Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại quế phòng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG - ISO 9001:2008 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TỐN – KIỂM TỐN Sinhviên : Vũ Hiền Hịa Giảng viên hướng dẫn : ThS Trần Thị Thanh Thảo HẢI PHÒNG -2016 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG - HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI QUẾ PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinhviên :Vũ Hiền Hòa Giảng viên hướng dẫn : ThS.Trần Thị Thanh Thảo HẢI PHÒNG -2016 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG - NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinhviên: Vũ Hiền Hòa Mã SV: 1413401019 Lớp: QTL801K Ngành: Kế toán – Kiểm toán Tên đề tài: Hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty Cổ phần Thương mại Quế Phịng NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI Nội dung yêu cầu cần giải nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp ( lý luận, thực tiễn, số liệu cần tính tốn vẽ) - Hệ thống hóa lý luận chung tổ chức kế tốn nguyên vật liệu doanh nghiệp - Mô tả thực trạng cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty Cổ phần Thương mại Quế Phịng - Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính tốn Sử dụng số liệu kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thương mại Quế Phịng năm 2015 Địa điểm thực tập tốt nghiệp Công ty Cổ Phần Thương mại Quế Phòng CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Người hướng dẫn thứ nhất: Họ tên: Trần Thị Thanh Thảo Học hàm, học vị: Thạc sỹ Cơ quan công tác: Trường Đại học Dân lập Hải Phịng Nội dung hướng dẫn: Hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng Người hướng dẫn thứ hai: Họ tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hướng dẫn: Đề tài tốt nghiệp giao ngày 18 tháng 04 năm 2016 Yêu cầu phải hoàn thành xong trước ngày 05 tháng 07 năm 2016 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Người hướngdẫn Hải Phòng, ngày tháng năm 2016 Hiệu trưởng GS.TS.NGƯT Trần Hữu Nghị PHẦN NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN Tinh thần thái độ sinh viên trình làm đề tài tốt nghiệp: - Sinh viên Vũ Hiền Hịa, lớp QTL801K q trình làm khóa luận thực tốt quy định giáo viên hướng dẫn thời gian nội dung yêu cầu viết - Đồng thời, sinh viên Hòa chăm chỉ, chịu khó nghiên cứu nội dung mặt lý thuyết thực tế vấn đề liên quan đến đề tài khóa luận Đánh giá chất lượng khóa luận (so với nội dung yêu cầu đề nhiệm vụ Đ.T T.N mặt lý luận, thực tiễn, tính tốn số liệu…): - Chương 1: Hệ thống hóa sở lý luận kế toán nguyên vật liệu doanh doanh nghiệp -Chương 2: Mơ tả chi tiết kế tốn ngun vật liệu công ty cổ phần thương mại Quế Phòng Số liệu khảo sát năm 2015 phong phú logic - Chương 3: Đưa ưu nhược điểm cơng tác kế tốn nói chung kế tốn ngun vật liệu nói riêng Trên sở đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu cơng ty cổ phần thương mại Quế Phòng Cho điểm cán hướng dẫn (ghi số chữ): …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Hải Phòng, ngày tháng năm 2016 Cán hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.Những vấn đề chung kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp 1.1.1.Sự cần thiết phải tổ chức cơng tác kế tốn nguyên vật liệu doanh nghiệp 1.1.2 Khái niệm đặc điểm nguyên vật liệu doanh nghiệp 1.1.2.1.Khái niệm 1.1.2.2.Đặc điểm 1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp 1.1.4 Phân loại tính giá nguyên vật liệu doanh nghiệp 1.1.4.1.Phân loại nguyên vật liệu 1.1.4.2.Tính giá nguyên vật liệu 1.2.Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu doanh nghiệp 1.2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song 1.2.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 1.2.3.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư 11 1.3.Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu doanh nghiệp 12 1.3.1.Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 12 1.3.2.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 15 1.4.Kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho 18 1.5.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế tốn vào cơng tác kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp 19 1.5.1.Hình thức kế tốn Nhật ký chung 19 1.5.1.1.Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký chung 19 1.5.1.2.Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung 19 1.5.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái 21 1.5.2.1.Đặc trưng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái 21 1.5.2.2.Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái 21 1.5.3 Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ 23 1.5.3.1 Đặc trưng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ 23 1.5.3.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghisổ 23 1.5.4 Hình thức kế tốn máy vi tính 24 1.5.4.1 Đặc trưng hình thức kế tốn máy vi tính 24 1.5.4.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính 25 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI QUẾ PHỊNG 27 2.1 Khái quát chung Công ty cổ phần thương mại Quế Phòng 27 2.1.1 Khái quát chung đặc điểm sản xuất kinh doanh Cơng ty cổ phần thương mại Quế Phịng 27 2.1.2 Đặc điểm máy quản lý Công ty Cổ phần thương mại Quế Phòng 29 2.1.3 Tổ chức cơng tác kết tốn Cơng ty cổ phần Thương mại Quế Phịng 31 2.1.3.1 Tổ chức máy kế tốn Cơng ty 31 2.1.3.2 Các sách phương pháp kế tốn áp dụng cơng ty 32 2.1.3.3 Tổ chức hệ thống chứng từ,tài khoản kế tốn áp dụng cơng ty 33 2.1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn cơng ty 33 2.1.3.5 Tổ chức hệ thống Báo cáo tài 34 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty Cổ phần thương mại Quế Phòng 34 2.2.1 Đặc điểm tính giá ngun vật liệu cơng ty 34 2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu 34 2.2.1.2 Tính giá ngun vật liệu Cơng ty 35 2.2.3 Kế tốn chi tiết ngun vật liệu cơng ty 36 2.2.4 Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu cơng ty cổ phần thương mại Quế Phòng 46 2.2.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng: 46 2.2.4.2 Tài khoản kế toán sử dụng: 46 2.2.4.3 Quy trình hạch tốn 46 2.2.4.4 Ví dụ minh họa 47 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI QUẾ PHÒNG 50 3.1 Đánh giá chung cơng tác kế tốn ngun vật liệu cơng ty 50 3.1.1 Ưu điểm 50 3.1.2 Nhược điểm 52 3.2 Một số biện pháp nhằm hồn thiện tổ chức kế tốn ngun vật liệu cơng ty cổ phần thương mại Quế Phịng 53 3.2.1 Hồn thiện việc đại hóa cơng tác kế toán 54 3.2.2 Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm vật tư 58 3.2.3 Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ 60 3.2.4 Hồn thiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 60 3.2.5 Một số giải pháp khác 62 KẾT LUẬN 64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 DANH MỤC SƠ ĐỒ 1.1 Quy trình hạch tốn ngun vật liệu theo phương pháp thẻ song song 11 1.2 Quy trình hạch tốn chi tiết ngun vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 12 1.3 Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư 14 1.4 Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 16 1.5 Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 19 1.6 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung 22 1.7 