Bài tập lớn quản lý kho

Bài tập lớn môn phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý trường học viện ngân hàng đề tài quản lý kho. Báo cáo trình bày đầy đủ rõ ràng, các biểu đồ các luồng(biểu đồ hệ thống, luồng, phân tích nghiệp vụ)

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

MÔN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT

Đề tài 7: Quản lý kho

Giảng viên hướng dẫn:

Danh sách nhóm:

Hà Nội 2013

BẢNG PHÂN CÔNG

1 Nguyễn Thị Ngân  Mô tả bài toán

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

3 Vũ Thị Trà My  Biểu đồ phân rã chức năng

 Mô tả chi tiết chức năng sơ cấp:

 Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa

 Nhập hàng vào kho

 Xuất hàng theo phiếu xuất

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:

5 Vũ Thị Ngoãn  Mô tả chi tiết chức năng sơ cấp:

 Hạch toán cho từng đơn vị

CHƯƠNG I: MÔ TẢ NGHIỆP VỤ CỦA MÔ HÌNH QUẢN LÝ KHO _4

1 Mô tả bài toán: 4

2 Mô tả hệ thống hiện tại: _5

3.1 Lập bảng phân tích: _6 3.2 Xác định tác nhân của hệ thống: _7 3.3 Danh sách hồ sơ dữ liệu: _8 3.4 Biểu đồ ngữ cảnh: _8 3.5 Ma trận thực thể chức năng: _9 3.6 Biểu đồ phân rã chức năng: 10 3.7 Mô tả chi tiết chức năng sơ cấp: _12 3.8 Biểu đồ hoạt động các nghiệp vụ: _19

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO 22

1 Các mô hình xử lý nghiệp vụ: _22

1.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0: 22 1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: 23

 Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “1.0 Nhập kho” _23

 Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “2.0 Xuất kho” _25

 Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “3.0 Tổng hợp” _25

2 Mô tả bằng tiếng anh có cấu trúc: 26

2.1 Tiến trình 1.0 Nhập kho 26 2.2 Tiến trình 2.0 Xuất kho 27 2.3 Tiến trình 3.0 Tổng hợp 27

CHƯƠNG I: MÔ TẢ NGHIỆP VỤ CỦA MÔ HÌNH QUẢN LÝ KHO

1 Mô tả bài toán:

Bộ phận cung ứng ngành Công An có một số kho lưu trữ các mặt hàng

được mua sắm để cấp phát cho các đơn vị trong ngành.

Hàng hóa do bộ phận mua sắm mua về sẽ được chuyển xuống

kho Sau đó, thủ kho kiểm tra xem số lượng, chủng loại hàng hóa có

khớp với những thông tin ở trên phiếu nhập hàng mà bộ phận mua sắm

chuyển xuống hay không Nếu đúng thì thủ kho nhập hàng vào kho,

lập phiếu nhập kho và cập nhật thông tin vào thẻ kho Ngược lại,

nhân viên bộ phận mua lập biên bản xác nhận những mặt hàng nhập

kho còn dư để trả lại cho bên cung ứng

Khi các đơn vị trong ngành có nhu cầu xuất hàng, các đơn vị sẽ lập phiếu yêu cầu xuất hàng và gửi cho lãnh đạo Lãnh đạo nhận phiếu

yêu cầu, xem xét và phê duyệt phiếu Phiếu yêu cầu được phê duyệt sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán lập phiếu xuất hàng và chuyển

cho thủ kho Khi nhận được phiếu xuất hợp lệ từ kế toán, thủ kho sẽ

dựa vào hàng tồn trong thẻ kho để xuất hàng theo phiếu xuất đồng thời

cập nhật thông tin hàng vào thẻ kho Nếu mặt hàng được xuất đã

được nhập theo nhiều lô và nhiều đơn giá khác nhau thì thủ kho sẽ xuất

hàng hóa theo nguyên tắc nhập trước xuất trước, đơn giá tính giá trị

hàng hóa sẽ là đơn giá trung bình.

