hoc Powerpoint

Microsoft Power Point 1 CHƯƠNG 3. SỬ DỤNG CÁC TEMPLATE VÀ THIẾT LẬP CÁC SLIDE ĐẶC BIỆT 1. Sử dụng các mẫu slide định dạng sẵn (Template) . 1.1. Tạo trình diễn mới sử dụng mẫu slide đã định dạng sẵn . 1.2. Áp dụng mẫu slide định dạng sẵn cho trình diễn hiện thời 2. Làm việc với master trình diễn 2.1. Các loại master trình diễn 2.2. Slide master 2.2.1. Thiết lập Slide Master . 2.2.2. Thanh công cụ Slide Master View 3. Slide mục lục . 3.1. Tạo slide mục lục . 3.2. Tạo một siêu liên kết cho slide 3.2.1. Cách tạo siêu liên kết 3.2.2. Điều chỉnh siêu liên kết . 3.3. Tạo các nút hành động . Phan Hồ Hạnh Microsoft Power Point 2 CHƯƠNG 3. SỬ DỤNG CÁC TEMPLATE VÀ THIẾT LẬP CÁC SLIDE ĐẶC BIỆT Trong chương trước, bạn đã biết các kỹ thuật để soạn thảo các loại thông tin lên slide. Đó là những kiến thức cơ bản giúp bạn có thể xây dựng những bản trình diễn theo ý tưởng của mình. Phần này sẽ giới thiệu các bạn cách sử dụng những mẫu slide định dạng sẵn (Template Slide) đi kèm với phần mềm PowerPoint và cách thiết lập định dạng slide mặc định khi đang làm việc (Master Slide) cũng như tạo slide mục lục (Summary Slide). 1. Sử dụng các mẫu slide định dạng sẵn (Template) PowerPoint cung cấp rất nhiều các mẫu slide định dạng sẵn trên nhiều lĩnh vực báo cáo khác nhau như: báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu của công ty; giới thiệu sản phẩm mới; trình diễn các khoá đào tạo;… Bạn nên sử dụng tối đa các mẫu có sẵn này vào slide của mình vì nó rất đa dạng về mẫu mã và được thiết kết công phu, hợp lý. Một mẫu slide định dạng sẵn áp dụng những sắp xếp cũng như tổ chức trước các font chữ, các màu sắc, cũng như phân bố các khung văn bản cho slide trong trình diễn. 1.1. Tạo trình diễn mới sử dụng mẫu slide đã định dạng sẵn Mở mục chọn File → New, trên khung tác vụ New Presentation chọn From Design Template, khung tác vụ sẽ tự động chuyển qua khung tác vụ Slide Design, hiển thị những mẫu slide đã đang được dùng, đã được dùng và những mẫu sẵn có. Phan Hồ Hạnh Microsoft Power Point 3 Trong ô Apply A Design Template, dùng chuột để chọn một mẫu slide bạn muốn. Hay bạn có thể nhấn vào nút browse để tìm các mẫu slide định sẵn khác có trong máy của mình. Khi bạn di chuyển chuột trên một mẫu slide, một mũi tên hướng xuống xuất hiện. Trong đó, có các tùy chọn: 1 Apply to All Slides : áp dụng mẫu slide cho tất cả các slide trong trình diễn. Bạn có thể click vào mẫu slide để sử dụng mẫu này trong toàn bộ các slide 2 Apply to Selected Slides : áp dụng mẫu slide cho các slide được chọn. 3 Show Large Previews: tăng kích thước của các ô mẫu slide. Thực hiện chọn bố cục (Layout) từng slide cần chền lên tệp trình diễn và soạn thảo nội dung cho các slide như đã trình bày ở Chương 2. CHÚ Ý: Ngoài cách trên, còn có cách khác để sử dụng các slide định dạng sẵn. Tất cả các cách này đều mở mục chọn File → New, và chọn trên khung tác vụ New Presentation. Để sử dụng một mẫu slide đã có sẵn trên máy, bạn click lệnh On my computer trong ô Templates. Một hộp thoại sẽ được xuất hiện như sau, chọn mẫu slide bạn muốn sử dụng và click vào OK. Phan Hồ Hạnh Microsoft Power Point 4 1 Bạn có thể chọn một mục trong tab General để tạo một trình diễn trắng hay dùng AutoContent Wizard. 2 Bạn có thể chọn một mẫu trong tab Design Templates để tạo một trình diễn mới với duy nhất một slide tiêu đề dựa trên một mẫu slide được định dạng trước như ở phần trên. Bạn có thể xem trước bố cục và định dạng của mẫu đang chọn trong ô Preview. 