Tài liệu thi tuyển công chức ngành văn thư lưu trữ tỉnh bà rịa vũng tàu năm 2016

NỘI DUNG ÔN TẬP THI TUYỂN CCHC NĂM 2016 MÔN: NGHIỆP VỤ CHUYÊN NGÀNH NGÀNH: NỘI VỤ LĨNH VỰC: VĂN THƯ, LƯU TRỮ STT Tên tài liệu Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Nghị định số 99/2016/NĐ-CPngày 1/7/2016 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức CHUYÊN ĐỀ I: LUẬT LƯU TRỮ SỐ 01/2011/QH13 Chương 1:NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Nguyên tắc quản lý lưu trữ Nhà nước thống quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Hoạt động lưu trữ thực thống theo quy định pháp luật Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Nhà nước thống kê Điều Người làm lưu trữ Người làm lưu trữ quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị nghiệp công lập phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định pháp luật; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng quan, tổ chức hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, sách ưu đãi khác theo quy định pháp luật Người làm lưu trữ không thuộc trường hợp quy định khoản Điều phải đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; hưởng chế độ, quyền lợi người lao động làm việc tổ chức Người giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc Điều Các hành vi bị nghiêm cấm Chiếm đoạt, làm hỏng, làm tài liệu lưu trữ Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân Mang tài liệu lưu trữ nước trái phép Chương 2: THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ MỤC LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Điều 10 Trách nhiệm Lưu trữ quan Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức Điều 11 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định điểm b khoản này; b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định khoản Điều để phục vụ công việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu MỤC CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Điều 15 Chỉnh lý tài liệu Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm yêu cầu sau đây: a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; b) Được xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ hoàn thiện hệ thống hoá; d) Có Mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu Danh mục tài liệu hết giá trị Điều 16 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc trị, lịch sử, toàn diện tổng hợp Xác định giá trị tài liệu thực theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin sử liệu học Xác định giá trị tài liệu phải vào tiêu chuẩn sau đây: a) Nội dung tài liệu; b) Vị trí quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ toàn vẹn phông lưu trữ; đ) Hình thức tài liệu; e) Tình trạng vật lý tài liệu MỤC THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Điều 19 Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử tổ chức trung ương cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây: a) Trình quan có thẩm quyền lưu trữ cấp ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; b) Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Điều 20 Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định Luật quy định quan có thẩm quyền Đảng Cộng sản Việt Nam Lưu trữ lịch sử Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây: a) Lưu trữ lịch sử trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; quan, tổ chức trung ương Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam tổ chức trung ương khác thuộc quyền cách mạng từ năm 1975 trước; doanh nghiệp nhà nước Thủ tướng Chính phủ định thành lập tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật; quan, tổ chức chế độ xã hội tồn lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 trước; b) Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện đơn vị hành kinh tế đặc biệt không thuộc quan, tổ chức quy định điểm a khoản Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân sở thỏa thuận Điều 21 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử; Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử ngành công an, quốc phòng, ngoại giao ngành khác thực theo quy định Chính phủ Điều 22 Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây: a) Chỉnh lý tài liệu trước giao nộp lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật; c) Giao nộp tài liệu công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 03 bản; quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 lưu trữ vĩnh viễn quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử Điều 23 Quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử quản lý Lưu trữ quan Điều 24 Quản lý tài liệu lưu trữ trường hợp quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản người đứng đầu quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý giao nộp tài liệu theo quy định sau đây: Tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức phải chỉnh lý, thống kê bảo quản theo phông lưu trữ quan, tổ chức đó; Khi quan, tổ chức có định chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản tất hồ sơ, tài liệu giải xong đơn vị, cá nhân quan, tổ chức, doanh nghiệp phải giao nộp vào Lưu trữ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định Tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý quản lý sau: a) Tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền; b) Tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử quản lý Lưu trữ quan quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ có nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp giao nộp vào Lưu trữ quan theo định quan, tổ chức cấp trực tiếp quan, tổ chức có thẩm quyền CHUYÊN ĐỀ II: NGHỊ ĐỊNH SỐ 01/2013/NĐ-CP QUY ĐỊNH CHI TIẾT THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA LUẬT LƯU TRỮ Chương 2: QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ Điều Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử Tài liệu lưu trữ điện tử xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung tài liệu lưu trữ vật mang tin khác phải đáp ứng yêu cầu sau: a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn xác thực thông tin chứa tài liệu điện tử kể từ tài liệu điện tử khởi tạo lần đầu dạng thông điệp liệu hoàn chỉnh; b) Thông tin chứa tài liệu lưu trữ điện tử truy cập, sử dụng dạng hoàn chỉnh Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng điều kiện quy định Khoản Điều có giá trị gốc Điều Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức phải lập hồ sơ, lựa chọn bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ kỹ thuật công nghệ thông tin hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, quán, an toàn thông tin, có khả truy cập từ tài liệu tạo lập Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin Truyền thông quy định chức bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân trình xử lý công việc hệ thống quản lý tài liệu điện tử Điều Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ vật mang tin khác phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào Cơ quan, tổ chức, cá nhân không hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau tài liệu số hóa Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số tài liệu số hóa Chữ ký số quan, tổ chức phải đáp ứng yêu cầu pháp luật giao dịch điện tử Điều Tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật công nghệ thông tin nghiệp vụ lưu trữ Bộ Nội vụ hướng dẫn tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào tài liệu lưu trữ điện tử Điều Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng thu thập hai loại Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn khả truy cập hồ sơ Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc bối cảnh hình thành bảo vệ để không bị hư hỏng bị hủy hoại, sửa chữa hay bị liệu Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ quan thực theo quy trình sau: a) Lưu trữ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu; b) Lưu trữ quan đơn vị giao nộp tài liệu thống yêu cầu, phương tiện, cấu trúc định dạng chuyển; c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ liệu đặc tả kèm theo; d) Lưu trữ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ theo Danh mục; dạng thức cấu trúc thống nhất; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; đ) Lưu trữ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quan thực biện pháp lưu dự phòng; e) Lập hồ sơ việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ quan Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử thực theo quy trình sau: a) Lưu trữ lịch sử Lưu trữ quan thống Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc định dạng chuyển; b) Lưu trữ quan giao nộp hồ sơ liệu đặc tả kèm theo; c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ theo Danh mục; dạng thức cấu trúc thống nhất; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử thực biện pháp lưu dự phòng; đ) Lập hồ sơ việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử Cơ quan, tổ chức, cá nhân hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau việc giao nộp hồ sơ, tài liệu thành công Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận Tiêu chuẩn kỹ thuật trình nộp lưu thu thập tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ quan với Lưu trữ lịch sử phải thực theo tiêu chuẩn trao đổi liệu theo quy định pháp luật Điều Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo quản an toàn chuyển đổi theo công nghệ phù hợp Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả truy cập tài liệu lưu trữ điện tử sử dụng biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ thuận lợi phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo quản môi trường lưu trữ thích hợp Bộ Nội vụ quy định chi tiết yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Điều Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thực tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin quy trình, thủ tục, chi phí thực dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trang tin điện tử quan, tổ chức Khuyến khích việc thực dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không kết nối sử dụng mạng diện rộng Điều 10 Bảo đảm an toàn bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ kiểm tra bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử Cơ quan, tổ chức thực biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn bảo mật phù hợp với quy định pháp luật việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Điều 11 Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị hủy theo thẩm quyền, thủ tục tài liệu lưu trữ vật mang tin khác hết giá trị Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải thực toàn hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị phê duyệt phải bảo đảm thông tin bị hủy khôi phục lại Điều 12 Các hành vi bị nghiêm cấm Truy cập, thay đổi, giả mạo, chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử Tạo phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Điều 13 Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Bộ Nội vụ có trách nhiệm: a) Xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án ứng dụng công nghệ thông tin để bảo đảm quản lý thống tài liệu lưu trữ điện tử theo thẩm quyền; b) Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành ban hành theo thẩm quyền quy định, yêu cầu, nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp lưu trữ tài liệu điện tử Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo thực việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định pháp luật Người làm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu quan, tổ chức thực quy định pháp luật lưu trữ tài liệu điện tử Đơn vị, phận chuyên trách công nghệ thông tin quan, tổ chức có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu quan, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực biện pháp kỹ thuật để trì hoạt động hệ thống quản lý tài liệu điện tử quan, tổ chức Người trực dõi, giải công việc có trách nhiệm thực quy định tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trình theo dõi, giải công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu, điện tử vào Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định pháp luật lưu trữ CHUYÊN ĐỀ III: NGHỊ ĐỊNH SỐ 99/2016/NĐ-CP VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Chương I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho quan, tổ chức, cá nhân thực thủ tục dấu Việc đăng ký, quản lý dấu cho phép sử dụng dấu phải bảo đảm điều kiện theo quy định Nghị định Con dấu quy định Nghị định hình tròn; mực dấu màu đỏ Điều Các hành vi bị nghiêm cấm 10 b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành c) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Đóng dấu mức độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV b) Việc đóng dấu chi mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) Điều 12 Lưu văn Việc lưu văn thực sau: a) Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc b) Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, lưu tiếng Việt phải kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu Sổ sử dụng lưu cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI Chương 4: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 13 Lập Danh mục hồ sơ Tác dụng Danh mục hồ sơ a) Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ b) Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học 38 c) Là để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan d) Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng Căn lập Danh mục hồ sơ Các chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; Quy chế làm việc quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân; Danh mục hồ sơ năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan, tổ chức (nếu có) Nội dung lập Danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ - Khung đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Căn tình hình thực tế quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động - Nếu theo cấu tổ chức lấy tên đơn vị quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) Danh mục hồ sơ - Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị - khung đề mục theo cấu tổ chức; vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động - khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động - Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng hồ sơ Mẫu danh mục hồ sơ - Phụ lục XII b) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập - Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa lập Danh mục hồ sơ Khoản Điều này; đặc biệt chương trình kế hoạch nhiệm vụ công tác năm quan, tổ chức đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân đơn vị 39 - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Mẫu số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu - Phụ lục XIII c) Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức (nếu có) d) Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ - Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã - Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng bảng chữ số Ảrập - Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: + Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 + Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ a) Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: - Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng Phòng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành - Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng Phòng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành b) Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm c) Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo Danh mục Trong trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có công việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, 40 bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức Điều 14 Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ công việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) Điều 15 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Điều 16 Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: a) Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ b) Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ c) Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải công việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) d) Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu trong, hồ sơ) 41 đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Điều 17 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: a) Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành b) Hồ sơ công việc chưa giải xong c) Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục XIV) hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” (phụ lục XV) Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại CHUYÊN ĐỀ VI: THÔNG TƯ SỐ 09/2013/TT-BNV QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Chương 2: CHẾ ĐỘ BÁO CÁO Điều Báo cáo thống kê sở Báo cáo thống kê sở công tác văn thư báo cáo gồm đối tượng thống kê quy định Khoản Điều quan, tổ chức lập sở số liệu thức, theo biểu mẫu thống (Biểu 01/CS) báo cáo cho quan, tổ chức nhận báo cáo theo quy định Khoản Điều Báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ báo cáo gồm đối tượng thống kê quy định Khoản 2, Khoản Điều quan, tổ chức lập sở số liệu thức, theo biểu mẫu thống (Biểu 02/CS) báo cáo cho quan, tổ chức nhận báo cáo theo quy định Khoản 1, Khoản Điều Điều Báo cáo thống kê tổng hợp 42 Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư báo cáo quan, tổ chức cấp theo quy định Khoản Điều lập từ số liệu báo cáo thống kê sở công tác văn thư quan, tổ chức thuộc quyền quản lý theo biểu mẫu thống (Biểu 01/TH) Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ lưu trữ quan báo cáo quan, tổ chức cấp theo quy định Khoản Điều lập từ số liệu báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý theo biểu mẫu thống (Biểu 02/TH) Điều Quy định việc gửi báo cáo Báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ (Biểu 01/CS Biểu 02/CS): a) Văn phòng Bộ (số liệu Văn phòng, Thanh tra vụ chức năng), Cục, Trung tâm, Viện tương đương trực thuộc Bộ tổ chức trực thuộc báo cáo Bộ b) Văn phòng Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện tương đương thuộc Bộ (số liệu Văn phòng, đơn vị chức năng), quan, tổ chức trực thuộc Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện tương đương thuộc Bộ báo cáo Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện tương đương c) Văn phòng (số liệu Văn phòng, đơn vị chức năng) Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước, đơn vị thành viên thuộc Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước báo cáo Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước d) Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội Hội đồng nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; sở, ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, quan, tổ chức Trung ương tổ chức theo ngành dọc tỉnh, doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh báo cáo Sở Nội vụ đ) Các quan, tổ chức trực thuộc sở, ban, ngành báo cáo sở, ban, ngành e) Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện, quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, quan, tổ chức Trung ương tổ chức theo ngành dọc huyện thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh báo cáo Phòng Nội vụ Báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử (Biểu 02/CS): a) Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ lịch sử bảo quản Trung tâm Lưu trữ quốc gia Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 43 b) Sở Nội vụ báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ lịch sử bảo quản Kho Lưu trữ tỉnh Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ (Biểu 01/TH Biểu 02/TH): a) Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng tổng hợp số liệu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội báo cáo Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước b) Các quan, tổ chức trực thuộc Bộ có tổ chức trực thuộc tổng hợp số liệu báo cáo Bộ c) Bộ tổng hợp số liệu báo cáo Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước d) Tập đoàn kinh tế nhà nước tổng hợp số liệu báo cáo Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đ) Các sở, ban, ngành có quan, tổ chức trực thuộc tổng hợp số liệu báo cáo Sở Nội vụ e) Phòng Nội vụ tổng hợp số liệu báo cáo Sở Nội vụ g) Sở Nội vụ tổng hợp số liệu báo cáo Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Điều Kỳ hạn báo cáo thời hạn gửi báo cáo Kỳ hạn báo cáo: 01 năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo Thời hạn gửi báo cáo: a) Trước ngày 15 tháng 01 năm năm báo cáo báo cáo thống kê sở