Chương trình hành động hiệu quả

Chương trình hành động hiệu Làm việc nhà khoa học Trong trước, bạn làm quen với ý tưởng “Danh sách việc cần làm” để quản lý tất đầu việc Tuy nhiên danh sách liệt kê công việc mà chưa có kế hoạch cụ thể để xử lý công việc Ví dụ, bạn thấy việc “Gọi cho Huy” đơn giản lại xếp cạnh đầu việc khác phức tạp nhiều “Bắt đầu sơn sửa lại nhà” Rõ ràng, quy mô, thời gian mức độ đầu tư, hai việc hoàn toàn không tương xứng lại xếp ngang Điều có nghĩa là, bạn có xu hướng thực việc riêng lẻ không đưa quy trình thực cho dự án lớn Giả sử bạn ưu tiên làm dự án nữa, bạn chẳng thời gian mà làm thêm đầu việc khác Khuyết điểm đặc biệt gây khó khăn cho người vị trí quản lý cấp cao thân công việc đòi hỏi họ phải làm nhiều việc lúc Để xử lý tình này, bạn nên dùng phương pháp “Chương trình hành động” – phiên mở rộng “Danh sách việc cần làm” Chương trình hành động tài liệu chứa đựng nhiều mục tiêu ngắn, trung dài hạn, giúp bạn chủ động phân bổ thời gian cho tất dự án Trong Chương trình hành động, tất dự án xếp theo thứ tự nên bạn cần tâm giải công việc quan trọng mà không cần lãng phí thời gian vào chuyện khác Ngoài ra, bạn sử dụng chức “phân quyền” Chương trình để san sẻ bớt công việc cho người khác, giúp tiết kiệm thời gian sức lực mà đạt suất làm việc cao 4 bước lập Chương trình hành động Bước Thu thập Trước hết, liệt kê tất công việc cần xử lý xung quanh bạn Cố gắng thu thập ghi lại thứ, từ nhỏ tới lớn, từ riêng tới chung…tóm lại việc dang dở cần bạn giải Trên tế, danh mục diễn tự động mà chẳng cần tới can thiệp bạn Chẳng hạn email tự động lưu lại hộp thư, ghi nhớ lưu lại tập hồ sơ, thư đặn bay vào hộp thư yêu cầu giải công việc tới tấp đầy lên hộp thư thoại… Nhưng nhiều việc khác cần bạn thu thập lưu lại chỗ, gồm dự định vốn nằm đầu bạn sâu ngăn kéo, ý tưởng vốn ghi nhanh mảnh giấy nhỏ… Tập hợp hết lại lưu trữ chỗ Và quan trọng nhất, nhớ mục tiêu cá nhân bạn đặt lên hàng đầu danh sách GỢI Ý NẾU CỨ ĐỂ “DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM” LỞN VỞN TRONG ĐẦU, CHẮC CHẮN SẼ CÓ NGÀY BẠN RƠI VÀO KHỦNG HOẢNG TRẦM TRỌNG BẠN LƠ MƠ KHÔNG BIẾT MÌNH CÓ QUÊN GÌ KHÔNG, RỒI LẠI THẤT VỌNG KHI THẤY KHÔNG THỂ HOÀN THÀNH HẾT CÁC MỤC TIÊU ĐỀ RA CHI BẰNG HÃY TỰ GIẢI PHÓNG NỖI ÁM ẢNH ĐÓ BẰNG CÁCH VIẾT LẠI VÀ SẮP XẾP LẠI MỌI THỨ TRONG MỘT CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG VIỆC ĐÓ SẼ GIÚP BẠN TẬP TRUNG HƠN, ĐƠN GIẢN VÌ KHÔNG PHẢI BẬN TÂM BẮT MÌNH NHỚ HẾT MỌI CHUYỆN GỢI Ý THÔNG THƯỜNG, MỘT NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU THỰC HIỆN MỘT CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG CÓ THỂ PHẢI LOAY HOAY CẢ TIẾNG ĐỂ SẮP XẾP VÀ TỔ CHỨC CÁC DỰ ÁN NHƯNG DÙ SAO, ĐÓ CŨNG LÀ CHI PHÍ HỢP LÝ ĐỂ BẮT ĐẦU KIẾN THIẾT LẠI CUỘC SỐNG BẢN THÂN CŨNG ĐỪNG QUÊN BỎ MỘT ÍT THỜI GIAN ĐỂ CẬP NHẬT CHƯƠNG TRÌNH THƯỜNG XUYÊN GỢI Ý BẠN NÊN SỬ DỤNG NHỮNG PHẦN MỀM NHƯ WORD HOẶC EXCEL KHI THỰC HIỆN MỘT CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG ĐỂ DỄ DÀNG CẮT DÁN, CẬP NHẬT MÀ KHÔNG MẤT QUÁ NHIỀU THỜI GIAN BIÊN SOẠN LẠI Bước Giản lược Giờ lúc xào nấu lại danh sách cách săm soi mục Nên nhớ sống có nhiều thứ chẳng liên quan chẳng quan trọng với bạn nên mạnh dạn gạch bỏ “việc không tên” danh mục Bước Tổ chức xếp gồm bước phần nhỏ Trước hết, rà soát lại danh mục xem có đầu việc thuộc dự án lớn không Nhóm chúng lại Ví dụ, việc sửa lại phòng khách sơn lại phòng tắm xếp chung vào dự án “Cải tạo nhà” Hoặc “yêu cầu đóng góp cho hệ thống mạng máy tính mới” tất nhiên gộp chung với “yêu cầu kiểm tra hướng dẫn cách sử dụng máy tính” dự án “hệ thống máy tính” Cứ thế, bạn thấy đầu việc tự động gom lại với thật gọn gàng Nên để riêng mục tiêu cá nhân vào “dự án cá nhân” nhé! Tiếp đó, rà soát xếp thứ tự ưu tiên cho dự án cách cho điểm đánh số từ A (rất quan trọng) tới F(không quan trọng) Nên đặt dấu “cực kì quan trọng” cho mục tiêu cá nhân Cuối cùng, xếp dự án vào Chương trình hành động theo phần “Danh sách bước tiếp theo” gồm thao tác nhỏ để thực dự án “Danh sách phân công công việc” gồm công việc phân công cho người khác “Danh mục dự án” gồm tất dự án thao tác khác cần thực để đóng góp cho dự án Trong phần 3, tạo “Danh mục dự án” trọng tâm giai đoạn này, giúp bạn tập hợp tất dự án xếp thứ tự nhiệm vụ riêng lẻ khác cần hoàn thành Thông thường, “Danh mục dự án” nằm sau Chương trình hành động thường xem lại tuần lần Tiếp đó, tạo “Danh sách Phân công công việc” cách xem lại toàn Danh mục dự án, tìm công việc nên phân bổ cho người khác Ghi tên người phân công bên kèm theo thỏa thuận bạn người Gợi ý ĐỪNG QUÁ LO LẮNG NẾU BẠN CHƯA TỪNG PHÂN CÔNG CHO AI HOẶC CHƯA THỎA THUẬN ĐƯỢC CÁC ĐIỀU KHOẢN CHỈ CẦN LÀM XONG SƯỜN BÀI, SAU NÀY BẠN SẼ THA HỒ ĐƯỢC THỰC HÀNH THÔNG THƯỜNG, “DANH SÁCH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC” NÊN NẰM TRƯỚC “DANH MỤC DỰ ÁN” VÌ BẠN THƯỜNG XEM LẠI DANH SÁCH ĐÓ HƠN TIẾP ĐÓ, TẠO “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” BẰNG CÁCH TÌM RA DỰ ÁN NÀO ĐƯỢC ƯU TIÊN CAO NHẤT, CHIA NHỎ DỰ ÁN ĐÓ THÀNH CÁC ĐẦU VIỆC NHỎ HƠN VÀ DỄ THỰC HIỆN HƠN “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” NÊN ĐƯỢC SẮP Ở TRANG ĐẦU TIÊN TRONG CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG VÌ SẼ ĐƯỢC THAM KHẢO RẤT NHIỀU LẦN TRONG NGÀY Gợi ý KHI ĐANG LẬP “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO”, NẾU THẤY VIỆC NÀO CHỈ CẦN VÀI PHÚT XỬ LÝ THÌ LÀM LUÔN ĐI NHƯNG PHẢI NHỚ QUAY LẠI VÀ HOÀN THÀNH NÔT CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG NHÉ! Gợi ý TRONG QUÁ TRÌNH LẬP “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO”, NẾU PHÁT HIỆN RA DỰ ÁN NÀO THẬT SỰ QUAN TRỌNG, BẠN NÊN TẠO THÊM MỘT VÀI “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” ĐỂ HỖ TRỢ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐÓ CÁC DỰ ÁN KHÁC SẼ ĐƯỢC TIẾT CHẾ Ở MỨC THẤP NHẤT TRONG TRƯỜNG HỢP CÓ QUÁ NHIỀU DỰ ÁN THUỘC TẦM “CỰC KÌ QUAN TRỌNG”, NÊN CHO MỖI DỰ ÁN VÀI “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” Gợi ý NÊN NHỚ, MỖI “BƯỚC TIẾP THEO” PHẢI THẬT GỌN GÀNG VÀ HỢP LÝ ĐỂ CÓ THỂ HOÀN THÀNH TRONG VÒNG TIẾNG ĐỒNG HỒ ĐÓ LÀ CÁCH GIÚP BẠN GIỮ LỬA CHO MỌI DỰ ÁN VÀ CÓ ĐƯỢC NGÀY LÀM VIỆC THẬT NĂNG ĐỘNG VÀ HIỆU QUẢ VÍ DỤ, NẾU “BƯỚC TIẾP THEO” CỦA BẠN LÀ VIẾT MỘT BÀI BÁO, HÃY CHIA NHỎ VIỆC ĐÓ THÀNH CÁC THAO TÁC LÀ TÌM KIẾM, LÊN KẾ HOẠCH, VIẾT, ĐỌC LẠI VÀ ĐIỀU CHỈNH ĐẶT THAO TÁC TÌM KIẾM LÀ “BƯỚC TIẾP THEO” VÀ BỎ TOÀN BỘ CÁC THAO TÁC KHÁC VÀO THƯ MỤC DỰ ÁN Gợi ý NÊN SẮP XẾP DANH SÁCH CÁC “BƯỚC TIẾP THEO” THEO THỨ TỰ ƯU TIÊN TỪ A ĐẾN F DỰA TRÊN TẦM QUAN TRỌNG, TÍNH KHẨN CẤP, TRỊ GIÁ VÀ MỨC ĐỘ LIÊN QUAN TỚI DỰ ÁN CUỐI CÙNG, VIỆC CÒN LẠI CỦA BẠN LÀ XỬ LÝ NHỮNG “BƯỚC TIẾP THEO” ĐÓ NẾU TRONG DANH MỤC CÓ QUÁ NHIỀU THAO TÁC BỊ “TRÌ TRỆ”, HÃY CÂN NHẮC CÓ NÊN HỦY BỎ NHỮNG DỰ ÁN NÀY KHÔNG HOẶC ĐẶT CHO CHÚNG ƯU TIÊN CAO HƠN KHÔNG CŨNG ĐỪNG THAM LAM BỎ QUÁ NHIỀU THAO TÁC TRONG “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” Gợi ý TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC, CÂN NHẮC XEM CÓ THỂ GIAO VIỆC CHO NGƯỜI KHÁC ĐƯỢC KHÔNG? NẾU CÓ, XẾP VIỆC ĐÓ VÀO “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” VỚI MÔ TẢ LÀ NHIỆM VỤ ĐÃ GIAO CHO NGƯỜI KHÁC SAU KHI BÀN GIAO XONG, DỜI MỤC NÀY SANG “DANH SÁCH BÀN GIAO CÔNG VIỆC” CÙNG VỚI THỜI GIAN VÀ CÁC ĐIỀU KHOẢN THỎA THUẬN NẾU THẤY “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” QUÁ LỘN XỘN, BẠN NÊN DỜI VIỆC NÀO ÍT QUAN TRỌNG HƠN TRỞ LẠI “MỤC LỤC DỰ ÁN” CÒN NẾU THẤY DANH SÁCH NÀY VẪN CÒN THƯA QUÁ, THÌ LẤY VIỆC TỪ DANH MỤC DỰ ÁN LÊN ĐỪNG QUÊN SẮP XẾP THEO THỨ TỰ TỪ A ĐẾN C CHO TỪNG THAO TÁC TRONG “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” ĐỂ TỰ BIẾT NÊN TẬP TRUNG GIẢI QUYẾT TỪ ĐÂU Bước “Xử lý” Chương trình hành động Một Chương trình hành động thường dài phức tạp nên bạn không cần xem lại toàn nội dung ngày mà cần xử lý một vài trang đầu theo ngày theo thời gian cụ thể Bạn lưu công việc trang đầu Chương trình hành động gắn vào lịch làm việc Khi đó, trang xem phiên “Danh sách việc cần làm”, gồm thao tác ngắn cụ thể Còn toàn dự án lớn lưu “Danh mục dự án” Tuy nhiên, bạn nên xem lại “Chương trình hành động” định kỳ, tuần để xóa bớt việc xong, di chuyển thư mục từ trang lên trang khác điền thêm thao tác cần thiết Điểm cốt lõi: Tóm lại, “Chương trình hành động” phiên mạnh “Danh sách việc cần làm”, giúp bạn tiến hành dự án nhiều thao tác nhỏ hợp lý quản lý chúng theo cấu trúc tầng Trong đó: “Danh sách bước tiếp theo” liệt kê thao tác cần thiết quan trọng để thực dự án “Danh sách bàn giao công việc” ghi lại chi tiết dự án công việc bàn giao “Thư mục dự án” liệt kê toàn dự án làm thao tác khác cần thiết không quan trọng để hoàn thành dự án Từ đây, bạn vừa tập trung giải công việc thường ngày vừa theo đuổi mục tiêu dài hạn nhờ biết cách lập kế hoạch cho “bước tiếp theo” Ngoài ra, phương pháp giúp bạn quản lý xử lý hiệu nhiều công việc lúc Đây thật kỹ giúp bạn thành công nghiệp, đặc biệt công việc ngày trở nên phức tạp nhiều thách thức [...]...Điểm cốt lõi: Tóm lại, Chương trình hành động là một phiên bản mạnh hơn của “Danh sách việc cần làm”, giúp bạn tiến hành dự án bằng nhiều thao tác nhỏ hợp lý và quản lý chúng theo cấu trúc 3 tầng Trong đó: “Danh sách các bước tiếp theo” liệt kê các thao tác cần thiết và quan trọng để thực hiện... thao tác khác cần thiết nhưng không quan trọng để hoàn thành dự án này Từ đây, bạn có thể vừa tập trung giải quyết công việc thường ngày vừa theo đuổi các mục tiêu dài hạn nhờ biết cách lập kế hoạch cho từng “bước tiếp theo” Ngoài ra, phương pháp này còn giúp bạn quản lý và xử lý hiệu quả nhiều công việc cùng lúc Đây thật sự là một kỹ năng giúp bạn thành công trong sự nghiệp, đặc biệt khi công việc ngày