Báo cáo bài tập lớn kỹ thuật phần mềm ứng dụng đề tài quản lý hiệu thuốc

 Kiểm tra các hóa đơn nhập, tạo lập các hóa đơn nhập  Cuối cùng mới là nhập thuốc và thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp - Quản lí xuất thuốc:  Trước khi xuất thuốc, nhân viên bán h

Báo cáo bài tập lớn

2 Mục tiêu đề tài: 4

II Giới thiệu nhóm và phân chia công việc: 4

1 Giới thiệu nhóm và các thành viên trong nhóm: 4

2 Phân chia công việc: 5

III Khảo sát và thu thập các yêu cầu: 5

1 Khảo sát ý kiến: 5

2 Tổng quan về hệ thống hiện tại: 6

3 Một số vấn đề của hệ thống hiện tại: 7

4 Xác định phạm vi hệ thống 7

5 Xác định người dùng và các chức năng của mỗi người dùng: 8

6 Các kịch bản sử dụng: 8

Quản lí nhập thuốc: 9

Quản lí xuất thuốc: 9

Lập hóa đơn nhập: 9

Lập hóa đơn xuất: 10

Quản lí nhân viên: 10

Thống kê nhập xuất thuốc: 10

Thống kê thu chi: 11

7 Các yêu cầu chức năng và phi chức năng: 11

 Yêu cầu chức năng: 11

 Yêu cầu phi chức năng: 12

IV Phân tích hệ thống: 12

1 Giải pháp: 12

2 Mô hình hóa: 13

A Biểu đồ phân cấp chức năng: 13

B Sơ đồ luồng dữ liệu các mức (DFD): 13

C Từ diển dữ liệu: 19

D Sơ đồ thực thể liên kết: 20

V Thiết kế giao diện chương trình: 21

Đề tài: Quản Lý hiệu thuốc

I Chọn đề tài và nghiên cứu môn học:

1 Tổng Quan:

Công nghệ ngày một trở nên phát triển và trở thành một phần thiết yếucủa cuộc sống Với việc phát triển công nghệ, con người đã tiết kiệm đượcnhiều nguyên liệu và nhiên liệu, thời gian và công sức hơn trong việc sảnxuất, vận chuyển, lưu thông và quản lý hàng hoá Chuyên môn hoá và tựđộng hoá trong từng khâu làm tăng hiệu năng trong sản xuất Việc quản lýcũng ngày một tiện dụng hơn với sự hỗ trợ của công nghệ: máy tính, điệnthoại thông minh hỗ trợ GSM, CDMA Một phần không thể không nhắcđến là các phần mềm quản lý tiện ích chạy trên các thiết bị phần cứng trên

Dựa trên yêu cầu ngày một cao hơn và sâu hơn của các cửa hàng,chúng em xin làm đề tài cho môn kĩ thuật phần mềm là thiết kế một phầnmềm quản lý cửa hàng, mà cụ thể ở đây là cửa hàng thuốc

_ Tên đơn vị áp dụng: Cửa hàng thuốc: Liên Mai Pharmacy

_ Địa chỉ: 625 Hoàng Hoa Thám

_Số điện thoại: 043 8346 387

2 Mục tiêu đề tài:

Với thực trạng hiện nay đó là công việc quản lý diễn ra trên giấy tờ,

sẽ thực hiện một cách nhanh chóng, không mất nhiều thời gian chờđợi như trước đây.

 Chính xác và đầy đủ: các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng một

cách đầy đủ và chính xác, không có sự sai lệch như khi áp dụng việcquản lý bằng giấy tờ một cách thủ công như trước kia Độ chính xácgần như 100%

 Quản lý dễ dàng: Người làm công tác quản lí có thể tra cứu tất cả các

thông tin trong kho dữ liệu một cách nhanh chóng và kết quả trả vềhoàn toàn chính xác và hết sức nhanh chóng

 Giảm tải: Là hệ quả của việc giải quyết các vấn đề trên, nhân viên

bán hàng sẽ không phải chịu nhiều công việc như trước nữa Làm chonăng suất công việc cải thiện đáng kể cũng như tăng cao hiệu quảphục vụ

II. Giới thiệu nhóm và phân chia công việc:

1. Giới thiệu nhóm và các thành viên trong nhóm:

Nhóm chúng em gồm các thành viên:

Nhóm tổ chức theo nguyên tấc phi tập trung có kiểm soát.

