Làm việc với Calendar (Lịch) Gmail HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG CALENDAR CỦA GMAIL Giới thiệu Chức Calendar (lịch) gmail chức cho phép người dùng kiểm sốt lịch làm việc mình, tạo lịch hẹn cho phép gửi thông báo mời tới người khác tham gia vào lịch hẹn Những chức hồn tồn miễn phí truy cập qua thiết bị khác máy tính, điện thoại thơng minh Trong văn phịng, sử dụng chức cách hiệu giảm thiểu thời gian thông báo lịch lên lịch làm việc, lịch họp cách hiệu Hiện Viện Đại học Mở cung cấp tài khoản email cho tất cán Viện, tài khoản có dạng @hou.edu.vn, tài khoản đăng ký với Gmail đăng nhập vào thông qua hệ thống Gmail sử dụng tính miễn phí gmail, có tính Calendar Trong hướng dẫn đề cập tới thao tác: - Quản lý chia sẻ lịch Tạo chỉnh sửa nội dung kiện (cuộc hẹn) chi tiết Nhắc nhở công việc qua tin nhắn email Gửi lời mời tham gia kiện (cuộc hẹn) tới người khác Xem lại lịch thiết bị khác Quản lý chia sẻ lịch Để truy cập vào chức calendar gmail, bạn đăng nhập vào gmail bấm vào menu Calendar dòng lệnh Gmail (dịng lệnh nằm hình), bạn thiết lập sử dụng tiếng Việt, tìm đến chức có tên “Lịch” Màn hình chuyển sang chức Calendar (Lịch) Gmail Đinh Tuấn Long – dinhtuanlong@hou.edu.vn Trung tâm Đào tạo E-Learning - Hanoi Open University Làm việc với Calendar (Lịch) Gmail Trong hình này, người dùng nhìn thấy lịch nhỏ bên trái hình, bên phải lịch tuần Các bạn bấm vào nút Ngày, Tuần, Tháng, ngày, Lịch biểu (danh sách hẹn có) để thay đổi cách hiển thị lịch tuần Bên lịch nhỏ bên trái có dịng: Lịch tơi, Lịch khác, cho phép quản lý danh sách lịch lịch chia sẻ với người dùng khác Các bạn bấm vào mũi tên nhỏ trước Lịch để mở rộng Mở rộng thu hẹp menu hiển thị Hiện menu cho phép tạo thêm lịch cài đặt Trong menu mở rộng này, bạn nhìn thấy danh sách lịch lịch người khác mà truy cập, bấm vào lịch để ẩn hẹn lịch lịch tuần chi tiết bên phải - Để tạo thêm lịch mới, bạn bấm vào mũi tên nhỏ bên phải chữ Lịch tôi, menu xuất hiện, chọn Tạo lịch để tạo lịch - Trên giao diện cho phép tạo lịch mới, gồm có: o Tên lịch: Đặt tên cho lịch mới, ví dụ: Lịch học, Lịch họp quan, Lịch nhóm, … o Tổ chức: Tự đặt (trong trường hợp hịm thư hou.edu.vn Viện đặt nên khơng điều chỉnh được) o Mô tả: diễn giải ý nghĩa lịch để nhằm mục đích o Google Account Video Purchases: bỏ trống, không sử dụng o Múi giờ: chọn mặc định Việt Nam, GMT+7.00 Hà Nội o Chia sẻ lịch với người khác: Nếu muốn nhiều người khác truy cập vào lịch tích vào mục Đinh Tuấn Long – dinhtuanlong@hou.edu.vn Trung tâm Đào tạo E-Learning - Hanoi Open University Làm việc với Calendar (Lịch) Gmail o Chuyển thành lịch công cộng: tất người xem Chia sẻ lịch với tất người tổ chức Hou.edu.vn: tất người dùng Hou.edu.vn xem lịch Chia sẻ với người cụ thể: Nếu không muốn chia sẻ cho