THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN của CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại vận tải TRUNG THÀNH PHÁT

Trong thời gian thực tập em đã được sự giúp đỡ rất nhiều của các anh chị trong công ty, giúp em tìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, n

Lời mở đầu

Trong giai đoạn hội nhập WTO để tồn tại và phát triển được các doanh nghiệp Việt Nam phải nỗ lực và cố gắng hết mình Thuận lợi khi gia nhập WTO là rất lớn như các rào cản hay hạn ngạch xuất nhập khẩu sẽ bị xóa bỏ, được giảm thuế,… Ngành vận tải và xuất khẩu đông lạnh là một trong những ngành hàng phát triển mạnh mẽ của Hải Phòng, kim ngạch xuất khẩu hàng năm tăng cao đó là nhờ sự nỗ lực hết mình của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung và công ty Trung Thành Phát cũng góp một phần nhỏ của mình trong đó Công ty Trung Thành Phát đã có những kế hoạch phát triển để tận dụng những lợi thế và chuẩn bị sẵn sang đón đầu những thử thách trong giai đoạn sắp tới

Sau thời gian học tập tại Trường Đại học Hải Phòng em đã nắm được những kiến thức cơ bản và được nhận vào thực tập tại Công ty TNHH Thương mại vận tải Trung Thành Phát Trong thời gian thực tập em đã được sự giúp đỡ rất nhiều của các anh chị trong công ty, giúp em tìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, ngành nghề kinh doanh của công ty Qua thực tập em đã biết thêm được rất nhiều kiến thức thực tế rất có ích cho công việc vủa em sau này

Em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty Và đặc biệt em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong bộ môn Kinh tế và giáo viên hướng dẫn thực tập - Trường Đại học Hải Phòng đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo thực tập nghiệp vụ này

Báo cáo thực tập của em gồm 3 chương:

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI TRUNG THÀNH PHÁT

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI TRUNG THÀNH PHÁT

CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI TRUNG THÀNH PHÁT

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG

MẠI VẬN TẢI TRUNG THÀNH PHÁT

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại vận tải Trung Thành Phát

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt :CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI TRUNG THÀNH PHÁT

Tên giao dịch Quốc tế bằng tiếng Anh: TRUNG THANH PHÁT TRADING – TRANSPORTATION COMPANY LIMITED

Đại diện : Ngô Thị Nga Chức vụ : Giám đốc

Địa chỉ trụ sở chính: Số 21 Đào Đài , Phường Thượng Lý, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng

1.000.000.000 55,56

2 Lê Thị

Hằng

Số 5 lô 10 Xi Măng, Phường Thượng Lý, Hồng Bàng, Hải Phòng

500.000.000 27,78

Trung Thành

Số 21 Đào Đài, phường Thượng lý, Hồng Bàng, Hải Phòng

300.000.000 16,67

(Nguồn : Giấy phép đăng ký kinh doanh )

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại vận tải Trung Thành Phát ( gọi tắt là công ty Trung Thành Phát ) thành lập ngày 17 tháng 01 năm 2008 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0202006204 - Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng Với chức năng chính là vận tải hàng hóa bằng đường bộ

và hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải, các dịch vụ giao nhận hàng hóa , khai thuê hải quan, dịch vụ kiểm đếm hàng hóa, dịch vụ đóng gói liên quan đến vận tải Công ty có trụ sở tại 32C Điện Biên Phủ, Phường Máy

Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải phòng với vốn điều lệ là 1.8 tỷ đồng Năm 2014 công ty chuyển trụ sở về Số 21 Đào Đài , Phường Thượng Lý, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng

Từ những ngày đầu thành lập hoạt động của Công ty còn nhỏ và gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên, với sự quyết tâm và nhiệt huyết của ban lãnh đạo cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ, có kinh nghiệm và năng động,

Công ty đã dần dần khẳng định được vị trí, khả năng và sự chủ động trong kinh doanh

1.2 Ngành nghề kinh doanh

1.2.1 Chức năng của công ty

Giao nhận hàng hóa đến các cảng đến và nơi đến trên thế giới

Làm thủ tục khai hải quan, xuất khẩu, nhập khẩu

Giao hàng door to door

Vận chuyển hàng nội địa bằng đường bộ, đường biển đến mọi địa điểm trong nước

Giao dịch với các cơ quan nhà nước như Hải quan, Thuế , Ngân hàng …

để thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh XNK, và đăng ký nộp thuế, vay vốn