2. Phân chia công việc:

Khảo sát thị trường, phân tích chức năng, thiết kế cơ sở dữ liệu: Lê ĐìnhĐông, Hà Ngọc Sơn, Hà Nguyễn Thanh Hải

Thiết kế giao diện: Đậu Đức Hùng, Nguyễn Ngọc Minh

Lập báo cáo: tất cả các thành viên trong nhóm tập hợp lại

Cụ thể công việc như sau:

1 Khảo sát thực tế

2 Phân tích yêu cầu, chức năng

3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

4 Thiết kế giao diện

5 Lập báo cáo

III. Khảo sát và thu thập các yêu cầu:

1. Khảo sát ý kiến:

Phỏng vấn chủ cửa hàng: Dược sỹ Thu Thuỷ

Một số câu hỏi và trả lời phỏng vấn:

1_Hỏi: Yêu cầu đối với một phần mềm quản lý cần những chức

năng cơ bản gì?

Trả lời: Cần có những chức năng cơ bản như nhập và xuất loại

nhóm thuốc thì tốt.

2. Tổng quan về hệ thống hiện tại:

- Quản lí nhập thuốc từ nhà cung cấp vào kho:

 Hàng ngày các nhân viên kiểm tra các loại thuốc trong kho xem số lượng

ra sao, hạn sử dụng có còn không Việc làm này diễn ra dựa trên việcvào kho, kiểm tra từng loại thuốc đã được sắp xếp theo một thứ tự giữacác loại thuốc và theo quy luật cái nào mới cho vào sâu để bán sau

 Kiểm tra các hóa đơn nhập, tạo lập các hóa đơn nhập

 Cuối cùng mới là nhập thuốc và thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp

- Quản lí xuất thuốc:

 Trước khi xuất thuốc, nhân viên bán hàng phải kiểm tra xem thuốc màkhách hàng yêu cầu có còn trong kho hoặc trên cửa hàng không

 Nếu thuốc vần còn đủ đáp ứng nhu cầu khách hàng, nhân viên bán hàngmới thành lập hóa đơn bán hàng và thanh toán với chủ cửa hàng

- Lập báo cáo:

 Lập báo cáo thu chi trong khoảng thời gian mà chủ cửa hàng yêu cầu.Công việc này diễn ra hàng ngày Mà thường thì cuối mỗi ngày sẽ cómột báo cáo về tình hình xuất nhập hàng Và hơn nữa, cuối tháng hoặcquý lại có một thống kê về việc kinh doanh của cửa hàng

 Đưa ra các thống kê về số lượng xuất nhập thuốc trong ngày, trongtháng, trong quý, hoặc theo một khoảng thời gian mà chủ cửa hàng đưara.

 Thống kê lại thông tin của các nhân viên trong cửa hàng

3. Một số vấn đề của hệ thống hiện tại:

 Tốc độ: khi muốn tra cứu 1 sản phẩm thuốc thì nhân viên cửa hàng phải đi

tìm lại trong các tủ thuốc, hoặc tra cứu 1 cách chậm chạp từ sổ sách Nhiềukhi không thể tìm ra thông tin một cách nhanh chóng, gây mất thời gian chongười mua hàng cũng như với các nhân viên bán hàng

 Quá tải: khi thị trường yêu cầu càng lớn, số lượng thuốc trong cửa hàng

ngày một lớn, có khi cũng một tác dụng như nhau nhưng có tới vài ba thuốc

Mà số lượng nhân viên của cửa hàng thì có hạn, không thể thay đổi theo sốlượng công việc được

 Quản lí khó khăn: công việc kiểm soát các loại thuốc, quá trình nhập xuất

các loại sản phẩn không được dễ dàng cho lắm Khi khối lượng dữ liệu ngàycàng nhiều, việc tìm kiếm và đưa ra các thông tin cần thiết trở nên khó khăn

và có khả năng sẽ bị sai sót do các công việc diễn ra thủ công, hay bị ảnhhưởng bởi các yếu tố bên ngoài, ví dụ như do mất mát, do sai sót khi nhập

dữ liệu……

 Dễ gây sai sót: Hệ thống vận hành hoàn toàn thủ công nên tất cả các công

đoạn nhập thuốc, xuất thuốc đều được làm bằng tay, bằng sức người Điềunày rất dễ gây ra sai sót Nó sẽ làm khó khăn cho việc quản lí của chủ cửahàng, nhân viên cũng như làm tăng thời gian chờ đợi của khách hàng

4 Xác định phạm vi hệ thống

Việc mở rộng và phát triển thêm các chức năng và quy mô phần mềm là một mụctiêu trong tương lai.