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ 25 1.8 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ 27 1.9 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính 29 2.1 Sơ đồ máy tổ chức quản lý Công ty cổ phần thương mại Quế Phòng 33 2.2 Sơ đồ tổ chức máy kế tốn Cơng ty cổ phần Hợp Thành 35 2.3 Sơ đồ tổ chức máy kế tốn theo hình thức Nhật ký chung Cơng ty cổ phần thương mại Quế Phịng 37 2.4 Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Cơng ty cổ phần thương mại Quế Phịng 42 2.5 Quy trình hạch tốn kế tốn ngun vật liệu Cơng ty cổ phần thương mại Quế Phịng 52 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG + Đối với công tác thu mua: Công ty trọng vấn đề chất lượng, số lượng cho đảm bảo công tác thu mua xem xét cân đối kế toán sản xuất nhu cầu thực tế để đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh, tránh ứ đọng vốn Công ty làm tốt khâu lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, nhận hàng kiểm định chất lượng nên số lượng vật tư đảm bảo yêu cầu sử dụng, khơng phát sinh chi phí khơng cần thiết + Đối với công tác dự trữ, bảo quản: Công ty có hệ thống kho tổ chức cách hợp lý, ln có đầy đủ trang thiết bị phục vụ công tác quản lý bảo vệ nguyên vật liệu thủ tục nhập, xuất quản lý chặt chẽ liên hoàn Thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao, trình độ chun mơn tốt đảm bảo nguyên vật liệu bảo quản kho giữ nguyên phẩm chất, quy cách, đầy đủ số lượng Cùng với cơng tác kiểm kê nguyên vật liệu thực nghiêm túc, quy trình nhằm đảm bảo số lượng chất lượng nguyên vật liệu + Đối với công tác sử dụng: Công ty xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu tương đối xác Thông qua hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nguyên vật liệu xuất kho sử dụng mục đích tránh thất lãng phí, tiết kiệm chi phí ngun vật liệu Nhờ có định mức tiêu hao ngun vật liệu, cơng ty tính tốn cách hợp lý mức thu mua, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu * Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ tài khoản, sổ sách kế toán Hệ thống chứng từ, tài khoản kế tốn cơng ty áp dụng thep chế độ kế toán hành Hệ thống chứng từ lập, kiểm tra, luân chuyển phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đồng thời phản ánh đầy đủ, kịp thời, xác, đảm bảo nhanh chóng phản ánh tình hình biế động cơng ty Hình thức kế tốn cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung Đây hình thức đơn giản phù hợp với quy mô doanh Hệ thống sổ sách báo cáo công ty linh hoạt đầy đủ, phù hợp với chế độ quy định nhà nước + Cơng ty hạch tốn chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu + Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên thời điểm tính giá trị nhập, xuất, tăng, giảm, có ngun vật liệu Như vậy, cơng ty có điều kiện để quản lý tốt nguyên vật liệu hạch Sinh viên: Vũ Hiền Hịa – QTL801K 51 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG tốn chặt chẽ quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế tốn cơng ty + Trong cơng tác hạch tốn chi tiết ngun vật liệu, phịng kế tốn thủ kho có phối hợp chặt chẽ: Thủ kho theo dõi, quản lý chi tiết nguyên vật liệu thẻ kho, kế toán theo dõi chi tiết sổ chi tiết nguyên vật liệu; hàng ngày nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép thủ kho nhận phiếu xuất kho, phiếu nhập kho + Vấn đề kiểm tra tính xác việc ghi chép kế tốn chi tiết nguyên vật liệu thực tốt Cuối tháng, kế toán vật tư đối chiếu số liệu sổ chi tiết nguyên vật liệu với số liệu thẻ kho, sổ tìa khoản 152 với bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu 3.1.2 Nhược điểm * Về việc ứng dụng phần mềm Mặc dù công