Hoạt động giao nhận hàng hóa: là một hoạt động vận chuyển thông thường của Công ty, Công ty nhận vận chuyển và giao hàng hóa cho tất cả các công ty trong và ngoài nước khi có nhu cầu vận chuyển Công ty hiện có đội ngũ liên kết vận chuyển đa quốc gia : Trung Quốc , Thái lan , Mỹ, …

1.2.2 Phạm vi hoạt động của công ty

Công ty hoạt động với danh nghĩa là một trung gian thương mại kiêm dịch vụ vận chuyển đường bộ , công ty chuyên về các dịch vụ giao nhận và vận tải : từ khi thành lập cho đến nay , dịch vụ giao nhận vận tải là một trong những hoạt động chính của công ty đã tạo được uy tín và tín nhiệm và sự lựa chọn của khách hàng

Công ty chịu trách nhiệm đứng ra như một người mua , người bán hay một đơn vị nhận chuyển giao hàng hóa Công ty có điều kiện thuận lợi kể cả khi Việt Nam hội nhập với nền kinh tế thế giới Đội ngũ vận tải hùng hậu; có các đội tàu mạnh; bến bãi tập kết kho hàng có ở hầu hết các cảng lớn của Việt Nam , Trung Quốc , …

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Sơ đồ 1.1 : tổ chức công ty Trung Thành Phát

Giám ĐốcPhó Giám ĐốcPhòng chứng từPhòng Kế ToánPhòng Kinh DoanhPhòng Giao NhậnĐội xe

( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)+ Ưu điểm mô hình tổ chức của công ty :

- Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng

- Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ

- Chế độ trách nhiệm rõ ràng

- Tạo ra sự phối hợp dễ dàng giữa các phòng ban tổ chức

+ Nhược điểm của mô hình tổ chức công ty :

- Đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

- Giám đốc: điều khiển tất cả hoạt động kinh doanh toàn công ty theo

đúng chính sách pháp luật của nhà nước Chỉ đạo trực tiếp các phòng – ban trong công ty Lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh vực của công ty, đồng thời theo dõi, quản lý toàn bộ công ty Thu nhập thông tin và xử lý tình hình hoạt động trong bộ máy Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ công nhân viên

- Phó giám đốc: tham gia cùng giám đốc trong việc quản lý điều hành,

giải quyết các vấn đề mà giám đốc giao phó, đồng thời cũng có quyền chỉ đạo, phân công nhiệm vụ cho các phong ban, theo chức năng và nhiệm vụ mà giám đốc giao

- Các phòng ban tuỳ theo chức năng và nhiệm vụ của mình giải quyết công việc một các có hiệu quả nhất theo sự chị đạo của giám đốc và phó giám đốc Để đảm bảo nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, các phòng ban cần phải tiến hành phối hợp một cách chặt chẽ, tương trợ nhau trong quá trình làm việc

- Phòng quản lý Cán bộ công nhân viên

Phòng chứng từ

Phát hành bill of lading, Delivery order, cung cấp dịch vụ như 1 đại lý

hãng tàu Cung ứng các dịch vụ xuất khẩu theo yêu cấu của khách hàng

Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh có chức năng bố chí phân công lao động giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, phòng kinh doanh còn có chức năng thu nhận các thông tin thị trường, các chức năng phản hồi của khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ để phản ánh trực tiếp với ban quản lý nhằm không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng những nhu cầu không ngừng thay đổi của đời sồng

Phòng kế toán

Tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán trong toàn công ty theo đúng điều lệ thống kê kế toán, quy chế tài chính và pháp luật của nhà nước

Tham mưu đề xuất với giám đốc ban hành các quy chế về tài chính phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị, xây dựng các định mực kinh

tế kỹ thuật, định mức chi phí, xác định giá thành đảm bảo kinh doanh có hiệu quả

Thường xuyên đánh giá hiệu quả kinh doanh có đề xuất và kiến nghị kịp thời nhằm tạo nên tình hình tài chính tốt nhất cho công ty

Phản ánh trung thực về tình hình tài chính của công ty và kết hợp các hoạt động khác của công ty

Định kỳ lập báo cáo theo quy định lập kế hoạch thu chi ngân sách nhằm đáp ứng nhu cầu tố của công ty

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty tổ chưc

kế hoạch tài chính và quyết định niên độ kế toán hàng năm

Kiểm tra, kiểm soát việc thu chi, thành toán các khoản nợ, theo dõi tình hình công nợ với khách hàng, tình hình nộp ngân sách của nhà nước.

