Báo cáo thực tập Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân cơ

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ.Tên giao dịch: TANCO JSCĐịa chỉ: 92 Yết Kiêu Hai Bà Trưng Hà Nội.Website: www.tanco.com.vn1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công tyCông ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân cơ tiền thân là công ty TNHH thương mại và tư vấn Tân Cơ thành lập năm 2000 theo luật doanh nghiệp Việt Nam. Sau 15 năm công ty đã có khả năng kinh doanh, cung cấp hầu hết các sản phẩm, vật liệu, thiết bị, máy móc cho mọi ngành công nghiệp và giao thương trên lĩnh vực thiết bị lớn.

LỜI NÓI ĐẦU

Doanh nghiệp có một vị trí đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế, là bộphận chủ yếu tạo ra tổng sản phẩm trong nước (GDP) Với xu thế chung đẩymạnh Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nước nền kinh tế như hiện nay củanước ta các doanh nghiệp luôn có tầm ảnh hưởng đặc biệt, quyết định sự pháttriển cả nền kinh tế xã hội cũng như tạo ra cho mình chỗ đứng vững chắc trên thịtrường và xây dụng được những thương hiệu uy tín riêng góp phần vào quá trìnhphát triển nền kinh tế

Nước ta với nguồn nhân lực dồi dào về số lượng cũng như đạt được chấtlượng khá cao đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát huy được những lợi thếvốn có sẵn Trong bối cảnh điều kiện xã hội đang chuyển sang nền kinh tê trithức thì các nhân tổ như công nghệ, vốn, nguyên vật liệu giảm dân vai trò của nóthì nhân tố tri thức chiems cai trò hết sức quan trọng Với phương châm “ Biếtquan tâm đến con người, phục vụ con người để con người phục vụ tốt cho doanhnghiệp” Nhân lực là nhân tố chủ yếu tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảomọi nguồn sáng tạo trong tổ chức vì vậy việc doanh nghiệp hay bất cứ cơ quan

tổ chức nào đều cần và luôn là tổ chức và quản lý một nguồn nhân lực đạt hiệuquả cao

Bạn đang tìm kiếm một ngành học và thắc mắc ngành quản trị văn phòng

là gì? Đào tạo về những lĩnh vực nào? có “vất” không? Hay cơ hội việc sau khi

ra trường có cao không? Thì Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một địa chỉ tincậy để cho bạn lựa chọn Với hơn 40 năm hình thành và phát triển dưới sự chỉđạo của Bộ Nội vụ trường đã đào tạo cũng như cung cấp cho xã hội đội ngũ sinhviên tốt nghiệp với nền tảng kiến thức vững chắc,có chất lượng cao Là một sinhviên đang theo học tại trường với chuyên ngành quản trị văn phòng em đã đượccác thầy cô giảng dạy,chỉ bảo tận tình với hệ thống kiến thức vững chắc cũngnhư việc tiếp thu, tìm hiểu để biết được những đặc điểm,chức năng cũng nhưhoạt động,vai trò của văn phòng đối với hoạt động quản lý,điều hành của mọi cơ

quan,tổ chức Với phương châm trang bị cho sinh viên những kiến thức kỹ năng

cơ bản cũng như nắm vững những kỹ năng thực hiện về chuyên môn nghiệpvụ,kỹ năng hành chính,kỹ năng mềm Chính vì điều này nhà trường đã tạo điềukiện cho sinh viên được đi thực tập ở các cơ quan,doanh nghiệp để hiểu thêmphần nào ngành nghề theo học,làm quen với môi trường làm việc mới để củng

cố thêm kiến thức và tích lũy cho bản thân những kinh nghiệm Vì vậy quá trìnhkiến tập là khoảng thời gian rất quan trọng đồng thời là cơ sở để đánh giá nănglực của mỗi cá nhân

Được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty Cổ phần thương mại và tư vấn Tân

Cơ ,em đã được tiếp nhận về thực tập tại cơ quan, trong khoảng thời gian nàydưới sự chỉ bảo giúp đỡ tận tình của các cô, chú cùng các anh, chị trong Phòng

Tổ chức hành chính đã giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm thực tiễn hết sứcquý báu, giúp em hiểu hơn về nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng, cáccách quản lý , giải quyết các thử tục hành chính đến quản lý nhân sự từ đó có cáinhìn tổng quát, nắm rõ được vai trò,vị trí,chức năng nhiệm vụ của công tác vănphòng đối với bất cứ một doanh nghiệp, tổ chức nào

Trải qua quá trình thực tập trong vòng 2 tháng đã giúp em có thêm đượcnhiều kiến thức,niềm đam mê về ngành nghề của mình đang theo học,hoàn thiệnbản thân hơn Với những kiến thức cũng như các ký năng đã thu thập qua đợtthực tập này bài báo cáo của em mong nhận được những đóng góp quý báu củaquý thầy cô để bài báo cáo được hiệu quả và hoàn thiện hơn

1 Mục tiêu của đề tài.

- Khảo sát, khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức, lĩnh vực kinh doanh của Doanh nghiệp

- Khảo sát về công tác, tình hình tổ chức, quản lý hạt động công tác hànhchính của văn phòng doanh nghiệp

- Khảo sát về hoạt động tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng doanhnghiệp

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu: Văn phòng doanh nghiệp Công ty cổ phầnthương mại và tư vấn Tân Cơ – Phòng Tổ chức hành chính

