quản lý hoạt động xã hội bắt nguồn từ tính chất cộng đồng dựa phân công hợp tác để làm công việc nhằm đạt mục tiêu chung đề Mặc dù quản lý thuộc tính tất yếu gắn liền với xã hội xã hội phát triển đến trình độ định quản lý tách thành chức riêng lao động xã hội; hình thành tập thể, tổ chức quan chuyên hoạt động quản lý - hệ thống quản lý (chủ thể quản lý) Xã hội phát triển trình độ quy mô sản xuất, văn hóa, khoa học, kỹ thuật công nghệ, trình độ quản lý, tổ chức, điều hành công nghệ quản lý nâng lên phát triển không ngừng Quản lý hoạt động vừa khó khăn, phức tạp; vừa nhân tố có ý nghĩa định tồn phát triển xã hội, suy thoái hay thịnh vượng tổ chức, quốc gia, chí toàn cầu Sự phát triển xã hội dựa vào nhiều yếu tố: sức lao động, tri thức, nguồn vốn, tài nguyên, lực quản lý Trong lực quản lý xếp hàng đầu Năng lực quản lý tổ chức, điều hành, kết hợp tri thức với việc sử dụng sức lao động, nguồn vốn tài nguyên để phát triển xã hội Quản lý tốt xã hội phát triển, ngược lại buông lỏng hay quản lý tồi mở đường cho rối loạn, kìm hãm phát triển xã hội Khái niệm quản lý: Quản lý khái niệm rộng bao gồm nhiều dạng Chúng ta gộp thành dạng chính: - Quản lý trình giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm ) - Quản lý trình diễn thể sống (cây trồng, vật nuôi) - Quản lý trình diễn xã hội loài người (quản lý xã hội: đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, tổ chức ) Trong phạm vi môn học, nghiên cứu dạng thứ ba quản lý xã hội Quản lý xã hội dạng quản lý phức tạp nhất, bao gồm nhiều lĩnh vực như: quản lý Nhà nước, quản lý hành công, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, quản lý ngành Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh Administration vừa có nghĩa quản lý (hành chính, quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh) Trong văn Thạc sỹ quản trị kinh doanh (MBA Master of Business Administration) Ngoài tiếng Anh có thuật ngữ khác Management vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, dùng chủ yếu với nghĩa quản trị Trong thực tế, thuật ngữ "quản lý" "quản trị" dùng hoàn cảnh khác để nói lên nội dung khác nhau, hai từ có chất giống Khi dùng theo thói quen, coi thuật ngữ "quản lý" gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý khu vực công cộng, tức quản lý tầm vĩ mô, thuật ngữ "quản trị" dùng phạm vi nhỏ tổ chức, doanh nghiệp (kinh tế) Xét từ ngữ, thuật ngữ “quản lý" (tiếng Việt gốc Hán) hiểu hai trình tích hợp vào nhau; trình "quản" coi sóc, giữ gìn, trì trạng thái "ổn định"; trình “ lý" sửa sang, xếp, đổi để đưa tổ chức vào “phát triển” Có nhiều quan niệm khác quản lý, ví dụ: - Mary Parker Follet: "Quản lý nghệ thuật khiến cho công việc thực thông qua người khác" - Robert Albanese: "Quản lý trình kỹ thuật xã hội nhằm sử dụng nguồn, tác động tới hoạt động người tạo điều kiện thay đổi để đạt mục tiêu tổ chức" - Harolk Kootz & Cyryl O'Donell: "Quản lý việc thiết lập trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhóm hoạt động hữu hiệu có kết quả, nhằm đạt mục tiêu nhóm" - Robert Kreitner: "Quản lý tiến trình làm việc với thông qua người khác để đạt mục tiêu tổ chức môi trường thay đổi Trong tâm tiến trình kết hiệu việc việc sử dụng nguồn lực giới hạn" - Harol Koontz: "Quản lý nghệ thuật nhằm đạt mục tiêu đề thông qua việc điều khiển, huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động người khác" (Những vấn đề cốt yếu quản lý NXB khoa học - Kỹ thuật, 1993) - Nguyễn Minh Đạo: "Quản lý tác động huy, điều khiển, hướng dẫn trình xã hội hành vi hoạt động người nhằm đạt tới mục tiêu đề ra" (Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997) - "Quản lý việc đạt tới mục đích tổ chức cách có kết hiệu thông qua trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nguồn lực tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001) Từ quan niệm cho thấy, quản lý hoạt động liên tục cần thiết người kết hợp với tổ chức Đó trình tạo nên sức mạnh gắn liền hoạt động cá nhân với tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Quản lý bao gồm yếu tố sau: - Chủ thể quản lý tác nhân tạo tác động đối tượng bị quản lý tiếp nhận trực tiếp tác động chủ thể quản lý khách thể khác chịu tác động gián tiếp từ chủ thể quản lý Tác động liên tục nhiều lần - Muốn quản lý thành công, trước tiên cần phải xác định rõ chủ thể, đối tượng khách thể quản lý Điều đòi hỏi phải biết định hướng - Chủ thể quản lý phải thực hành việc tác động phải biết tác động Vì chủ thể phải hiểu đối tượng điều khiển đối tượng cách có hiệu - Chủ thể người, nhóm người; đối tượng người (một nhiều người), giới vô sinh giới sinh vật Tóm lại: Quản lý trình tác động, gây ảnh hưởng chủ thể quản lý đến khách thể quản lý cách hợp quy luật nhằm đạt mục tiêu chung Quá trình tác động thể sơ đồ sau: Chủ thể quản lý Mục tiêu Khách thể quản lý Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý 3.1 Tổ chức: Tổ chức đối tượng quản lý Nhà quản lý làm việc tổ chức Xu hướng tổ chức hợp tác mối quan hệ tương thuộc