Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Khái niệm XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để: - Quy định THBQ cho từng loại TL hình thành trong quá trình hoạt động của cq, tổ chức, cá n

Trang 1

Học phần:

Công tác văn thư lưu trữ

Trang 2

Đề tài

Xác định giá trị Tài liệu lưu trữ

Tài liệu tham khảo:

- Giáo trình lưu trữ _Nxb GTVT_

- Lý luận và công tác văn thư _Nxb ĐH QG HN_

- Các thông tư số 09/2011/TT-BNV; số BNV; số 155/2013/TT-BTC

13/2011/TT Thông tư liên tịch số 879/VTLTNN13/2011/TT NVTW

- Luật 01/2011/QH13

- Nghị định số 01/20133/NĐ-CP

- Nguồn tài liệu từ Internet.

Trang 3

I Khái niệm về xác định giá trị tài liệu

II Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

III Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu

IV Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

V Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu

Trang 4

Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

I Khái niệm về xác định giá trị tài liệu (XĐGTTL)

- Khái niệm

- Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL

- Yêu cầu của việc XĐGTTL

- Giá trị của tài liệu

- Nội dung công tác XĐGTTL

Trang 5

1 Khái niệm

XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để:

- Quy định THBQ cho từng loại TL hình thành

trong quá trình hoạt động của cq, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt k.tế, chính trị, khoa học, lịch sử…

- Lựa chọn, bổ sung những TL có giá trị đưa vào

bảo quản và loại ra những TL đã hết giá trị để tiêu huỷ.

Trang 6

2 Mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ

•Giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT

•Tạo điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào các phông lưu trữ, nhằm tối ưu hoá thành phần phông lưu trữ QGVN, nâng cao hiệu quả phục

vụ khai thác sử dụng TLLT

•Giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản TL.

•Việc XĐGTTL tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ TL một cách tuỳ tiện.

Trang 7

XĐGTTL là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết định đến số phận của lưu trữ

Yêu cầu: những người làm công tác lưu trữ phải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọng khi XĐGTTL, phải thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước và các hướng dẫn nghiệp

vụ về XĐGTTL.

lưu trữ

Trang 8

4 Giá trị của tài liệu lưu trữ

• Giá trị của TL là ý nghĩa thông tin chứa đựng trong TL, phục vụ cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, XH, KHKT …

• Xét ở góc độ khái quát, TLLT có 2 giá trị: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử

Trang 9

4.1 Giá trị thực tiễn

• Là những thông tin chứa đựng trong tài liệu

có thể phục vụ hoạt động hiện hành của các

cơ quan, cá nhân

• (VD để xem xét lại những công việc đã kết thúc nhưng còn liên quan đến hiện tại, cần được khảo cứu)

Trang 10

4.2 Giá trị lịch sử

•Là giá trị của những thông tin chứa đựng trong tài liệu để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử

•Tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỉ lệ thấp so với tổng số tài liệu được hình thành.(khoảng 1-10% )

•Tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử

Trang 11

5 Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ

•Nghiên cứu, nắm vững các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để XĐGTTL

•Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn công tác XĐGTTL ở giai đoạn VT, LTHH, LTLS

Trang 12

Công tác văn thư lưu trữ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

II Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ

1.Ý nghĩa của việc nghiên cứu các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ

• Giúp chúng ta xử lý khách quan đối với tài liệu.

• Chỉ ra phương hướng giải quyết đúng đắn những vấn đề liên quan đến giá trị của các TL sẽ được lựa chọn để đưa vào thành phần PLTQGVN

• Có ý nghĩa chỉ đạo đối với quá trình giải quyết các nhiệm vụ cụ thể

• Giúp cán bộ lưu trữ có cơ sở lý luận để bác bỏ quan điểm sai lầm.

Trang 13

2 Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ

2.1 Nguyên tắc tính đảng (chính trị)

2.2 Nguyên tắc lịch sử

2.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

Trang 14

2.1 Nguyên tắc chính đảng (Chính trị)

- Tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ phục vụ cho quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho quốc gia và cho Đảng.

- Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốc gia, dân tộc, của Đảng, là bằng chứng lịch sử, nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử chính xác nhất Việc xác định giá trị tài liệu phải đứng trên quan điểm bảo vệ di sản dân tộc.

- Lý giải vì sao phải lưu giữ tài liệu của các chế

độ khác nhau

Trang 15

- Cần phải có những kiến thức lịch sử mới có

thể xác định đúng được ý nghĩa của TL

Trang 16

2.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

Ý nghĩa của TL phụ thuộc vào nội dung thông tin của TL, mục đích sử dụng của người nghiên cứu, vì vậy khi xem xét giá trị của TL phải có quan điểm toàn diện và tổng hợp.

Khi XĐGTTL không được tách rời từng TL riêng biệt mà phải đặt tài liệu vào mối quan hệ với những

TL có liên quan

Khi xem xét giá trị tài liệu phải chú ý đến ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương, của từng ngành khoa học.