3 Nguồn tài liệu tham khảo.

- Tài liệu về chức năng nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty

- Một số văn bản,quy định, biểu mẫu của Công ty về tổ chức quản lý nhân sự

- Hệ thống bảng dữ liệu, bản đánh giá, phiếu đánh giá nhân sự

4 Lịch sử vấn đề nghiên cứu.

5 Phương pháp nghiên cứu.

- Phương pháp quan sát, đối chiếu với các công việc thực tiễn

- Phương pháp tổng hợp, phân tích các thôn g tin cần thiết

- Phương pháp so sánh với quy định hiện hành, hệ thống các dẫn chứng

6 Bố cục của đề tài.

Bố cục của bài gồm có 3 phần:

Phần I Khảo sát công tác văn phòng của Công ty cổ phần thương mại và

tư vấn Tân cơ

Phần II Tổ chức và quản lý nhân sự trong văn phòng

Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phàn thương mại và tư vấn Tân Cơ.

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ.

Tên giao dịch: TANCO JSC

Địa chỉ: 92 Yết Kiêu- Hai Bà Trưng- Hà Nội

Website: www.tanco.com.vn

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân cơ tiền thân là công ty TNHHthương mại và tư vấn Tân Cơ thành lập năm 2000 theo luật doanh nghiệp ViệtNam Sau 15 năm công ty đã có khả năng kinh doanh, cung cấp hầu hết các sảnphẩm, vật liệu, thiết bị, máy móc cho mọi ngành công nghiệp và giao thươngtrên lĩnh vực thiết bị lớn

Với độ ngũ nhân sự được phát triển ngày càng chuyên nghiệp cùng chiếnlược phát triển mạng lưới văn phòng, chi nhánh, kho hàng, Tân Cơ sẽ tiếp tục

mở rộng tại các tỉnh thành trên cả nước và vươn đến các nước trong khu vực,xuất khẩu sẽ được triển khai đến các thị trường lớn Tại Việt Nam, công ty Tân

cơ trở nên thân thiết với mọi khách hàng thuộc tất cả các ngành: lắp máy, thuỷ

điện, nhiệt điện, xi măng, đường sắt, dầu khí, các công trình giao thông, nhà ở,văn phòng… Và sẵn sàng phục vụ cho những công trình mới sẽ xuất hiện nhưđiện hạt nhân, đường sắt cao tốc hay công nghiệp hàng không….

1.1.2 Các mặt hoạt động của Công ty

Để đảm bảo cho việc tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất đạt hiệu quảcao.Công ty đã xây dựng bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm tình hình sảnxuất, bộ máy quản lý được phân công tách rời, không chồng chéo với phươngchâm cán bộ quản lý “ phải giỏi một việc, biết nhiều việc” đồng thời phát huyđược trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tính năng động sang tạo, ý thức tráchnhiệm, làm chủ tập thể của người cán bộ quản lý

* Mục tiêu hoạt động:

- Coi trọng công nghệ và chất lượng, chuẩn mực hóa hoạt động theohướng tiến bộ, phục vụ khách hàng đạt lợi ích cao nhất

- Đẩy mạnh dự trữ theo nhu cầu riêng của từng khách hàng nhằm bảo đảm

kế hoạch và giao hàng nhanh

- Ưu việt hóa về giá cả và dịch vụ, tối đa hoá về lợi ích và thuận lợi hoácông việc của khách hàng

- Các sản phẩm thép: thép xây dựng, thép chế tạo, thép hình, thép tấm,thép cuộn, ống thép, phôi thép, sàn thép…

- Vật liệu trong ngành xây dựng cầu đường, cầu cảng, nhà cao tầng : cáp

dự ứng lực, dây và thanh thép dự ứng lực, neo, gối cầu, khe co giãn…

- Ray và các phụ kiện về ray: lập lách, bu lông, đai ốc, vòng đệm, tấmđệm, ghi ray…

- Các loại thiết bị, máy móc trong ngành công nghiệp, sản xuất, xây dựng

kể cả giao thương cung cấp về thiết bị lớn

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ

- Đại hội đồng cổ đông:

Là bộ phận cao nhất quyết định các phương hướng, mục tiêu phát triển,các kế hoạch sản xuất kinh doanh, quyết định các vấn đề liên quan đến chiếnlược phát triển trung và dài hạn của công ty Đại hội đồng cổ đông bầu Hộiđồng quản trị và Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông được triệu tập vào cuốinăm hoặc vào thời điểm bất kỳ mà Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát thấy cầnthiết để giải quyết những vấn đề cấp bách thuộc hoạt động sản xuất kinh doanhtrong khuôn khổ điều lệ của công ty Thảo luận và thông qua bảng tổng kết nămtài chính, bầu và bãi miễn các thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát

- Hội đồng quản trị:

Hội đồng quản trị là trung tâm quản lý lãnh đạo của công ty có quyềnquyết định mọi vấn đề có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trừnhững vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị cónhiệm vụ:

+ Phê duyệt thông qua các chiến lực, mục tiêu đầu tư dài hạn, ngắn hạntrong sản xuất kinh doanh

+ Phê duyệt thông qua việc tổ chức, thực hiện kiểm tra các lĩnh vực hoạtđộng cho bộ phận của công ty tuỳ theo những mục đích, yêu cầu cụ thể

+ Ra các quyết định kiểm tra, triệu tập Đại hội cổ đông, bổ nhiệm Giámđốc điều hành và phê duyệt các văn bản quyết toán

+ Là cơ quan thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổ đong, hoạtđộng tuân thủ theo các quyết định của pháp luật và điều lệ của công ty Đứngđầu Hội đồng quản trị là Chủ tịch Hội đồng quản trị; thay mặt Hội đồng quản trịđiều hành công ty là Giám đốc.