đặc điểm chất người tục ngữ Việt Nam nói "hợp quần gây sức mạnh" Một tổ chức xếp có hệ thống người nhóm lại với để đạt mục tiêu cụ thể Ví dụ: Đảng CSVN tổ chức, trường Đại học TDTT Đà Nẵng tổ chức, đơn vị kinh doanh, quan nhà nước tổ chức, đội bóng đá, CLB thể thao…cũng tổ chức Tổ chức có đặc trưng bản: - Thứ nhất, tổ chức có mục đích riêng biệt thông qua mục tiêu cá nhân riêng lẻ - Thứ hai, tổ chức bao gồm nhiều người Sự tập hợp nhiều người tổ chức tập họp có ý thức để nhằm thực mục tiêu chung Họ có ý thức đầy đủ vai trò, trách nhiệm mình, được, tham gia vào tổ chức Họ có ý thức rõ ràng nhiệm vụ chung mà người tổ chức phải hoàn thành - Thứ ba, tổ chức phát triển thành kiểu đặt định Kiểu đặt định nghĩa giới hạn hành vi thành viên, chẳng hạn bao gồm vệc đặt quy định, định số người giữ chức vụ thủ trưởng (đứng đầu), có số quyền điều hành số người khác Như vậy, tổ chức thực thể có mục đích cụ thể, rõ ràng, có thành viên có cấu chặt chẽ có tính hệ thống Tổ chức thực thể có mục tiêu phải hoàn thành 3.2 Con người: Con người đối tượng quản lý Có nhiều quan điểm khác chất người, ví dụ: Ø Quan niệm Edgar H Schein: ông đưa mô hình: - Một là, mô hình lợi ích kinh tế: người trước hết bị thúc đẩy động kinh tế Vì vậy, người thực chất thụ động, bị sử dụng, bị thúc đẩy theo hướng người quản lý mong muốn - Hai là, mô hình người xã hội: người bị thúc đẩy nhu cầu xã hội - Ba là, mô hình người tự thân vận động: theo quan điểm người tự thúc đẩy mình, muốn hoàn thiện nhu cầu bên người (nhu cầu người chia thành nhóm từ thấp đến cao) - Bốn là, mô hình người phức hợp: người thực thể phức hợp có khả thay đổi, có nhiều động khác kết hợp thành mẫu vận động phức hợp Có khả học hỏi cách vận động có khả đáp ứng lại chiến lược quản lý khác Ø Quan niệm Mc Gregor: Ông đưa hai giả thuyết - Thuyết X cho người bình thường bẩm sinh không thích làm việc trốn việc Vì tính không thích làm việc nên họ phải bị ép buộc, điều khiển, hướng dẫn đe dọa hình phạt để buộc họ phải cố gắng đạt mục tiêu tổ chức; người bình thường thích bị lãnh đạo, muốn trốn tránh trách nhiệm, có hoài bão muốn an thân Từ đó, nhà quản lý theo thuyết X chủ trương dùng quyền lực để điều khiển thông qua việc giám sát chặt chẽ Chỉ có tiền bạc, lợi nhuận đe dọa thúc đẩy người lao động làm việc - Thuyết Y cho làm việc cần cố gắng thể xác tinh thần vui chơi, nghỉ ngơi Điều khiển từ bên đe dọa hình phạt cách để buộc người phải cố gắng đạt mục tiêu tổ chức Con người tự chủ tự lãnh đạo thân để đạt mục tiêu tổ chức mà họ giao phó; phần thưởng liên quan tới kết công việc họ đóng vai trò quan trọng; điều kiện thích hợp, người bình thường không học cách chấp nhận trách nhiệm mà học cách nhận trách nhiệm mình; không người có khả tốt trí tưởng tượng, tài sức sáng tạo; điều kiện công nghiệp đại có phần tri thức người bình thường sử dụng Thuyết Y khoa học quản lý thông qua tự giác tự chủ Những người quản lý theo thuyết Y chủ trương sử dụng biện pháp quản lý phát huy tính tự chủ người lao động mức cao điều kiện Từ quan niệm này, người ta đến số kết luận sau: + Cá nhân (cái tôi) mối quan tâm người + Cá nhân cố gắng thỏa mãn nhu cầu tính lợi lớn phí tổn + Cá nhân chịu lãnh đạo + Cá nhân muốn sống làm việc khung cảnh xã hội + Cá nhân góp phần tạo lập chế để phục vụ nhu cầu chung tập thể + Không có người trung bình + Cá nhân nỗ lực cao họ trọng dụng Ø Quan điểm động động viên tinh thần làm việc nhân viên: Để đạt mục tiêu người quản lý phải biết cách động viên đạo nhân viên Hay nói cách khác người quản lý phải biết cách làm việc với người, thông qua nỗ lực người để đạt mục tiêu Các lý thuyết quản lý dành nhiều công sức để giải thích động bên thúc đẩy người làm việc từ có biện pháp áp dụng nhằm huy động tối đa lực người vào nghiệp chung Ø Lý thuyết cổ điển: Đại diện F.W.Taylor Quan điểm xây dựng nhận thức chất chủ yếu người lao động lười biếng, động lao động họ lợi ích kinh tế, thân họ đóng góp cho tổ chức sức lao động họ, nhà quản lý am hiểu công việc công nhân Vì vậy, Taylor cho công việc quan trọng mà nhà quản trị phải làm bảo đảm cho công nhân làm công việc thường xuyên lặp lặp lại cách nhàm chán với hiệu cao Để làm điều nhà quản trị phải dạy cho công nhân cách làm việc dùng kích thích kinh tế liền lương, tiền thưởng để động viên công nhân Ø Lý thuyết tâm lý - xã hội: Quan điểm cho quan hệ xã hội có tác dụng thúc đẩy kìm hãm hăng hái làm việc công nhân, người hăng hái phải thường xuyên thực công việc nhàm chán đơn điệu Từ nhà lý thuyết tâm lý xã hội cho nhà quản lý động viên người cách thừa nhận nhu cầu xã hội họ, tạo điều kiện cho họ cảm thấy hãnh diện hữu ích quan trọng họ công việc chung Ví dụ cho người lao động nhiều tự để thực định liên quan đến công việc giao, quan tâm đến nhóm không thức, thông tin nhiều cho người lao động biết kế hoạch hoạt động tổ chức Ø Các lý thuyết nhu cầu: - Thuyết cấp bậc nhu cầu Maslow: Maslow cho hành vi người bắt nguồn từ nhu cầu nhu cầu nguời xếp theo thứ tự từ thấp đến cao: nhu cầu