Một số công cụ hỗ trợ lập kế hoạch

- Môi trường của một tổ chức gồm: Môi trường bên trong nhân viên, công nghệ, tài chính.v.v; môi trường khách quan vi mô khách hàng, đối thủ cạnh tranh,.v.v; môi trường khách quan vĩ mô c

MỘT SỐ CÔNG CỤ HỖ TRỢ QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

Nguyễn Văn Chiều – USSH, VNU

Có một số công cụ rất cần thiết cho công tác quản lý nói chng và lập kế hoạch nói riêng Việc sử dụng thành thạo các công cụ này sẽ góp phần làm cho kế hoạch khả thi hơn

1 Phương pháp phân tích PEST

* PEST là gì?

- Quá trình đánh giá môi trường của một tổ chức là việc hết sức quan trọng trước khi bắt đầu các công việc khác Do vậy, việc phân tích môi trường khi xây dựng kế hoạch thay đổi là việc cần thiết

- Môi trường của một tổ chức gồm: Môi trường bên trong (nhân viên, công nghệ, tài chính.v.v); môi trường khách quan vi mô (khách hàng, đối thủ cạnh tranh,.v.v); môi trường khách quan vĩ mô (các lực lượng chính trị, kinh tế, xã hội,

kỹ thuật)

- Các nhân tố thuộc môi trường khách quan vĩ mô được gọi là nhân tố PEST: + Nhân tố chính trị (Political Factors): P

+ Nhân tố kinh tế (Economic Factors): E

+ Nhân tố xã hội (Social Factors): S

+ Nhân tố kỹ thuật (Technological Factors): T

* Tại sao phân tích PEST lại quan trọng?

Phân tích PEST tuy đơn giản nhưng quan trọng là công cụ được sử dụng rộng rãi giúp chúng ta hiểu được toàn cảnh bức tranh lớn đề cập đến những vấn đề thuộc về môi trường của tổ chức Các tổ chức khi hoạch định thay đổi cần ứng dụng phân tích PEST để xây dựng tầm nhìn tương lai

Những nguyên nhân dưới đây cho thấy PEST rất quan trọng:

- Thứ nhất: Bằng việc sử dụng kết quả phân tích, nhà quản lý có thể đảm bảo

là việc đang làm chắc chắn phù hợp với sức mạnh to lớn của sự thay đổi; nhìn ra và tận dụng được cơ hội từ sự thay đổi

- Thứ hai: Sử dụng PEST thích hợp sẽ giúp quá trình hoạch định thay đổi

tránh được những hành động dẫn tới thất bại vì những nguyên nhân ngoài tầm kiểm soát

- Thứ ba: PEST hữu ích khi nhà quản lý bắt tay vào thực hiện kế hoạch thay

đổi, nhanh chóng thích nghi được với môi trường mới

* Cách thức sử dụng công cụ

Thực chất việc sử dụng phân tích PEST chính là chỉ ra và đánh giá sự ảnh hưởng của các nhân tố Chính trị - kinh tế - xã hội – công nghệ đối với tổ chức trong tương:

- Nhân tố chính trị: Hoạt động chính trị có ảnh hưởng lớn đến các quy luật

kinh tế - xã hội Nhân tố chính trị gồm các vấn đề sau: Môi trường chính trị bền vững như thế nào? Những chính sách của nhà nước, đảng cầm quyền chi phối đến

tổ chức ra sao? Sự quan tâm của Chính phủ đến các tổ chức và biện pháp quản lý như thế nào? V.v

- Nhân tố kinh tế: Môi trường kinh tế đang diễn ra những hoạt động gì?

Ảnh hưởng của nó đến sự tồn tại của tổ chức mạnh hay yếu, trực tiếp hay gián tiếp? Trình độ phát triển kinh tế? Cơ cấu kinh tế?.v.v

- Nhân tố xã hội: Sự chi phối về văn hoá và xã họi đối với mỗi tổ chức là

khác nhau Do đó, điều quan trọng là phải nhận diện được các nhân tố có tác động như: Hệ giá trị văn hoá? Truyền thống, thói quen, tập quán của số đông dân cư? Quan điểm và thái độ phản ứng của người dân về các vấn đề kinh tế - xã hội? v.v

- Nhân tố công nghệ: Công nghệ là vấn đề sống còn của tổ chức và là nhân

tố chính của vấn đề toàn cầu hoá hiện nay Khi phân tích nhân tố công nghệ có tác động như thế nào đến tổ chức cần chú ý đến những khía cạnh như: Công nghệ làm thay đổi cách tổ chức quá trình vận hành các công việc như thế nào? Có đóng góp

gì cho sự phát triển của con người? Công nghệ giúp được gì cho quá trình thay đổi? v.v

