ỨNG DỤNG SƠ ĐỒ GANTT TRONG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN Những năm trở lại đây, phong trào nghiên cứu khoa học của sinh viên trường Đại học Ngoại thương nói riêng và của sinh viên nói chung đã có những tín hiệu khởi sắc. Bằng chứng là có nhiều nhóm sinh viên thực hiện nghiên cứu khoa học (NCKH) với nhiều đề tài ý nghĩa, mang tính thực tiễn cao. Việc NCKH ngay khi còn ngồi trên giảng đường đại học là một việc hết sức quan trọng bởi nó giúp sinh viên trau dồi kiến thức, bên cạnh đó rèn luyện khả năng tư duy, nghiên cứu, tinh thần làm việc nhóm, tính kỷ luật và tinh thần trách nhiệm. Tuy nhiên, thực tế cho thấy đã có các nhóm sinh viên gặp không ít khó khăn trong quá trình thực hiện đề tài NCKH. Một trong những khó khăn mà sinh viên gặp phải đó chính là vấn đề quản lý thời gian của việc thực hiện đề tài. Các bạn sinh viên thường không có một kế hoạch làm việc cụ thể với những công việc chi tiết dẫn đến bị động trong việc nghiên cứu và xử lý các công việc phát sinh. Bên cạnh đó, việc bố trí và phân công công việc không hợp lý dẫn đến không tận dụng hiệu quả quỹ thời gian thường xuyên xảy ra. Thậm chí, có nhiều nhóm sinh viên không kịp thời hạn nộp đề tài hoặc chậm trễ tiến độ thực hiện nên phải tạm dừng nghiên cứu đề tài mặc dù có thể đã thực hiện được một phần đề tài. Việc này làm hao phí thời gian và công sức của các bạn rất nhiều. Để có thể giúp các bạn sinh viên có thể sử dụng một cách hiệu quả thời gian và công sức trong việc thực hiện đề tài NCKH, chúng tôi xin giới thiệu đến các bạn một công cụ đơn giản, dễ thực hiện nhưng rất hữu dụng đó chính là Sơ đồ Gantt. Bài viết này hy vọng sẽ giúp các bạn sinh viên ứng dụng sơ đồ Gantt trong việc lập kế hoạch thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học. I. Giới thiệu lý thuyết về sơ đồ Gantt Sơ đồ Gantt được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L. Gantt, một trong những nhà tiên phong về lĩnh vực quản lý khoa học. Đây là một trong những công cụ cổ điển nhất nhưng vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án (việc thực hiện một đề tài NCKH cũng có thể xem là một dự án). Nó biểu diễn thời gian thực hiện các nhiệm vụ trong dự án, giúp cho các nhà quản lý dự án theo dõi và quản lý công việc chơn chu hơn. Nhìn vào biểu đồ Gantt, người quản lý dự án, cũng như các thành viên thực hiện dự án biết được: • Trình tự thực hiện mỗi nhiệm vụ; • Tiến độ dự án: biết được mình đã làm được gì và tiếp tục phải thực hiện công việc đó thế nào, bởi vì mỗi công việc được giao phải hoàn thành trong thời gian đã định; • Thấy sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc. Trong sơ đồ Gantt: • Các công tác được biểu diễn trên trục tung. • Thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành – đó là những đoạn thẳng nằm ngang có độ dài nhất định chỉ thời điểm bắt đầu, thời gian thực hiện, thời điểm kết thúc. Các bước cơ bản khi tiến hành xây dựng sơ đồ Gantt: – Định nghĩa các hoạt động; – Tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành công việc cho mỗi hoạt động, tùy thuộc vào khối lượng công việc, nguồn lực cho phép, tổng thời gian để hoàn thành; – Xác định mối liên hệ giữa các hoạt động; – Vẽ lịch thực hiện đề tài (mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang theo trục hoành thời gian); – Điều chỉnh thời gian các tất cả các công việc cho đến khi hoàn thành lịch trình (sắp xếp các hoạt động sao cho thời điểm hoàn thành của chúng không vượt quá thời điểm hoàn thành đề tài đã được định trước). Ví dụ: Một công việc X được thực hiện trong 15 tuần, bao gồm 6 nhiệm vụ với các thông tin chi tiết sau: STT Nhiệm vụ Mô tả Phụ trách Nhiệm vụ trước Thời gian (Tuần) 1 A Công việc 1 An – 2 2 B Công việc 2 Thắng – 3 3 C Công việc 3 Lan A 2 4 D Công việc 