2.2.1. Kế toán nợ phải thu
Các khoản nợ phải thu phát sinh tại CN CTCP Thuận An Ana Mandara Huế Resort & Spa
- Nợ phải thu khách hàng
- Thuế GTGT được khấu trừ
- Nợ phải thu tạm ứng
- Nợ phải thu khác
Do hạn chế về thời gian nghiên cứu nên bài báo cáo chỉ trình bày về kế toán nợ phải thu khách hàng, nợ phải thu tạm ứng.
2.2.1.1. Kế toán nợ phải thu khách hàng
* Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 1311100 “Phải thu khách hàng đang ở”
- Tài khoản 1311200 : “Phải thu trả chậm”
* Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Hệ thống chứng từ kế toán phải thu khách hàng:
Chứng từ kế toán là những bằng chứng chứng minh xác thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. CN CTCP Thuận An AMH được tổng cục thuế cho phép phát hành 2 loại hóa đơn đặc thù, có in logo của khách sạn:
Hóa đơn (GTGT) – Check out bill: Hóa đơn này còn được gọi là hóa đơn tổng hợp, được sử dụng tại quầy lễ tân vì đây là nơi tiếp nhận yêu cầu khách hàng và cũng là nơi thực hiện thanh toán mọi dịch vụ cho khách sạn.
Hóa đơn (GTGT) – Bill: Là loại hóa đơn GTGT được sử dụng chủ yếu ở các quầy hàng, quầy bar, quầy spa,... khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa hay sử dụng dịch vụ tại quầy và có nhu cầu thanh toán ngay thì thu ngân tại quầy đó sẽ sử dụng hóa đơn BIL...
Để hạch toán các khoản phải thu khách hàng khách sạn còn sử dụng các chứng từ như: đơn đặt hàng (booking confirmation), hợp đồng kinh tế, ủy nhiệm thu, giấy báo có, phiếu thu tiền mặt,…
- Hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toản khoản phải thu:
Do khách sạn áp dụng hình thức kế toán máy trên nền chứng từ ghi sổ, do vậy hệ thống sổ sách được sử dụng để phù hợp với hình thức này bao gồm: phiếu thu (thay cho tên gọi chứng từ ghi sổ) gồm: phiếu thu TC (Thu tiền qua card), TM (thu tiền mặt), TMH ...
* Nội dung công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng:
- Trình tự luân chuyển chứng từ trong hạch toán khoản phải thu khách hàng:
Quá trình thanh toán với khách hàng chỉ xảy ra khi có một nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ được thực hiện. Khi phát sinh một khoản phải thu khách hàng thì quá trình hạch toán khoản phải thu xảy ra song song với hạch toán doanh thu. Do đó, kế toán...
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán phải thu khách hàng đối với hoạt động lưu trú:
Đối với khách lẻ, khi khách hàng đến đặt phòng trực tiếp tại quầy lễ tân, hoặc đăng kí qua điện thoại hay mạng Internet về số phòng, số người, ngày đến, ngày đi. Lễ tân sẽ lập phiếu yêu cầu đặt phòng.
Đối với khách đi theo Tour, bộ phận sale sẽ lập hợp đồng kinh tế: hợp đồng giá, tín dụng, công nợ, trao đổi dịch vụ,… thành 3 bản.
Bản thứ 1: Lưu lại bộ phận
Bản thứ 2: Giao cho công ty du lịch
Bản thứ 3: Chuyển cho kế toán phải thu
Khi nhận được đơn đặt phòng (booking confirmation) của các Tour, bộ phận sale lập thành 2 bản:
Bản thứ 1: Lưu lại bộ phận
Bản thứ 2: Chuyển kế toán doanh thu
Thông tin về đơn đặt phòng sẽ được lưu trên phần mềm Smile để lễ tân có thể cập nhật thông tin về khách hàng khi khách đến nhận phòng.
