hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

MỤC LỤC BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, TP HỒ CHÍ MINH Lời cảm ơn Mục lục Danh mục chữ viết tắt ĐINH THỤY NGÂN TRANG Danh mục sơ đồ LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm kiểm soát nội HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM 1.1.1 Các thành phần hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Môi trường kiểm soát 1.1.2.1 Đònh nghóa 1.1.2.2 Trách nhiệm 1.1.2.3 Các yếu tố môi trường kiểm soát 1.1.3 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ 1.1.3.1 Đònh nghóa 1.1.3.2 Trách nhiệm 1.1.3.3 Các yếu tố đánh giá rủi ro 1.1.4 Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Anh Hoa Hoạt động kiểm soát 10 1.1.4.1 Đònh nghóa 10 1.1.4.2 Trách nhiệm .10 1.1.4.3 Các yếu tố hoạt động kiểm soát 10 1.1.5 TP Hồ Chí Minh – Năm 2007 Đánh giá rủi ro Thông tin truyền thông 13 1.1.5.1 Hệ thống thu nhận, xử lý ghi chép thông tin 13 1.1.5.2 Báo cáo thông tin nội bên .14 1.1.6 Giám sát 14 KẾT LUẬN CHƯƠNG 28 1.1.6.1 Giám sát thường xuyên .15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.6.2 Giám sát đònh kỳ 15 TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM 28 1.2 Mục tiêu kiểm soát nội 15 2.1 Tổng quan công ty Nuplex Resins Việt Nam 28 1.2.1 Bảo đảm độ tin cậy tính trung thực thông tin 15 1.2.2 Bảo đảm tuân thủ 15 1.2.3 Bảo vệ tài sản doanh nghiệp 15 1.2.4 Bảo đảm sử dụng tiết kiệm hiệu tài nguyên doanh nghiệp 15 1.3 Kiểm soát nội môi trường xử lý liệu điện tử 16 1.3.1 Các thành phần hệ thống thông tin điện tử 16 1.3.2 Phương pháp tổ chức xử lý liệu 17 1.3.2.1 Phương pháp tổ chức liệu 17 1.3.2.2 Phương pháp xử lý liệu 17 1.3.3 Tổ chức hệ thống thông tin 18 1.3.4 Những thách thức môi trường tin học đến kiểm soát nội doanh nghiệp 21 1.3.5 2.1.1 Lòch sử hình thành phát triển công ty 28 2.1.1.1 Lòch sử hình thành 28 2.1.1.2 Lónh vực hoạt động 28 2.1.1.3 Đòa điểm hoạt động 28 2.1.2 Sơ đồ tổ chức công ty Nuplex 28 2.1.3 Tổ chức thông tin báo cáo kế toán 31 2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội công ty Nuplex Resins 35 2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát 36 2.2.1.1 Triết lý phong cách điều hành nhà quản lý .36 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức phân chia trách nhiệm 37 2.2.1.3 Chính sách nhân lực làm việc nhân viên 37 2.2.1.4 Ban kiểm soát nội .38 2.2.2 Thủ tục kiểm soát chu trình nghiệp vụ công ty Nuplex Resins Việt Nam 38 Thủ tục kiểm soát nội môi trường xử lý liệu điện tử 23 2.2.2.1 Chu trình mua hàng toán 38 1.4 Hạn chế hệ thống kiểm soát nội 25 2.2.2.2 Chu trình sản xuất 43 2.2.2.3 Chu trình bán hàng thu tiền 49 1.4.1 Hệ thống kiểm soát nội tiến hành người 25 1.4.2 Quan hệ lợi ích chi phí 26 1.4.3 Hệ thống kiểm soát nội không bao quát rủi ro không lường trước 26 2.3 Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội 54 2.3.1 Môi trường kiểm soát 54 2.3.2 Hoạt động kiểm soát 54 2.3.3 Thông tin truyền thông 55 2.4 Các nhân tố đe dọa hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin 74 công ty Nuplex Resins 55 3.2.4 Các giải pháp phụ trợ từ đối tượng liên quan 74 2.4.1 Đối với môi trường kiểm soát 55 2.4.1.1 Cơ cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm quyền hạn 55 2.4.1.2 Chính sách nhân lực làm việc nhân viên 56 2.4.2 Đối với hoạt động kiểm soát 56 2.4.2.1 Chu trình mua hàng – trả tiền 56 2.4.2.2 Chu trình sản xuất 57 2.4.2.3 Chu trình bán hàng – thu tiền .57 2.4.3 Đối với thông tin truyền thông 58 2.5 Nguyên nhân nhân tố đe dọa hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội 59 KẾT LUẬN CHƯƠNG 61 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM 61 3.1 Mục tiêu xây dựng giải pháp 61 3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB công ty Nuplex Resins 62 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 62 3.2.1.1 Thiết lập cấu tổ chức phân chia trách nhiệm hợp lý .62 3.2.1.2 Chính sách nhân lực nhân viên 64 3.2.1.3 Quan điểm phong cách điều hành nhà quản lý 65 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát 66 3.2.2.1 Chu trình mua hàng toán .66 3.2.2.2 Chu trình sản xuất 71 3.2.2.3 Chu trình bán hàng – thu tiền 72 KẾT LUẬN CHƯƠNG 76 KẾT LUẬN 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập nghiên cứu, luận văn “Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công ty Nuplex Resins Việt Nam” hoàn thành Ngoài cố gắng thân, tác giả nhận khích lệ hỗ trợ nhiều từ phía thầy cô, gia đình, đồng nghiệp bạn bè Trước hết tác giả xin cảm ơn gia đình động viên tạo điều kiện KSNB: Kiểm soát nội GTGT: Giá trò gia tăng KH & ĐT: Kế hoạch Đầu tư MS: Main System UBKHNN: y Ban Kế Hoạch Nhà Nước cho tác giả học tập hoàn thành luận văn tốt nghiệp Tác giả cảm ơn thầy cô trường Đại học Kinh Tế, Tp Hồ Chí Minh truyền đạt kiến thức quý báu thời gian tác giả học tập trường Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng chân thành sâu sắc tới cô Trần Anh Hoa, người tận tình hướng dẫn giúp đỡ tác giả trình làm luận văn tốt nghiệp Xin cảm ơn giám đốc tài công ty Nuplex Resins Việt Nam DANH MỤC SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ mô tả thiết bò vi tính liên quan đến hệ thống 17 Sơ đđồ 1.2 – Cơ cấu tổ chức phận quản trị hệ thống thông tin 21 Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức công ty Nuplex 30 đồng nghiệp công ty TNHH ATI, nơi tác giả công tác, tạo điều kiện Sơ đồ 2.2 – Cấu trúc tài khoản công ty Nuplex 33 thuận lợi để tác giả hoàn thành luận văn Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ kế tốn máy tính 37 Sơ đồ 2.5 – Chu trình Mua hàng – Thanh tốn 42 Sơ đồ 2.5 – Chu trình sản xuất 47 Sơ đồ 2.6 – Chu trình Bán hàng – Thu tiền .53 Sơ đồ 3.1 – Q trình mua hàng (kiến nghị) .71 Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ Main System .vii Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ hệ thống Accpac ix -1- LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài Trên giới, khái niệm kiểm soát nội đời lâu đặc biệt phát -2- Trong doanh nghiệp bất kỳ, xung đột lợi ích chung lợi ích riêng luôn tồn Nếu hệ thống kiểm soát nội qui đònh để hướng người lao động hành động không lợi ích riêng mà làm tổn hại để lợi ích chung toàn doanh nghiệp triển đạo luật Sarbanes-Oxley Mỹ đời năm 2002 Hiện với kênh thông tin rộng rãi, khái niệm kiểm soát nội không xa lạ doanh nghiệp Việt Nam Tuy nhiên xu hướng toàn cầu hóa phát triển mạnh mẽ, Việt Nam không nằm xu Trước tình hình này, nhà quản lý doanh nghiệp cần phải quan tâm tới hiệu hoạt động doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội công cụ quản lý hữu hiệu giúp cấp lãnh đạo biết hiệu xảy khâu cụ thể nguyên nhân Họ xác đònh rõ ràng trách nhiệm thuộc Theo báo chí nay, đa số thua lỗ, tham nhũng doanh nghiệp Việt Nam có nguyên nhân quản lý yếu kém, hệ thống kiểm soát nội lỏng lẻo Các doanh nghiệp muốn tồn vững mạnh môi trường cạnh tranh phải có hệ thống quản lý hiệu Theo ông Chris Freund, Tổng giám đốc, Quỹ Đầu tư Mekong Capital: “Khi đầu tư vào công ty tư nhân, cho vấn đề lớn quản trò doanh nghiệp tính minh bạch thấp công ty Cụ thể phần lớn hệ thống kế toán hệ thống kiểm soát nội công ty chưa phát triển, điều khiến cho cổ đông khó nắm xác tình hình tài công ty.” (1) Hơn để thu hút vốn đầu tư tình hình kinh tế nay, doanh nghiệp vừa nhỏ không dựa vào kết kinh doanh báo cáo tài kiểm toán, mà thân doanh nghiệp phải kiểm soát