Phòng giao nhận

Làm thủ tục hải quan

Đóng hàng, đóng cước, giao chứng từ

1.4 Tình hình nhân lực của công ty.

Bảng 1.2 : Cơ cấu lao động của công ty Trung Thành Phát qua

cứ vào số liệu trên ta thấy lao động theo hợp đồng chiếm đa số Cũng theo bảng cơ cấu nhân công trong công ty ta thấy lượng lao động nam chiếm tỷ lệ cao hơn vì các phòng ban có nhu cầu nam lớn hơn do tính chất của công việc

Tổng số cán bộ nhân viên : 30 người trong đó trình độ Đại học – Cao đẳng là 100% Cơ cấu biên chế của công ty do Giám đốc quyết định theo nguyên tắc: gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động cụ thể của công ty trong thời kỳ hiện nay

Công ty thực hiện công tác quản lý cán bộ chính sách, chế độ lao động – tiền lương, bảo hiểm xã hội, … theo qui định của nhà nước đối với các doanh nghiệp Nhà nước và qui định chế phân cấp quản lý cán bộ của công ty.

1.5 Tình hình tài sản của công ty

Bảng 1.3 : Tình hình tài sản của công ty giai đoạn 2013- 2015

Bảng 1.4 : tình hình nguồn vốn của công ty giai đoạn 2013- 2015

Lợi nhuận sau

thuế chưa phân

phối

74.010.833 62.010.686 70.653.425

4 Tổng cộng 2.219.628.834 2.381.321.352 2.393.453.657

nguồn vốn

( Nguồn : phòng hành chính)Vốn bằng tiền : Tương đối ổn định và có xu hướng tăng trong tương lai, nhưng hiện tại vốn bằng tiền là tương đối thấp điều này làm cho rủi ro trong thanh toán của công ty khá cao, do đó công ty nên tăng lượng vốn bằng tiền lên dần nhằm hạn chế rủi ro trong thanh toán

Khoản phải thu: Giảm mạnh trong hai năm 2013 và 2014, và có xu hướng tiếp tục giảm, kỳ thu tiền bình quân khá ngắn 5-6 ngày, mặc dù điều này

sẽ giúp cho lượng vốn không bị khách hàng chiếm dụng nhưng biện pháp thu tiền quá chặt như thế sẽ làm giảm doanh thu, công ty cần có chính sách thu tiền nới lỏng và linh hoạt hơn nữa

1.6 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

Bảng 1.5 : Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

Đơn vị : Triệu VNĐ

Doanh thu 1.423.343.344 1.734.424.546 1.823.673.643

Chi phí 635.534.863 1.032.342.565 1.234.689.689

Lợi nhuận trước thuế 756.342.435 782.342.332 732.324.867

Lợi nhuận sau thuế 543.423.654 634.234.867 623.546.874

(Nguồn : Phòng Hành Chính công ty TNHH thương mại vận tải Trung Thành Phát)Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động của công ty trong 3 năm không ngừng tăng trưởng Năm 2014 mức tăng doanh thu so với năm 2013 là : 311.081.202 VNĐ , năm 2015 mức tăng trưởng doanh thu so với năm 2014 là: 89.249.097 VNĐ So sánh số liệu mức tăng doanh thu của 2 năm 2014 và 2015

ta nhận thấy mức tăng doanh thu năm 2015 giảm hẳn so với mức tăng doanh thu năm 2014 Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận của công ty từ năm 2014 đến

năm 2015 lại giảm do chi phí phục vụ cho hoạt động của công ty tăng lên Nguyên nhân là do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế làm chi phí phục vụ cho nhu cầu hoạt động tăng lên Mà tính chất của ngành giao nhận vận tải không thể tách rời nền kinh tế nên chịu ảnh hưởng là điều tất yếu Khủng hoảng kinh tế làm cho lượng hàng xuất nhập không ổn định làm mất cân bằng hoạt động của công ty Bên cạnh đó sự cạnh tranh của các công ty cùng ngành ngày càng gay gắt, nhưng công ty với bề giày kinh doanh trong ngành công ty vẫn tìm được một chỗ đứng vững chãi trong thị phần giao nhận

