Hướng dẫn tạo mục lục tự động trên Micosoft Word

Chính vì xuất phát từ những lý do nêu trên, tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Hướng dẫn tạo mục lục tự động trên Micosoft Word” làm sáng kiến kinh nghiệm của mìnhvới những hướng dẫn cụ thể tỉ m

1.3 Phương pháp nghiên cứu 2

1.3.1 Phương pháp nghiên cứu lý luận 2

1.3.2 Phương pháp điều tra 2

1.3.3 Phương pháp tổng kết kinh nghiệm thực tiễn 2

1.4 Mục đích, nhiệm vụ 2

1.4.1 Mục đích 2

1.4.2 Nhiệm vụ 2

2 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 2

2.1 Cơ sở lí luận của đề tài 2

2.2 Thực trạng của vấn đề 3

2.3 Một số biện pháp đẩy mạnh việc tạo mục lục tự động trên Word trong cán bộ giáo viên, học sinh trong năm học 2014-2015 4

2.3.1 Chuẩn bị 4

2.3.2 Thao tác cụ thể 4

2.3.3 Hiệu quả đạt được 35

3 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 37

3.1 Bài học kinh nghiệm 37

3.2 Kết luận 37

1 ĐẶT VẤN ĐỀ

1.1 Lý do chọn đề tài

Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, gắn với việc đổimới căn bản toàn diện nền giáo dục nước nhà cùng sự hội nhập và phát triểncủa đát nước trong khu vực và thế giới Chính bối cảnh đó đã là nền tảng và

là nhân tố thúc đẩy sự phát triển công nghệ thông tin ngày càng được ứngdụng rộng rãi trong cuộc sống nói chung và ngành giáo dục nói riêng Côngnghệ thông tin là có thể mới là một chìa khóa vạn năng hỗ rất lớn cho cán bộgiáo viên cũng như học sinraattrong quản lý, giảng dạy, học tcwusvaf nghiêncứu Phần mềm Microsft office được các thầy cô sử dụng rất phổ biến và kháthuần thục trong việc soạn giáo án cũng như làm báo cáo, viết sáng kiến kinhnghiệm Tuy nhiên tính năng của Microsft office rất nhiều và chưa được khaithác hết Qua tìm hiểu, tôi thấy khi soạn giáo án hoặc làm báo cáo hay viếtsáng kiến kinh nghiệm các thầy cô thầy cô thường tạo mục lục thủ công nênmất nhiều thời gian mà hình thức không được đẹp và không khoa học Đặcbiệt tạo mục lục thủ công khi chỉnh sửa nội dung văn bản số trang bị nhảy cácthầy cô phải chỉnh sửa lại mục lục gây lộn xộn và mất thời gian Để khắcphục tình trạng này Microsoft Word có tính năng tạo mục lục tự động Khinói đến tính năng này một số thầy cô giáo có thể tìm hiểu trên mạng học, muasách về xem hướng dẫn Tuy nhiên khi tìm hiểu trên mạng hay xem hướngdẫn các thầy cô có thể khó làm theo hoặc không làm được Chính vì xuất

phát từ những lý do nêu trên, tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Hướng dẫn tạo

mục lục tự động trên Micosoft Word” làm sáng kiến kinh nghiệm của mìnhvới những hướng dẫn cụ thể tỉ mỉ nhằm giúp các đồng nghiệp và học sinh tiếtkiệm được thời gian và công sức khi tạo một tệp văn bản

1.2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

các thầy cô đã làm

Trao đổi lấy ý kiến của các thầy cô ở các trung tâm trong cụm Giáo dụcThường xuyên số II

1.3.3 Phương pháp tổng kết kinh nghiệm thực tiễn

Qua kết quả áp dụng trong cán bộ, giáo viên và học sinh chủ yếu tạiđơn vị tôi đang công tác và một số trung tâm bạn

1.4 Mục đích, nhiệm vụ

1.4.1 Mục đích

Dựa trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực trạng vai trò của giáo viênTin học đối với việc tạo văn bản được dễ dang hơn, người dùng không thấyngại khi tạo và chỉnh sửa văn bản

1.4.2 Nhiệm vụ

Tạo sự đồng bộ các văn bản trong nhà trường Tạo ra những hươngpháp cụ thể hay những chỉ dẫn chi tiết giúp người sử dụng đễ dàng nắm bắt vàthực hành