3 Trong tab Presentation, bạn có thể chọn một mẫu trình diễn được định dạng trước. Trong khi mẫu slide được định dạng trước chỉ có một slide duy nhất thì một mẫu trình diễn được định dạng trước bao gồm một tập các slide theo một chủ đề nhất định như trình diễn về Báo cáo dự án, về Họp công ty, … Mẫu trình diễn có thể giúp chúng ta tạo ra một trình diễn hoàn chỉnh chỉ trong một bước duy nhất. Bạn có thể dựa vào những đề cương có sẵn trong mẫu trình diễn để chỉnh sửa theo đúng yêu cầu của mình. Để tìm, download và sử dụng một mẫu định dạng sẵn trên trang web của Office, bạn click chọn Templates on Office Online. 1.2. Áp dụng mẫu slide định dạng sẵn cho trình diễn hiện thời Mở trình diễn cần làm việc, chọn trình đơn Format → Slide Design, khung tác vụ Slide Design xuất hiện như sau: Phan Hồ Hạnh Microsoft Power Point 5 Bạn thực hiện các thao tác như trong phần 1 để áp dụng các mẫu slide vào trình diễn. Để chọn các mẫu slide có trên máy, bạn chọn Browse, lúc đó hộp thoại Apply Design Template được hiển thị: Bạn có thể chọn các mẫu slide hay các mẫu trình diễn được định dạng sẵn đã có trong máy của mình. Ví dụ, ở đây bạn chọn một trình diễn về buổi họp công ty đã được định dạng sẵn và xem trước trong ô Preview bên cạnh. Chọn xong, nhấn Apply để đồng ý. Khi đó toàn bộ các slide trên tệp trình diễn đang mở sẽ được tự động chuyển theo mẫu định dạng slide vừa chọn. 2. Làm việc với master trình diễn 2.1. Các loại master trình diễn Trong PowerPoint, bạn có thể thay đổi những định dạng và bố cục mặc định của một loại trình diễn bằng cách thay đổi các master trình diễn tương ứng, PowerPoint cung cấp 4 loại master như sau: Phan Hồ Hạnh Microsoft Power Point 6 Trong mỗi bài trình bày có một cặp slide-title master. Một title master điều khiển các định dạng và bố cục mặc định của slide tiêu đề. Thông thường, title master sử dụng một bố cục mặc định, tuy nhiên bạn có thể thay đổi bố cục đó thông qua thanh tác vụ Slide layout. Các thay đổi đối với title master chỉ ảnh hưởng đến slide tiêu đề của trình diễn. Một slide master điều khiển các định dạng và bố cục mặc định của slide nội dung (không phải slide tiêu đề). Một note master điều khiển các định dạng và bố cục mặc định của các trang ghi chú. Một handout master điều khiển các định dạng và bố cục mặc định của các thuyết minh trình diễn. Một handout là bản in trình diễn của bạn, trong đó có thể hiển thị từ 1 đến 9 bản ghi trong một trang. 2.2. Slide master Thông thường khi tạo một trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của toàn bộ các slide theo một định dạng chuẩn nào đó, bạn phải thay đổi lần lượt định dạng dữ liệu trên từng slide. PowerPoint hỗ trợ cách tạo một slide có định dạng chuẩn, rồi áp đặt toàn bộ các slide trên tệp trình diễn theo định dạng như vậy, đó là Slide Master. Slide master có thể hiểu như một slide chủ cho một tệp trình diễn. Với slide master, bạn có thể thay đổi các định dạng văn bản, định dạng biểu đồ, định dạng bảng biểu, định dạng hình vẽ theo các bố cục slide chuẩn (AutoLayout) của Powerpoint. Hơn nữa bạn có thể thiết lập các tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, chèn thêm hình ảnh vào slide. Khi đó, định dạng và bố cục toàn bộ các slide trên tệp trình diễn sẽ được thay đổi theo như slide master. Ví dụ, nếu muốn có biểu tượng của cơ quan, các ảnh minh hoạc khác hay ngày tháng trên mọi slide, bạn có thể đặt chúng trên slide master. 