Phân tích PEST là một công cụ hữu ích để hiểu được bức tranh lớn của môi trường mà tổ chức đang tồn tại với các cơ hội và thách thức trong đó Hiểu được môi trường này, nhà quản lý có thể tận dụng được những cơ hội, hạn chế tối đa thách thức khi hoạch định thay đổi

Công cụ này đưa ra bối cảnh trong đó kế hoạch nào chi tiết hơn có thể tận dụng đầy đủ những cơ hội có sẵn

Do nhu cầu sử dụng rất đa dạng mà trong thời gian qua, phân tích PEST được mở rộng thêm các nội dung mới như:

PESTLE: Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Pháp luật, Môi trường PESTLED: Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Pháp luật, Môi trường,

Nhân khẩu

STEEPLE: Xã hội/Nhân khẩu, Công nghệ, Kinh tế, Môi trường, Chính trị,

Pháp luật, Đạo đức

2 Phương pháp Delphi

* Phương pháp Delphi là gì?

Phương pháp Delphi do quân đội Hoa Kỳ sáng tạo ra vào thập niên 50 của thế kỷ XX Nó là một kỹ thuật hỗ trợ quá trình thảo luận nhóm để đưa ra giải pháp cho vấn đề cụ thể Hay có thể nói, Delphi là một quá trình thảo luận có bài bản để nhóm các chuyên gia tích luỹ thông tin và thể hiện tri thức Thực tế cho thấy, tri thức được thu thập qua các bảng câu hỏi và tri thức của các chuyên gia trong nhóm không bao giờ có điểm chung Do đó, quá trình thảo luận nhóm và kết quả cuối cùng của nó không phải bao giờ cũng có sự thống nhất từ đầu Phương pháp Delphi

dựa trên nguyên lý “điều tra biện chứng”, nghĩa là quá trình thảo luận nhóm đi từ

chính đề (đưa ra một ý kiến) hơn là phản đề (ý kiến mâu thuẫn) đến tổng hợp (đồng

thuận) Hay nói cách khác, phương pháp Delphi dùng các mâu thuẫn nảy sinh giữa các ý kiến trái ngược trong quá trình thảo luận nhóm, tập trung quanh vấn đề cụ thể

để tìm ra giải pháp mới

Chúng ta có thể tóm lược khả năng ứng dụng thực tế của phương pháp Delphi thành 10 bước sau:

1 Xây dựng nhóm Delphi để thành lập và giám sát kế hoạch

2 Nhóm Delphi phải tìm ra một đội ngũ chuyên gia tham gia vào quá trình

dự đoán

3 Nhóm Delphi đưa ra một bảng câu hỏi

4 Nhóm Delphi phải kiểm tra mọi từ ngữ trong bảng câu hỏi để đảm bảo rằng nó không gây mơ hồ

5 Phân phối bảng câu hỏi đến từng chuyên gia trong nhóm

6 Phân tích và đưa ra các phản hồi về bảng câu hỏi

7 Nhóm Delphi đưa ra một bảng câu hỏi mới, mục đích của bảng câu hỏi này là hướng đội ngũ chuyên gia tiến gần hơn đến sự đồng thuận

8 Đưa bảng câu hỏi mới cho các chuyên gia

9 Phân tích các đáp án mới và tiếp tục phát triển các bảng câu hỏi mới cho đến khi đạt kết quả ổn định

10 Nhóm Delphi chuẩn bị một bản báo cáo tóm tắt lại những nôi dung chính trong suốt quá trình

* Khi nào sử dụng phương pháp Delphi

Phương pháp Delphi đặc biệt phát huy tác dụng trong việc dự đoán những vấn đề cụ thể trong tương lai Ngoài ra, ứng dụng của phương pháp Delphi là tạo điều kiện để đạt đến sự đồng thuận nhóm và giúp tạo ra những ý tưởng sáng tạo, hỗ trợ đắc lực cho những nhu cầu thay đổi của tổ chức

3 Phân tích SWOT

* Phân tích SWOT là gì?

SWOT là tập những chữ cái đầu tiên của hai nhân tố bên trong (Stregths : Điểm mạnh và Weaknesses : Điểm yếu) và hai nhân tố bên ngoài (Opportunities :

Cơ hội và Threats : Nguy cơ)

Phân tích SWOT để giúp tổ chức nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ để có thể xây dựng những kế hoạch thay đổi và hành động hiệu quả Phân tích SWOT là một công cụ hữu ích cho một tổ chức và môi trường của nó Đặc biệt phân tích SWOT rất phù hợp với những tình huống thay đổi mang tính chiến lược

* Vận dụng phân tích SWOT như thế nào ?