5. Xác định người dùng và các chức năng của mỗi người dùng:

- Người quản lí (hay còn gọi là chủ cửa hàng):

 Quản lí nhân sự: Quản lí tất cả các thông tin về các nhân viên trong cửahàng, ví dụ như tên tuổi, ngày sinh, mà nhân viên,…

 Quản lí về việc xuất nhập hàng hóa: quản lí các thông tin về mã sản phẩmnhập xuất, số lượng còn lại trong kho,……

 Quản lí các hóa đơn chứng từ: có quyền xem mọi lại hó đơn trong quá trìnhquản lí Ví dụ như thành lập 1 hóa đơn xuất, nhập nào đó……

User:nhân viên cửa hàng, nhà cung cấp

Input: Các thông tin về thuốc muốn

nhập

Output: nhập thuốc vào kho dữ liệu.

+Nhập thông tin mới về thuốc vào cơ sở dữ liệu hoặc sửa lại thông tin trong đó.

Quản lí xuất thuốc:

User: Nhân viên cửa hàng, khách hàng

Input: Yêu cầu của khách hàng về loại

thuốc và số lượng

Output: bán thuốc cho khách hàng sau

khi đã kiểm tra kho

Mô tả:

+ Nhận thông tin yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra yêu cầu đó trong cơ sở dữa liệu.+Nếu đạt yêu cầu của khách hàng, lập hóa đơn và xuất thuốc

Lập hóa đơn nhập:

User: Nhân viên cửa hàng

Input: Thông tin chứng từ, mã thuốc, số

lượng

Output: hóa đơn nhập thuốc

Mô tả:

+lập hóa đơn nhập thuốc vào theo các thông số nhận được trên

Lập hóa đơn xuất:

User: Nhân viên cửa hàng

Input: thông tin chứng từ, mã thuốc, số

lượng

Output: Hóa đơn xuất thuốc

Mô tả:

+Lập hóa đơn xuất thuốc theo các thông số nhận được như trên

Quản lí nhân viên:

User: chủ cửa hàng

Input: các yêu cầu quản lí Output: thêm, sửa, xóa thông tin các

User: chủ cửa hàng

Input: ngày tháng yêu cầu xem báo cáo Output: báo cáo thống kê về số lượng

thuốc nhập vào và xuất ra trong khoảngthời gian yêu cầu

Mô tả:

+chủ cửa hàng đưa ra yêu cầu xem báo cáo trong khoảng thời gian nào đó

+hệ thống sẽ tự động đưa ra các thống kê về các thuốc nhập vào và bán ra trongkhoảng thời gian đó

Thống kê thu chi:

User: Chủ cửa hàng

Input: khoảng thời gian yêu cầu Output: báo cáo về tình hình kinh

doanh của cửa hàng

Mô tả:

+chủ cửa hàng đưa ra ngày tháng yêu cầu xem báo cáo, cụ thể về khoảng thời gian+hệ thống sẽ trả về thống kê về số lượng bán cũng như về doanh thu trong khoảngthời gian trên

7. Các yêu cầu chức năng và phi chức năng:

 Quản lí nhân viên: Quản lí các thông tin về mã nhân viên, họ tên, ngàysinh…

 Quản lí thuốc: Quản lí thông tin cá thuốc bao gồm mã thuốc, tên thuốc, côngdụng, giá thành……

 Quản lí hóa đơn: có 2 loại hóa đơn là xuất và nhập, với thông tin cần thiết là

số chứng từ, ngày thành lập, số lượng thuốc……

 Cung cấp báo cáo theo ngày tháng: đưa ra các báo cáo thống kê dựa trên tiêuchí là ngày tháng nhập vào

 Yêu cầu phi chức năng:

 Giao diện đẹp, đơn giản, dễ thao tác trên các thành phần chương trình

- Giải pháp để thực hiện mục tiêu của chương trình là xây dựng chứcnăng quản lí việc xuất, nhập thuốc một cách hoàn thiện và đầy đủ:

o Việc hoàn thiện các chức năng trong quá trình quản lí xuấtthuốc, nhạp thuốc sẽ giúp cho việc quản lí của nhân viên cửahàng trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện hơn Nhân viên cửa hàng

có thể trả lời khách hàng một cách nhanh chóng mà hoàn toànchính xác

B. Sơ đồ luồng dữ liệu các mức (DFD):

a. DFD mức ngữ cảnh:

b. DFD mức đỉnh:

c. DFD dưới mức đỉnh:

d. Quản lí nhập thuốc:

e. Quản lí xuất thuốc:

f Quản lí nhân viên

g. Thống kê:

