TÀI LIỆU TIN học excel 2007 ôn THI CÔNG CHỨC THUẾ

PHẦN BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 2007 BÀI - LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 2007 Giới thiệu MS Excel Microsoft Excel (được viết tắt MS Excel) chương trình nằm Microsoft Office hãng Microsoft MS Excel dùng phổ biến cơng tác văn phịng, quản lý kinh tế, Ngồi chức thơng dụng bảng tính điện tử, MS Excel cịn cung cấp nhiều cơng cụ giúp người sử dụng xử lý hầu hết vấn đề tổ chức, khai thác quản lý liệu MS Excel Microsoft giới thiệu lần vào năm 1983 cho máy tính IBM chạy hệ điều hành DOS Sau đó, với phát triển hệ điều hành, MS Excel trải qua phiên bản: MS Excel for Window 3.x, MS Excel for Window 95, MS Excel for Window 98, MS Excel 2000, MS Excel XP, MS Excel 2003, MS Excel 2007, MS Excel 2010 Trong phần giới thiệu số kiến thức MS Excel 2007 Khởi động, thoát khỏi giao diện chương trình 2.1 Khởi động chương trình Cách 1: Từ hình desktop Windows kích chuột nút Start chọn All Programs  Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007: Hình 1.1: Minh họa khởi động chương trình Cách 2: Từ hình Windows kích chuột vào biểu tượng MS Excel 2.2 Thốt khỏi chương trình Để thoát khỏi Microsofft Excel ta làm sau: Chọn close góc bên phải Hoặc chọn nút Office Exit Chọn biểu tượng Excel tác vụ click chuột phải chọn close, phím tắt ALT+ F4 Lưu ý: Trong trường hợp khỏi chương trình mà chưa ghi lại thay đổi tệp làm việc, MS Excel đưa thơng báo: Hình 1.2: Thơng báo lưu lại thay đổi tệp bảng tính 80 - Chọn Yes: lưu lại thay đổi tệp thời - Chọn No: không lưu lại thay đổi trước - Chọn Cancel: huỷ thao tác đóng tệp, trở lại hình làm việc 2.3 Màn hình giao tiếp Excel 2007 Hình 1.3: Màn hình giao tiếp MS Excel Nút lệnh office : chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tệp tin mới, mở tệp tin, lưu tệp tin,… danh mục tệp tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước Hình 1.4: Các thành phần nút Office Thanh lệnh truy cập nhanh: chứa lệnh mà ta hay sử dụng Kích chuột vào để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Để thêm vào số nút lệnh chọn More Commands… để mở cửa sổ Excel Options 81 Hình 1.5: Các thành phần Customize Quick Access Toolbar Hình 1.6: Hộp thoại Excel Options Thanh tiêu đề: Gồm menu điều khiển, tên chương trình Microsoft Excel, tên tệp làm việc, nút phóng to thu nhỏ nút đóng cửa sổ Thanh menu: Gồm danh mục nút lệnh chia theo nhóm lệnh hay cịn gọi Ribbon Vùng làm việc: Là phần danh cho người sử dụng nhập xử lý liệu Trong cửa sổ bảng tính có trỏ để xác định vị trí thời Thanh cơng thức (formula bar): gồm phần: địa ô thời, biểu tượng chèn hàm (Insert Function) phần chứa hiển thị liệu ô thời bảng tính Thanh (scroll bar): dùng dịch chuyển khung nhìn để xem phần bảng tính Có dọc, nằm bên phải cửa sổ ứng dụng ngang, nằm phía cửa sổ ứng dụng 82 Thanh trạng thái (status bar): hiển thị tình trạng cửa sổ ý nghĩa lệnh thời MS Excel 2.4 Giới thiệu Ribbon Excel 