4 Hoa B 4 5 E Công việc 5 Thắng C 4 6 F Công việc 6 An C 3 7 G Công việc 7 Hoa D, E 5 8 H Công việc 8 Lan F, G 2 Chúng ta sẽ thể hiện trên sơ đồ Gantt như sau: TT Công tác Phụ trách Thời gian tuần) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 A – Công việc 1 An 2 B – Công việc 2 Thắng 3 C – Công việc 3 Lan 4 D – Công việc 4 Hoa 5 E – Công việc 5 Thắng 6 F – Công việc 6 An 7 G – Công việc 7 Hoa 8 H – Công việc 8 Lan Sơ đồ 1: Sơ đồ Gantt theo phương thức triển khai sớm TT Công tác Phụ trách Thời gian tuần) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 A – Công việc 1 An 2 B – Công việc 2 Thắng 3 C – Công việc 3 Lan 4 D – Công việc 4 Hoa 5 E – Công việc 5 Thắng 6 F – Công việc 6 An 7 G – Công việc 7 Hoa 8 H – Công việc 8 Lan Sơ đồ 2: Sơ đồ Gantt theo phương thức triển khai chậm Chú thích: Đường Gantt: là đường dài nhất mà bất cứ sự chậm trễ của các nhiệm vụ trên đường Gantt đều dẫn đến sự chậm trễ của dự án Đường không Gantt: Các nhiệm vụ trên đường không Gantt có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án. Trên 2 sơ đồ trên, ta nhận thấy rằng các nhiệm vụ ACEGH nằm trên đường Gantt. Các nhiệm vụ BDF không nằm trên đường Gantt và chúng có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án. Do đó, ta có thể sắp xếp các nhiệm BDF theo phương thức triển khai sớm hoặc triển khai chậm. – Phương thức triển khai sớm cho phép các công việc có thể bắt đầu sớm trong khả năng có thể miễn là không ảnh hưởng tới các công việc trước đó (Sơ đồ 1); – Với phương thức triển khai chậm, các công việc có thể bắt đầu trễ hơn mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án (Sơ đồ 2). Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu một nhiệm vụ trong hai sơ đồ (đường ) được gọi là thời gian dự trữ. Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý thời gian cho dự án rất đơn giản, dễ xây dựng, giúp nhà quản lý cũng như các thành viên dễ dàng nhận biết các công việc, thời gian và trình tự của các công việc cũng như thấy rõ tổng thời gian thực hiện dự án. II. Ứng dụng sơ đồ Gantt trong việc lập kế hoạch thực hiện đề tài NCKH của sinh viên Quá trình thực hiện một đề tài NCKH cũng có thể xem là quá trình thực hiện một dự án. Dựa vào thông tin về các mốc thời gian của cuộc thi sinh viên NCKH trường Đại học Ngoại thương, bài viết sẽ xây dựng kế hoạch thực hiện một đề tài NCKH. Trải qua các bước thực hiện như hướng dẫn ở phần lý thuyết ở trên, bài viết sẽ trình bày 2 phương án ứng dụng sơ đồ Gantt để lập kế hoạch thực hiện đề tài NCKH của sinh viên: dạng nhóm công việc chính và dạng công việc chi tiết. Thời gian bắt đầu: 242 Thời gian nộp đề cương chi tiết: 243 Thời gian nộp đề tài: 157 Đề tài có đặc điểm sử dụng phương pháp khảo sát thực tế. Dạng 1: Dạng nhóm công việc chính Sau khi định nghĩa các hoạt động, tính toán thời gian và xác định mối liên hệ các công việc, ta có bảng tổng hợp sau: Bảng 1: Các nhóm công việc chính trong quá trình thực hiện đề tài NCKH Mã công việc Công việc Công việc trước Chịu trách nhiệm chính Thời gian thực hiện (ngày) Khởi đầu Kết thúc G1 Lên ý tưởng và thực hiện đề cương chi tiết A 37 2402 3103 G2 Lập bảng phân công công việc. A Linh hoạt 2402 G3 Khảo sát và xử lý kết quả khảo sát G1 C 49 0104 1905 G4 Viết chương 1 G1 B 20 0104 2004 G5 Viết chương 2 – Phần 1 (dựa trên tài liệu và cơ sở lý luận chương 1) G4 A 15 2104 0505 G6 Viết chương 2 – phần 2 (dựa trên kết quả khảo sát) G3 C 15 2005 0306 G7 Viết chương 2 – phần 3 tổng hợp và đánh giá G5 G6 A 7 0406 1006 G8 Thảo luận đề xuất giải pháp và viết chương 3 G7 B 17 1106 2806 G9 Tổng hợp nội dung nghiên cứu và hiệu chỉnh hình thức. G8 C 5 2906 0207 G10 In ấn, chỉnh sửa theo yêu cầu và nộp bài cho Ban tổ chức G9 A 12 0307 1507 Sau đó, dựa vào công cụ Chart trong phần