tóm tắt cách soạn thảo một công văn hành chính, thông báo, báo cáo, tờ trình. trong đó tóm gọn những cách để xây dựng một công văn có tên loại và không có tên loại.mô tả thông tư 012011BNV cách thức viết một công văn đúng quy tắc của nhà nước.
Trang 1Khoa Quản trị kinh doanh
MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG
Đề tài thuyết trình
SOẠN THẢO CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH, THÔNG BÁO, BÁO CÁO
VÀ BIÊN BẢN Nhóm 4 Mục lục tự động
I Quản trị việc soạn thảo công văn hành chính 2
1.Tầm quan trọng của soạn thảo công văn hành chính 2
2.Nguyên tắc quản trị của soạn thảo công dân hành chính 2
3.Kỹ năng quản trị soạn thảo công văn hành chính 3
3.1 Kiểm tra bố cục công văn 3
Trang 23.2 Kiểm tra phần viện dẫn vấn đề (phần mở đầu) 3
3.3 Kiểm tra phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu 3
3.4 Kiểm tra phần kết thúc công văn 4
3.5 Kiểm tra việc việc soạn thảo văn bản phúc đáp 4
3.6 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản đề nghị 4
3.7 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản đôn đốc , chấn chỉnh ,nhắc nhở 4
3.8 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản mời họp, mời dự đại hội 5
3.9 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản giải thích 5
II Quản trị việc soạn thảo báo cáo 5
1 Tầm quan trọng của việc soạn thảo báo cáo 5
1.1 Khái niệm: .5
1.2 Đặc điểm: 5
1.3 Hình thức: .6
2 Nguyên tắc quản trị soạn thảo báo cáo 7
3 Kỹ năng quản trị soạn thảo báo cáo 7
3.1 Công tác chuẩn bị: .7
3.2 Xây đựng đề cương chi tiết: .8
3.3 Viết dự thảo báo cáo: .9
3.4 Đối với báo cáo quan trọng: .9
3.5 Trình lãnh đạo duyệt: .9
III Quản trị việc soạn thảo thông báo 9
1.Tầm quan trọng của việc soạn thảo báo cáo 9
2 Nguyên tắc quản trị soạn thảo văn bản 10
3 Kỹ năng quản trị soạn thảo văn bản 10
3.1 Kiểm tra bốc cục thông báo 10
3.2 Kiểm tra việc chuẩn bị viết báo cáo 11
3.3 Kiểm tra dàn bài 11
Trang 33.4 Trình lãnh đạo thông qua 12
IV Quản trị việc soạn thảo biên bản 12
1 Khái niệm 12
2 Nguyên tắc 12
3 Kỹ năng soạn thảo văn bản biên bản 13
3.1 Kiểm tra bố cục biên bản 13
3.2 Kiểm tra việc ghi chép biên bản 13
3.3 Kiểm tra dự thảo đề cương biên bản 13
Trang 4Chương 5 Quản trị việc soạn thảo văn bản
I Quản trị việc soạn thảo công văn hành chính
1.Tầm quan trọng của soạn thảo công văn hành chính
-Công văn là loại văn bản hành chính không có tên, được dùng để thông tin trong hoạt, động giao dịch, trao đổi công tác và làm việc giữa các chủ thể có thẩm quyền
để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan
-Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc là phương tiện giao tiếp cuả cơ quan nhà nước trong các mối quan hệ với cấp trên với cấp dưới ngang cấp với công dân
2.Nguyên tắc quản trị của soạn thảo công dân hành chính
-Nguyên tắc 1: Chính xác
Soạn thảo công dân hành chính phải chính xác, bảo đảm thông tin đã đưa ra phải chính xác có cơ sở, có căn cứ khoa học, đúng thể thức quy định của pháp luật nhà nước đặc biệt phải có trích yếu văn bản dù là văn bản ngắn
Ví dụ:Hẹn khách hàng thứ 2 nhận hàng nhưng không giao hàng đúng thời hạn -Nguyên tắc 2: Ngắn gọn
Sọan thảo công văn hành chính, ngắn gọn mọi người đều muốn thông tin phải phù hợp và cốt yếu chứ không phải rất nhiều những thông tin không phù hợp và rườm rà
Ví dụ: Làm một bản khảo sát về môn học thì không cần đặt những câu hỏi không liên quan như bạn thấy nhà xe trường mình như thế nào?
