Phân công giám thị phòng thi

nhiệm vụ phân công giám thị cũng như qua tìm hiểu từ đồng nghiệp, những người làm nhiệm vụ như mình thì biết rằng công việc phân công giám thị phòng thi tuy không quá khó nhưng rất dễ bị mắc lỗi “3 không”, đó là:Hai giám thị cùng đơn vị không được coi thi cùng phòng;Hai giám thị không coi thi cùng nhau quá một lần;Một giám thị không coi thi quá một lần tại một phòng;

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 2

Phần 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 3

I Lý do chọn đề tài 3

II Phạm vi ứng dụng 4

III Phương pháp nghiên cứu 4

Phần 2: NỘI DUNG 6

I Cơ sở lý luận 6

II Cơ sở thực tế 6

III Nội dung 6

1 Sự cần thiết của chương trình phân công giám thị bằng MS Excel 6

2 Làm việc với chương trình phân công giám thị bằng MS Excel 7

2.1 Vấn đề phân nhóm trước khi phân công 8

2.2 Phân công giám thị bằng phương pháp tự động 8

2.3 Phân công giám thị bằng phương pháp thủ công 10

2.4 Vấn đề in bảng phân công giám thị 10

2.5 Sơ đồ ghi số báo danh 11

2.6 Vấn đề “bẫy lỗi” trong chương trình 12

IV Hiệu quả 14

Phần 3: KẾT LUẬN 15

TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MS viết tắt của MicroSoft

THPT viết tắt của Trung học phổ thông

GV viết tắt của Giáo viên

GT viết tắt của Giám thị

PHẦN 1:

ĐẶT VẤN ĐỀ

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ thông tin và số hóa, trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế tri thức của thế giới; Đảng và nhà nước ta đã xác định rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của tin học, công nghệ thông tin và truyền thông cũng như yêu cầu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực của xã hội Trong đó giáo dục được Đảng và nhà nước quan tâm hàng đầu, nhất là những năm gần đầy, từ việc đầu tư cơ sở vật chất đến chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động của nhà trường Giáo viên không còn vất vả với việc soạn giảng, quản lý kiểm tra đánh giá, điểm số,… Mọi hoạt động đều được sự hỗ trợ đắc lực của tin học và máy tính

Bản thân tôi là một giáo viên kiêm nhiệm công tác thư ký hội đồng nhà trường và cũng thường xuyên được giao nhiệm vụ thư ký hội đồng thi ở các

kỳ thi (tốt nghiệp THPT, tuyển sinh lớp 10 THPT,…) giúp chủ tịch hội đồng thi phân công giám thị coi thi nên tôi cũng cần đến sự trợ giúp của tin học Tuy nhiên, trong quá trình làm nhiệm vụ phân công giám thị cũng như qua tìm hiểu từ đồng nghiệp, những người làm nhiệm vụ như mình thì biết rằng công việc phân công giám thị phòng thi tuy không quá khó nhưng rất

dễ bị mắc lỗi “3 không”, đó là:

- Hai giám thị cùng đơn vị không được coi thi cùng phòng;

- Hai giám thị không coi thi cùng nhau quá một lần;

- Một giám thị không coi thi quá một lần tại một phòng;

Ngoài ra, chúng ta cũng cần quan tâm đến những trường hợp giáo viên bị

ốm đau, giáo viên nữ mang bầu,… Nhưng nếu với cách làm thông thường thì mất nhiều thời gian và rất khó có được bảng phân công giám thị như ý

công giám thị được đơn giản mà hiệu quả Nhưng làm thế nào để ai cũng

có thể sử dụng, tìm hiểu và phát triển?

Ngày nay, hầu hết giáo viên đều biết sử dụng phần mềm MS Excel để lập các mẫu biểu, danh sách, tính điểm,… vì MS Excel là phần mềm bảng tính điện tử - nó cung cấp công thức tính toán từ cơ bản đến nâng cao cũng như bộ công cụ xử lý bảng tính rất dễ sử dụng

Từ những suy nghĩ và nhìn nhận thực tế trên cộng với kinh nghiệm làm

việc trên bảng tính Excel tôi đã tạo ra “Chương trình phân công giám thị phòng thi bằng MS Excel”.

