Sáng kiến kinh nghiệm môn tin học lớp đại học – thông tin quản trị

Sáng kiến kinh nghiệm môn tin học lớp đại học – thông tin quản trị ÔN TẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ CHƯƠNG I Định nghĩa liệu: - Chuỗi không ngẫu nhiên ký tự, số, giá trị từ - Tập hợp liệu không ngẫu nhiên ghi lại quan sát hay nghiên cứu Các liệu biểu diễn số, đo đếm hay xác định số lượng cụ thể gọi liệu Ví dụ: giá cổ phiếu AGF ngày 15/3/2010 45; phiếu thu, phiếu chi tiền mặt; số liệu dự báo thời tiết; chiều cao người Các loại liệu - Dữ liệu cứng / liệu định lượng : thường xác định số lượng, chứa đựng yếu tố thống kê phụ thuộc vào kỹ phân tích nhà quản trị - Dữ liệu mềm / liệu định tính : xác định tính chất việc hay tình phụ thuộc vào kinh nghiệm phán đoán nhà quản trị Định nghĩa thông tin:  Dữ liệu xử lý có ý nghĩa  Dữ liệu xử lý có mục tiêu  Dữ liệu diễn dịch hiểu người nhận Ví dụ thông tin: Báo cáo tài năm 2010, Thời khóa biểu học kì ( 20092010 ) Định nghĩa sai thông tin : “ Thông tin liệu tạo theo mục đích người nhận ” “ Thông tin liệu ghi nhận lại theo mục đích người nhận ” Dữ liệu phải thông qua trình biến đổi ( xử lý ) để trở thành thông tin Quá trình xử lý bao gồm : Lựa chọn – Tổng hợp – Sắp xếp – Tính toán – Phân loại Ý nghĩa thông tin: - Thông tin có chứa giá trị vô hình giá trị hữu hình Lợi ích mà thông tin đem lại đo đếm giá trị tài gọi giá trị hữu hình - Thông tin làm giảm tính bất định ( tính mơ hồ, khó hiểu ) việc hay tình - Thông tin sử dụng hiệu đem lại giá trị định cho doanh nghiệp ( thông tin tài sản doanh nghiệp ) Tuy nhiên giá trị thông tin thay đổi, không cố định thời điểm Giá trị hữu hình Giá trị vô hình Cải thiện quản lý tồn kho Tăng lòng tin khách hàng Nâng cao dịch vụ khách hàng Nâng cao dịch vụ khách hàng Tăng suất sản xuất Nâng cao hình ảnh công ty Giảm chi phí quản lý Nguồn thông tin ( thông tin có xác nhận hay không ) - Nguồn thức truyền thông theo hình thức : có cấu trúc rõ ràng chặt chẽ máy tính nhận dạng hiểu - Nguồn phi thức truyền thông không theo hình thức : hoặc có tính cấu trúc, giao tiếp bình thường ( văn bản, lời nói ) máy tính không hiểu  Ưu điểm truyền thông không theo hình thức : nhanh, nắm bắt hội lọc thông tin  Nhược điểm truyền thông không theo hình thức :  Độ xác thấp  Không kiểm soát ( ví dụ: tin xấu, tin đồn thất thiệt phát tán nhanh, gây tâm lý bất an ) Tuy nhiên, ngăn cấm truyền thông không theo hình thức Ngăn cấm gây cảm giác khó chịu, ức chế Tri thức khả phán người dựa kết hợp kinh nghiệm thông tin mà họ có Thông tin + Khả phán đoán suy luận + Kinh nghiệm = Tri thức o Tri thức tường minh : tri thức diễn đạt lưu trữ hệ thống thông tin ( hướng dẫn, tài liệu, thủ tục, sở liệu, biên họp, sổ tay nhân viên ) Tri thức tường minh có cấu trúc rõ ràng nên dễ dàng chuyển giao tri thức đến người khác o Tri thức không tường minh : tri thức vô hình có tính kinh nghiệm trực giác, không phát biểu, tài liệu hóa, tồn phụ thuộc vào trực giác, tư người ( Kinh nghiệm , kĩ năng, cách phản ứng lại tình xã hội, cách hiểu báo cáo quản trị ) Tri thức cá nhân + Nguồn lực thông tin mà doanh nghiệp có = Tri thức doanh nghiệp Ví dụ: Trong năm qua, khoản cho vay tín dụng ngân hàng ACB tăng 10% năm Năm nay, ban điều hành ngân hàng dự báo khoản cho vay tín dụng tiếp tục tăng thêm 10%, cần tìm nguồn cung