-Nguyên tắc 3: Rõ ràng, sáng sủa
Sọan thảo công văn hành chinh phải thật rõ ràng.Nếu mập mờ không rõ ràng hoặc
có thể hiểu 2 hay 3 cách khác nhau thì có thể dẫn đến kết quả sai lệch
Trang 5Ví dụ: Đưa ra một thông báo “sáng mai mình tập trung làm bài tập nhóm” để rõ ràng thì có thể thay bằng “ sáng mai đúng 7h tập trung tại trà sữa coco làm bài tập nhóm”
3.Kỹ năng quản trị soạn thảo công văn hành chính
3.1 Kiểm tra bố cục công văn
Thông thường văn bản phải các yếu tố sau
+ Quốc hiệu và tiêu ngữ
+Địa danh và thời gian gửi công văn
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn
+Chủ thể nhận văn bản
+Trích yếu nội dung
+Nội dung công văn
+Chữ ký, đóng dấu
+Nơi gửi
3.2 Kiểm tra phần viện dẫn vấn đề (phần mở đầu)
Phần này phải nêu rõ lí do tại sao viết văn bản hay cơ sở nào để viết công văn và
có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề ra làm rõ mục đích yêu cầu vấn đề nêu ra
3.3 Kiểm tra phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu
Tùy từng loại chủ đề văn bản mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải :
+ Xin ý kiến lảnh đạo cơ quan về cách giải quyết
+Phải sử dụng văn phòng phù hợp với từng thể loại công văn, có lặp luận chặt chẽ cho các quan điểm nêu ra Cấn quán triệt các nguyên tắc:
*Văn bản đề xuất thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ cầu thị
Trang 6*Văn bản tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng sai cũng phải mềm dẻo ,khiêm tốn ,nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự thật khách quan, có sự đề nghị xác minh của chủ thể khác
*Văn bản đôn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình,
có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc hoàn thành không kiệp
* Văn bản thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình ,không chiếu lệ, sáo rỗng
3.4 Kiểm tra phần kết thúc công văn
Phần kết thúc cần viết ngắn ngọn , chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu
Văn bản chỉ sử dụng vào công vụ của các cơ quan ,tổ chức và doanh nghiệp
3.5 Kiểm tra việc việc soạn thảo văn bản phúc đáp
+Mở đầu: Trả lời văn bản số…ngày…tháng…năm…của …vấn đề…
+Nội dung
*Nếu những nội dung trả lời mà các cơ quan , đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại cá nhân ,yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay thắc mắc
* Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời thì nêu lí do hợp lý
+Kết thúc:chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm nếu bạn cảm thấy thắc mắc gì
3.6 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản đề nghị
+Mở đầu :Nêu mục đích của vấn đề đặt ra
-Nội dung:
Cần nêu rõ nội dung kiến nghị những vấn đề gì, đề nghị thời hạn trả lời
+Kết thúc: mong nhận được câu trả lời sớm nhất từ người nhận và lời cảm ơn!
3.7 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản đôn đốc , chấn chỉnh ,nhắc nhở
+Mở đầu:nhắc lại tên văn bản pháp quy hoặc các chủ thể kế hoạch đã triển khai +Nội dung: Tóm tắt tình hình đã thực hiện
Trang 7+Kết thúc yêu cầu các đơn vị, cơ sở thực hiện và báo cáo kết quả về cơ quan.