II PHẠM VI ỨNG DỤNG:

Sáng kiến kinh nghiệm này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quý thầy cô giáo làm công tác Chủ tịch hội đồng, Thư ký hội đồng thi ở kỳ thi tốt nghiệp THPT, kỳ thi tuyển sinh vào các lớp đầu cấp, kỳ thi tuyển sinh đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, kỳ thi kiểm tra tập trung ở các trường…

Ngoài ra, sáng kiến kinh nghiệm này còn dành cho những ai thích tìm hiểu cách sắp xếp giám thị, ghi số bao danh trong các kỳ thi,… Và hơn hết

là tiếp tục phát triển sản phẩm này hay phát triển một sản phẩm khác để đáp ứng nhu cầu công việc của mỗi chúng ta

III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:

- Sưu tầm tài liệu, đọc và nghiên cứu

- Thực hành thử nghiệm tại các kỳ thi học kỳ trong năm học 2010 –

2011 tại trường THPT Nguyễn Công Phương (huyện Nghĩa Hành, Quảng Ngãi)

- Tiến hành thực nghiệm chính thức từ kỳ thi tuyển sinh lớp 10 năm học 2011 – 2012 tại hội đồng thi trường THPT Nguyễn Công Phương (huyện Nghĩa Hành, Quảng Ngãi) đến năm học 2013 – 2014 này; ở kỳ thi tốt nghiệp THPT khóa ngày 02/6/2013 tại hội đồng thi trường THPT Thu Xà (huyện Tư Nghĩa, Quảng Ngãi)

- Hằng năm có chỉnh sửa, bổ sung, nâng cấp theo yêu cầu thực tế của từng kỳ thi, từng hội đồng thi cũng như theo ý kiến đóng góp của đồng nghiệp, những người sử dụng Đặc biệt, bản nâng cấp mới nhất, tháng 5 năm 2014 hoàn toàn phù hợp và đáp ứng tốt yêu cầu mới trong quy chế thi tốt nghiệp năm 2014 – đã được kiểm chứng qua đợt thi thử tốt nghiệp tại trường THPT Nguyễn Công Phương và kỳ thi tốt nghiệp THPT năm 2014 (khóa ngày 02/6/2014) tại trường THPT

số 2 Nghĩa Hành (huyện Nghĩa Hành, Quảng Ngãi)

PHẦN 2:

NỘI DUNG

I CƠ SỞ LÝ LUẬN:

Ngày nay, tuy không thường xuyên nhưng phân công giám thị không phải là công việc ít làm và ít quan trọng, mà ngược lại, nó góp phần vào sự thành công của một kỳ thi Hơn hết, đó là một công việc đòi hỏi tính khoa học và thực tiễn rất cao

II CƠ SỞ THỰC TẾ:

Khi thực hiện phân công giám thị “bằng tay” rất vất vả và rất khó kiểm soát tiêu chí “3 không”

Thực tế có rất nhiều phần mềm phân công giám thị trên thị trường nhưng có phần mềm tốn chi phí rất lớn, còn đa số phần mềm không đáp ứng hết yêu cầu mang tính chất vùng miền ở từng kỳ thi, từng hội đồng thi

III NỘI DUNG:

Trước tiên, chúng ta phải nhìn nhận việc phân công giám thị với chúng

ta – những người làm công tác giáo dục – không quá khó khi thực hiện bằng tay hoặc dùng MS Word hay MS Excel gõ vào Tuy nhiên, với những

ai mới tiếp cận với công việc phân công giám thị thì cũng không quá đơn giản Với lại, có công cụ hỗ trợ thì việc phân công giám thị sẽ thuận lợi hơn, chính xác hơn, có nhiều phương án để lựa chọn hơn, dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết và “nhìn” chuyên nghiệp hơn rất nhiều

1 Sự cần thiết của chương trình phân công giám thị bằng MS Excel:

Chương trình làm trên phần mềm MS Excel nên rất thân thiện và dễ sử dụng với tất cả mọi người, lại được hướng dẫn chi tiết ngay vùng làm việc nên không cần mất thời gian tìm hiểu Với những ai thích học hỏi thì cũng

dễ dàng tìm hiểu vì trong sản phẩm của mình tôi chỉ dùng các hàm đơn giản và những kiến thức cơ bản để có được bảng phân công giám thị như ý

2 Làm việc với chương trình phân công giám thị bằng MS Excel:

Chương trình phân công giám thị được thiết kế trên nhiều sheet, một sheet chính và nhiều sheet thành phần Tại mỗi sheet có liên kết đến các sheet cần thiết khác Sheet chính chứa thông tin kỳ thi và các số liệu của hội đồng thi.

Trước khi thực hiện phân công giám thị, chúng ta phải cập nhật thông tin của kỳ thi như hình sau:

Và nhập các số liệu của hội đồng thi như hình:

Chỉ cần nhập số liệu SỐ P.THI (số phòng thi), TỪ PHÒNG (phòng thi bắt đầu) của từng môn, chương trình sẽ tự động đưa ra danh sách phòng thi của môn tương ứng.

Tiếp theo, chúng ta nhập số thí sinh trong mỗi phòng thi Khi đó chương trình sẽ tính ra tổng số thí sinh đăng ký dự thi của môn và đưa ra

số giám thị tối thiểu cần có để làm nhiệm vụ môn thi đó.

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin ở mỗi môn thi

và danh sách giám thị, chương trình sẽ đưa ra thông

tin tổng quát về số phòng thi, số lượt giám thị,… để

người dùng có định hướng phân công cho phù hợp

(cả lý lẫn tình).

2.1 Vấn đề phân nhóm trước khi phân công:

Để thuận lợi trong việc tránh “cái không” thứ nhất (hai giáo viên cùng đơn vị không coi thi cùng phòng) trong quá trình phân công thì chúng ta nên phân chia giáo viên tham gia làm công tác giám thị ra hai nhóm (nhóm

1 và nhóm 2) tương ứng với hai nhóm giám thị trong phòng (giám thị 1 và giám thị 2) Một nguyên tắc cần lưu ý là các giáo viên cùng đơn vị nên

được phân vào cùng nhóm (hình minh họa).

2.2 Phân công giám thị bằng phương pháp tự động:

Phân công giám thị bằng phương pháp này thì giám thị 1 và giám thị 2 được phân công tự động, người dùng chỉ phải phân công giám thị ngoài phòng thi (gồm giám thị hội đồng, người trực trống (nếu cần), giám thị 3)

và điểm danh giám thị 1, giám thị 2 bị vắng rồi phân công giám thị thay thế từ giám thị ngoài phòng thi

Trong phương pháp tự động,

người sử dụng cần thực hiện hai

việc quan trọng:

- Thứ nhất: đưa vào hai trọng

số chia giám thị 1 và giám

thị 2 Trọng số nên chọn các

số nguyên tố gần với tổng số giám thị, mỗi lần nhập vào một trọng

số chương trình sẽ sinh ra một phương án phân công khác nhau

- Thứ hai: nhập mã số từng môn thi cho hai nhóm giám thị (đã phân

chia lúc nhập dữ liệu – mục 2.1) Mã số nhóm nên chọn các giá trị gần với tổng số giám thị trong nhóm và bắt buộc phải khác nhau trong cùng một nhóm Tương tự như trọng số, mỗi mã số đưa vào sẽ sinh ra một phương án phân công khác nhau

Muốn có nhiều phương án phân công giám thị khác nhau để lựa chọn, người dùng chỉ cần đưa vào các trọng số khác nhau và các mã số khác nhau rồi chọn phương án phù hợp nhất

Kiến thức chủ yếu sử dụng ở sheet này:

- Phân công giám thị 1:

IF(OR(cuối_danh_sách_GV;hết_môn_thi;GV_vắng);"";IF(phân_công

_coi_thi_thay;phòng_coi_thi_thay;IF(AND(số_thứ_tự<=số_GV_nhó m_1;MOD(mã_số_buổi_thi_nhóm_1+số_thứ_tự*trọng_số_giám_thị_1; mã_số_buổi_thi_nhóm_1)+1<=số_phòng_thi);MOD(mã_số_buổi_thi_n hóm_1+số_thứ_tự*trọng_số_giám_thị_1;mã_số_buổi_thi_nhóm_1)+p hòng_thi_đầu_tiên;"")))

- Phân công giám ghị 2:

IF(OR(cuối_danh_sách_GV;hết_môn_thi;GV_vắng);"";IF(phân_công

_coi_thi_thay;phòng_coi_thi_thay;IF(AND(số_thứ_tự>số_GV_nhóm _1;số_thứ_tự<=số_GV_nhóm_1+số_GV_nhóm_2;MOD(mã_số_buổi_thi_n hóm_1+số_thứ_tự*trọng_số_giám_thị_2;số_GV_nhóm_2)+1<=số_phòn g_thi);MOD(mã_số_buổi_thi_nhóm_1+số_thứ_tự*trọng_số_giám_thị _2;số_GV_nhóm_2)+phòng_thi_đầu_tiên;"")))