ty trang bị hệ thống máy tính cho phịng kế tốn kế tốn sử dụng Excel máy tính giúp cho phần tính tốn đơn cịn việc hạch tốn chủ yếu thực theo cách thủ công nên việc tính tốn gặp khó khăn, dễ dẫn đến sai sót * Công ty chưa lập sổ danh điểm vật tư để phục vụ cho việc quản lý vật tư Công ty cổ phần thương mại Quế Phịng cơng ty đa chức với lĩnh vực hoạt động sản xuất cấu kim loại, buôn bán sắt thép Do đó, để phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý cần phải biết cách đầy đủ, cụ thể số có tình hình biến động loại nguyên vật liệu sử dụng hoạt động sản xuất công ty, đồng thời tiết kiệm thời gian đối chiếu kho phòng kế tốn Cơng ty cần lập sổ điểm danh ngun vật liệu phân chia chi tiết theo tính hóa lý, quy cách phẩm chất, đặc biệt mã hóa thành hệ thống đảm bảo tính logic, thuận tiện việc tìm kiếm thơng tin ngun vật liệu hoạt động sản xuất * Về việc luân chuyển chứng từ Việc luân chuyển chứng từ phòng kinh doanh, phòng kế toán thủ kho diễn thường xuyên nhiên phận phịng ban khơng có biên giao nhận chứng từ nên dễ xảy tình trạng mát chứng từ Khi xảy mát không quy trách nhiệm cho Dẫn đến tình trạng thiếu trách nhiệm, bng lỏng việc quản lý chứng từ Hơn nữa, việc tập hợp luân chuyển Sinh viên: Vũ Hiền Hịa – QTL801K 52 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG chứng từ khơng có quy định cụ thể thời gian giao nộp chứng từ nên tình trạng chứng từ bị chậm trễ trình đưa lên phịng Tài – Kế tốn * Về việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Cơng ty khơng thực trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Trong thực tế việc trích lập khoản dự phòng quan trọng, giúp đơn vị đánh giá giá trị thực tài sản có Đặc biệt cơng ty có lượng nguyên vật liệu lớn, đa dạng phong phú chủng loại, cơng tác lập dự phịng giảm giá nên thực * Về việc kiểm nghiệm chất lượng nguyên vật liệu nhập kho Để phục vụ nhu cầu sản xuất số lượng nguyên vật liệu nhập kho công ty lớn Tuy nhiên, công ty kiểm tra mặt số lượng, chất lượng nguyên vật liệu nhập kho chưa đặc biệt trọng 3.2 Một số biện pháp nhằm hồn thiện tổ chức kế tốn ngun vật liệu cơng ty cổ phần thương mại Quế Phịng Việc nghiên cữu sâu vào tìm hiểu để hồn thiện cơng tác kế tốn nói chung cơng tác ngun vật liệu nói riêng cần phải tuân thủ yêu cầu sau: - Các biện pháp hoàn thiện phải xây dựng sở tôn trọng chế tài chính, tơn trọng chế độ kế tốn hành Tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị kinh tế phép vận dụng cải tiến cho phù hợp với tình hình quản lý đơn vị mình, không bắt buộc phải dập khuôn theo chế độ, khuôn khổ định phải tôn trọng chế độ hành quản lý tài Nhà nước - Các thơng tin kế tốn đưa phải xác, kịp thời, phù hợp yêu cầu; giúp cho nhà quản trị đưa định đắn, đạt kết tối ưu Đây u cầu khơng thể thiếu cơng tác kế tốn - Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn phải phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp ( đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ kế tốn viên, tình hình tài doanh nghiệp, ) phải đạt mục tiêu tối thiểu hóa chi phí, tối đa hóa lợi nhuận - Hồn thiện phải dựa sở tiết kiệm chi phí mục đích hoạt động doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận Để đạt mục tiêu này, với việc không ngừng tăng doanh thu, doanh nghiệp cần phải có biện pháp Sinh viên: Vũ Hiền Hịa – QTL801K 53 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG hữu hiệu hạ thấp chi phí Đây nhu cầu tất yếu đặt với doanh nghiệp kinh tế thị trường 3.2.1 Hồn thiện việc đại hóa cơng tác kế tốn Việc cơng ty áp dụng phần mềm kế tốn cơng tác kế tốn có ưu điểm sau: + Giúp giảm sức lao động khối lượng cơng việc cho nhân