Phong cách lãnh đạo trực tiếp rất thích hợp khi có một mệnh lệnh từ cấp trên mô tả những gì cần phải làm và phải làm nó như thế nào. Khi đó, nhà quản lý là người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, làm đúng những gì được yêu cầu
BA PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO LỚN Phong cách lãnh đạo trực tiếp rất thích hợp khi có một mệnh lệnh từ cấp trên mô tả những gì cần phải làm và phải làm nó như thế nào. Khi đó, nhà quản lý là người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, làm đúng những gì được yêu cầu. Phong cách quản ý này cũng thích hợp trong trường hợp các nhân viên còn hạn chế về kinh nghiệm hoặc thiếu những kỹ năngcần thiết để hoàn thành công việc. Nhà quản ý theo phong cách này đưa ra các bước đi và hành động, kiểm soát những khâu quan trọng để các nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ. Văn hóa quản ý âu nay vẫn được xem à cấu thành bởi rất nhiều phong cách ãnh đạo khác nhau, bao gồm: quyết đoán, độc đoán chuyên quyền, tổng thể, thủ ĩnh, đối tác, điều khiển, trực tiếp, ủy thác, tự do, ủng hộ, định hướng, nhóm… Song trên thực tế, theo các nhà nghiên cứu chỉ có ba phong cách ãnh đạo cơ bản à: ãnh đạo trực tiếp; ãnh đạo dựa trên nền tảng của sự trao đổi, thảo uận và ãnh đạo ủy thác. Ba phong cách này theo tiếng Anh đều bắt đầu bằng chữ cái D (Directing; Discussing; Deegating) nên còn được gọi à “Phong cách ãnh đạo 3-Ds” (The 3- Ds of Management Stye). Mỗi phong cách ãnh đạo trên đều có những điểm tích cực và hạn chế nhất định, song chúng khác nhau ở một số điểm cơ bản như: cách truyền đạt mệnh ệnh; cách thiết ập mục tiêu; ra quyết định; quá trình kiểm soát và sự ghi nhận kết quả. 1. Phong cách lãnh đạo trực tiếp Những nhà quản ý theo phong cách này thường nói với nhân viên rằng họ phải àm gì, àm như thế nào và khi nào thì phải hoàn thành. Họ phân công vai trò và gắn trách nhiệm cho từng người, thiết ập các tiêu chuẩn và dự kiến kết quả mà họ mong muốn đạt được. - Cách thức giao tiếp với nhân viên: Nhà quản ý nói, nhân viên ắng nghe và sau đó phát biểu ý kiến của mình. Thông thường, những nhà quản ý có phong cách này thường đưa ra các chỉ dẫn chi tiết, vì vậy, nhân viên biết chính xác họ phải àm gì. Cách giao tiếp của nhà quản ý à rõ ràng, ngắn gọn và xúc tích, những gì màu mè và kiểu cách không hợp với họ. Khi muốn nhận thông tin phản hồi từ nhân viên, họ thường chỉ đặt một câu hỏi: anh đã hiểu cần phải àm gì chưa? - Thiết ập mục tiêu: Nhà quản ý sẽ thường thiết ập các mục tiêu ngắn hạn với nhân viên, ví dụ: “Mục tiêu của anh trong tháng này à phải bán được 15 chiếc xe ô-tô”. Khi mục tiêu đã được xác định rõ ràng và thời gian cũng được ấn định, thì người nhân viên biết rõ nhà quản ý mong chờ ở anh ta điều gì. Các mục tiêu và thời hạn thường à động ực thúc đẩy con người. - Cách thức ra quyết định: “Tôi muốn anh dừng ngay những việc đang àm và giúp Sue chuẩn bị một phòng họp dành cho hội thảo”. Nhà quản ý thường quyết định phần ớn nếu không muốn nói à tất cả mọi việc từ ớn đến nhỏ. Khi nảy sinh vấn đề cần giải quyết, nhà ãnh đạo đánh giá các sự ựa chọn, ra quyết định và trực tiếp hướng dẫn nhân viên những hành động họ cần phải thực hiện. - Kiểm soát sự thực hiện và cung cấp thông tin phản hồi: Những nhà quản ý thường thiết ập các khâu kiểm soát nhất định để điều khiển quá trình thực hiện công việc. Cách đưa mệnh ệnh của họ thường à: “Hãy quay trở ại gặp tôi vào úc 11h trưa và báo cáo tóm tắt những công việc mà anh đã àm xong”. Các nhà ãnh đạo này thường xuyên cung cấp thông tin dưới dạng các hướng dẫn cụ thể về cách àm thế nào để cải tiến công việc tốt hơn. - Sự khen thưởng