chuong 1 gioi thieu chung ve microsoft excel

Chương Giới thiệu chung Microsoft Excel GV: Nguyễn Thị Thùy Liên Email: thuyliennt@gmail.com Giới thiệu Microsoft Excel phần mềm bảng tính điện tử tiếng gói phần mềm Microsoft Office Microsoft Dùng môi trường Window Phổ biến công tác văn phòng, quản lý tính đơn giản, trực quan dễ sử dụng Để cài đặt Office cài đặt bổ sung thêm số tính Office, cài đặt từ đĩa CD hay từ ổ cứng Nguyễn Thị Thùy Liên Giới thiệu Công dụng: Excel trình ứng dụng – dạng phần mềm bảng tính điện tử - hỗ trợ việc tính toán, phân tích liệu, trích chọn liệu, lập biểu đồ minh họa tạo thao tác báo cáo, bảng biểu Excel lưu lại dạng tệp tin *.XLS Nguyễn Thị Thùy Liên Khởi động Excel C1:  Kích đúp vào biểu tượng Excel Desktop C2:  Từ menu Start | Programs | Microsft Office | Microsoft Office Excel 2003 Nguyễn Thị Thùy Liên Cửa sổ làm việc Excel Nguyễn Thị Thùy Liên Cửa sổ làm việc Excel Thanh tiêu đề (Title): Chứa biểu tượng Excel, tên tệp tại, nút thu nhỏ cửa sổ (minimize), nút phóng to cửa sổ (maximize), nút đóng cửa sổ (close) Thanh bảng chọn (menu): Liệt kê lệnh Excel Mỗi mục ứng với menu dọc, để mở menu dọc nhấp chuột vào tên mục Thanh công cụ chuẩn (Standard): Chứ số lệnh thông dụng Excel dạng nút biểu tượng Nguyễn Thị Thùy Liên Cửa sổ làm việc Excel Thanh công cụ định dạng (Formatting): Chứa lệnh dạng biểu tượng để định dạng liệu bảng tính như: font chữ, cỡ font… Thanh công thức (Formula): Gồm ô Namebox (hiển thị toạn độ ô hành), Insert Function (nhập công thức vào ô) Thanh (Scroll): dùng để hiển thị phần bị che khuất bảng tính Dòng trạng thái (Status): Dòng chứa chế độ làm việc hành: Ready(sẵn sàng), Enter(Đang nhập liệu) Nguyễn Thị Thùy Liên Một số khái niệm Workbook: Một file bảng tính Excel gọi Workbook Wookbook ngầm định có tên book# Khi khởi động file bảng tính ngầm định có tên book1.xls Worksheet: Một workbook chứa 256 worksheet (hay sheet) Các sheet gọi trang bảng tính Sheet chứa liệu, công thức tính toán, đồ, đồ thị Cell: Mỗi bảng tính hình chữ nhật gồm có 256 cột 65536 hàng Vùng giao hàng cột gọi CELL Nguyễn Thị Thùy Liên Một số khái niệm Tiêu đề dòng: đánh số theo tứ tự 1, 2, 3, … 65536 Tiêu đề cột: đánh theo thứ tự A, B, C Z, AA, AB Một ô bảng tính xác định tọa độ cột dòng Ví dụ ô A22 nằm cột A dòng 22 Mỗi ô chứa 32767 ký tự Mỗi bảng tính chứa tối đa 256* 65536 ô Nguyễn Thị Thùy Liên Tạo tệp trắng (New) C1: Kích chuột vào biểu tượng New toolbar C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + N C3: Vào menu File/New 10 Nguyễn Thị Thùy Liên Kiểm tra liệu nhập B1: Chọn ô cần thiết lập B2: Menu Data | Validation 28 Nguyễn Thị Thùy Liên Kiểm tra liệu nhập B3: Chọn thẻ Settings B4: Chỉ định kiểu liệu cho phép 29 Nguyễn Thị Thùy Liên Kiểm tra liệu nhập B5: Để chọn công thức: chọn Custom 