tiền cho khoản Thông tin năm qua sử dụng để đề quyếttăng 10% định việc dự báo mức tăng trưởng năm nhu cầu nguồn vốn Quyết định dự báo tri thức ( knowledge ) hay gọi cách sử dụng thông tin ( use of information )  Doanh nghiệp cần phải sử dụng cách tốt nguồn lực thông tin mình, đặc biệt toàn cầu hóa thay đổi nhanh chóng môi trường kinh doanh việc quản trị nguồn tri thức nhân tố cạnh tranh chiến lược Quản trị tri thức thuật ngữ sử dụng để mô tả cách mà tổ chức sử dụng tốt thông tin họ Tại doanh nghiệp phải quản lý tri thức ? o Tăng cường lợi nhuận, doanh thu o Giữ lại kinh nghiệm chuyên gia o Tăng thỏa mãn khách hàng o Bảo vệ thị trường có đối thủ cạnh tranh o Tăng vòng đời sản phẩm vào thị trường o Mở rộng thị trường o Giảm thiểu chi phí o Phát triển sản phẩm, dịch vụ Các ứng dụng quản lý tri thức: - Kinh doanh thông minh ( BI ) : thu thập thông tin đối thủ cạnh tranh, công nghệ mới, hội thị trường, thông tin khách hàng, hoạt động thông tin loại chất lượng cao, giúp ngườicủa đối thủ… xem định nhanh chóng, xác - Số hóa tài liệu in ấn ( DIP ) văn số giúp cho việc lưu trữ – tìm kiếm – xếp thuận tiện - Khai thác liệu ( Data mining ) : dựa liệu tương tác với tạo xu hướng, kinh nghiệm, tri thức Ví dụ: khai thác liệu thu thập ý muốn, sở thích khách hàng để biết khách hàng thích loại sản phẩm nghiên cứu, sản xuất đưa thị trường sản phẩm phù hợp với nhu cầu khách hàng Như việc khai thác liệu mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp 10 Các loại định doanh nghiệp: o Quyết định có cấu trúc ràng buộc quy tắc để định biết trước, tình đơn giản, lặp lặp lại doanh nghiệp o Quyết định không cấu trúc tình phức tạp trước quy tắc ứng dụng o Quyết định bán cấu trúc hành xử nhà quản trị ảnh hưởng đến cách họ tiếp thu thông tin ( phân tích hay phán đoán ), kinh nghiệm 11 Mô hình cấp độ định:  S : cấp chiến lược  Quản lý kế hoạch dài hạn tổ chức  Các định thường không cấu trúc ( doanh nghiệp nên kinh doanh lĩnh vực nào, cấu trúc doanh nghiệp nào, nên sử dụng kênh phân phối nào, có nên mở rộng chi nhánh nước )  Tần suất định không thường xuyên  Quyết định cấp quản trị có ảnh hưởng rộng lên tổ chức khó thay đổi  T : cấp chiến thuật  Quản lý kế hoạch trung hạn tổ chức  Các định thường hướng tới mục tiêu trung hạn góp phần hoàn thành mục tiêu dài hạn tổ chức  Cấp chiến thuật thường theo dõi hiệu suất làm việc tổ chức, kiểm soát ngân quỹ, đặt nguồn lực thiết lập sách  Quyết định cấp quản trị có ảnh hưởng vừa lên tổ chức  O : cấp tác nghiệp  Quản lý kế hoạch ngắn hạn dạng theo ngày hay tuần kiểm soát hoạt động tổ chức  Các định cấp tác nghiệp có tính cấu trúc cao ( định thiết lập sản lượng cho ngày tuần, lập kế hoạch tác nghiệp : xử lý đơn đặt hàng, chiết khấu cho khách hàng, làm với máy móc bị hỏng… )  Quyết định cấp quản trị ảnh hưởng đến toàn tổ chức Quyết định Loại định Cấp độ định Ngân sách cho năm tới Bán cấu trúc ( dựa vào việc phân tích, phán đoán, kinh nghiệm ) Cấp chiến lược ( S ) Làm để nhắm tới khách hàng có khả mang lại lợi nhuận cao nhất, đặc điểm họ Bán cấu trúc ( dựa vào việc phân tích, phán đoán, kinh nghiệm ) Cấp chiến thuật ( T ) Có nên thuê thêm nhân trường hợp khẩn cấp Không cấu trúc ( tình phức tạp, trước quy tắc ứng dụng ) Cấp chiến thuật ( T ) Giá giá tốt cho sản phẩm Bán cấu trúc ( dựa vào việc phân tích, phán