C. Từ diển dữ liệu:

Cửa hàng trưởng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất trong cửa hàng

thuốc, là người quản lí nhân sự (thông tin nhân viên, sử dụng hệ thống….),hoạt động kinh doanh, kế hoạch thực hiện công việc ở hiệu thuốc, yêu cầu

và nhận các báo cáo, danh sách thống kê

Nhân viên bán hàng: Là người chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra yêu

cầu khách hàng cũng như xuất thuốc ra, lập các hóa đơn chứng từ xuất

Thủ kho: Người chịu trách nhiệm quản lí, thống kê các công việc về nhập

thuốc, kiểm tra và lập hóa đơn nhập với nhà cung cấp

Chức năng quản lí nhập thuốc: Là chức năng giúp thủ kho dễ dàng theo

dõi, kiểm soát chật chẽ và chính xác việc nhập thuốc vào kho

Chức năng quản lí xuất thuốc: Giúp nhân viên bán hàng dễ dàng tra cứu

các thông tin về thuốc trong kho dữ liệu, lập hóa đơn bán với khách hàng vàlưu các giao dịch đó vào trong cơ sở dữ liệu

Chức năng quản lí nhân viên: là chức năng cho phép cửa hàng trưởng

thêm mới, sửa chữa thông tin nhân viên trong cửa hàng của mình

Chức năng thống kê: Là chức năng có nhiệm vụ nhận và đưa ra các báo

cáo thống kê về mọi mặt của cửa hàng Ví dụ như về số lượng nhập xuấtthuốc, về thu chi của cửa hàng, hay đơn giản là đưa ra danh sách các nhânviên trong cửa hàng

Kho thông tin thuốc: Là nơi chứa toàn bộ thông tin về các loại thuốc đã

nhập vào kho như mã thuốc, tên thuốc, chức năng, giá thành, hạn sửdụng…

Kho thông tin hóa đơn: Là kho thông tin chứa tất cả các thông tin về các

loại giao dịch của cửa hàng như nhập hay xuất thuốc

D. Sơ đồ thực thể liên kết:

Các thực thể và thuộc tính:

- Thuốc: mã thuốc, mã nhóm để phân loại, tên thuốc, công dụng, thành

phần, đơn vị tính, xuất xứ, giá bán, số lượng

- Nhóm thuốc: Mã nhóm thuốc, tên nhóm thuốc.

- Nhân viên: Mã nhân viên, họ tên, chức vụ, giới tính, tuổi, địa chỉ,

email, số điện thoại liên hệ, tên đăng nhập vào hệ thống, mật khẩu

- Hóa đơn nhập: số chứng từ nhập, mã nhân viên bán hàng, ngày giờ

nhập, tên nhà cung cấp, tổng tiền nhập

- Hóa đơn xuất: Số chứng từ xuất, mã nhân viên, ngày giờ xuất, tổng

V. Thiết kế giao diện chương trình:

Để thuận tiện cho việc vận hành và vào ra dữ liệu, nhóm lựa chọngiao diện dạng form Các thông tin cung cấp cho phần mềm được nhânviên quản lý nhập vào qua bàn phím và chuột Các thông tin mà chươngtrình xuất ra được thể hiện trên màn hình

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH

*Đầu tiên, chương trình khởi động yêu cầu đăng nhập vào hệ thống, nhập tên đăngnhập và mật khẩu (Mỗi nhân viên có một tài khoản riêng, tên đăng nhập và mậtkhẩu mặc định ban đầu là mã nhân viên)

* Nhập tài khoản mẫu: Tên đăng nhập: admin

Mật khẩu: 12345

để vào chương trình

Đây là giao diện chính của chương trình:

 Chương trình gồm 6 Menu thực hiện chức năng;

4 menu chính là:

* Quản lý nhập thuốc

* Quản lý xuất thuốc

* Quản lý nhân viên

* Kiểm kê

+ Danh sách các thuốc nhập về gồm có: Tên thuốc, Công dụng, Thành phần,Xuất xứ, Đơn vị tính, Giá vốn, Số lượng nhập.