hoạt động mình, biết vò trí doanh nghiệp thò trường Có doanh nghiệp sử dụng đồng vốn cách có hiệu Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoạt động điều kiện, môi trường rủi ro kinh doanh thay đổi Hệ thống kiểm soát nội cần phải vận động biến đổi theo Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội để phù hợp với thay đổi yêu cầu thiết yếu cấp quản lý doanh nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu đánh giá hệ thống kiểm soát nội công ty Nuplex Resins Việt Nam để tìm nhân tố đe dọa hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội nguyên nhân nhân tố Thông qua kết tìm hiểu, đề biện pháp để nâng cao tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội Nội dung nghiên cứu Thông qua mục tiêu nghiên cứu, nội dung nghiên cứu tập trung vào vấn đề sau: − Tìm hiểu đánh giá thành phần hệ thống kiểm soát nội công ty Nuplex Resins Việt Nam − Xác đònh nhân tố đe dọa đến hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội nguyên nhân nhân tố − Đề biện pháp để nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội công ty Nuplex Resins Việt Nam Phạm vi nghiên cứu Phân chia hoạt động công ty Nuplex Resins Việt Nam thành chu trình kinh tế: chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình doanh thu chu -3- -4- trình tài Tập trung vào nghiên cứu chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi chu trình doanh thu Đánh giá tìm nguyên nhân, nhân tố đe dọa đến hữu hiệu môi trường kiểm soát thủ tục kiểm soát CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm kiểm soát nội Đề tài không đề cập đến kiểm soát nội chu trình tài Phần Kiểm soát nội trình ban giám đốc, nhà quản lý đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông giám sát đề cập cách sơ nhân viên đơn vò chi phối, thiết lập để cung cấp bảo đảm hợp lược lý nhằm thực ba mục tiêu đây: Phương pháp nghiên cứu Luận văn dựa phương pháp luận vật biện chứng để hệ thống hóa sở lý luận thực tiễn nghiên cứu công ty Từ đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống − Báo cáo tài đáng tin cậy − Các luật lệ qui đònh tuân thủ − Hoạt động hữu hiệu có hiệu (4, 70) Bố cục luận văn sau: Khái niệm nhấn mạnh đến vấn đề sau: Lời mở đầu Một là, người thuộc cấp bậc tổ chức tác động Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội đến kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội bộ, theo mức độ đó, Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội công ty Nuplex Resins trách nhiệm người Các nhà quản lý coi chủ sở hữu hệ thống Việt Nam kiểm soát nội phạm vi trách nhiệm họ Mỗi nhân viên đóng Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hoạt động kiểm soát nội công ty vai trò đònh qui trình kiểm soát nội Nuplex Resins Việt Nam Hai là, hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt Kết luận mục tiêu hoạt động, báo cáo tài tuân thủ Hệ thống Tài liệu tham khảo kiểm soát nội phận cấu thành qui trình quản lý (bao Phụ lục gồm lập kế hoạch, tổ chức, hướng dẫn, kiểm soát …) Nó giữ cho tổ chức hoạt động hướng mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ tối thiểu hóa yếu tố không mong đợi trình hoạt động Ba là, hệ thống kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý việc đạt mục tiêu đảm bảo chắn Hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu nghóa đảm bảo thành công doanh nghiệp Có -5- -6- nhiều lý hệ thống kiểm soát nội cho đảm bảo chuẩn cư xử Ngoài ra, họ nâng cao môi trường kiểm soát họ cư chắn Các lý đề cập đến mục hạn chế kiểm soát xử mực để nhân viên làm gương yêu cầu người tổ chức nội luận văn phải tuân theo chuẩn mực đưa 1.1.1 1.1.2.3 Các yếu tố môi trường kiểm soát Các thành phần hệ thống kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội khác doanh nghiệp có khác biệt qui mô, đặc điểm kinh doanh, văn hóa… Nhưng hệ thống kiểm soát nội coi hữu hiệu cần bao gồm yếu tố sau: − Môi trường kiểm soát − Đánh giá rủi ro − Thủ tục kiểm soát − Thông tin truyền thông − Giám sát 1.1.2 Môi trường kiểm soát 1.1.2.1 Đònh nghóa ™ Triết lý phong cách điều hành nhà quản lý Triết lý quản lý thể qua quan điểm nhận thức người quản lý Phong cách điều hành lại thể qua cá tính, tư cách thái độ họ điều hành đơn vò Triết lý phong cách điều hành nhà quản lý thể qua yếu tố điển hình như: − Tính chất rủi ro kinh doanh chấp nhận Cụ thể nhà quản lý sẵn sàng dấn thân vào dự án có rủi ro cao hay có thái độ bảo thủ với việc chấp nhận rủi ro − Sự tương tác thường xuyên quản lý cấp cao quản lý cấp hoạt động, đặc biệt hoạt động doanh nghiệp diễn đòa điểm có cách biệt đòa lý Môi trường kiểm soát, yếu tố vô hình, tảng − Thái độ hành động báo cáo tài chính, bao gồm thảo phận khác hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp qui tắc ứng xử cấu luận ứng dụng cách xử lý kế toán (ví dụ lựa chọn trúc, bao gồm lực kỹ thuật giá trò đạo đức sách kế toán bảo thủ hay rộng rãi, thoái mái, nguyên tắc Một môi trường kiểm soát hiệu môi trường người có lực, hiểu trách nhiệm họ, giới hạn quyền lực họ họ thành thạo tận tâm việc làm làm theo cách 1.1.2.2 Trách nhiệm Các nhà quản lý chòu trách nhiệm việc “tạo không khí” cho tổ có áp dụng? thông tin kế toán quan trọng có khai báo? ) Triết lý phong cách quản lý ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát tác động đến việc thực mục tiêu đơn vò ™ Cách phân quyền hạn trách nhiệm chức Nhà quản lý nâng cao môi trường kiểm soát họ thiết lập Đó việc cụ thể hóa trách nhiệm quyền hạn thành viên thông tin văn qui trình, sách, giá trò đạo đức tiêu hoạt động đơn vò Thông qua việc phân nhiệm, nhân viên -7- -8- phải xác đònh công việc cụ thể Họ phải ý thức doanh nghiệp Khi xây dựng cấu tổ chức cần xác đònh vò trí hoạt động họ ảnh hưởng đến người khác trinh thực then chốt với trách nhiệm quyền hạn tương ứng Một cấu tổ chức mục tiêu doanh nghiệp Do đó, mô tả công việc cần phải diễn hợp lý giúp cung cấp dòng thông tin cần thiết để quản lý hoạt động giải nhiệm vụ cụ thể cho thành viên xác đònh mối quan hệ doanh nghiệp từ lập kế hoạch, điều hành, thực kiểm soát việc báo cáo thành viên với Ngoài ra, cách thức phân chia ™ Chính sách nhân trách nhiệm quyền hạn liên quan tới việc xác đònh số lượng nhân viên thích hợp cho công việc Nó đòi hỏi phải xác đònh kỹ cần thiết có liên quan, xem xét tới qui mô doanh nghiệp, tính chất kinh doanh mức độ phức tạp hoạt động ™ Tính trực giá trò đạo đức Là qui đònh qui trình tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, thăng tiến xử phạt nhân viên Chính sách nhân cần có liên hệ chẽ với nhân tố giá trò đạo đức đảm bảo lực để tuyển dụng nhân viên tốt cho doanh nghiệp Vì sách nhân đắn bổ sung cho yếu môi trường kiểm soát Tính trực giá trò đạo đức liên quan đến tất người tham Hệ thống kiểm soát nội thực người, gia hệ thống kiểm soát nội Đó chuẩn mực đạo đức nguyên môi trường kiểm soát tập thể người, giá trò người tổ tắc cư xử mà nhà quản lý đặt nhằm ngăn cản hạn chế nhân viên chức Do đó, nói môi trường kiểm soát yếu tố trung tâm hệ thống tổ chức thực hành vi bò coi phạm pháp thiếu đạo đức Tính kiểm soát nội Nói nghóa môi trường kiểm soát tốt hay trực giá trò đạo đức bao gồm việc làm gương nhà quản lý việc xấu đònh hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu hay không Thực chất cư xử đắn, tuân thủ chuẩn mực giảm áp lực thỏa mãn mục thông qua xác đònh chi phí cho trì hệ thống kiểm soát nội tiêu hão huyền tổ chức hay nhiều mà ™ Năng lực làm