nhiều người (khó quản lý, kiểm sốt) nhập tên cụ thể người muốn chia sẻ lịch (nhập tên tài khoản gmail) Cá nhân: Nhập tài khoản gmail người muốn chia sẻ, vd: dinhtuanlong@gmail.com Quyền hạn: gán quyền hạn cho người chia sẻ Xóa bỏ: xóa bỏ người dùng khỏi danh sách chia sẻ Chú ý: sau thiết lập cần bấm nút Thêm người để xác nhận o Bấm nút Tạo lịch để xác nhận việc tạo lịch quay lại hình trước, bấm nút Hủy để hủy trình tạo lịch Đây hình ví dụ việc tạo lịch mới: Sau bấm nút Tạo lịch để hồn thành, danh sách Lịch tơi bổ sung thêm tên lịch tạo: Khi bạn di chuột lên tên Lịch đó, tên đầy đủ lịch ra, đồng thời có hình tam giác nhỏ bên phải tên, bấm vào tam giác menu hiển thị thao tác bạn thực với lịch Đinh Tuấn Long – dinhtuanlong@hou.edu.vn Trung tâm Đào tạo E-Learning - Hanoi Open University Làm việc với Calendar (Lịch) Gmail Do lịch bạn tạo ra, bạn thấy menu đầy đủ chức năng, lịch bạn chia sẻ, tùy theo việc người dùng cho bạn quyền gì, menu thay đổi theo quyền hạn tương ứng, ví dụ menu lịch Công việc (được chia sẻ từ tài khoản khác) lịch trực vừa tạo: Các tùy chọn menu: - - Chỉ thị lịch này: chọn chức này, có hẹn lịch hiển thị lịch tuần chi tiết phía bên phải hình Ẩn lịch khỏi danh sách: Tên lịch không danh sách lịch nữa, bạn muốn hiển thị lại phải vào Cài đặt Lịch tơi (bấm vào hình tam giác nhỏ bên phải Lịch tôi) phép hiển thị lại Cài đặt Lịch: Cho phép thiết lập lại số thông số lịch: o Tên lịch o Mô tả o Google Account Video Purchases o Múi Bốn mục liệt kê hoạt động giống lúc tạo lịch ban đầu o - Tự động chấp nhận lời mời: cho phép tiếp nhận lời mời người khác cách tự động hay khơng, ví dụ: Lịch phịng hội thảo để tiếp nhận tự động lời mời (các phòng ban xếp lịch sử dụng phòng hội thảo), khơng có xung đột o Nhúng vào trang web blog: tính cho phép nhúng lịch vào trang web blog bạn tạo o Thay đổi cài đặt chia sẻ lịch với người khác, giao diện giống tạo lịch (thêm người, xóa bớt, thay quyền hạn) Tạo kiện lịch này: cho phép tạo hẹn, kiện lịch (xem chi tiết phần 3) Chia sẻ lịch này: Thay đổi cài đặt chia sẻ lịch với người khác Đinh Tuấn Long – dinhtuanlong@hou.edu.vn Trung tâm Đào tạo E-Learning - Hanoi Open University Làm việc với Calendar (Lịch) Gmail - Lời nhắc thông báo: Thiết lập thông số để thực nhắc nhở thời gian kiện chuẩn bị bắt đầu, việc nhắc nhở tiến hành qua email SMS o Lời nhắc kiện: bấm vào dòng chữ Thêm lời nhắc để thiết lập: o Với kiện liệt kê phần dưới, bạn thiết lập chọn việc nhắc qua Email SMS cách tích vào mục chọn tương ứng Riêng lịch biểu hàng ngày gửi qua email lần vào lúc 5h sáng theo địa phương Nếu muốn nhận nhắc việc qua SMS, bấm vào Cài đặt điệt thoại di động bạn để nhận thông báo o Quy trình đăng ký số điện thoại: B1: Nhập số điện thoại bạn, nên thay số đầu +84 Đinh Tuấn Long – dinhtuanlong@hou.edu.vn Trung tâm Đào tạo E-Learning - Hanoi Open University Làm việc với Calendar (Lịch) Gmail B2: Bấm Gửi mã xác minh, gmail gửi mã xác minh đến cho bạn qua tin nhắn SMS B3: Mở tin nhắn, lấy mã nhập vào phần Mã xác minh, bấm Hoàn thành cài đặt - Kết thúc việc thiết lập lời nhắc Thiết lập cuối menu lựa chọn màu sắc lịch, bạn chọn màu khác cho lịch khác nhau, để dễ nhận biết nhìn lịch tuần chi tiết bên phải hình CHÚ Ý: Bạn cho phép lịch lịch tuần cách bấm vào tên lịch tương ứng, vng trước lịch có màu trắng, tức lịch khơng hiển thị, cịn có màu khác lịch hiển thị: Lịch khơng hiển thị lịch tuần Lịch có hiển thị lịch tuần Gmail cung cấp chức chung để quản lý lịch hình, bạn truy cập chức thơng qua việc bấm vào hình tam giác nhỏ sau Lịch tơi, chọn Cài đặt Mục cho phép bạn ẩn lịch danh sách, thiết lập thông báo cho lịch, chia sẻ lịch, tạo xóa lịch Ở bạn tiến hành Nhập lịch từ iCal MS Outlook xuất lịch định dạng ics để nhập vào hệ thống Phần Lịch khác lịch mà bạn xem, bạn đăng ký hủy đăng ký để không hiển thị lịch lịch tuần Ở bạn thêm lịch đồng nghiệp, thêm lịch thông qua đường dẫn trực tiếp lịch, duyệt qua lịch ưa thích Sau chức phổ biến liên quan tới phần mà người dùng hay sử dụng cơng tác văn phịng mình: Đinh Tuấn Long – dinhtuanlong@hou.edu.vn Trung tâm Đào tạo E-Learning - Hanoi Open University Làm việc với Calendar (Lịch) Gmail - Thêm lịch đồng nghiệp: bấm vào mũi tên nhỏ bên phải chữ Lịch khác, chọn Thêm lịch đồng nghiệp, nhập địa email đồng nghiệp vào hộp thoại xuất hình, bấm Thêm để thêm: Sau bấm thêm, Gmail yêu cầu bạn gửi thông báo đến người bạn đề nghị việc chia sẻ (phải có đồng ý người mà bạn muốn xem lịch bạn xem lịch đồng nghiệp) Bạn bấm nút Gửi yêu cầu, chờ phản hồi từ phía đồng nghiệp bạn Đồng nghiệp bạn nhận email có nội dung tương tự sau: Bấm vào đường link để chia sẻ lịch Tạo hẹn (sự kiện) chi tiết Để tạo hẹn (sự kiện), bạn thực theo cách: Cách - Bấm nút Tạo lịch tháng bên trái hình Bấm vào hình tam giác nhỏ bên phải Lịch muốn thêm kiện chọn Tạo kiện lịch Đinh Tuấn Long – dinhtuanlong@hou.edu.vn Trung tâm Đào tạo E-Learning - Hanoi Open University Làm việc với Calendar (Lịch) Gmail Màn hình Tạo kiện xuất hiện, cho phép bạn thực công việc: Quay lại - Lưu kiện Hủy Nhập tên kiện (cuộc hẹn) vào dịng tiêu đề Sau thời gian diễn kiện Tích hộp thoại ngày để xác định kiện diễn ngày Tích vào Lặp lại để thiết lập cho kiện diễn nhiều lần: Đinh Tuấn Long – dinhtuanlong@hou.edu.vn Trung tâm Đào tạo E-Learning - Hanoi Open University Làm việc với Calendar (Lịch) Gmail - - Địa điểm diễn kiện (cuộc hẹn) Lịch: kiện gán vào lịch danh sách lịch bạn Mô tả: diễn giải chi tiết ý nghĩa kiện (cuộc hẹn) Tài liệu đính kèm: bấm vào để bổ sung tài liệu cho kiện Màu kiện: lựa chọn màu sắc hiển thị kiện