Luận văn một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty VINCO

MỤC LỤC Lời nói đầu CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ I QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ LÀ GÌ? LỊCH SỬ RA ĐỜI VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆN ĐẠI Quản lý dự án đầu tư? .3 1.1 Khái niệm quản lý dự án 1.2 Đặc trưng quản lý dự án II NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Quá trình quản lý dự án Nội dung quản lý dự án .6 2.1Quản lý phạm vi dự án 2.2 Quản lý thời gian dự án 2.3 Quản lý chi phí dự án .6 2.4 Quản lý chất lượng dự án 2.5 Quản lý nguồn nhân lực 2.6 Quản lý việc trao đổi thông tin dự án .7 2.7 Quản lý rủi ro dự án 2.8 Quản lý hợp đồng hoạt động mua bán dự án 2.9 Lập kế hoạch tổng quan 2.10 Quản lý việc giao nhận dự án Ý nghĩa quản lý dự án III CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án .10 Hình thức chìa khóa trao tay .10 Tổ chức quản lý dự án theo hình thức tự làm 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA Lịch sử hình thành trình phát triển công ty VINCO .12 1.1 Quá trình hình thành công ty 12 1.2 Ngành nghề kinh doanh 12 1.3 Quá trình phát triển công ty 12 1.4 Kết sản xuất kinh doanh Công ty từ năm 2004 đến 13 Đặc điểm cấu tổ chức máy quản lý cấu tổ chức công ty VINCO .15 2.1 Đặc điểm máy tổ chức công ty VINCO 15 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức công ty 17 Vấn đề lao động tiền lương công ty 18 II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA Đặc điểm dự án lập công ty VINCO 21 Công tác quản lý dự án công ty VINCO 22 Những thành tựu đạt công tác quản lý dự án công ty VINCO .30 Những khó khăn công tác lập dự án công ty .31 Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ Phương hướng phát triển công ty thời gian tới 33 Một số giải pháp phát triển công ty .34 2.1 Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập quản lý dự án công ty VINCO 34 2.1.2 Xây dựng quy trình lập dự án hợp lý 35 2.1.3 Nâng cao chất lượng phân tích tài dự án 35 2.1.4 Tăng cường công tác phân tích tiêu kinh tế xã hội 35 2.1.5 số giải pháp khác .35 2.2 Các giải pháp quản lý, tổ chức công ty 36 Kiến nghị 37 3.1 Kỹ quản lý dự án .38 3.2 Mười lời khuyên việc quản lý dự án Phương Nga 40 3.3 25 bí quản lý dự án 43 KẾT LUẬN 47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình 1.1: sơ đồ trình quản lý dự án .5 Hình 2.1: Bảng kết sản xuất kinh doanh công ty (20042007) 14 Hình 2.2: Sơ đồ cấu tổ chức công ty 17 Hình 2.3: Bảng trình độ lao động công ty năm 2007 19 Hình 2.4: Bảng số lao động công ty (2004- 2007) 19 Hình 2.5: Bảng thu nhập bình quân cán công nhân viên công ty VINCO 20 Hình 2.6: Sơ đồ quy trình quản lý dự án công ty VINCO 23 Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 LỜI NÓI ĐẦU Sự xuất hàng loạt “công trình chất lượng”, công trình dở dang” khiến cảm thấy đau lòng Nếu nhà quản lý hiểu rõ kiến thức quản lý dự án, nắm vững quy luật vận động dự án tránh nhiều tượng Để thực thành công mục tiêu dự án, người quản lý dự án phải vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống, tiến hành quản lý có hiệu toàn công việc liên quan đến dự án ràng buộc nguồn lực có hạn Đây quản lý dự án Với mục tiêu: - Nhằm nâng cao kỹ quản lý dự án nhà quản trị - Đảm bảo chất lượng dự án, thành công dự án - Giảm thiểu công trình dự án dở dang, chất lượng - Đem lại cách nhìn quản lý dự án Được quan tâm giới thiệu nhà trường Khoa Khoa học quản lý, với giúp đỡ công ty TNHH Tư vấn Đầu tư Việt Nga, giúp đỡ nhiệt tình bác, cô Phòng dự án, đặc biệt hướng dẫn tận tình