và ghi nhận công việc: Điều gì khiến cho nhà ãnh đạo theo phong cách trực tiếp cảm thấy hạnh phúc? Đó à khi nhân viên dưới quyền àm đúng theo sự hướng dẫn của họ. “Công việc rất tuyệt vời, anh đã àm chính xác những gì mà tôi đã nói với anh”. Đó à câu nói thể hiện thái độ hài òng của họ đối với nhân viên. Phong cách ãnh đạo trực tiếp rất thích hợp khi có một mệnh ệnh từ cấp trên mô tả những gì cần phải àm và phải àm nó như thế nào. Khi đó, nhà quản ý à người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, àm đúng những gì được yêu cầu. Phong cách quản ý này cũng thích hợp trong trường hợp các nhân viên còn hạn chế về kinh nghiệm hoặc thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Nhà quản ý theo phong cách này đưa ra các bước đi và hành động, kiểm soát những khâu quan trọng để các nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ. 2. Phong cách lãnh đạo dựa trên sự trao đổi, thảo luận Những nhà quản ý sử dụng phong cách này thường tận dụng thời gian để thảo uận các vấn đề về kinh doanh. Điều gì sẽ xảy ra trong một cuộc thảo uận sôi nổi? Nhân viên đưa ra các ý kiến, đặt câu hỏi, ắng nghe, cung cấp thông tin phản hồi, những giả định về thách thức và các chương trình đào tạo khi cần thiết. Nhà quản ý à người đảm bảo chắc chắn các ý kiến đều được thảo uận cặn kẽ và biến thành một cuộc tranh uận thực sự. Họ đóng vai trò như à một nhân tố đảm bảo cho các cuộc thảo uận đi đúng hướng và tất cả mọi nhân viên đều có cơ hội góp ý kiến. - Cách thức giao tiếp: Giao tiếp hai chiều à quy tắc của các nhà ãnh đạo thuộc phong cách này. “Họ đi xung quanh bàn và tạo cho mọi người có cơ hội được những người khác thảo uận về ý kiến của mình”. Nhà quản ý sẽ dành rất nhiều thời gian để đặt câu hỏi và ắng nghe. Họ cùng hội thoại với nhân viên và chia sẻ các ý kiến của mình. Đặt ra những câu hỏi đúng tập trung vào vấn đề thảo uận và vẽ ra ý tưởng của mọi nhân viên à cách thức giao tiếp phổ biến nhất của họ. - Thiết ập mục tiêu: “Ingrid, bạn nghĩ mục tiêu bán hàng của chúng ta nên thiết ập cho quý tư năm nay à gì?”. Sau khi thảo uận cặn kẽ, mục tiêu sẽ được thiết ập. Tận dụng sự thảo uận của nhiều người để kết nối những tài năng và kiến thức của từng nhân viên riêng ẻ để đạt được mục tiêu đề ra à phong cách của nhà quản ý này. - Ra quyết định: “Chúng ta đang gặp vấn đề khó khăn về việc kiểm kê số ượng hàng hóa hiện đang tồn kho. Bạn nghĩ chúng ta nên hành động như thế nào?”. Đó à cách đặt câu hỏi trước khi ra quyết định của các nhà ãnh đạo thuộc phong cách này. Quyết định chỉ được đưa ra sau khi có sự cộng tác và phối hợp của nhân viên. Cả nhà quản ý và nhân viên đều đóng vai trò chủ động, tích cực trong việc xác định vấn đề, đánh giá sự ựa chọn và ra quyết định. - Kiểm soát việc thực hiện và cung cấp thông tin: Nhà quản ý và nhân viên cùng kiểm soát quá trình thực hiện và thảo uận xem cần phải tiến hành những hành động nào. Công việc sẽ đạt được kết quả tốt nhất khi cả hai bên cùng cởi mở và có những điều chỉnh khi thấy cần thiết. Ba phong cách ãnh đạo ớn - Khen thưởng và ghi nhận công ao: “Jason, anh đã àm được một điều tuyệt vời khi đưa ra cơ cấu tổ chức như thế này”. Các nhà quản ý ghi nhận những thành quả đóng góp của các nhân viên trong cuộc thảo uận, xây dựng ý tưởng cùng với người khác và gợi mở ra những ý tưởng mới. Phong cách ãnh đạo dựa trên trao đổi và thảo uận đặc biệt thích hợp khi cần câu trả ời cho các vấn đề như: “Mục tiêu của chúng ta à gì?”; “Tiêu chuẩn chất ượng chúng ta cần à gì?”; “Tiến trình thực hiện công việc nên tiến hành như thế nào?”; “Ai nên àm công việc này?”; “Dạng kiểm soát và thông tin phản hồi nào à cần thiết?”. Phong cách thảo uận thường có hiệu quả khi nhân viên à những người có chính kiến riêng và tự tin nói ra chính kiến của mình. Nhà quản ý sẽ xác định những gì cần phải àm và àm như thế nào để tăng sự ràng buộc của nhân viên với những gì sẽ xảy ra. 3. Phong cách lãnh đạo ủy thác, giao phó Những nhà quản ý sử dụng phong cách này thường giải thích hoặc có những cam kết về các công việc cần được thực hiện và khi nào phải hoàn thành công việc đó. Còn cách thức àm việc thì toàn quyền do người nhân viên quyết định. - Cách thức giao tiếp: Đối với những công việc cần thực hiện, các giao tiếp có thể chỉ à một chiều: “Tôi muốn anh sẽ phát biểu một bài diễn văn 15 phút về chương trình đền bù mới của công ty trong buổi họp ngày thứ Ba”. Trong nhiều trường hợp khác ại à hai chiều: “Chúng ta hãy cùng thảo uận những việc cần àm trong kế hoạch tiếp thị mà anh vừa thiết kế nhé!”. Giao tiếp để xem xét ại những gì đã được thực hiện và cách ngăn ngừa những cản trở trong quá trình thực hiện. - Thiết ập mục tiêu: Cũng giống như cách thức giao tiếp, mục tiêu có thể được nhà quản ý thiết ập ngay hoặc có thể đưa ra sau khi đã thảo uận với nhân viên. Thất bại trong sự giao phó, ủy thác công việc có thể do nhân viên không hiểu nhà quản ý mong gì ở mình hoặc không tự tin vào chính sự giao phó đó. Khi đó, nhân viên thường nói: “Tôi nghĩ ông chỉ muốn gợi ý cho việc thực hiện kế hoạch, chứ không nghĩ ông ại muốn tôi thực hiện kế hoạch này”. - Ra quyết định: “Barbara, công việc đó thực hiện thế nào à quyết định của bạn”. Quyết định thực hiện nhiệm vụ được chuyển cho nhân viên. Người nhân viên có quyền chọ ựa những phương cách thích hợp để đạt được kết quả mong đợi. Nhà quản ý phải tránh “tiếp tục duy trì sự giao phó” khi nhân viên không muốn tự ra quyết định mà tìm cách “trả ại” quyền ra quyết định cho nhà quản ý. - Kiểm soát quá trình thực hiện và cung cấp thông tin: “Tôi muốn trong vòng 1 tuần, anh phải cập nhật xong toàn bộ dữ iệu cho việc thực hiện kế hoạch”. Nhà quản ý thuộc phong cách này thường quyết định cách thức kiểm soát công việc. Số ần kiểm soát phụ thuộc vào tính chất ưu tiên của nhiệm vụ và người thực hiện nó. Cung cấp thông tin phản hồi à trách nhiệm của nhân viên. Việc giữ để nhà quản ý không nổi giận và mất bình tĩnh, đặc biệt khi kế hoạch bị chệch hướng, à điều rất quan trọng. - Khen thưởng và ghi nhận kết quả: Nhà quản ý thường khen thưởng và ghi nhận những ai chứng minh được khả năng àm việc một cách độc ập. “Heen, bạn đã vượt qua rất nhiều khó khăn để hoàn thành công việc. Bạn đã tìm ra được cách giải quyết công việc rất tốt. Thật tuyệt vời”. Phong cách ãnh đạo này rất thích hợp khi nhân viên à người hiểu biết, có kỹ năng và động ực để hoàn thành công việc. Bởi vì, những nhân viên có kinh nghiệm sẽ không cần một nhà quản ý nói rằng họ phải àm gì. Họ muốn tự do ựa chọn cách thức thực hiện công việc. Phong cách ãnh đạo này cũng tạo cho các nhà quản ý có nhiều thời gian để dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ khác như xây dựng các tiêu chuẩn, suy nghĩ chiến ược và ên kế hoạch. Mặc dù à ba phong cách ãnh đạo khác nhau, song không nhất thiết một nhà quản ý chỉ áp dụng một oại phong cách ãnh đạo nhất định trong quá trình điều khiển và giám sát công việc. Nó chỉ mang một ý nghĩa tương đối và được xác định hoặc thay đổi tùy vào những hoàn cảnh cụ thể của từng nhà ãnh đạo. . BA PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO LỚN Phong cách lãnh đạo trực tiếp rất thích hợp khi có một mệnh lệnh từ cấp. chỉ có ba phong cách ãnh đạo cơ bản à: ãnh đạo trực tiếp; ãnh đạo dựa trên nền tảng của sự trao đổi, thảo uận và ãnh đạo ủy thác. Ba phong cách này