30 Nguyễn Thị Thùy Liên Kiểm tra liệu nhập B6: Lựa chọn điều kiện cho ô 31 Nguyễn Thị Thùy Liên Kiểm tra liệu nhập B7: Chọn thẻ Input Message -> Chỉ định thông báo người dùng chọn ô 32 Nguyễn Thị Thùy Liên Kiểm tra liệu nhập B7: Chọn thẻ Error Alert -> định thông báo người dùng nhập sai điều kiện 33 Nguyễn Thị Thùy Liên Tạo ListBox cho ô Để giảm lỗi nhập liệu cho người dùng: Tạo ListBox cho phép người dùng lựa chọn giá trị B1: Tạo danh sách giá trị dòng cột B2: Menu Data | Validation | Thẻ Settings 34 Nguyễn Thị Thùy Liên Tạo ListBox cho ô B3: Chọn mục List mục Allow 35 Nguyễn Thị Thùy Liên Tạo ListBox cho ô B4: Nhấn chọn source để định giá trị vừa nhập bước 36 Nguyễn Thị Thùy Liên Tạo ListBox cho ô B5: Đánh dấu vào mục In-cell dropdown 37 Nguyễn Thị Thùy Liên Sao chép liệu Sao chép đặc biệt: Chức cho phép bạn chép đặc biệt như:  B1: copy  B2: paste special • Trong khung paste chọn: – Value: chép kết công thức – Format: chép định dạng – Transpose: biến đổi cột hàng 38 Nguyễn Thị Thùy Liên Sao chép liệu 39 Nguyễn Thị Thùy Liên Cố định hàng cột tiêu đề Khi liệu bảng nhiều, ta hiển thị chúng hình, cần phải lật qua, lật lại thay đổi được, lúc nhìn thấy liệu phía liệu liệu => Cần phải giữ cố định dòng, cột làm tiêu đề 40 Nguyễn Thị Thùy Liên Cố định hàng cột tiêu đề Xác định vị trí ô nằm phía hàng nằm phía bên phải cột cần giữ lại tiêu đề:  Chọn Window | Freeze Panes  Nếu muốn bỏ cố định tiêu đề chọn Window | Unfreeze Panes 41 Nguyễn Thị Thùy Liên Cố định hàng cột tiêu đề 42 Nguyễn Thị Thùy Liên [...]... đĩa (Open) C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O C3: Vào menu File | Open… 11 Nguyễn Thị Thùy Liên Lưu tệp vào ổ đĩa (Save) C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S C3: Vào menu File | Save  Nếu tệp đã được lưu từ trước thì lần lưu tệp hiện tại sẽ lưu lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực... tệp chưa được lưu lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi lưu tệp trong khung Save in, gõ tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save 12 Nguyễn Thị Thùy Liên Thoát khỏi Excel (Exit) C1: Ấn tổ hợp phím Alt + F4 C2: Kích chuột vào nút Close bên phải cửa sổ đang làm việc ở góc trên cùng C3: Vào menu File | Exit  Nếu chưa lưu tệp thì xuất hiện 1 thông báo chọn: • Yes: lưu tệp trước khi thoát... chỉ tuyệt đối thì không 14 Nguyễn Thị Thùy Liên Địa chỉ ô và miền Miền là một nhóm ô liền kề nhau Địa chỉ miền được khai báo theo cách: Địa chỉ ô cao trái: Địa chỉ ô thấp phải Ví dụ: A3: A6 B2:D5 15 Nguyễn Thị Thùy Liên Các phím dịch chuyển con trỏ ô: 16 Nguyễn Thị Thùy Liên Các dạng dữ liệu trong Excel Nắm vững các dạng dữ liệu rất quan trọng để giải các bài toán trong Excel Để định dạng dữ liệu... quan trọng để giải các bài toán trong Excel Để định dạng dữ liệu lựa chọn (bôi đen) vùng dữ liệu,  C1: chọn menu Fomat | Cells  C2: sử dụng tổ hợp phím Ctrl + 1  C3: kích chuột phải Chọn Format | Cells 17 Nguyễn Thị Thùy Liên Các dạng dữ liệu trong Excel General: Dữ liệu tổng quát: Kiểu này do Excel tự động nhận dạng Number: Dữ liệu số: Dữ liệu kiểu số tự động căn thẳng bên phải ô Theo ngầm định... chọn: • Yes: lưu tệp trước khi thoát • No: thoát không lưu tệp • Cancel: hủy bỏ lệnh thoát 13 Nguyễn Thị Thùy Liên Địa chỉ ô và miền  Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng  Địa chỉ ô bao gồm:  Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng • Ví dụ: A12, B34, C 41  Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và(hoặc) tên hàng nếu muốn cố định phần nào... Theo ngầm định dạng MM/DD/YY Time: Kiểu thời gian: Tự động căn thẳng bên phải ô, biểu diễn thời gian dngj HH:MM:SS 19 Nguyễn Thị Thùy Liên Các kiểu dữ liệu trong Excel Percentage: Kiểu phần trăm: Tự động căn thẳng bên phải ô, kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần trăm bằng cách nhân với 10 0 và thêm dấu % vào sau số đó Fraction: Kiểu phân số: Tự động căn thẳng bên phải, biểu diễn các số ở dạng phân... 0976 )Excel sẽ tự động cắt đi số 0 đầu tiên Để giữ lại số 0 này, sử dụng dấu (‘) trước hoặc định dạng ô kiểu kí tự 20 Nguyễn Thị Thùy Liên Chèn chú thích cho ô  Chèn chú thích cho ô: khi di chuyển con chuột nằm trên ô chú thích tự động xuất hiện 1 khung lời chú thích được chèn trước Những chú thích thường là những lời giải thích, ghi chú thêm về kết quả, dữ liệu trong ô Ô nào có chú thích thì có 1 hình... ô Ô nào có chú thích thì có 1 hình tam giác nằm ở góc phải trên của ô  Thực hiện:  B1: Xác định ô cần chú thích  B2: Chọn Insert | Comment  B3: Nhập vào chú thích trong hộp  B4: Kết thúc nhấp bên ngoài hộp chú thích 21 Nguyễn Thị Thùy Liên Chèn chú thích cho ô 22 Nguyễn Thị Thùy Liên Định dạng có điều kiện B1: Chọn các ô cần định dạng có điều kiện B2: Menu Format | Conditional Formatting 23... phần thập phân và phần nguyên Currency: Kiểu dữ liệu tiền tệ: Dữ liệu kiểu tiền tệ tự động căn thẳng bên phải ô Dạng này biểu diễn các đơn vị tiền tệ của các nước trên thế giới 18 Nguyễn Thị Thùy Liên Các dạng dữ liệu trong Excel Accounting: Dữ liệu kế toán: Dữ liệu kiểu kế toán tự động căn thẳng bên phải ô Kiểu này cũng biểu diễn các đơn vị tiền tệ tương tự như currency tuy nhiên không biểu diễn... Thị Thùy Liên Kiểm tra dữ liệu nhập B1: Chọn các ô cần thiết lập B2: Menu Data | Validation 28 Nguyễn Thị Thùy Liên Kiểm tra dữ liệu nhập B3: Chọn thẻ Settings B4: Chỉ định kiểu dữ liệu cho phép 29 Nguyễn Thị Thùy Liên Kiểm tra dữ liệu nhập B5: Để chọn công thức: chọn Custom 30 Nguyễn Thị Thùy Liên Kiểm tra dữ liệu nhập B6: Lựa chọn điều kiện cho các ô 31 Nguyễn Thị Thùy Liên Kiểm tra dữ liệu