TS Nguyễn Thị Hồng Thuỷ, qua trình thực tập, nghiên cứu tài liệu tìm hiểu thực tiễn giúp em chọn,và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án công ty VINCO” Nội dung chuyên đề gồm phần: - Phần 1: Lời nói đầu Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 + Chương I: lý luận chung quản lý dự án: quản lý dự án đầu tư gì? Nội dung, ý nghĩa, hình thức tổ chức quản lý thực dự án + Chương II: Thực trạng công tác lập dự án công ty VINCO: thực trạng cấu tổ chức công ty, công tác quản lý dự án công ty Xem xét mặt đạt được, khó khăn công tác quản lý dự án công ty + Chương III: Giải pháp kiến nghị - Phần 3: Kết luận Mặc dù có nhiều cố gắng song trình độ kinh nghiệm thực tế có hạn, chắn chuyên đề tránh sai sót Em mong nhận dẫn, góp ý kiến thầy cô hướng dẫn cô, bác phòng dự án để viết hoàn thiện Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ LÀ GÌ? Quản lý dự án đầu tư? 1.1 Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu toàn công việc liên quan tới dự án ràng buộc nguồn lực có hạn Để thực mục tiêu dự án, nhà đầu tư phải lên kế hoạch tổ chức, đạo, phối hợp, điều hành, khống chế đánh giá toàn trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án Nói cách khác, quản lý dự án đầu tư trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật chất lượng sản phẩm dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép.1 1.2 Đặc trưng quản lý dự án Quản lý dự án bao gồm đặc trưng sau: - Chủ thể quản lý dự án người quản lý dự án - Khách thể quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc dự án (tức toàn nhiệm vụ công việc dự án) Những công việc tạo thành trình vận động hệ thống dự án Quá trình vận động gọi chu kỳ tồn dự án - Mục đích quản lý dự án để thực mục tiêu dự án, tức sản phẩm cuối phải đáp ứng yêu cầu khách hàng Bản than việc quản lý mục đích mà cách thực mục đích TS Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, NXB Lao Động- Xã Hội, Hà Nội- 2005, Tr.9 Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 - Chức quản lý dự án khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, đạo, điều tiết, khống chế dự án Nếu tách rời chức dự án vận hành có hiệu quả, mục tiêu quản lý không thực Quá trình thực dự án cần có tính sáng tạo, thường coi việc quản lý dự án quản lý sáng tạo II NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Quá trình quản lý dự án Quá trình thứ tự hoạt động kết Quá trình quản lý dự án vào việc thực hoạt động dự án theo thứ tự để đề kế hoạch dự án, sau bước thực công việc dự án Quá trình quản lý dự án mô tả hình sau: Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 Xác định nhu cầu sản phẩm dịch vụ Xác định mục tiêu dự án tầm quan trọng Chọn lựa tiêu chuẩn đo lường hoạt động Xây dựng kế hoạch Dự toán ngân sách Tổng hợp kế hoạch dự án Thực dự án Kiểm soát điều phối dự án Đánh giá thành công dự án Hình 1.1: Sơ đồ trình quản lý dự án Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 Phát triển quy trình công nghệ Nội dung quản lý dự án Xét theo đối tượng quản lý, nội dung chủ yếu quản lý dự án gồm: 2.1 Quản lý phạm vi dự án Quản lý phạm vi dự án việc tiến hành khống chế trình quản lý nội dung công việc dự án nhằm thực mục tiêu dự án Xác định công việc thuộc dự án cần phải thực hiện, công việc phạm vi dự án Cụ thể, gồm công việc: phân chia phạm vi, quy hoạch phạm vi, quy hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án 2.2 Quản lý thời gian dự án Quản lý thời gian dự án trình dự toán kinh phí, giám sát thực chi phí theo tiến độ cho công việc toàn dự án, việc tổ chức, phân tích số liệu báo cáo thông tin chi phí 2.3 Quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự án trình quản lý chi phí, giá thành dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án mà chi phí không vượt mức trù bị ban đầu Nó gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành khống chế chi phí 2.4 Quản lý chất lượng dự án Quản lý chất lượng dự án trình quản lý có hệ thống việc thực dự án nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu chất lượng mà khách hàng đặt Nó bao gồm việc quy hoạch chất lượng, khống chế chất lượng đảm bảo chất lượng 2.5 Quản lý nguồn nhân lực Quản lý nguồn nhân lực phương pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết lực, tính tích cực, sáng tạo người dự án tận dụng cách có hiệu Cụ thể gồm công việc: hướng Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 Một số giải pháp phát triển công ty 2.1 Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập quản lý dự án công ty VINCO Như biết, công tác lập quản lý dự án quan trọng, có vai trò định tới thành công hay thất bại dự án đầu tư Vì vậy, phải đặc biệt trọng đầu tư để nâng cao chất lượng dự án lập 2.1.1 Xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ lập dự án Trước hết, cần thường xuyên tổ chức nâng cao bồi dưỡng kiến thức cho đội ngũ cán quản lý dự án, cán toàn công ty Đối với đội ngũ lãnh đạo yêu cầu phải người vừa có khả nghiệp vụ, vừa có khả trình độ quản lý, có trình độ kinh nghiệm Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu ngày cao công tác quản lý dự án cần phải xây dựng tiêu chuẩn lãnh đạo như: Có lực điều hành hệ thống tổ chức, nắm vững quy trình nghiệp vụ, nắm vững chủ trương, sách Đảng, thường xuyên đào tạo nâng cao lực Đối với đội ngũ trực tiếp tham gia trình quản lý dự án yêu cầu phải có lực, trình độ nắm vững quy trình nghiệp vụ quản lý dự án Đồng thời, phải có phẩm chất đạo đức, nghiêm túc công việc đặt mục tiêu chất lượng dự án lên hàng đầu Hiện nay, đội ngũ cán quản lý dự án công ty người tốt nghiệp đại học đại học Cần phải xây dựng kế hoạch nâng cao lực cho cán quản lý dự án tăng cường tổ chức hội thảo, tập huấn nghiệp vụ, mời chuyên gia tập huấn Vì tài liệu phân tích dự án chưa phong phú Việt Nam nên cán trình phân tích cần phải tìm hiểu, tham khảo thêm tài Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 liệu từ sách, báo nước 2.1.2 Xây dựng quy trình lập dự án hợp lý Các dự án mà công ty tiến hành lập thuộc nhiều lĩnh vực khác công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, dịch vụ Mỗi lĩnh vực lại có đặc điểm riêng đòi hỏi trình lập dự án, công ty cần phải xây dựng quy trình dự án hợp lý tuân thủ yêu cầu Nhà nước phù hợp với đặc điểm riêng lĩnh vực 2.1.3 Nâng cao chất lượng phân tích tài dự án Việc phân tích tài dự án quan trọng, đặc biệt tiêu NPV, IRR, thời gian thu hồi vốn 2.1.4 Tăng cường công tác phân tích tiêu kinh tế xã hội Việc phân tích tiêu kinh tế xã hội dự án công ty thường bị xem nhẹ, cần tăng cường công tác trình lập dự án Hệ thống tiêu kinh tế xã hội giúp cho dự án quan chức thông qua cách dễ dàng 2.1.5 số giải pháp khác - Sử dụng phần mềm tin học ứng dụng vào công tác phân tích lập dự án: việc sử dụng phần mềm ứng dụng EXEL, MICROSOFT PROJECT giúp cho công tác lập dự án nhanh chóng xác hơn, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu lập dự án Vì công ty cần quan tâm đến việc đại hoá sở vật chất, điều kiện làm việc, trang bị máy móc - Tăng cường thu thập thông tin dự án Công tác lập quản lý dự án đòi hỏi phải làm tốt khâu chuẩn bị, có nghĩa phải xem xét, tính toán toàn diện khía cạnh