việc Đó đảm bảo nhân viên phân công công việc phù hợp với trình độ kỹ người Các nhà quản lý cần đảm bảo tất công việc có mô tả chi tiết có phân tích yêu cầu kiến thức, kỹ cần thiết để thực công việc Từ nhân viên bố trí công việc thích hợp ™ Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thể qua sơ đồ tổ chức doanh nghiệp Đó xác đònh trách nhiệm, quyền hạn lộ trình báo cáo thành viên 1.1.3 Đánh giá rủi ro 1.1.3.1 Đònh nghóa Đánh giá rủi ro việc xác đònh phân tích rủi ro liên quan đến việc đạt mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo tài đáng tin cậy tuân thủ qui đònh Do đó, đánh giá rủi ro làm sở cho việc đònh quản lý rủi ro -9- 1.1.3.2 Trách nhiệm Để quản lý hoạt động cách đắn, nhà quản lý cần xác - 10 - 1.1.4 Hoạt động kiểm soát 1.1.4.1 Đònh nghóa đònh mức độ rủi ro hoạt động, tài tuân thủ mà họ sẵn sàng chấp Hoạt động kiểm soát hành động cụ thể hóa từ nhận Đánh giá rủi ro trách nhiệm nhà quản lý cho sách thủ tục mà thực thích hợp lúc giúp quản lý phép họ hành động để giảm việc bất ngờ, không mong đợi Sự thất giảm thiểu rủi ro nhận diện bại quản lý rủi ro dẫn đến việc mục tiêu hoạt động, báo cáo tài tuân thủ không đạt 1.1.3.3 Các yếu tố đánh giá rủi ro ™ Nhận diện rủi ro sau xác đònh mục tiêu Rủi ro đe dọa việc đạt mục tiêu Với mục tiêu phòng ban, rủi ro nên nhận diện Khi nhận diện rủi ro cần bao quát rủi ro bên vả rủi ro bên Các nhà quản lý đặt hàng loạt câu hỏi để nhận diện rủi ro, ví dụ như: Có thể xảy sai phạm nào? Những yếu đâu? Làm biết có đạt đến mục tiêu hay không? … ™ Phân tích rủi ro 1.1.4.2 Trách nhiệm Một nhà quản lý chòu trách nhiệm việc nhận diện rủi ro hoạt động doanh nghiệp, họ người có trách nhiệm việc thiết kế, triển khai giám sát hoạt động kiểm soát để ngăn chặn giảm rủi ro 1.1.4.3 Các yếu tố hoạt động kiểm soát ™ Qui trình phê chuẩn, ủy quyền Đây hoạt động kiểm soát quan trọng Phê chuẩn, ủy quyền việc cấp quản lý cho phép nhân viên thực hoạt động đònh Nó bao gồm ủy quyền chung ủy quyền cụ thể Việc cho phép phòng ban chi tiêu số tiền đònh từ ngân sách ví dụ ủy quyền chung Là xếp thứ tự rủi ro sau nhận diện Để xếp thứ Qui trình phê chuẩn ủy quyền cụ thể liên quan đến nghiệp vụ đơn tự rủi ro, trước hết cần xem xét đến mức độ thường xuyên xảy lẻ, có nghóa nghiệp vụ đòi hỏi phải có chữ ký hay phê chuẩn rủi ro Sau tiến hành đònh tính đònh lượng tổn thất rủi ro xảy Từ điện tử người có thẩm quyền xác đònh hành động cần thiết để quản lý rủi ro Việc xếp thứ tự rủi ro giúp phòng ban tập trung vào giải rủi ro có ảnh hưởng đáng kể Trong hoạt động ủy quyền phê chuẩn, người có thẩm quyền phê chuẩn nên xem xét chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn điều bất thường, đảm bảo có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng minh cho nghiệp vụ trước ký duyệt Việc ký tên trước văn trắng tuyệt đối bò ngăn cấm - 11 - - 12 - Trong trường hợp người có thẩm quyền phê chuẩn Các tài sản có tính khoản cao với nhiều mục đích sử dụng khác không nên nói cho người khác đại diện người phê chuẩn ký tên người phê nhau, tài sản nguy hiểm, chứng từ quan trọng, thông tin có tính bảo mật chuẩn Tương tự, trường hợp người có thẩm quyền phê phải bảo quản cận thận Cụ thể, sử dụng kiểm soát tiếp cận cách chuẩn điện tử không nên chia sẻ mật mã với người khác tốt để bảo vệ tài sản Ví dụ kiểm soát tiếp cận là: khóa cửa, hệ ™ Công tác đối chiếu thống quẹt thẻ, mật mã máy tính Đối chiếu việc so sánh với tập hợp liệu khác nhau, Trong hoạt động bảo vệ tài sản, hàng tồn kho quan trọng, có giá nhận diện tìm khác biệt có chỉnh sửa cần thiết để giải trò lớn phải ghi chép thường xuyên hoạt động mua vào xuất Đònh kỳ, khác biệt Hoạt động kiểm soát giúp đảm bảo xác đầy đủ mặt hàng phải kiểm kê người độc lập với công tác thu mua, nghiệp vụ Một ví dụ đối chiếu so sánh số dư lương phép, lương ủy quyền thủ kho Kết kiểm kê phải so sánh với số dư sổ ghi bệnh phòng ban với số dư lương phép, lương bệnh hệ thống tính chép thường xuyên Những mặt hàng bò thiếu hụt cần phân tích tìm lương Nhân tố chủ chốt qui trình đối chiếu phát giải hiểu nguyên từ đề biện pháp giải khác biệt Nếu ghi nhận khác biệt mà không làm đối chiếu vô ích Việc đối chiếu phải có chứng từ phê chuẩn cấp quản lý ™ Soát xét lại công việc thực ™ Phân chia trách nhiệm Phân nhiệm yếu tố then chốt hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu Nó giúp giảm rủi ro sai sót không phù hợp Một nguyên tắc chung Việc cấp quản lý xem xét lại báo cáo, ghi chép đối chiếu chức phê chuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu quản lý tài sản phải thông tin khác có liên quan hoạt động kiểm soát quan trọng tách riêng biệt Khi chức tách biệt qui mô nhỏ, Cấp quản lý nên xem xét lại tính chắn hợp lý thông tin Việc soát việc giám sát chi tiết hoạt động có liên quan cần phải có xét lại trình thực cung cấp sở để phát vấn đề cần phải giải hoạt động kiểm soát bù đắp Phân chia trách nhiệm là hoạt động ngăn Trong hoạt động soát xét lại, cấp quản lý so sánh số liệu thực tế với ngừa hạn chế gian lận cần phải có thông đồng với nhiều nhân viên số liệu kế hoạch, dự toán, dự báo, số liệu kỳ với Nó làm khác thực hành vi gian lận để đo lường mức độ đạt mục tiêu để nhận diện kết Một số ví dụ cụ thể hoạt động phân nhiệm là: không mong đợi cần phải tiếp tục giải Cũng công tác đối chiếu, việc − Người lập phiếu yêu cầu mua hàng người phê chuẩn soát xét lại báo cáo, đối chiếu thông tin khác nên ghi chép thành tài liệu ™ Bảo vệ tài sản việc mua hàng − Người phê chuẩn việc mua hàng người đối chiếu báo cáo tài hàng tháng - 57 - - 58 - Trong qui trình mua hàng, xét duyệt đơn đặt hàng, người lập Trong sách giá bán, công ty đưa mức lợi nhuận tối thiểu đơn đặt hàng kiêm người lựa chọn nhà cung cấp, dẫn đến việc mua 30% sản phẩm Do sản phẩm có nhiều giá bán tùy hàng với mục đích cá nhân hàng chất lượng, giá cao thuộc vào nhân viên Điều dẫn đến thông đồng nhân Bộ phận nhận hàng nhận có thông tin số lượng hàng đặt mua hóa đơn người bán, thông đồng với người giao hàng lập phiếu viên bán hàng với khách hàng, bán hàng với giá thấp để nhận “ơn nghóa” từ khách hàng, làm doanh thu công ty nhập kho theo chứng từ có trường hợp hàng thừa chiếm giữ số hàng Việc giao nhận chứng từ phòng ban thủ tục ký nhận, nên việc thất lạc chứng từ qui trách nhiệm cho ai, ảnh hưởng tới Khi lập lệnh bán hàng, nhân viên bán hàng tham chiếu số lượng tồn kho giao hàng thành phẩm Nhưng không đối chiếu với kế hoạch sản xuất, nên có khả chấp nhận ngày nhận giao hàng với số lượng mà bên sản xuất không đáp ứng công tác kế toán 2.4.2.2 Chu trình sản xuất Do hoạt động sản xuất điều khiển từ máy tính nên công ty gặp rủi ro hệ thống phải ngưng sản xuất có cố điện, nước Hiện tại, việc nộp tiền mặt vào quỹ thực theo lệnh giám đốc tài chính, lòch trình cụ thể Điều dẫn đến việc tiền mặt quỹ bò chiếm dụng hình thức gối đầu 2.4.3 Đối với thông tin truyền thông Ngoài ra, thực tế, thủ kho giao nguyên vật liệu cần thiết kèm Cách thức cài đặt phần mềm Accpac máy chủ Úc máy quyền sở hữu trách nhiệm cho xưởng sản xuất Nhưng hệ thống kế toán, kết nối vào máy chủ để chạy ứng dụng Accpac thông qua phần mềm Citrix nghiệp vụ ghi nhận chuyển giao Do đó, kiểm kê hàng làm cho việc xử lý liệu phụ thuộc vào tốc độ xử lý citrix Hiện độ lớn tồn kho, việc mát tài sản khó xác đònh trách nhiệm của sở liệu nhỏ, nên công ty Nuplex chưa gặp trục trặc việc 2.4.2.3 Chu trình bán hàng – thu tiền Mặc dù công ty có sách quản lý hạn mức tín dụng khách hàng, phận bán hàng lại không nhận thông tin tình hình toán từ phận kế toán không chòu trách nhiệm việc thu hồi nợ Do đó, mục tiêu tăng doanh số để có thưởng, có khả phận bán hàng liên tục bán cho khách hàng chậm trễ chi trả, làm ảnh hưởng hiệu kinh doanh công ty truyền liệu máy máy chủ Nhưng tương lai, độ lớn sở liệu tăng lên, với số lượng người sử dụng tăng lên theo phát triển công ty, có khả citrix xử lý không kòp, làm cho số liệu đường truyền bò Điều dẫn đến sở liệu bò hỏng Bên cạnh đó, với cách cài đặt Accpac theo kiểu sử dụng Citrix, nhân viên vận hành đóng (close) chương trình Accpac không cách nhân viên làm việc tiếp tục Accpac có người có quyền vào máy chủ để khởi động lại tác vụ Accpac cho nhân - 59 - - 60 - viên (user ID ) Điều làm cho công việc công ty Nuplex bò ngưng KẾT LUẬN CHƯƠNG trệ người có quyền thao tác máy chủ 2.5 Qua nghiên cứu thực tế công tác kiểm soát nội công ty Nuplex Nguyên nhân đe dọa hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội Resins Việt Nam, nói công ty thiết lập hệ thống kiểm soát nội Qua tìm hiểu, hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội công ty tồn nhiều khuyết điểm làm cho hệ thống chưa đạt hiệu Nuplex bò đe dọa số nguyên nhân chủ quan khách quan sau: ™ Nguyên nhân chủ quan − Công ty không trang bò thiết bò tích điện cho hệ thống máy tính khu vực văn phòng xưởng sản xuất khu vực tin học hóa hoàn toàn − Chính sách qui đònh chi tiết xử lý nghiệp vụ sơ sài − Trong việc ghi nhận hoạt động sản xuất vào hệ thống phần mềm, công ty quan tâm tới cách thức tập hợp chi phí tính giá thành hệ thống mà quên khác phương thức xuất kho dạng nguyên vật liệu Trong trình hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty Nuplex có số thuận lợi ban đầu Có thể khái quát thuận lợi tiêu biểu sau: − Ban lãnh đạo công ty có ý thức tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội − Công ty có qui trình hoạt động vào qui cũ làm thành văn − Công tác lập kế hoạch sản xuất thực nghiêm túc đặn theo chu kỳ tháng có cập nhật lại tháng − Sự quản lý công tác kế toán nhiều hỗ trợ từ phần − Nuplex công ty có qui mô vừa, nên có kiêm nhiệm tất yếu, mềm Accpac hệ thống điều khiển sản xuất Hệ thống giúp công ty quản lý chủ yếu dựa vào ý thức nhân hạn chế rủi ro có kiêm nhiệm Đồng thời hệ thống viên cung cấp chứng từ lưu chuyển với số liệu đáng tin cậy − Công ty dựa vào trợ giúp công ty cung cấp phần mềm kế toán nhân viên họ nghỉ phép ™ Nguyên nhân khách quan Theo sách công ty mẹ, sở liệu công ty phải đặt máy chủ công ty mẹ Mỗi công ty tập đoàn Nuplex sản xuất loại ngành hàng Riêng công ty Nuplex Việt Nam đời sau sản xuất tất ngành hàng (3 ngành hàng) Do đó, công ty mẹ không lưu ý tới độ lớn sở liệu công ty Nuplex Việt Nam - 61 - CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM 3.1 - 62 - 3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB công ty Nuplex Resins 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 3.2.1.1 Thiết lập cấu tổ chức phân chia trách nhiệm hợp lý a) Cơ cấu tổ chức Mục tiêu xây dựng giải pháp Trong trình hoạt động, doanh nghiệp gặp không rủi ro chủ quan Thiết kế cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm công việc khách quan đe dọa đến đạt mục tiêu Do doanh phận Đội bảo vệ nên trực thuộc phận nhân Nên tổ chức đội xe nghiệp phải tự xoay sở đối phó với rủi ro Và hệ thống kiểm soát nội thành phận riêng biệt, chòu trách nhiệm vận chuyển hàng hữu hiệu công cụ giúp nhà quản lý đạt mục tiêu Hay nói cách b) Sự phân chia trách nhiệm hợp lý khác, tập hợp biện pháp giúp giảm thiểu hay ngăn ngừa rủi ro đe dọa đạt mục tiêu doanh nghiệp coi hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nói chung Các biện pháp ngăn ngừa phát gian lận sai soát Mục tiêu doanh nghiệp muốn đạt hiệu mong muốn với chi phí bỏ thấp Do việc xây dựng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bò chi phối mục tiêu Trên sở đó, kết hợp với việc tìm hiểu, đánh giá thuận lợi nguy gặp rủi ro hệ thống KSNB công ty Nuplex trình bày chương 2, tác giả đề xuất số giải pháp nhằm giúp công ty Nuplex hoàn thiện hệ thống KSNB Giải pháp tập trung vào vấn đề sau: Sự phân chia trách nhiệm cần phải tôn trọng nguyên tắc ủy nhiệm quyền hạn trách nhiệm tách biệt chức Ủy nhiệm quyền hạn trách nhiệm: cần phải tập trung qui trách nhiệm việc điều hành cho cá nhân đứng đầu phận Những hoạt động mà không chòu trách nhiệm dễ bò xem thường không qua tâm mức có tác động không tốt đến hoạt động phận khác − Đối với công ty Nuplex, doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân viên tương đối ít, việc qui đònh trách nhiệm cho trưởng phận, công ty cần xác đònh rõ trách nhiệm cho cá nhân cụ thể Việc giao hẳn trách nhiệm cho cá nhân đó, buộc người − Hoàn thiện môi trường kiểm soát phải có ý thức đến công việc làm, gia tăng khả hoàn − Hoàn thiện số hoạt động kiểm soát chu trình hoạt thành tốt công việc với gian lận sai sót động − Hoàn thiện thông tin truyền thông − Các giải pháp phụ trợ từ đối tượng liên quan − Sự vận hành công ty kết hợp hoạt động, công việc riêng lẽ lại với Do đó, việc ủy nhiệm phân đònh trách nhiệm cần bao gồm trách nhiệm phối hợp công việc phận cá nhân lại với - 63 - - 64 - Tách biệt chức năng: Qui tắc đòi hỏi công ty phải giao − Hạn chế việc cập nhật khoản trả tiền từ nhà cung cấp kế toán nợ phần việc khác cho cá nhân phận riêng biệt phải trả kiêm thủ quỹ Chuyển công việc in phiếu chi lệnh phần việc cá nhân phận đảm nhận chuyển tiền qua nhân viên kế toán ngân hàng có qui đònh số tiền dễ xảy khả phát sinh sai sót gian lận: mặt tối thiểu phiếu chi cần có phê chuẩn cấp có thẩm quyền − Chức bảo quản tài sản với chức hạch toán nghiệp vụ liên quan Ví dụ: thủ quỹ người hạch toán nghiệp vụ thu chi tiền − Chức bảo quản tài sản chức phê chuẩn nghiệp vụ liên quan đến tài sản − Chức phê chuẩn nghiệp vụ chức hạch toán nghiệp vụ Ví dụ, nhân viên không phép vừa tìm kiếm nhà cung cấp vừa phê chuẩn đơn đặt hàng gởi tới nhà cung cấp Nói cách khác, tách biệt chức có nghóa không nên giao cho người phận phụ trách nghiệp vụ qua tất khâu Hiện công ty Nuplex có kiêm nhiệm có khả gây thất thoát tài sản, làm ảnh hưởng đến hiệu kinh doanh5 Nhưng công ty nhỏ, kiêm nhiệm điều không tránh khỏi để tiết kiệm chi phí Để hạn chế tác động tiêu cực kiêm nhiệm trên, công ty Nuplex nên thực hiện: − Hạn chế quyền truy cập vào sở liệu giám đốc tài Chỉ cho nhân viên quyền đọc thông tin sở liệu Khi 3.2.1.2 Chính sách nhân lực nhân viên Bộ phận nhân công ty cần góp phần đào tạo nhân viên có lực, giảm nguy phát sinh sai sót gia tăng mức độ hiệu nghiệp vụ thực Công ty cần ban hành sách khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ hỗ trợ kinh phí, thời gian học tập, khen thưởng cho người có thành tích học tập tốt Các khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cần tổ chức vào thời gian linh hoạt để nhân viên có liên quan tham dự Trong trường hợp việc huấn luyện tổ chức bên thực hiện, cần thiết phải có tham gia người chòu trách nhiệm Người có trách nhiệm huấn luyện lại cho nhân viên có liên quan vào thời điểm thích hợp Điều tiết kiệm chi phí kéo dài thời gian học tập Đònh kỳ luân phiên công việc thành viên phận phận có liên quan nghiệp vụ để tránh tình trạng công việc bò ngưng trệ nhân viên phụ trách nghỉ việc đột xuất phát sai sót hệ thống cần phải chỉnh sửa sở