mềm Excel để vẽ sơ đồ Gantt (xem clip hướng dẫn cách vẽ tại http:www.tinhoc365.comtinhocvanphongmsexcel213taobieudogantttrongexcel.html) hoặc có thể vẽ thủ công. Đường Gantt Dạng 2: Dạng công việc chi tiết Dựa vào các nhóm công việc và chi tiết thời gian theo kế hoạch của cuộc thi để xây dựng kế hoạch với các công việc chi tiết như sau: Mã công việc Công việc Công việc trước Chịu trách nhiệm chính Thời gian thực hiện (ngày) Khởi đầu Kết thúc X1 Họp nhóm lên ý tưởng và thống nhất hướng, phạm vi nghiên cứu ABC 3 2402 2602 X2 Thu thập tài liệu ban đầu (Internet, Sách báo, tạp chí, tài liệu có liên quan,…) X1 Cả nhóm 7 2702 0403 Mã công việc Công việc Công việc trước Chịu trách nhiệm chính Thời gian thực hiện (ngày) Khởi đầu Kết thúc X3 Tổng hợp tài liệu, đặt tên đề tài. Viết đề cương chi tiết. X2 Cả nhóm 5 0503 0903 X4 Nộp đề cương chi tiết cho GVHD X3 A 1 1003 1003 X5 Đợi GVHD sửa đề cương chi tiết X4 7 1103 1703 X6 Sửa đề cương chi tiết theo ý kiến của GVHD và nộp lại X5 A 2 1803 1903 X7 GVHD sửa đề cương chi tiết lần 2 X6 A 3 2003 2203 X8 Sửa đề cương chi tiết và nộp về cho Ban tổ chức X7 A 2 2303 2403 X9 Đợi duyệt đề cương chi tiết từ Ban tổ chức X8 7 2503 3103 X10 Và lập bảng phân công công việc. A Linh hoạt 2402 X11 Thiết kế bảng câu hỏi X9 B 2 0104 0204 X12 Chọn mẫu X11 C 3 0304 0504 X13 Thực hiện khảo sát. X12 Cả nhóm 30 0604 0505 X14 Xử lý số liệu. X13 B 2 0605 0705 X15 Rút ra kết quả khảo sát. X14 A 7 0805 1405 X16 Tổng hợp và đánh giá kết quả khảo sát X15 C 5 1505 1905 X17 Viết chương 1 X9 B 20 0104 2004 X18 Viết chương 2 – Phần 1 (dựa trên tài liệu thứ cấp và cơ sở lý luận chương 1) X17 C 15 2104 0306 Mã công việc Công việc Công việc trước Chịu trách nhiệm chính Thời gian thực hiện (ngày) Khởi đầu Kết thúc X19 Viết chương 2 – phần 2 (dựa trên kết quả khảo sát) X16 A 15 2005 0306 X20 Viết chương 2 – phần 3 tổng hợp và đánh giá X19 X18 A 7 0406 1006 X21 Thảo luận đề xuất giải pháp X20 A 3 1106 1306 X22 Viết chương 3 X21 B 15 1406 2806 X23 Tổng hợp nội dung nghiên cứu và hiệu chỉnh hình thức. X22 C 5 2906 0207 X24 In ấn và Nộp đề tài về cho Ban tổ chức lần 1 X23 A 2 0307 0407 X25 Đợi yêu cầu chỉnh sửa từ phía Ban tổ chức X24 7 0507 1107 X26 Chỉnh sửa theo yêu cầu của Ban tổ chức X25 A 2 1207 1407 X27 In ấn hoàn chỉnh và nộp bài cuối cùng X26 A 1 1407 1502 Sau đó, dựa vào công cụ Chart trong phần mềm Excel để vẽ sơ đồ Gantt (có thể vẽ thủ công) Đường Gantt Việc sử dụng sơ đồ Gantt để lập kế hoạch thực hiện đề tài NCKH không quá phức tạp mà khá đơn giản và dễ thực hiện. Các bạn sinh viên chỉ phải bỏ ra khoảng 1 – 2 ngày để thực hiện việc lập kế hoạch nhưng sử dụng và quản lý thời gian thực hiện đề tài trong suốt quá trình hơn 5 tháng. Điều này hết sức có ích và khoa học, dựa vào sơ đồ Gantt các bạn sẽ luôn chủ động trong việc nghiên cứu và học tập. Tùy theo mỗi đề tài và đặc điểm của từng nhóm mà thứ tự công việc và mối liên hệ của công việc sẽ khác nhau, phương thức triển khai sớm hay chậm. Các bạn cũng có thể sử dụng thêm các màu sắc, hình ảnh để làm cho sơ đồ thêm trực quan sinh động để dễ theo dõi. Trong bất kỳ công việc nào từ học tập, công việc cho đến cuộc sống, việc lập kế hoạch cũng là hết sức cần thiết. Bởi lẽ, kế hoạch chính là cơ sở để triển khai, thực hiện và kiểm soát việc thực hiện dự án. Trên đây là chỉ là một trong số các công cụ được sử dụng để quản lý dự án. Hy vọng rằng với công cụ Sơ đồ Gantt này sẽ giúp các bạn sinh viên có thể sử dụng thời gian của mình thật hiệu quả trong việc nghiên cứu khoa học cũng như học tập để có thể đạt được những kết quả cao nhất.
201x Gantt Charts Monthly Project Management #weeks Jan Feb Mar XX days Sub-task1 X days Sub-task2 X days Sub-task3 Sub-task5 Apr May 12-Feb 12-Feb 4-Mar X days X days XX days 9-Jun Sub-task1 X days 9-Jun Sub-task2 X days Sub-task3 X days Sub-task5 X days Jun Jul Aug Sept Oct Nov Dec 30-Aug TASK TASK 27-Jul 28-Mar 5-Apr 5-Apr 30-Jun 29-Apr 27-Jul 30-Jul 17-Jul 8-Aug 17-Sept 17-Sept 15-Oct 15-Oct 18-May 18-May 12-Feb 12-Feb Completed Showeet.com 15-Oct 15-Oct To be completed Not started This work is licensed under a Creative Commons Attribution 201x Gantt Charts Weekly Project Management Week Week Week Week Week Week Week Week Week XX days Sub-task1 X days Sub-task2 X days Sub-task3 X days Sub-task5 #weeks Week 10 Week 11 Week 12 X days XX days Sub-task1 X days Sub-task2 X days Sub-task3 X days Sub-task5 X days TASK TASK Today Today Start Start Completed Showeet.com End End To be completed Not started This work is licensed under a Creative Commons Attribution How to use it? Use the following images: Select your image above, crop it from the right or from the left according to your needs (and in order to keep the shaded effect of the bar graph) e.g., crop the image from the right to the left e.g., crop the image from the left to the right Showeet.com This work is licensed under a Creative Commons Attribution 201x Gantt Charts Monthly Project Management #weeks Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sept Oct Nov Dec TASK XX days 12-Feb 30-Jul Sub-task1 X days 12-Feb 28-Mar Sub-task2 X days 4-Mar 18-Apr Sub-task3 X days 8-Apr 30-Jun Sub-task5 X days 2-May 30-Jul XX days 9-Jun 15-Oct Sub-task1 X days 9-Jun 30-Jul Sub-task2 X days 1-Jul 30-Aug Sub-task3 X days 1-Aug 1-Nov Sub-task5 X days 2-Sept 15-Oct TASK Today Today Start Start Completed Showeet.com End End To be completed Not started This work is licensed under a Creative Commons Attribution 201x Gantt Charts Weekly Project Management Week Week Week Week Week Week Week Week Week XX days Sub-task1 X days Sub-task2 X days Sub-task3 X days Sub-task5 X days XX days Sub-task1 X days Sub-task2 X days Sub-task3 X days Sub-task5 X days #weeks Week 10 Week 11 Week 12 TASK TASK 18-May 18-May 12-Feb 12-Feb Completed Showeet.com 15-Oct 15-Oct To be completed Not started This work is licensed under a Creative Commons Attribution How to use it? The horizontal bar graph is made of black text squares (Insert -> Symbol) within the cells of the tab: “Webdings” font, character code: “103” Weekly Gantt: Week Week Week cell = week = colored symbols (i.e per day of the week) E.g for week 7: first squares with dark blue color, the last with color of the background (here: light blue) Monthly Gantt: cell = month = colored symbols (i.e per week of the month) E.g for February: first squares with color of the background, the last with dark blue color Showeet.com Feb Mar This work is licensed under a Creative Commons Attribution Conditions of use With the use of this free diagram you accept the following use and license You can use this PowerPoint diagram for conditions your personal, educational and business presentations You are free: To Share — to copy, distribute and transmit the work Under the following conditions: Attribution — You must attribute the work in the manner specified by the author or licensor (but not in any way that suggests that they endorse you or your use of the work) No Derivative Works — You may not alter, transform, or build upon this work In no event shall showeet.com be liable for any indirect, special or consequential damages arising out of or in connection with the use of the map This http://www.showeet.com work is licensed under the Creative Commons Attribution-NoDerivs 3.0 Unported License To view a copy of this license, http://creativecommons.org/licenses/by-nd/3.0/ or send a letter to Creative Commons, 444 Castro Street, Suite 900, Mountain View, California, 94041, USA visit