Kiến thức hệ thống thông tin (Phần 1)Nhiều dự án CNTT triển khai tổ chức, kể tổ chức lớn hệ thống hành nhà nước, không đạt mục tiêu mong muốn Trong nhiều nguyên nhân mổ xẻ, nguyên nhân không phần quan trọng, chí quan trọng nhất, nhận thức chưa đầy đủ hệ thống thông tin , kéo theo nhiểu vấp váp tiến trình tổ chức xây dựng Với loạt đây, tác giả mong muốn giúp người đọc có nhận thức hệ thống thông tin, công nghệ tổ chức xây dựng hệ thống I.Vai trò thông tin tổ chức hoạt động 1.Khái niệm thông tin Khái niệm thông tin giải thích nhiều từ điển chưa thể nêu lên hết khía cạnh quan trọng Lý thuyết thông tin giúp cho có thêm nhận thức thông tin Hướng nghiên cứu chủ yếu lý thuyết thông tin trọng vào độ tin cậy thông báo Trong lĩnh vực điều khiển học người ta cho thông tin nội dung mà ý nghĩa Thông tin liên quan đến nói mà liên quan nhiều đến nói, mặt khác, thông tin không đồng với kiện Bàn luận sâu hơn, từ ý nghĩa thông tin ta rút kiện; kiện có phải thông tin không tuỳ thuộc vào ngữ cảnh người cụ thể tiếp nhận chúng Một số kiện nói lên biết kiện thông tin Thông tin sử dụng để làm gia tăng đắn hoạt động Có thể nói thông tin yếu tố cấu thành nên giới khách quan; vừa sức mạnh, đồng thời, vừa lượng xã hội người Thông tin sức mạnh: Thật vậy, thông tin sử dụng, sử dụng xác định để sử dụng làm tảng cho hoạt động đảm bảo thành công tổ chức hoạt động Có thể nói tổ chức hoạt động, thành viên kiểm soát thông tin thành viên có nhiều quyền lực Sự bất ổn sai lệch hoạt động tổ chức tăng giảm người kiểm soát thông tin chi phối Họ tác động đến thành viên khác kiện tổ chức hoạt động cách cung cấp thông tin với mức độ xác thời điểm khác Điều nguy hiểm, cung cấp thông tin không xác không đầy đủ gây tác hại đến đồng tiếp nhận thông tin tổ chức hoạt động Thông tin lượng: Muốn thu thông tin phải tiêu tốn lượng Ngược lại, thông tin sử dụng nhằm đạt lượng Một khái niệm liên quan đến lượng thông tin “entropy” Entropy đối nghịch với thông tin Khi tổ chức hoạt động thiếu thông tin có gia tăng entropy Theo LeMoigne (1978): “Thông tin đối tượng chỉnh dạng, tạo người đại diện cho kiểu kiện mà người nhận thức xác định thực tế” Định nghĩa giúp cho có cách nhìn thông tin phải gì: Thông tin mà người định cần để làm định 2.Đối tượng khai thác sử dụng thông tin Như phân tích trên: thông tin phải mà người định cần để làm định Về bản, thành viên xã hội luôn vận động hành xử theo định thân Vì vậy, thành viên xã hội người cần khai thác sử dụng thông tin để mưu cầu sống cho thân Trong tổ chức hoạt động, thông tin nguồn lực quan trọng để đảm bảo cho hoạt động thành viên tổ chức phù hợp với mục đích hoạt động cá nhân đơn vị Trước người ta hiểu thông tin nhằm để phục vụ cho công việc quản lý điều hành người lãnh đạo Gần người ta nhận biết thông tin sử dụng tình cần đề định thành viên, cấp tổ chức hoạt động Trong hoạt động tác nghiệp, thông tin cần sử dụng nhân viên; hoạt động quản lý, điều hành, thông tin cần sử dụng người lãnh đạo, quản lý cấp Hơn nữa, thông tin chỉnh dạng thêm để phục vụ cho người lãnh đạo cấp cao việc đề định chiến lược hoạt động tổ chức 3.Tầm quan trọng thông tin tổ chức hoạt động Thông tin có vai trò quan trọng người lãnh đạo, quản lý tổ chức hoạt động để hoàn thành mục tiêu ngắn hạn, trung hạn dài hạn Công việc lãnh đạo quản lý đòi hỏi thông tin phải xác kịp thời để đề định đắn, đem lại hiệu hoạt động Trong thực tế có nhiều định sai lầm kết việc khai thác, sử dụng thông tin thiếu xác không đầy đủ Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiều người quản lý nhận thấy thông tin nguồn sức mạnh việc cạnh tranh Thông tin giúp cho họ có khả khôn khéo trước đối thủ cạnh tranh thời điểm cạnh tranh liệt, đặc biệt đưa thị trường sản phẩm Nếu thông tin xác, đầy đủ, kịp thời để phục vụ công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành tình khả kiểm soát, khả điều khiển xảy đem lại tổn thất cho tổ chức Thông tin - nguồn tài nguyên thứ sáu: Theo quan niệm trước đây, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh có năm nguồn tài nguyên: Con người, máy móc - thiết bị, tài chính, nguyên vật liệu quản lý Tuy nhiên, với phát triển nhanh chóng xã hội ngày nay, thông tin xem nguồn tài nguyên tổ chức hoạt động Mặc dầu thông tin nguồn tài nguyên hữu loại tài nguyên khác tài nguyên sử dụng để kết hợp nguồn tài nguyên khác tương tác theo phương thức tối ưu có hiệu Kết cuối mang lại hiệu hoạt động tổ chức Chất lượng tính kịp thời thông tin yếu tố quan trọng sau yếu tố người công việc lãnh đạo quản lý Vấn đề chủ yếu đặt cho người làm công tác lãnh đạo quản lý thường xuyên phải xử lý khối lượng thông tin lớn để đề định đắn Với khối lượng thông tin lớn đa dạng việc xử lý quản lý thông tin khó khăn Kế hoạch hoạt động tốt việc quản lý điều hành có hiệu thông qua định đắn phải dựa vào nguồn thông tin thường xuyên cập nhật có chất lượng cao Với yêu cầu thông tin với nhịp độ nhanh chóng mặt hoạt động xã hội ngày làm phát sinh nhu cầu người lãnh đạo, quản lý thay đổi cách thức làm việc tiếp nhận thành viên đội ngũ quản lý xử lý thông tin - máy tính điện tử Việc khai thác máy tính điện tử để đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin yếu tố quan trọng để công việc lãnh đạo quản lý trở nên động hiệu Máy tính điện tử can thiệp vào trình tư nhà lãnh đạo quản lý; làm phát triển lực cá nhân công cụ để mở rộng trí tuệ người Từ cách nhìn này, máy tính điện tử phương tiện quan trọng để cung cấp thông tin cần thiết cho tổ chức hoạt động II.Hệ thống hệ thống thông tin 1.Khái niệm hệ thống Mặc dầu thuật ngữ hệ thống sử dụng nhiều, bàn ý nghĩa thuật ngữ hệ thống cách chi tiết Theo nghĩa chung nhất, hệ thống gồm tập hợp thành phần tương tác lẫn để hoàn thành số mục đích Các hệ thống tồn chung quanh ta Chẳng hạn, người có cảm giác hệ thống thần kinh phức tạp, tập hợp bao gồm thành phần: não bộ, thần kinh cảm giác tế bào cảm giác da hoạt động làm cho cảm nhận nóng, lạnh, sợ hãi v.v Con người giao tiếp với ngôn ngữ; hệ thống bao gồm thành phần từ ngữ, dấu hiệu thể ý nghĩa giúp cho người hiểu lẫn Chúng ta sống phụ thuộc vào hệ thống kinh tế mà hàng hóa dịch vụ trao đổi ngang giá với hàng hóa dịch vụ khác cách (ít theo lý thuyết) người thực việc trao đổi nhu cầu lợi ích lẫn Một hoạt động sản xuất kinh doanh hệ thống Các thành phần hệ thống bao gồm tiếp thị, sản xuất sản phẩm, buôn bán, nghiên cứu, vận chuyển, kế toán lao động Tất thành phần hoạt động để đem lại lợi ích chung cho toàn hệ thống Trong phạm vi hẹp hơn, thành phần hệ thống 2.Các đặc trưng quan trọng hệ thống Mục đích hệ thống lý để tồn hệ thống Chẳng hạn, mục đích hệ thống luật pháp nghiên cứu vấn đề quyền bầu cử quyền công dân sở ban hành luật pháp phù hợp để giải vấn đề Hệ thống đốt động rõ ràng có mục đích đốt cháy nhiên liệu để tạo lượng lượng sử dụng cho hệ thống khác động Để đạt mục đích, hệ thống tương tác với môi trường chúng, thực thể tồn bên hệ thống Các hệ thống có tương tác với môi trường bên hệ thống mở Ngược lại hệ thống tương tác với chung quanh chúng gọi hệ thống đóng Tất hệ thống hoạt động hệ thống mở Hệ thống đóng tồn mặt khái niệm vấn đề quan trọng việc nghiên cứu hệ thống Các phần tử điều khiển hệ thống liên quan chặt chẽ với hoạt động hệ thống cho dù hệ thống đóng mở Các hệ thống hoạt động tốt gọi hệ thống điều khiển tức mức độ hoàn thành mục đích hệ thống chấp nhận Chẳng hạn, người hệ thống, khả hoạt động người tốt điều kiện nhiệt độ thể 37.5 độ C Khi nhiệt độ thể thay đổi từ 37.5 độ C đến 37.8 độ C không ảnh hưởng nhiều đến khả hoạt động người, có vài hạn chế xảy Tuy nhiên nhiệt độ tăng lên cao, chẳng hạn từ 38 độ C trở lên làm suy giảm khả hoạt động người lớn Hệ thống hoạt động chậm chạp mệt mỏi điều kiện nhiệt độ thể trở lại bình thường Nếu điều kiện nhiệt độ không phù hợp tiếp tục kéo dài đủ lâu, kết cục hệ thống bị phá hủy Ví dụ minh họa điều quan trọng thành phần điều khiển kiểu hệ thống Tất hệ thống có số mức độ hoàn thành mục đích chấp nhận được, gọi tiêu chuẩn hệ thống Mức độ hoàn thành mục đích thực tế hệ thống so sánh với tiêu chuẩn Các hoạt động so với tiêu chuẩn có chênh lệch cao thấp cần phải ý để điều chỉnh cho thích hợp Thông tin rút từ việc so sánh kết đạt tiêu chuẩn thông báo đến phần tử điều khiển gọi thông tin phản hồi Tóm lại, hệ thống sử dụng mô hình điều khiển gồm: a) Tiêu chuẩn chấp nhận mức độ hoàn thành mục đích hệ thống b) Phương pháp để đo lường mức độ hoàn thành thực tế c) Phương tiện để so sánh mức độ hoàn thành thực tế tiêu chuẩn d) Phương pháp phản hồi thông tin Các hệ thống mà điều chỉnh hoạt động chúng cho mức độ hoàn thành mục đích hệ thống chấp nhận được, nguyên tắc, hệ thống tồn lâu dài Khái niệm tương tác với môi trường bên gắn liền với đặc trưng hệ thống mở yếu tố cho việc điều khiển hệ thống Tiếp nhận đánh giá thông tin phản hồi cho phép hệ thống xác định hoạt động có hữu hiệu không Chẳng hạn, hệ thống hoạt động sản xuất kinh doanh với đầu sản phẩm dịch vụ mà giá cao chất lượng thấp, người sử dụng có lẽ không chấp nhận Thông tin phản hồi cho biết doanh số thấp, thông tin thông báo cho phần tử điều khiển biết rằng: phương thức sản xuất sản phẩm hệ thống cần phải điều chỉnh để nâng cao chất lượng hạ giá thành sản phẩm, mặt khác giá dịch vụ cần phải cải thiện hoạt động hệ thống phù hợp với điều mong đợi Ngược lại, hệ thống đóng chấp nhận hoạt động chúng chừng chúng có thông tin phù hợp theo định hệ thống không cần thứ từ môi trường bên Các thông tin phù hợp theo quy định hệ thống đóng không đảm bảo sau thời gian hoạt động đủ lâu hệ thống Bởi lẽ, theo định luật thứ hai nhiệt động học sau thời gian hoạt động, tương tác thành phần hệ thống đóng dẫn đến tình trạng hỗn độn tối đa; thực tế tồn hệ thống đóng Tuy nhiên khái niệm hệ thống đóng quan trọng thể mục tiêu thiết kế hệ thống: Để xây dựng hệ thống cần phải có vài tương tác với môi trường từ bên để trì mức độ hoàn thành mục đích chấp nhận hệ thống Bên cạnh đó, việc tự quy định tự điều chỉnh hệ thống yếu tố cần lưu tâm việc thiết kế hệ thống Một hệ thống cấu thành thành phần hệ thống nhỏ Như hệ thống cấu thành nhiều hệ thống Cơ thể người chẳng hạn có hệ thống là: hệ thống hô hấp, hệ thống tuần hoàn, hệ thống giác quan v.v , Một động có hệ thống gồm : hệ thống đốt nhiên liệu, hệ thống điện, hệ thống truyền động Việc tương tác lẫn hệ thống hệ thống lớn phổ biến hệ thống 3.Hệ thống hoạt động sản xuất kinh doanh Các tổ chức hoạt động có nhiều hệ thống hoạt động, hệ thống có đặc trưng hệ thống đề cập phần trước Chẳng hạn, tất hệ thống sản xuất có đặc trưng giống Mục đích chúng cung cấp hàng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường Để thực mục đích này, hệ thống sản xuất tương tác với môi trường để đạt yếu tố đầu vào cần thiết như: nguyên vật liệu, công nhân, kiến thức sản xuất Các hệ thống sản xuất hoạt động có đủ yếu tố đầu vào kể Đầu hệ thống sản xuất sản phẩm cuối cùng, phế phẩm công nghệ sản xuất Để đảm bảo chức mình, hệ thống sản xuất phải tình trạng điều khiển Chẳng hạn, chúng phải thỏa mãn tiêu chuẩn mức độ hoàn thành mục đích; khối lượng sản phẩm sản xuất phải phù hợp với khối lượng theo đơn đặt hàng chất lượng, giá sản phẩm phải khách hàng chấp nhận Những người quản lý nhân viên tổ chức hoạt động sản xuất thường xuyên giám sát mức độ hoàn thành thực tế so sánh với kế hoạch sản xuất Nếu hiệu sản xuất không đảm bảo điều mong đợi, cần phải điều chỉnh hoạt động hệ thống Theo nghĩa này, hệ thống sản xuất tự quy định tự điều chỉnh; người phải thay thế, trang thiết bị cần đổi mới, quy trình cần phải điều chỉnh Nếu việc điều chỉnh nội không thỏa mãn, hoạt động hệ thống nhiều sai sót, chất lượng sản phẩm thấp giá thành sản phẩm không chấp nhận Khi đó, sức mạnh quy định từ môi trường bên can thiệp vào hệ thống Các hệ thống sản xuất, tự chúng hệ thống tổ chức lớn đến lượt nó, bao gồm nhiều hệ thống khác như: hệ thống cung ứng nguyên vật liệu, bảo trì trang thiết bị, huấn luyện công nhân v.v Đặc trưng tổng quát hệ thống thống Việc nghiên cứu, khảo sát hệ thống giới hạn phạm vi đặc trưng hệ thống Tuy nhiên cần thiết, chi tiết cụ thể hệ thống khảo sát thêm Điều mềm dẻo để đưa khái niệm hữu ích hệ thống nghiên cứu hệ thống hoạt động sản xuất kinh doanh; đặc biệt, việc nghiên cứu thiết kế hệ thống thông tin (còn nữa) Hệ thống thông tin tập hợp kết hợp phần cứng, phần mềm hệ mạng truyền thông xây dựng sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối chia sẻ liệu, thông tin tri thức nhằm phục vụ mục tiêu tổ chức Các tổ chức sử dụng hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin giúp đạt thông hiểu nội bộ, thống hành động, trì sức mạnh tổ chức, đạt lợi cạnh tranh Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt nhiều thông tin khách hàng cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển Câu : Khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý FRIDAY, 16 JUNE 2006, 16:18:57 _ Hệ thống: Trong hoạt động người, thuật ngữ hệ thống triết học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin trở nên quen thuộc Một cách đơn giản vấn tắt, ta hiểu: Hệ thống tập hợp vật chất phi vật chất người, máy móc, thông tin, liệu, phương pháp xử lý, qui tắc, quy trình xử lý, gọi phần tử hệ thống Trong hệ thống, phần tử tương tác với hoạt động để hướng tới mục đích chung _ Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin (information system) hệ thống mà mục tiêu tồn cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động người tổ chức Ta hiểu hệ thống thông tin hệ thống mà mối liên hệ thành phần mối liên hệ với hệ thống khác trao đổi thông tin Một số ví dụ hệ thống thông tin: Máy tính hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản lý có máy tính tham gia + Một máy tính công cụ để xử lý thông tin Khi hoạt động, có thành phần máy tính trao đổi thông tin với Như vậy, máy tính hệ thống thông tin + Các hệ thống thông tin quản lý tổ chức kinh tế xã hội hệ thống quản lý nhân Hệ thống kế toán, hệ thống quản lý lich công tác ví dụ điển hình hệ thống thông tin _ Hệ thống thông tin quản lý: Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường xây dựng nhằm phục vụ cho vài chức đó, đơn giản giúp người giải thoát khỏi số công việc tính toán, thống kê nặng nhọc Khi xuất nhu cầu cung cấp thông tin tốt đầy đủ hơn, lúc cần đến phương thức xử lý thông tin cách tổn thể - hệ thống thông tin quản lý Ví dụ hệ thống thông tin quản lý hệ thống quản lý nhân quan, hệ thống quản lý sinh viên trường đại học, hệ thống kế toán siêu thị Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay hệ thống quản lý bàn hàng công ty Hệ thống thông tin quản lý hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành tổ chức Thành phần chiếm vị trí quan trọng hệ thống thông tin quản lý sở dử liệu hợp chứa thông tin phản ánh cấu trúc nội hệ thống thông tin hoạt động diển hệ thống Với hạt nhân sở liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức khác cung cấp cho nhà quản lý công cụ khả dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có chức chính: + Thu nhập, phân tích lưu trữ thông tin cách hệ thống, thông tin có ích cấu trúc hoá để lưu trữ khai thác phương tiện tin học + Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán nhóm tiêu, tạo thông tin + Phân phối cung cấp thông tin Chất lượng hệ thống thông tin quản lý đánh giá thông qua tính nhanh chóng đáp ứng yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo hệ thống tính toàn vẹ, đầy đủ hệ thống