Học phần: Công tác văn thư lưu trữ
PowerPoint Presentation
Nội dung
I. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu (XĐGTTL) - Khái niệm - Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL - Yêu cầu của việc XĐGTTL - Giá trị của tài liệu - Nội dung công tác XĐGTTL
Slide 5
Slide 6
XĐGTTL là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết định đến số phận của lưu trữ Yêu cầu: những người làm công tác lưu trữ phải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọng khi XĐGTTL, phải thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước và các hướng dẫn nghiệp vụ về XĐGTTL.
Slide 8
Slide 9
Slide 10
Slide 11
Slide 12
Slide 13
Slide 14
2.2. Nguyên tắc lịch sử - TLLT chứa đựng thông tin quá khứ cả về nội dung và hình thức. - Khi xét giá trị của TL phải chú ý tới hoàn cảnh lịch sử, điều kiện và thời gian mà TL hình thành. - Cần phải có những kiến thức lịch sử mới có thể xác định đúng được ý nghĩa của TL.
Slide 16
III. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ 1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của TL 2. Tiêu chuẩn tác giả TL 3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, cá nhân hình thành phông 4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong TL 5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành TL 6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của PLT 7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của TL 8. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của TL
1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu - Nội dung TL là những thông tin chứa đựng trong TL. Có thể nói, nội dung là linh hồn của TL, giá trị các mặt của TL chủ yếu do nội dung quyết định. - Khi xác định đến nội dung của TL, cần phải đặt TL trong mối liên hệ với chức năng, nhiệm vụ của ĐVHTP. - Ý nghĩa nội dung của TL không thể xét 1 cách riêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm TL để xem xét
Slide 19
3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông - Cơ quan, đơn vị hình thành phông là những cơ quan, cá nhân trong quá trình hoạt động của mình đã sản sinh ra phông lưu trữ - Theo tiêu chuẩn này, những CQ có vị trí quan trọng trong bộ máy nhà nước, những cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu thì tài liệu của những cơ quan, cá nhân đó được xem là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho phông lưu trữ quốc gia - Những CQ có vị trí ít quan trọng trong bộ máy nhà nước thì tài liệu sản sinh ra sẽ được bảo quản tại kho lưu trữ của CQ nhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày cũng như phục vụ việc nghiên cứu lịch sử của CQ.
Slide 21
5. Tiêu chuẩn về thời gian, địa điểm hình thành tài liệu - Về thời gian - Về địa điểm
Slide 23
7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện ở cả hai mặt : - Thể thức - Nội dung
Slide 25
Slide 26
Slide 27
1. Khái niệm về bảng THBQ tài liệu 1.1. Khái niệm 1.2. Tác dụng 1.3. Các mức thời hạn bảo quản
Slide 29
Slide 30
Slide 31
Slide 32
*Thời hạn nộp lưu được quy định tại Đ7-NĐ111/2004/NĐ-CP
2. Một số bảng THBQ và cách sử dụng
V. Tổ chức công tác XĐGTTL
1. Các giai đoạn chủ yếu của công tác xấc định giá trị tài liệu lưu trữ Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ được tiến hành ở 3 giai đoạn: 1.1. Giai đoạn ở Văn thư cơ quan 1.2. Giai đoạn ở lưu trữ hiện hành 1.3. Giai đoạn ở lưu trữ lịch sử
Slide 37
1.2. Trong lưu trữ hiện hành Nhiệm vụ: kiểm tra lại giá trị các hồ sơ nhận được từ văn thư, lựa chọn được những TL có giá trị lịch sử để đưa vào bảo quản ở LTLS Tại LTHH toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản lý sẽ được đánh giá một cách tổng hợp. Công tác XĐGTTL ở giai đoạn này có thể tiến hành một cách độc lập, nhưng cũng có thể phối hợp với công tác thống kê, phân loại và đặc biệt là chỉnh lý…
Slide 39
1.3. Trong các lưu trữ lịch sử - Nhiệm vụ chủ yếu: lựa chọn và kiểm tra các hồ sơ tiếp nhận từ LTHH, xem xét giá trị lần cuối cùng và quyết định bảo quản Vĩnh viễn. - TL trùng lặp thông tin giữa các phông, TL lựa chọn không chính xác ở các giai đoạn trước, TL đã thực sự hết giá trị sẽ được kiểm tra lần cuối để tiêu huỷ nhằm tối ưu hoá thành phần TL của LTLS. - Việc XĐGTTL trong các LTLS có thể tiến hành đồng thời với công tác thống kê, kiểm tra và chỉnh lý tài liệu. Về nguyên tắc, trong các LTLS chỉ bảo quản các TL có giá trị lịch sử.
Slide 41
Slide 42
2.3. Thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu Chủ tịch hội đồng: + Cơ quan, tổ chức cấp TW =>CVP + UBND tỉnh (cấp tỉnh) => CVP + UBND huyện (cấp huyện) => CVP + Các cơ quan, tổ chức khác => Cấp phó Uỷ viên: + Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu + Đại diện lưu trữ cơ quan, tổ chức
Slide 44
Slide 45
Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ được quy định như sau:
4. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Việc tiêu hủy chỉ được tiến hành khi đã có kết quả thẩm định của CQ có thẩm quyền, phải hủy hết thông tin trên tài liệu, việc hủy TL phải được lập thành hồ sơ Danh mục TL hủy phải được thống kê theo mẫu Hồ sơ về việc tiêu hủy TL phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong 20 năm (K2-Đ16-PLLTQG 2001)
* Mẫu danh mục TL loại hủy
Slide 49
Slide 50