2 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

2.1 Cơ sở lí luận của đề tài

Việc ứng dụng tin học nói riêng và công nghệ thông tin nói chung

trong ngành giáo dục là rất quan trong Đó có thể coi là một chìa khóa vàngtrong cuộc cách mạng khoa học công nghệ ở nước ta Để đạt được điều này có

sự đóng góp to lớn của ngành giáo dục nước nhà Đảng - Nhà nước đã khảngđịnh theo hướng chỉ đạo thực hiện đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin,truyền thông trong quản lý giáo dục ở các cấp học, bậc học, ngành học… Quyđịnh chuẩn kiến thức về công nghệ thông tin đối với giáo viên, sinh viên

Chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và dạy học Chính phủ

đã ban hành Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TWngày 1/7/2014 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sảnViệt Nam về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêucầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế

Theo Chương trình của Chính phủ, trong thời gian tới, bên cạnh cácnhiệm vụ thường xuyên, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ tổ chức triển khaithực hiện 8 nhiệm vụ trọng tâm nhằm đạt được mục tiêu Nghị quyết36-NQ/TW đề ra gồm: 1- Đổi mới, nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnhđạo của Đảng đối với ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin; 2- Xây dựng,hoàn thiện cơ chế, chính sách pháp luật về ứng dụng, phát triển công nghệthông tin; 3- Xây dựng hệ thống hạ tầng thông tin quốc gia đồng bộ, hiện đại;4- Ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi, thiết thực, có hiệu quả cao; 5- Pháttriển công nghiệp công nghệ thông tin, kinh tế tri thức; 6- Phát triển nguồnnhân lực công nghệ thông tin đạt chuẩn quốc tế, đẩy mạnh nghiên cứu, ứngdụng, tiếp thu, làm chủ và sáng tạo công nghệ mới; 7- Đẩy mạnh ứng dụngcông nghệ thông tin trong quốc phòng, an ninh; bảo đảm an toàn, an ninhthông tin, nâng cao năng lực quản lý các mạng viễn thông, truyền hình,Internet; 8- Tăng cường hợp tác quốc tế Đặc biệt trong đó, Chính phủ nhấnmạnh vào các nội dung: Ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi, thiết thực, cóhiệu quả cao; Phát triển công nghiệp công nghệ thông tin, kinh tế tri thức;Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin đạt chuẩn quốc tế, đẩy mạnhnghiên cứu, ứng dụng, tiếp thu, làm chủ và sáng tạo công nghệ mới Đây là cơ

sở lí luận căn bản cho tôi mạnh dạn đúc kết sáng kiến kinh nghiệm: “Hướng

dẫn tạo mục lục tự động trên Micosoft Word”

2.2 Thực trạng của vấn đề

Qua nghiên cứu,điều tra trong thực tế cán bộ, giáo viên về ứngdụng công nghệ thông tin trong giảng dạy và công tác nói chung đã có sựkhởi sắc Điều này được thể hiện qua việc quản lý , báo cáo qua cácgmailowr các đơn vị luôn được nối kết và cập nhật thường xuyên với cơ

2.3 Một số biện pháp đẩy mạnh việc tạo mục lục tự động trên Word

trong cán bộ giáo viên, học sinh trong năm học 2014-2015

BƯỚC 1: ĐẶT TRỎ CHUỘT VÀO TIÊU ĐỀ CHƯƠNG.

BƯỚC 2: VÀO THẺ HOME -> MỤC PARAGRAPH -> CHỌN MULTILEVEL LIST

Trong thẻ Multilevel List, trong mục List Library chọn mục như

trong hình:

 WinWord sẽ tạo ra mục 1.1.1 Tiêu đề chương như hình.

BƯỚC 3: CHỌN LẠI MỤC MULTILEVEL TRONG THẺ HOME NHƯNG CHỌN MỤC DEFINE NEW MULTILEVEL LIST.

 Xuất hiện thẻ Define New Multilevel List.

 Tại mục Click level to modify chọn số 1:

+ Mục Enter formatting for number: Sửa thành “Chương 1 –“.

+ Mục Link level to style: Chọn Heading 1 tương ứng với số 1.

+ Mục Text indent at và Aligned at: Chọn 0 cm.