sinh học; nhu cầu an toàn; nhu cầu quan hệ, liên kết xã hội; nhu cầu tôn trọng; nhu cầu tự thể Mỗi nhu cầu lại có hai mức độ: mức cao mức thấp - Thuyết nhu cầu David Mc Cleland: Cleland cho người có ba nhu cầu bản: nhu cầu thành tựu, nhu cầu liên minh, nhu cầu quyền lực - Thuyết nhu cầu Clayton Alderfer: Thuyết cho người lúc theo đuổi việc thỏa mãn ba nhu cầu bản: nhu cầu tồn tại, nhu cầu quan hệ nhu cầu phát triển Nhìn chung, thuyết nhu cầu học giả nói có ẩn ý quan trọng nhà quản lý muốn lãnh đạo nhân viên phải hiểu đối tượng quản lý (người lao động) cấp độ mức độ nhu cầu Từ cho phép bạn đưa biệp pháp phù hợp cho việc thỏa mãn nhu cầu người lao động đồng thời đạt mục tiêu tổ chức Ø Thuyết mong đợi Thuyết mong đợi cho động kết mong đợi cá nhân Động người phụ thuộc vào hai nhân tố: + Mức độ mong muốn thực cá nhân việc giải công việc; + Cá nhân nghĩ công việc đạt kết công việc Vì thế, để động viên nhân viên nhà quản lý cần quan tâm đến nhận thức mong đợi cá nhân mặt: tình thế, phần thưởng, dễ dàng thực theo cách mà đạt đến phần thưởng, đảm bảo phần thưởng trả Ø Thuyết công Thuyết công cho người lao động tổ chức muốn đối xử cách công bằng, họ có xu hướng so sánh đóng góp phần thưởng họ với người khác Nếu người lao động cho họ đối xử không tốt, phần thưởng không xứng đáng, họ bất mãn làm việc không hết khả Nếu người lao động cho phần thưởng đãi ngộ tương xứng với công sức họ họ trì mức suất cũ Nếu người lao động cho phần thưởng đãi ngộ cao so với điều mà họ mong muốn họ việc tích cực Tóm lại, lý thuyết đại động động viên nguời kế thừa giá trị của lý thuyết cổ điển lý thuyết tâm lý xã hội dựa sở mô hình chất người thực thể phức hợp có khả thay đổi, có nhiều nhu cầu động khác kết hợp thành mẫu vận động phức hợp, có khả học hỏi cách vận động có khả đáp ứng lại chiến lược quản lý khác Vì vậy, nhà quản lý cần có biện pháp tác động đến nhu cầu người, phát huy nội lực người, động viên, giúp đỡ họ hoàn thành nhiệm vụ giao từ đạt mục tiêu tổ chức Môi trường quản lý: 4.1 Khái niệm: Môi trường (enviroment) hiểu theo nghĩa thông thường điều kiện, hoàn cảnh tác động lên người tổ chức Có môi trường tự nhiên (natural enviroment) môi trường kinh tế - xã hội (social-economic enviroment) Môi trường quản lý môi trường kinh tế - xã hội (social-economic enviroment) Môi trường quản lý gồm nhóm: Môi trường vĩ mô (tổng quát) môi trường vi mô (đặc thù) Môi trường tổng quát gồm tất yếu tố tổ chức có khả ảnh hưởng mạnh đến tổ chức, mà liên quan rõ rệt môi trường trị - pháp luật, môi trường kinh tế - văn hóa - xã hội Môi trường đặc thù phần môi trường tổng quát, liên quan tới hoàn thành mục tiêu tổ chức, môi trường tác nghiệp tổ chức, có thay đổi với yếu tố nhu cầu xã hội, khách hàng, đối tác, quan quản lý… Hoạt động quản lý tổ chức chịu tác động yếu tố môi trường, yếu tố môi trường luôn biến đổi Các tổ chức thay đổi lựa chọn yếu tố bên mà phải xác định, ước lượng thích nghi với yếu tố, lực lượng - Môi trường tác động tích cực tiêu cực lên hoạt động tổ chức Môi trường tạo hội thuận lợi cho tổ chức biết nắm lấy chúng - Tổ chức tác động đến môi trường địa phương mà hoạt động, tổ chức làm ô nhiễm cải thiện môi trường 4.2 Các yếu tố môi trường vĩ mô: a) Môi trường trị pháp luật: Môi trường trị pháp luật bao gồm luật lệ, quy tắc, hoạt động quan Nhà nước có ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức Thể chế trị giữ vai trò định hướng, chi phối hoạt động xã hội Môi trường trị, pháp luật thuộc nhóm yếu tố vĩ mô, ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động tổ chức yếu tố giữ vai trò quan trọng phát triển tổ chức Hệ thống pháp luật xây dựng dựa tảng định hướng trị, nhằm quy định điều mà thành viên xã hội không làm sở để chế tài hành động vi phạm mối quan hệ xã hội mà pháp luật bảo vệ b) Môi trường xã hội: Mọi tổ chức hoạt động môi trường xã hội định có mối liên hệ chặt chẽ, tác động qua lại với xã hội Các giá trị chung xã hội, tập tục truyền thống, lối sống nhân dân, cấu dân số, thu thập dân chúng… có tác động đến hoạt động tổ chức c) Môi trường văn hóa: Có nhiều tác nhân văn hóa khác tồn xã hội xung quanh tổ chức mà chúng lúc hữu yếu tố khác môi trường Trên phương diện quản lý, coi văn hóa đặc trưng chung ngôn ngữ, tôn giáo, nghệ thuật, hệ thống quan niệm sống, thái độ tự nhiên, môi trường, di sản văn hóa nhưa giá trị vật chất tinh thần nhằm phân biệt thành viên cộng đồng với cộng đồng khác Gía trị văn hóa chứa đựng niềm tin trạng thái coi quan trọng đáng kể có ý nghĩa cá nhân, có tính tương đối bền vững theo thời gian Con người bắt đầu tiếp nhận hấp thu giá trị văn hóa từ sinh trình tiếp diễn suốt quảng đời lại Nhà quản lý phải đánh giá tầm quan trọng giá trị, người khác Dưới số ví dụ giá trị văn hóa ảnh hưởng chúng đến hành vi quản lý - Quan niệm nhìn nhận người ảnh hưởng đến mối quan hệ cá nhân: Quan điểm cổ xưa phương Đông cho phụ nữ người chịu định từ phía người đàn ông Phụ nữ thuộc gia đình, nơi họ có trách nhiệm nuôi dạy giáo dục (đàn