đoán, kinh nghiệm ) Cấp chiến thuật ( T ) Doanh nghiệp có cần chiến dịch quảng cáo Bán cấu trúc Cấp chiến thuật ( T ) Cần khoản vay ngắn hạn để giải vấn đề tiền mặt Bán cấu trúc Cấp chiến thuật ( T ) & chiến lược ( O ) Tấn công vào thị trường Không cấu trúc Cấp chiến thuật ( T ) & chiến lược ( O) Cấp cao định không cấu trúc Cấp thấp định có cấu trúc nhiều hơn. 12 Quy trình định: Nhận thức ( nhận diện vấn đề + nhận thức cần đưa định ) Thiết Chọn lựakế ( xác định giải pháp + đánh giá giải pháp ) Đánh giá ảnh hưởng hay độ thành công. Hiện thực  13 Các công cụ hỗ trợ việc định Lý thuyết định cung cấp khung sườn để thể định có cấu trúc cách có hệ thống Thành phần quan trọng lý thuyết định quy tắc nghiệp vụ – quy tắc mô tả hành động doanh nghiệp xảy kiện CHƯƠNG II Hệ thống tổng thể thành phần gắn kết với nhau, tương tác với để thực chức đạt mục đích chung Ví dụ: xe máy, thể người, Thái dương hệ, doanh nghiệp… Mục tiêu hệ thống thường cụ thể thể câu đơn Ví dụ: mục tiêu doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận, mục tiêu xe máy : vận chuyển nhiều hàng hóa, dịch vụ  Đầu vào hệ thống: nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, nhà xưởng, lượng, sức lao động, liệu…  Đầu hệ thống: sản phầm hoàn tất hệ thống tạo (sản phẩm, dịch vụ, thông tin )  Thành phần chịu trách nhiệm kiểm soát hiệu suất hệ thống ( cung cấp thông tin hiệu suất hoạt động hệ thống, chất lượng đầu vào đầu ra, vấn đề trục trặc, sai sót, lỗi trình xử lý ) Cơ chế phản hồi  Quá trình xử lý chuyển hóa đầu vào tạo thành đầu ra.  Quá trình điều khiển điều chỉnh hiệu suất hệ thống.  Đường ranh giới  xác định phạm vi hệ thống  Môi trường chứa bên hệ thống.  Giao diện ( Interface ) : cách thức trao đổi hệ thống với môi trường với hệ thống khác thông qua đường ranh giới Nói cách khác, giao diện thứ dùng để trao đổi thông tin bên Ví dụ: hệ thống doanh nghuệp  Các hệ thống tài chính, nhân sự, tiếp thị… nằm đường ranh giới hệ thống  Các yếu tố nằm bên đường ranh giới, môi trường kinh doanh, khách hàng, nhà phân phối, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, phủ, luật pháp, kinh tế…  Ranh giới hệ thống phạm vi, chức năng, quyền hạn phòng Các hệ thống không hoạt động hoàn toàn độc lập mà có tương tác với môi trường  Hệ thống tương tác với môi trường bên hệ thống mở  Hệ thống tương tác với môi trường bên hệ thống khép kín  Hệ thống mà kết đầu trở thành liệu đầu vào hệ thống khác hệ thống gắn kết  Hệ thống phụ thuộc, có liên quan đến hoạt động hệ thống khác hệ thống tách biệt Hệ thống tách biệt có mức độ tự chủ cao, có khả đối phó với tình huống, kiện bất ngờ tính linh hoạt cao hơn, tính thích nghi cao so với hệ thống liện kết Các nguồn lực ( tài nguyên ) hệ thống thông tin kinh doanh ( BIS )  Con người ( bao gồm người sử dụng, người xây dựng, người bảo trì )  Phần cứng : phương tiện, công cụ, máy móc, thiết bị  Phần mềm : chương trình máy tính, công cụ lưu trữ thông tin, tài liệu quy trình, nghiệp vụ, thủ tục, tài liệu hướng dẫn…  Truyền thông truyền liệu hệ thống khác ( điện thoại, mạng Internet, mạng nội )  Dữ liệu : hóa đơn, hợp đồng, báo cáo, số liệu, sở liệu máy tính HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH ( BIS ) hệ thống cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Căn vào mô hình cấp độ quản trị ( STO ), BIS phân loại thành MIS OIS HỆ THỐNG THÔNG TIN TÁC NGHIỆP ( OPS )  hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động kinh doanh, sử dụng công việc vận hành nghiệp vụ hoạt động ngày doanh nghiệp cấp tác nghiệp cấp xử lý giao dịch OPS then chốt cho thành công việc kinh doanh Hệ thống tự động công việc văn phòng ( quản lý chức hành văn phòngOAS ) Quản lý làm việc theo nhóm ( Groupware ) Quản lý luồng công việc ( WFMS ) đảm bảo lúc – người – trình tự Số hóa tài liệu in ấn ( DIP ) ứng dụng Word, Excel Hệ thống kiểm soát tiến trình ( PCS ) è hỗ trợ kiểm soát trình sản xuất PCS quan trọng lĩnh vực sản xuất hàng hóa MRP ( số nguyên vật liệu kho đáp ứngmaterials requirement planning ) nhu cầu sản xuất CAD ( Computer – aided design ) trợ giúp thiết kế sản phẩm, dịch vụ CAM ( Computer – aided manufacture ) hỗ trợ vận hành sản xuất Hệ thống xử lý giao dịch ( TPS ) xử lý giao dịch thường xuyên doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối TPS phân loại xử lý theo lô theo ngày HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ( MIS ) hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý, giúp nhà quản trị định cấp chiếncung cấp phản hồi thuật chiến lược Hệ thống hỗ trợ định ( DSS )  Kinh doanh thông minh ( BI )  Trí tuệ nhân tạo ( AI )  Hệ chuyên gia ( Expert system )  Mạng Neural : nghiên cứu kỹ giải vấn để cách trải nghiệm qua phạm vi rộng lớn vấn đề Hệ thống thông tin báo cáo ( IRS ) Hệ thống thông tin điều hành ( EIS ): cung cấp cho nhà quản trị cao cấp thông số nhân tố thành công then chốt ( CSFs ) số đánh giá hiệu hoạt động chủ chốt ( KPIs ) Hệ thống thông tin kinh doanh xây dựng máy tính Thuận lợi Hạn chế Tốc độ Phán xét / kinh nghiệm Chính xác Tính ứng hoạt / ứng biến Tin cậy Tính sáng tạo Có thể lập trình Trực giác Có ích cho công việc lặp lại Không định tính thông tin HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ( ENTERPRISE SYSTEM ) – hệ thống hỗ trợ cho quy trình nghiệp vụ tổ chức chức sản xuất, phân phối, bán hàng, kế toán, tài chính, nhân HỆ THỐNG KINH DOANH ĐIỆN TỬ ERP – Enterprise Resource Planning ( Hệ thống hoạch định nguồn ngân lực ) CRM/ SRM ( Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng, nhà cung cấp ) SCM ( Supply Chain Management) – Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng EC ( E – commerce ) Thương mại điện tử: hoạt động tương tác doanh nghiệp với bên thông qua hệ thống thông tin EB (E – business) Kinh doanh điện tử tất trao đổi thông tin ( bên bên doanh nghiệp ) thực thông qua phương tiện truyền thông/điện tử ERP hệ thống từ nhà cung cấp, giải tất hoạt động bên DN CRM / SRM SCM hỗ trợ hoạt động bên doanh nghiệp Thương mại điện tử ( E – commerce ): hoạt động tương tác doanh nghiệp với bên thông qua hệ thống thông tin  Thương mại điện tử bên mua ( Buy – side e – commerce ) bao gồm tất giao dịch thương mại điện tử doanh nghiệp nhà cung cấp  Thương mại điện tử bên bán ( Sell – side e – commerce ) bao gồm tất giao dịch thương mại điện tử doanh nghiệp khách hàng Trong thương mại điện tử, lòng tin khách hàng toán tiện lợi dễ dàng thẻ ngân hàng điều quan trọng Kinh doanh điện tử ( E – business ) tất trao đổi thông tin ( bên bên doanh nghiệp ) thực thông qua phương EBtiện truyền thông/điện tử khác EC chỗ có thêm hoạt động kinh doanh bên doanh nghiệp