+ Mục Follow number with: Chọn Space Đây là khoảng cách từ kí tự

cuối cùng của số chương đến kí tự đầu tiên của tiêu đề chương Đặt space tức

là khoảng cách là 1 kí tự trắng

Để sửa font chữ của tên chương chúng ta click vào nút Font

Để đặt tất cả kí tự là chữ in hoa, chúng ta có thể chọn All caps

Sau đó chọn OK để chấp nhận sửa đổi thiết lập Như vậy, chúng ta đã

thiết lập xong cho mục Heading 1 của số chương Tại đây, chúng ta chưa

nhấn OK vội mà thiết lập luôn cho các Heading 2, 3 và 4.

 Với Heading 2: Sửa các mục:

+ Click level to modify chọn số 2.

+ Enter formatting for number: vẫn giữ nguyên là 1.1 chỉ chỉnh sửa

font

+ Link level to style: Chọn Heading 2 tương ứng với số 1.1.

+ Text indent at và Aligned at: Chọn 0 cm.

+ Follow number with: Chọn Space.

Sau đó chúng ta tiến hành sửa font cho Heading 2 bằng cách nhấn vào

nút Font bên phải của mục Enter formatting for number Và sửa theo mẫu:

+ Font: Time New Roman

+ Font size: Bold

+ Size: 13 Vì WinWord không có font chọn sẵn là 13 nên chúng ta

phải nhập từ bàn phím số 13 và mục size Nếu heading 1 là 14 thì từ heading

2 trở đi chúng ta nên đặt là 13 để phân biết rõ ràng hơn

Sau đó nhấn OK để chấp nhận sửa đổi font chữ cho heading 2.

 Với Heading 3: Sửa các mục:

+ Click level to modify chọn số 3.

+ Enter formatting for number: vẫn giữ nguyên là 1.1.1 chỉ chỉnh

sửa font

+ Link level to style: Chọn Heading 3 tương ứng với số 1.1.1.

+ Text indent at và Aligned at: Chọn 0 cm.

+ Follow number with: Chọn Space.

Sau đó sửa font cho heading 3 tương tự như font của heading 2

 Với Heading 4: Sửa các mục:

+ Click level to modify chọn số 4.

+ Enter formatting for number: vẫn giữ nguyên là 1.1.1.1 chỉ chỉnh

sửa font

+ Link level to style: Chọn Heading 3 tương ứng với số 1.1.1.1.

+ Text indent at và Aligned at: Chọn 0 cm.

+ Follow number with: Chọn Space.

Sau đó sửa font cho Heading 4 tương tự nhưng Font style chọn Bold

Italic

BƯỚC 4: Chọn OK.

Sau khi thiết lập xong font chữ các heading, chúng ta thấy rằng màu

chữ và kiểu chữ của tiêu đề các heading trong mục Styles của thẻ Home có màu xanh và kiểu chữ không phải là Time New Roman

BƯỚC 5: SỬA LẠI CÁC HEADING:

 Đầu tiên sửa Heading 1: Click chuột phải vào heading 1 chọn Modify.

Xuất hiện cửa sổ thông tin của heading 1 Ta thấy hiện tại Heading 1

đang có font chữ là Calibri Light, cỡ chữ là 16, không in đậm, chữ màu

xanh, căn chữ bên phải

Chúng ta cần phải sửa lại các mục:

+ Font chữ: Time New Roman+ Cỡ chữ: 14

+ Kiểu chữ: in đậm, căn giữa

+ Màu chữ: Màu đen

Ngoài ra, để chỉnh sửa thêm ta click vào nút Format chọn Paragraph.

Xuất hiện cửa sổ thông tin của heading 1 Ta thấy hiện tại Heading 2

đang có font chữ là Calibri Light, cỡ chữ là 13, không in đậm, chữ màu

xanh, căn chữ bên phải

Chúng ta cần phải sửa lại các mục:

+ Font chữ: Time New Roman+ Cỡ chữ: 13

+ Kiểu chữ: in đậm, căn đều 2 bên

Tương tự như heading 1 chúng ta cần chỉnh sửa thêm paragraph cho

heading 2 bằng cách click Format chọn Paragraph.

Xuất hiện thẻ Paragraph Chúng ta sửa các mục:

+ Special: Chọn none.

+ Spacing: Before: 0 pt; After: 6 pt.

+ Line spacing: chọn 1.5 lines (Nếu muốn chọn số khác thì mục này chọn Multiple và điền khoảng cách vào ô At bên cạnh Line spacing) Sau đó chọn OK.

Cuối cùng chọn OK.