3.8 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản mời họp, mời dự đại hội
+Mở đầu: Nêu mục đích hội nghị, cuộc họp
+Nội dung:Nêu tóm tắt nội dung cần bàn bạc
Thành phần tham gia
Thời gian hôi nghị khai mạc
Địa điểm
+Kết thúc : yêu cầu đại biểu có mặt đúng thành phần
3.9 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản giải thích
+ Mở đầu :Nêu tên văn bản pháp quy hoặc tên văn bản của cấp ủy đảng
+ Nội dung
Nêu những chủ trương chính trong văn bản
Giải thích những yêu cầu đặt ra của văn bản
Các biện pháp tổ chức thực hiện
+ Kết thúc : Có thể phân tích ý nghĩa tác dụng của văn bản về kinh tế , chính trị, xã hội
II Quản trị việc soạn thảo báo cáo
1 Tầm quan trọng của việc soạn thảo báo cáo
1.1 Khái niệm: báo cáo là tập hợp những thông tin nào (thường thể hiện bằng các hình thức văn bản , lời nói, phát thanh , truyền hình , hoặc chiếu phim, slide, Power poit ) được thực hiện với mục đích cụ thể nhằm thông tin chuyển tiếp hoặc tường trình, kể lại các sự kiện nhất định trong một hoàn cảnh hiện hành và có thể có hoặc không những nội dung kiến nghị, đề xuất 1.2 Đặc điểm:
là những văn bản trình bày nội dung trọng tâm, nổi bật hoặc cập nhật cho một đối tượng cụ thể
Trang 8 được sử dụng để nêu lên các kết quả của một hoạt động, công tác, một thử nghiệm, điều tra, hoặc báo cáo yêu cầu
Đối tượng được báo cáo có thể là công cộng hay tư nhân, một cá nhân hoặc của cộng đồng nói chung
sử dụng trong kinh doanh, quản lý, hành chính, giáo dục, khoa học,
và các lĩnh vực khác có thể kết hợp sử dụng các tính năng như đồ họa, hình ảnh, âm thanh, giọng nói,để thuyết phục người đọc
1.3 Hình thức: hình thức báo cáo ngày càng được áp dụng rộng rãi bằng hình thức văn bản và ngày này là hình thức báo cáo điện tử, báo cáo trực tuyến
Một số loại báo cáo gồm:
Báo cáo khoa học
Báo cáo khuyến nghị
Báo cáo hàng năm (báo cáo thường niên hay báo cáo định kỳ)
Báo cáo công tác
Báo cáo chuyên đề,
Báo cáo kiểm toán viên
Báo cáo tường trình, sự vụ tại nơi làm việc
Báo cáo điều tra dân số
Báo cáo hội họp công tác (báo về từng chuyến đi công tác, làm việc được phân công)
Báo cáo tiến độ (thường theo Kế hoạch hoặc công việc được giao),
Báo cáo điều tra phục vụ cho các hoạt động điều tra, truy tố, xét xử, các hoạt động tố tụng
Báo cáo ngân sách
Báo cáo chính sách
Báo cáo tài chính
Báo cáo nhân khẩu học,
Báo cáo tín dụng
Báo cáo thẩm định
Báo cáo kiểm tra
Báo cáo quân sự
Báo cáo tình hình
Báo cáo giải trình
Báo cáo trách nhiệm
Báo cáo kiểm điểm
Trang 92 Nguyên tắc quản trị soạn thảo báo cáo
Nguyên tắc 1: trung thực ,chính xác
Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí
Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không thêm bớt hiện tượng nhằm bóp méo sự thật, phải trung thực và khách quan toàn diện trong cách đưa tin và đánh giá trong báo cáo
Cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm nguyên nhân phản ánh và báo cáo
Nguyên tắc 2: Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm:
Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của tổ chức mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra
Tập hợp được số liệu chính xác, ăn khớp với nhau và tránh những con số ma hoặc những sự kiện chung chung không chứng minh, lý giải được điều gì
Trường hợp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đính kèm theo báo cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làm phương tiện minh chứng cho các kết luận trong báo cáo
Phải xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào chi tiết rườm rà, sa vào các số liệu rắc rối
Nguyên tắc 3: Báo cáo phải kịp thời
Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc
Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời,
3 Kỹ năng quản trị soạn thảo báo cáo
3.1Công tác chuẩn bị:
- Xác định mục đích yêu cầu của báo cáo
- Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết
- Phần nội dung thường có 3 phần sau:
Trang 10+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết
+ Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện
- Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo
- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên
3.2 Xây đựng đề cương chi tiết:
- Mở đầu:
Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên
- Nội dung chính:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện
+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm
- Kết luận báo cáo:
+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm
Trang 11+ Các biện pháp tổ chức thực hiện.