Khi khách đến nhận phòng, lễ tân thực hiện Check in cho khách. Nếu khách Tour thì phải kiểm tra, đối chiều với Booking confirmation do Bộ phận sale nhập liệu trên máy. Kết thúc thời gian lưu trú, khách hàng làm thủ tục trả phòng và yêu cầu được thanh...
Liên 1,3: Chuyển cho kế toán doanh thu
Liên 2: Giao cho khách hàng
Kế toán doanh thu căn cứ vào hóa đơn GTGT liên 1, booking confirmation, hợp đồng (nếu có) để đối chiếu, kiểm tra thông tin và giá trên booking confirmation so với hợp đồng hoặc giá đã đăng ký để lập chứng từ doanh thu rồi lưu lại để cuối tháng kiểm t...
Đối với công nợ phải thu trả chậm:
+ Nếu khách hàng trong nước: Căn cứ vào hợp đồng công nợ để theo dõi thời hạn thanh toán của từng khách hàng cũng như các điều khoản trong hợp đồng.
+ Đối với khách hàng nước ngoài, căn cứ thời hạn trên hợp đồng để tiến hành thu nợ theo mẫu và gởi email thu nợ.
Đặc biết, đối với công nợ phải thu trước: căn cứ vào Booking confirmation và hợp đồng (nếu có) trực tiếp từ bộ phận Sale chuyển sang để xem xét thời hạn thanh toán trên booking để tiến hành thu nợ trước khi khách ở.
Các khoản phải thu bằng ngoại tệ phải lập bút toán điều chỉnh tỷ giá.
Khi kế toán phải thu tiến hành nhập số liệu vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu vào máy. Máy sẽ tự động chuyển sổ liệu vào phiếu thu và các sổ tương ứng: sổ chi tiết TK 1331, sổ cái TK 1311.
- Nghiệp vụ thực tế tại công ty:
Ví dụ: Ngày 2/11/2014 lễ tân Check in cho một đoàn khách du lịch của CTY TNHH Thế Giới Thái Bình theo Booking confirmation (phiếu đặt phòng) (Phụ lục 01) nhận được từ bộ phận sale ngày 25/10/2014. CT TNHH Thế Giới Thái Bình là khách hàng kí kết hợp đồ...
Liên 1 ,3: Giao kế toán doanh thu
Liên 2: Chuyển công ty Thái Bình
Dựa trên hóa đơn mà lễ tân chuyển lên, kế toán doanh thu - phải thu - sẽ phản ánh doanh thu, công nợ trên Chứng từ doanh thu NM, phiếu thu RX: phải thu khách hàng, chi tiết cho từng đối tượng khách hàng:
CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER
Chứng từ: NM000022
Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 5/11/2014
Diễn giải: Doanh thu dịch vụ
Ngày…..tháng…..năm…….
Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc
CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER
Chứng từ: RX000018
Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 5/11/2014
Diễn giải: Doanh thu dịch vụ
Ngày…..tháng…..năm…….
Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc
* Phản ánh vào sổ kế toán:
Do sử dụng phần mềm kế toán nên bộ phận kế toán công nợ chỉ thực hiện xử lý số liệu ban đầu, việc nhập số liệu vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái là do phần mềm thực hiện. Căn cứ vào chứng từ doanh thu, máy thực hiện lập sổ chi tiết, sổ cái.
Biểu 2.1 : Sổ chi tiết TK 1311
SỔ CHI TIẾT TK 1311
Period: 11/2014 Đối tượng: 5674 – CT TNHH Thái Bình
Ngày…….tháng…….năm…………
Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu 2.2 : Sổ cái TK 1311
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 1311
Period: 11/2014 Từ ngày 01/11/2014 đến 30/11/2014
Ngày…….tháng…….năm…………
Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc
2.2.1.2. Kế toán khoản tạm ứng
* Tài khoản kế toán sử dụng:
TK 1411100: Tạm ứng
TK 1111200: Tiền mặt bán hàng
* Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng:
- Phiếu yêu cầu mua hàng
- Phiếu đề nghị tạm ứng
- Phiếu nhập kho
- Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng
- Phiếu chi, phiếu thu
* Nội dung công tác kế toán các khoản tạm ứng:
- Trình tự luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng, phiếu đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra công nợ tạm ứng cũ đã thanh toán hết hay chưa. Nếu số tiền tạm ứng cũ đã thanh toán hết, kế toán thanh toán trình giám đốc phê duyệt. Nếu được đồng ý, kế t...
Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên tạm ứng lập phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng, kèm theo hóa đơn, chứng từ gốc liên quan gởi cho kế toán để tiến hành xác định lại số tiền tạm ứng thiếu hay thừa. Nếu chi vượt quá tạm ứng, kế toán tiến hành lập ph...
- Các nghiệp vụ thực tế tại công ty:
Ngày 03/11/2014, Trần Thị Quỳnh Chi lập phiếu đề nghị tạm ứng tiền mặt 9.000.000 đồng đi Tour.
Sau khi được sự xác nhận của giám đốc, kế toán tiến hành lập phiếu chi thành 2 liên: liên 1 lưu lại, liên 2 chuyển thủ quỹ.
Anna Mandara Hue
Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam
PHIẾU CHI/ PAYMENT VOUCHER
NGÀY/DATE: 03/11/2014
KỲ/PERIOD: 201411 SỐ/V.NO: CM000002
HỌ TÊN NGƯỜI NHẬN: Trần Thị Quỳnh Chi
NỘI DUNG: Tạm ứng tiền Tour T11/2014
SỐ TIỀN: 9.000.000 (VND)
BẰNG CHỮ: Chín triệu đồng chẵn
Ngày…..tháng…..năm…….
Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc
Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết tạm ứng của nhân viên này.
Ngày 30/11/2014 Trần Thị Quỳnh Chi lập phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng tiền Tour tháng 12 với các hóa đơn như sau: Hóa đơn ăn uống của khách - 3.500.000 đồng; hóa đơn dịch vụ lữ hành (thuê hướng dẫn viên): 1.250.000 đồng ; Vé tham quan :1.200.000 đồn...
Kế toán tiến hành kiểm tra, lập chứng từ ghi sổ JV giảm công nợ tạm ứng ở phần mềm kế toán:
CHỨNG TỪ GHI SỔ/ LEDGER VOUCHER
Chứng từ: JV000051
Kì kế toán: 201411 Ngày chứng từ: 31/11/2014
Diễn giải: TTQC hoàn ứng tiền Tour
Ngày…..tháng…..năm…….
Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc
Đồng thời báo với nhân viên Trần Thị Quỳnh Chi lập phiếu đề nghi tạm ứng thêm : 950.000 để lập phiếu chi thêm tiền tạm ứng gởi thủ quỹ.
Anna Mandara Hue
Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam
PHIẾU CHI/ PAYMENT VOUCHER
NGÀY/DATE: 31/11/2014
KỲ/ PERIOD: 201411 SỐ/V.NO: CM0000030
HỌ TÊN NGƯỜI NHẬN: Trần Thị Quỳnh Chi
NỘI DUNG: Tạm ứng thêm tiền Tour T11/2014
SỐ TIỀN: 950.000 (VND)
BẰNG CHỮ: Chín trăm năm mươi nghìn đồng chẵn
Ngày…..tháng…..năm…….
Kế toán Kế toán trưởng Tổng quản lý Giám đốc
→ Phản ánh các nghiệp vụ trên vào sổ kế toán tạm ứng:
Biểu 2.3: Sổ chi tiết TK1411100
Anna Mandara Hue
Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam
SỔ CHI TIẾT TK 1411100
Nhân viên: Trần Thị Quỳnh Chi Period: 12/2014
Ngày…….tháng…….năm…………
Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu 2.4 : Sổ cái TK 1411100
Anna Mandara Hue
Thuan An Town, Phu Vang District, Hue, Viet Nam
SỔ CÁI
TK 1411100 Từ ngày 01/11/2014 đến 30/11/2014
Ngày…….tháng…….năm…………
Lập biểu Người tạm ứng Kế toán trưởng Giám đốc