Nâng cao kỹ năng viết

Nâng cao kỹ viết Truyền đạt thông tin rõ ràng văn viết Đồng nghiệp vừa gửi cho bạn thư liên quan đến họp bạn phải trình bày thông tin quan trọng thư Nhưng vấn đề bạn tìm thấy liệu cần thiết email viết tệ Có nhiều lỗi tả, câu cú chưa hoàn chỉnh, nhiều đoạn dài khó hiểu khiến bạn phải nhiều thời gian kiếm thông tin cần thiết Cuối cùng, buổi họp chuẩn bị không chu đáo kết không khả quan mong muốn Đã bạn phải đối mặt với tình chưa? Trong thời buổi thông tin tải ngày nay,việc giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn hiệu vô thiết yếu người nhiều thời gian để đọc không đủ kiên nhẫn để tìm ý tưởng ấn giấu cấu trúc câu lủng củng Viết tốt khả tạo ấn tượng với sếp, đồng nghiệp khách hàng cao, từ mang lại cho bạn lợi ích không ngờ tới! Trong viết này, xem xét để cải thiện kỹ viết tránh lỗi thường gặp Đối tượng định dạng Lựa chọn định dạng phù hợp bước để viết thư rõ ràng Bạn cần gửi email thân mật? Viết báo cáo chi tiết? Viết lời quảng cáo? Hay viết thư lịch sự? Chính đối tượng người đọc định dạng thư xác định “giọng văn” bạn – bạn nên sử dụng cách nói trang trọng hay thoải mái, thân thiện Ví dụ: bạn viết thư cho khách hàng tiềm năng, liệu sử dụng cách nói thân thiện với bạn bè không? Câu trả lời chắn không Hãy bắt đầu cách xác định người đọc thông điệp bạn? Là nhà quản lý cấp cao hay toàn nhóm nhân sự, nhóm nhỏ kỹ sư? Chắc chắn độc giả chắn nhận giọng điệu nội dung thông qua bạn viết Cấu thành phong cách Khi biết viết viết cho ai, bạn bắt đầu viết Thông thường, hình trống không khiến bạn cảm thấy khó viết phải bắt đầu Hãy thử vài gợi ý soạn thảo định hình phong cách viết thư • Bắt đầu người đọc: nhớ đọc giả bạn viết cho họ Vậy, trước nhất, họ cần biết trước? • Phác thảo trước – Phác thảo đặc biệt hữu ích bạn phải soạn thảo tài liệu dài ví dụ thuyết trình, báo cáo phát biểu Phác thảo giúp bạn xác định bước cần thực chia nhỏ phần để quản lý thông tin dễ dàng • Sử dụng AIDA– bạn viết thư có mục đích khuyến khích độc giả hành động, làm theo công thức AIDA gồm Chú ý – Hứng khởi – Khao khát Hành động Lần lượt thực bước này, bạn viết thư hiệu • Hãy đồng cảm– ví dụ viết thư bán hàng cho khách hàng tiềm năng, tự hỏi họ phải quan tâm đến sản phẩm bạn? Họ nhận ích lợi gì? Hãy nhớ đặt quyền lợi khách hàng lên vị trí • Sử dụng tam giác hùng biện– bạn cố gắng thuyết phục phải nêu lý người nên lắng nghe bạn Thông điệp mà bạn muốn truyền tải cần phải rõ ràng, hợp lý mạch lạc Bài viết tam giác hùng biện giúp giải tình cách hiệu • Xác định chủ đề bạn– bạn xác định tiêu đề cho thông điệp mình, giả vờ có 15 giây để thuyết minh cho quan điểm Bạn nói gì? Thì chủ đề • Hãy sử dụng từ ngữ đơn giản– bạn viết viết học thuật, không, tốt bạn nên sử dụng từ ngữ đơn giản Đừng dùng nhiều từ khó để gây ấn tượng với người Cơ cấu tổ chức Bài viết thân thiện tốt nhiêu Sử dụng tiêu đề, phân nhóm, điểm nhấn đánh số thứ tự để chia nhỏ văn viết chi chít chữ chắn khó đọc viết chia nhỏ thành đoạn văn ngắn, với tiêu đề điểm nhấn rõ ràng Tiêu đề để thu hút ý người đọc nên sử dụng câu hỏi, đặc biệt áp