2007 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có thẻ chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Hình 1.7: Danh mục thẻ thông dụng Ribbon Khi trỏ chuột vào nút lệnh Ribbon, bạn thấy xuất thông tin nút lệnh đó, báo cho bạn biết cơng dụng nút lệnh muốn sử dụng Khi muốn sử dụng nút lệnh cần kích chuột vào nút lệnh Việc giống ta thực lệnh công cụ thực đơn phiên trước Thẻ Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,… Thẻ Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: Bảng biểu, biểu đồ, đồ thị, ký hiệu, … Thẻ Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính tốn Excel Thẻ Data: Thực thao tác sở liệu như, tổng hợp liệu phân tích liệu, thiết lập điều kiện ràng buộc liệu, xếp… Thẻ Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính Thẻ View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình,… Thẻ Developer: Ngăn mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở nhóm kích chuột vào nút Office  Excel  Options  Popular  Chọn Show Developer tab in the Ribbon Thẻ Add-Ins: Ngăn xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… Truy cập Ribbon bàn phím: Mới nhìn qua giao diện Excel tưởng phải sử dụng Ribbon chuột dùng tổ hợp khơng có ký gạch chân phiên trước Tuy nhiên Ribbon truy cập bàn phím 83 Hình 1.8: Các ký tự đại diện thẻ, nhóm lệnh lệnh Khi muốn truy cập đến thẻ Ribbon Home, Insert, … ta nhấn phím ALT lần (khơng cần giữ phím ALT) Các ký tự đại diện cho nhóm lệnh lên, chọn phím bàn phím tương ứng ký tự đại diện cần truy cập Ngồi ra, dùng phím định hướng () để di chuyển Ribbon Để biết ký tự đại diện cho nút lệnh, chọn tổ hợp phím Ví dụ thẻ Page Layout (ký tự đại diện P)  Khi muốn thực lệnh Ribbon ta di chuyển () đến lệnh nhấn phím Enter hay dùng Khi muốn trở lại vùng làm việc bảng tính, chọn phím ALT lần phím ESC Cấu trúc tệp liệu Excel Trong phiên MS Excel 2003 tệp bảng tính có phần mở rộng “.XLS” nhiên phiên MS Excel 2007 phần mở rộng “.XLSX” Tệp bảng tính cịn gọi tên sổ tay (Workbook) Trong Workbook có nhiều bảng tính (sheet), bảng tính lại gồm nhiều hàng nhiều cột Mỗi hàng hay cột lại gồm nhiều ô Phần xem xét thành phần tệp liệu 3.1 Bảng tính (sheet) Bảng tính thành phần tệp, bao gồm nhiều (cell) hình thành hàng (Row) cột (Column) Một bảng tính Excel 2007 gồm 16 384 cột 048 576 hàng (so với phiên Excel 2003 256 cột 65 536 dòng) Trong tệp, bảng tính đặt tên mặc định Sheet N (trong N số tự nhiên khác không dùng để thứ tự bảng tính) Trong q trình sử dụng, người dùng thường đặt lại tên bảng tính cho có ý nghĩa với nội dung bảng tính 3.2 Dịng (row) Dịng tập hợp bảng tính theo chiều ngang Mỗi dòng gán tên theo số thứ tự 1, 2, 84 3.3 Cột (column) Cột tập hợp bảng tính theo chiều dọc Mỗi cột gán tên mặc định ký hiệu theo thứ tự chữ A, B, C Tuy nhiên, MS Excel cho phép người sử dụng gán tên cho cột theo số thứ tự 1, 2, 3, Để đặt tên cột theo cách kích chuột vào nút Office  Excel Options  Formulas mục Working with Formulas