ông xây nhà, đàn bà xây tổ ấm) Hiện nay, vai trò phụ nữ thay đổi, ngày nhiều nhà quản lý xem trọng vai trò người phụ nữ lực thực đóng góp họ cho xã hội - Cách thức nhìn nhận vấn đề: Nhiều nhà quản trị phương Tây Mỹ cho tất mâu thuẫn, cạnh tranh giải khôn khéo Ngược lại, người Á động (Nhật, Việt Nam…) có khuynh hướng né tránh mối bất hòa mâu thuẫn nhân viên lãnh đạo, người làm công ông chủ - Cách thức giải vấn đề: Một số nhà quản lý cho làm việc theo nhóm phát huy tốt lực nhân viên, nhà quản lý khác lại đề cao định mang tính cá nhân - Cách thức định đâu hành vi hợp đạo đức: Nhiều nhà quản lý cho đạo đức việc hành động khuôn khổ pháp luật cho phép Số khác lại nhìn nhận đạo đức vượt khỏi đòi hỏi pháp luật tối thiểu để thực cho đắn - Cách thức dẫn dắt kiểm soát nhân viên: Tại Mỹ nhiều nhà quản lý tin việc chia thông tin cá nhân việc hành động dựa tin tưởng lẫn quan trọng việc kiểm soát nhân viên Trong đó, Mêhicô, hầu hết nhà quản lý nhấn mạnh đến luật lệ quy tắc, giám sát chặt chẽ thi hành mệnh lệnh Trong kinh tế toàn cầu hóa, hiểu biết văn hóa giúp người thành nhà quản lý xuất sắc dù họ có khỏi đất nước hay không Trong bối cảnh trị, kinh tế thay đổi mạnh mẽ nay, nhà quản lý cần có tư toàn cầu (tư toàn cầu - hành động mang tính địa phương: Think globally, Act locally) d) Môi trường vật chất: 10 4.3 Tổ chức thu nhập thông tin Tổ chức thu thập thông tin hình thành hệ thống kênh thông tin bên bên tổ chức, trực tiếp hay gián tiếp qua nút tin trung gian Có nhiều hình thức phương pháp khác để thu thập thông tin như: + Tổ chức tốt công tác hành - văn thư - tổng hợp quản lý tổ chức + Thực chế độ thông tin báo cáo định kỳ theo quy định + Tổ chức hội nghị, hội ý, trực báo, giao ban + Tổ chức kiểm tra, quan sát trực tiếp hoạt động tổ chức + Nghe phản ánh cách trao đổi trực tiếp hay qua điện thoại, điện tín v.v 4.4 Nghiên cứu xử lý thông tin Đây khâu quan trọng khó khăn, phức tạp trình thông tin Trong thực tiễn công việc thường chủ yếu phận cán tham mưu giúp việc cho lãnh đạo hay thân người lãnh đạo, quản lý trực tiếp thực Thực chất xử lý thông tin trình tự bước tác động vào thông tin nhằm rút thông tin cần thiết cho trình quản lý Quá trình gồm hai giai đoạn: a) Phân tích thông tin: Đây công việc kiểm tra, tổng hợp, phân tích, đánh giá, chỉnh lý tài liệu số liệu thu thập Yêu cầu công tác phải làm cho tài liệu, số liệu nói lên tình hình, kết hoạt động thực tế cách trung thực để xác định chất việc, hoạt động mà tài liệu, số liệu thông tin báo cáo phản ánh Để đạt yêu cầu trên, phải tiến hành số việc cụ thể sau: + Kiểm tra tính xác, tính hợp lý tài liệu, số liệu + Hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, tài liệu theo vấn đề, lĩnh vực + Đánh giá, chỉnh lý xác hóa số liệu, tài liệu Đây công việc có tính chất nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi người thực phải có trình độ kiến thức nghiệp vụ định giải tốt b) Xử lý thông tin: Xử lý thông tin gắn liền với việc nghiên cứu phân tích thông tin Thực chất xử lý thông tin dựa sở phân tích số liệu, tài liệu phản ánh tình hình kết hoạt động thực tế người xử lý thông tin đưa phương án, tác động quản lý định lựa chọn phương án hay tác động tối ưu 109 Việc xử lý có hai cấp độ: việc đưa phương án, tác động quản lý sáng kiến của đơn vị, phận, cán tham mưu giúp việc thực hình thức đề nghị, kiến nghị (bằng văn hay miệng); thân người lãnh đạo thực hình thức định, thị, mệnh lệnh, phương án ban hành 4.5 Cung cấp phổ biến thông tin: Muốn cung cấp phổ biến thông tin cần xác định rõ nhu cầu thông tin cấp quản lý, khâu quản lý Yêu cầu vấn đề đáp ứng nhu cầu phục vụ kịp thời, xác, đối tượng, hình thức thích hợp Trong trình cung cấp phổ biến thông tin cần trả lời câu hỏi: + Cung cấp phân phối thông tin ? (nội dung) + Cung cấp phân phối thông tin cho ? (đối tượng) + Cung cấp phân phối thông tin lúc ? (thời gian) + Cung cấp phân phối thông tin ? (hình thức) + Xác định thông tin khai thác đâu ? (nguồn tin) 4.6 Bảo quản lưu trữ thông tin Mục đích bảo quản lưu trữ để bảo đảm cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng, mát, phục vụ cho công việc khai thác hàng ngày lâu dài Do vậy, bảo quản lưu trữ thông tin phải đảm bảo yêu cầu: - Bảo quản lưu trữ cẩn thận, khoa học phương tiện thích hợp với loại tài liệu có đặc tính kỹ thuật khác nhau; - Phải xếp ngăn nắp, trật tự, tránh nhầm lẫn, mát, đảm bảo cho cung cấp đầy đủ khối lượng thông tin cần thiết với thời gian nhanh cho người sử dụng - Bảo quản lưu trữ thông tin quan đơn vị phải theo nghiệp vụ quy định pháp luật Nâng cao chất lượng thông tin quản lý 5.1 Chất lượng thông tin quản lý Thông tin giữ vai trò quan trọng hoạt động quản lý, làm để thông tin có hiệu vấn đề không đơn giản Muốn thông tin có hiệu chất lượng thông tin phải cao việc tổ chức hệ thống thông tin phải hợp lý Chất lượng thông tin định hiệu trình quản lý Vậy chất lượng thông tin gì? Đây câu hỏi dễ trả lời 110 Theo ý kiến nhiều nhà khoa học chất lượng thông tin mức độ thỏa