viên kế tốn + Tiết kiệm thời gian, chi phí, góp phần đại hóa máy kế tốn cơng ty + Các thơng tin xử lý nhanh chóng, kịp thời, có độ xác cao + Tạo điều kiện cho cơng ty dễ dàng kiểm sốt thơng tin tài kế tốn + Việc xử lý, trình bày, cung cấp tiêu kế toán kết hoạt động cơng ty liên hồn, hệ thống hóa, có cứ; đáp ứng u cầu sử dụng thơng tin đối tượng khác đồng thời lưu trữ thông tin theo yêu cầu Nhà nước + Hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán sử dụng qn tồn cơng ty giúp cho việc hệ thống sổ sách chứng từ nhanh chóng, đạt hiệu cao + Thông tin cung cấp cho người sử dụng tùy theo mục đích sử dụng cách nhanh chóng, dễ dàng, giảm thiểu khối lượng cơng việc, tránh tình trạng thất mang tính khách quan, tiết kiệm chi phí, đảm bảo cơng tác kế tốn gọn nhẹ hiệu cao Đồng thời tạo nên đồng hệ thống sổ sách, tài khoản sử dụng, giảm thiểu sai sót tính tốn, tiết kiệm thời gian ghi chép Một số phần mềm kế toán thơng dụng nay: Phần mềm kế tốn MISA: oƯu điểm: - Giao diện thân thiện dễ sử dụng, cho phép cập nhật liệu linh hoạt (nhiều hóa đơn phiếu chi) Bám sát chế độ kế toán, mẫu biểu chứng từ, sổ sách kế toán ln tn thủ chế độ kế tốn Hệ thống báo cáo đa dạng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý đơn vị - Đặc biệt, phần mềm cho phép tạo nhiều sở liệu, nghĩa đơn vị thao tác sở liệu độc lập - Điểm đặc biệt Misa mà chưa có phần mềm có thao tác lưu ghi sổ liệu Sinh viên: Vũ Hiền Hịa – QTL801K 54 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG - Tính xác: số liệu tính tốn Misa xác, xảy sai sót bất thường Điều giúp kế tốn n tâm - Tính bảo mật: Misa chạy công nghệ SQL nên khả bảo mật cao Cho đến phần mềm chạy CSQL, SQL; NET; giữ nguyên quyền (trong số phần mềm viết CSQL Visual fox lại bị đánh cắp quyền dễ) o Nhược điểm: - Vì có SQL nên Misa địi hỏi cấu hình máy tương đối cao, máy yếu chương trình chạy chậm chạp - Tốc đọ xử lý liệu chậm, đặc biệt cập nhật giá xuất bảo trì liệu - Phân hệ tính giá thành chưa nhà sản xuất ý phát triển - Các báo cáo kết xuất Excel xếp không theo thứ tự, điều tốn công cho người dùng chỉnh sửa lại báo cáo Giá: 10.950.000 đ Sinh viên: Vũ Hiền Hòa – QTL801K 55 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG Phần mềm kế toán Fast Accounting o Ưu điểm: - Giao diện dễ sử dụng, sổ sách chứng từ kế toán cập nhật bám sát chế độ kế tốn hành Cũng giống Misa, fast có hệ thống báo cáo đa dạng, người dùng yên tâm yêu cầu quản lý (Báo cáo quản trị báo cáo tài chính) - Tốc độ xử lý nhanh - Cho phép kết xuất báo cáo Excel với mẫu biểu xếp đẹp o Nhược điểm: - Tính bảo mật chưa cao, thao tác thường xảy lỗi nhỏ (Không đáng kể) - Dung lượng lớn, người dùng khó phân biệt data Giá: 12.000.000 đ Phần mềm Acsoft oƯu điểm: - Giao diện đẹp, dễ sử dụng, tốc độ xử lý nhanh Ít tốn tài nguyên máy oNhược điểm: Sinh viên: Vũ Hiền Hịa – QTL801K 56 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHÒNG - Bảo mật chưa cao, thường xảy lỗi, hỗ trợ hình thức kế tốn (Nhật ký chung), phương pháp tính giá xuất kho (bình qn di động) Các phần mềm kế tốn: Bravo; Comac; Vietaccounnt2007; Sunlight oƯu điểm: Các phần mềm giống quy trình xử lý số liệu, sở liệu (Visual fox), khác giao diện - Giao diện đẹp, dễ sử dụng, dễ cài đặt vận hành - Các phần mềm có phân hệ tính giá thành tuyệt vời so với Misa oNhược điểm: - Mẫu biểu chứng từ, sổ sách kế toán chưa cập nhật sát chế độ kế toán - Tính bảo mật khơng cao, thường xảy lỗi (giống Fast) Theo em công ty nên chọn phần mềm MISA SME.NET 2015 phần mềm có tính phù hợp với cơng ty giá hợp lý Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2015 gồm 16 phân hệ thiết