Sáng kiến kinh nghiệm KIỂM SOÁT dự án BẰNG EARNED VALUE METHOD

Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG EARNED VALUE METHOD KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT CHI PHÍ +/ Chi phí dự án bao gồm chi phí trưc tiếp, chi phí gián tiếp, dự phòng phí, thuế giá trị gia tăng đầu lợi nhuận +/ Ở giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với công việc công trường cấu phân chia công việc để theo dõi phần việc làm Còn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử dụng trang thiết bị, chi phí quản lý…) không đưa vào hệ thống kiểm soát quản lý khoản chức phận kế toán tính theo tỷ lệ phần trăm +/ Kiểm soát chi phí bao gồm việc tìm hiểu “tại sao” lại có thay đổi tích cực tiêu cực +/ Nó phải kết hợp thống với trình kiểm soát khác như: quy mô dự án, tiến độ dự án; chất lượng dự án yếu tố cần kiểm soát khác dự án… +/ Kết luận: Kiểm soát chi phí công việc bao gồm: xác định đường chi phí dự án, giám sát theo dõi chi phí thực tế, phân tích nhân tố ảnh hưởng đén việc thay đổi chi phí thực tế so với đường chi phí bản; thông báo cho đối tượng liên quan thay đổi phép PHƯƠNG PHÁP EARNED VALUE MATHOD (EVM) +/ Earned value (EV) giá trị công việc hoàn thành +/ EVM phương pháp phân tích chi phí/ tiến độ thực với kế hoạch sở +/ Phân tích Earned value hệ thống đo lường thực cụ thể quản lý dự án +/ EVM cho phép đánh giá khách quan thực tế tình hình dự án thời điểm cần đánh giá để quản lý dự án +/ EVM nhằm dự báo, cảnh báo trước tình hình dự án, cho phép đánh giá khách quan thực tế thông tin tình hình dự án để định quản lý +/ Kết EVM nhằm cung cấp cho cấp quản lý dự án có nhìn đầy đủ dự án quản lý Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Ý nghĩa thông số Earn Value Method SỬ DỤNG EVM TRONG MS PROJECT 2010 Bước 1: Chọn: View/Tabes/More Tables Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 2: Chọn Earned Value Bước 3: Nhấp chon Apply Màn hình MS Project cho bảng thông số Earn Value sau Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Chú ý: MS Project 2010 cung cấp cho người sử dụng lựa chọn tính toán Actual costs are always calculated by Project Tùy theo vai trò người sử dụng dự án mà người sử dụng chọn lựa chế độ cho hợp lý +/ Nếu người sử dụng đóng vai trò chủ đầu tư nên chọn chế độ (Mặc định MP Project chọn sẵn) Với chế độ chi phí thực tế mà người sử dụng quản lý để toán cho đơn vị thi công chi phí người sử dụng lên kế hoạch thỏa thuận với đơn vị thi công (thông qua hình thức ký hợp đồng giai đoạn toán) công việc hoàn thành Lúc ACWP = BCWP (Xem ví dụ) +/ Nếu người sử dụng đóng vai trò nhà thầu thi công, người sử dụng cần biết rõ chi phí thực tế mà chi cho công việc hoàn thành (có thể khác với kế hoạch ban đầu) để theo dõi kế hoạch riêng nhà thầu ước tính chi phí cuối để hoàn thành công việc lại Lúc ACWP nhà thầu định (vì nhà thầu tự chi trả trình thực công việc) Do người sử dụng nên bỏ chế độ (như hình minh họa) Chọn File/ Options/Schedule bỏ chọn Actual costs are always calculated by Project Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Khi muốn xem chế độ thị Earned value đến thời điểm người sử dụng phải khai báo Status date Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page Eng Đàm Văn Tài MỘT SỐ THUẬT NGỮ TRONG EARED VALUE MATHOD BAC Bugdet At Completion BCWP Budget Cost for Work Performed BCWS Budget Cost for Work Scheduled ACWP Actual Cost for Work Performed EAC Estimated At Completion CV Cost Variance SV Schedule Variance VAC Variance At Completion CPI SPI Cost Performance Index Schedule Performance Index Cost Schedule Index CSI Đàm Tài Cap/GXD Chi phí dự trù để hoàn thành dự án theo kế hoạch sở (Baseline cost) Chi phí hay Giá trị đạt công việc thực (tiền mà nhà thầu CĐT chi trả) Chi phí theo kế hoạch Chi phí thực tế cho công việc thực Chi phí ước tính để hoàn thành dự án theo thực tế Chênh lệch chi phí CV = BCWP - ACWP Chênh lệch tiến độ khối lượng SV = BCWP BCWS Chênh lệch chi phí hoàn thành dự án chi phí theo Base line theo chi phí theo Curent VAC = BAC - EAC Chỉ số chi phí Chỉ số tiến độ Chỉ số chi phí tiến độ Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD VÍ DỤ Thực lập tiến độ phần dự án gồm công việc sau: a) Công tác cốp pha thực ngày STT b) Số lượng nhân công 0,5m3 0,3m3 0,1m3 0,1kg Đơn giá 20.000đ/h 2.000.000đ/m3 1.500.000đ/m3 1.000.000đ/m3 30.000đ/kg Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng thực vòng ngày STT c) Tài nguyên Nhân công Gỗ ván Gỗ đà nẹp Gỗ chống Đinh loại Tài nguyên Nhân công Thép Dây buộc Que hàn Số lượng 800kg 15kg 4kg Đơn giá 20.000đ/h 21.000đ/kg 17.000đ/kg 15.000đ/kg Công tác đổ bê tông làm móng vòng ngày STT - - Tài nguyên Nhân công Xi măng Cát Đá Nước Số lượng 20 nhân công 4.000kg 5m3 9m3 2000l Đơn giá 20.000đ/h 1.800đ/m3 180.000đ/m3 230.000đ/m3 500đ/l Tạo lịch tuần làm việc ngày (đặt tên GXD, nghỉ vào ngày chủ nhật