Excel là bảng tính hỗ trợ các hàm giúp các bạn trong quá trình tính toán và xử lý dữ liệu, nếu các bạn biết các hàm tính toán, cách sử dụng chúng thì công việc của bạn sẽ được xử lý nhanh chóng hơn. Cú pháp: SUM(Number1, Number2..). Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng. Chức năng: Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn. Ví dụ: =SUM(D7:D12) tính tổng các giá trị từ ô D7 đến ô D12.
CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL 2007 I HÀM LOGIC Hàm AND: Cú pháp: AND (Logical1, Logical2, ….) Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu hay nhiều đối số của nó là sai Lưu ý: - Các đối số phải là giá trị logic mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic - Nếu đối số tham chiếu là giá trị text Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua - Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE! Ví dụ: =AND(D7>0,D703/02/74,F7>01/01/2002) Hàm NOT: Cú pháp: NOT(Logical) Đối số: Logical là giá trị hay biểu thức logic Hàm đảo ngược giá trị của đối số Sử dụng NOT bạn muốn phủ định giá trị của đối số phép toán này II NHÓM HÀM TOÁN HỌC Hàm ABS: Lấy giá trị tuyệt đối của số Cú pháp: ABS(Number) Đối số: Number là giá trị số, tham chiếu hay biểu thức Ví dụ: =ABS(A5 + 5) POWER: Hàm trả về lũy thừa của số Cú pháp: POWER(Number, Power) Các tham số: - Number: Là số thực mà bạn muốn lấy lũy thừa - Power: Là số mũ Ví dụ = POWER(5,2) = 25 Hàm PRODUCT: Bạn có thể sử dụng hàm PRODUCT thay cho toán tử nhân * để tính tích của dãy Cú pháp: PRODUCT(Number1, Number2…) Các tham số: Number1, Number2… là dãy số mà bạn muốn nhân Hàm MOD: Lấy giá trị dư của phép chia Cú pháp: MOD(Number, Divisor) Các đối số: - Number: Số bị chia - Divisor: Số chia Hàm ROUNDUP: Làm tròn số Cú pháp: ROUNDUP(Number, Num_digits) Các tham số: - Number: Là số thực mà bạn muốn làm tròn lên - Number_digits: là bậc số thập phân mà bạn muốn làm tròn Chú ý: - Nếu Num_digits > sẽ làm tròn phần thập phân - Nếu Num_digits = sẽ làm tròn lên số tự nhiên gần nhất - Nếu Num_digits < sẽ làm tròn phần nguyên sau dấu thập phân Hàm EVEN: Làm tròn lên thành số nguyên chẵn gần nhất Cú pháp: EVEN(Number) tham số: Number là số mà bạn muốn làm tròn Chú ý: - Nếu Number không phải là kiểu số thì hàm trả về lỗi #VALUE! Hàm ODD: Làm tròn lên thành số nguyên lẻ gần nhất Cú pháp: ODD(Number) Tham số: Number là số mà bạn muốn làm tròn Hàm ROUNDDOWN: Làm tròn xuống số Cú pháp: ROUNDDOWN(Number, Num_digits) Các tham số: tương tự hàm ROUNDUP III NHÓM HÀM THỐNG KÊ A Nhóm hàm tính tổng Hàm SUM: Cộng tất cả các số vùng dữ liệu chọn Cú pháp: SUM(Number1, Number2…) Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng Hàm SUMIF: Tính tổng của các ô chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) Các tham số: - Range: Là dãy mà bạn muốn xác định - Criteria: các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức chuỗi - Sum_range: Là các ô thực cần tính tổng Ví dụ: = SUMIF(B3:B8,”100″): (Đếm tất cả các ô dãy B3:B11 có chứa số lớn 100) IV NHÓM HÀM CHUỖI Hàm LEFT: Trích các ký tự bên trái của chuỗi nhập vào Cú pháp: LEFT(Text,Num_chars) Các đối số: - Text: Chuỗi văn bản - Num_Chars: Số ký tự muốn trích Ví dụ: =LEFT(Tôi tên là,3) = “Tôi” Hàm RIGHT: Trích các ký tự bên phải của chuỗi nhập vào Cú pháp: RIGHT(Text,Num_chars) Các đối số: tương tự hàm LEFT Ví dụ: =RIGHT(Tôi tên là,2) = “là” Hàm MID: Trích các ký tự từ số bắt đầu chuỗi nhập vào Cú pháp: MID(Text,Start_num, Num_chars) Các đối số: - Text: chuỗi văn bản - Start_num: Số thứ tự ký tự bắt đầu trích - Num_chars: Số ký tự cần trích Hàm UPPER: Đổi chuỗi nhập vào thành chữ hoa Cú pháp: UPPER(Text) Hàm LOWER: Đổi chuỗi nhập vào thành chữ thường Cú pháp: LOWER(Text) Hàm PROPER: Đổi ký từ đầu của từ chuỗi thành chữ hoa Cú pháp: PROPER(Text) Ví dụ: =PROPER(phan van a) = “Phan Van A” Hàm TRIM: Cắt bỏ các ký tự trắng ở đầu chuỗi và cuối chuỗi Cú pháp: TRIM(Text) V NHÓM HÀM NGÀY THÁNG Hàm DATE: Hàm Date trả về chuỗi trình bày kiểu ngày đặc thù Cú pháp: DATE(year,month,day) Các tham số: - Year: miêu tả năm, có thể từ đến chữ số Nếu bạn nhập chữ số, theo mặc định Excel sẽ lấy năm bắt đầu là: 1900.(Ví dụ) - Month: miêu tả tháng năm Nếu month lớn 12 thì Excel sẽ tự động tính thêm các tháng cho số miêu tả năm.(Ví dụ) - Day: miêu tả ngày tháng Nếu Day lớn số ngày tháng chỉ định, thì Excel sẽ tự động tính thêm ngày cho số miêu tả tháng.(Ví dụ) Lưu ý: - Excel lưu trữ kiểu ngày chuỗi số liên tục, vì vậy có thể sử dụng các phép toán cộng (+), trừ (-) cho kiểu ngày.(Ví dụ) Hàm DAY: Trả về ngày tương ứng với chuỗi ngày đưa vào Giá trị trả về là số kiểu Integer ở khoảng từ đến 31 Cú pháp: DAY(Serial_num) Tham số: Serial_num: Là dữ liệu kiểu Date, có thể là hàm DATE kết quả của hàm hay công thức khác.(Ví dụ) Hàm MONTH: Trả về tháng của chuỗi ngày mô tả Giá trị trả về là số ở khoảng đến 12 Cú pháp: MONTH(Series_num) Tham số: Series_num: Là chuỗi ngày, có thể là hàm DATE kết quả của hàm hay công thức khác (Ví dụ) Hàm YEAR: Trả về năm tương ứng với chuỗi ngày đưa vào Year trả về là kiểu Integer khoảng 1900-9999 Cú pháp: YEAR(Serial_num) Tham số: Serial_num: Là dữ liệu kiểu ngày, có thể là hàm DATE kết quả của hàm hay công thức khác.(ví dụ) Hàm TODAY: Trả về ngày thời của hệ thống Cú pháp: TODAY() Hàm này không có các đối số Hàm WEEKDAY: Trả về số chỉ thứ tuần Cú pháp: WEEKDAY(Serial, Return_type) Các đối số: - Serial: số hay giá trị kiểu ngày - Return_type: chỉ định kiểu dữ liệu trả về VI HÀM VỀ THỜI GIAN Hàm TIME: Trả về chuỗi trình bày kiểu thời gian đặc thù Giá trị trả về là số khoảng từ đến 0.99999999, miêu tả thời gian từ 0:00:00 đến 23:59:59 Cú pháp: TIME(Hour,Minute,Second) Các tham số: Được