kế dànhcho doanh nghiệp vừa nhỏ, với mục tiêu giúp doanh nghiệp làm chủ hệ thống phần mềm kế toán, quản lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh Với MISA SME.NET 2015 doanh nghiệp kiểm sốt số liệu trực tuyến đâu, thông qua Internet Đặc biệt, MISA Sinh viên: Vũ Hiền Hịa – QTL801K 57 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG SME.NET 2015 cịn hỗ trợ doanh nghiệp tạo mẫu, phát hành, in, quản lý sử dụng hóa đơn theo nghị định 51/2010/NĐ-CP Chi phí đầu tư cho phần mềm MISA SME.NET 2015 10.950.000 đồng 3.2.2 Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm vật tư Sổ danh điểm vật tư sổ danh mục tập hợp toàn loại nguyên vật liệu sử dụng, theo dõi cho loại, nhóm, quy cách vật liệu cách chặt chẽ, logic Hệ thống danh điểm vật tư xác định nhiều cách khác phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp Mỗi loại, nhóm vật liệu quy định mã riêng xếp cách trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm cần thiết Hiện cơng ty chưa có hệ thống mã hóa khoa học cho loại nguyên vật liệu Việc không lập sổ danh điểm vật tư gây khó khăn cho cơng tác quản lý nguyên vật liệu Việc quản lý nguyên vật liệu có nhầm lẫn, thiếu thống khó để phân biệt nhóm, loại nguyên vật liệu Xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu giúp cho việc quản lý loại vật liệu tránh nhầm lẫn, thiếu xót giúp cho việc thống thủ kho kế toán việc lập bảng kê, báo cáo nhập xuất tồn kho Khi có sổ danh điểm việc cập nhật số liệu vào máy tính việc ghi chép thủ kho giảm nhẹ, thuận tiện tránh nhầm lẫn Việc quản lý ngun vật liệu Cơng ty nói chung chặt chẽ, thống nhất, khoa học Để lập sổ danh điểm vật tư công ty cần thực theo nguyên tắc sau: - Mã hóa vật tư theo cách phân loại ban đầu, xây dựng hệ thống mã phân cấp, mã gồm nhiều trường trường tận bên trái mang đặc trưng chủ yếu loại nguyên vật liệu Đối với nguyên vật liệu ta quy ước 1521 Đối với nhóm nguyên vật liệu phụ ta quy ước la 1522 Đối với nhóm nhiên liệu ta quy ước 1523 Đối với nhóm phụ tùng thay ta quy ước 1524 Đối với nhóm phế liệu ta quy ước 1525 - Khi cần thiết ta kéo dài mã bên phải Ví dụ nguyên vật liệu có khoảng loại tên loại ta thêm chữ số mã hóa bên phải đằng sau mã loại hết loại Ví dụ: 1521.01, 1521.02 Sinh viên: Vũ Hiền Hòa – QTL801K 58 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG Qua nghiên cứu, tìm hiểu loại vật liệu cơng ty em thấy cơng ty xây dựng sổ danh điểm vật tư sau (Biểu 3.1) Biểu 3.1 SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Mã vật tư Nhóm Loại Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Nguyên vật liệu kg Thép kg 1521.01.01 Thép ∂4(1,5x6,0)m kg 1521.01.02 Thép ∂6(1,5x6,0)m kg 1521.01.03 Thép ∂8(1,5x6,0)m kg 1521.01.04 Thép ∂10(2,0x6,0)m kg 1521.01.05 Thép ∂16(2,0x6,0)m kg 1521.01.06 Thép ∂20(2,0x6,0)m kg 1521 1521.01 Ghi Sắt kg 1521.02.01 Sắt kg 1521.02.02 Sắt hình kg 1521.02 Sinh viên: Vũ Hiền Hịa – QTL801K 59 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG 3.2.3 Hồn thiện công tác luân chuyển chứng từ Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ luân chuyển chứng từ phòng ban Mỗi luân chuyển chứng từ bên giao nhận chứng từ phải ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ Nếu xảy tình trạng chứng từ dễ quy trách nhiệm cho người, phận để có biện pháp xử lý Việc làm giúp quản lý chặt chẽ chứng từ công ty, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cán công nhân viên việc quản lý chứng từ nói riêng cơng việc nói chung Biểu 3.2 SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Năm Chứng từ STT Số hiệu Ngày tháng Nội dung Số tiền ghi trên chứng từ chứng từ Ký tên Người