ngày lễ theo quy định chung Thời gian làm việc sáng từ 7h30 – 11h30 chiều từ 1h đến 5h Công tác Cốp pha lắp dựng thực tế - Curent làm ngày (kết thúc sớm ngày so với kế hoạch – Schedule) Công tác lắp dựng cốt thép thực tế - Curent làm ngày (kết thúc trễ ngày so với kế hoạch – schedule) Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page Eng Đàm Văn Tài - Đàm Tài Cap/GXD Cập nhật công việc thời điểm cập nhật liệu Cốp pha hoàn thành 100%, cốt thép hoàn thành 100%, bê tông 0% Dưới góc nhìn đơn vị thi công thể kết Earned value tiến hành kiểm soát dự án Thực báo cáo Earned value MS Project Hướng dẫn giải Ví vụ Bước 1: Thiết lập thông số ban đầu (trong có đơn vị tiền tệ VNĐ) File/Options/Schedule lựa chọn hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 2: Thiết lập lịch cho dự án Project/Change Working Time chọn Create new caladar để tạo lịch đặt tên GXD Sau cài đặt hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Project/Project Information để chọn lịch cho toàn dự án lịch GXD hình minh họa Bước 3: Tạo danh sách công việc, khai báo thời gian thực công việc (coi ngày lập tiến độ ngày thực dự án) Sau khai báo kết hình minh họa Bước 4: Khai báo tài nguyên cho dự án, kèm theo đơn giá tài nguyên Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 10 Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Chuyển khung nhìn sang Resource Sheet, khai báo thông tin hình minh họa Note: lựa chọn Type cho loại vật liệu Material cách cho xuất dấu + ô kéo Chuyển sang khung nhìn Gantt Chart, bật Show Split (để khai báo nhanh, với công tác cần nhập ID nguồn lực, số lượng nhấn enter lần) khai báo Nguồn lực cho công việc cột Resource Name, sau khai báo nguồn lực thể hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 11 Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 5: Lưu dự án dạng sở Baseline Project/Set Baseline Bước 6: Cập nhật cho công việc Cốp pha Cốt thép Click đúp vào công việc cần cập nhật khai báo %KL công việc hoàn thành thời gian thực tế thi công hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 12 Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 7: Bỏ chế độ Actual cost are always calculated by Project (quản lý vai trò nhà thầu thi công) File/Options/Schedule bỏ chọn hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 13 Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 8: Xuất kết Earned Value Cập nhật Status date cho dự án (Giả sử chọn ngày 20/10/2013) Project/Project Information chọn Status date 20/10/2013 hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 14 Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD View/Tables/More Tables chọn Earned Value kết sau: Nhận xét: - - Đối với công tác Cốp pha, theo cập nhật rút ngắn ngày nên có: EAC = 4.113.000đ BAC = 4.750.000đ VAC = BAC – EAC = 4.750.000 – 4.113.000 = 640.000 Tức tiết kiệm 640.000đ làm nhanh công việc ngày Tương tự công tác Cốt thép tốn thêm 1.280.000đ làm chậm tiến độ ngày Để xem giá trị SPI CPI ta phải chèn thêm cột vào cách chọn nhấp vào Add new column, sổ danh sách chọn SPI CPI Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 15 Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Từ kết trên, ta thấy Phần móng vào thời điểm cập nhật (tức ngày 20/10/2013) dự án phần móng vượt chi phí kế hoạch CPI 0.98, chậm tiến độ SPI = 0.58 Chỉ số chi phí tiến độ: CSI = CPI*SPI = 0.98*0.58 = 0.5684 [...]... Project – Quản lý dự án : https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 13 Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 8: Xuất kết quả Earned Value Cập nhật Status date cho dự án (Giả sử chọn ngày 20/10/2013) Project/Project Information chọn Status date là 20/10/2013 như hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án : https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl... thêm 2 cột vào bằng cách chọn nhấp vào Add new column, khi đó sẽ sổ ra 1 danh sách và chúng ta chọn SPI và CPI Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án : https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 15 Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Từ kết quả trên, ta thấy đối với Phần móng vào thời điểm cập nhật (tức ngày 20/10/2013) dự án phần móng... https://www.facebook.com/groups/405324636242535/ Page 11 Eng Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD Bước 5: Lưu dự án dưới dạng cơ sở Baseline Project/Set Baseline Bước 6: Cập nhật cho công việc Cốp pha và Cốt thép Click đúp vào công việc cần cập nhật khai báo %KL công việc hoàn thành và thời gian thực tế thi công như hình minh họa Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án : https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam?ref=hl https://www.facebook.com/groups/405324636242535/... vượt chi phí kế hoạch CPI là 0.98, chậm tiến độ SPI = 0.58 Chỉ số chi phí tiến độ: CSI = CPI*SPI = 0.98*0.58 = 0.5684