dụng viết quảng cáo báo cáo khiến đọc giả cảm thâý thích thú tò mò Trong email đề xuất nên sử dụng tiêu đề ngắn rõ ràng ví dụ viết Bạn nên sử dụng thêm đồ thị biểu đồ để chia nhỏ văn hình ảnh minh họa không thu hút ý đọc giả mà giúp họ tiếp nhận thông tin nhanh so với việc xem văn chằng chịt chữ Lỗi ngữ pháp Có lẽ biết lỗi ngữ pháp nguyên nhân khiến văn bạn tính chuyên nghiệp Vì việc nắm ngữ pháp tránh lỗi sai thông thường mà công cụ kiểm tra lỗi không tìm thấy điều vô thiết yếu Sau vài ví dụ từ ngữ thường mắc lỗi sai – Ảnh hưởng/ hiệu · “Ảnh hưởng” động từ mang ý nghĩa chi phối, gây tác dụng (ví dụ: dự báo kinh tế ảnh hưởng đến dự kiến thu nhập chúng tôi) · “Hiệu quả” danh từ kết (Ví dụ: hiệu đề xuất gì?) – Sau đó/ · “Sau đó” trạng từ dùng để trình tự thời gian (ví dụ: ăn tối sau xem phim) · “Hơn” liên từ dùng để so sánh (ví dụ: buổi ăn tối đắt so với xem phim) – Your/ you’re · Của bạn từ sở hữu (ví dụ: có phải tài liệu bạn không?) · “you’re” cách viết rút gọn “you are” (ví dụ: bạn người quản lý mới) · Ghi chú: cẩn thận với đồng âm khác (những từ phát âm giống khác xa mặt ngữ nghĩa) là: their/they’re/there, to/too/two, vân vân… – Its/ it’s · “Its” từ sở hữu (ví dụ: có phải động không?) · “It’s” cách viết rút gọn từ “It is” (ví dụ: thường nặng thế) (vâng, lối quay lại) – Company’s/ companies(sỡ hữu, số nhiều) · “Company’s” sở hữu (ví dụ: xe tải công ty chưa thức bảo trì) · “Companies” danh từ số nhiều (ví dụ: công ty ngành công nghiệp gặp khó khăn) Hãy tham khảo viết “Bite-Sized Training” Written Communication để biết thêm từ ngữ hô ngữ thường bị dùng sai LỜI KHUYÊN: MỘT SỐ ĐỘC GIẢ VẪN THƯỜNG MẮC LỖI CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP NÊN CÓ KHI HỌ CŨNG CHẲNG ĐỂ Ý ĐẾN LỖI SAI CỦA BẠN NHƯNG ĐỪNG LẤY LÝ DO NÀY ĐỂ BIỆN MINH CHO SAI SÓT CỦA MÌNH VÌ CŨNG SẼ CÓ NHIỀU NGƯỜI, CỤ THỂ LÀ CÁC NHÀ QUẢN LÝ CẤP CAO SẼ CHÚ Ý ĐẾN NHỮNG LỖI SAI ẤY ĐẤY! VÌ THẾ, MỌI THỨ BẠN VIẾT CẦN PHẢI CHÍNH XÁC ĐỂ MỌI ĐỌC GIẢ ĐỀU CÓ THỂ CHẤP NHẬN CHÚNG Đọc sửa Tốc độ kẻ thù việc đọc chỉnh sửa Nhiều người đọc lướt qua văn nên không tìm sai sót Hãy theo hướng dẫn sau để kiểm tra bạn viết nhé: • Kiểm tra lại tiêu đề tiểu đề– nhiều nguời thường tập trung vào nội dung văn mà bỏ qua phần Tiêu đề lớn rõ nghĩa lỗi • Hãy đọc lớn tài liệu bạn– điều giúp bạn không lướt nhanh tìm thấy lỗi sai • Hãy dùng tay để dò theo bạn đọc– xem cách hay để giúp bạn kiểm tra viết • Hãy bắt từ từ phần cuối tài liệu– đọc sửa câu từ phần cuối phần mở đầu Điều giúp bạn tập trung vào lỗi sai nhiều vào nội dung văn Điểm cốt lõi: Điều quan trọng làm để truyền tải thông điệp cách ngắn gọn chuyên nghiệp nhiều người bỏ thời gian để viết đọc nên bạn làm tốt phần viết, bạn dễ thành công Hãy xác định đối tượng trước bắt tay viết tài liệu Nếu thấy có nhiều thông tin phác thảo trước để xếp suy nghĩ bạn Học kỹ thuật ngữ pháp phong cách giúp bạn viết rõ ràng xác Và bí quan trọng viết nhiều, bạn viết giỏi Bài phần Lắng nghe tích cực – kỹ thuật để hiểu người khác nói Nhấp vào “bài kế tiếp” bên để đọc Xem nội dung liên quan “từ đâu” danh sách bên