giao Người nhận 3.2.4 Hoàn thiện việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Để đảm bảo nguyên tắc “thận trọng” kế tốn, tránh tổn thất xảy hoạt động sản xuất kinh doanh, phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho sát hợp với giá thị trường thời điểm định, đồng thời góp phần phản ánh kết kinh doanh kỳ xác định Dự phòng giảm giá hàng tồn kho dự phòng giá trị bị tổn thất giá vật tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm Đối tượng lập dự phòng bao gồm nguyên vật liệu dùng cho sản xuất (gồm hàng tồn kho bị hư hỏng, phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyển, ), sản phẩm dở dang, chi phí dịch vụ dở dang (hàng tồn kho) mà giá gốc ghi sổ kế toán cao giá trị thực đảm bảo điều kiện sau: + Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định Bộ tài chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho Sinh viên: Vũ Hiền Hòa – QTL801K 60 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG + Là vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp tồn kho thời điểm lập báo cáo tài Trường hợp ngun vật liệu có giá trị thực thấp so với giá gốc giá bán sản phẩm dịch vụ sản xuất từ nguyên vật liệu không bị giảm giá khơng trích lập dự phịng + Phương pháp lập dự phòng: Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính cho loại hàng tồn kho bị giảm giá tổng hợp toàn vaog bảng kê chi tiết Bảng kê để hạch tốn vào giá vốn hàng bán (giá thành tồn sản phẩm hàng hóa tiêu thụ kỳ) doanh nghiệp Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến chi phí liên quan trực tiếp phát sinh để có hàng tồn kho địa điểm trạng thái theo quy định chuẩn mực kế toán – Hàng tồn kho Giá trị thực hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) giá bán (ước tính) hàng kho trừ (-) chi phí để hồn thành sản phẩm chi phí tiêu thụ (ước tính) Để hạch tốn nghiệp vụ dự phịng giảm giá hàng tồn kho, kế tốn sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Tài khoản dung để phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập Theo chế độ kế toán hành, vào cuối kỳ kế tốn cuối năm, giá trị thực hàng tồn kho nhỏ giá gốc phải lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Phương pháp hạch toán kế toán số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: - Cuối kỳ kế toán năm, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần tiên ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phịng giảm giá hàng tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo: + Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm lớn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế tốn năm nhỏ khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho lập cuối kỳ kế tốn năm trước chưa sử dụng hết số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 159 – Dự phịng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Sinh viên: Vũ Hiền Hòa – QTL801K 61 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp cho việc hạch tốn vật tư cơng ty đảm bảo độ xác thơng qua việc trích lập dự phịng, kế tốn ngun vật liệu nắm bắt số chênh lệch cụ thể giá trị hàng tồn kho cơng ty có so với giá thị trường Ví dụ: Cuối năm 2015, giá thép ∂4(1,5x6,0)m thị trường 9.500 đồng/kg Trong giá ghi sổ cơng ty 10.530 đồng/kg, kho cịn dự trữ 1.959 kg, cơng ty cần lập dự phòng giảm giá cho vật liệu Mức giảm giá ∂4(1,5x6,0)m: 10.530 – 9.500 = 1.030 đồng/kg Mức trích lập dự phịng: 1.030 (đồng) x 1.959 (kg) = 2.017.770 (đồng) Việc lập dự phòng giảm giá tiến hành riêng cho loại nguyên vật liệu tổng hợp vào bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Biểu số 3.3 BẢNG KÊ DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO Năm 2015 Tên vật tư Thép ∂4(1,5x6,0)m Mã số ĐVT Số lượng Đơn Đơn giá ghi giá sổ thực tế Mức chênh lệch Mức dự phòng kg 1.959 10.530 1.030 2.017.770 Cộng 9.500 2.017.770 Kế toán định khoản: Nợ TK 632: 2.017.770 Có TK 159:2.017.770 3.2.5 Một số giải pháp khác Để nâng cao hiệu trình sản xuất kinh doanh ngồi việc tìm kiếm mở rộng thị trường cơng ty phải quan tâm đến vấn đề nhân sự: - Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kiến thức cho cán công nhân viên đặc biệt trình độ tin học chuẩn mực kế toán - Thường xuyên kiểm tra sổ sách, đối chiếu số liệu nhằm phát sai sót để chấn chỉnh kịp thời Sinh viên: Vũ Hiền Hòa – QTL801K 62 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHÒNG - Phát huy, tận dụng hết khả sử dụng máy vi tính mà cơng ty trang bị nhằm tổng hợp số liệu khoa học, rõ ràng - Tăng cường theo dõi, kiểm tra cán công nhân viên hồn thành tốt nhiệm vụ thơng qua việc thường xun theo dõi bảng chấm cơng phịng ban - Tổ chức làm việc cách khoa học, ổn định công tác phân công nhiệm vụ cụ thể nhằm chun mơn hóa cơng tác kế tốn, tăng hiệu cơng việc - Có sách khen thưởng với cá nhân có thành tích xuất sắc cơng việc - Có chế độ thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần làm việc Sinh viên: Vũ Hiền Hịa – QTL801K 63 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHỊNG KẾT LUẬN Trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu yếu tố thiếu để cấu thành nên sản phẩm, dịch vụ Ngun vật liệu đóng vai trị quan trọng, vừa đối tượng lao động vừa sở vật chất trực tiếp tạo sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất Hạch tốn ngun vật liệu cơng cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình đạo sản xuất việc lập kế hoạch thu mua, sử dụng tiêu ngun vật liệu thích hợp từ có ý nghĩa định đến việc hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần Thương mại Quế Phòng em học hỏi nhiều kinh nghiệm hạch toán kế tốn nói chung kế tốn ngun vật liệu nói riêng Ngoài việc củng cố kiến thức học trường em thấy cần phải học hỏi nhiều để tích lũy kiến thức cho sống sau Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình Thạc Sỹ Trần Thị Thanh Thảo, quan tâm giúp đỡ ban lãnh đạo anh chị phịng kế tốn cơng ty giúp em hồn thành báo cáo Trong khóa luận em mạnh dạn đề số ý kiến để Công ty tham khảo, nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn nói chung kế tốn ngun vật liệu nói riêng để Công ty đạt hiệu cao hoạt động SXKD Vì thời gian thực tập Cơng ty ngắn, với trình độ kiến thức, lý luận thân cịn có nhiều hạn chế, khóa luận vào tìm hiểu số vấn đề chủ yếu nên không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến nhận xét thầy giúp khóa luận em hoàn thiện mặt lý luận thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 05 tháng 07 năm 2016 Sinh viên Vũ Hiền Hòa Sinh viên: Vũ Hiền Hịa – QTL801K 64 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHÒNG DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ tài (2009), Chế độ kế toán doanh nghiệp Hệ thống tài khoản kế tốn, Nhà xuất Tài Bộ tài (2009) , Chế độ kế toán doanh nghiệp Báo cáo tài chính, chứng từ, sổ sách kế tốn sơ đồ kế tốn, Nhà xuất tài Bộ tài (2009), Thơng tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07 tháng 12 năm 2009 hướng dẫn chế độ trích lập sử dụng khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó địi bảo hành sản phẩm, hàng hóa, cơng trình xây lắp doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Thương mại Quế Phịng (2015), Sổ sách kế tốn Cơng ty Một số tài liệu tham khảo, khóa luận anh chị khóa trước Sinh viên: Vũ Hiền Hịa – QTL801K 65