đánh dấu vào ô R1C1 reference style 3.4 Ô (cell) Ô giao điểm cột dịng Một xác định địa ô Tuỳ theo cách chọn tên cột mà địa ô xác định khác Trong tài liệu giới thiệu xác định địa ô theo cách dùng tên cột chữ Khi đó, địa xác định bởi: (tên cột trước sau tên hàng) Ví dụ: Ơ A2 giao cột A dòng Địa ô chia làm loại:  Nếu địa xác định gọi địa tương đối  Nếu địa xác định gọi địa tuyệt đối  Nếu địa xác định xác định gọi địa hỗn hợp Đặc điểm loại địa vị trí có kí hiệu $ đứng trước khơng thay đổi chép cơng thức đến vị trí Ngược lại vị trí khơng có kí hiệu $ đứng trước thay đổi chép công thức đến vị trí Cách viết địa tham chiếu bảng tính khác nhau: Tham chiếu đến địa worksheet khác workbook có dạng Tên_sheet!Địa_chỉ_ơ Ví dụ: =A2*Sheet2!A2 =A2*‟Thong so‟!B4 Khi tên sheet có chứa khoảng trắng để cặp nháy đơn „ ‟ Khi tham chiếu đến ô bảng tính khác tệp hay bảng tính tệp liệu khác nhau, người sử dụng phải đưa thêm phần xác định tên tệp liệu tên bảng tính vào trước phần địa ô Cụ thể cách viết sau: [Tên tệp liệu]Tên bảng tính!Địa ô Ví dụ: Giả sử trỏ ô Sheet tệp liệu Book1 Để tham chiếu đến ô A1 Sheet1 tệp liệu Book2 ta dùng: [Book2]Sheet1!A1 3.5 Vùng (range) Vùng tập hợp liên tục khơng liên tục Có thể xem vùng Vùng xác định thông qua địa ô vùng thông qua tên gọi Cách xác định vùng thông qua địa ô: 85 Với vùng gồm liên tục địa vùng xác định góc bên trái góc bên phải, hai phần địa ô ngăn cách dấu hai chấm (:) Ví dụ: ta có vùng gồm từ B1 đến E5, địa vùng viết B1:E5 dùng địa tương đối Với vùng gồm ô khơng liên tục phải liệt kê đầy đủ địa thành phần địa vùng, thành phần khơng liên tục dùng dấu phảy (,) Ví dụ: ta có vùng gồm ô từ ô B1 đến ô B5, ô C2 từ D1 đến D5 địa vùng viết B1:B5,C2,D1:D5 dùng địa tương đối Đặc biệt địa cột xác định : địa dòng xác định : Ví dụ cột A xác định A:A, dòng xác định 4:4 Cách xác định vùng thơng qua tên gọi: Ngồi cách xác định vùng thông qua địa ô MS Excel cịn cho phép xác định vùng thơng qua tên gọi Việc đặt tên cho vùng liệu giúp người sử dụng dễ nhớ dễ sử dụng trình làm việc Đặt tên giúp việc tham chiếu tính tốn sai sót di chuyển hay chọn vùng đặt tên cách nhanh chóng từ Name box ( dùng Go to F5) Để đặt tên cho vùng ta làm sau: Chọn thẻ Formulas  chọn nhóm Defined names  Define name xuất hộp thoại New Name: Hình 1.9: Hộp thoại New Name  Name: nhập vào tên vùng dài khơng q 255 kí tự, khơng chứa kí tự trống số kí tự đặc biệt *, /, )  Scope: chọn phạm vi áp dụng vùng Workbook hay sheet 1, sheet2,…  Comment: ghi thích cho vùng liệu  Refers to: Dùng để xác định lại địa vùng cần đặt tên Người dùng đặt tên cho vùng cách chọn vùng cần đặt tên sau nhấn chuột phải chọn Name a Ranger hộp thoại New Name hiển thị Để sử dụng tên vùng đặt : nhấn phím F3, chọn tên vùng cần dùng danh sách chọn Paste List 86 Hình 1.10: Hộp thoại Paste Name Để quản lý tên vùng: Chọn thẻ Formulas chọn nhóm Defined Names  chọn Name manager xuất hộp thoại Name Manager: Hình 1.11: Hộp thoại Name Manager  New: Thêm vùng  Edit: Hiệu chỉnh tham số cho vùng  Delete: Xóa vùng khỏi danh sách  Filter: Lọc tên vùng theo tham số theo workbook, sheet, tên… Các kiểu liệu Trong chứa kiểu liệu Kiểu liệu ô phụ thuộc vào ký tự gõ vào MS Excel gồm kiểu liệu sau: 4.1 Kiểu số Dữ liệu nhập vào bắt đầu số từ đến dấu +, - , (, , $ Các kí hiệu phải số kí hiệu ) tương ứng Mặc định MS Excel, kiểu liệu theo lề phải 4.2 Kiểu ngày tháng, thời gian Dữ liệu kiểu ngày tháng Excel lưu trữ dạng số Số hình thành cách quy đổi liệu kiểu ngày tháng thành số theo mốc thời gian Để xem số liệu ngày tháng dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + ~ (để quay trở lại dạng ngày tháng dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + #) Dữ liệu kiểu thời gian lưu trữ dạng phân số Cách nhập liệu kiểu ngày tháng hay thời gian phải tuỳ theo cách thiết lập người dùng hệ điều hành Windows Trong phần này, sử dụng dạng mặc định 87 Windows Khi đó, ngày tháng có dạng mm/dd/yyyy (tháng/ngày/năm) thời gian giờ:phút:giây Có thể nhập vào theo dạng: mm/dd/yyyyy, mm/dd/yy, mm/dd, mm/yyyy, giờ:phút:giây, giờ:phút, mm/dd/yyyy giờ:phút:giây, 4.3 Kiểu chuỗi kí tự Dữ liệu nhập vào bắt đầu chữ dấu nháy đơn ( „) Các liệu không thuộc kiểu số, ngày tháng, thời gian, công thức coi kiểu chuỗi kí tự Mặc định MS Excel, kiểu liệu theo lề trái 4.4 Kiểu công thức Công thức giúp bảng tính hữu ích nhiều, khơng có cơng thức bảng tính giống trình soạn thảo văn Công thức Excel nhận dạng bắt đầu dấu =, +, - sau kết hợp tốn tử, trị số, địa tham chiếu hàm Ví dụ: = 50000 – IF(C8>=25000,80%*C8,C8) Các phép tốn sử dụng cơng thức:  Phép tốn số học: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm)  Phép toán với chuỗi kí tự: & (nối chuỗi kí tự)  Phép tốn so sánh: = (bằng), > (lớn hơn), < (nhỏ hơn), >= (lớn bằng), 0 Chuyển ô thời vào phạm vi vùng CSDL Chọn thẻ Data  chọn nhóm Sort & Filter  chọn Advanced Filter, hộp thoại Advanced Filter xuất hiện: Hình 6.11: Hộp hội thoại Advanced Filter  Action: lựa chọn vị trí đặt kết chọn lọc liệu: - Filter the list, in – place: dòng thoả mãn điều kiện vùng CSDL 142 - Copy to Another Location: chép dòng thoả mãn điều kiện đến vùng khác bảng tính Khi phải đưa vào địa nơi chép tới ô Copy to  List range: Ghi địa vùng CSDL  Criteria range: Ghi địa vùng điều kiện  Unique records only: Có/khơng hiển thị dịng trùng Để hiển thị lại tồn dịng lệnh Data  chọn nhóm Sort & Filter  Filter Lưu ý: Trong lọc cần bỏ bớt số cột không cần hiển thị vùng copy to phải chứa danh sách cột cần hiển thị Quy ước cách ghi điều kiện:  Điều kiện đơn: - Dữ liệu loại chuỗi (xâu): + Chính xác: Nhập kí tự biên, dấu = nhập chuỗi kí tự nhập xác dãy kí tự (Có thể nhập trực tiếp chuỗi kí tự) Ví dụ: Tìm đơn vị Hành nhập: '=Hành + Khơng xác: dùng kết hợp với kí tự đại diện (*, ?) hay phép toán so sánh Ví dụ: Tìm theo điều kiện sau: „=M* hay VN - Dữ liệu loại số: + Chính xác: nhập số xác + Khơng xác: sử dụng phép toán so sánh >,