PHIẾU NHẬP KHOPhiếu số: XXX Kho số: X

Số lượng Đơn

giá

Thành tiền Ghi chú

Thủ kho

PHIẾU XUẤT KHO

Số lượng Đơn

giá

Thành tiền Ghi chú

Thủ kho

Thủ kho phải thường xuyên tổng hợp vào thẻ kho các phiếu

nhập, xuất của từng mặt hàng theo các chỉ tiêu sau: Tên mặt hàng, đơn

vị tính, số lượng tồn, mức dự trữ để làm cơ sở bổ sung và cấp hàng

Đồng thời cũng viết phiếu hạch toán cho từng đơn vị để báo cáo

2 Mô tả hệ thống hiện tại:

Nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của tổ chức:

 Tên: Quản lý kho

 Địa chỉ : Bộ phân cung ứng ngành Công An

 Quá trình hình thành:

 Sản phẩm chính: Hàng hóa cung cấp cho các đơn vị

 Quy mô: Trong nội bộ ngành Công An

 Mục tiêu: Đảm bảo cung cấp các trang thiết bị, dụng cụ cần thiết cho ngành Công An

 Sứ mệnh hiện tại và dự kiến: Là nơi dự trữ, quản lý, cung ứng trang thiết bị

3 Mô tả mô hình nghiệp vụ:

3.1 Lập bảng phân tích:

Mua sắm mặt hàng

Chuyển hàng xuống kho

Kiểm tra số lượng, chủng

loại hàng hóa

Nhập hàng vào kho

Lập biên bản xác nhận

Phê duyệt phiếu yêu cầu

Xuất hàng theo phiếu xuất

Mặt hàng

Các đơn vị trong ngành

Bộ phận mua sắmThông tin

Phiếu nhập hàngPhiếu nhập khoBiên bản xác nhậnPhiếu yêu cầuLãnh đạoPhiếu xuất kho

Kế toánThủ khoHàng tồnThẻ kho

Tác nhân

=

=

Tác nhânTác nhân

Hồ sơ dữ liệuTác nhânTác nhân

=

Hồ sơ dữ liệu

LôĐơn giáĐơn giá trung bìnhCác chỉ tiêu

Tên mặt hàngĐơn vị tính

Số lượng tồnMức dự trữPhiếu hạch toánBáo cáo

6 Báo cáo

3.4 Biểu đồ ngữ cảnh:

3.5 Ma trận thực thể chức năng:

Phiếunhậphang

Phiếunhậpkho

Phiếuxuấtkho

Thẻkho

Phiếuhạchtoán

Báocáo

Mua sắm mặt hang

Chuyển hàng xuống kho

Kiểm tra số lượng,

3.7 Mô tả chi tiết chức năng sơ cấp:

 Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa:

- Tên chức năng: Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa

- Các sự kiện kích hoạt: Khi bộ phận mua sắm mua hàng hóa mới về

- Quy trình thực hiện:

Bước 1: Thủ kho xem phiếu nhập hàng

Bước 2: Kiểm tra

 Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa có khớp với những thông tin trên phiếu nhập hàng hay không.

 Kiểm tra mẫu mã, hàng xem có đạt đủ tiêu chuẩn, có hư hỏng gì không

 Nếu hàng được kiểm tra đúng số lượng đủ tiêu chuẩn thì cho nhập kho

 Nếu hàng bị thiếu, thừa hoặc bị sai sót phải lập biên bản xác nhận để:

bổ sung hàng thiếu, trả lại hàng thừa hoặc đổi lại hàng không đạt tiêu chuẩn

- Yêu cầu giao diện cần thể hiện: N/A

- Dữ liệu vào: Phiếu nhập hàng

- Công thức tính toán sử dụng: N/A

- Dữ liệu ra: Biên bản xác nhận

- Quy tắc nghiệp vụ: Thủ kho kiểm tra các thông tin trên phiếu nhập hàng

khi hàng được chuyển đến

Bộ phận mua hàng lập biên bản xác nhận sau khi thủ kho đã kiểm tra xong

 Nhập hàng vào kho:

- Tên chức năng: Nhập hàng vào kho

- Các sự kiện kích hoạt:

 Khi bộ phận mua sắm mua thêm hàng hóa mới

 Sau khi thủ kho đã kiểm tra xong hàng (số lượng, chất lượng, chủng loại)