mãn nhu cầu thông tin người sử dụng Chất lượng thông tin thể mặt sau: mức độ thời sự, mức độ kịp thời, mức độ xác, mức độ đầy đủ, mức độ kinh tế v.v Các mặt mức độ kể thông tin tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thông tin Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chất lượng thông tin thường là: tiến độ khoa học kỹ thuật, trình độ lực người, công nghệ, môi trường, phương pháp tổ chức hệ thống thông tin tổ chứuc v.v 5.2 Nâng cao chất lượng thông tin quản lý Mục tiêu hoạt động quản lý, phát triển thông tin công nghệ thông tin đòi hỏi chất lượng thông tin quản lý phải ngày nâng cao Phương pháp để nâng cao chất lượng thông tin ý là: - Đầu tư công nghệ kỹ thuật mới; - Đào tạo sử dụng người; - Tổ chức hệ thống thông tin khoa học; - Có chế, quy chế đầy đủ, rõ ràng công tác thông tin; - Có chế độ trách nhiệm quyền lợi cho người liên quan đến hoạt động thông tin 111 CHƯƠNG QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Bản chất định quản lý 1.1 Khái niệm, đặc điểm vai trò định quản lý a) Khái niệm: Quyết định thuật ngữ sử dụng nhiều hoạt động quản lý, có nhiều định nghĩa: - Theo nghĩa chung định hành động lựa chọn giải pháp cho vấn đề xác định - Quyết định hành vi thể ý chí chủ thể định, ý chí định thể dước hình thức định, có tính bắt buộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt mục đích mà chủ thể mong muốn (Viện nghiên cứu hành chính: Một số thuật ngữ hành chính, Nxb giới, 2000) - Quyết định quản lý hành vi sáng tạo chủ thể quản lý nhằm định mục tiêu, chương trình tính chất hoạt động tổ chức để giải vấn đề chín muồi sở hiểu biết quy luật vận động khách quan phân tích, xử lý thông tin tổ chức môi trường (giáo trình Khoa học quản lý Nxb KHKT, 2001) b) Đặc điểm định quản lý - Các định quản lý sản phẩm tư người, kết trình lao động người quản lý - Quyết định quản lý định tổ chức mà chủ thể đưa có trách nhiệm định cá nhân tập thể nhà quản lý cấp, phận khác tổ chức - Chỉ có quan, cá nhân có thẩm quyền phép đưa định quản lý - Phạm vi, nội dung đối tượng tác động định quản lý gắn liền với vấn đề tổ chức c) Vai trò định - Các định quản lý có vai trò quan trọng, trung tâm hoạt động quản lý Sự thành công hay thất bại tổ chức phụ thuộc vào định nhà quản lý hay sai 112 - Các định quản lý có vai trò định hướng toàn hoạt động tổ chức, đảm bảo nguồn lực, phối hợp nhiều phận lại với nhau, động viên hay bắt buộc người lao động thực kế hoạch - Các định quản lý sở để kiểm tra, đánh giá hoạt động thành viên, phận tổ chức 1.2 Chức định quản lý 1.2.1 Định hướng: Quyết định quản lý thực chức định hướng quy tụ nguồn lực tổ chức vào mục tiêu chung mục tiêu phận tổ chức thời gian dài 1.2.2 Bảo đảm: Quyết định quản lý thực chức bảo đảm định đưa phải xác định tính toán nguồn lực cụ thể (tài nguyên, vốn, lao động, công nghệ quản lý…) để thực mục tiêu đề 1.2.3 Phối hợp: Quyết định quản lý thực chức phối hợp đảm bảo gắn bó, ràng buộc, liên kết phối hợp phận yếu tố trình hoạt động thực nhiệm vụ, tránh gây mâu thuẫn định tránh gây hỗn độn hoạt động đơn vị (phân hệ) 1.2.4 Cưỡng bức, động viên: Quyết định quản lý thực chức cưỡng bức, động viên mang tính chất pháp lý bắt buộc cấp thực nghiêm túc, phận nào, cá nhân làm tốt thưởng, gây hậu xấu bị phạt… 1.2.5 Bảo mật: Một định tổ chức đưa ra, có nghĩa tổ chức khác biết tới (sớm muộn) nên định phải đảm bảo chống rò rỉ thông tin lợi cho tổ chức, nhờ ý đồ quản lý tổ chức thực thi cách vững 1.3 Các loại hình thức định quản lý 1.3.1 Phân loại: Các định quản lý phân thành nhiều loại khác tùy theo tiêu thức phân chia: - Theo thời gian: có định dài hạn, trung hạn, ngắn hạn 113 - Theo tính chất quan trọng: có định chiến lược, định chiến thuật, định tác nghiệp - Theo phạm vi điều chỉnh: có định chung, định cá biệt - Theo cấp định: có định cấp cao, định cấp trung gian, định cấp thấp - Theo lĩnh vực hoạt động: có định kế hoạch, tổ chức, nhân sự, tài chính, khoa học, kỹ thuật, công nghệ, sản suất, dịnh vụ, marketing, đối ngoại v.v 1.3.2 Các hình thức định: Phi văn văn a) Hình thức phi văn bản: Các định quản lý phi văn thường định có phạm vi hẹp, sử dụng lần, không cần lưu lại, tính trách nhiệm người đưa định không cao lý bảo mật nên không viết thành văn Hình thức phi văn hiểu tất tín hiệu văn thể định tập thể cá nhân nhà quản lý vấn đề tổ chức b) Hình thức văn bản: Đây hình thức biểu chủ yếu quan trọng định quản lý Nội dung định quản lý trình bày dạng văn Văn xem văn định hay văn quản lý Trong quản lý, văn quản lý vừa sản phẩm, vừa phương tiện để truyền đạt, tổ chức thực Có nhiều loại định khác nhau, tập hợp loại văn định tạo thành hệ thống văn định Văn định quản lý có vai trò quan trọng: - Là phương tiện để truyền đạt xác, đầy đủ nội dung định quản lý tới đối tượng quản lý - Là phương tiện để lưu trữ sử dụng định thuận lợi - Là phương tiện để kiểm tra, tra, giám sát hoạt động tổ chức - Là phương tiện để xác định trách nhiệm người đưa định 1.4 Yêu cầu loại định Quyết định quản lý có hiệu