Chuyển thảo luận sang phần tìm kiếm nguyên nhân Nhân viên chấp nhận thay đổi họ hiểu hậu từ hành vi công việc họ Ví dụ, bạn nói: Mục tiêu phòng giải tất vấn đề bảo hành khách hàng vòng tuần Đó đóng góp vào mục tiêu chung công ty tạo thỏa mãn lòng trung thành khách hàng Cả hai điều đảm bảo chỗ làm khoản thưởng tương lai cho Chúng ta đạt mục tiêu thành viên nhóm không làm tốt phần việc giải than phiền khách hàng Anh có thấy phù hợp công việc làm với mục tiêu chung công ty không? Hãy đảm bảo nhân viên bạn hiểu vấn đề bạn muốn nói Sau chuyển trao đổi sang việc xác định nguyên vấn đề lực thực cần khắc phục thông qua huấn luyện “Anh cho biết điều làm anh không đạt mục tiêu mình?” Hãy lắng nghe cẩn thận câu trả lời, cho nhân viên hội để xác định nguyên nhân cội rễ Nếu bạn không nghe câu trả lời hợp lý, thăm dò câu hỏi khác: “Có phải vấn đề anh cần đào tạo thêm không? Có phải có nhiều yếu tố gây nhãng văn phòng làm việc không?” Trong hầu hết trường hợp, việc xác định nguyên nhân vấn đề lực thực tạo bầu không khí khách quan để bạn lẫn cấp đóng góp theo cách tích cực Bạn không công kích cấp dưới, cấp không phòng thủ để tránh lời trích bạn Thay vào đó, hai làm việc để giải vấn đề, mà phần lớn trường hợp nằm khả cấp (ví dụ: thiếu đào tạo phù hợp, nguồn lực, môi trường làm việc không thoải mái…) Những đề xuất sau giúp bạn đưa ý kiến phản hồi hữu ích hơn: * Khuyến khích nhân viên bày tỏ điểm bất đồng * Tránh nói chung chung như: “Dường anh không để hết tâm trí vào công việc mình”, mà có lời nhận xét cụ thể liên quan đến công việc, như: “Tôi để ý anh chẳng đưa đề xuất họp cải tiến dịch vụ Tại vậy?” * Hãy chọn lọc Bạn không cần phải kể lể thiếu sót hay thất bại Hãy tập trung vào vấn đề thực quan trọng * Hãy đưa lời khen ngợi xác thực hay lời phê bình có ý nghĩa * Phản hồi theo hướng giải vấn đề hành động Thảo luận bước quan trọng cần thiết để tiến đến huấn luyện chủ động Hãy dùng bước để làm rõ quan sát ban đầu bạn vấn đề lực thực hay điểm yếu kỹ cấp Hãy thảo luận để thăm dò quan điểm cấp lắng nghe cẩn thận Bằng cách thu hút người tham gia vào thảo luận, bạn khuyến khích họ hợp tác bước tiếp theo: huấn luyện chủ động Tạo tinh thần hợp tác Tinh thần hợp tác để đạt mục tiêu phòng ban có vai trò quan trọng bạn xem xét lực thực nhân viên Vì thế, thử để nhân viên suy nghĩ nói mục tiêu vai trò việc đạt mục tiêu Bạn cần để nhân viên hiểu người đảm trách việc phù hợp Thậm chí bạn hỏi: “Anh nghĩ hoạt động xét khía cạnh phòng ban?” Câu hỏi làm nhân viên cảm thấy đối tác thực Tiếp theo, yêu cầu nhân viên tự đánh giá thân Điều giúp bạn hiểu quan điểm nhân viên ngăn bạn không can thiệp nhiều vào đối thoại Hãy lắng nghe cẩn thận đừng ngắt lời nhân viên chưa trình bày xong Sau nhân viên bày tỏ ý kiến, chuyển sang phần đánh giá bạn Tóm tắt * Hãy trao đổi với cấp cách hành xử hiệu mà bạn quan sát * Hãy loại bỏ giả định thái độ động người khác Những họ làm quan trọng lý họ làm điều * Tính chất hai chiều đối thoại giúp bạn cấp hiểu rõ vấn đề thật lực thực lỗ hổng kỹ * Hãy dùng câu hỏi mở “Anh cảm thấy tiến anh?” để khuyến khích tham gia chia sẻ ý kiến * Hãy hoàn toàn tập trung cấp trình bày, tìm kiếm cảm xúc ẩn đằng sau lời nói * Nếu cấp không đạt mục tiêu mình, chuyển thảo luận sang phần tìm kiếm nguyên nhân Trong hầu hết trường hợp, việc xác định nguyên nhân vấn đề lực thực tạo bầu không khí khách quan để bạn lẫn cấp đóng góp theo chiều hướng tích cực Huấn luyện theo dõi Sau hiểu rõ nhân viên tình huống, bạn bắt đầu công tác huấn luyện Chương trình bày việc huấn luyện bắt đầu trí mục tiêu, sau chuyển sang kế hoạch hành động Bạn biết cách tốt để giao tiếp xử lý ý kiến phản hồi tầm quan trọng việc theo dõi công tác huấn luyện Đạt trí mục tiêu Trong suốt giai đoạn thảo luận, bạn cấp nên nói rõ mục tiêu huấn luyện, chẳng hạn để cải thiện kỹ phân nhiệm Lynn, để khắc phục vấn đề cách lập báo cáo hàng tháng, vấn đề xảy Khi hai bên sẵn sàng để bắt đầu việc huấn luyện, quay lại thảo luận xác nhận thống mục tiêu huấn luyện Hãy đảm bảo hai bên chia sẻ thông hiểu Hãy xem ví dụ sau: Lynn này, vui dành thời gian để nói việc phân nhiệm cách thức cải thiện kỹ Ở cương vị nhà quản lý mới, hẳn cô khám phá điều mà phát cách nhiều năm vị trí cô - chẳng có đủ thời gian ngày Cách để công việc cô phòng cô thực thời hạn biết cách phân nhiệm hiệu Việc phân nhiệm đảm bảo lực cấp cô sử dụng tối đa Nhưng trước bắt đầu, nhớ lại trao đổi tuần trước Theo ghi chép trí nên họp lại khoảng tuần để nói việc phân nhiệm xem xét mức độ tiến cô Cô bày tỏ cô mong muốn tự tin giao phó ba bốn nhiệm vụ tốn nhiều thời gian cho cấp cô Cô có nhớ thảo luận không? Hãy lưu ý ví dụ cách mà sếp Lynn bày tỏ thông hiểu ông thảo luận yêu cầu Lynn xác nhận Cũng nên để ý cách ông bày tỏ lợi ích đạt mục tiêu: “Cách để công việc cô phòng cô thực lúc biết cách phân nhiệm hiệu quả” Nhân viên mà bạn huấn luyện phải thấy lợi ích rõ ràng việc đạt mục tiêu đề Đến lúc đó, yêu cầu trí thức mục tiêu: “Vậy trí mục tiêu giúp cô biết cách phân nhiệm hiệu nhé?” Nếu nhân viên nhớ khác thảo luận hay trí trước đó, làm sáng tỏ vấn đề để hai bên thống mục tiêu huấn luyện Quy trình để đạt trí Sự trí tảng huấn luyện Ngay từ giai đoạn đầu toàn mối quan hệ mình, bạn xây dựng trí cam kết làm việc theo đuổi mục tiêu huấn luyện Quy trình trí bao gồm bước sau: Tìm hiểu ủng hộ quan điểm khác Trình bày đề xuất Tìm kiếm thông hiểu Tìm kiếm trí Khi trí bị nghi ngờ, quay lại bước bắt đầu lại quy trình