Đạt được điều đó Công ty đã phải liên tục kiện toàn bộ máy quản lý , đồng thời quan tâm đến chất lượng nguồn nhân lực nhằm đáp ứng được nhu cầu của công việc , thêm vào đó công ty luôn thực hiện đúng kế hoạch về sủa chữa , mua mới trang thiết bị cũng như phương tiện bằng nguồn vốn tự có của công ty theo định kỳ

Vì thành lập và tham gia vào thị trường từ năm 2008, nên mục tiêu chính của công ty trong thời gian qua là bước đầu xâm nhập, làm quen thị trường, tìm kiếm khách hàng mới và gia tăng nhanh thị phần Do vậy, từ những mối quan

hệ với các bạn hàng sẵn có công ty đang dần khẳng định được mình và tìm được chỗ đứng vững chắc trong thị trường giao nhận hàng hóa

Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển là một trong những lĩnh vực hoạt động chính của công ty Trung Thành Phát và doanh thu từ hoạt động này chiếm một tỷ trọng khá cao trong tổng doanh thu của công ty hoạt động này tăng mạnh từ năm 2013 đến năm 2014

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN XUẤT

THÀNH PHÁT 2.1 Đặc điểm thị trường giao nhận của công ty TNHH thương mại vận tải Trung Thành Phát

Bảng 2.1 : Cơ cấu thị trường xuất nhập khẩu của công ty TNHH

Trung Thành Phát

Đơn vị tính: VNĐ

Nhật 34.547.123 12.86 33.546.421 12.17 38.135.698 12.55

Mỹ 52.124.546 19.4 58.124.546 21.08 62.124.154 20.44 Trung Quốc 11.574.324 4.3 9.265.549 3.36 5.545.315 1.82

( Nguồn : Phòng hành chính)Nhà nước luôn khuyến khích xuất khẩu hạn chế nhập khẩu nhưng trên thực tế những năm vừa qua kim ngạch xuất khẩu của nước ta luôn nhỏ hơn kim ngạch nhập khẩu Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy hai thị trường xuất khẩu chính của công ty là Nhật và Mỹ , đó là hai thị trường xuất khẩu tiềm năng luôn thu hút phần lớn sự chú ý của nhiều doanh nghiệp giao nhận Mặc dù vậy doanh thu từ hai thị trường này qua các năm 2013 đến 2015 lại rất thấp không

có sự tăng trưởng rõ rệt Vì vậy công ty cần tìm hiểu và nghiên cứu sâu hơn về hai thị trường lớn này để khai thác triệt để được tiềm năng của hai thị trường này

Thị trường dịch vụ giao nhận vận tải là thị trường về hàng hóa dịch vụ, đây là sản phẩm vô hình nên thị trường cũng sẽ có những đặc điểm của hàng hóa dịch vụ Chất lượng dịch vụ giao nhận rất khó đo lường chính xác được mà

nó phụ thuộc vào sự thỏa mãn của người tiêu dùng trên thị trường Mặt khác cung trên thị trường là dịch vụ giao nhận không ổn định vì các hợp đồng cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhiều khi gặp khó khăn về thời gian và phương tiện vận chuyển do khả năng cung ứng của doanh nghiệp nhiều khi bị quá tải Cầu của thị trường dịch vụ giao nhận mang tính chất thời vụ, vào những thời điểm mà hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra mạnh mẽ và tăng mạnh trong năm thì nhu cầu về vận chuyển và giao nhận hàng hóa tăng mạnh.

Nếu xét về quy mô thị trường dịch vụ giao nhận thì đây là thị trường tương đối rộng lớn và có tính chất quốc tế cao Do khoảng cách về địa lý nên vận chuyển hàng hóa và giao nhânhj hàng hóa có vị trí rất quan trọng trong buôn bán quốc tế Yêu cầu đối với công ty cần phải có quy mô và nguồn khách hàng là các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu uy tín trên thị trường Do vậy mà trên thị trường hình thành các công ty lớn, tập đoàn với kinh nghiệm, tính chuyên nghiệp , cơ sở vật chất hùng hậu có các chi nhánh , đại lý trên khắp thế giới Sự phát triển của thị trường cũng chịu ảnh hưởng lớn của các tập đoàn này Các doanh nghiệp có xu hướng liên doanh liên kết với nhau để có thể cung cấp dịch vụ giao nhận tốt hơn và có khả năng cạnh tranh cao hơn trên thị trường