 Sau khi bộ phận mua sắm đã lập xong các biên bản xác nhận cần thiết

- Quy trình thực hiện:

 Thủ kho mở sổ nhập kho

 Nhập mã phiếu, số kho của hàng hóa mới nhập về

 Nhập ngày tháng, đơn hàng, nguồn kinh phí

 Viết thông tin các mặt hàng Gồm có:

o Ghi chú

- Yêu cầu giao diện cần thể hiện:

PHIẾU NHẬP KHOPhiếu số: XXX Kho số: X

- Dữ liệu ra: Phiếu nhập kho

- Quy tắc nghiệp vụ: Chức năng này do thủ kho đảm nhận sau khi đã

kiểm tra xong các thông tin cần thiết

 Xuất hàng theo phiếu xuất:

- Tên chức năng: Xuất hàng theo phiếu xuất

 Khi nhận được phiếu xuất kho hợp lệ từ kế toán, thủ kho kiểm trahàng tồn trong thẻ kho.

 Nếu còn đủ số lượng hàng tồn như trong phiếu xuất thì sẽ xuất hàng

 Ngược lại, thủ kho sẽ báo cáo lên lãnh đạo để có điều chỉnh thíchhợp

 Nếu mặt hàng được xuất đã được nhập theo nhiều lô và nhiều đơn giá khác nhau thì thủ kho sẽ xuất hàng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước

- Yêu cầu giao diện cần thể hiện: N/A

- Dữ liệu vào: Phiếu xuất kho

- Công thức tính toán sử dụng: N/A

- Dữ liệu ra: Thông báo xuất

- Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Thủ kho cần kiểm tra chính xác số

lượng hàng tồn trong thẻ kho, đảm bảo xuất đúng số lượng chủng loại hàng hoá ghi trong phiếu xuất kho

 Tính giá trị hàng:

- Tên chức năng: Tính giá trị hàng

- Các sự kiện kích hoạt: Khi thủ kho xuất hàng hóa trong kho

 Ngược lại, thủ kho sẽ tính theo đơn giá bình thường

 Viết thông tin các mặt hàng Gồm có:

- Dữ liệu vào: Thẻ kho, phiếu nhập hàng, phiếu xuất kho

- Công thức tính toán sử dụng:

 Đơn giá bình thường:

Thành tiền = Số lượng * Đơn giá

 Đơn giá trung bình:

Tổng số tiền trên các đơn giá / số các đơn giá

- Dữ liệu ra: Thẻ kho, phiếu xuất hàng

- Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Chức năng này do thủ kho đảm nhận,

cần kiểm tra đầy đủ hàng hóa trong thẻ kho, tính toán chính xác giá trịhàng hóa trong phiếu xuất theo công thức đã quy định

PHIẾU XUẤT KHOPhiếu số: XXX Kho số: X

- Tên chức năng: Tổng hợp vào thẻ kho

- Các sự kiện kích hoạt : Khi thủ kho nhập hàng vào kho và xuất hàngtrong kho ra

- Quy trình thực hiện:

 Khi nhập hàng hóa (xuất hàng hóa) vào kho thủ kho phải thườngxuyên tổng hợp phiếu nhập kho (phiếu xuất kho) của từng mặt hàngvào thẻ kho bao gồm các thông tin: tên mặt hàng, đơn vị tính, sốlượng, đơn giá,thành tiền, ghi chú

 Từ đó, tính số lượng tồn, mức dự trữ để làm cơ sở bổ sung (số lượnghàng tồn dưới mức dự trữ) và cấp hàng

- Yêu cầu giao diện cần thể hiện:

THẺ KHO

Sốlượng

Đơngiá

Thànhtiền

Sốlượngtồn

Mức

dự trữ

Ghichú Thủ kho

- Dữ liệu vào: phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng

- Công thức tính toán sử dụng: Với từng mặt hàng

Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng xuất Mức dự trữ = Số lượng hàng còn lại trong kho

- Dữ liệu ra: Thẻ kho

- Quy tắc nghiêp vụ cần tuân thủ: Tổng hợp thông tin đầy đủ, chính xác,tính toán cẩn thận, ghi chép rõ ràng

 Hạch toán cho từng đơn vị:

- Tên chức năng: Hạch toán cho từng đơn vị

- Các sự kiện kích hoạt: Sau khi bộ phận kho đã xuất hàng cho các đơn vịtrong ngành đồng thời đã cập nhật vào thẻ kho

- Quy trình thực hiện:

 Khi thủ kho đã cập nhật các thông tin cần thiết vào thẻ kho, dựa vàothẻ kho, thủ kho tổng hợp tất cả các mặt hàng, số lượng, đơn giá,tổng tiền của từng mặt hàng đã xuất cho từng đơn vị (bao gồm cảngày tháng xuất).