kinh tế kỹ thuật, điều kiện tự Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 nhiên, môi trường pháp lý, xã hội có liên quan đến trình thực đầu tư, đến phát huy tác dụng hiệu đạt công đầu tư, phải dự đoán yếu tố bất định (sẽ xảy suốt trình kể từ thực đầu tư thành hoạt động đầu tư kết thúc phát huy tác dụng theo dự kiến dự án) có ảnh hưởng đến thành bại công đầu tư Vì vậy, trình thu thập thông tin, công ty cần áp dụng nhiều biện pháp khác qua sách báo, qua Internet hay trực tiếp thu thập thông tin thị trường Cần tăng cường cập nhật thông tin liên quan đến thay đổi sách Nhà nước, yếu tố bất định thị trường - Tăng cường kiểm tra kiểm soát trình hình thành thực dự án đầu tư Đây công việc quan trọng để đảm bảo dự án thực theo quy định pháp luật có chất lượng cao Vì vậy, cần phải đầu tư vào việc lập kế hoạch chất lượng cho dự án bao gồm việc lập kế hoạch kiểm tra nghiệm thu chi công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dự án; thiết kế biểu mẫu kiểm soát chất lượng để áp dụng cho dự án 2.2 Các giải pháp quản lý, tổ chức công ty - Tiếp tục kiện toàn máy công ty nhằm nâng cao lực quản lý máy lãnh đạo, rút kinh nghiệm mô hình tổ chức quản lý hiệu để nhân rộng áp dụng toàn công ty - Kiện toàn nhân phòng ban, thực bổ nhiệm cán thời hạn, đánh giá cán lãnh đạo để qua có biện pháp nâng cao chất lượng đội ngũ cán - Tiếp tục mở rộng mối quan hệ với doanh nghiệp bạn nước để tạo gắn bó mật thiết thị trường, hỗ trợ sản xuất Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 kinh doanh - Củng cố mối liên kết công ty với trường Đại học, trung tâm khoa học mở mối liên kết để tạo nguồn cán thu hút trí tuệ, thành tựu công nghệ cho công ty năm sau - Nguồn vốn cho đầu tư sản xuất kinh doanh năm 2007 năm sau lớn, để củng cố mặt tài chính, công ty nên thực biện pháp: + Tăng cường mối quan hệ với tổ chức tín dụng, ngân hàng nước để thu xếp vốn cho dự án đầu tư + Đa dạng hoá hình thức huy động vốn theo quy định Pháp luật + Lành mạnh hóa công tác tài chính, sử dụng có hiệu nguồn vốn huy động phục vụ tốt cho sản xuất, cho đầu tư phát triển Tăng cường công tác thu hồi vốn từ công trình xây dựng Kiến nghị Từ thuận lợi, khó khăn, giải pháp đường lối phát triển công ty Với việc tham khảo tài liệu qua thời gian thực tập công ty em xin đưa số kiến nghị, kinh nghiệm, kỹ quản lý dự án sau: 3.1 Kỹ quản lý dự án Các nhà quản trị ngày đánh giá kỹ giao tiếp, trung thực, liêm cấp ngang vị trí cao lực mà họ mong đợi nhân viên Kế tiếp động, sáng tạo, làm việc siêng khả làm việc theo nhóm Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 Sở dĩ tính chất, kỹ nêu đánh giá cao liên quan chặt chẽ đến công tác quản lý dự án, loại hàng công việc quan trọng mà doanh nghiệp thường phải thực Dưới cách giúp bạn đạt hiệu công việc quản lý dự án - Chịu khó nâng cao lực lưu trữ kết công việc: Khi thành thạo kỹ quản lý dự án, nhân viên thực công việc nhanh hơn, việc lưu trữ kết công việc dạng văn Do đó, nên luyện để nâng cao lực lưu trữ kết công việc dạng biểu đồ quan trọng - Chú ý đến ghi chép rút kinh nghiệm sau giai đoạn thực công việc: Nội dung quản lý dự án xây dựng kế hoạch cách thực công việc hiệu với nguồn lực có thời gian ngắn Mỗi thực xong công việc gì, bạn ghi lại làm được, rút học kinh nghiệm tài liệu vô giá bạn sau - Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp: Không phải họp hành nhiều tốt, mà vấn đề nằm chỗ bạn quản lý thông tin Hãy quan tâm đến trao đổi, tiếp xúc giữ liên lạc với đồng nghiệp để có đủ thông tin - Làm việc tốt với thành viên nhóm: Bạn có làm việc ăn ý với