quy định Khoản 1, Khoản Điều b) Trước ngày 31 tháng 01 năm năm báo cáo báo cáo thống kê tổng hợp quy định Điểm b, Điểm đ, Điểm e Khoản Điều c) Trước ngày 15 tháng 02 năm năm báo cáo báo cáo thống kê tổng hợp quy định Điểm a, Điểm c, Điểm d, Điểm g Khoản Điều CHUYÊN ĐỀ VII: THÔNG TƯ HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; áp dụng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) 44 Điều Tổ chức thực Ban hành kèm theo Thông tư Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ, gồm chương, 38 điều Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước đơn vị vũ trang nhân dân, Thông tư ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Quy chế ban hành kèm theo Quyết định quan, tổ chức có phụ lục để thực Quy chế có thống Điều Điều khoản thi hành Thông tư bãi bỏ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Thông tư có hiệu lực từ ngày 01 tháng năm 2013 Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp tổ chức kinh tế khác, vận dụng Thông tư để xây dựng Quy chế mẫu riêng cho quan, đơn vị mình./ KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nơi nhận: - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Kiểm toán nhà nước; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Các tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nuớc (91); - Cục Kiểm tra văn QPPL (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Website Bộ Nội vụ; - Bộ Nội vụ: Lãnh đạo Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ; Văn Tất Thu 45 - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (20b); - Lưu: VT, PC QUY CHẾ (MẪU) CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Quyết định số ngày tháng năm ) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiệm Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người phụ trách công tác hành (sau gọi chung Chánh Văn phòng) giúp Thủ trưởng quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) đơn vị trực thuộc Trách nhiệm Trưởng đơn vị Trưởng đơn vị chức (vụ, phòng, ban ), người đứng đầu đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cá nhân Trong trình giải công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 46 Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Gồm loại hình văn sau: - Văn quy phạm pháp luật; - Văn hành chính; - Văn chuyên ngành; - Văn trao đổi với quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cá nhân nước Điều Thể thức văn Văn quy phạm pháp luật a) Đối với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, thực theo quy định Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch b) Đối với tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực theo quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn hành Thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn chuyên ngành Do Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thỏa thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ Văn trao đổi với quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cá nhân nước 47 Thực theo quy định hành pháp luật theo thông lệ quốc tế Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực quy định Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng năm 2008 ban hành văn quy phạm pháp luật Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Việc soạn thảo văn khác thực sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) giao cho đơn vị công chức, viên chức soạn thảo chủ trì soạn thảo văn b) Đơn vị công chức, viên chức giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) tham khảo ý kiến quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; - Trình duyệt dự thảo văn Điều Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Dự thảo văn phải người có thẩm quyền ký duyệt văn Trong trường hợp dự thảo Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu quan tổ chức kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn quan, tổ 48 chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” Điều 10 Ký văn Thẩm quyền ký văn thực theo quy định pháp luật, Quy chế làm việc quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền Thủ trưởng quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) ký tất văn quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) ban hành Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.) Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn Điều 11 Bản văn Các hình thức gồm: y chính, lục trích Thể thức thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Việc y chính, lục, trích văn lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), Chánh Văn phòng quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) định Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) không thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thông tin, tham khảo Không sao, chụp, chuyển phát quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải thể chế hóa văn hành Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 28 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: 49 Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 29 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 30 Xác định giá trị tài liệu Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; 50 b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 31 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định Điều 18 Luật lưu trữ 2011 Điều 32 Hủy tài liệu hết giá trị Thực theo quy định Điều 28 Luật lưu trữ 2011 Điều 33 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực theo quy định Điều 21 luật Lưu trữ 2011 Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 34 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) tập trung bảo quản kho lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Chánh Văn phòng có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 35 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích công vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) nghiên cứu tài liệu mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên 51 cứu tài liệu phải Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Chánh Văn phòng đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Chánh Văn phòng đồng ý Điều 36 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật lưu trữ 2011 Điều 37 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 31 Điều 34 Luật lưu trữ 2011 Điều 38 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải có Nội quy phòng đọc Nội quy Phòng đọc bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ độc giả; b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu; c) Những vật dụng không mang vào phòng đọc; d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên phòng đọc; đ) Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thông tin công cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ quan, tổ chức Công chức, viên chức lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu 52