Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CƠ SỞ MIỀN TRUNG Học phần: Công tác văn thư lưu trữ Đề tài Xác định giá trị Tài liệu lưu trữ Tài liệu tham khảo: - Giáo trình lưu trữ _Nxb GTVT_ - Lý luận công tác văn thư _Nxb ĐH QG HN_ - Các thông tư số 09/2011/TT-BNV; số 13/2011/TT-BNV; số 155/2013/TT-BTC - Thông tư liên tịch số 879/VTLTNN-NVTW - Luật 01/2011/QH13 - Nghị định số 01/20133/NĐ-CP - Nguồn tài liệu từ Internet Nội dung I II III IV V Khái niệm xác định giá trị tài liệu Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ I Khái niệm xác định giá trị tài liệu (XĐGTTL) - Khái niệm - Mục đích, ý nghĩa việc XĐGTTL - Yêu cầu việc XĐGTTL - Giá trị tài liệu - Nội dung công tác XĐGTTL Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Khái niệm XĐGTTL dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn phương pháp lưu trữ học để: - Quy định THBQ cho loại TL hình thành trình hoạt động cq, tổ chức, cá nhân theo giá trị chúng mặt k.tế, trị, khoa học, lịch sử… - Lựa chọn, bổ sung TL có giá trị đưa vào bảo quản loại TL hết giá trị để tiêu huỷ Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Mục đích, ý nghĩa việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ •Giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT •Tạo điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào phông lưu trữ, nhằm tối ưu hoá thành phần phông lưu trữ QGVN, nâng cao hiệu phục vụ khai thác sử dụng TLLT •Giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản TL •Việc XĐGTTL tốt khắc phục tình trạng tiêu huỷ TL cách tuỳ tiện Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Yêu cầu việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ XĐGTTL công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa định đến số phận lưu trữ Yêu cầu: người làm công tác lưu trữ phải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọng XĐGTTL, phải thực đầy đủ quy định Nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ XĐGTTL Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Giá trị tài liệu lưu trữ • Giá trị TL ý nghĩa thông tin chứa đựng TL, phục vụ cho hoạt động thực tiễn nghiên cứu lịch sử lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, XH, KHKT … • Xét góc độ khái quát, TLLT có giá trị: Giá trị thực tiễn giá trị lịch sử Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 4.1 Giá trị thực tiễn • Là thông tin chứa đựng tài liệu phục vụ hoạt động hành quan, cá nhân • (VD để xem xét lại công việc kết thúc liên quan đến tại, cần khảo cứu) Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 4.2 Giá trị lịch sử •Là giá trị thông tin chứa đựng tài liệu để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử •Tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỉ lệ thấp so với tổng số tài liệu hình thành.(khoảng 1-10% ) •Tài liệu có giá trị lịch sử bảo quản vĩnh viễn lưu trữ lịch sử Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Các giai đoạn chủ yếu công tác xấc định giá trị tài liệu lưu trữ Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tiến hành giai đoạn: 1.1 Giai đoạn Văn thư quan 1.2 Giai đoạn lưu trữ hành 1.3 Giai đoạn lưu trữ lịch sử Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 1.1 Trong công tác văn thư - Khi lập danh mục hồ sơ (DMHS) cho quan chủ yếu việc lập hồ sơ -Khi lập DMHS, việc XĐGTTL tương đối, THBQ thay đổi đưa vào bảo quản lưu trữ hành (LTHH) hay LTLS -Khi công việc kết thúc, TL việc lập hồ sơ - Việc XĐGTTL công tác văn thư chiếm vị trí quan trọng, tạo điều kiện tốt cho giai đoạn XĐGTTL sau Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 1.2 Trong lưu trữ hành Nhiệm vụ: kiểm tra lại giá trị hồ sơ nhận từ văn thư, lựa chọn TL có giá trị lịch sử để đưa vào bảo quản LTLS Tại LTHH toàn tài liệu thuộc phạm vi quản lý đánh giá cách tổng hợp Công tác XĐGTTL giai đoạn tiến hành cách độc lập, phối hợp với công tác thống kê, phân loại đặc biệt chỉnh lý… Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ -Tài liệu bảo quản LTHH chủ yếu có giá trị thực tiễn, phục vụ việc tra tìm thường xuyên cán công chức CQ -Thời gian bảo quản TL LTHH: TL hành chính, TL xây dựng bản, TL nghiên cứu ứng dụng KHCN 10 năm (đối với CQTW); năm (đối với CQ ĐP) - Các TL thực hết giá trị, TL trùng lặp thông tin tiêu huỷ - Công tác XĐGTTL LTHH điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào LTLS Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 1.3 Trong lưu trữ lịch sử - Nhiệm vụ chủ yếu: lựa chọn kiểm tra hồ sơ tiếp nhận từ LTHH, xem xét giá trị lần cuối định bảo quản Vĩnh viễn - TL trùng lặp thông tin phông, TL lựa chọn không xác giai đoạn trước, TL thực hết giá trị kiểm tra lần cuối để tiêu huỷ nhằm tối ưu hoá thành phần TL LTLS - Việc XĐGTTL LTLS tiến hành đồng thời với công tác thống kê, kiểm tra chỉnh lý tài liệu Về nguyên tắc, LTLS bảo quản TL có giá trị lịch sử Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Hội đồng xác định giá trị tài liệu 2.1 Khái niệm Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức tư vấn quan, thành lập định thủ trưởng quan xác định giá trị tài liệu Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 2.2 Nhiệm vụ Tư vấn cho thủ trưởng quan, tổ chức việc quy định: + Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại để bảo quản + Danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 2.3 Thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu Chủ tịch hội đồng: + Cơ quan, tổ chức cấp TW =>CVP + UBND tỉnh (cấp tỉnh) => CVP + UBND huyện (cấp huyện) => CVP + Các quan, tổ chức khác => Cấp phó Uỷ viên: + Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu + Đại diện lưu trữ quan, tổ chức Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 2.4 Nguyên tắc làm việc Thảo luận tập thể, biểu theo đa số, sau hội đồng thông qua biên bản, trình người đứng đầu quan, tổ chức định Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu lưu trữ •Hội đồng có nhiệm vụ thẩm tra, phê duyệt kết XĐGTTL quan có tài liệu + Lưu trữ quan, tổ chức cấp thẩm tra tài liệu đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu huỷ quy định sau: + Cục VTLTNN thẩm tra TL TTLTQG, quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào TTLTQG; +TT Lưu trữ tỉnh thẩm tra TLLT huyện quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh; + Lưu trữ huyện thẩm tra TL quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện xã; Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Việc tiêu hủy tiến hành có kết thẩm định CQ có thẩm quyền, phải hủy hết thông tin tài liệu, việc hủy TL phải lập thành hồ sơ Danh mục TL hủy phải thống kê theo mẫu Hồ sơ việc tiêu hủy TL phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy 20 năm (K2-Đ16-PLLTQG 2001) Công tác văn thư lưu trữ- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ * Mẫu danh mục TL loại hủy Bó/gói Tập số số Tiêu đề tập tài liệu loại Lý loại Ghi Tập thi tuyển Hết giá trị sinh lớp chức năm 200 Tập giấy khám sức Hết giá trị khỏe học sinh năm 2000 … … Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ • Thành phần tài liệu hồ sơ tiêu hủy + Tờ trình việc tiêu huỷ TL hết giá trị + Danh mục TL hết giá trị + Biên họp HĐXĐGTTL + Quyết định tiêu huỷ TL hết giá trị người có thẩm quyền + Biên tiêu huỷ TL tài liệu có liên quan Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Cảm ơn Thầy bạn ý lắng nghe !