2.2 Đặc điểm sản phẩm giao nhận xuất khẩu của công ty TNHH thương mại vận tải Trung Thành Phát

Bảng 2.2: Sản phẩm giao nhận xuất khẩu của công ty TNHH

Trung Thành Phát

Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015

1 Lông gà vịt qua sơ chế 816.516.211 713.513.876 516.516.113

2 Sứa ướp muối 2.147.894.561 2.751.135.549 3.211.311.455

( Nguồn : Phòng hành chính )

Qua số liệu ta có thể thấy trong 3 năm gần nhất trở về đây thì hầu như tất

cả các mặt hàng, mô tô, xe máy, ô tô và các xe động cơ khác về mặt giá trị giao nhận cơ bản đều có sự tăng trưởng Sự biến động này chủ yếu là sự tin tưởng của khách hàng đối với công ty ngày càng tăng Tuy nhiên, chỉ có mặt lông gà vịt qua sơ chế là có xu hướng giảm nguyên nhân chủ yếu là do nhà nước có thêm nhiều chính sách về kiểm dịch chất lượng cũng như vệ sinh an toàn nên

số lượng hàng hóa này giảm mạnh trong những năm gần đây

2.3 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty

Vận tải hàng hóa bằng đường bộ đang là ngành mũi nhọn cùng phát triển với nền kinh tế thị trường hội nhập Đây là hình thức vận tải phổ biến và chiếm

tỉ trọng cao trong ngành vận tải ở nước ta Những công ty vận chuyển hàng hóa hiện đại đều áp dụng các quy trình vận tải bài bản góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và mang lại vị thế mới cho ngành

Sơ đồ 2.1 : Quy trình giao nhận xuất khẩu đường biển

2.3.1 Diễn giải quy trình giao nhận

Bước 1 :Nhận và xử lí thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ

Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau:

Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn

cho khách hàng loại container phù hợp ( nếu hàng tươi sống , rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh: 20’RF, 40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”).Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng…

Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì

khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại

Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên

kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xem xét báo giá cước cho khách hàng đó biết

Thời gian dự kiến xuất hàng: để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù

Bước 3: Chào giá cho khách hàng

Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí

và tiến hành chào giá cho khách hàng Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gởi booking request ( yêu cầu dặt chổ) cho bộ phận kinh doanh Booking request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thông

quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy…

Bước 4: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port

of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (losing time)…

Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu

Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó

Nhân viên kinh doanh sẽ lập booking profile để kê khai sơ lược thông tin

về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp

Bước 5: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu

Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu ( thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container Ớ bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ

gồm : packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có

ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng

Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy conttainer rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng

Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng ( theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container cho cảng vụ

Hồ sơ hải quan gồm

+ Tờ khai hải quan : 2 bản chính( 1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)

+ Hợp đồng mua bán hàng hóa :1 bản chính

+ Hóa đơn thương mại (invoice) : 1 bản chính

+ Phiếu đóng gói (packing list) : 1 bản chính

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh : bản sao y kèm bản chính đối chiếu ( nếu doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)

+ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu : 1 bản

-Nếu mặt hàng xuất khẩu là hàng thực phẩm thì phải đăng lý kiểm dịch, hồ sơ gồm có :

+ 2 giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký kiểm dịch thực vật

+ Hợp đồng ngoại thương ( sao y)

+ 1 invoice ( bản chính )

+ 1 packing list ( bản chính )

+ Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có)

+ Vận đơn (vận đơn này sẽ được nộp sau khi tàu chạy để lấy chứng thư)

Khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ

đó đến cơ quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch Nhân viên tiếp nhận

sẽ kiểm tra bộ hồ sơ, nếu thấy đầy đủ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký

Khi hàng đã về đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên kiểm dịch đến vị trí container và tiến hành kiểm tra hàng Hàng sẽ được cấp chứng thư sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn chứng thư này là chứng nhận tình trạng của hàng hóa đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm

Bước 6: Thông quan hàng xuất khẩu

Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử : Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà công ty thu thập đượcNhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử « ECUSKD » để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa

Có 2 trường hợp:

a) Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm ( luồng xanh)

Bước 1 : Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu

- Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận

- Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm:

+ Giấy giới thiệu

+ 2 tờ khai Hải Quan

+ packing list

- Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù