Hướng dẫn sử dụng Access từ cơ bản đến nâng cao

MICROSOFT ACCESS là một trong bốn phần mềm ứng dụng của bộ MicroSoft Office. Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) (dataBase Management System gọi tắc là DBMS) giúp ta lưu trữ, quản lý, khai thác só liệu được lưu trữ một các có tổ chức bên trong máy tinh. Đây là giáo trình rất hay và hữu ích cho những ai đang muốn chinh phục MS Access từ A>Z. Rất hay, rất kỹ,...

Giáo trình Lập Trình Quản Lý CHƯƠNG I Trang : TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS  I GIỚI THIỆU 1) Khái niệm MICROSOFT ACCESS bốn phần mềm ứng dụng MicroSoft Office Là hệ quản trị sở liệu (CSDL) (dataBase Management System gọi tắc DBMS) giúp ta lưu trữ, quản lý, khai thác só liệu lưu trữ có tổ chức bên máy tinh  Các đặc điểm Access:  Hỗ trợ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị … Của liệu bên bảng cách chặc chẽ  Có thể dùng Wizard để thiết kế đối tượng Access tự động nhanh chóng  Công cụ Query thay câu lệnh ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL  Cho phép nhúng, lưu trữ liệu đặc biệt hình ảnh, âm thanh, tập tin văn bảng, bảng tính…  Tất đối tượng gối gọn tập tin liệu MDB  Một CSDL dùng chung cho nhiều người dùng có tính bảo mật liệu  Có thể chuyển đổi liệu với nhiều ứng dụng khác 2) Cấu hình cài đặt  Máy tính ATT86 trở lên  Bộ nhớ RAM tối thiểu 16  Hệ điều hành Window2000  Đĩa cứng tối thiểu 400 MB có cài đặt phần mềm Access 2000 3) Cài đặt  Click Start  Chọn Run  Chọn ổ đĩa chứa phần mềm Access  Chọn tập tin Setup 4) Khởi động  Cách 1: − Khởi động Windows 2000 − Nhắp Start  Chọn mục Program  Chọn Microsoft Access  Cách 2: − Nhắp vào biểu tượng ShortCut Desktop hay biểu tượng chìa khóa công cụ Microsoft Office Giáo trình Lập Trình Quản Lý 5) Trang Màn hình khởi động Access 2000  Chọn Blank Access database: tạo tập tin sở liệu Access rỗng  Chọn Access database wizard, papes, and project: tạo sở liệu Access dựa theo hướng dẫn công cụ Wizard theo mẫu có sẵn kèm theo Access  Chọn Open an existing file: mở tập tin sở liệu có sẵn đĩa cách chọn tên tập tin danh sách hay chọn mục More Files… để tìm tên tập tin cần mở  Nếu chọn ba nút nhắp OK hành động thực  Nếu chọn Cancel: xuất cửa sổ Microsoft Access Thanh thực đơn (menu bar) Thanh công cụ Thanh trạng thái (Status bar) 6) Thoát khỏi Access  Cách 1: Click menu File _ Chọn Exit  Cách 2: Nhấn tổ hộp phím ALT+F4 Giáo trình Lập Trình Quản Lý II Trang CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS 1) 2) 3) Khái niệm  Dữ liệu thông tin mà ta muốn lưu trữ sử dụng lại  Cơ sở liệu tập hợp tổ chức liệu liên quan đến chủ đề hay mục đích  Mỗi sở liệu lưu trự thành tập tin có phần mở rộng MDB Tạo sở liệu  Cách 1: Chọn menu File  Chọn New  Cách 2: CTRL + N  Cách 3: Chọn biểu tượng New  Chọn Database  OK  Nếu muốn tạo theo mẫu có sẵn Access chọn trang Database  Chọn mẫu  Chọn ổ đĩa, thư mục đặt tên cho CSDL Nhấn nút Create Các thành phần có sở liệu Giáo trình Lập Trình Quản Lý a) b) c) d) e) f) 4) 5) Trang Một sở liệu gồm có thành phần (Object) sau: Tables _ Bảng liệu Là thành phần quan trọng, sở liệu, chứa liệu cần thiết sở liệu Query – Bảng truy vấn Dùng để tính toán, xử lý liệu Table Form – Biểu mẫu Là công cụ tạo mẫu để trình bày liệu theo dạng mà người sử dụng mong muốn, giống mẫu phiếu thông thường Report – Báo cáo Là công cụ tạo mẫu in báo cáo Macro – Lệnh vĩ mô Là tập hợp lệnh chọn, xếp hợp lý cho việc tự động hóa thao tác Modules – Đơn thể chương trình Là phương tiện lập trình Access với ngôn ngữ lập trình Access Basic Đóng sở liệu  Cách 1: Click menu File  Chọn Close  Cách 2: Click vào dấu X góc bên trái cửa sổ sở liệu Chú ý: Khi chấm dứt làm việc với CSDL, nên nhớ phải đóng CSDL, không đóng dẫn đến tình trạng hư CSDL Mở sở liệu  Cách 1: Nhắp Toolbar  Cách 2: Click menu File  Chọn Open  Cách 3: CTRL + O Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang Chọn ổ đĩa, thư mục tập tin cần mở  Chọn Open  Open: Mở tập tin chế độ chia sẻ (không độc quyền) thường dùng để khai thác liệu  Open Read – Only: tập tin mở xem được, không khai thác liệu  Open Exclusive: tập tin mở chế độ độc quyền nghĩa mở không người mở mở tập tin Mở độc quyền sử dụng để sửa vấn đề liên quan đến cấu trúc hay thiết kế 6) Chuyển tập tin sở liệu  Chọn Menu ToolsChọn DataBase UtilitiesChọn Convert Database … 7) Thu gọn, sửa chữa tập tin sở liệu  Chọn menu ToolsChọn DataBase UtilitiesChọn Compact and Repair Database  Nếu mở CSDL Access làm gọn file  Nếu tập tin CSDL mở: Access hiển thị hộp thoại yêu cầu chọn file làm gọn sau: Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang  Bạn chọn tập tin cần làm gọn xong, nhấn Compact  Tiếp theo Access hiển thị hộp thoại Compact Database Into sau: 8)  Tại mục Save In, bạn chọn ổ đĩa, Folder chứa file đích sau làm gọn Đặt tên cho file đích mục Name, xong nhắp nút Save để kết thúc công việc Ẩn sở liệu  Nếu cửa sổ CSDL ta cho ẩn cách: − Click menu Window Chọn Hide Cho lại: Giáo trình Lập Trình Quản Lý 9) Trang − Click menu Window  Chọn Unhide Hide − Chọn CSDL cần  Chọn OK Đặt /Hủy mật mã cho tập tin sở liệu Để tập tin CSDL tránh tò mò người khác Access cho ta khả thiết lập mật mã để bảo vệ chúng cách: − Click menu Tools  Chọn Set Database Password − Gõ mật vào ô Password ô Verify Việc gõ hai lần nhằm khẳng định tính xác mật mã Chú ý: Phải mở CSDL chế độ độc quyền − Để hủy mật mã: Click menu Tools  Chọn Security  Chọn Unset Database Password 10) 11) − Gõ mật mã trước bạn đặt, nhắp OK Bảo mật tháo mật liệu Access cho ta quyền chọn hành động bảo mật liệu nhằm ngăn ngừa phần mềm tiện ích hay phần mểm xử lý văn đoán nội dung liệu bên Tập tin CSDL Để bảo mật tháo mật liệu ta thực hiện: − Click menu Tools  Chọn Security  Chọn Encrypt/Decrypt database… Một số lệnh trình bày cửa sổ CSDL Click menu View  Chọn: Giáo trình Lập Trình Quản Lý − − − − − Trang Databases Objects: Chọn Object cần làm việc Large Icon: phóng lớn biểu tượng Object Small Icon: Thu nhỏ biểu tượng Object List: Liệt kê biểu tượng Object theo danh sách Details: trình bày chi tiết cho đối tượng với nội dung sau:  Name: Tên Object  Description: thích cho Object  Modified: thời gian cập nhập Object  Created: thời gian tạo Object  Type: kiểu Object − Arrange Icon: xếp Object hành:  By Name: theo tên  By Type: theo kiểu  By Created: theo thời gian tạo  By Modified: theo thời gian cập nhập − Properties: chỉnh thuộc tính cho Object  Chọn Object _ Click menu View _ Chọn Properties _ Chọn  Description: gõ thích cho Object Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang  Các thông tin Type, Created, Modified  Chọn Hidden muốn ẩn Object cửa sổ Database Chú ý: không muốn nhìn thấy Object có thuộc tính Hidden phải bảo đảm không chọn Hidden Object mục View hộp thoại Options menu Tools 12) a) b) Các thao tác Object Đổi tên  Bước 1: Nhắp chuột chọn tiêu đề trang chứa đối tượng cần đổi  Bước 2: Nhắp chọn đối tượng cần đổi  Bước 3: Có cách − Chọn menu Edit  Chọn Rename − Click phải vào đối tượng  Chọn Rename Xóa (Cut/Delete) Xóa Cut ta phục hồi Paste, xóa Delete không phục hồi  Bước 1: Nhắp chuột chọn tiêu đề trang chứa đối tượng cần xóa  Bước 2: Nhắp chọn đối tượng cần xóa  Bước 3: Có cách − Chọn menu Edit  Chọn Delete hay Cut − Click phải vào đối tượng  Chọn Delete hay Cut − Nhấn phím Delete hay CTRL+X − Nếu chọn Delete, hộp thoại c)     − Chọn Yes: Xoá − Chọn No: không xóa − Chọn Help: xem giải thích Sao chép Bước 1: Nhắp chuột chọn tiêu đề trang chứa đối tượng cần đổi Bước 2: Nhắp chọn đối tượng cần chép Bước 3: Có cách − Chọn menu Edit  Chọn Copy − Click phải vào đối tượng  Chọn Copy − Nhấn phím CTRL+C Bước 4: Có cách Giáo trình Lập Trình Quản Lý − − − Trang 10 Chọn menu Edit  Chọn Paste Click phải vào đối tượng  Chọn Paste Nhấn phím CTRL + V Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 180 DoituongRecordSet.{FindFirst | FindNext | FindPrevious} dieuKien − Giải thích: THÀNH PHẦN FindFirst FindLast FindNext FindPrevious DieuKien 2) Thuộc tính Nomatch − Ý nghĩa: dùng để xác định mẩu tin có tìm thấy lệnh tìm kiếm hay không − Cú pháp: − Giải thích: DoituongRecordset.Nomatch THÀNH PHẦN Nomatch 3) MÔ TẢ Tìm mẩu tin thỏa điều kiện Tìm mẩu tin sau thỏa điều kiện Tìm mẩu tin thỏa điều kiện Tìm mẩu tin trước thỏa điều kiện Như phần Where câu lệnh SQL MÔ TẢ Là thuộc tính có kiểu logic True: Không tìm thấy False: Tìm thấy Phương pháp Edit, Update − Ý nghĩa: Dùng để sửa liệu − Cú pháp: DoituongRecordset.Edit DoiTuongRecordset!tenField = bieuthuc ……… DoituongRecordSet.Update − Giải thích: THÀNH PHẦN TenField BieuThuc 4) MÔ TẢ Tên field Table hay query Biểu thức mà giá trị gán vào Field Thuộc tính BOF, EOF − Ý nghĩa: Dùng để xác định trỏ mẩu tin vị trí đầu/cuối mẩu tin hay không − Cú pháp: DoituongRecordset.BOF DoituongRecordset.EOF − Giải thích: Giáo trình Lập Trình Quản Lý THÀNH PHẦN BOF EOF Trang 181 MÔ TẢ Có giá trị True trỏ mẩu tin trước mẩu tin đầu tiên, ngược lại False Có giá trị True trỏ mẩu tin sau mẩu tin cuối cùng, ngược lại False 5) Thuộc tính RecordCount − Ý nghĩa: chứa giá trị số Long cho biết số mẩu tin mẩu tin − Cú pháp: 6) Thuộc tính BookMark − Ý nghĩa: chứa giá trị chuỗi dùng để nhận diện vị trí trỏ mẩu tin mẩu tin − Cú pháp: DoituongRecordSet.RecordCount DoituongRecordset.BookMark 7) Thuộc tính LastModified − Ý nghĩa: Chứa giá trị chuỗi (BookMark) dùng để nhận diện mẩu tin vừa bị sửa chữa liệu − Cú pháp: 8) Phương pháp MoveFirst, MoveNext, MoveLast, MovePrevious − Ý nghĩa: Dùng để di chuyển trỏ mẩu tin − Cú pháp: DoituongRecordset.LastModified DoiTuongRecordset.{MoveFirst MovePrevious} | MoveLast | MoveNext − Giải thích: THÀNH PHẦN MoveFirst MoveLast MoveNext MoveFirst 9) XI MÔ TẢ Di chuyển trỏ mẩu tin đến mẩu tin Di chuyển trỏ mẩu tin đến mẩu tin sau Di chuyển trỏ mẩu tin đến mẩu tin Di chuyển trỏ mẩu tin đến mẩu tin Phương pháp AddNew − Ý nghĩa: Thêm mẩu tin mẩu tin − Cú pháp: DoiTuongRecordset.AddNew Doituongrecordset!tenField = bieuthuc ……… DoituongRecordSet.Update Đối tượng FORM − Ý nghĩa: Đối tượng biểu mẫu | Giáo trình Lập Trình Quản Lý − Cú pháp: Trang 182 Dim doiTuongForm as Form Set doiTuongForm = Forms ! tenForm − Giải thích: THÀNH PHẦN TenForm MÔ TẢ Tên biểu mẫu Giáo trình Lập Trình Quản Lý CHƯƠNG IX I : ME Trang 183 NU_THANH THỰC ĐƠN THANH CÔNG CỤ 1)      2) Tạo công cụ Vào menu View Chọn Toolbars Chọn Customize Nhấn nút New Đặt tên cho công cụ Tạo biểu tượng cho công cụ  Trong hộp thoại Customize chọn tiêu đề trang Commands,  Trên hộp thoại