2.3 Phân công giám thị bằng phương pháp thủ công:

Nếu với phương pháp tự động mà chưa tìm ra được phương án “ưng ý” nhất hay chúng ta muốn dành sự ưu tiên cho phụ nữ mang thai, người lớn tuổi,… thì người dùng có thể phân công bằng phương pháp thủ công

Với phương pháp này, người sử dụng chủ động phân công ai vào phòng thi nào hay làm giám thị 3 ở dãy hành lang nào Cũng giống như phương pháp tự động, người dùng cần điểm danh giám thị vắng (V) vào cột giám thị ngoài phòng thi (NPT)

2.4 Vấn đề in bảng phân công giám thị:

Trước khi in bảng phân công, chúng ta phải

chọn thông tin môn thi ở sheet chính như hình:

Sau khi phân công xong, ở mỗi cách phân

công (tự động, thủ công) chúng ta có hai chế độ

in: in cho từng môn thi và in tổng hợp cho cả kỳ

thi

Ở mỗi chế độ in, người sử dụng dùng chức năng lọc dữ liệu (filter) tại cột Phòng để loại bỏ dữ liệu dư thừa (dữ liệu trống) trước khi in

2.5 Sơ đồ ghi số báo danh:

Ngoài việc cho bảng phân công giám thị như ý, chương trình còn giúp người sử dụng tạo ra các sơ đồ ghi số báo danh trong phòng thi cho từng môn thi, giúp giám thị 2 không ghi nhầm số báo danh, đặc biệt với các môn thi tự chọn (đối với kỳ thi tốt nghiệp THPT năm 2014 này)

Trước khi tạo sơ đồ ghi số báo danh, người sử dụng cần đưa vào bảng

số báo danh của từng môn ở sheet chính (chuyển từ tệp dữ liệu thi của sở GD&ĐT đưa về các trường, các hội đồng coi thi).

Người sử dụng có thể tạo ra các sơ đồ ghi số báo danh cho phòng thi 24 chỗ ngồi (kỳ thi tốt nghiệp THPT) hoặc 28 chỗ ngồi (kỳ thi tuyển sinh lớp

10 THPT ở tỉnh Quảng Ngãi)

Khi người sử dụng chọn cách ghi số báo danh, chương trình sẽ tự động

Kiến thức chủ yếu sử dụng ở sheet này:

IF(COUNTIF(vùng_dữ_liệu_buổi_thi_đã_phân_công_cho_từng_GV;th

ứ_tự_phòng_thi)=1;họ_tên_hay_mã_đơn_vị_công_tác;IF(COUNTIF(v

ùng_dữ_liệu_buổi_thi_đã_phân_công_cho_từng_GV;thứ_tự_phòng_t

hi)>1;”?”;””))

báo danh này để ghi số báo danh phòng mà mình coi thi thật dễ dàng và tránh được sai sót

2.6 Vấn đề “bẫy lỗi” trong chương trình:

Chương trình sử dụng kỹ thuật “bẫy lỗi” tại chỗ, khi phân công giám thị cho môn thi nào mà gặp lỗi gì thì sẽ được thông báo ngay, người sử dụng rất dễ kiểm soát và điều chỉnh

Kiến thức chủ yếu sử dụng ở sheet này:

IF(AND(số_báo_danh_quy_định>0;số_báo_danh_quy_định<=số_thí_

sinh_trong_phòng);số_báo_danh_quy_định+số_thí_sinh_trong_ph òng-1;"")

- Số cặp GT1-GT2 cùng đơn vị là hai giám thị cùng đơn vị không

được coi thi cùng phòng

Kiến thức sử dụng:

IF(mã_đơn_vị_của_GT1=mã_đơn_vị_của_GT2;"Error";””)

* Lỗi bằng rỗng là tốt.

- Số cặp (GT1,GT2) bị trùng là hai giám thị không coi thi cùng nhau

quá một lần

Kiến thức sử dụng:

COUNTIF(tất_cả_cặp_(GT1,GT2);cặp_(GT1,GT2)_từng_phòng) COUNT(cặp_(GT1,GT2)_bị_trùng)

* Lỗi bằng 0 là tốt.