+ Những kiến nghị với cấp trên
+ Nhận định những triển vọng
3.3Viết dự thảo báo cáo:
- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn
- Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ
- Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo
3.4 Đối với báo cáo quan trọng:
Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn
3.5 Trình lãnh đạo duyệt:
Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên
đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị
III Quản trị việc soạn thảo thông báo
1.Tầm quan trọng của việc soạn thảo báo cáo
Khái niệm: là văn bản trình bày những kết quả đạt được trong cơ quan nhà nước, quản lý xã hội, nhằm đánh giá cho tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra quyết định phù hợp hơn Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm kiến nghị bồ sung cho những chủ trương chính sách cho một hoạt động hoặc một phong nào nào đó
-báo cáo là một hình thức văn bản nhằm phản ánh hoạt động quản lý trên các lĩnh vực cụ thể theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nhằm phản ánh một sự bất thường xảy ra trong lĩnh vực an ninh: như bão lụt, tai nạn dịch bệnh
để đưa ra hướng giải quyết
Trang 122 Nguyên tắc quản trị soạn thảo văn bản.
- Nguyên tắc 1: trung thực, chính xác
+Báo cáo phải phản ánh đúng sự thật, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, để tìm ra hướng giải quyết, việc tồn tại không được hư cấu
+Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không được thêm bớt nhằm bóp méo sự thật, cần theo dõi, nghiên cứu sâu sát sự việc quá trình hiện tượng,
sự việc nhằm tìm nguyên nhân phản ánh Nếu sự thật bị bóp méo,không toàn diện thì lãnh đạo sẽ không thể đưa ra hướng giải quyết triệt để
-Nguyên tắc 2: cụ thể, trọng tâm, trọng điểm
+Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, thu thập các số liệu và các sự kiện thuộc chức năng nhiệm vụ của chính tổ chức mình để đưa ra báo cáo, không liệt
kê tràn lan, tập trung thống kê chính xác là việc làm cần thiết
-Nguyên tắc 3: kịp thời
+ Báo cáo kịp thời ngoài việc tôn trọng chấp hành công việc của cấp trên, mặt khác báo cáo kip thời giúp các cấp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, ứng phó với diễn biến xã hội
3 Kỹ năng quản trị soạn thảo văn bản
3.1 Kiểm tra bốc cục thông báo
+ Quốc hiệu và tiêu ngữ
+Địa danh và thời gian gửi công văn
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn
+Chủ thể nhận văn bản
+Trích yếu nội dung
+Nội dung công văn
+Chữ ký, đóng dấu
+Nơi gửi
Trang 133.2 Kiểm tra việc chuẩn bị viết báo cáo
-Xác định mục đích, yêu cầu báo cáo, báo cáo sơ kết, tổng kết, hay báo cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở xây dựng đề cương báo cáo
-Xây dựng đề cương khái quát: tùy theo báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn
bố cục thích hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo,… phần nội dung thường có 3 phần nhỏ
Phần 1: mô tả sự vật, hiện tượng
Phần 2: phân tích nguyên nhân, điều kiện, hiện tượng, đánh giá tình hình
Phần 3: nêu phương hướng, nhiệm vụ để giải quyết, các biện pháp tổ chức thực hiện,
+thu thập tài liệu, số liệu
+chọn lọc tài liệu
+đánh giá tình hình qua tài liệu
+dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên
3.3 Kiểm tra dàn bài
+mở đầu: nêu những điểm chính về nhiệm vụ, những nhân tố ảnh hưởng
+nội dung: kiểm điểm những việc đã làm, đánh giá ưu, nhược điểm trong quá trình thực hiện
-Viết dự thảo báo cáo
+Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, đánh giá có thể minh họa bằng số liệu, đồ thị
+Nên sử dụng hành văn rõ rành mạch lạc, thiết thực, đánh giá khách quan, công bằng, không dung số liệu không có căn cứ
III.4 Trình lãnh đạo thông qua
Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên
đề, … cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất