MS Outlook 2010 Tiếng Việt

[Type text] CHƯƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010 Làm quen Outlook 2010 a Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ nơi Bạn dễ dàng quản lý e-mail từ hộp thư nhiều Đồng hóa loại email nhiều tài khoản e-mail từ dịch vụ Hotmail, Gmail nhà cung cấp khác sang Outlook 2010 b Social Networking Integration: Microsoft nhận xu hướng phát triển mạng xã hội nên thêm Outlook Social Connector vào ứng dụng Outlook 2010 Outlook Social Connector vừa xem mail, vừa cập nhật tình trạng, chia sẻ tập tin hình ảnh Từ giúp trì mở rộng mạng lưới xã hội bạn tốt Sẽ xuất Facebook add-in phiên đầu Cũng phiên Outlook trước, người dùng đặt trang chủ cho thư mục Quản lý lịch từ đơn giản tốt Outlook 2007, khả đồng với lịch Bên cạnh khoản chỉnh giao diện người dùng, có thêm nhiều lựa chọn để kết nối tới dịch vụ bên ngoài, sản phẩm khách hàng Học tập phong cách tối giản từ Windows 7, giao diện làm việc Office 2010 gọn gàng không lộn xộn trước Windows Live Mail thật đáng khen, Ribbon dễ dàng quản lý để ẩn, hiển thị biến hoàn toàn Khi nâng cấp lên phiên mới, người dùng cần thực thông qua trình cài đặt Thậm chí gỡ bỏ version cũ phần setting trì c Tìm hiểu Ribbon Giao diện Outlook 2010 có tên gọi Ribbon Nếu bạn sử dụng Microsoft Office Word 2010, giao diện quen thuộc với bạn Outlook 2010 soạn thảo dựa Word 2010, lệnh Word có sẵn bạn soạn soạn nội dung Outlook Ribbon outlook 2010 xếp sau: Tabs: giao diện tạo từ Tab khác Ở hình giao diện tab Message Trong tab lệnh nút lệnh Groups: Mỗi Tab có lệnh liên quan đến nhau, ta gom thành nhóm (group) Ví dụ hình nhóm Basic Text Trong hộp Font chữ có chứa kiểu chữ dùng để định dạng kiểu chữ d Thanh công cụ mini Thanh công cụ mini giúp người dùng định dạng văn thuận lợi nhanh chóng Chọn văn bạn cách kéo chuột để tô khối, sau Click chuột phải, công cụ Thanh công cụ xuất chìm văn Nếu bạn trỏ đến nó, lên bạn sử dụng để định dạng văn e Calendar- lịch làm việc Tính Calendar cần thiết cho thường xuyên phải xếp thời gian gặp khách hàng, hội họp Người dùng có tùy chọn nhắc lịch làm việc theo giờ, theo ngày (dòng nhắc nhở hình theo lịch hẹn)… Thông tin lịch làm việc cá nhân thư mục dùng chung giúp người dùng biết đồng nghiệp bận công tác, nghỉ ốm… f Tác dụng Contacts Bạn có nhiều mối quan hệ, bạn nhớ hết nghề nghiệp, địa … người Trong Outlook 2010, Contacts có tác dụng lưu trữ thông tin đối tác bạn, để dễ dàng cho việc tìm kiếm Bạn lưu thông tin Contacts Các thao tác a Dùng nhiều tài khoản Outlook PC Show Profiles Nhấn nút Add Chƣơng VI: Thủ thuật: Email, giống điện thoại, dịch vụ người dùng văn phòng sử dụng nhiều liên tục Dẫu gửi hay đọc email công việc đơn giản thực tế ứng dụng Microsoft Outlook lại cung cấp nhiều tính so với điện thoại thông thường - có tính mà người dùng bình thường hiểu khai thác Những thủ thuật bên giúp bạn sử dụng Outlook hiệu chí thay đổi nhận định khả tiện ích email lịch Microsoft Đừng lưu quan trọng hộp thư "phế thải" Nhiều người dùng có thói quen sử dụng Deleted Items thư mục lưu trữ thông thường thực chất "thùng rác" Outlook Nếu ngày đẹp trời bạn nghĩ khoản mục (email, tập tin đính kèm, tài liệu) trở nên quan trọng bạn khoan xóa Mà thay vào đó, lưu chúng thư mục khác Outlook - bạn tự tạo thư mục cho mục đích sử dụng cụ thể Cùng lúc đó, nhanh tay ngăn chặn việc Outlook "tống khứ" khoản mục mà bạn thẳng tay xóa vài ngày trước đó, nhiều khả bạn khôi phục khoản mục xóa Trước tiên, bạn tắt tính xóa nội dung hộp thư "phế thải": Outlook, nhấn Tools.Options Ở thẻ Other, bỏ chọn mục Emty the Deleted items folder upon exiting Sau đó, bạn bật tính AutoArchive (chọn trình đơn Tools.Options, chọn thẻ Other nhấn nút AutoArchive) thiết lập tính tự động thực thi ngày Kế tiếp, giao diện Outlook, nhấn phải chuột lên thư mục (hộp thư) Deleted Items, chọn Properties; hộp thoại vừa xuất hiện, chọn thẻ AutoArchive thiết lập cho thư mục xóa khoản mục sau ngày (hay số khác theo ý bạn) Thư rác – thiết lập lần để quên hẳn Một nguyên tắc mà bạn cần ghi nhớ đừng lãng phí thời gian để quản lý, xếp thư rác (spam hay junk mail) Với hầu hết người dùng, việc thiết lập mức High cho tính Junk Email Filter Microsoft Outlook 2003 giúp lọc triệt để thư rác (chọn Tools.Options, thẻ Preferences, nhấn vào nút Junk Email) Sau lần sử dụng tính lọc thư rác mức thiết lập High, bạn quay trở lại hộp thư Junk mail sau tuần Nếu không phát nhầm lẫn (hay nói rõ thư quan trọng bị nhận diện thành thư rác) bạn an tâm trì mức thiết lập High cho lọc Bạn nên bổ sung địa email mà thường liên lạc vào danh sách email an toàn Safe Recepients để lọc thư rác "cho qua" Nếu bạn thấy có nhiều nhầm lẫn, tốt hết chuyển thiết lập mức mặc định Low Ngoài hai chế độ tùy chọn 132 No Automatic Filtering (không lọc thư) Safe Lists Only (chuyển vào Inbox thư danh sách người gửi/nhận an toàn) Trong trường hợp, đừng tốn thời gian xóa thư rác Thay vào đó, thiết lập tính tự động xóa hộp thư Junk Mail hướng dẫn trình bày thủ thuật Gửi thư số lượng lớn với Word Nhiều người nghĩ rằng, tính trộn thư (mail merge) dùng để in nhãn cho thư tín Bạn đến thư mục danh bạ liên lạc Outlook sử dụng lệnh Tools.Mail Merge để khởi chạy tác vụ soạn email gửi đồng loạt với tiện ích MS Word mà không cần in thư giấy Thực tế cho thấy, email cá nhân có địa người nhận cụ thể thường dễ dàng qua mặt lọc thư rác email gửi với địa người nhận địa thành phần mục Bcc Tạo hộp thư tìm kiếm Outlook kèm thư mục tìm kiếm Follow Up, Large Email Unread Mail, có khả hiển thị cách tổng hợp cho toàn thư mục hộp thư cá nhân Tuy nhiên, bạn tạo thư mục tìm kiếm riêng cách nhấn phải chuột lên thư mục Search Folder danh sách thư mục chọn New Search Folder Ví dụ, đăng ký nhận tin RSS từ Microsoft Developer Network, bạn lọc tin cách tạo thư mục tìm kiếm mang tên New Outlook Stuff có nhiệm vụ hiển thị email chưa đọc gửi từ địa MSDN Sao lưu Microsoft Outlook không cần phần mềm Hiện nay, Microsoft Outlook nhiều ngƣời sử dụng giúp bạn quản lý nhiều tài khoản email khác lúc Vấn đề bạn cài đặt lại máy tính việc lƣu nội dung Microsoft Outlook thƣờng thời gian không đơn giản Bài viết xin trình bày cách lƣu Microsoft Outlook thủ công mà hiệu phần mềm chuyên dụng a Sao lƣu tài khoản Cách làm sau: Vào Start > Run > gõ regedit bấm Enter, cửa sổ bạn tìm đến từ khóa 133 Hkey_Current_User\Software\Microsoft\Windows NT\Current Version\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook, bấm chuột phải lên Outlook chọn Export lưu lại với tên Account, bấm Save để xác nhận (tạo file Account.reg) b Sao lƣu thƣ tín kèm theo tài khoản riêng biệt Trước tiên bạn cần công cụ Winrar, để giúp tạo tập tin tự chạy exe, công cụ nén giải nén phổ biến nay,bạn download đây: Bây giờ, thực lưu thư tín theo tài khoản riêng biệt để phục hồi xác rõ ràng, bạn vào My Computer > Local Disk C > Documents and Settings >Tài khoản bạn sử dụng > Local Settings > Application Data > Microsoft > Outlook (lƣu ý: thư mục Local Settings thư mục ẩn không nhìn thấy được, muốn bạn phải cho windows hiển thị thư mục tập tin ẩn cách nhấp đôi vào My Computer > chọn Tools công cụ > Folder Options > View > đánh dấu chọn mục Show hidden files anh folders > bấm OK để xác nhận) Trong thư mục Outlook có files tên Outlook.pst chuyên chứa nội dung thư tín Archive.pst chứa lênh phân phối thư theo tài khoản khác Trước tiên, bạn bấm chuột phải lên file Archive.pst chọn lệnh Add to archive, bảng Archiving Options bạn đánh dấu chọn mục Create SFX archive, mở thẻ Advanced bấm SFX options Trong dòng Path to extract có khung để điền đường dẫn, bạn điền xác đường dẫn đến file Archive.pst, bấm OK để xác nhận cài đặt Làm tương tự với file Outlook.pst để tạo file tự chạy với tên Outlook.exe Archive.exe Đây files giúp bạn phục hồi xác nội dung thư thông tin tài khoản gửi thư c Sao lƣu chữ ký, mật khẩu, rule tất Cách làm sau: tìm đến thư mục My Computer > Local Disk C > Documents and Settings > Tài khoản bạn sử dụng > Application Data, có thư mục tên Microsoft, bấm chuột phải lên thư mục chọn Add to archive làm tương tự để tạo file tự chạy có tên Microsoft.exe File giúp 134 bạn phục hồi chữ ký, mật khẩu, quy tắc gửi thư, lịch biểu, sổ địa chỉ, giao diện, mật bảo vệ thư, d Phục hồi nguyên vẹn Microsoft Outlook Bây bạn đem files Account.reg, Outlook.exe, Archive.exe, Micrsoft.exe lưu vào nơi an toàn Sau cài đặt lại máy, bạn chại file để phục hồi lại Microsoft Outlook nguyên vẹn ban đầu Skylook 2.0 Skylook phần mở rộng Microsoft Outlook Khi cài đặt Skylook tạo toolbar Skype giao diện Outlook, cho phép thực gọi ghi âm từ Skype Cấu hình tài khoản gmail 135 Nếu bạn sử dụng Office Microsoft có công cụ MS Outlook tận dụng để duyệt quản lý hộp thư Google nhanh chóng Trước hết, bạn phải đăng nhập vào hộp thư Gmail trang http://mail.google.com, vào Settings > chọn thẻ Forwarding and POP/IMAP > đánh dấu chọn vào trước dòng Enable POP for all mail or Enable POP for mail that arrives from now on mục POP Download Xong, nhấn Save Changes Sau đó, bạn mở MS Outlook lên Thêm tài khoản e-mail Outlook Nhấp vào tab File Trên tab Info, theo Account Information, nhấp vào Account Settings 136 Nhấp vào Add Account Nhập tên, Địa email bạn, mật bạn Nhấn Next 137 Nhấn Finish Mở Calendar, Contacts hay Task List lúc 138 Phải di chuyển chuột nhiều lần cần hoán đổi Inbox Calendar, hay Contacts Tasks? Hãy nhấn chuột phải vào nút chọn Open in a New Window, bạn giữ Contacts Calendar mở cửa sổ riêng biệt Các cửa sổ mở đọc thư, dùng tổ hợp Alt-Tab để di chuyển cửa sổ Hiển thị ngày tháng Calendar Người dùng chọn hiển thị nhiều ngày tháng lúc, với ngày liền kề không cách giữ Ctrl chọn ngày tháng muốn xem góc bên trái cửa sổ Calendar Các ngày tháng nhấn chọn xuất dạng cột phần hiển thị Calendar Người dùng hiển thị nhiều ngày liên tục cách giữ chuột kéo để chọn ô 10 Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, Calendar Outlook hiểu văn tiếng Anh dạng lẫn chữ viết tắt phần Start Time End Time Ví dụ như, thay gõ hẳn ngày tháng cần gõ “next Tue” “next month”, Calendar tự động chèn ngày xác (“Next month” tính theo ngày cách ngày hôm tháng.) Trong trường thời gian, 139 người dùng gõ “now” viết tắt “4p”, Outlook chỉnh lại “4:00 pm.” Tương tự, ký tự viết tắt dạng sử dụng với cửa sổ Scheduling, người dùng mở hộp thoại Appointment Recurrence nhập “next Thursday” vào phần Start, Outlook trả ngày xác 11 Tùy biến Ribbon Lần đầu xuất Office 2007, công cụ với giao diện Ribbon sớm trở thành chủ đề tranh cãi người dùng Một số người dùng ưa thích giao diện Ribbon này, số khác lại cho giao diện menu cũ tiện lợi Bởi nhà phát triển thứ ba cho mắt chương trình có khả trả giao diện menu cũ quen thuộc, ví dụ Classic Menu từ Addintools Thanh Ribbon tiếp tục xuất phiên Office 2010 này, chí bổ sung vào tất ứng dụng Office bao gồm Outlook OneNote Tuy nhiên, khác biệt lớn so với phiên trước việc bạn có khả tùy biến Ribbon Bạn định xem tính xuất tab, chí muốn, bạn hoàn toàn thêm tab đặt tính ưa dùng lên tab Để tùy biến Ribbon, bạn click chuột phải vào nó, chọn Customize The Ribbon Trong hộp thoại ra, bạn tự tạo tab thêm / bớt tính tab 140 12 Thêm liệu lịch biểu vào email Nếu email sử dụng thuộc server Microsoft Exchange cần gửi thư cho thuộc Exchange, người dùng thêm liệu từ lịch vào email Trong cửa sổ soạn thảo thư, chọn dải Message (mặc định), chọn Calendar từ nhóm Include định khoảng thời gian, mức độ chi tiết Tùy chọn sẵn tài khoản người dùng thuộc server POP IMAP 13 Bỏ add-in không cần thiết 141 Có thể giúp Outlook 2010 chạy nhanh êm cách bỏ add-in mà phần mềm khác cài đặt vào Chọn File Options… click chọn Add-ins, chọn Manage (mục cùng), phải đảm bảo COM Add-in mục hành, nhấn Go… Từ hộp thoại COM Add-in người dùng vô hiệu hóa mục cách bỏ đánh dấu click chọn Remove để loại bỏ hoàn toàn 14 Các phím tắt Các phím tắt sử dụng Microsoft Outlook - Ctrl+1: mở cửa sổ Mail - Ctrl+2: mở Calendar - Ctrl+3: mở Contacts - Ctrl+4: mở Tasks 142 - Ctrl+5: mở Notes - Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn Outlook - Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) - Ctrl+N: soạn tin nhắn - Ctrl+R: trả lời tin nhắn 15 Kéo thả thứ Một ưu điểm lớn Outlook bạn kéo thả mục Outlook từ thư mục sang thư mục khác Kéo email vào thư mục liên lạc bạn, Outlook tạo liên lạc cho bạn first name last name địa email cho bạn Kéo email vào thư mục lịch biểu, lúc hẹn tạo cho bạn với lưu ý lịch biểu phần body email nhập vào 16 Kích phải thứ Nếu bạn nghi ngờ không muốn biết cần thực Outlook, cần kích phải vào mục Outlook đó, menu xuất cung cấp cho bạn tính mong muốn Kích phải vào tên địa email chọn Add to Outlook Contact, liên lạc bạn tạo cách tự động Kích phải vào mục calendar, bạn in đem mang theo kèm bạn đến hẹn 17 Tìm kiếm thứ Nếu bạn giống chúng tôi, đợi vài giây để tìm kiếm thứ phát bực dọc tính tốt mà thích Outlook 2010 tìm kiếm nhiều thứ nhanh nhiều Chỉ thân tìm kiếm đáng nâng cấp bạn sử dụng phiên Outlook cũ Chỉ cần đánh vào từ hộp thoại Search Inbox bạn hay thư mục mail nào, Outlook tìm cho bạn email cần thiết Bạn thực tương tự với mục Contacts, Calendar hay Task Hộp thoại tìm kiếm nằm phía bên trái cửa sổ nhanh chóng trả kết tìm kiếm cho bạn Cho ví dụ, thư mục Contact bạn, cần đánh New York tất liên lạc bạn có địa New York lưu ý có ghi New York 143 18 Tạo thư mục mở cho thứ Một số số bạn hẳn biết cách tạo thư mục email mở rộng cách kích phải vào danh sách thư mục chọn New Folder Bạn có biết tạo kiểu thư mục khác liên lạc khác, lịch biểu thư mục nhiệm vụ không? Để tạo thư mục Contact khác, có lẽ liên lạc cá nhân đó, bạn kích phải vào thư mục chọn New Folder Dưới "Folder Contains," chọn Contact Items chọn địa điểm bạn muốn lưu New Contact Folder, sau thư mục bạn vừa tạo hữu 19 Tiết kiệm thời gian thời gian, Download tiêu đề Email Chạy Outlook 2010 offline có ích bạn muốn thực nhiệm vụ khác email Nhưng bạn có 100 email muốn tải chúng máy Theo mặc định Outlook 2010 tải email tập tin đính kèm không yêu cầu người sử dụng cài đặt thiết lập tài khoản cho lần Trong Outlook 2010 bạn nhấn Ctrl + Alt + S để mở Outlook bạn Gửi nhận Groups, trường hợp Outlook 2010.Trước tiên, bạn click vào Send/Receive tab -> Send/Receive Groups > Define Send/Receive Groups thể hình Hộp thoại Send/Receive Groups hiển thị Nhấn vào nút Edit 144 Now under the Account Options, select „Download headers for subscribed folders‟ This will download your emails faster by ignoring the attachments This can be a quick way to send/receive emails and save time Bây bên mục Account Options, chọn “Download headers for subscribed folders” Khi chọn mục outlook 2010 tải email bạn nhanh cách bỏ qua tập tin đính kèm Việc chọn nhanh chóng để gửi / nhận email tiết kiệm thời gian 145 146 [...]... message đã bị xoá trong Outlook Mặc định, tất cả các message đã bị xoá và đưa vào thư mục Deleted Items có thể được phục hồi ở client Outlook (máy của người dùng) Chương trình này được gọi là xoá mềm Để làm điều đó, bạn vào Tab Folder > "Recover deleted items" 19 Hiển thị hộp thoại "Recover deleted items" Trong hộp thoại hiện tất cả các phần tử bị xoá bên trong thư mục Deleted Items Bạn sẽ thấy hai lựa... http:///exchange//Caixa%20de%20Entrada/?cmd=Sh owDeleted Mẹo 2: Những phiên bản nào của Microsoft Outlook có chức năng Recover Deleted Items 21 Đó là phiên bản từ Microsoft Outlook 97 trở về sau Mẹo 3: Tôi có thể phục hồi các Note và Contact bằng chức năng Recover Deleted Items không? Có, nhưng bạn sẽ phải dùng Outlook 2000 hoặc phiên bản mới hơn Nếu bạn đang dùng một phiên bản cũ (Outlook 97 hoặc 98) bạn chỉ có thể khôi phục được các phần... thư mục ban đầu (thư mục Deleted Items) Mặc định, thành phần trên chỉ làm việc với thư mục Deleted Items (xoá mềm) Nếu một message bị xoá bằng tổ hợp phím Shift + Delete (xoá cứng) từ thư mục khác, nó sẽ không xuất hiện trong phần Recover Deleted Items của thư mục Deleted Items Một trường hợp phổ biến khác: khi người dùng chuyển các message từ mailbox (Inbox, Sent Items) thành dạng file ".pst", các message... cho người khác mà không thể nào chỉnh sửa hay lấy lại được Nhưng bạn không phải lo lắng, MS Outlook sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn đó trong nháy mắt Gọi về lá thƣ trót gửi Trong MS Outlook, bạn có thể gọi về một lá thư đã (trót) gửi bằng một thủ tục rất đơn giản Trước tiên, cần bấm vào mục Mail, Chọn Sent Items Khung bên phải sẽ liệt kê các lá thư đã gửi đi Bạn bấm kép lên lá thư muốn thu hồi để mở... phục được các phần tử mail Các message đã xoá bị đưa ra ngoài nơi lưu trữ tạm thời Keep deleted Items trong trường hợp: Khi các message đã xoá hết thời gian lưu trữ tạm thời trong Keep deleted Items Bạn nên dùng chức năng Recovery Storage Group để phục hồi lại dữ liệu j Triệu hồi và sửa thƣ…trót gửi với MS Outlook Chỉ cần một cú click chuột là bạn đã có thể gửi thông điệp qua email đến cho người khác... thể dùng thành phần Recover Deleted Items cho tất cả các thư mục Outlook Chú ý: Khi các message trong hộp Inbox của bạn được để dưới dạng file *.pst, những message nào được chuyển đi trong chương trình đều được coi là xoá cứng Một số mẹo khi sử dụng thành phần Recover Deleted Items Dưới đây là trả lời cho một số câu hỏi thường được đặt ra về Recover Deleted Items Mẹo 1: Có thể khôi phục các phần tử... Deleted Items Xoá cứng: là khi dữ liệu bị xoá hoàn toàn bằng cách ấn tổ hợp phím SHIFT + DELETE và dữ liệu tự động được loại bỏ khỏi ổ cứng máy Các thư thường bị xoá cứng trong trường hợp:    Ấn tổ hợp phím SHIFT+DELETE trong Microsoft Outlook để xoá thư Làm việc trên client Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4) hoặc client khác không có chế độ tự động chuyển thư bị xoá vào thư mục Deleted Items Chuyển... phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lưu) - Mục Sent Items: Là mục lưu các nội dung thư đã gởi đi thành công - Mục Deleted Items: Các thư đã xóa, khi xóa thư thì địa chỉ và nội dung thư đã xóa sẽ chuyển sang mục này chứ chưa xóa hẳn khỏi mail Nếu muốn xóa hẳn khỏi mail thì click phải chuột tại mục này và chọn Empty Deleted Items - Mục Junk E-mail: lọc các email quảng cáo, Spam hay những thư... file đính kèm trƣớc khi gửi email Trong Outlook 2010s7, khi bạn nhận được các tài liệu đính kèm ta có thể quan sát các file này trước khi mở chúng hoặc lưu về ổ đĩa Nó giúp cho máy tính của bạn an toàn hơn, tránh lưu về các mã độc Để xem được các file này ta nhấn vào biểu tượng file đó (như hình trên) Bạn có thể quan sát các file đó ở cửa sổ đọc (cột bên trái Outlook) h Tạo email trả lời tự động (auto... xoá (Recover Deleted Items ) trên tất cả thư mục Outlook Để chỉnh sửa thanh ghi, thực hiện theo những bước sau: 1 Vào Start, chọn Run, gõ regedit rồi chọn OK 2 Vào HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Cli ent\Options 3 Kích phải chuột lên khung bên phải rồi vào New, chọn DWord Value, gõ DumpsterAlwaysOn và điền giá trị 1 vào để kết thúc (Hình 5) 20 4 Khởi động lại Outlook Bổ sung thêm giá