Commands, chọn mục Custom rôì kéo qua công cụ vừa tạo mục Như ta vừa taọ biểu tượng có tiêu đề Custom Để tạo nhiều biểu tưọng ta nhắp chuột kéo mục custom qua công cụ Giáo trình Lập Trình Quản Lý 3)            Trang 184 Thiết Lập Thuộc Tính Của Biểu Tượng Chọn biểu tượng Custom công cụ vưà tạo nhấp chuột chọn Modify Seletion Delete:Xoá biểu tượng Name: Đặt tên biểu tượng Copy Button Image: chép biểu tượng Paste Button Image:dán biểu tượng Reset Bustton Image:Khôi phục biểu tượng Edit Bustton Image: Sửa biểu tượng Default Style: Hiện biểu tượng Text Only: Chỉ chữ Image and Text: Hiện chữ biểu tượng Begin a group: Hiện mục phân cách    Properties: Hiện cửa sổ thuộc tính sau:  Selected Control: Chọn công cụ  Caption: Tiêu đề biểu tượng  Screen tip: Chuỗi văn ToolTip Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 185 On Action: Gõ tên hàm: = tenHam (các tham số) Hàm thi  hành Style: Chọn dạng thể 4) Thiết lập thuộc tính cuả công cụ  Vào menu View,  Chọn ToolBars, Chọn Customize  Chọn trang ToolBars, nhắp chuột vào Check box thực đơn cần thiết lập thuộc tính chọn nút lệnh Properties, cửa sổ Toolbar Properties xuất   Toolbar Name:Chỉ định tên công cụ  Chỉ định lọai lệnh  Menu bar: Khi lệnh thực đơn  Tool bar: Khi lệnh công cụ  Popup: Khi lệnh thực đơn tắt:  Docking: Cho phép người sử dụng thay đổi dáng thể thực đơn hay công cụ  Allow Any: di chuyển theo hướng ngang dọc  Can t Change: Không cho phép thay đổi ị trí  No Vertical: Chỉ di chuyển theo chiều ngang  No Horizon: Chỉ di chuyển theo chiều dọc  Allow Customizing: Có thể thay đổi lệnh  Show On Toolobar Menu: hiển thị lệnh công cụ, thực đơn  Allow moving: Cho phép di chuyển lệnh hình  Allow Showing/Hiding: Cho ẩn hay lệnh  Allow Resize: Cho phép thay đổi khíc thước II THANH THỰC ĐƠN 1)     2)    a) Tạo thực đơn Chọn menu View, Toolbar, Customize Chọn trang Toolbar, nhấn New Đặt tên cho thực đơn, OK Nhấn chuột nút Properties, chọn Type Menu Bar, rôì chọn nút Close Tạo mục thực đơn Trên thực đơn có hai mục: New Menu váCustom New menu: thực đơn kéo xuống Custom: Thực hàm Tạo New Menu Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 186  Trong Categories, Chọn New Menu  Trong Commands, khéo New menu vào Maintlb  Chọn Modify Selection để quy định thuộc tính b) Tạo Custom  Trong hộp thọai Customize, chọn Commands, chọn mục File, chọn Custom Commands nắp kéo vào thực đơn New menu  Clik Modify Selection để qui định thuộc tính III THANH THỰC ĐƠN TẮT 1)    Taọ thực đơn tắt Chọn menu View Toolbar chọn Customize Chọn trang Toolbarnhấn nút New Đặt tên cho thực đơn tắt Click OK Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 187   Nhấn nút Properties, chọn Type Popup, Click Close Khi hộp thọai Customize xuất hiện, ta chọn tiêu đề trang Toolbas chọn Shortcut Menu 2) Tạo mục thực đơn tắt  Trên thực đơn tắt có hai loại New Menu Custom thực đơn cách tạo hai thư mục nàycho thực đơn cách tạo thực thực đơn - Ví dụ: Tạo thực đơn sau: DANHMUC PHATSINH BAOCAO THOAT VE KHACHHANG HOADON BAN INHD BANHANG WINDOWS NHAN VIEN PHIEUTHU DOANHTHU NV ACCESS SAN PHAM PHIEUNHAP IN DS SP TONKHO - Trước tiên phải chuẩn bị Form, Report, Macro ứng với chức cụ thể - View Toolbar Customize New - Đặt tên menu Xuất hộp thoại - Chọn trang Toolbar chọn nút Properties chọn loại Menu bar - Trên trang command: + Categories: Chọn New Menu + Trỏ kéo New Menu mục command thả menu - Trỏ nhấn nút phải chuột chức tạo để thay đổi tiêu đề thực đơn + Name: &DANHMUC - Tiếp tục cho chức khác - Tiếp tục tạo chức bên nhóm chức thực đơn + Categories: Chọn Form ( Macro, Report.) + Trỏ kéo biểu mẫu, báo cáo, tập lệnh vào chức thực đơn Ví dụ: Tạo thực đơn tắt: gắn lệnh vào biểu mẫu, báo cáo, ứng dụng Cho toàn ứng dụng: Thực đơn ảnh hưởng tất đối tượng ứng dụng Dùng thao tác set value để đưa hai lệnh vào tập lệnh Autoexec Tập lệnh tự động thực thi ta mở tập tin cở liệu ACTION ITEM EXPRESSION Set Value Application.Menubar “My menu” Set Value Application.Shortcutmenubar “My menushortcut” LƯU Ý: Khi đóng CSDL thực đơn thực đơn người sử dụng Nếu muốn trả lại thực đơn Access ta tạo macro tương tự Autoexec Expression ta gán chuỗi rỗng Macro phải kết chức thoát hộp thoại Giáo trình Lập Trình Quản Lý ACTION Set value Set value 3) - ITEM application Menu bar application Sorttud menubar Trang 188 EXPRESSION ““ ““ Kết lệnh cho Biểu mẫu/báo cáo Vào thuốc tính biểu mẫu/báo cáo Tại thuộc tính: + Menubar: + Toolbar: + Shortcut MenuBar: 4) Sử dụng chức khởi tạo (Startup Option) Là chức cho phép ta định nghĩa hành động thực người sử dụng vừa mở tập tin CSDL Access Ví dụ: tiêu đề cửa sổ Access, biểu tượng, thực đơn thực đơn tắt mà ứng dụng dùng chung, biểu mẫu mở trước tiên Nếu CSDL, có tồn tập Autoexec tập tin thực sau thao tác StartUp Option - Tool, Startup - Chọn đưa vào đặc trưng cần thay đổi cho tập tin CSDL  Application Tile:  Application Icon: < đưa vào tập tin Icon làm biểu tượng ứng dụng – thay biểu tượng chìa khóa Access>   Menu Bar: Chọn menu bar ứng dụng Display Form: Tên form mở sau ứng dụng mở  Shortcut Menu Bar: Short Cut Menu bar ứng dụng cần Giáo trình Lập Trình Quản Lý   Trang 189 Allow Full Menus: Bật tắt chế độ cho phép sử dụng Full Menus Allow Default Shortcut Menus: Bật tắt chế độ cho phép sử dụng thực đơn tắt Access  Display Database Window: Bật tắt chế độ cho phép hiển thị cửa sổ database  Display Status Bar: Bật tắt chế độ cho phép hiển thị trang thái  Allow Built-in Toolbars: Bật tắt chế độ cho phép xây dựng công cụ (Toolbars)  Allow Toolbar/Menu Changes: Bật tắt chế độ cho phép thay đổi công cụ thực đơn IV 1) a) b) c) d) 2) 3) 4) XÂY DỰNG MỘT ỨNG DỤNG Phân tích yêu cầu Tìm hiểu toán thực tế Xác định nhiệm vụ cần giải Phân tích thiết kế hệ thống _ Xây dựng sở liệu Thiết kế ứng dụng Xây dựng thành phần ứng dụng: Table, Query, form, report, Macro, Modules Xây dựng hệ thống Menu hay Form giao diện Bảo mật bảo trì ứng dụng Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 190 CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS I GIỚI THIỆU 1)Khái niệm 2)Cấu hình cài đặt 3)Cài đặt 4)Khởi động 5)Màn hình khởi động Access 2000 .2 6)Thoát khỏi Access II CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS 1)Khái niệm 2)Tạo sở liệu .3 3)Các thành phần có sở liệu .3 4)Đóng sở liệu 5)Mở sở liệu 6)Chuyển tập tin sở liệu 7)Thu gọn, sửa chữa tập tin sở liệu 8)Ẩn sở liệu .6 9)Đặt /Hủy mật mã cho tập tin sở liệu 10)Bảo mật tháo mật liệu 11)Một số lệnh trình bày cửa sổ CSDL 12)Các thao tác Object .9 CHƯƠNG II : TABLE – BẢNG DỮ LIỆU 11 I CẤU TRÚC LOGIC CỦA MỘT BẢNG 11 1)Khái niệm .11 2)Cấu trúc 11 II THIẾT KẾ TABLE (Chế độ design view _ tạo Field) .12 1)Vào chế độ design View 12 2)Cửa sổ Design View .13 3)Các thao tác xử lý thiết kế Table 18 4)Khóa .18 5)Tác dụng Description 20 III XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG TABLE (Chế độ datasheetview ) .20 1)Vào chế độ DataSheet View: Chế độ cho phép xem cập nhật liệu table 20 2)Các thao tác cập nhật liệu 21 3)Các