thành viên nhóm? Những thành viên nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn người đứng đầu dự án không? Bạn có tích cực nghe người khác nói không? Khi người nhóm chất vấn bạn, cố gắng lý giải vấn đề cách trực tiếp thật khách quan - Luôn đảm bảo tiến độ công việc: Không đảm bảo tiến độ Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 không thực đầy đủ công việc giao đường ngắn giết chết nghiệp bạn Các kỹ quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết tốt nên làm chủ điều này, bạn thành viên nhóm tin tưởng - Bình tĩnh để kiểm soát tình hình: Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh kiểm soát tình hình sở có đầy đủ thông tin dự án Căn vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân công phải làm việc gì, đâu có phương án đề phòng bất trắc Nếu chẳng may xảy cố, phải thật bình tĩnh để giải vấn đề phát sinh giữ ổn định tình hình - Thích ứng với thay đổi: Đừng khó chịu trước thay đổi bất thường dự án Một người quản lý dự án giỏi phải thích ứng với thay đổi dự án đề biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình đảm bảo thành công cho dự án đó.4 3.2 Mười lời khuyên việc quản lý dự án Phương Nga Làm việc theo dự án huy động nguồn lực từ phòng, ban khác đơn vị để thực dự án Trong giới mà tập trung làm việc theo dự án ngày gia tăng, việc quản lý tốt dự án để đạt hiệu suất cao điều tất yếu Đối với hầu hết Công ty, việc quản lý theo dự án xem thay đổi lớn Jame M.Kerr, sáng lập viên kiêm Chủ tịch Công ty tư vấn Kerr Consulting Group bang www.ngoisao.net/News/Hoc-song/2007/10/3B9C14A9 Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 Countecticut (Mỹ), đưa mười quy tắc mang lại hiệu cao cho doanh nghiệp chuyển sang phương pháp quản lý Thu hẹp phạm vi dự án: Không có tệ dự án không kết thúc Một dự án vắt kiệt nguồn lực làm việc nhóm xem ưu doanh nghiệp Để dự án tiến hành cách chặt chẽ tập trung, bạn nên chia chúng thành dự án nhỏ để việc thực thi dễ dàng thời hạn Về lâu dài, hàng loạt kế hoạch nhỏ thành công mang lại hiệu cho tổ chức nhiều việc thực dự án lớn mà đủ khả để hoàn tất Phân bổ thành viên cách phù hợp: Cách tốt để có khởi đầu tốt phân bổ hợp lý số lượng người nhóm thực dự án Quá đông người làm việc dự án khiến việc động viên, giám sát khuyến khích cá nhân hướng vào nhiệm vụ chung gặp nhiều khó khăn Khó mà nói số lượng thành viên là phù hợp, nguyên tắc chung người việc việc người Nhưng nhiều trường hợp, có thành viên phải đảm đương hai ba việc Huy động tất nguồn lực: Để đảm bảo dự án đạt kết mong muốn, người lãnh đạo phải huy động nguồn lực doanh nghiệp, phải khẳng định tính chất quan trọng dự án Ngoài ra, muốn có nhân viên công nghệ thông tin giỏi nhất, có khả thực sáng kiến mình, nhà lãnh đạo phải cung cấp cho nhân viên nguồn lực giống phận kinh doanh Thiết lập phận kiểm soát dự án: Bộ phận có trách nhiệm xem xét sách, định hướng chiến lược giải vướng Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 mắc, trở ngại thực dự án Ví dụ như, trưởng phòng công nghệ thông tin kinh doanh cấp trung gian tham gia họp thực trạng dự án tổ chức định kỳ hai lần tuần Mọi vấn đề khúc mắc đưa họp phân công cho thành viên phận kiểm soát dự án giải đó, nhóm thực dự án tiếp tục công tác họ Không nên tạo nhiều áp lực công việc: Áp lực công việc làm cho nhân viên dự án bị căng thẳng mệt mỏi tinh thần lẫn thể xác Bạn phải nhạy bén với tượng ý đừng để xảy Trường hợp thường thấy người phân công vào hàng loạt dự án Các tổ chức có khuynh hướng chọn người đưa sáng kiến có khả áp dụng cao Nếu nhận thấy có tình trạng người vừa