Ngoài phúc lợi cho nhân viên, công ty cần quan tâm đến phúc lợi cho liệu nhân viên phải giải trình rõ lý giám đốc người nhà nhân viên Ví dụ công ty có sách trợ cấp hỗ trợ phận IT công ty mẹ cho phép chỉnh sửa sở liệu ngày phép cho nhân viên thân nhân (cha, mẹ, con, vợ, chồng) họ bò đau có lưu lại dấu vết chỉnh sửa ốm, tổ chức chuyến du lòch dã ngoại hàng năm cho nhân viên thân nhân, …Có nhân viên an tâm làm việc suất công việc tăng cao Mục 2.4.1.1 - 65 - - 66 - Hiện nay, công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 3.2.1.3 Quan điểm phong cách điều hành nhà quản lý Theo khảo sát, cấp quản lý công ty Nuplex có quan tâm đến kiểm Nuplex gần tin học hóa toàn bộ, từ nhà xưởng văn phòng Do soát nội Chính điều ảnh hưởng đến tất nhân viên, buộc họ không công ty cần phải xây dựng biện pháp ngăn ngừa virút phá hỏng liệu hay lơ với nguyên tắc thủ tục mà công ty đặt Tuy nhiên, để lắp cắp liệu, cụ thể: nâng cao tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý phải không − Các máy tính thành viên kết nối với máy chủ sử dụng ngừng hoàn thiện lực quản trò thông qua việc tiếp cận thường xuyên chương trình gởi mail có hạn chế loại tập tin gởi đính thông tin kinh tế xã hội phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt kèm, ngăn cấm việc truy cập trang web chương trình chat văn pháp quy nhà nước Việt Nam ban hành có liên quan đến Tuy nhiên cần phải thiết lập máy tính riêng, không kết nối vào môi trường hoạt động công ty, tham dự khóa đào tạo KSNB mạng nội truy cập internet để nhân viên tìm kiếm thông tin cần thiết a) Thiết lập môi trường văn hóa công ty Văn hóa công ty hệ thống chuẩn mực giá trò hình − Loại bỏ chức cài đặt ứng dụng máy thành viên Chỉ thành, gắn với trình thành lập hoạt động công ty Với tư cách có người quản trò hệ thống thông tin phép cài đặt ứng chuẩn mực, văn hóa công ty làm tiêu chuẩn điều tiết hoạt dụng cần thiết động thành viên công ty, góp phần hình thành ý thức chấp hành − Người quản trò hệ thống thông tin phải thường xuyên cập nhật phiên nghiêm chỉnh kỷ luật, tăng cường niềm tin vào giá trò đạo đức Các cấp quản lý chương trình diệt virút, cập nhật thông tin cảnh báo cần thực tiết kiệm, khen thưởng nhân viên tiết kiệm tài nguyên công quan phòng chống virút máy tính ty đạt hiệu chất lượng − Thông báo cho tất nhân viên tượng bò nhiễm virut để nhân viên phát thông báo xử lý kòp thời b) Dự kiến phòng chống vài rủi ro Công ty phải nghiêm túc thực an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy Các đợt tập dượt phòng cháy chữa cháy không báo trước cho nhân viên Đồng thời tính toán thời gian thực tất nhân viên, xử phạt nhân viên lề mề để buộc tất thành viên công ty đểu phải tuân thủ nghiêm chỉnh Công ty nên thực biện pháp chia sẻ rủi ro mua bảo hiểm cho nhà máy 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát 3.2.2.1 Chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng, nhận hàng toán nhằm cung cấp yếu tố đầu vào cho trình sản xuất, có ý nghóa đònh đến chất lượng sản phẩm đầu Qua nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội chu trình mùa hàng – toán, để hoạt động chu trình đạt hiệu tốt hơn, công ty Nuplex cần thực số biện pháp hoàn sau: - 67 - a) Lập đơn đặt hàng − Ban hành sách tất đơn đặt hàng gởi nhà cung cấp phải có phiếu yêu cầu mua hàng để tránh tình trạng mua hàng vượt - 68 - b) Lựa chọn nhà cung cấp − Ban hành sách ưu tiên đặt mua nguyên vật liệu công ty tập đoàn cung cấp thiếu hụt so với nhu cầu Ví dụ đơn đặt hàng mua nguyên vật − Lập danh sách nhà cung cấp uy tín, có chất lượng đảm bảo liệu, bao bì đóng gói phục vụ cho sản xuất phải có yêu cầu từ dựa vào báo cáo phận kiểm tra chất lượng liệu hàng bò phận sản xuất thay phận gởi nguyên lòch sản xuất trả lại hệ thống Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng thiết kế sau: − Qui đònh mức giá trò tối thiểu đơn đặt hàng phải cần có đính kèm bảng báo giá từ nhà cung cấp − Đònh kỳ đánh giá lại việc giao hàng nhà cung cấp số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng để cập nhật danh sách nhà cung cấp uy tín, phục vụ cho việc lựa chọn sau − Việc mua hàng phải mua từ nhà cung cấp để tránh lệ thuộc vào nhà cung cấp c) Nhận hàng − Bộ phận mua hàng gởi bảng kê đơn đặt hàng với thông tin Trong đó, số phiếu yêu cầu qui đònh cách đánh số: phận Như vậy, phận nhân hàng trước số − Trên đơn đặt hàng có tham chiếu số phiếu yêu cầu mua hàng ngày nhận phiếu yêu cầu − Lập dự toán ngân sách năm cho phận mua hàng − Bộ phận mua hàng chòu trách nhiệm số lượng, chất lượng hàng mua tình hình thực đơn đặt hàng nhà cung cấp để đáp ứng kòp thời nhu cầu lượng nhận cho đơn hàng Bảng kê đánh số liên tục Mẫu bảng kê kiến nghò sau: - 69 - - 70 - Theo cách này, có phận liên quan đến việc mua nhận hàng độc lập với Trong đó, phòng kế toán có tất chứng từ mua hàng không tiếp cận với tài sản nên hưởng lợi từ việc chỉnh sửa chứng từ để che dấu gian lận Bộ phận nhận hàng tiếp cận với tài sản số lượng hàng đặt mua trước − Việc giao nhận chứng từ phận phải ký nhận vào sổ giao chứng từ ghi rõ ngày giao để chứng từ giao kòp thời tránh tình trạng thất lạc chứng từ − Bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho ghi số phiếu nhập kho lên bảng kê hàng đặt mua − Trên phiếu nhập kho phận nhận hàng lập cần tham chiếu thêm số hóa đơn người bán gởi toàn chứng từ (hóa đơn, phiếu nhập kho) sang phận kho − Thủ kho cần kiểm tra, đối chiếu số lượng chủng loại hàng thực − Sửa đổi lại chu trình mua nhận hàng nhận vào kho với phiếu nhập kho trước ký nhận lên phiếu nhập kho cho phận kế toán d) Ghi nhận công nợ toán với người bán − Kế toán cần đối chiếu số hóa đơn, phiếu nhập kho với số lượng hàng nhập kho ghi nhận hệ thống trước cập nhật công nợ phải trả người bán − Tách biệt chức lập phiếu chi chi tiền (thủ quỹ) Phân công việc lập phiếu chi cho kế toán giao dòch ngân hàng để tiết kiệm chi phí - 71 - − Việc lập phiếu chi phải có phiếu yêu cầu toán từ phận mua hàng phận có sử dụng dòch vụ mua Mẫu phiếu yêu cầu toán thiết kế sau: - 72 - liệu máy tính truyền, xử lý lưu máy tính trước nguồn điện bò cắt − Với chức chuyển kho có sẳn hệ thống Accpac, công ty cần giao nhiệm vụ ghi nhận cho thủ kho họ chuyển nguyên vật liệu từ kho sang xưởng vào phần mềm Accpac Song song với việc tăng công việc cho thủ kho việc tăng lương phụ cấp tương ứng Điều giúp cho khâu kiểm kê hàng tồn kho, đặc biệt việc xác đònh trách nhiệm việc thất thoát hàng tồn kho rõ ràng − Ban hành sách luân phiên chia giải lao cho nhân viên xưởng Điều giúp hạn chế xảy sai sót mệt mỏi gây nhập liệu sai thông số sản xuất làm ảnh hưởng tới chất lượng lô hàng − Qui đònh số tiền tối thiểu phiếu chi cần phải có phê duyệt giám đốc tài − Qui đònh số dư công nợ phải trả tối thiểu phải cần đối chiếu với nhà cung cấp hàng tháng 3.2.2.2 Chu trình sản xuất Mặc dù qui trình sản xuất gần tự động hóa hoàn toàn lại phụ thuộc vào máy móc thao tác người vận hành Do đó, hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội bộ, qui trình sản xuất gặp phải số hạn chế cần phải khắc phục để nâng cao hiệu Một số giải pháp nâng cao hiệu điển hình khái quát sau: 3.2.2.3 Chu trình bán hàng – thu tiền Theo trình bày chương 2, qui trình thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tương đối chặt Tuy nhiên số thủ tục xin kiến nghò để hoàn thiện hệ thống kiểm soát a) Lập lệnh bán hàng − Công ty nên ban hành bảng giá bán thống