lực hiệu đảm bảo yêu cầu sau: a) Yêu cầu tính hợp pháp: Quyết định quản lý hành vi tập thể cá nhân nhà quản lý nên phải tuân theo pháp luật người định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật 114 Tính hợp pháp định quản lý thể hiện: - Quyết định đưa phạm vị thẩm quyền tổ chức, cá nhân - Quyết định không trái với nội dung mà pháp luật quy định - Quyết định ban hành thủ tục thể thức b) Yêu cầu tính khoa học Các định có tính khoa học định phù hợp với lý luận thực tiễn khách quan Yêu cầu định quản lý có tính khoa học thể hiện: - Phù hợp với định hướng mục tiêu tổ chức - Phù hợi với quy luật, xu khách quan, nguyên tắc nguyên lý khoa học - Quyết định đưa sở vận dụng phương pháp khoa học - Phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình cần đưa định c) Yêu cầu tính hệ thống (thống nhất) Tính hệ thống định quản lý phải đảm bảo: - Các định quản lý ban hành cấp, phận chức phải thống theo hướng Hướng mục tiêu chung xác định - Các định ban hành thời điểm khác không mâu thuẫn, trái ngược phủ định Quyết định hết hiệu lực không phù hợp cần phải loại bỏ d) Yêu cầu tính tối ưu Yêu cầu tính tối ưu định quản lý đòi hỏi phương án mà định lựa chọn phải phương án tối ưu Phương án tối ưu phương án thỏa mãn cao mục tiêu đồng thời phù hợp với ràng buộc định, ủng hộ thành viên cấp tổ chức d) Yêu cầu tính linh hoạt Yêu cầu tính linh hoạt đòi hỏi định quản lý phải phản ánh nhân tố mới, phản ánh tính thời đại, môi trường mà định đời thực Tính linh hoạt định đòi hỏi việc xử lý tình phải linh hoạt, khéo léo tránh rập khuôn, máy móc, giáo điều, kinh nghiệm chủ nghĩa e) Yêu cầu tính hiệu lực (phạm vi, thời gian, đối tượng tác động) Các định quản lý phải có tính hiệu lực, tức phải có thời gian ban hành, thời gian thực hiện, đối tượng phạm vi điều chỉnh phải rõ ràng cụ thể Điều kiện định quản lý 2.1 Cơ sở việc định quản lý: 115 Một định quản lý đảm bảo chủ thể định sở điều kiện sau: a) Căn hệ thống mục đích mục tiêu tổ chức Phương án lựa chọn để định phải phương án đáp ứng cao việc thực mục tiêu tổ chức Việc xác định mục đích, mục tiêu tổ chức có vai trò đặc biệt quan trọng việc đề định quản lý, mục đích mục tiêu sở để xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương án định Mặt khác, tổ chức, định đề cấp, phận khác Mục tiêu cấp, phận sở để đưa định thuộc thẩm quyền cấp Tuy nhiên, hệ thống mục tiêu tính phân cấp mà có quan hệ tương tác với Vì vậy, định quản lý đề cấp phải nhằm thực mục tiêu cấp Các định cấp khuyến khích cấp định theo hướng mục tiêu b) Căn hệ thống luật pháp thông lệ xã hội Các định quản lý phải phù hợp với pháp luật hành, vậy, lựa chọn phương án định phương án trái với pháp luật cần phải loại bỏ Hệ thống pháp luật thể thông qua hệ thống văn quy phạm pháp luật Nhà nước Khi đưa định quản lý cần phải vào hệ thống văn pháp luật Pháp luật hành lang, giới hạn pháp lý định quản lý Giới hạn xem xét hai khía cạnh: là, quyền hạn người định; hai là, nội dung định không trái với quy định pháp luật Một định quản lý không đảm bảo hai khía cạnh pháp luật xem không hợp pháp, cần đình chỉ, sửa đổi bãi bỏ Ngoài văn pháp luật, định quản lý dựa vào thông lệ xã hội tồn chi phối hành vi tổ chức phong tục, tập quán, đạo đức, lối sống, tâm lý tình cảm, tôn giáo , văn hóa tổ chức nói chung, truyền thống tập thể nói riêng có ảnh hưởng lớn đến định quản lý c) Căn thực trạng tình hình hoạt động tổ chức Trong trình hoạt động tổ chức có việc đạt chưa đạt được, có thuận lợi khó khăn, ưu điểm hạn chế Đó thực trạng tình hình hoạt động tổ chức Thực trạng tình hình hoạt động tổ chức nguồn nhân lực, vật lực, tài lực; lực tổ chức; hệ thống luật pháp Nhà nước, thái độ tập thể dân chúng, môi trường bên bên tổ chức Trong hoạt động quản lý 116 lúc người định hiểu hết thực trạng tình hình hoạt động tổ chức, đặc biệt yếu tố hạn d) Căn lực phẩm chất người ban hành định Năng lực phẩm chất người quản lý có ảnh hưởng lớn đến việc định quản lý Những người có lực phẩm chất tốt đưa định đắn, ngược lại định dễ bị sai lầm Để định quản lý đáp ứng yêu cầu tính hợp lý hợp pháp người quản lý phải có lực phẩm chất tốt, điều liên quan đến việc đề bạt cán lãnh đạo trình đào tạo, bồi dưỡng rèn luyện họ 2.2 Nguyên tắc định quản lý 2.2.1 Nguyên tắc hệ thống Nguyên tắc đòi hỏi xem tổ chức hệ thống kinh tế xã hội, đưa định quản lý phải đồng thời ý đến yếu tố môi trường bên ngoài, điều kiện bên mục tiêu tổ chức Phải có phối hợp phận cấu thành hệ thống tổ chức liên quan đến định quản lý Tất định quản lý đã, ban hành phải tạo thành hệ thống hướng tới việc thực mục tiêu chung tổ chức 2.2.2 Nguyên tắc khả thi Nguyên tắc đòi hỏi trình định phải tổng hợp, xem xét tới tất loại nhân tố bên bên có ảnh hưởng đến tồn phát triển tổ chức Nghĩa vừa xem xét nhu cầu, vừa xem xét khả năng, vừa xem xét hội có lợi thành công, vừa xem xét độ rủi ro, bất lợi thất bại, cân nhắc toàn diện, bảo đảm chắn hợp lý hiệu phương án định, tiên tiến kỹ thuật, khả nguồn lực điều kiện để thực thi định 2.2.3 