1. Nhập thuốc vào kho : Nhân viên sẽ nhập các loại thuốc trong phiếu vào kho

+ Vào Quản lý nhập thuốc => Cập nhật thuốc vào kho

+ Trước tiên, nhâp viên cần tìm kiếm thuốc theo các thông tin trong phiếu nhậphàng

Chọn tiêu chí tìm kiếm (có thể tìm kiếm theo tên thuốc, theo mã nhóm, công dụng,thành phần, xuất xứ, giá bán), nhập chuỗi tìm kiếm rồi nhấn Tìm kiếm hoặc phím

+ Nếu kết quả tìm kiếm là đã có thuốc trong kho thì chọn chức năng Sửa: Nhân viênnhập vào các thông tin cần thay đổi (như giá bán, số lượng ) Nhấn Lưu để lưu thayđổi.

+ Ngoài ra nhân viên có thể chọn chức năng Xóa nếu muốn xóa thuốc nào đó

+ Bảng bên phải là danh sách các thuốc trong kho, các kết quả sau khi thêm, sửaxóa được cập nhật giúp nhân viêm kiểm tra được quá trình cập nhật

+ Đầu tiên cần tạo hóa đơn nhập: chọn chức năng Thêm và nhập vào các

thông tin: Số chứng từ nhập, Ngày giờ nhập, Tên nhà cung cấp, Tổng tiền nhậpnhư trong phiếu nhập thuốc, mã nhân viên là mã của mình

+ Nhấn Lưu để hoàn tất tạo hóa đơn

+ Nhân viên cũng có thể chọn chức năng Sửa và Xóa hóa đơn

+ Chức năng Hủy bỏ nhằm hủy bỏ thao thác Thêm, Sửa, Xóa

3. Nhập thuốc vào hóa đơn : Sau khi tạo hóa đơn nhập, nhân viên cần nhập

thông tin chi tiết của hóa đơn vừa tạo này gồm có: Mã thuốc, đơn giá vốn, sốlượng nhập

+ Lưu ý: Vì danh sách các thuốc nhập đã cập nhật vào kho nên nhân viên chỉcần nhập Mã thuốc, đơn giá vốn, số lượng nhập mà không cần nhập tất cả cácthông tin về thuốc như trong phiếu nhập hàng

+ Trước tiên nhân viên chọn chức năng Tìm kiếm thuốc; tìm thuốc trong phiếunhập; lấy mã số của thuốc này để nhập vào hóa đơn

+ Các thông tin khác là đơn giá vốn, số lượng nhập thì nhập như trong phiếumua hàng

Phần II: Quản lý xuất thuốc

* Chức năng này dành cho nhân viên bán hàng

Quá trình thực hiện:

Khi nhận được hóa đơn mua thuốc từ khách hàng (hóa đơn mua thuốc là mộtdanh sách các thuốc gồm tên thuốc và số lượng cụ thể của mỗi loại thuốc)

1. Kiểm tra yêu cầu khách hàng :

Nhân viên bán hàng sẽ vào mục Quản lý xuất thuốc =>Kiểm tra yêu cầu

+ Sau đó nhân viên sẽ lần lượt tìm kiếm thuốc trong đơn mua thuốc

Chương trình không có chức năng tìm kiếm thuốc thay thế, đây sẽ là hướng pháttriển thêm của chương trình này)

xuất, mã nhân viên )

+ Nhấn Lưu để hoàn tất tạo hóa đơn xuất thuốc, sẽ có thông báo thành công

Ngoài ra nhân viên có thể Sửa, Xóa các hóa đơn xuất, mỗi lần thay đổi cần nhấn Lưu

để lưu kết quả

+ Nhập các thông tin cần thiết về mã thuốc, giá bán và số lượng xuất, mỗi

lần thêm thuốc, cần nhấn Lưu để lưu kết quả

4. Xem và in ấn hóa đơn :

Sau khi nhập thông tin chi tiết xong, nhân viên vào mục Quản lý xuất thuốc =>

Xem và In hóa đơn xuất

+Tại đây chọn Số chứng từ xuất vừa cấp của hóa đơn trong ô Số chứng từ xuất để hiểnthị thông tin chi tiết về hóa đơn xuất

+Nhấn nút Xem chi tiết để xem hóa đơn Thông tin hóa đơn sẽ được hiển thị chi tiết,phục vụ cho in ấn, cũng như một số thông tin cần thiết cho khách hàng biết (tênthuốc, công dụng, số lượng, giá bán )

+Nhấn nút Reset để bắt đầu xem lại một hóa đơn khác

Nhấn In hóa đơn để in ra hóa đơn xuất cho khách hàng - Đây là chức năng phát triểnthêm của chương trình Hóa đơn được in ra, khách hàng cầm hóa đơn đến quầy thungân để thanh toán và lấy thuốc