2.2.1. Thiết lập Slide Master Các bước thực hiện như sau: Mở trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Sau đó chọn trình đơn View → Master → Slide master, màn hình làm việc với slide master xuất hiện với các thành phần như sau: Phan Hồ Hạnh Microsoft Power Point 7 Thiết lập các định dạng thông tin trên bố cục slide, soạn thảo nội dung cho nền slide bao gồm:  Thay đổi màu sắc và các hiệu ứng nền  Di chuyển hay điều chỉnh kích thước các ô chứa văn bản Phan Hồ Hạnh Microsoft Power Point 8  Thiết lập định dạng cho tiêu đề như phông chữ, màu sắc, kích cỡ, vị trí, …;  Thiết lập định dạng cho các cấp Bullet của slide. Nơi sẽ chứa phần lớn nội dung văn bản sẽ hiển thị trên mỗi Slide. Ở đây bạn có thể thiết lập định dạng cho từng cấp bullet này;  Chèn thông tin ngày giờ cho slide;  Chèn thông tin tiêu đề cuối cho slide;  Chèn số thứ tự của mỗi slide. Sau khi tạo xong slide master như trên, click Close Master View trên thanh công cụ Slide Master để trở về lại chế độ hiển thị cũ. Toàn bộ slide trên tệp trình diễn đang soạn thảo sẽ có định dạng hệt như slide master vừa tạo. Bạn có thể thực hiện tương tự để điều chỉnh định dạng và bố cục của notes master và handout master, từ đó thay đổi định dạng và bố cục của các trang ghi chú hay trang thuyết minh.  Để làm việc với notes master, chọn View → Master → Notes Master.  Để làm việc với handout master, chọn View → Master → Handout Master. 2.2.2. Thanh công cụ Slide Master View Trong quá trình làm việc với title hay slide master, bạn có thể sử dụng các lệnh trên thanh công cụ Slide Master View:  Trong PowerPoint, bạn có thể có nhiều hơn một master khi áp dụng nhiều mẫu định dạng (Slide design) cho một trình diễn. Bạn có thể chọn Insert → New Slide Master/ New Title Master hay chọn Insert New Slide Master/ Insert New Title Master từ thanh công cụ Slide Master View.  Để xóa một master, chọn master đó trong khung Outline và click Delete Master từ thanh công cụ Slide Master View.  Nếu bạn đã xóa các thành phần trong master, như các ô chứa văn bản, bạn có thể chèn lại những thành phần đó. Click Master Layout từ thanh công cụ Slide Master View và chọn những thành phần mà bạn muốn chèn lại.  Bạn có thể thay đổi tên của master và có thể xem kết quả ngay lập tức trong thanh trạng thái. Click Rename Master từ thanh công cụ Slide Master View và gõ vào tên mới trong hộp thoại Rename Master và click Rename.  Thông thường, một master bị xóa khi tất cả các slide có sử dụng master đó bị xóa hay khi bạn chọn một mẫu slide định dạng khác và áp dụng mẫu đó cho tất cả các slide trong trình diễn. Để đảm bảo master không bị tự động xóa như vậy, bạn có thể chọn master bạn muốn giữ lại trong khung Outline, và click Preserve Master từ thanh công cụ Slide Master View.  Để thoát khỏi chế độ Slide Master, chọn biểu tượng Normal View hay click Close Master View trên thanh công cụ Slide Master. Phan Hồ Hạnh Microsoft Power Point 9 3. Slide mục lục 3.1. Tạo slide mục lục Một slide mục lục là một danh sách đánh dấu đầu dòng gồm các tiêu đề của các slide được chọn trong bài trình diễn. Slide mục lục được sử dụng như là một slide tóm tắt nội dung chương trình hoặc như một trang chủ của bài trình bày trực tuyến. Với slide mục lục bạn có thể liên kết tới một slide liên quan trong một bài trình bày hoặc trở lại chính slide mục lục từ bất cứ slide nào. Để tạo một slide mục lục, bạn chọn các slide cần thiết trong chế độ hiển thị Slide Sorter, sau đó sử dụng nút lệnh Summary Slide trên