- Ban kiểm soát:

Là cơ quan kiểm tra, giám sát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra nhằm thựchiện chức năng kiểm tra đối với mọi hoạt động của công ty Nhiệm vụ của Bankiểm soát:

+ Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các bảng tổng kết của Công ty

+ Trình Đại hội cổ đông báo cáo thẩm tra tài chính của Công ty

+ Báo cáo về những vấn đề tài chính bất thường xảy ra và hoạt động tàichính của công ty

- Ban Giám đốc công ty:

Giám đốc kiêm Chủ tịch Hội đồng quản trị có nhiệm vụ điều hành mọihoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật của nhà nước và điều

lệ công ty, nghị quyết của cả Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị Giámđốc là người đại diện hợp pháp của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật,Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị là người có quyền hành cao nhấttrong công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề có liên quan đến hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty

- Phó Giám đốc:

Trợ giúp cho Giám đốc giải quyết các công việc theo sự phân công và uỷquyền của Giám đốc Trong phạm vị lĩnh vực công tác được phân công, các Phógiám đốc được Giám đốc uỷ quyền thay mặt để làm việc với các bên liên quan,

ký các văn bản và tổ chức giải quyết những công việc được giao Phó giám đốcchịu trách nhiệm trước Giám đốc, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông vàtrước pháp luật từ khâu đầu đến khâu cuối về quá trình thực hiện và kết quả thựchiện các nhiệm vụ và quyền hạn thuộc lĩnh vực đã được Giám đốc phân công uỷquyền

- Phòng Tài chính kế toán.

+ Quản lý điều hành toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty.+ Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Ban giám đốc về tình hình tài chính

và các chiến lược tài chính của công ty

+ Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán doanh nghiệp

+ Lập dự toán nguồn vốn, phân bố, kiểm soát vốn cho toàn bộ hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty

+ Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kếtoán

+ Quản lý vốn nhằm đảm bả cho các hoạt động sản xuất kinh doanh vàviệc đầu tư của công ty có hiệu quả

+ Soạn thảo, trình giám đốc ký hợp đồng với người lao động và theo dõi,quản lý tình hình thực hiện hợp đồng lao động;

+ Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các nội quy, quy chế của các phòngban và cán bộ công nhân viên trong Công ty, kiến nghị giám đốc áp dụng cácbiện pháp khen thưởng, kỷ luật nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm của ngườilao động;

+ Phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc để giám sát, đánh giá

chất lượng công việc của cán bộ công nhân viên hàng tháng, quý, năm để làm cơ

sở tính lương, thưởng và đánh giá năng lực người lao động;

+ Thay mặt Công ty làm việc với các cơ quan Bảo hiểm xã hội, cơ quanquản lý lao động có thẩm quyền và báo cáo công việc để Tổng giám đốc giảiquyết

+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Công ty

+ Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáoviệc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ;

+ Cung cấp các tài liệu cho các phòng ban, đơn vị trực thuộc liên quanphục vụ công tác sản xuất, kinh doanh theo đề xuất được duyệt;

+ Lập kế hoạch dự trù mua sắm và quản lý trang thiết bị văn phòng, vănphòng phẩm trình Tổng giám đốc duyệt và thực hiện việc mua sắm theo kếhoạch đã được duyệt;

+ Chuẩn bị các điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp, tiếpkhách;

+ Quan tâm đến đời sống cho cán bộ công nhân viên, thăm hỏi trong cácdịp lễ tết, hiếu, hỉ, đảm bảo thực hiện chế độ trong các ngày này theo quy địnhcủa pháp luật và Công ty;

+ Điều động phương tiện vận chuyển, đi lại phục vụ theo yêu cầu công táctheo quy định

+ Đảm bảo công tác an ninh, trật tự, tham gia xây dựng các phương ánphòng chống cháy nổ, lụt bão và an toàn vệ sinh lao động

+ Tổng hợp yêu cầu, kiến nghị của phòng ban, đơn vị trực thuộc trìnhgiám đốc và phòng ban liên quan giải quyết ;

- Phòng Kỹ thuật& chế tạo

+ Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý đầu tư xây dựng, quản

lý chung về công tác chuẩn bị sản xuất, quản lý kỹ thuật sản xuất

+ Công tác sáng kiến, nghiên cứu và ứng dựng tiến bộ khoa học kỹ thuật,công tác đấu thầu, xây lắp Công tác thẩm tra, thẩm định các thủ tục đầu tư xây

dựng: hồ sơ báo cáo đầu tư, dự án đầu tư xây dựng công trình, đề cương khảosát, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công các dự án, tổng dự toán, dự toán….

+ Lập đơn đặt hàng sau khi được Ban giám đốc duyệt Thực hiện muahàng sau khi được duyệt đơn hàng

+ Kiểm tra hàng mua vào có đạt đủ tiêu chuẩn của đơn hàng đã đặt hàng

đã đưa ra hay không

- Phòng Kinh doanh lắp xiết

+ Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mụctiêu của công ty Tìm kiếm khách hàng thực hiện đầu tư, góp vốn liên doanh,liên kết theo kế hoạch và chiến lược phát triển của công ty

+ Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng Chăm sóckhách hàng theo chính sách của công ty Thu thập và quản lý thông tin kháchhàng và hồ sơ khách hàng theo quy định Đầu mối về việc thu nhập, quản lýthông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng,thẩm định và tái thẩm định các hồ sơ khách hàng

- Phòng Kinh doanh thép

+ Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá,khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng

để trình Giám đốc phê duyệt

+ Đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình giám đốc

và thực hiện theo chính sách đã được phê duyệt.

+ Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Giám đốc phê duyệt định kỳ vàthực hiện tổ chức triển khai bán các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhằmđạt mục tiêu đã được phê duyệt

+ Tuân thủ các quy định của Công ty trong công tác đề xuất các chínhsách cho khác hàng khi cung cấp các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năngnhiệm vụ

- Tổ Vận tải

+ Lái xe phục vụ Ban Giám đốc

+ Theo dõi tình trạng hoạt động của xe, đảm bảo xe được luôn trong tìnhtrạng sẵn sàng hoạt động

+ Bảo dưỡng xe theo quy định

+ Phối hợp Thư ký Giám đốc chuẩn bị tài liệu và đồ dùng cần thiết phục

vụ khi Giám đốc đi công tác

+ Tham gia công tác tại Văn phòng theo nội dung phân công của phụtrách phòng trong thời gian lãnh đạo làm việc tại phòng hoặc đi công tác

+ Chủ động đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trong công táclái xe: Như đảm bảo an toàn cho Giám đốc, tiết kiệm xăng xe…

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ

( Phụ lục 01)

1.2 Tình hình tổ chức, quản lí công tác hành chính văn phòng

1.2.1 Vị trí, cơ cấu tổ chức của văn phòng

Văn phòng của Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ là phòng

"Tổ chức hành chính" là nơi tham mưu tổng hợp, trung giao dịch thông tin vàđảm bảo hậu cần cho hoạt động của công ty

Cơ cấu của phòng Tổ chức hành chính gồm có:

+ 01 Trưởng phòng;

+ 01 Phó phòng;

- Kiểm tra, đồn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộiquy, quy chế.

- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

b,Nhiệm vụ

*Công tác văn phòng:

- Công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin Xử lý cácthông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng

- Tiếp khách, tiếp nhận, tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến công ty

Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình

- Tổ chức hội nghị, hội họp và các buổi khánh tiết của công ty

- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại vàphải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó

- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chínhxác, kịp thời, an toàn

- Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòngtheo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu

- Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định.

- Chuyển phát văn bản của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điệnđến nơi nhận Tiếp nhận và chuyển các văn bản đến Giám đốc hoặc thư ký giámđốc Chuyển các văn bản đến các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầucủa giám đốc

*Công tác tổ chức, chế độ chính sách, giải quyết các vấn đề liên quan đếnnhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình Cụ thể như:

- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người laođộng

- Giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với người lao động theoluật và quy chế của công ty

- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty

- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, mua bảo hiểm y tế cho cán

bộ công nhân

- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ cán bộ công nhân viên kịp thời, chính xác

- Lập các kế hoạch, kiểm tra , theo dõi việc duy trì thực hiện chế độ bảo

hộ lao động trong công ty theo quy chế

- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng,nhiệm vụ của phòng Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân đang công tác tại doanhnghiệp theo quy định

- Là thành viện thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật,khoa học kỹ thuật Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của cácđơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đềxuất việc xét nâng lương, thi nâng bậc hàng năm

- Tổ chức các lớp học, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ

*Công tác bảo vệ

- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, vănphòng doanh nghiệp Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trongcông tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội

- Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ vănphòng Công ty.

- Xây dựng quy định về phòng chống cháy nô Đảm bảo công tác an toànphòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịpthời khi xảy ra cháy nổ

*Công tác phục vụ

- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty

- Đảm bảo việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng

- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp Lập kếhoạch mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt

- Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việccủa Văn phòng định kỳ hàng năm theo quy định

- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ doanh nghiệp đi công táccũng như việc vận chuyển các nguyên vật liệu., các thiết bị, sản phẩm máy móc

- Đề nghị với Giám đốc/Phó Giám đốc về công tác tuyển dụng, đào tạo,nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật lao độngtheo luật hiện hành và quy chế của Công ty

d, Cơ cấu tổ chức.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Tổ chức hành chính

( Phụ lục 02)

1.2 3 Mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

Danh sách nhân sự của Phòng Tổ chức hành chính

Bản mô tả việc làm các vị trí trong Phòng Tổ chức hành chính.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư,

an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnhvực Hành chính

- Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty

- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng tổ chức hành chính

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viêntrong phòng

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng

- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộphận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành

- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phátsinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty

- Thừa uỷ nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thịcủa Ban Giám đốc, nhà nước để cán bộ nhân viên am hiểu và thực hiện

- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữliệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao

- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụviệc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công tyhoặc của người lao động

- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được Ban Giám đốc uỷ quyền.

- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Tổchức hành chính

- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đếncác bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nộidung chỉ đạo, chỉ thị Ban Giám đốc

- Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chính theo nhiệm vụ đượcgiao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuấthoặc các nhiệm vụ do Ban Giám giao

- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện

2.Ông Nguyễn Hữu Huỳnh- Phó trưởng phòng.

- Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khitrưởng phòng đi vắng hoặc được uỷ quyền Lập kế hoạch theo dõi,chăm lo cácđiều kiện làm việc và phục vụ lãnh đạo trong công ty

- Trực tiếp phụ trách công tác hậu cần, các buổi liên hoan, họp mặt,dạtiệc, của công ty Phân công nhiệm vụ các nhân viên trong phòng thực hiện côngtác hậu cần, chuẩn bị các tài liệu cũng như các thiết bị phục vụ cho các cuộchọp, hội nghị của công ty

- Chịu trách nhiệm trứơc trửơng phòng về công việc được phân công vàbáo cáo việc thực hiện công việc Hoạch định nhu cầu đào tạo đáp ứng sự pháttriển của Công ty

- Làm đầu mối phối hợp với các bộ phận xác định nhu cầu đào tạo

- Lập kế hoạch về công tác đào tạo theo định kỳ tháng, quý, năm trìnhlãnh đạo phê duyệt

- Lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp: đào tạo nôi bộ, đào tạo tại cácđơn vị chuyên nghiệp

- Tìm kiến và lựa chọn các cơ sở đào tạo tin cậy

- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ sở đào tạo.Tổng hợp danhsách đăng ký tham gia đào tạo

- Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ.Lập danh sách nhân sự tham giađào tạo

- Tổ chức thực hiện công tác đào tạo theo chương trình kế hoạch đã phêduyệt

3.Ông Nguyễn Kim Thắng- Nhân viên hành chính

- Tiếp nhận các văn bản chuyển đến ( gửi trực tiếp, gửi qua đường bưuđiện, gửi qua fax, gửi qua Mail ) đóng dấu công văn đến vào sổ theo dõi văn bảnđến ( số văn bản đến, ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản, nội dung văn bản

- Phân loại văn bản đến, vào phiếu văn bản và trình Chánh Văn phòng cho

ý kiến xử lý và chuyển Ban giám đốc Công ty cho ý kiến chỉ đạo

- Dựa vào ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc, nhân bản chuyển tới cácphòng, ban hoặc người có trách nhiệm xử lý công việc

- Khi chuyển văn bản đến các phòng, ban, yêu cầu cán bộ nhân văn bảnvào sổ giao nhận văn bản nội bộ

- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung văn bản đến,

ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty và kết quả xử lý của các phòng ban

- Tiếp nhận văn bản trình ký của các phòng, ban chuyên Tổ giúp việc Hộiđồng quản trị xử lý và chuyển Ban giám đốc ký duyệt

- Sau khi Giám đốc ký văn bản, văn thư vào sổ, photo văn bản theo đúngnơi nhận ghi trong văn bản, đóng dấu và trực tiếp chuyển cho các phòng, ban.Đối với các văn bản gửi ra ngoài công ty, văn thư có trách nhiệm gửi qua đườngbưu điện đảm bảo thông tin được kịp thời, thông suốt

- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung các văn bản

đi, gửi văn bản

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Công ty và đơn

vị trực thuộc

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác văn thư lưu trữ củaCông ty

- Chịu trách nhiệm tạm ứng, thanh toán, hoàn tạm ứng các chi phí Vănphòng.

- Tổng hợp và thu tiền ăn trưa của cán bộ nhân viên Công ty

- Thanh toán các chi phí: điện thoại, internet, chi phí trà nước, tiếp kháchcho Công ty và Ban giám đốc

- Tổng hợp báo cáo hàng tháng của phòng ban Công ty

4.Bà Đặng Thị Hoà- Cán bộ quản lý nhân sự

- Quản lý nhân lực của phòng,tham gia làm thư ký các hội đồng do công

ty thành lập: tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động,khoa học kỹ thuật Thực hiện,theo dõi chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao độngtrong toàn công ty

- Phụ trách và thực hiện công tác tiền lương, các chế độ chính sách chocán bộ nhân viên Công ty Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, báo cáo

- Phối hợp với các phòng ban liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vịtrực thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, các chế độchính sách theo quy định

- Theo dõi và tổng hợp công tác tiền lương, các chế độ chính sách của cácđơn vị trực thuộc công ty

- Tham gia biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện các quy định, quychế quản lý thuộc lĩnh vực tiền lương, các chế độ chính sách

- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác tiền lương, các chế

độ chính sách của công ty

- Làm việc với các đại diện công đoàn để giải quyết các vấn đề về quan

hệ, quyền lợi của người lao động

- Hàng năm rà soát danh sách cán bộ nhân viên tham gia và chấm dứttham gia Bảo hiểm

- Lập danh sách cán bộ nhân viên tham gia, chấm dứt tham gia Bảo hiểmtheo mẫu

- Làm việc với cán bộ phụ trách của cơ quan Bảo hiểm xã hội đối chiếu

danh sách tham gia Bảo hiểm xã hội, đối chiếu với số tiền phải nộp hàng tháng.

- Rà soát, lập danh sách cán bộ nhân viên nghỉ việc, cán bộ nhân viênhưởng các chế độ Bảo hiểm

- Làm việc với cán bộ phụ trách của cơ quan Bảo hiểm xã hội chốt sổ,chốt chính sách, chế độ cán bộ nhân viên được hưởng các chế độ của Bảo hiểm

- Đối chiếu số liệu tham gia Bảo hiểm của cán bộ nhân viên với phòng Tàichính kế toán, làm thủ tục thanh toán tiền Bảo hiểm sau khi thống nhất số liệu

5.Bà Nguyễn Thị Hạ- Cấp dưỡng.

- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tac thường xuyên và độtxuất có liên quan đến những công việc cụ thể như sau:

- Quản lý, lên lịch, đôn đóc các nhân viên thực hiện nhiệm vụ nấu cơm

ca Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phục vụ ăn uống cho nhânviên toàn công ty

- Công khai kinh tế hàng ngày cho cán bộ công nhân được biết Phụ tráchcông tác sổ sách báo ăn hàng ngày cho cán bộ công nhân viên của công ty

- Tiếp phẩm, thanh quyết toán theo định kỳ mà công ty quy định

- Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo công ty

- Mua sắm các nhu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày và các ngày lễcủa công ty

- Phục vụ vệ sinh của khu nhà văn phòng làm việc của công ty Phụ việccho người nấu ăn chính

- Thường xuyên thay đổi thực đơn để phục vụ tốt hơn cho các cán bộnhân viên trong toàn công ty

8.Ông Nguyễn Trọng Lai- Lái xe

- Quản lý xe, phục vụ các hoạt động đi lại cũng như vận chuyển một sốvật dụng khi cần thiết Thường xuyên vệ sinh, bảo dưỡng xe

- Theo dõi tình trạng hoạt động của xe, đảm bảo xe được luôn trong tìnhtrạng sẵn sàng hoạt động

9.Ông Đào Minh Chí- Lái xe

- Lái xe phục vụ Ban Giám đốc

- Lập kế hoạch báo cáo khám xe định kỳ, sửa chữa hư hỏng lớn do kỹthuật xe không đảm bảo, trình duyệt trước khi thực hiện

10.Ông Trần Đại Dương- Lái xe

- Lái xe phục vụ Ban Giám đốc, chạy tuyến các chi nhánh theo sự phâncông của lãnh đạo

- Phụ trách việc kiểm tra cũng như sử dụng xe, báo cáo số lượng hoạtđộng, số km đã chạy cũng như số lượng xăng dầu tiêu hao Thường xuyên báocáo tình hình của xe về các vấn đề kỹ thuật nếu có

11.Ông Mai Trung Hiếu- Lái xe

- Lái xe phục vụ Ban Giám đốc

- Hàng ngày phụ trách báo cáo số lượt hoạt động, số km đã chạy và sốlượng xăng dầu tiêu hao

- Bảo dưỡng xe theo quy định của công ty

12.Ông Nguyễn Văn Thành- Bảo vệ

Thực hiện các công việc đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể nhưsau:

- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong đi,

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty, Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hoả hoạn

13.Ông Phạm Hoàng Quân- Thư ký.

- Chịu trách nhiệm trực điện thoại cũng như sắp xếp các cuộc gặp, lịchhẹn của lãnh đạo công ty

- Phục vụ nước uống trong quá trình họp.

- Kết thúc cuộc họp thu gon phòng họp, cắt các thiết bị điện, máy chiếu

14.Bà Hoàng Thị Bão- Lễ tân

- Trực tiếp phục vụ công tác lễ tân, tiếp đón khách ra vào công ty

- Tiếp nhận và phân phối các bưu phảm, tài liệu gửi đi và đến trong công ty

- Đón tiếp khách, hỏi khách đến liên hệ với cán bộ nhân viên/ bộ phậnnào, đã có hẹn trước chưa và bố trí phòng đón khách

- Liên hệ với cán bộ nhân viên/bộ phận để tiếp khách

- Chuẩn bị nước uống cho khách và người tiếp khách

- Trong trường hợp cán bộ nhân viên/bộ phận cần gặp không có tại vănphòng thì liên hệ với người cần gặp thông báo lại nội dung để bố trí lịch hẹnkhác với khách hàng

- Tiễn khách

- Liên hệ điều xe cho cán bộ nhân viên đi công tác

- Cấp mẫu giấy đề nghị xe đi công tác cho bộ phận yêu cầu

- Nhận và kiểm tra giấy đề nghị xe đi công tác

- Liên hệ với bộ phận quản lý xe để cấp xe

- Thông báo bộ phận yêu cầu xe thông tin ( Lái xe, chủng loại xe )

- Cuối mỗi tháng, kết hợp cùng với bộ phận quản lý xe thực hiện đốichiếu công nợ thuê xe

- Chuyển bộ phận hành chính làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính

kế toán

- Nhận và chuyển phát văn bản

- Nhận văn bản từ các đơn vị gửi đến qua đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp.+ Kiểm tra phong bì văn bản ( kiểm tra tình trạng phong bì, nơi gửi, nơi nhận ).+ Nếu phong bì còn nguyên vẹn và đúng nơi thì ký nhận văn bản.

+ Phân loại nơi nhận: Nếu nơi nhận ghi Công ty thì chuyển cán bộ vănthư xử lý theo quy định, nếu nơi nhận ghi đích danh tên người nhận thì chuyểntrực tiếp cho người nhận

- Chuyển văn bản

+ Nhận văn bản từ các phòng ban khi được yêu cầu gửi văn bản

+ Ghi các nội dung cần thiết lên Bill thư để phục vụ cho việc kiểm tra quátrình chuyển thư và đối chiếu công nợ

+ Liên hệ đơn vị chuyển phát nhanh chuyển văn bản

+ Kiểm tra kết quả chuyển giao văn bản

+ Cuối mỗi quý kết hợp với đơn vị chuyển phát nhanh đối chiếu công nợ.+ Làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính Kế toán

- Tập hợp và báo suất ăn trưa hàng ngày cho cán bộ nhân viên

- Nhận thông tin đăng ký suất ăn trưa của cán bộ nhân viên, tổng hợp sốlượng theo ngày

- Liên hệ với nhân viên cấp dưỡng tòa để đăng ký số lượng suât ăn chocán bộ nhân viên Công ty

- Trong trường hợp có sự thay đổi suất ăn trưa thông báo lại nhà bếp trước9h00 sáng