 Thủ kho sẽ lập phiếu hạch toán để gửi đi cho các đơn vị, hệ thốnglưu lại một bản

- Yêu cầu giao diện cần thể hiện:

PHIẾU HẠCH TOÁN TỔNG TIỀN:

hàng

Đơn vịtính

Sốlượng

Đơngiá

Thànhtiền

Ngàyxuất

GhichúThủ kho

- Dữ liệu vào: thẻ kho

- Công thức tính toán sử dụng:

Thành tiền = Số lượng * Đơn giá Tổng tiền = Tổng số tiền trong cột thành tiền

- Dữ liệu ra: Phiếu hạch toán

- Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Chức năng này do thủ kho đảm nhận,việc hạch toán phải lấy thông tin trung thực từ thẻ kho, tính toán chínhxác, cẩn thận

 Lập báo cáo:

- Tên chức năng: Lập báo cáo

- Các sự kiện kích hoạt: Sau khi thủ kho đã cập nhật thông tin nhập hàng

và xuất hàng vào thẻ kho, lập phiếu hạch toán cho các đơn vị trongngành

- Quy trình thực hiện:

 Thủ kho cần lập báo báo gửi lên cho ban lãnh đạo thông báo tìnhhinh nhập xuất hàng trong kho.

 Dựa vào thẻ kho thủ kho sẽ tổng hợp mặt hàng, số lượng, đơn giá,tổng tiền, số lượng tồn kho,mức dự trữ của việc nhập hàng cũng nhưxuất hàng

 Thủ kho trình bày bằng văn bản gửi lên cho ban lãnh đạo kèm theogiấy tờ có liên quan đến việc nhập xuất hàng

- Yêu cầu giao diện cần thể hiện: N/A

- Công thức tính toán : Với từng mặt hàng:

Tổng số lượng hàng đã nhập = Tổng số lượng hàng nhập các lần

- Dữ liệu ra: Báo cáo

- Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Chức năng này do thủ kho đảm nhận,việc lập báo cáo phải lấy thông tin trung thực từ thẻ kho, tính toán chínhxác, cẩn thận

3.8 Biểu đồ hoạt động các nghiệp vụ:

 Nhập kho

 Xuất kho

 Tổng hợp

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO

1 Các mô hình xử lý nghiệp vụ:

1.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0:

1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:

 Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “1.0 Nhập kho”

 Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “2.0 Xuất kho”

 Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “3.0 Tổng hợp”

2 Đặc tả logic các tiến trình bằng tiếng anh có cấu trúc:

2.1 Tiến trình 1.0 Nhập kho

Begin

Do

Read (Thông tin mặt hàng trên phiếu nhập hàng);

While (Thủ kho kiểm tra mã hàng, số lượng, chủng loại thông tinmặt hàng)

If (Nếu thông tin mặt hàng đúng với phiếu nhập hàng)

Save (Phiếu nhập kho) to (Sổ nhập kho);

End;

2.2 Tiến trình 2.0 Xuất kho

Begin

Do

Read (Thông tin trên phiếu xuất kho);

While (Thủ kho kiểm tra số lượng thông tin mặt hàng cần xuất trênphiếu xuất và số lượng hàng tồn kho trên thẻ kho)

If (Số lượng cần xuất) if less than (Số lượng hàng tồn trong kho) {

Print(“Cho phép xuất kho”);

Print(“Giá trị hàng hóa trên phiếu xuất kho”);

Read( Thông tin trên phiếu xuất kho);

Print(“Phiếu hạch toán cho các đơn vị trong kho”);

Read(Thông tin trên thẻ kho);

Print(“Báo cáo cho ban lãnh đạo”);

End;