thanh công cụ Slide Sorter. PowerPoint sẽ chèn một slide mới vào trước slide được chọn thứ nhất với danh sách gồm các tiêu đề lấy từ các slide được chọn. Bạn thực hiện các bước như sau: 1 Đảm bảo chắc chắn bạn đang ở chế độ Slide Sorter View. 2 Chọn các slide bạn muốn áp dụng slide tóm tắt. 3 Trên thanh công cụ Slide Sorter, bạn chọn nút Summary Slide. Một slide mới được chèn vào trước slide đầu tiên với các mục đánh dấu đầu dòng là các tiêu đề lấy từ các slide được chọn. 4 Sau đó, bạn có thể mở slide với tiêu đề Summary Slide mới chèn vào ở chế độ Normal View và chỉnh sửa nội dung và tiêu đề của slide. 3.2. Tạo một siêu liên kết cho slide Phan Hồ Hạnh Microsoft Power Point 10 Một siêu liên kết (hyperlink) là một lệnh chuyển đến một vị trí khác. Vị trí đó có thể ở trên slide khác của cùng trình diễn, một slide trên trình diễn khác, một file của ứng dụng khác hay một vị trí trên một website hoặc có thể là một địa chỉ email. Bạn có thể tạo siêu liên kết cho một đối tượng văn bản, autoshape, bảng, biểu đồ hay hình ảnh. Trong chế độ Slide Show View, click lên siêu liên kết để chuyển đến vị trí khác. Trong PowerPoint, siêu liên kết không được kích hoạt ở chế độ Normal View hay Slide Sorter View. Chú ý rằng khi bạn tạo một siêu liên kết cho một đoạn văn bản, PowerPoint gạch chân văn bản đó và hiển thị theo màu của lược đồ màu accent and hyperlink. Khi bạn click lên siêu liên kết, PowerPoint sẽ thay đổi màu của văn bản đó theo màu trong mục accents and followed hyperlinks. Bạn có thể tham khảo cách tùy biến các màu này trong những phần trước. 3.2.1. Cách tạo siêu liên kết Chọn một đoạn văn bản hay đối tượng mà bạn muốn gán siêu liên kết (hay chỉ cần để con trỏ chuộc ở nơi mà bạn muốn chèn một đoạn siêu liên kết mới) Chọn trình đơn Insert → Hyperlink, hay click vào nút Insert Hyperlink trên thanh công cụ chuẩn để mở hộp thoại Insert Hyperlink. Phan Hồ Hạnh [...]... muốn liên kết đến và click Bookmark Lúc đó, PowerPoint sẽ mở ra một hộp thoại Place in Document Qua đó, chọn slide mà bạn muốn liên kết và click OK Chú ý rằng PowerPoint xác định slide dựa trên số thứ tự và tiêu đề, do đó nếu slide liên kết tới không có tiêu đề thì bạn phải biết số thứ tự của slide Trong chế độ Slide Show View, sau khi nhấn siêu liên kết, PowerPoint sẽ chuyển đến slide trong trình diễn... chuột để điều chỉnh Bạn cũng có thể thay đổi màu sắc của Microsoft Power Point 14 nút Khi bạn thả phím chuột, PowerPoint sẽ hiển thị hộp thoại Action Settings 1 Nếu muốn gán hành động cho một khối văn bản hay một đối tượng đồ họa, chọn văn bản hay đối tượng đó và chọn Slide Show → Action Settings PowerPoint sẽ hiển thị hộp thoại Action Settings 66)Bạn có thể xác định hành động trong hộp thoại Action Settings... dụng một nút hành động, PowerPoint sẽ tự hiển thị một siêu liên Phan Hồ Hạnh Microsoft Power Point 15 kết dựa trên loại nút đó Bạn có thể điều chỉnh thông qua danh sách xổ xuống của hộp Hyperlink, trong đó có các tùy chọn tương tự như ở hộp thoại Create Hyperlink được trình bày ở phần trước o Slide : chọn một slide ở trình diễn hiện tại o URL: chọn địa chỉ trang web o Other PowerPoint Presentation: . Trong PowerPoint, bạn có thể thay đổi những định dạng và bố cục mặc định của một loại trình diễn bằng cách thay đổi các master trình diễn tương ứng, PowerPoint. đoạn văn bản, PowerPoint gạch chân văn bản đó và hiển thị theo màu của lược đồ màu accent and hyperlink. Khi bạn click lên siêu liên kết, PowerPoint sẽ