lịch tuần Lời nhắc: Lựa chọn nhắc nhở qua SMS, Email hay cửa sổ xuất hình, bạn bấm vào Thêm lời nhắc để đồng thời lựa chọn nhiều phương pháp nhắc nhở khác Hiển thị trạng thái: thay đổi tình trạng hiển thị (status) bạn hệ thống Gmail Bảo mật: lựa chọn bảo mật cho kiện Mặc định (theo thiết lập Lịch), Cơng cộng (người khác xem nội dung kiện), Riêng tư (chỉ người có quyền hạn xem chi tiết kiện) Thêm khách: bổ sung danh sách người mời tham gia kiện email, bạn nhập địa email người bạn muốn mời tham gia kiện bấm nút Thêm, bạn xóa bớt danh sách khách mời, cho phép khách mời quyền “Sửa đổi kiện, Mời người khác, Xem danh sách khách mời” Người mời nhận Email thơng báo có dạng: Trả lời việc tham dự kiện Chỉnh sửa chi tiết kiện Nếu muốn tham gia kiện, bấm nút Có Email, kiện tự động cập nhật vào lịch người khách mời Nếu khách có quyền sửa kiện, nút thêm chi tiết cho phép khách mời thay đổi nội dung kiện Cách Một phương pháp tạo lịch khác tiện lợi hơn, bạn chọn trực tiếp khoảng thời gian kiện diễn lịch tuần thông qua thao tác kéo thả Đinh Tuấn Long – dinhtuanlong@hou.edu.vn Trung tâm Đào tạo E-Learning - Hanoi Open University Làm việc với Calendar (Lịch) Gmail VD: Để tạo kiện từ 14h00 đến 16h00 ngày 1/11/2012, bạn chuyển lịch đến ngày tương ứng, lịch tuần hiển thị tuần có chứa ngày Bạn bấm chuột vào mốc 14h00, giữ chuột trái di đến mốc 16h00, sau nhả chuột, hộp thoại tạo kiện ra: Để tạo nhanh, bạn cần nhập tên kiện phần Nội dung, chọn Lịch bấm Tạo kiện, để thiết lập đầy đủ thông số cách tạo truyền thống trên, bạn bấm nút Chỉnh sửa kiện Xem lại chỉnh sửa nội dung kiện (cuộc hẹn) Trên phần lịch tuần chi tiết bên phải hình, danh sách kiện hiển thị theo khoảng thời gian diễn kiện, bạn bấm vào kiện, hộp hội thoại có nội dung tương tự xuất hiện: Trên hộp hội thoại này, bạn đọc thông tin chi tiết kiện tên, địa điểm, thời gian, người tham gia, chí đồ Google Map kiện Nếu muốn xóa kiện, bạn bấm vào nút Xóa, kiện Lặp lại chuỗi kiện, Gmail hỏi bạn muốn xóa hết tất kiện, hay kiện Tương tự với chức Chỉnh sửa kiện, bạn bấm chọn tiến hành thao tác chỉnh sửa giống tạo kiện Đinh Tuấn Long – dinhtuanlong@hou.edu.vn Trung tâm Đào tạo E-Learning - Hanoi Open University ...Làm việc với Calendar (Lịch) Gmail Trong hình này, người dùng nhìn thấy lịch nhỏ bên trái hình, bên phải lịch tuần Các bạn bấm vào nút Ngày, Tuần, Tháng, ngày, Lịch biểu (danh sách hẹn có)... tên tài khoản gmail) Cá nhân: Nhập tài khoản gmail người muốn chia sẻ, vd: dinhtuanlong @gmail. com Quyền hạn: gán quyền hạn cho người chia sẻ Xóa bỏ: xóa bỏ người dùng khỏi danh sách chia... với Calendar (Lịch) Gmail - - Địa điểm diễn kiện (cuộc hẹn) Lịch: kiện gán vào lịch danh sách lịch bạn Mô tả: diễn giải chi tiết ý nghĩa kiện (cuộc hẹn) Tài liệu đính kèm: bấm vào để bổ sung