thao tác điều chỉnh cửa sổ Datasheet View .23 4)In nhanh liệu .26 IV CÁC THAO TÁC TRÊN TABLE 26 1)Đổi tên 26 2)Xóa (Cut/Delete) 26 3)Sao chép 27 4)Copy Table từ CSDL khác 27 5)Export liệu từ Table/Query sang CSDL khác loại tập tin khác 30 V KHAI BÁO QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE 31 1)Các loại quan hệ .31 2)Khai báo quan hệ Table 32 3)Sửa quan hệ 33 4)Xóa quan hệ 33 CHƯƠNG III : TOÁN TỬ – HÀM - BIỂU THỨC 34 I TOÁN TỬ 34 1)Toán tử số học: .34 Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 191 2)Toán tử xử lý chuỗi: .34 3)Toán tử xử lý ngày: 34 4)Toán tử luận lý (Logic ): kếtquả = biểuthức1 toántử biểuthức2 35 5)Toán tử quan hệ: .35 6)Các toán tử khác .35 II HÀM 36 1)Các hàm xử lý số 36 2)Hàm xử lý ngày thời gian 37 3)Các hàm đổi kiểu 38 4)Các hàm thống kê 38 5)Hàm có sẵn Access: 39 III BIỂU THỨC 39 CHƯƠNG IV : QUERY – TRUY VẤN 41 I GIỚI THIỆU 41 1)Khái niệm .41 2)Các loại Query .41 II TẠO QUERY 42 1)Tạo Query chức Wizard (Access trợ giúp): 42 2)Tạo Query chức design view (Tự thiết kế cửa sổ lưới QBE) 44 3)Xem kết query 48 4)Chỉnh thuộc tính cột Query .49 5)Hiển thị số record theo lựa chọn Top value 49 III CÁC VÍ DỤ VỀ ĐẶT ĐIỀU KIỆN CHO QUERY 49 IV TỔNG HỢP DỮ LIỆU BẰNG SELECT QUERY 51 1)Chức 51 2)Cách dùng lệnh Total .51 3)Tạo select Query Ngôn ngữ SQL: 52 4)Lưu ý cách đặt điều kiện Total .53 V CROSSTAB QUERY .53 1)Khái niệm: 53 2)Tạo Crosstab Query Wizard 55 3)Tạo Crosstab Query không dùng Wizard .58 VI CÁC LOẠI QUERY KHÁC 59 1)Các query sử dụng Wirard .59 VII CÁC QUERY KHÔNG Sử DụNG BằNG WIRARD 65 1)Make Table Query 65 2)Update Query 65 3)Append Query 66 4)Delete Query 67 5)Query tham số 68 CHƯƠNG V : FORM _ BIỂU MẪU 70 I GIỚI THIỆU 70 1)Các loại biểu mẩu: 70 2)Các khái niệm biểu mẩu 70 II TẠO FORM TỰ ĐỘNG (AUTO FORM) 70 1)Autoform:Columnar (Form dạng cột) 70 2)AutoForm: Tabular (Form dạng dòng) 71 3)Chart wizard (Form dạng đồ thị) 72 4)Pivot Table Wizard 75 III TẠO FORM BẰNG CHỨC NĂNG WIZARD 78 IV TẠO FORM BẰNG CHỨC NĂNG DESIGN .85 Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 192 1)Các thành phần form .85 2)Thiết Kế Form 85 V THANH CÔNG CỤ TOOLBOX .90 1)Select Objects 90 2)Nhãn (Label) 90 3)Hộp văn (Text Box) 90 4)Toggle Button 90 5)Option Button 91 6)Ô kiểm tra (Check Box) 91 7)Option Group 91 8)Hộp danh sách (List Box) – Hộp danh sách kéo xuống (Combo Box) hay 95 9)Nút lệnh (Command Button) 102 10)SubForm .105 11)Màn hình nhiều trang (Tab Control Form) .107 12)Image 107 13) Unbound Object Frame .107 14)Bound Object Frame 107 15)Page Break 107 16) Line 107 17) Rectangle 107 VI TRUYỀN THAM SỐ 108 1)Tên đầy đủ đối tượng: 108 2)Tham số query 108 3)Truyền tham số từ form vào Query 109 4)Truyền tham số thành phần form: 110 VII CÁC VÍ DỤ 110 CHƯƠNG VI : REPORT _ BÁO BIỂU 124 I GIỚI THIỆU 124 1)Khái niệm: 124 2)Các thành phần Report 124 II TẠO REPORT BẰNG CHỨC NĂNG WIZARD 124 III TẠO REPORT DẠNG LABEL WIZARD 132 1)Ví dụ: Tạo thẻ sinh viên có dạng sau: 132 2)Cách Tạo: .133 IV TẠO REPORT BẰNG CHỨC NĂNG DESIGN 136 1)Các thành phần Report 136 2)Thiết Kế Report 136 V CÁC VÍ DỤ 139 1)Tạo Report theo mẫu sau (QLSV.MDB) .139 2)Tạo Form theo mẫu sau (HOADON.MDB) 140 3) Tạo report sau 142 VI LƯU VÀ XEM KẾT QUẢ REPORT 143 1)Lưu Report 143 2)Xem kết in báo cáo 143 CHƯƠNG VII : MACRO _ TẬP LỆNH 144 I GIỚI THIỆU 144 1)Khái niệm: 144 2)Khi sử dụng Macro 144 3)Để sử dụng Macro ta phải làm ? 144 II TẠO VÀ THI HÀNH MỘT TẬP LỆNH .144 1)Tạo tập lệnh 144 Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 193 2)Thực .145 3)Lưu lại tập lệnh hành 145 4)Thực thao tác tập lệnh 146 5)Thay đổi thao tác tập lệnh 146 6)Chọn hay nhiều thao tác tập lệnh 146 7)Xoá hay nhiều thao tác không cần thiết 146 8)Chèn thêm thao tác trước thao tác 146 III MỘT SỐ THAO TÁC THƯỜNG DÙNG 146 IV TẬP LỆNH CÓ ĐIỀU KIỆN (MACRO CONDITION) 150 1)Ý nghĩa 150 2)MsgBox(chuỗi1, số1 [, chuỗi2]) số2 150 3)Thao tác chèn thêm cột điều kiện tập lệnh 151 V NHÓM TẬP LỆNH 152 1)Ý nghĩa 152 2)Thao tác chèn thêm cột tên nhóm tập lệnh 153 3)Ví dụ .153 VI KẾT TẬP LỆNH VÀO CÁC BIẾN CỐ .153 1)Khái niệm .153 2)Thao tác kết tập lệnh vào biến cố 153 3)Sử dụng công cụ xây dựng tập lệnh (Macro Builder) 154 VII SỬ DỤNG BIẾN CỐ TRONG ỨNG DỤNG .155 1)Làm việc với biến cố .155 2)Biến cố mặc định 155 3)Biến cố hủy bỏ .156 4)Quản lý biến cố 157 CHƯƠNG VIII : MODULES _LẬP TRÌNH 159 I BỘ MÃ LỆNH (MODULES) 159 1)Cách tạo: 159 II LỆNH KHAI BÁO 161 1)Khái niệm: 161 2)Các lệnh khai báo: 161 III LỆNH GÁN (ASIGNMENT STATEMENTS) 166 1)Khái niệm: 166 2)Các lệnh gán: 166 IV LỆNH XỬ LÝ .167 2)Các lệnh lặp 170 V ĐỐI TƯỢNG APPLICATION .173 1)Thuộc tính MenuBar 173 2)Phương pháp Quit 174 3)Phương pháp SetOption .174 VI ĐỐI TƯỢNG DOCMD 174 1)Phương pháp OpenForm 174 2)Phương pháp OpenReport 175 3)Phương pháp SelectObject 175 4)Phương pháp PrintOut 176 5)Phương pháp RunSQL 177 6)Phương pháp applyFilter 177 7)Phương pháp Beep .177 8)Phương pháp Maximize .177 9)Phương pháp Minximize 178 10)Phương pháp Restore 178 Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 194 11)Phương pháp GotoRecord 178 12)Phương pháp ShowToolbar 178 VII ĐỐI TƯỢNG DEBUG 179 VIII ĐỐI TƯỢNG DATABASE .179 IX ĐỐI TƯỢNG QUERYDEF 179 1)Thuộc tính SQL 179 X ĐỐI TƯỢNG RECORDSET 179 1)Phương pháp FindFirst, FindLast, FindNext, FindPrevious 179 2)Thuộc tính Nomatch .180 3)Phương pháp Edit, Update 180 4)Thuộc tính BOF, EOF 180 5)Thuộc tính RecordCount 181 6)Thuộc tính BookMark 181 7)Thuộc tính LastModified .181 8)Phương pháp MoveFirst, MoveNext, MoveLast, MovePrevious 181 9)Phương pháp AddNew 181 XI Đối tượng FORM 181 CHƯƠNG IX : ME NU_THANH THỰC ĐƠN .183 I THANH CÔNG CỤ 183 1)Tạo công cụ 183 2)Tạo biểu tượng cho công cụ .183 3)Thiết Lập Thuộc Tính Của Biểu Tượng .184 4)Thiết lập thuộc tính cuả công cụ 185 II THANH THỰC ĐƠN .185 1)Tạo thực đơn 185 2)Tạo mục thực đơn 185 III THANH THỰC ĐƠN TẮT 186 1)Taọ thực đơn tắt 186 2)Tạo mục thực đơn tắt 187 3)Kết lệnh cho Biểu mẫu/báo cáo 188 4)Sử dụng chức khởi tạo (Startup Option) .188 IV XÂY DỰNG MỘT ỨNG DỤNG 189 1)Phân tích yêu cầu 189 2)Xây dựng thành phần ứng dụng: Table, Query, form, report, Macro, Modules 189 3)Xây dựng hệ thống Menu hay Form giao diện 189 4)Bảo mật bảo trì ứng dụng 189 [...]... Kiểu dữ liệu của Field KIỂU DỮ LIỆU Text Ý NGHĨA Văn bản Memo Văn bản Byte Integer Số ngun Số ngun Long Integer Số ngun dài Single Số thực chính xác đơn Double Số thực chính xác kép Currency Tiền tệ MIỀN GIÁ TRỊ Tối đa 255 ký tự Tối đa 65.535 ký tự Từ 0 đến 255 -32.768 đến 32.767 -2.147.483.648 đến 2.147.483.647 -3.4*1038 đến 3.4*1038 -1.79*10308 đến 1.79*10308 +/-900 ngàn triệu SỐ BYTE Mỗi ký tự chiếm... Current Field/Record) Nếu muốn lưu Record này ngay: ấn Shift + Enter ( hay vào menu Record Chọn Save Record) Sửa chữa record Nhắp Mouse tại vị trí dữ liệu cần sửa (hay dùng phím mũi tên đưa con trỏ đến ơ chọn và nhấn phím F2) Sửa dữ liệu Nếu muốn hủy bỏ lệnh sửa ơ đang sửa: ấn ESC Nếu muốn hủy bỏ lệnh sửa tồn bộ Record: ấn ESC Xóa Record Nhắp Mouse tại ơ xám bên trái cột đầu tiên của Record xóa Ấn phím Delete... chứa khóa chính Nhắp vào biểu tượng (hay vào menu Edit, chọn Primary key) 5) Tác dụng của Description  Dùng để giải thích ý nghĩa tên Field chỉ có giá trị tham khảo cho người sử dụng  Khi bạn nhập hay sửa dữ liệu trên Field ở cửa sổ DataSheet, nội dung ohần Description sẽ xuất hiện ở thanh trạng thái (Status bar) để hướng dẫn bạn III XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG TABLE (Chế độ datasheetview ) 1) a) Vào chế độ... OLE Object b) II Trang 12 Số ngun dài, tự động Giống Long tăng và khơng sửa được Integer Ngày /giờ Năm trong khoảng 100 đến 9999 Logic 0: False ; 1: True Thẻ đồng bộ dữ liệu Đối tượng được nhúng hay liên kết vào bảng Hyperlink Đường dẫn Lookup Wizard Combo box 4 6 2 Hình ảnh, âm Tùy thanh, đoạn phim… Có giá trị dẫn Tối đa 2048 đến một tài liệu, một trang Web, một đối tượng… Record (mẩu tin): Mỗi mẩu... tại field quan hệ của table thứ nhất (table cha) và kéo đến field quan hệ của Table thứ hai (Table con), Access hiện hộp thoại RelationShips Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 33 Kiểm tra sự phụ thuộc tồn vẹn Khi giá trị bên bảng cha thay đổi thì dữ liệu tương ứng bên bảng con đổi theo(nếu chọn) Khi xóa dữ liệu bảng cha thì dữ liệu tương ứng bên bảng con xóa theo(nếu chọn) Tạo quan hệ mới Loại quan hệ... một mẩu tin tương ứng trong A Ví dụ: Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 32 Hai bảng Svien và Lophoc có quan hệ một – nhiều với nhau thơng qua trường MALOP Một giá trị trên field malop của bảng Lophoc xuất hiện nhiều lần trên bảng Svien, ngược lại một giá trị trên field Malop của bảng Svien chỉ xuất hiện duy nhất một lần trên bảng Lophoc 2) Khai báo quan hệ giữa các Table Bước 1: vào menu Tools  Chọn...  Definetion and Data: lấy cả cấu trúc Table và dữ liệu Lưu ý: Ta có thể Import/Link table từ các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác hoặc từ các phầm mềm khác như Word, Excel, SQL Server, … Ví dụ: Có một tập tin Excel chứa danh sách các giám đốc chi nhánh của Cơng Ty Cổ phần ABC Hãy đưa danh sách đó vào CSDL của Access Chọn Thực đơn File, Get External data, chọn Import Xuất hiện hộp thoại - Chọn Files... chọn mục này thì giữa hai đầu mút sẽ là 1- 1 3) Sửa quan hệ  Nhắp đúp tại dây quan hệ sẽ hiện hộp thoại Relationship 4) Xóa quan hệ  Nhắp tại dây quan hệ, nhấn phím Delete Lưu ý: Nếu thiết lập quan hệ trước khi nhấp dữ liệu, thì khi nhập liệu cho các Table, bạn phải nhấp theo ngun tắc: nhập bảng chính (bảng cha trước), sau đó mới nhập được bảng quan hê (bảng con) vì đã có sự ràng buộc tồn vẹn dữ liệu... chính hay khơng  Let Access add primary key  Choose my own primary key  No Primary ky Chọn Next Hình 2 25 - Hộp thoại xác định tên bảng Chỉ định tên table 5) - Export dữ liệu từ một Table/Query sang CSDL khác hoặc loại tập tin khác Chọn tên table hoặc Query cần Export Nhắp nút phải tại tên hoặc chọn File, chọn Export Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 31 Hình 2 26 - Hộp thoại đích đến của dữ liệu được... nhắp nút phải Mouse tại một vị trí nào đó trong bảng rồi chọn Remove Filter / Sort ( hay nhắp lại biểu tượng ) 4) In nhanh dữ liệu  Chọn Menu File, Print sẽ hiện hộp thoại Print  Chọn:      IV 1) All: In tất cả các mẩu tin Pages: In theo trang từ trang ở ơ From đến trang ở ơ To Selected Record(s): chỉ in các mẩu tin đang chọn Number of Copies: Chọn số bản in Chọn OK CÁC THAO TÁC TRÊN TABLE Đổi tên