Trang 17

III Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ

1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của TL

2 Tiêu chuẩn tác giả TL

3 Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, cá nhân hình

thành phông

4 Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong TL

5 Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành TL

6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của PLT

7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của TL

8 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của TL

Trang 18

1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu

- Nội dung TL là những thông tin chứa đựng

trong TL Có thể nói, nội dung là linh hồn của

TL, giá trị các mặt của TL chủ yếu do nội dung quyết định

- Khi xác định đến nội dung của TL, cần phải

đặt TL trong mối liên hệ với chức năng, nhiệm

vụ của ĐVHTP

- Ý nghĩa nội dung của TL không thể xét 1 cách riêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm TL để xem xét

Trang 19

2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu

•Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL

•Khi XĐGTTL phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL

•Trong 1 PLT thường có các tác giả sau: cơ quan cấp trên; cơ quan hình thành phông; cơ quan hữu quan; cơ quan, đơn vị trực thuộc.

•Đối với những nhân vật kiệt xuất trong lịch sử

=> toàn bộ tài liệu sẽ được giữ lại.

Trang 20

3 Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông

- Cơ quan, đơn vị hình thành phông là những cơ

quan, cá nhân trong quá trình hoạt động của mình

đã sản sinh ra phông lưu trữ

- Theo tiêu chuẩn này, những CQ có vị trí quan

trọng trong bộ máy nhà nước, những cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu thì tài liệu của những cơ quan, cá

nhân đó được xem là nguồn bổ sung quan trọng

nhất cho phông lưu trữ quốc gia

- Những CQ có vị trí ít quan trọng trong bộ máy

nhà nước thì tài liệu sản sinh ra sẽ được bảo quản tại kho lưu trữ của CQ nhằm phục vụ cho hoạt

động hàng ngày cũng như phục vụ việc nghiên cứu lịch sử của CQ.

Trang 21

4 Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu lưu trữ

•Sự trùng lặp thông tin của TL là sự lặp lại nội dung của TL này trong các TL khác.

•Sự trùng lặp thông tin có thể xảy ra trong phạm vi 1

CQ hoặc trong nhiều CQ

•Trong 1 CQ, sự trùng lặp thông tin thường có 2 dạng:

+Trùng lặp do việc sao in + Trùng lặp do việc tổng hợp thông tin

Trang 22

5 Tiêu chuẩn về thời gian, địa điểm hình thành tài liệu

- Về thời gian

- Về địa điểm

Trang 23

6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ

Trang 24

7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện ở

cả hai mặt :

- Thể thức

- Nội dung

Trang 25

8 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu

•Ngôn ngữ thể hiện trên TLLT của nước ta

gồm: chữ Hán, chữ Nôm, chữ quốc ngữ, chữ

của 1 số dân tộc ít người…

•Vật liệu và phương pháp chế tác TLLT của

nước ta gồm: gỗ, đá, thẻ tre, lá đồng, dải lụa,

giấy bạc, giấy gió, giấy trắng, đĩa, băng…

Trang 26

9 Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu

-Yếu tố vật lý, hóa học của tài liệu

-Gây ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác,

sử dụng tài liệu

Trang 27

IV Công cụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ

1.Khái niệm công cụ XĐGTTL

2.Khái niệm bảng thời hạn bảo quản (THBQ) tài liệu

3.Một số bảng (THBQ) và cách sử dụng

Trang 28

1 Khái niệm về bảng THBQ tài liệu

1.1 Khái niệm

1.2 Tác dụng

1.3 Các mức thời hạn bảo quản

Trang 29

1.1 Khái niệm

- Bảng THBQ TL là bản danh mục các loại tài liệu được sắp xếp theo 1 trật tự nhất định

có ghi THBQ

-THBQTL là khoảng thời gian cần thiết để bảo quản TL trong các lưu trữ.

-THBQ chủ yếu áp dụng cho LTHH để xác định THBQ cho TL trước khi TL được giao nộp vào LTLS

Trang 30

Mẫu bảng thời hạn bảo quản tài liệu

TT Tên loại tài liệu THBQ Ghi

chú

1 Báo cáo tổng kết năm Vĩnh viễn

3 Tài liệu về công tác

tuyển sinh Vĩnh viễn

3 Tài liệu thi học kỳ 10 năm ĐG 5 năm

4 Công văn trao đổi xin

Trang 31

1.2 Tác dụng

- Bảng thời hạn bảo quản là một trong những công cụ

để xác định giá trị tài liệu lưu trữ, nó giúp cho việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ được chính xác, thống nhất, tránh được việc loại hủy tài liệu tùy tiện

Trang 32

1.3 Các mức thời hạn bảo quản

Trang 33

1 Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học

và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau mười năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức ở trung ương; sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức ở địa phương

2 Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

3 Tài liệu của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao: sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan,

tổ chức, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành.