 Sửa heading 3: Giống như heading 2.

Sau khi đã chỉnh sửa xong cả 4 heading, chúng ta thấy kiểu chữ của cácheading ở trong thẻ Home và cả trong bài đã thay đổi đúng theo ý muốn.

Như vậy chúng ta đã chỉnh sửa xong kiểu chữ cũng như định dạng chocác heading cần thiết

BƯỚC 6: THIẾT LẬP THEO CÁC HEADING.

 Khi làm bài chúng ta thêm 1 tiêu đề bất kì

Ví dụ: chúng ta muốn thêm chương 2 với tiêu đề là “Tên chương 2” thì

ta chỉ cần gõ “Tên chương 2” mà không cần phải gõ cả “Chương 2 – Tênchương 2”

Khi thêm ta thấy “Tên chương 2” đang ở định dạng kiểu Normal

không đúng với kiểu định dạng mà ta muốn

Tương tự với các heading khác, chúng ta chỉ cần gõ tên tiêu đề và chọnkiểu heading.

BƯỚC 7: TẠO MỤC LỤC

 Đặt trỏ chuột vào vị trí của trang mục lục

Chọn thẻ REFERENCES => trong mục Table of Contents chọn Table of Contents = > Chọn Custom Table of Contents.

Xuất hiện thẻ Table of Contents:

Chúng ta cần phải sửa lại font chữ của các Heading đưa ra Điều này có

Xuất hiện thẻ Style.

Trong thẻ này ta thấy có các style từ TOC 1 đến TOC 9 tương ứng vớiheading 1 đến heading 9 Nhưng ở đây chúng ta chỉ cần chỉnh sửa từ TOC 1đến TOC 3 tương ứng với các heading 1, 2 và 3 Để sửa cho TOC 1 ta chọn

TOC 1 rồi click chọn Modify Xuất hiện thẻ Modify Style.

Nếu các font chữ và kiểu chữ đều khác thì cần sửa lại tất cả Ở đây,font chữ hiện tại đang là Time New Roman, cỡ chữ 13, không in đậm, căn lềbên phải, màu chữ automatic Như vậy ta chỉ cần thêm kiểu chữ in đậm vàcăn đều 2 bên.

Sau khi chỉnh xong căn lề và kiểu chữ ta cần chỉnh thêm căn dòng để

mỗi khi update lại mục lục chúng ta không cần phải sửa lại Chọn Fomat ->

Xuất hiện thẻ Paragraph:

Chúng ta đặt tương tự như với kiểu chữ Normal Ở đây kiểu Normalđang là:

+ Before: 0pt+ After: 6pt

+ Line spacing: 1.5 lines ((Nếu muốn chọn số khác thì mục này

chọn Multiple và điền khoảng cách vào ô At bên cạnh Line spacing).

Sau đó nhấn OK.

Chọn tiếp OK của thẻ Modify Style Quay lại thẻ Style, ở đây chúng ta chưa chọn OK vội mà chọn sang TOC 2 để chỉnh sửa cho phần mục lục

tương ứng với Heading 2

Tương tự như khi sửa TOC 1, chọn TOC 2 rồi chọn Modify.

Xuất hiện thẻ Modify Style của TOC 2 Ta cũng chỉnh sửa tương tự như TOC 1: Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13 in đậm, căn đều 2 bên Chỉnh sửa cho Paragraph của TOC 2 chọn Fomat -> Paragraph.

Với thẻ Paragraph của TOC 2 chúng ta cũng đặt giống TOC 1 là:

+ Before: 0pt+ After: 6pt

+ Lines spacing: 1.5lines

+ Nhưng đặt thêm trong mục Indetation -> Left: 0.5cm để cho

mục lục của heading 2 sẽ lùi vào 0.5cm so với heading 1

Sau đó chọn OK để đóng thẻ Paragraph Chọn tiếp OK để đóng thẻ Modify Style của TOC 2.

Tiếp đến là chỉnh sửa cho TOC 3 tương ứng với các heading 3

Chọn TOC 3 -> Modify.

Xuất hiện thẻ Modify Style Tại đây chúng ta chỉ cần chọn Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13 căn đều 2 bên, mà không cần in đậm.

Ta cũng chỉnh sửa thêm mục Paragraph cho TOC 3.