Nguyên tắc khoa học Nguyên tắc đòi hỏi phương án định phương án người ủng hộ; phương án lựa chọn từ nhiều phương án Quyết định đưa theo trình tự khoa học, phương pháp tính toán, tư phán đoán khoa học 2.2.4 Nguyên tắc dân chủ Quá trình định cần có tham gia tập thể người tổ chức Đối với vấn đề quan trọng cần tham gia quan 117 chuyên gia bên tổ chức Trong trình định cần tiếp thu ý kiến trái ngược nhau, đồng thời ý đến phương án 2.2.5 Nguyên tắc kết hợp Quá trình định cần kết hợp khoa học kinh nghiệm; phân tích định tính định lượng; lợi ích toàn cục lợi ích cục bộ; lợi ích trước mắt lợi ích lâu dài; kinh tế kỹ thuật; cá nhân tập thể; thực sáng tạo v.v Vì vậy, phương án nhằm để phát huy kết đạt khắc phục yếu tố hạn chế thường phương án lựa chọn để định Quá trình định quản lý 3.1 Quy trình định 3.1.1 Xác định vấn đề định: Vấn đề định hiểu nhiệm vụ mà tổ chức cần giải quyết định, không tổ chức khó phát triển Xác định vấn đề bước có vai trò đặc biệt quan trọng việc định Trong thực tiễn, tượng thường dễ nhận vấn đề lúc dễ dàng phát Vấn đề định xác định thông qua kinh nghiệm, qua trắc nghiệm phân tích nhà quản lý chuyên gia, phận chức năng, cấp Trong tình đơn giản, nhà quản lý nhanh chóng xác định vấn đề định Ngược lại, tình phức tạp thường phải đề định cách sơ tiếp tục thu thập, phân tích thông tin để rõ nhiệm vụ định Không phải vấn đề tổ chức, sai lệch, hội trở thành vấn đề định Chỉ vấn đề "chín muồi" trở thành vấn đề định 3.1.2 Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án: Muốn so sánh phương án cách khách quan để lựa chọn phương án tốt cần xác định tiêu chuẩn đánh giá phương án Tiêu chuẩn biểu tiêu số lượng chất lượng, phản ánh kết đạt mục tiêu tổ chức hay kết mong muốn việc giải vấn đề định Ví dụ để định lựa chọn cán quản lý thường có tiêu chuẩn lực phẩm chất; để định đầu tư thường có tiêu chuẩn kinh tế, trị, xã hội môi trường Lựa chọn tiêu chuẩn việc không đơn giản Nếu tiêu 118 chuẩn không xác định rõ việc đánh giá lựa chọn định gặp khó khăn, dễ dẫn đến tình trạng tùy tiện, chủ quan 3.1.3 Tìm kiếm phương án để giải vấn đề: Một vấn đề định giải nhiều cách khác Cần tìm đến tất phương án định có, phương án mà nhìn tưởng chừng thực Tuy nhiên, số lượng phươn án nhiều trình lựa chọn phương án gặp khó khăn Để thuận lợi cho việc phân tích lựa chọn nên giữ lại số phương án thiết thực, loại bỏ phương án tính khả thi, nhóm phương án tương tự lại với v.v 3.1.4 Đánh giá phương án: Đánh giá phương án xác định giá trị phương án theo tiêu chuẩn hiệu Việc đo lường hiệu phương án cần thực theo hai hướng: phân tích định lượng phân tích định hướng Đánh giá hiệu mà phương án mang lại lựa chọ định Nói cách tổng quát, đánh giá phương án ưu điểm hạn chế phương án Đánh giá phương án có hai nhiệm vụ: là, xác định số đo hiệu phương án; hai là, loại bỏ phương án không đáng giá Việc đánh giá phương án cần tiến hành theo phương pháp kỹ thuật đánh giá khoa học 3.1.5 Lựa chọn phương án định: Trong phương án đáng giá cần phải chọn phương án thỏa mãn cao tiêu chuẩn hiệu quả, đồng thời khắc phục yếu tố hạn chế Việc lựa chọn phương án nên có tham gia tập thể, chuyên gia có kinh nghiệm, chí cấp Có hai khả lựa chọn phương án: lựa chọn theo tiêu chuẩn lựa chọn theo nhiều tiêu chuẩn: Trường hợp lựa chọn theo tiêu chuẩn, phương án có mức đáp ứng cao tiêu chuẩn đặt yếu tố hạn chế khắc phục, xem phương án tốt Trường hợp lựa chọn theo nhiều tiêu chuẩn, phương án có mức đáp ứng khác tiêu chuẩn cần phải đưa chúng tiêu hiệu tổng hợp Chỉ tiêu phản ánh mức độ đáp ứng tiêu chuẩn Trong trường hợp này, phương án có tiêu hiệu tổng hợp có giá trị lớn đồng thời tiêu chuẩn mức chấp nhận được, yếu tố hạn chế, xem phương án tốt 119 3.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng định a) Thiếu thông tin: Thiếu thông tin nhiều nguyên nhân như: - Có thông tin thiếu xác - Người quản lý có xu hướng lựa chọn thông tin có sẵn chất lượng - Có thể có thông tin có chất lượng cao lại tốn thời gian tiền bạc, yêu cầu chi phí quản lý thường bị giới hạn khả tìm kiếm phương án - Có giới hạn khả xử lý thông tin cá nhân b) Ngưởi định thường có xu hướng nhầm lẫn vấn đề với giải pháp c) Xu hướng nhận thức cá nhân bóp méo vấn đề xác định d) Do có tồn lợi ích khác nhà quản lý e) Những tiền lệ trước giới hạn lựa chọn 3.3 Phương pháp định Phương pháp định cách thức mà chủ thể định dùng để thực một, số tất bước trình đề định Trong trình đề định chủ thể quản lý sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: Các phương pháp định quản lý a) Phương pháp cá nhân định Đây phương pháp định sở kiến thức kinh nghiệm cá nhân nhà quản lý Theo phương pháp xuất nhiệm vụ thuộc thẩm quyền mình, nhà quản lý tự đề định quản lý mà không cần có tham gia tập thể chuyên gia Trong trình định nhà quản lý sử dụng kinh nghiệm sử dùng mô hình đơn giản để định Mô hình định đơn giản dựa vào thủ tục, quy tắc sách hướng dẫn việc định Thủ tục loạt bước liên quan với để xử lý vấn đề thường xuyên xảy tổ chức Ví dụ thủ tục nhập học, thủ tục đăng ký kinh doanh, thủ tục cấp giấy phép xây dựng v.v Quy tắc chuẩn mực mà thành viên tổ chức phải thi hành Đó quy phạm pháp luật, thông lệ quy định mà 120 tập thể thống Ví dụ, sinh viên nghỉ 20% số học lớp không dự thi, năm lần cán công chức xét nâng bâc lương, v.v Chính sách phương châm, chủ trương, hướng dẫn chung cho việc xử lý vấn đề xảy tổ chức Chính sách khác thủ tục quy tắc chỗ có tính định hướng đòi hỏi định phải có linh hoạt sáng tạo Ví dụ, sách khuyến khích nhân tài sinh viên, sách giá cả, v.v b) Phương pháp định tập thể Phương pháp định tập thể nghĩa chủ thể định tập thể, trách nhiệm định thuộc tập thể Phương pháp định tập thể hiểu phương pháp mà người lãnh đạo không dựa vào kiến thức kinh nghiệm cá nhân mà dựa vào kiến thức kinh nghiệm tập thể để đưa định chịu trách nhiệm định đưa Phương pháp định tập thể thường sử dụng để định vấn đề quan trọng, vấn đề phức tạp, vấ đề có ảnh hưởng lâu dài đến phát triển tổ chức Hình thức phương pháp định tập thể phong phú như: tham gia hội đồng tư vấn, nhóm nghiên cứu, tham gia số chuyên gia, tham gia tập thể số cá nhân, số phận tổ chức Kết thảo luận tập thể quan trọng giúp nhà quản lý đưa định đắn phạm vi quyền hạn * Ưu điểm hạn chế phương pháp định tập thể - Ưu điểm: Thu hút sáng kiến nhiều người, đặc biệt chuyên gia người thực thi định; đảm bảo tính dân chủ tổ chức - Hạn chế: Thường kéo dài thời gian; dễ có ảnh hưởng cá nhân tập thể đến kết luận tập thể; có trường hợp trách nhiệm người định không rõ ràng (chủ thể định cá nhân hay tập thể) * Một số kỹ thuật phương pháp định tập thể: Trong trình thực phương pháp định tập thể áp dụng số kỹ thuật sau: 1) Kỹ thuật động não: Động não kỹ thuật dùng trình tìm tòi sáng kiến người tham gia thảo luận vấn đề định Ví dụ, họp có nhiều người tham gia, người chủ tọa nêu rõ ràng vấn đề cho tất người hiểu, tất thành viên tự nêu ý kiến khoảng thời gian ấn định trước Không phê bình ý kiến nhau, ý kiến ghi lại phân tích sau 121 Kỹ thuật động não có nhược điểm ý kiến người họp dễ bị ảnh hưởng lẫn 2) Kỹ thuật nhóm danh nghĩa: Nhóm danh nghĩa kỹ thuật dùng không tìm sáng kiến mà đến kết luận họp Ví dụ, thành viên nhóm có mặt họp Chủ tọa phát biểu nhiệm vụ họp Các thành viên viết giấy suy nghĩ họ Từng thành viên đọc điều họ viết Nhóm thảo luận đánh giá ý kiến thành viên Từng thành viên độc lập cho biết thứ tự ý kiến theo mức độ đắn chúng Kết luận cuối thuộc ý kiến có thứ bậc tổng hợp cao 3) Kỹ thuật Delphi: Là kỹ thuật định theo nhóm thành viên không triệu tập tới họp Đây kỹ thuật phức tạp tốn thời gian Kỹ thuật Delphi giống với kỹ thuật nhóm danh nghĩa khác thành viên không ngồi trực diện với Kỹ thuật bao gồm bước sau: + Vấn đề xác định thành viên yêu cầu đưa ý kiến qua phiếu câu hỏi chuẩn bị kỹ + Mỗi thành viên hoàn thành phiếu câu hỏi cách độc lập nặc danh + Kết phiếu câu hỏi trung tâm thu lại, xử lý in + Mỗi thành viên nhận in kết xử lý + Sau xem xét kết quả, thành viên lại yêu cầu cho biết ý kiến họ Kết thành viên thường đưa ý kiến có thay đổi so với ý kiến ban đầu họ Cứ tiếp tục có thống ý kiến Ngoài ra, lĩnh vực quản lý khác (quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, quản lý giáo dục ) người ta sử dụng nhiều phương pháp kỹ thuật định khác như: phương pháp định lượng toán học (sử dụng toán dự trữ, toán đơn hình, toán vận tải, toán đồng ); phương pháp định; phương pháp phân tích độ mạo hiểm, phương pháp linh cảm (trực giác, ngoại cảm) v.v Tổ chức thực định quản lý 4.1 Ban hành văn định Phần lớn định quản lý thể dạng văn Sau thống lựa chọn phương án định, định thể dạng văn để trở thành văn quản lý Văn định cần trình bày thể thức 4.2 Lập kế hoạch tổ chức thực 122 Kế hoạch tổ chức thực định phải vào giới hạn hiệu lực định phải theo giới hạn Kế hoạch tổ chức phải cụ thể, cần nêu rõ nội dung: làm, thời gian bắt đầu kết thúc, phương tiện, kinh phí, địa điểm thực v.v 4.3 Tuyên truyền, phổ biến, giải thích định Tuyên tuyền, phổ biến, giải thích định cho người thực nắm vững nội dung, ý nghĩa tầm quan trọng định 4.4 Thực định theo kế hoạch Theo kế hoạch xác định, định thực thực tế Bộ máy thực vận hành, nguồn lực huy động, công việc triển khai 4.5 Kiểm tra việc thực định Kiểm tra việc thực định có vai trò quan trọng vì: kiểm tra tác động tới hành vi người, nâng cao trách nhiệm, động viên người lao động thúc đẩy thực định theo trình tự định, sửa chữa sai sót, điều chỉnh kế hoạch kịp thời 4.6 Điều chỉnh định Có nhiều nguyên nhân dẫn đến cần thiết phải điều chỉnh định, nguyên nhân thường là: thay đổi đột ngột môi trường gây ra; có sai lầm nghiêm trọng thân định v.v 4.7 Tổng kết việc thực định Trong trường hợp, định có thực hạn hay không hạn cần tổng kết kết thực định Qua tổng kết thực định, kinh nghiệm tích lũy sở cho định tương lai Trong trình tổng kết cần xem xét chu đáo tất giai đoạn công tác, phân tích rõ thành công sai lầm, thiếu sót, phát hết tiềm chưa sử dụng, tìm nguyên nhân thành công thất bại đánh giá tổng hợp 123