Trang 34

2 Một số bảng THBQ và cách sử dụng

• Bảng THBQ TL tiêu biểu (Được quy định tại Điểm a- Khoản 2- Điều 11- NĐ111/2004/CP)

• Bảng THBQ tài liệu của các ngành và

liên ngành (Được quy định tại Đ b-

Khoản 2- Điều 11 của NĐ111/2004/CP)

Trang 35

1 Các giai đoạn chủ yếu của công tác

Trang 36

1 Các giai đoạn chủ yếu của công tác xấc định giá trị tài liệu lưu trữ

Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ được tiến hành ở 3 giai đoạn:

1.1 Giai đoạn ở Văn thư cơ quan

1.2 Giai đoạn ở lưu trữ hiện hành

1.3 Giai đoạn ở lưu trữ lịch sử

Trang 37

1.1 Trong công tác văn thư

- Khi lập danh mục hồ sơ (DMHS) cho cơ quan và chủ yếu là trong việc lập hồ sơ.

-Khi lập DMHS, việc XĐGTTL chỉ là tương đối,

THBQ của nó có thể thay đổi khi đưa vào bảo quản ở lưu trữ hiện hành (LTHH) hay ở LTLS

-Khi công việc đã kết thúc, TL của mỗi sự việc được lập 1 hồ sơ

- Việc XĐGTTL trong công tác văn thư chiếm vị trí quan trọng, nó tạo điều kiện tốt cho các giai đoạn

XĐGTTL về sau.

Trang 38

1.2 Trong lưu trữ hiện hành

Nhiệm vụ: kiểm tra lại giá trị các hồ sơ nhận

được từ văn thư, lựa chọn được những TL có giá trị lịch sử để đưa vào bảo quản ở LTLS

Tại LTHH toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản

lý sẽ được đánh giá một cách tổng hợp

Công tác XĐGTTL ở giai đoạn này có thể tiến hành một cách độc lập, nhưng cũng có thể phối hợp với công tác thống kê, phân loại và đặc biệt

là chỉnh lý…

Trang 39

-Tài liệu bảo quản ở LTHH chủ yếu có giá trị thực tiễn, phục vụ việc tra tìm thường xuyên của cán bộ công chức trong CQ

-Thời gian bảo quản TL ở LTHH: TL hành chính, TL xây dựng cơ bản, TL nghiên cứu ứng dụng KHCN là 10 năm (đối với các CQTW); là 5 năm (đối với các CQ ĐP).

- Các TL thực sự hết giá trị, TL trùng lặp thông tin sẽ được tiêu huỷ ở đây

- Công tác XĐGTTL tại LTHH là điều kiện để bổ sung được những TL có giá trị vào LTLS.

Trang 40

1.3 Trong các lưu trữ lịch sử

- Nhiệm vụ chủ yếu: lựa chọn và kiểm tra các hồ sơ tiếp nhận từ LTHH, xem xét giá trị lần cuối cùng và quyết định bảo quản Vĩnh viễn

- TL trùng lặp thông tin giữa các phông, TL lựa chọn không chính xác ở các giai đoạn trước, TL đã thực sự hết giá trị sẽ được kiểm tra lần cuối để tiêu huỷ nhằm tối ưu hoá thành phần TL của LTLS.

- Việc XĐGTTL trong các LTLS có thể tiến hành

đồng thời với công tác thống kê, kiểm tra và chỉnh lý tài liệu Về nguyên tắc, trong các LTLS chỉ bảo quản các TL có giá trị lịch sử.

Trang 41

2 Hội đồng xác định giá trị tài liệu

2.1 Khái niệm

Hội đồng xác định giá trị tài liệu là một tổ chức tư vấn ở các cơ quan, được thành lập bằng quyết định của thủ trưởng cơ quan mỗi khi xác định giá trị tài liệu

Trang 42

2.2 Nhiệm vụ

Tư vấn cho thủ trưởng cơ quan, tổ chức về việc quy định:

+ Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại để bảo quản

+ Danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

Trang 44

2.4 Nguyên tắc làm việc

Thảo luận tập thể, biểu quyết theo đa số, sau đó hội đồng sẽ thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ quyết định

Trang 45

3 Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu lưu trữ

•Hội đồng này có nhiệm vụ thẩm tra, phê duyệt kết quả XĐGTTL của cơ quan có tài liệu

+ Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên thẩm tra tài liệu của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử

Trang 46

Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ được quy định như sau:

+ Cục VTLTNN thẩm tra TL của các TTLTQG, của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào các TTLTQG;

+TT Lưu trữ tỉnh thẩm tra TLLT huyện và của các

cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh;

+ Lưu trữ huyện thẩm tra TL của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện và xã;

Trang 47

4 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Việc tiêu hủy chỉ được tiến hành khi đã có kết quả thẩm định của CQ có thẩm quyền,

phải hủy hết thông tin trên tài liệu, việc hủy TL phải được lập thành hồ sơ

Danh mục TL hủy phải được thống kê theo mẫu

Hồ sơ về việc tiêu hủy TL phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong 20 năm

(K2-Đ16-PLLTQG 2001)

Trang 48

Công tác văn thư lưu trữ- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

* Mẫu danh mục TL loại hủy

Trang 49

• Thành phần tài liệu trong hồ sơ tiêu hủy

+ Tờ trình về việc tiêu huỷ TL hết giá trị

Trang 50

Cảm ơn Thầy và các bạn

đã chú ý lắng nghe !

Định dạng
Số trang	50
Dung lượng	3,26 MB