- Giám thị coi thi nhiều hơn 1 lần ở 1 phòng là một giám thị không

coi thi quá một lần tại một phòng

Kiến thức sử dụng:

IF(tầng_suất_phòng_thi_trong_cả_kỳ_thi_của_một_người_xuấ

t_hiện_nhiều_hơn_1;"Error";"")

* Lỗi bằng rỗng là tốt.

- Một giám thị làm nhiều hơn 1 nhiệm vụ/buổi là “bẫy lỗi” trong

trường hợp người sử dụng phân công nhầm nhiệm vụ ngoài phòng thi cho giáo viên đã được phân công giám thị 1 hoặc giám thị 2

Kiến thức sử dụng:

IF(tìm_thấy_nhiều_hơn_1_phân_công;"Error";"")

* Lỗi bằng rỗng là tốt.

- Nhiều hơn 1 giám thị cùng làm 1 nhiệm vụ là “bẫy lỗi” trong trường

hợp người sử dụng phân công hai giáo viên cùng làm một nhiệm vụ trong một phòng (xảy ra khi phân công bằng phương pháp thủ công)

Kiến thức sử dụng:

1;"Error";"")

* Lỗi bằng rỗng là tốt.

Ngoài các “bẫy lỗi” chương trình còn có các thông báo về số lượng

giám thị vắng, số giám thị phải phân công, số giám thị đã phân công,… và

các hướng dẫn khác để người sử dụng tiện theo dõi trong quá trình phân công giám thị

IV HIỆU QUẢ:

Thực tế, chương trình phân công giám thị bằng MS Excel của tôi được

áp dụng có hiệu quả từ kỳ thi tuyển sinh lớp 10 THPT năm học 2011 –

2012 (năm học đầu tiên Trường THPT Nguyễn Công Phương chuyển sang loại hình trường công lập và được phép tuyển sinh bằng hình thức thi tuyển) Chương trình đã giúp công việc thư ký hội đồng thi của tôi nhẹ hơn nhiều và góp phần vào sự thành công ở các kỳ thi đó

Qua thời gian, được sự góp ý của đồng nghiệp, người sử dụng và trải nghiệm thực tế tại các hội đồng thi tôi đã sửa chữa, nâng cấp sản phẩm của mình Chính vì vậy mà chương trình phân công giám thị bằng MS Excel ngày càng hoàn chỉnh hơn, phù hợp hơn và đẹp hơn được đồng nghiệp đánh giá cao

Về mặt công nghệ, chương trình phân công giám thị bằng MS Excel này hoạt động tốt trên mọi hệ điều hành và mọi phiên bản MS Excel khác nhau

từ cũ kỹ đến hiện đại như MS Excel 2013 Thậm chí, chương trình còn

chạy được trên phần mềm bảng tính điện tử Calc (của bộ phần mềm văn

phòng mã nguồn mở OpenOffice) nhưng chưa được “trơn tru” lắm

PHẦN 3:

KẾT LUẬN

Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel đưa ra rất nhiều công thức và công cụ để “phục vụ” người dùng ở mọi lĩnh vực, mọi mức độ, mọi trình

độ khác nhau Với chút kiến thức căn bản nhưng nếu chúng ta biết cách vận dụng và kết hợp lại thì sẽ giúp chúng ta rất nhiều trong công việc của mình, không những vậy chúng ta còn tạo ra các công cụ để chia sẻ cùng mọi

người như Chương trình phân công giám thị phòng thi bằng MS Excel.

Chương trình phân công giám thị phòng thi bằng MS Excel của tôi chưa phải là tốt nhất so với các tác giả khác nhưng đây là sản phẩm của niềm đam mê, tìm tòi, học hỏi và sáng tạo Sản phẩm này đã đem lại hiệu quả lớn trong công việc của tôi và là động lực để tôi tiếp tục tạo ra các sản phẩm khác cũng từ những kiến thức rất cơ bản của MS Excel

Trong khuôn khổ của đề tài sáng kiến kinh nghiệm, những vấn đề tôi

trình bày chưa nói lên hết “cái hay, cái đẹp” của sản phẩm Chương trình

phân công giám thị phòng thi bằng MS Excel mà mới chỉ dừng lại ở việc

giới thiệu Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến cũng như trao đổi kinh nghiệm từ tất cả mọi người, tôi sẵn sàng chia sẻ để sản phẩm này ngày càng cải tiến và được ứng dụng rộng rãi hơn nữa

Địa chỉ chia sẻ:

Võ Thế Duy Giáo viên trường THPT Nguyễn Công Phương.

Email: vntheduy@gmail.com