Để sử dụng phân tích SWOT, cần phải trả lời những câu hỏi sau :

Điểm mạnh:

Điểm mạnh của tổ chức là những nguồn lực và

khả năng của nó để phát huy lợi thế :

- Tổ chức có những nguồn lực quan trọng nào ?

- Có kinh nghiệm gì ?

- Có lợi thế gì ? Có thể làm được tốt những gì ?

- Có những năng lực cốt lõi nào ?

- Có thế mạnh gì ?

v.v.v.

Điểm yếu :

Điểm yếu của tổ chức là những nhân tố có ảnh hưởng, làm hạn chế khả năng của nó :

- Tổ chức không thể làm tốt những gì ?

- Tổ chức cần thêm những gì ? Cần cải thiện gì ?

- Điểm còn kém hiệu quả là gì ?

- Điểm yếu năng lực của tổ chức là gì ? v.v.v.

Cơ hội :

Quá trình phân tích môi trường bên ngoài có thể

tạo cho tổ chức những cơ hội để phát triển :

- Tổ chức có cơ hội nào để phát triển ?

- Những đột phát công nghệ là gì ?

- Các xu hướng kinh tế mang lại cho tổ chức những

lợi ích gì ?

- Những cơ hội chính trị và xã hội nổi bật là gì ?

- Các đối thủ cạnh tranh đã bỏ lõ những cơ hội

nào ?

v.v.v.

Nguy cơ :

Những thay đổi của môi trường bên ngoài có thể mang đến những nguy cơ cho tổ chức :

- Những điểm yếu nào đe doạ nghiêm trọng đến công việc của tổ chức ?

- Tổ chức phải đối mặt với những trở ngại nào ?

- Những thay đổi nào có ảnh hưởng đến tổ chức ?

- Những xu hướng kinh tế - chính trị - xã hội tiêu cực là gì ? Ảnh hưởng của chúng đến tổ chức ra sao ?

- Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì ? v.v.v

* Sử dụng kết quả phân tích SWOT

Phân tích SWOT phát huy hiệu quả cao nhất đối với các tổ chức muốn hiểu

rõ những vấn đề thiết yếu liên quan đến công việc như :

- Bắt đầu công việc mới

- Lập kế hoạch cho một công việc mới

- Các cải tiến, thay đổi

Phân tích SWOT là một công cụ nhanh và cực kỳ hiệu quả giúp nhận biết những khả năng và bắt đầu tìm kiếm sự thay đổi, đổi mới Nó giúp nhà quản lý có thể hoạch định được những kế hoạch thay đổi khả thi nhờ khả năng định vị chính xác

* Một số lưu ý

Để sử dụng công cụ phân tích SWOT thành công và hiệu quả, nhà quản lý cần :

- Cụ thể, tránh những "vùng xám"

- Thực hiện SWOT ngắn gọn và đơn giản

- Nhận rõ Điểm mạnh và Điểm yếu

- Phân biệt rõ giữa vị thế của tổ chức ở hiện tại với vị thế mong muốn trong tương lai

- Phân tích SWOT trong sự so sánh với các tổ chức khác

- Cảnh giác vì phân tích SWOT mang tính chủ quan

4 Công thức của đổi mới

* Bối cảnh ra đời

Từ những năm 1970, quá trình toàn cầu hoá và công nghệ hiện đại đã mở ra nhiều cơ hội mới cũng như những thách thức mới cho các nhà quản lý và các tổ chức Theo đó, buộc các nhà quản lý phải áp dụng các chiến lược mới và có lối tư duy mới Bên cạnh đó, các mối đe doạ từ bên ngoài như tuổi thọ dân số cao, biến đổi khí hâuk, cạnh tranh.v v đã đặc các nhà quản lý trước những nhu cầu phải đổi mới thường xuyên cho phù hợp với những thay đổi đó

* Công thức đổi mới là gì ?

Mục tiêu của công thức đổi mới là là đòi hỏi tình trạng không thoả mãn trong

tổ chức, tầm nhìn khả thi trong tương lai và sự nhận biết các bước thực hiện đầu tiên để đạt được tầm nhìn tương lai đó phải chiến thắng các lực lượng kháng cự lại

sự đổi mới nhằm bảo đảm thực hiện thành công tiến trình thay đổi :

Công thức : D x V x F > R

Trong đó:

D: Sự không thoả mãn với tình trạng hiện tại trong bộ máy tổ chức

V: Tầm nhìn khả thi trong tương lai

F: Những bước đầu tiên để đạt được tầm nhìn tương lai

R: Các lực lượng kháng cự sự thay đổi

Nếu một trong ba yếu tố (D,V,F) bằng 0 hoặc tiệm cận đến không thì những

kế hoạch thay đổi cũng bằng 0 hoặc gần bằng 0 Lúc này, các lực lượng chống đối lại sự thay đổi sẽ chiếm ưu thế