tính tương tự ở hàm DATE - Hour: miêu tả giờ, là số từ đến 32767 - Minute: miêu tả phút, là số từ đến 32767 - Second: miêu tả giây, là số từ đến 32767 Hàm HOUR: Trả về giờ ngày của dữ liệu kiểu giờ đưa vào Giá trị trả về là kiểu Integer khoảng từ (12:00A.M) đến 23 (11:00P.M) Cú pháp: HOUR(Serial_num) Tham số: Serial_num: Là dữ liệu kiểu Time Thời gian có thể nhập như: - Một chuỗi kí tự nằm dấu nháy (ví dụ “5:30 PM”) - Một số thập phân (ví dụ 0,2145 mô tả 5:08 AM) - Kết quả của công thức hay hàm khác Hàm MINUTE: Trả về phút của dữ liệu kiểu Time đưa vào Giá trị trả về là kiểu Integer khoảng từ đến 59 Cú pháp: MINUTE(Serial_num) Tham số: Serial_num: Tương tự công thức HOUR Hàm SECOND: Trả về giây của dữ liệu kiểu Time đưa vào Giá trị trả về là kiểu Integer khoảng từ đến 59 Cú pháp: SECOND(Serial_num) Tham số: Serial_num: Tương tự công thức HOUR Hàm NOW: Trả về ngày giờ thời của hệ thống Cú pháp: NOW() Hàm này không có các đối số VII NHÓM HÀM DÒ TÌM DỮ LIỆU Hàm VLOOKUP: Tìm giá trị khác hàng bằng cách so sánh nó với các giá trị cột đầu tiên của bảng nhập vào Cú pháp: VLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup]) Các tham số: - Lookup Value: Giá trị cần đem so sánh để tìm kiếm - Table array: Bảng chứa thông tin mà dữ liệu bảng là dữ liệu để so sánh Vùng dữ liệu này phải là tham chiếu tuyệt đối Nếu giá trị Range lookup là TRUE bỏ qua, thì các giá trị cột dùng để so sánh phải sắp xếp tăng dần - Col idx num: số chỉ cột dữ liệu mà bạn muốn lấy phép so sánh - Range lookup: Là giá trị luận lý để chỉ định cho hàm VLOOKUP tìm giá trị chính xác tìm giá trị gần đúng + Nếu Range lookup là TRUE bỏ qua, thì giá trị gần đúng trả về Chú ý: - Nếu giá trị Lookup value nhỏ giá trị nhỏ nhất cột đầu tiên của bảng Table array, nó sẽ thông báo lỗi #N/A Ví dụ: =VLOOKUP(F11,$C$20:$D$22,2,0) Tìm giá trị bằng giá trị ở ô F11 cột thứ nhất, và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 2 Hàm HLOOKUP: Tìm kiếm tương tự hàm VLOOKUP bằng cách so sánh nó với các giá trị hàng đầu tiên của bảng nhập vào Cú pháp: HLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup]) Các tham số tương tự hàm VLOOKUP Hàm INDEX: Trả về giá trị hay tham chiếu đến giá trị phạm vi bảng hay vùng dữ liệu Cú pháp: INDEX(Array,Row_num,Col_num) Các tham số: - Array: Là vùng chứa các ô mảng bất biến Nếu Array chỉ chứa hàng và cột, tham số Row_num Col_num tương ứng là tùy ý Nếu Array có nhiều hàng cột thì chỉ Row_num Col_num sử dụng - Row_num: Chọn lựa hàng Array Nếu Row_num bỏ qua thì Col_num là bắt buộc - Col_num: Chọn lựa cột Array Nếu Col_num bỏ qua thì Row_num là bắt buộc 4.Hàm MATCH: Hàm Match cho kết vị trí tương đối giá trị tìm (lookup_value) mảng (lookup_array) kết với giá trị định theo thứ tự đặc biệt (match_type) Cú pháp: MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) Các tham