hoàn thành xong dự án phân công vào dự án khác bạn nên xây dựng số sách để giới hạn hay giám sát việc sử dụng nhân viên Tìm kiếm hỗ trợ từ bên ngoài: Một cách khác để giảm bớt áp lực công việc sử dụng chuyên gia từ bên Song song với việc gia tăng nhóm thực dự án, việc mời nhà tư vấn bên mang lại cho tổ chức nhiều ý tưởng có giá trị Tuy nhiên, kiến thức chuyên môn kỹ thuật, kinh doanh quản trị dự án không giống Do vậy, bạn phải xem xét kỹ kế hoạch kinh nghiệm nhóm thực dự án cụ thể trước định chọn cho họ hỗ trợ thích hợp từ bên Trao quyền cho nhóm thực dự án: Khi phải cố gắng để hoàn thành công việc thời hạn, nhóm thực dự án khó lòng tuân thủ số hoạt động theo quy định việc nộp bảng kiểm Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 tra công việc hay tham gia họp thường kỳ chừng mực đó, nhóm cần trao thêm quyền hạn để hoàn thành công việc tiến độ với chi phí cấp Mọi người làm việc tích cực môi trường tin cậy cảm thông lẫn coi trọng sáng kiến cá nhân Sử dụng công cụ quản lý dự án: Những công việc quản lý dự án bình thường thực cách tự động với công cụ có chức hỗ trợ như: theo dõi dự án, phân công nhiệm vụ, quản lý tiến độ hỗ trợ việc phân tích nguồn lực dựa mạng cục Những công cụ tăng cường việc chia sẻ trao đổi thông tin Tuy nhiên, nhớ việc sử dụng công nghệ làm tăng thêm phức tạp dự án điều hay Động viên khen thưởng: Sự góp sức tất người tham gia vào dự án cần phải công nhận cách xứng đáng Phần thưởng giành cho họ không cần phô trương Đôi khi, thư động viên từ sếp niềm khích lệ cho nhân viên Khen thưởng nhân viên việc tốt cách tặng họ vé xem trận bóng đá, xem phim hay ca nhạc, thêm số ngày nghỉ phép, tăng phụ cấp cho họ hình thức thể đánh giá cao công sức mà họ cống hiến cho dự án 10 Không chấp nhận cách làm sơ sài: Những sách quản lý tốt phải ngăn chặn cung cách làm việc sơ sài, cẩu thả Những kiểu làm việc dẫn đến nhiều sai lầm lúc thực công tác, lãng phí, công việc làm làm lại nhiều lần thất bại.5 www.quantrimang.com/view.asp? Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 3.3 25 bí quản lý dự án Đã có nhiều sách báo viết phương thức kỹ thuật quản lý dự án hiệu 25 bí đúc kết lại từ lý thuyết kinh nghiệm quản lý chuyên gia AMA (American Management Association)- tổ chức phi lợi nhuận tiếng đào tạo Quản trị kinh doanh Xây dựng đội nhóm đoàn kết giải vấn đề Nếu không bạn khó đưa giải pháp đắn tạo nhiều tranh cãi mục tiêu dự án Hãy ghi nhớ tuân theo mục tiêu đề suốt trình dự án Xây dựng chiến lược để đạt tất mục tiêu dự án Giám sát kiểm tra định kỳ để đảm bảo dự án nằm mục tiêu ban đầu đề Xác định rõ cột mốc chuẩn đánh giá: kết mong muốn, trở ngại, lập sách giúp bạn đạt kết mong đợi Cập nhật thông tin từ tất Stakeholders (là người có liên quan, dính líu bị tác động hoạt động dự án) để tránh mâu thuẫn mặt lợi ích sau Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án- người đóng góp nhận định thông tin có ích cho dự án không đơn người hợp tác làm việc nhóm Làm việc theo nhóm Nếu tất thành viên đội/ nhóm làm việc độc lập, sản phẩm sau không ăn khớp giống Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 nhóm thể Hãy thực tế số lượng dự án mà bạn tổ chức bạn đảm trách mục tiêu đề 10 Lập kế hoạch dự án theo cách trả lời câu hỏi như: Phải làm gì? Ai làm? Bao nhiêu? Khi nào? Làm nào? 11 Đưa thật nhiều giải pháp lựa chọn (brainstorming), sau chọn tối ưu dựa thông số thiết lập ban đầu (VD:dựa chi phí, thời gian, mục tiêu ) 12 Hãy thương lượng cần nguồn lực/tài nguyên/những yếu tố khó tìm kiếm 13 Hãy bàn giao phần theo cột mốc dự án, nhờ mà tiến trình đo lường dễ dàng 14 Đưa chuẩn đánh giá, định lượng, đặc tả tất yếu tố có ảnh hưởng tới giá trị chuẩn 15 Đừng lập thời gian biểu cho công việc có thời gian nhiều từ đến tuần Thay chia nhỏ thành nhiều tác vụ để dễ quản lý 16 Tiếp tục đặt câu hỏi, có nhiều câu hỏi bạn tìm nhiều cách giải vấn đề khám phá vấn đề đối lập với định nghĩa ban đầu 17 Tránh “cám dỗ” cố gắng hoàn thành xuất sắc việc- điều dành cho phiên sau sản phẩm phận dịch vụ 18 Hãy dành thời gian dự phòng trường hợp xảy tình không mong đợi vấn đề chưa dự tính Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 19 Làm tất thứ mà bạn giữ cho tác vụ theo lịch trình, sai lầm làm sa lầy dự án 20 Luôn cảnh giác rào cản “phong tỏa” trình dự án (roadblocks) hướng đến hoạt động chuyên nghiệp (pro- active), đừng phản ứng lại chúng mà giúp thành viên dự án hoàn thành nhiệm vụ họ 21 Xem thành viên nhóm thực nhiệm vụ quan trọng, họ cố gắng liên tục để thực thêm công việc khác 22 Đề thành viên thực nhiều vai trò khác quy trình quản lý dự án 23 Đừng để thành viên đợi đến “sát nút” bắt đầu thực nhiệm vụ Khi đó, vấn đề phát sinh, không thời gian trống để sửa chữa bị trễ hạn bàn giao 24 Hãy ghi nhớ lần sức ép: hoàn thành dự án theo tiến độ, kinh phí, mục tiêu mong đợi khách hàng 25 Hãy ghi nhận lại kết dự án: xem xét lại nhóm làm việc nhiệm vụ thực thi.6 www.saga.vn/sanxuatvanhanh/Duan.saga Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 KẾT LUẬN Công ty VINCO ngày có bước phát triển mạnh mẽ ngày khẳng định vị công ty mạnh, không phạm vi nước mà vươn thị trường giới Giá trị sản lượng công ty đến đạt mức gần 100 tỷ đồng, với tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm 15% Điều có nhờ ban lãnh đạo đề chiến lược đầu tư hợp lý Để dự án đầu tư công ty đạt hiệu cao, tạo bước phát triển mạnh mẽ việc lập quản lý dự án cần thiết, giữ vai trò định, đồng thời việc củng cố tổ chức công ty nâng cao khả quản lý máy tổ chức công ty có vai trò quan trọng Mỗi dự án khả thi có chất lượng cao điều kiện cần để đảm bảo thành công cho dự án đầu Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 tư, yếu tố nâng cao vị công ty thị trường Từ chuyên đề thực tập thấy hạn chế, thiếu sót công tác lập đặc biệt công tác quản lý dự án- công việc chủ chốt công ty, hạn chế máy tổ chức công ty Để đưa công ty thành tập đoàn kinh tế lớn mạnh vấn đề đặt trước mắt nhanh chóng tìm giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu công tác lập quản lý dự án hiệu máy quản lý công ty Việc nghiên cứu công ty, nghiên cứu tài liệu thực tế để đưa chuyên đề thực tập mang lại cho em nhiều điều bổ ích trình học tập thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Thị Hồng Thuỷ bác, cô công ty giúp đỡ em hoàn thành báo cáo DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguồn tài liệu Phòng kế toán công ty VINCO Nguồn tài liệu Phòng Tổ chức công ty VINCO Nguồn tài liệu Phòng Kinh doanh công ty VINCO Nguồn tài liệu Phòng dự án Công ty VINCO Khoa Khoa học quản lý, Giáo trình Hiệu quản lý dự án nhà nước, NXB Khoa Học Và Kỹ Thuật, Hà Nội- 2001 PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt, Giáo trình Lập dự án đầu tư, NXB Thống Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46 Kê, Hà Nội- 2005 TS Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, NXB Lao ĐộngXã Hội, Hà Nội- 2005 Viện nghiên cứu đào tạo quản lý, Tổ chức điều hành dự án, NXB Tài chính, Hà Nội- 2006 www.ngoisao.net/News/Hoc-song/2007/10/3B9C14A9 10.www.quantrimang.com/view.asp? 11.www.saga.vn/sanxuatvanhanh/Duan.saga Phạm Minh Trang Kinh tế quản lý công K46