- Sau 9h00 sáng không nhận thông tin về thay đổi số suất ăn

- Cuối mỗi tháng, tổng hợp số lượng suất ăn của Công ty và từng cán bộnhân viên trong tháng; đối chiếu số lượng suất ăn với bộ phận bếp

- Chuyển bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán

PHẦN II TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ

2.1 Khái quát về tổ chức quản lý nhân sự.

2.1.1 Khái niệm.

- Nhân sự là bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổchức hay một xã hội( kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp)tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng,hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanhnghiệp

- Quản lý nhân sự (Quản lý nguồn nhân lực) là quy trình mà nhóm quản lýnhân sự của một tỏ chức tiến hành triển khai hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểmtra nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược của đơn vị

- Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cácdoanh nghiệp hay tổ chức Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụphát triển doanhnghiệp và xã hội làmột vấn đề quan trọng trong việc quản lý các

tổ chức và doanh nghiệp.Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về conngười ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của

sự phát triển Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện đểcon người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệuquả của tổ chức Quản lý nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực là sự khai thác và

sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý vàhiệu quả Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực, không riêng gì trongsản xuất kinh doanh

2.1.2 Ý nghĩa của quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

- Quản lý nhân sự có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý chung cáchoạt động của một doanh nghiệp

- Giúp nhà quản lý nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố con ngườitrong hoạt động cuả doanh nghiệp

- Giúp nhà quản lý tìm được cách đối xử của tổ chức với người lao động,đánh giá được sự thực hiện công việc của nhân viên.

- Xây dựng và quản lý hệ thống thù lao lao động, thiết lập và áp dụng cácchính sách, phúc lợi, phụ cấp, bảo hiểm xã hội

- Tổ chức quản lý nhân sự là chức năng cơ bản và năng lực cần có củangười lãnh đạo, là tiêu chí quan trọng đánh giá độ chín chắn và trưởng thành củangười lãnh đạo Bởi vậy lãnh đạo cần coi trọng công tác tổ chức quản lý nhânsự,phải giỏi dùng người mới thật sự lãnh đạo được đúng đắn, mới là người nắmcốt lõi của công tác lãnh đạo

- Tổ chức quản lý nhân sự là điều kiện quan trọng để lãnh đạo có hiệuquả Các quyết định của người lãnh đạo được quán triệt, thi hành chủ yếu thôngqua đội ngũ cán bộ nhân viên, bởi vậy nếu thiếu vai trò của tổ chức, cán bộ nhânviên thì không thể thực hiện được quyết định của người lao động

- Tổ chức quản lý nhân sự là yếu tố then chốt thành bại của người lãnhđạo.Điều đó vạch rõ vị trí, vai trò của công tác nhân sự, nói rõ sự nghiệp củangười lãnh đạo thành hay bại liên quan đến công tác quản lý và sử dụng nhân sựvới những chính sách, biện pháp cụ thể tác động đến người lao động, tạo nênthái độ tích cực đối với sản xuất, đối với công ty, hết lòng phụng sự vì sự thànhcông của công ty

2.1.3 Nội dung chủ yếu của tổ chức quản lý nguồn nhân sự.

2.2 Tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng

Tổ chức quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong công tác quản trị củadoanh nghiệp Đối với mỗi doanh nghiệp, nguồn nhân lực đóng vai trò cực kì

Phân tích công việc, xác định nội dung đặc điểm của từng công việc, đánh giá tầm quan trọng của nó và đưa ra các yêu cầu cần thiết đối với người thực hiện công việc.- Hoạch định nhân sự

Tuyển dụng nhân sự chiêu mộ và chọn

ra những người có khả năng thực hiện công việc.

Đào tạo và phát triển nhân sự giúp người lao động xác định được mục tiêu hướng đi của mình, tạo môi trường thuận lợi để người lao động phát triển

làm việc tốt.

Bố trí, sắp xếp sử dụng người lao động, đảm bảo sự phù hợp, sự tương xứng giữa công việc và người thực hiện công việc Đảm bảo mọi công việc được thực hiện tốt.

Đãi ngộ nhân sự nhằm kích thích người lao động nâng cao chất lượng, năng suất hiệu quả kinh doanh làm việc Kiểm tra, đánh giá về nhân sự nhằm hạn chế nguồn nhân lực hiệu quả thấp.

quan trọng, là mấu chốt của việc nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh tếcủa doanh nghiệp Điều đó được thể hiện rõ ở năng lực làm việc, cơ cấu laođộng, tổ chức Ngày nay khi có tác động mạnh mẽ của khoa học công nghệ thìviệc ứng dụng thành công hay không thành công những thành tựu đó trong dâychuyền sản xuất kinh doanh phụ thuộc vào yếu tố con người và công tác tổ chứcquản lý nhân sự của doanh nghiệp đó.

2.2.1 Hoạch định nhân sự

Hoạch định nguồn nhân sự là quá trình xem xét một cách có hệ thống cácnhu cầu về nguồn nhân sự để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu

“đúng người, đúng việc, đúng nó, đúng lúc “

Hoạch định nguồn nhân sự trả lời những câu hỏi sau:

– Doanh nghiệp cần bao nhiêu người với trình độ, kỹ năng như thế nào đểthích ứng và thực hiện các nhiệm vụ hay mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra?

– Khi nào doanh nghiệp cần họ?