số hàm: - Lookup_value: Là giá trị mà ta dùng để tìm giá trị mà ta mong muốn mảng (lookup_array) Lookup_value giá trị (số, text, giá trị logic) tham chiếu đến số, text, giá trị logic - Lookup_array: Mảng chứa giá trị tìm kiếm Lookup_array mảng tham chiếu mảng - Match_type: Là số xác định cách dò tìm: -1 (false) (true) Nếu match_type bỏ qua hiểu + Match_type = -1: Tìm giá trị nhỏ lookup_array, lớn hay giá trị dò Lookup_array phải xếp theo thứ tự giảm dần + Match_type = (true): Tìm giá trị lớn lookup_array, nhỏ hay giá trị dò Lookup_array phải xếp theo thứ tự tăng dần + Match_type = (false): Tìm giá trị giá trị tìm lookup_array Lookup_array không cần theo thứ tự • Nếu tìm không thấy, hàm cho giá trị #N/A • Không phân biệt chữ hoa chữ thường • Nếu match_type = lookup_value text lookup_value chứa ký tự đại diện như: + Dấu ?: Thay cho ký tự + Dấu *: Thay cho tổ hợp (nhiều) ký tự Ví dụ: Hàm MATCH: cho vị trí xuất Cell tìm thấy mảng, giá trị Cell Số Lỗi Khá Thông Dụng Đây số lỗi thông dụng bạn nhập sai liệu vào ô Sau cách khắc phục cho lỗi: "#####": Lỗi độ rộng Khi cột thiếu độ rộng Dùng chuột kéo độ rộng cột cho phù hợp Khi bạn nhập giá trị ngày tháng thời gian số âm "#VALUE!": Lỗi giá trị Bạn nhập vào công thức chuỗi hàm yêu cầu số giá trị logic Đang nhập chỉnh sửa thành phần công thức mà nhấn Enter Nhập nhiều tham số cho toán tử hàm chúng dùng tham số Ví dụ =LEFT(A2:A5) Thi hành marco (lệnh tự động) liên quan đến hàm mà hàm trả lỗi #VALUE! "#DIV/0!": Lỗi chia cho Nhập vào công thức số chia Ví dụ = MOD(10,0) Số chia công thức tham chiếu đến ô trống 10 "#NAME!": Sai tên Bạn dùng hàm không thường trực Excel EDATE, EOMONTH, NETWORKDAYS, WORKDAYS, Khi cần phải vào menu Tools - Add-in Đánh dấu vào tiện ích Analysis ToolPak Nhập sai tên hàm số Trường hợp xảy tra bạn dùng gõ tiếng Việt chế độ Telex vô tình làm sai tên hàm IF thành Ì, VLOOKUP thành VLÔKUP Dùng ký tự không phép công thức Nhập chuỗi công thức mà đóng mở dấu nháy đôi " " Không có dấu chấm : dãy địa ô công thức "#N/A": Lỗi liệu Giá trị trả không tương thích từ [color=] [/color]các hàm dò tìm VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP MATCH Dùng hàm HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH để trả giá trị bảng chưa xếp Không đồng liệu bạn sử dụng địa mảng Excel Quên nhiều đối số hàm tự tạo Dùng hàm tự tạo không hợp lý "#REF!": Sai vùng tham chiếu Xóa ô tham chiếu công thức Hoặc dán giá trị tạo từ công thức lên vùng tham chiếu công thức Liên kết tham chiếu đến ứng dụng chạy "#NUM!": Lỗi liệu kiểu số Dùng đối số không phù hợp công thức sử dụng đối số liệu kiểu số Ví dụ bạn đưa vào công thức số âm tính số dương Dùng hàm lặp lặp lại dẫn đến hàm không tìm kết trả Dùng hàm trả số lớn nhỏ so với khả tính toán Excel "#NULL!": Lỗi liệu rỗng Dùng dãy toán tử không phù hợp Dùng mảng phân cách 11