có cập nhật lại đònh kỳ Tận dụng chức kiểm soát giá bán cho lệnh bán hàng phần mềm Accpac nhân viên bán hàng thay đổi giá biên độ dao động cho phép Như vậy, sản phẩm có nhiều giá khác tùy vào khách hàng không xảy tình trạng thông đồng nhân viên bán hàng với khách hàng − Trang bò thiết bò lưu điện cho hệ thống điều khiển xưởng sản xuất văn phòng Có có cố điện đột ngột, − Bộ phận kế toán hàng tháng phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho phận bán hàng Bộ phận lập lệnh bán hàng, - 73 - - 74 - hạn mức tín dụng, phải vào tình hình toán nợ − Cần nộp tiền mặt thu nợ khách hàng vào ngân hàng vào ngân khách hàng − Khi lập lệnh bán hàng, phận bán hàng phải vào kế hoạch hàng vào đầu ngày hôm sau 3.2.3 sản xuất nhập kho thành phẩm phận sản xuất gởi sang hàng tháng để xác đònh ngày giao hàng hợp lý b) Theo dõi tình hình toán khoản phải thu khách hàng − Trong điều kiện sử dụng máy tính nay, công ty cần ban hành sách mức dư nợ hạn tối thiểu khách hàng mà bò ngừng giao dòch Trường hợp cần phải giao dòch với khách hàng phải có phê chuẩn giám đốc bán hàng chuyển sang điều khoản toán ngay, đồng thời ghi nhận lại số lần giám đốc bán hàng phê chuẩn Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin Thay đổi cách thức giao tiếp máy chủ máy hệ thống Accpac Trang bò máy chủ công ty Nuplex Việt Nam, cài đặt hệ thống Accpac theo kiểu Server-Client Theo kiểu này, máy cài ứng dụng Accpac chia chung sở liệu đặt máy chủ Với cách tổ chức kiểu tốc độ cập nhật liệu nhanh liệu không bò đứt đoạn liệu truyền mạng nội công ty Nuplex Việt Nam không phụ thuộc vào phần mềm hỗ trợ (third party) 3.2.4 Các giải pháp phụ trợ từ đối tượng liên quan Công ty mẹ cần thay đổi sách quản lý sở liệu − Chuyển trách nhiệm thu hồi nợ cho phận bán hàng để tránh tình công ty Nuplex Việt Nam Cơ sở liệu công ty Nuplex Việt Nam trạng nhân viên bán hàng chạy theo lợi nhuận, bán cho khách cần đặt máy chủ văn phòng công ty Nuplex công ty mẹ hàng nợ lâu, làm ảnh hưởng tới hiệu kinh doanh Úc có quyền truy cập vào cở sở liệu c) Phần thu tiền − Tăng điều khoản bán chòu ngắn ngày đồng thời yêu cầu khách hàng toán qua ngân hàng để vừa giảm đến mức tối thiểu việc thu tiền mặt vừa khuyến khích tăng doanh số − Công ty cần kiểm quỹ tiền mặt vào cuối ngày Nhân viên kế toán tổng hợp cần lập bảng kê phiếu thu phiếu chi lập ngày đối chiếu số dư tiền mặt hệ thống với quỹ két sắt Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân xin ý kiến người có thẩm quyền để xử lý Việc kiểm soát đònh kỳ ban kiểm soát công ty mẹ cần tiến hành đột xuất, không nên lập lòch kiểm soát cố đònh vào tháng hàng năm để hoạt động kiểm soát, đặc biệt sản xuất, công ty Nuplex Resins Việt Nam không mang tính đối phó với ban kiểm soát Cơ quan nhà nước cần ban hành văn hướng dẫn việc triển khai, đánh giá hệ thống KSNB vai trò trách nhiệm nhà quản lý doanh nghiệp hệ thống Có nâng cao ý thức trách nhiệm nhà quản lý việc trì hệ thống KSNB công ty - 75 - - 76 - KẾT LUẬN CHƯƠNG KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội sản phẩm trách nhiệm cấp quản Hệ thống kiểm soát nội ngày có vai trò quan trọng lý công ty Nhưng đòi nổ lực tất thành viên công ty để doanh nghiệp Nó hỗ trợ cho kiểm toán giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán làm cho trở nên hữu hiệu Và hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu Nó coi yếu tố quan trọng hệ thống quản lý doanh xây dụng lần ngắn hạn, sớm chiều Xã hội nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu giúp mục tiêu doanh phát triển, môi trường kinh doanh thay đổi kéo theo thay đổi rủi ro nghiệp thực Một nhà quản lý giỏi thân người Do đó, hệ thống kiểm soát nội công ty cần phải hoàn thiện liên làm nhiều việc làm tích cực mà họ cần phải thiết lập hệ thống kiểm tục để phù hợp với môi trường Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội soát nội hữu hiệu để nhân viên làm việc tích cực với hiệu suất cao doanh nghiệp nói chung công ty Nuplex Resins Việt Nam nói riêng, Qua trình nghiên cứu tình hình hoạt động công ty Nuplex tồn yếu tố đe dọa đến hữu hiệu điều tất yếu Các nhà quản Resins Việt Nam, qua báo chí tài liệu viết liên quan đến hoạt động kiểm lý doanh nghiệp cần phải thường xuyên cập nhật thay đổi ảnh hưởng tới soát nội bộ, tác giả rút số nhận xét chung kiểm soát nội hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá hệ thống để tìm yếu tố chưa phù từ đưa đề xuất hoàn cảnh nhằm bước nâng cao hợp, nhân tố đe dọa hữu hiệu Từ đề giải pháp để hoàn hiệu kiểm soát nội công ty thiện Với kiến thức khả nghiên cứu có hạn, tác giả đề xuất Theo qui trình vậy, chương tác giả đề xuất số ý kiến thủ tục kiểm soát môi trường kiểm soát, không tốn giải pháp trình bày để khắc phục điểm yếu hệ thống kiểm soát chi phí nhiều so với hiệu chúng mang lại Theo thời gian, với phát nội công ty Nuplex Resins Việt Nam Có thể điểm yếu chưa ảnh triển kinh tế, kiểm soát nội phát triển theo thủ tục hưởng tới công ty, việc khắc phục để hoàn thiện hệ thống cần thiết phải tiếp tục củng cố hoàn thiện dần lên thành hệ thống chặt để giảm thiểu thiệt hại tương lai Các giải pháp tác giả đưa hướng đến chẽ Và công cụ đắc lực thiếu hệ thống quản lý mục tiêu ngăn ngừa gian lận sai sót Nếu tập trung vào thủ tục công ty để phát xử lý gian lập doanh nghiệp tốn chi phí gấp nhiều lần cho thất thoát tài sản cho kiểm soát -i- TÀI LIỆU THAM KHẢO - ii - Phụ lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát hệ thống KSNB công ty Nuplex Resin Việt Nam Báo điện tử Bản Tin Môi trường kinh doanh, http://www.kinhdoanh.com.vn Báo điện tử kiểm soát nội bộ, http://www.kiemtoan.com.vn Báo điện tử Diễn Đàn Doanh Nghiệp, http://www.dddn.com.vn Bộ môn Kiểm Toán, Khoa Kế Toán – Kiểm Toán, Trường Đại Học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh, Kiểm Toán, NXB Lao Động Xã Hội, 2007 Commonwealth of Massachusetts, Second edition 7/1/2004, Internal Control Guide For Manager Department of Finance and Management, Internal Control Standards Đại học quốc gia TP HCM – Trường đại học Kinh Tế, Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, Nhà xuất Tài Chính – 1998 Internal Control - Integrated Framework Executive Summary, http://www.coso.com Luận văn kiểm soát nội khóa trước 10 PGS TS Đoàn Thò Hồng Vân, Quản Trò Rủi Ro Và Khủng Hoảng, Nhà xuất Thống Kê, 2003 11 PriceWaterHouseCooper, Key Elements Of Antifraud Programs And Controls 12 State of Oregon, November 2004, The Internal Control Guidebook Câu hỏi Có Trả lời Không Ghi Mục tiêu Sơ đồ tổ chức công ty Công ty có báo cáo nhiệm vụ rõ ràng không? Môi trường kiểm soát Công ty có văn qui đònh nội không? Sự can thiệp thời cấp quản lý kiểm qui đònh kiểm soát có ghi lại tài liệu không? Sự sai lệch so với sách thiết lập có điều tra ghi lại tài liệu không? Công ty có tài liệu mô tả công việc chi tiết không? Công ty có tài liệu chứng minh lực chuyên môn nhân viên không? Công ty có sách phân tích rủi ro lợi nhuận dự án tiềm không? Tài sản vô hình có giá trò thông tin có bảo vệ cẩn thận không? Cấp quản lý có thường xuyên thăm nhà máy tổ chức họp với nhân viên không? 10 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức công ty có kèm theo mô tả công việc nơi nhận báo cáo không? 11 Trách nhiệm quyền lợi có thông báo đến người chòu trách nhiệm không? 12 Công ty có đònh kỳ xem lại cấu tổ chức hành không? 13 Công ty có sách nhân viết thành văn không? 14 Các nhân viên làm việc có trải qua qui trình tuyển dụng đào tạo công ty không? 15 Các nhân viên có biết trách nhiệm họ kỳ vọng nhà quản lý họ không? 16 Tính trực có phải điều kiện quan trọng đánh giá nhân không? 17 Kiến thức nhân viên có kiểm tra trước nhận vào làm không? 18 Đánh giá rủi ro Mục tiêu công ty có thông báo cho toàn thể nhân viên hay không? 19 Khi đặt mục tiêu công ty có xem xét đến ngân sách nguồn lực không? 20 Công ty có thiết lập mục tiêu chi tiết từ mục tiêu tổng quát không? 21 22 Công ty có xác đònh thứ tự quan trọng mục tiêu Xem sơ đồ tổ chức x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x - iii không? Tất quản lý có tham gia thiết lập mục tiêu không? 23 Công ty có thường xuyên cập nhật thông tin điều kiện kinh doanh, đối thủ, luật pháp… 24 Cấp quản lý có nhận báo các bất lợi từ nhân viên 25 Truyền thông Các phương tiện truyền thông công ty gì? 26 27 Nhân viên có biết mục tiêu công ty không? Công ty có nhận thông tin phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư không? 28 Các than phiền nhà cung cấp, khách hàng có kiểm tra nguyên nhân chỉnh sửa không? 29 Quản lý cấp cao có biết tính chất mức độ xảy than phiền nhà cung cấp khách hàng không? 30 Công ty đònh kỳ có đối chiếu số liệu kế toán hệ thống máy tính với số liệu tài sản thực tế không? 31 Đònh kỳ công ty có đánh giá lực hành vi làm việc nhân viên không? 32 33 Việc đánh giá nhân viên tiến hành ai? Công ty có tài liệu phương pháp tiêu đánh giá nhân viên không? 34 Nếu có, tài liệu xem xét điều chỉnh lại? 35 Công ty có sách khen thưởng hay xử phạt dựa đánh giá không? 36 Chính sách qui trình 37 Công ty có sổ tay sách qui trình không? 38 Sổ tay có xem lại cập nhật đònh kỳ không Công ty có sổ tay nhiệm vụ trách nhiệm chủ chốt không? 39 40 Công ty có công tác huấn luyện làm việc không? Kế toán tài 41 Tất khoản mục công ty a Có đổi chiếu với sổ kế toán tổng hợp hàng tháng không? b Những đối chiếu có viết thành tài liệu? c Việc đối chiếu có khác xem lại người làm công tác đối chiếu hay không? d Đònh kỳ tổng giám đốc có xem lại đối chiếu tài liệu có liên quan? Tổng giám đốc có giám sát hiệu tình hình tài công ty? 42 a Những loại báo cáo tài phải chuẩn bò cho ban quản lý? b Công ty có lập dự toán ngân sách không? 43 Các loại doanh thu công ty gì? Chu trình mua hàng - iv - 44 45 46 47 48 x x x Email, Bảng Thông Tin x x 49 50 x 51 52 Tùy mức độ x 53 54 55 x Quản lý trực tiếp x 56 Hàng năm x 57 58 x x x 59 60 61 x 62 x 63 x x 64 65 66 x 67 x B/S P&L Cash Flow x Bán hàng 68 69 70 71 Các khoản chi có cho phê chuẩn xem xét lại cấp bậc thích hợp không? Đơn đặt hàng có đánh số thứ tự không? Có lập phiếu yêu cầu cho tất hàng mua không? Đơn đặt hàng có tham chiếu dự toán mua hàng không? Các liên đơn đặt hàng có gởi cho - Bộ phận nhận hàng - Bộ phận kế toán Có hồ sơ theo dõi đơn đặt hàng chưa hoàn thành không? Đối với công tác phí, công ty có quản lý việc có chuyến công tác xa? Tất khoản nhận hàng mua phải qua phận nhận hàng? Người nhận hàng độc lập với người mua hàng? Có lập chứng từ nhận hàng cho tất hàng nhận về: Chứng từ nhận hàng có tham chiếu số đơn đặt hàng? Chứng từ nhận hàng có - Người nhận hàng ký tên? - Người giao hàng ký tên? - Ghi thời gian? - Đánh số liên tục? Các liên chứng từ tiếp nhận có gởi tới - Bộ phận kế toán? - Kho? Có báo cáo hàng hỏng thiếu hụt? Một liên chứng từ nhận hàng có lưu lại phận nhân hàng? Các vật tư có cân, đo, đong, đếm phận nhận hàng Hóa đơn có phận kế toán trực tiếp nhận? Có đối chiếu hóa đơn, chứng từ nhận hàng đơn đặt hàng ghi nhận công nợ không? Các khoản trả trước cho người bán có theo dõi cấn trừ trả cho hóa đơn có liên quan? Có thường xuyên so sánh số dư chi tiết tất nhà cung cấp với tài khoản tổng hợp phải trả không Người theo dõi tài khoản phải trả có độc lập với người lập phiếu chi không? Người lập phiếu chi có độc lập với thủ quỹ không? Hóa đơn toán có đánh dấu hiệu không? Việc chi tiền có vào chứng từ yêu cầu toán hay không? Các khoản chi tiền mặt có phê chuẩn ban lãnh đạo không? Công ty có qui trình so sánh khoản chi với dự toán ngân sách không? Các khoản chi có tính chất đặn có quản lý hàng tháng để phát điều bất thường không? Việc đặt hàng, nhận hàng, trả tiền có tách biệt x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x -vCác nhân viên có bò cấm thực gọi đường dài có tính chất cá nhân cách sử dụng hệ thống mã 72 73 Các hóa đơn điện thoại có a Xem xét lại hàng tháng không? b Việc xem xét có lập thành tài liệu gọi đường dài có kiểm tra lại cấp quản lý? Xuất hóa đơn khoản phải thu Hàng tháng công ty xuất khoản hóa đơn 74 Các đơn đặt hàng khách hàng có xem xét phận bán hàng trước chấp nhận đơn hàng không? 75 Có xem xét khả toán khách hàng trước chấp nhận đơn hàng không? 76 77 Có xác đònh hạn mức tín dụng cho khách hàng không? Có nhân viên có trách nhiệm xác đònh hạn mức tín dụng khách hàng? 78 Bộ phận kế toán phải thu có nhận liên hóa đơn từ phận lập hóa đơn không? 79 Hóa đơn có người phụ trách lưu trữ theo thứ tự không? 80 Hàng tháng có đối chiếu tổng doanh số từ phận lập hóa đơn với tổng số phát sinh nợ phải thu phận kế toán không? 81 82 Tất hàng bán bò trả lại có chứng thực không? 83 Điều chỉnh giảm giá có phê chuẩn không? Có phân nhiệm đầy đủ nhân viên xuất hóa đơn, xử lý khoản thu tiền chức đối chiếu? 84 Các khoản thu từ cung cấp dòch vụ có chứng từ kèm theo? 85 Công nợ phải thu khách hàng có cập nhật thu tiền? 86 Đònh kỳ công ty có in báo cáo tuổi nợ khách hàng xem xét lại 87 88 Hàng tháng có đối chiếu công nợ với khách hàng? Công ty có sách văn việc xóa nợ phải thu xác đònh khoản dự phòng phải thu khó đòi? 89 Công ty có qui trình theo dõi nợ phải thu trễ hạn không? 90 Việc xóa khoản nợ không đòi có phê chuẩn cấp bậc thích hợp không? 91 Những khoản hồi lại cho khách hàng có phê chuẩn cấp thẩm quyền thích hợp không? Có liệu hỗ trợ kèm theo không? 92 Công ty có khoản thu tiền măt nào? Mỗi tháng công ty có phiếu thu? 93 Công ty có phân nhiệm đầy đủ người lập phiếu thu thu tiền đối chiếu với phòng kế toán 94 Công ty có đảm bảo khoản thu tiền mặt nhập q theo dõi? 95 96 Tiền mặt có bảo quản cách sử dụng két sắt - vi 97 x x x 300 x x x x x x x x x x x x x x x x x x 150 - 200 (thu bán hàng) x x x Các số phiếu thu có đánh số trước a Các phiếu thu có lập thành nhiều liên? b Có so sánh sổ thu tiền mặt với tiền mặt quỹ Hàng tồn kho Phòng thí nghiệm gần có kiểm tra sở y tế tài nguyên môi trường? 98 99 Công ty có hàng tồn kho để lý không? Hàng tồn kho có bảo vệ khỏi trộm cắp sử dụng quyền không? Bảo vệ cách nào? 100 Hàng tồn kho đònh kỳ có kiểm kê đối chiếu không? 101 Các nhân viên bảo quản hàng tồn kho có huấn luyện nghiệp vụ? 102 103 Các tách biệt thủ kho nhân viên kế toán kho? 104 Việc tiếp nhận kho hàng có kiểm soát? Việc xuất kho có dựa yêu cầu chứng từ xuất hàng đánh số không? 105 Báo cáo tiếp nhận có lập cách độc lập không? 106 Thủ kho có báo cáo hàng không dùng được, hàng tồn lâu ngày không? 107 Bảo mật liệu Việc truy cập vào máy tính xác đònh nào? Có phê chuẩn cấp bậc thích hợp không? 108 Nhân viên có huấn luyện sách bảo mật máy tính không? 109 Mật mã có sử dụng đăng nhập vào máy tính không? 110 111 Các mật mã có chia với người khác không? 112 Các mật mã đònh kỳ có thay đổi? Các tập tin máy tính quan trọng có back-up đònh kỳ không? 113 Dữ liệu back up có lưu nơi bảo mật khác nới để tập tin nguồn không? 114 Máy chủ có bảo vệ khỏi truy cập bất hợp pháp không? 115 Công ty có đảm bảo liệu ổ cứng xóa trước lý thiết bò không? 116 Phần mềm 117 Các phần mềm sử dụng có giấy phép không? Công ty có xem xét đònh kỳ để đảm bảo phần mềm có quyền cài đặt lên máy tính không? 118 Hệ thống phần mềm gốc có bảo quản nơi an toàn không? 119 Dữ liệu cá nhân Dữ liệu cá nhân có bảo quản theo nhân viên không? Việc truy cập vào thông tin nhân có bò hạn chế triệt để không? 120 Công ty có sách phân loại để đánh giá nhân viên không? 121 x x x liên x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x - vii - - viii - khoản hạch toán để đối chiếu ghi số nghiệp vụ đặc biệt nhân Phụ lục 2: Sơ lược phần mềm Main System Accpac 5.3A viên kế toán tỏ lúng túng Main System Main system (MS) phần mềm tích hợp gồm chức kế toán, quản lý sản xuất, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng quản lý kho Nó phần mềm giám đốc tài xây dựng riêng cho công ty Nuplex Main system viết Visual Basic hoạt động hệ quản trò sở liệu Microsoft Access Ban đầu MS đơn phần mềm kế toán Sau phát triển thêm tính tích hợp khác Mối quan hệ Phần mềm xây dựng để chạy theo yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Do đó, nhu cầu sản xuất kinh doanh mở rộng, công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ đặc thù mà người sử dụng hình ứng dụng để nhập liệu Khi đó, họ phải báo với giám đốc tài để người cập nhật liệu trực tiếp vào cở sở liệu Do thông tin công ty Nuplex không xuyên suốt bò phụ thuộc vào giám đốc tài Việc phân quyền hệ thống MS cấp độ phân hệ Có phân hệ sau: nghóa người sử dụng phân hệ chi tiết có toàn quyền Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ Main System phân hệ Accpac 5.3A Phân hệ tổng hợp Accpac 5.3A (Accpac) phần mềm tích hợp Canada Phải thu khách hàng Phân hệ tồn kho Phải trả người bán gồm nhiều phân hệ liên kết với Đây phần mềm viết sẳn với hệ thống mở, hoạt động hệ quản trò sở liệu: Microsoft SQL, Phân hệ mua hàng Phân hệ bán hàng Pervasive, IBM DB2 Oracle Hiện công ty Nuplex sử dụng Accpac hệ quản trò Microsoft SQL So với Microsoft Access Microsoft có tính Phân hệ sản xuất Theo sơ đồ tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạch toán vào tài khoản xác đònh trước theo loại nghiệp vụ phân hệ tổng hợp Một đặc điểm bật hệ thống MS người sử dụng phân hệ chi tiết (kể nhân viên kế toán chi tiết) không cần biết đến tài khoản Họ biết chọn nghiệp vụ có diễn giải tương ứng để ghi nhận Thực tế chứng minh chuyển sang sử dụng phần mềm với yêu cầu phải nắm tài bảo mật Accpac cài đặt lên máy chủ riêng biệt đặt Viêt Nam công ty mẹ bên Úc quản lý Tuy nhiên riêng giám đốc tài toàn quyền truy cập vào sở liệu Accpac Mối quan hệ phân hệ Accpac tương tự MS phân quyền chi tiết hơn, phù hợp với thực tế qui trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Ngoài Accpac cung cấp chức dấu số nút lệnh để người sử dụng không phép thực số thao tác Nó hỗ trợ tích cực trường hợp tùy chọn phân quyền thiếu so với nhu cầu kiểm soát công ty - ix - Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ hệ thống Accpac Hình PL1 – Các tùy chọn phần quyền phân hệ bán hàng [...]... thao tác trên máy chủ 2.5 Qua nghiên cứu thực tế công tác kiểm soát nội bộ của công ty Nuplex Nguyên nhân đe dọa sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ Resins Việt Nam, có thể nói công ty đã thiết lập được hệ thống kiểm soát nội Qua tìm hiểu, sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty bộ nhưng vẫn còn tồn tại nhiều khuyết điểm làm cho hệ thống chưa đạt hiệu Nuplex bò đe dọa là do một số nguyên... ra, hệ thống kiểm soát nội bộ do cấp quản lý thiết kế, do đó nó không ngăn ngừa được những hành vi cố ý sai 1.4.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ không bao quát được những rủi ro không lường trước Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng trên cơ sở dự tính trước các rủi ro do gian lận, sai sót có thể xảy ra, vì thế khó có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm đột xuất, hay bất thường Do đó, kiểm soát nội. .. cách đúng đắn ™ Kiểm tra hệ thống thông tin Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát nội bộ về hệ thống thông tin phụ 1.1.5.2 Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài thuộc vào tính then chốt, bảo mật của thông tin và mức độ phức tạp của các ứng Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội dụng có trên hệ thống Có hai loại kiểm soát cơ bản đối với hệ thông thông tin: bộ doanh nghiệp... bảo sự an toàn cho hệ thống Mọi thay đổi phải được đònh của đường truyền (4, 243) lưu lại trong tài liệu, có nêu rõ lý do và các nội dung thay đổi 1.3.5 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử Hoạt động kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học được phân thành hai loại: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng ™ Kiểm soát chung Chúng được áp dụng cho toàn hệ thống thông tin và... các cá nhân hợp lý 1.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ Bất kể một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành tốt đến đâu đi nữa thì nó cũng chỉ cung cấp đảm bảo hợp lý việc đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các qui đònh pháp luật Hạn chế này xuất phát từ các nguyên nhân sau: 1.4.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người Sự... chứng từ Bộ phận bán hàng lập 3 bản hợp đồng có xác nhận của giám đốc bán 2.3 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 2.3.1 Môi trường kiểm soát hàng 1 bản được giao cho khách hàng, 1 bản được chuyển cho bộ phận logistic Qua khảo sát, nhìn chung tác giả thấy ban giám đốc có quan tâm đúng và 1 bản được lưu lại bộ này Căn cứ vào hợp đồng, bộ phận logistic in 3 liên mức tới kiểm soát nội bộ Thông... bò trùng lắp Một số ví dụ về kiểm soát đầu vào là liệt kê các lỗi, kiểm tra hạn mức, kiểm tra số thứ tự, kiểm tra tính hợp lệ… Kiểm soát xử lý đảm bảo việc xử lý đầy đủ và chính xác của các nghiệp vụ được cho phép Một số ví dụ về kiểm soát xử lý là kiểm tra số tổng, kiểm tra kết chuyển, kiểm tra tổng hash, báo cáo dấu vết kiểm toán Kiểm soát đầu ra đảm bảo lưu lại dấu vết kiểm toán, các kết quả xử lý... không lưu ý tới độ lớn của cơ sở dữ liệu của công ty Nuplex Việt Nam - 61 - CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM 3.1 - 62 - 3.2 Giải pháp về hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Nuplex Resins 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 3.2.1.1 Thiết lập cơ cấu tổ chức và sự phân chia trách nhiệm hợp lý a) Cơ cấu tổ chức Mục tiêu và căn... và thống nhất trong toàn đơn vò Thông qua đó cấp quản lý biết được tình hình tài chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận Việc thông tin có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương tiện, từ văn bản chính thức cho tới những email, hệ thống chat trong tổ chức 1.1.6 Giám sát Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống kiểm soát nội bộ, là việc đánh giá việc thực hiện kiểm soát nội bộ. .. kiểm soát nội bộ cần phải thường xuyên được hoàn thiện - 27 - KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 - 28 - CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM Trong chương 1, tác giả đã trình bày về lý thuyết về KSNB để làm cơ sở cho những đánh giá về hệ thống KSNB tại một doanh nghiệp và từ đó đề xuất các biện pháp để hoàn thiện nó Đứng trên góc độ nhà quản lý doanh nghiệp, hệ thống KSNB