– Doanh nghiệp đã có săn những người thích hợp chưa? Và nếu họ có tất

cả những kiến thức, thái độ và kỹ năng cần thiết hay không? Doanh nghiệp sẽtuyển dụng họ từ bên ngoài hay lựa chọn từ những nhân viên hiện có? Khi kếhoạch nhân sự chỉ ra những loại nhân công mà tổ chức không có sẵn, tổ chức cóthể phải quyết định tiến hành đào tạo và đề bạt để phát triển dự trữ nhân lực cầntrong tương lai Như vậy lập kế nhân lực gắn chặt với quá trình đào tạo, pháttriển nguồn nhân lực

Nhiều người cho rằng hoạch định nguồn nhân sự chỉ đưa ra những con sốmột cách cứng nhắc và áp đặt trong khi nhân lực ngày càng biến động Nhưngtrên thực tế các kế hoạch nguồn nhân sự dài hạn thường được cụ thể hóa bằngcác kế hoạch ngắn hạn Các kế hoạch này có thể được điều chỉnh một cách linhhoạt theo tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp

Hoạch định nguồn nhân sự nhằm:

– Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân sự và bảo đảm sự phát triển liên tụccủa nó

– Bảo đảm đủ và đúng nguồn nhân sự, đúng thời gian để thực hiện cácmục tiêu của tổ chức.

– Phối hợp các hoạt động về nguồn nhân sự với các mục tiêu của tổ chức– Tăng năng suất của tổ chức

– Dự báo các nhu cầu của tổ chức trong tương lai về nhân lực và cung cấpnhân sự để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cầnthiết để tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của tổ chức

Rõ ràng, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảngcách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân sự của tổ chức; chủđộng thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầunhân lực Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ hơnnhững hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có Điềunày có ý nghĩa quan trọng trong hoạch định các chiến lược kinh doanh Nói khác

đi, hoạch định nguồn nhân lực không thể thực hiện một cách tách biệt mà phảiđược kết nối một cách chặt chẽ với chiến lược của công ty

2.2.2 Công tác tuyển dụng nhân sự.

Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng người để thoảmãn các nhu cầu lao động và bổ sung lực lượng lao động hiện có nhằm mụcđích tuyển được nhân viên mới có kiến thức, kỹ năng, năng lực và động cơ phùhợp với các đòi hỏi của công việc và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp

Tuyển dụng có một ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì khihoạt động tuyển dụng tốt thì doanh nghiệp sẽ có một đội ngũ nhân viên hội tụđầy đủ về trình độ cũng như kinh nghiệp giúp cho doanh nghiệp phát triển tốt

Và nếu ngược lại, cũng có thể dẫn đến hiệu quả kinh tế giảm sút, lãng phí nguồnnhân lực

Nguồn và phương pháp tuyển dụng nhân sự văn phòng

Công tác tuyển dụng nhân sự được tiến hành cả ở bên trong và bên ngoàicông ty, được tiến hành một cách đơn giản nhưng đạt hiệu quả cao và do cán bộquản lý về nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện

Phương pháp thu hút thông qua báo tuyển dụng, bản thông báo này đượcgửi đến tất cả nhân viên trong công ty bao gồm các thông tin về công việc cũngnhư các yêu cầu về trình độ cần tuyển.

Phương pháp thu hút thông qua sự giơi thiệu của các cán bộ, công nhânviên trong công ty

Phương pháp thu hút qua các chưng trình quảng cáo trên các phương tiệntruyền thông như: đài truyền hình, đài phát thanh, các báo, tạp chí,ấn phẩm…

Phương pháp thu hút ứng viên thông qua các trung tâm môi giới, trungtâm giơi thiệu việc làm, các hội chợ việc làm hoặc các trường cao đẳng, đại họchay các trung tâm dạy nghề nơi tập trung nguồn nhân sự đông và dồi dào

Quy trình tuyển dụng nhân sự:

* Số lượng tuyển dụng: Tuyển dụng lao động đúng số lượng trong kế

hoạch đã xây dựng và báo cáo tuyển dụng đột xuất được phê duyệt

* Thông tin tuyển dụng: Các thông tin về tuyển dụng được thông báo

trong Công ty thông qua các cuộc họp kế hoạch, họp giao ban quản lý và cáccuộc họp khác của Công ty hàng tháng, được niêm yết công khai tại trụ sở Công

ty Ngoài ra, được gửi tới các trường đào tạo, Hội chợ việc làm, tới các đồngnghiệp, quảng cáo trên báo chí, internet

* Nội dung thông báo: Đối tượng tuyển dụng, tiêu chuẩn hồ sơ, vị trí

công tác, địa điểm làm việc, mức lương thoả thuận, nơi nộp hồ sơ, thời gian nộp

hồ sơ, thời gian và địa điểm xét tuyển, phỏng vấn

* Tiêu chuẩn tuyển dụng:

- Tuổi đời: Từ 18 tuổi đến dưới 30 tuổi, trừ các trường hợp đòi hỏi chuyênmôn, nghiệp vụ kỹ thuật cao tuổi đời đến 40 tuổi Đối với việc tuyển dụng các vịtrí là cán bộ lãnh đạo : Hội đồng quản trị Công ty sẽ xem xét quyết định cụ thểtừng trường hợp;

- Sức khoẻ: Có giấy chứng nhận đủ sức khoẻ làm việc của bệnh viện từcấp quận, huyện trở lên, không nghiện rượu, nghiện các chất ma tuý, khôngnhiễm các bệnh truyền nhiễm, HIV/AIDS (Giấy khám sức khoẻ thời gian gầnnhất dưới 6 tháng);