Hướng dẫn làm mục lục tự động

+ Follow number with: Chọn Space.Sau đó chúng ta tiến hành sửa font cho Heading 2 bằng cách nhấn vào nút Font bên phải của mục Enter formatting for number.. Sau đó nhấn OK để chấp nhận s

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY MỤC LỤC TỰ ĐỘNG

Người thực hiện : TRẦN VĂN HẢI

Hà Nội - 2015

 BƯỚC 1: ĐẶT TRỎ CHUỘT VÀO TIÊU ĐỀ CHƯƠNG.

 BƯỚC 2: VÀO THẺ HOME -> MỤC PARAGRAPH -> CHỌN MULTILEVEL LIST

- Trong thẻ Multilevel List, trong mục List Library chọn mục như trong

hình:

- WinWord sẽ tạo ra mục 1.1.1 Tiêu đề chương như hình.

 BƯỚC 3: CHỌN LẠI MỤC MULTILEVEL TRONG THẺ HOME NHƯNG CHỌN MỤC DEFINE NEW MULTILEVEL LIST.

- Xuất hiện thẻ Define New Multilevel List.

- Tại mục Click level to modify chọn số 1:

+ Mục Enter formatting for number: Sửa thành “Chương 1 –“.

+ Mục Link level to style: Chọn Heading 1 tương ứng với số 1.

+ Mục Text indent at và Aligned at: Chọn 0 cm.

+ Mục Follow number with: Chọn Space Đây là khoảng cách từ kí tự cuối

cùng của số chương đến kí tự đầu tiên của tiêu đề chương Đặt space tức làkhoảng cách là 1 kí tự trắng

Để sửa font chữ của tên chương chúng ta click vào nút Font

Sẽ xuất hiện hộp thoại Font Chúng ta đặt:

+ Font là: Time New Roman

+ Font size: Bold (kiểu chữ in đậm)

+ Size: 14 (cỡ chữ là 14)

Để đặt tất cả kí tự là chữ in hoa, chúng ta có thể chọn All caps

Sau đó chọn OK để chấp nhận sửa đổi thiết lập Như vậy, chúng ta đã thiết lập xong cho mục Heading 1 của số chương Tại đây, chúng ta chưa nhấn OK vội mà thiết lập

luôn cho các Heading 2, 3 và 4

- Với Heading 2: Sửa các mục:

+ Click level to modify chọn số 2.

+ Enter formatting for number: vẫn giữ nguyên là 1.1 chỉ chỉnh sửa font + Link level to style: Chọn Heading 2 tương ứng với số 1.1.

+ Text indent at và Aligned at: Chọn 0 cm.

+ Follow number with: Chọn Space.

Sau đó chúng ta tiến hành sửa font cho Heading 2 bằng cách nhấn vào nút Font bên phải của mục Enter formatting for number Và sửa theo mẫu:

+ Font: Time New Roman

+ Font size: Bold

+ Size: 13 Vì WinWord không có font chọn sẵn là 13 nên chúng ta phải nhập

từ bàn phím số 13 và mục size Nếu heading 1 là 14 thì từ heading 2 trở đi chúng tanên đặt là 13 để phân biết rõ ràng hơn

Sau đó nhấn OK để chấp nhận sửa đổi font chữ cho heading 2.

- Với Heading 3: Sửa các mục:

+ Click level to modify chọn số 3.

+ Enter formatting for number: vẫn giữ nguyên là 1.1.1 chỉ chỉnh sửa

font

+ Link level to style: Chọn Heading 3 tương ứng với số 1.1.1.

+ Text indent at và Aligned at: Chọn 0 cm.

+ Follow number with: Chọn Space.

Sau đó sửa font cho heading 3 tương tự như font của heading 2

- Với Heading 4: Sửa các mục:

+ Click level to modify chọn số 4.

+ Enter formatting for number: vẫn giữ nguyên là 1.1.1.1 chỉ chỉnh sửa

font

+ Link level to style: Chọn Heading 3 tương ứng với số 1.1.1.1.

+ Text indent at và Aligned at: Chọn 0 cm.

+ Follow number with: Chọn Space.

Sau đó sửa font cho Heading 4 tương tự nhưng Font style chọn Bold Italic

 Bước 4: Chọn OK.

Sau khi thiết lập xong font chữ các heading, chúng ta thấy rằng màu chữ và

kiểu chữ của tiêu đề các heading trong mục Styles của thẻ Home có màu xanh và kiểu chữ không phải là Time New Roman

 BƯỚC 5: SỬA LẠI CÁC HEADING:

- Đầu tiên sửa Heading 1: Click chuột phải vào heading 1 chọn Modify.

Xuất hiện cửa sổ thông tin của heading 1 Ta thấy hiện tại Heading 1 đang có

font chữ là Calibri Light, cỡ chữ là 16, không in đậm, chữ màu xanh, căn chữ bên

phải

Chúng ta cần phải sửa lại các mục:

+ Font chữ: Time New Roman+ Cỡ chữ: 14

+ Kiểu chữ: in đậm, căn giữa

+ Màu chữ: Màu đen

Ngoài ra, để chỉnh sửa thêm ta click vào nút Format chọn Paragraph.

Xuất hiện thẻ Paragraph Chúng ta sửa các mục:

+ Special: Chọn none.

+ Spacing: Before: 0 pt; After: 6 pt

+ Line spacing: chọn 1.5 lines (Nếu muốn chọn số khác thì mục này chọn Multiple và điền khoảng cách vào ô At bên cạnh Line spacing)

Cuối cùng chọn OK.

Rồi chọn tiếp OK lần nữa Như vậy chúng ta đã chỉnh sửa xong cho heading 1.

- Sửa Heading 2: Click chuột phải vào heading 2 chọn Modify.

Xuất hiện cửa sổ thông tin của heading 1 Ta thấy hiện tại Heading 2 đang có

font chữ là Calibri Light, cỡ chữ là 13, không in đậm, chữ màu xanh, căn chữ bên

phải

Chúng ta cần phải sửa lại các mục:

+ Font chữ: Time New Roman+ Cỡ chữ: 13

+ Kiểu chữ: in đậm, căn đều 2 bên

+ Màu chữ: Màu đen

Tương tự như heading 1 chúng ta cần chỉnh sửa thêm paragraph cho heading 2

bằng cách click Format chọn Paragraph.

Xuất hiện thẻ Paragraph Chúng ta sửa các mục:

+ Special: Chọn none.

+ Line spacing: chọn 1.5 lines (Nếu muốn chọn số khác thì mục này chọn Multiple và điền khoảng cách vào ô At bên cạnh Line spacing) Sau đó chọn OK.

Cuối cùng chọn OK.

- Sửa heading 3: Giống như heading 2.

- Sửa heading 4: Giống như heading 2 và 3, chỉ khác là heading 4 thì chọn

thêm kiểu chữ in nghiêng còn heading 2, 3 thì chỉ có in đậm mà không nghiêng.

Sau khi đã chỉnh sửa xong cả 4 heading, chúng ta thấy kiểu chữ của các heading

ở trong thẻ Home và cả trong bài đã thay đổi đúng theo ý muốn

Như vậy chúng ta đã chỉnh sửa xong kiểu chữ cũng như định dạng cho cácheading cần thiết

 BƯỚC 6: THIẾT LẬP THEO CÁC HEADING.

- Khi làm bài chúng ta thêm 1 tiêu đề bất kì.

Ví dụ: chúng ta muốn thêm chương 2 với tiêu đề là “Tên chương 2” thì ta chỉcần gõ “Tên chương 2” mà không cần phải gõ cả “Chương 2 – Tên chương 2”

Khi thêm ta thấy “Tên chương 2” đang ở định dạng kiểu Normal không đúng

với kiểu định dạng mà ta muốn

Ta chỉ cần đặt trỏ chuột vào “Tên chương 2” rồi chọn kiểu định dạng là

Heading 1 Lúc này Winword sẽ tự động thêm số “Chương 2 - ” vào phía trước “Tên

chương 2” và chuyển về đúng định dạng mà chúng ta đã đặt từ trước

Tương tự với các heading khác, chúng ta chỉ cần gõ tên tiêu đề và chọn kiểuheading.

 BƯỚC 7: TẠO MỤC LỤC

- Đặt trỏ chuột vào vị trí của trang mục lục.

Chọn thẻ REFERENCES => trong mục Table of Contents chọn Table of

Contents = > Chọn Custom Table of Contents.

Xuất hiện thẻ Table of Contents:

Chúng ta cần phải sửa lại font chữ của các Heading đưa ra Điều này có tácdụng giúp chúng ta chỉ cần sửa 1 lần đầu tiên, với những lần sửa mục lục tiếp theo chỉcần update lại mục lục mà không cần chỉnh sửa nhiều lần Để chọn chỉnh sửa riêng ta

chọn Modify.

Xuất hiện thẻ Style.

Trong thẻ này ta thấy có các style từ TOC 1 đến TOC 9 tương ứng với heading

1 đến heading 9 Nhưng ở đây chúng ta chỉ cần chỉnh sửa từ TOC 1 đến TOC 3 tươngứng với các heading 1, 2 và 3 Để sửa cho TOC 1 ta chọn TOC 1 rồi click chọn

Modify Xuất hiện thẻ Modify Style.

Nếu các font chữ và kiểu chữ đều khác thì cần sửa lại tất cả Ở đây, font chữhiện tại đang là Time New Roman, cỡ chữ 13, không in đậm, căn lề bên phải, màu chữautomatic Như vậy ta chỉ cần thêm kiểu chữ in đậm và căn đều 2 bên.

Sau khi chỉnh xong căn lề và kiểu chữ ta cần chỉnh thêm căn dòng để mỗi khi

update lại mục lục chúng ta không cần phải sửa lại Chọn Fomat -> Paragraph.

Xuất hiện thẻ Paragraph:

Chúng ta đặt tương tự như với kiểu chữ Normal Ở đây kiểu Normal đang là:

+ Before: 0pt+ After: 6pt

Xuất hiện thẻ Modify Style của TOC 2 Ta cũng chỉnh sửa tương tự như TOC 1: Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13 in đậm, căn đều 2 bên Chỉnh sửa cho

Paragraph của TOC 2 chọn Fomat -> Paragraph.

Với thẻ Paragraph của TOC 2 chúng ta cũng đặt giống TOC 1 là:

+ Lines spacing: 1.5lines

+ Nhưng đặt thêm trong mục Indetation -> Left: 0.5cm để cho mục lục

của heading 2 sẽ lùi vào 0.5cm so với heading 1

Sau đó chọn OK để đóng thẻ Paragraph Chọn tiếp OK để đóng thẻ Modify

Style của TOC 2.

Tiếp đến là chỉnh sửa cho TOC 3 tương ứng với các heading 3

Chọn TOC 3 -> Modify.

Xuất hiện thẻ Modify Style Tại đây chúng ta chỉ cần chọn Font chữ Time New

Roman, cỡ chữ 13 căn đều 2 bên, mà không cần in đậm.

Ta cũng chỉnh sửa thêm mục Paragraph cho TOC 3.

Với thẻ Paragraph của TOC 3 chúng ta cũng đặt giống TOC 2 là:

+ Before: 0pt+ After: 6pt+ Lines spacing: 1.5lines

+ Nhưng đặt thêm trong mục Indetation -> Left: 1 cm để cho mục lục

của heading 3 sẽ lùi vào 1cm so với heading 1

Chọn OK của thẻ Paragraph.

Chọn OK của thẻ Modify Style.

Đến đây chúng ta mới chọn OK của thẻ Style để kết thúc quá trình chỉnh sửa Quay lại thẻ Table of Contents, ta thấy các Heading lúc này kiểu chữ đã thay đổi so

với lúc ban đầu

Chọn OK tiếp để hiển thị mục lục.

Như vậy, chúng ta đã làm xong phần mục lục tự động.

Để cho mục lục trông đẹp hơn chúng ta nên để tiêu đề chương là chữ in hoa.Chúng ta sửa tiêu đề chương trong bài thành chữ in hoa

Sau đó quay trở lại phần mục lục Lúc này chúng ta không cần làm lại mục lục

nữa mà chỉ cần đặt con trỏ trên 1 dòng bất kì trong mục lục Click chuột phải chọn

Update Field.

Xuất hiện thẻ Update Table of Contents với 2 chức năng:

- Update page numbers only: Chức năng này chỉ cập nhật lại số trang của mục

lục

- Update entire table: Chức năng này cập nhật lại tất cả mục lục (kể cả số

trang và những phần thay đổi trong các tiêu đề của các heading hay bổ sung

Ở đây, tôi chọn Update entire table để cập nhật lại mục lục Mục lục mới đã

đổi chữ in hoa của tiêu đề chương, đổi số trang của chươn 2 và cập nhật thêm mục1.1.3 và mục lục

Như vậy chúng ta đã hoàn thành xong phần tạo và cập nhật mục lục tự động