Sự không thoả mãn với tình trạng hiện tại của tổ chức (D)

Nguyên nhân chính gây ra tình trạng không thoả mãn với có thể xuất phát từ các lực lượng bên trong hoặc bên ngoài tổ chức Đội ngũ quản lý phải nhận biết nhu cầu thay đổi và các hậu quả của chúng Về vấn đề này, nhà quản lý cần tiến hành cuộc khảo sát bên trong tổ chức để phân tích tình trạng hiện tại Nhà quản lý chỉ cần tự hỏi hai điều: 1) Điều gì đang xảy ra? 2) Tại sao lại xảy ra điều đó? Sự không thoả mãn là nhân tố chính thúc đẩy mọi người tiến hành thay đổi

Tầm nhìn (V)

Tầm nhìn là một bức tranh vẽ lên viễn cảnh lý tưởng hơn của một tổ chức với hệ thống thông tin, quá trình làm việc, chính sách nhân sự.v.v.Nó là bức tranh chi tiết về một tương lai mong muốn Tầm nhìn thúc đẩy mọi người thực hiện đổi mới đồng thời vạch ra hướng đi để đạt được sự đổi mới đó Nhà quản lý đặt ra 2 câu hỏi: 1) Tại sao chúng ta không bằng lòng với thực tại? 2)Sự thay đổi sẽ mang lại cho chúng ta những gì?

Những bước đầu tiên (F)

Trước khi đưa ra quyết định hoặc tiến hành thay đổi, đội ngũ quản lý phải định rõ các bước thực hiện đầu tiên Những bước đầu tiên trong tiến trình thay đổi

có thể là: xác định rõ mục tiêu, các ưu tiên, các sáng kiến mới và những kế hoạch hành động hướng đến tương lai

Các lực lượng kháng cự (R)

Theo Beckhard thì “cứ nơi nào xuất hiện sự đổi mới thì nơi đó nảy sinh sự kháng cự” Nguyên nhân của tình trạng này là do:

Nhân viên: Mọi người cảm thấy bằng lòng với hiện tại Họ không muốn thoát ra khỏi “vùng thoải mái” đó Mặt khác, sự kháng cự cũng có thể xuất phát từ

cảm giác lo sợ thất bại vì thiếu năng lực hoặc khả năng thích nghi

Chi phí: Một vài sự thay đổi đồng nghĩa với việc nhân viên và tổ chức phải

hi sinh những lợi ích nhất định, phải đầu tư thêm vào những hoạt động mới (chi phí đổi mới)

* Khi nào sử dụng công thức đổi mới

Công thức đổi mới là một công cụ sử dụng trong nội bộ một tổ chức nhằm xác định nhanh những điều có thể và các điều kiện cần thiết để tiến hành thay đổi thành công Công thức đổi mới có thể giúp đội ngũ quản lý đối phó được với những lực lượng bên trong và bên ngoài cản trở quá trình đổi mới của tổ chức

Khi các nhà quản lý bắt đầu tiến hành xây dựng kế hoạch thay đổi thì điều đó

có nghĩa là họ không muốn quay trở lại tình trạng cũ Lúc này, vai trò của nhà quản

lý là dẫn dắt toàn bộ nhân viên thực hiện quá trình thay đổi, nghĩa là bắt nguồn từ

tình trạng hiện tại để đạt đến trạng thái mong muốn trong tương lai Beckhard gọi

đây là thời kỳ quá độ.

Đội ngũ quản lý phải luôn tỉnh táo và tinh ý nhận biết nhữung diễn biến trong “thời kỳ quá độ” này, cụ thể:

- Điều hành công việc: Nhà quản lý phải xác định rõ cần làm những gì, phải làm như thế nào và ai sẽ đảm nhận những công việc đó?

- Tạo ra các cơ cấu làm việc phù hợp và thể hiện sự tậm tâm trong mọi công việc

- Đưa ra các chiến lược và kế hoạch như lời cam kết đến các mục tiêu trong quá trình thay đổi và cùng tham gia để hoàn thành các chiến lược và kế hoạch đã đề ra

- Đưa ra một chiến lược truyền đạt thông tin phù hợp để hỗ trợ các mục tieu của nền kinh tế

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Koenraad Tommisen, Tư vấn quản lý: Một quan điểm mới, Nxb Tổng hợp

Tp HCM, 2008

2 James.L Gibson, Quản trị học căn bản, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2000,

tr560 - 595