Với thẻ Paragraph của TOC 3 chúng ta cũng đặt giống TOC 2 là:

+ Before: 0pt+ After: 6pt+ Lines spacing: 1.5lines

+ Nhưng đặt thêm trong mục Indetation -> Left: 1 cm để cho

mục lục của heading 3 sẽ lùi vào 1cm so với heading 1

Chọn OK của thẻ Paragraph.

Chọn OK của thẻ Modify Style.

Đến đây chúng ta mới chọn OK của thẻ Style để kết thúc quá trình chỉnh sửa Quay lại thẻ Table of Contents, ta thấy các Heading lúc này kiểu

chữ đã thay đổi so với lúc ban đầu

Chọn OK tiếp để hiển thị mục lục.

Như vậy, chúng ta đã làm xong phần mục lục tự động.

Để cho mục lục trông đẹp hơn chúng ta nên để tiêu đề chương là chữ inhoa Chúng ta sửa tiêu đề chương trong bài thành chữ in hoa

Sau đó quay trở lại phần mục lục Lúc này chúng ta không cần làm lại

mục lục nữa mà chỉ cần đặt con trỏ trên 1 dòng bất kì trong mục lục Click chuột phải chọn Update Field.

Xuất hiện thẻ Update Table of Contents với 2 chức năng:

 Update page numbers only: Chức năng này chỉ cập nhật lại số trang củamục lục

 Update entire table: Chức năng này cập nhật lại tất cả mục lục (kể cả sốtrang và những phần thay đổi trong các tiêu đề của các heading hay bổ sungthêm 1 số mục lục mới)

Ở đây, tôi chọn Update entire table để cập nhật lại mục lục Mục lục

mới đã đổi chữ in hoa của tiêu đề chương, đổi số trang của chươn 2 và cậpnhật thêm mục 1.1.3 và mục lục

Như vậy chúng ta đã hoàn thành xong phần tạo và cập nhật mục lục tựđộng

2.3.3 Hiệu quả đạt được

Sau khi thực hiện đề tài sáng kiến đã đạt được một số hiệu quả như

sau:

Đối với học sinh: Các em đã làm được những bài thu hoạch đượctrình bầy đẹp mắt hơn sáng tạo hơn Các em yêu thích môn tin học hơn vàkhông ngại khi làm việc với MS- Word, đặc biết khi tạo mục lục các emkhông ngại chỉnh sửa văn bản

Đối với giáo viên: Việc tạo mục lục thuận tiện hơn khi các thầy cô

đẩy mạnh việc ứng dụng đề tài trong thực tế, góp phần đẩy mạnh việc hiệnthực hóa công nghệ thông tin vào thực tế cuộc sống nói chung và giảng dạy ,học tập nghiên cứu nói riêng

Một số hình ảnh mục lục tự động mà các thầy cô làm được

3 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

3.1 Bài học kinh nghiệm

Đề tài này có thể ứng dụng trong dạy học tin 10 trường THPT và chứngchỉ A quốc gia và có thể các kỳ thi có nội dung thực hành Microsoft Word

Hệ thống các bài thực hành có thể làm tài liệu tham khảo cho giáo viênkhi lựa chọn nội dung thực hành cho học sinh

Công cụ đã xây dựng có thể hỗ trợ cho giáo viên trong quá trình soạngiáo án và làm sáng kiến kinh nghiệm…

Do thời gian thực hiện đề tài khá ngắn với một khối lượng công việckhá lớn, hơn nữa do trình độ bản thân còn có phần hạn chế nên đề tài còn cónhiều hạn chế

Chỉ mới xác định được các kỹ năng cần thiết khi soạn thảo văn bảntrên Word

Chỉ mới xây dựng được một số các bài thực hành

Các chức năng của công cụ hỗ trợ còn rất hạn chế

Qua phần trình bày ở trên, tôi nhận thấy việc tạo mục lục tự động trên

Word là một đề tài mang tính khả thi cao, giúp các đồng nghiệp tạo mục lục,trình bày đẹp, thuận tiện trong chỉnh sửa mục lục, tiết kiệm được thời gian giúp học sinh làm các bài tổng kết, thu hoạch được đẹp hơn,nhanh và khoahọc hơn, khơi dạy trong các em niềm đam mê tìm hiểu,ứng dụng công nghệthông tin vào học tập và thực tế cuộc sống ngày một hiệu quả Đây là một đềtài nhỏ nhưng mang ý nghĩa khá lớn

Rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của quý đồng nghiệp để sáng