CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2000 TS Nguyễn Lệ Nhung I Sự cần thiết áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hệ thống quản lý chất lượng Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn TCVN/TC176 “Quản lý chất lượng đảm bảo chất lượng” biên soạn,Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường ban hành Tiêu chuẩn hoàn toàn tương đương với ISO 9001: 2000 thuộc Tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên lần thứ ba Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000 Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức mở rộng áp dụng tất loại hình tổ chức Trên giới, tiêu chuẩn ISO 9001:2000 nhiều nước nghiên cứu áp dụng Tính đến cuối năm 2003 có 500.000 chứng ISO 9001:2000 cấp 149 nước Việc cấp chứng ISO 9001:2000 coi đảm bảo uy tín chất lượng nhà sản xuất, kinh doanh, dịch vụ Trong khối Asean việc áp dụng ISO 9000 trở nên phổ biến, Malaysia, Singapore, Thái Lan Chính phủ nước bắt buộc quan nhà nước phải áp dụng tiêu chuẩn Trong nước, tiêu chuẩn ISO 9000 triển khai áp dụng nhiều đơn vị sản xuất, kinh doanh mang lại hiệu thiết thực, góp phần nâng cao xuất, chất lượng hiệu công việc Đặc biệt, số Bộ ngành địa phương bước đầu nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào việc xây dựng số quy trình xử lý công việc, có quy trình thuộc nội dung nghiệp vụ công tác văn thư Chẳng hạn, quan Bộ Công nghiệp áp dụng tiêu chuẩn để xây dựng “Quy trình quản lý tài liệu”, “ Quy trình quản lý hồ sơ”…Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn áp dụng tiêu chuẩn để xây dựng “Quy trình trình ký, phát hành lưu văn bản”, “Quy trình tiếp nhận, xử lý văn đến”, “Quy trình kiểm soát hồ sơ”; Văn phòng UBND thành phố Hải Phòng xây dựng “Quy trình soạn thảo ban hành văn bản”, “Quy trình kiểm soát tài liệu”, “Quy trình kiểm soát hồ sơ”; Văn phòng UBND thành phố Hà Nội xây dựng “Quy trình xử lý văn quản lý tài liệu” Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để xây dựng quy trình xử lý công việc nói chung liên quan đến công tác văn thư nói riêng nâng cao xuất, chất lượng, hiệu hoạt động quan, tổ chức mà cho thấy rõ trách nhiệm lực thực cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến trình xử lý công việc Để nâng cao chất lượng hoạt động quan nhà nước đáp ứng yêu cầu tình hình mới, ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg quy định việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hoạt động quan hành nhà nước Mục tiêu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 xây dựng thực hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật nhằm bước nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động quản lý, đồng thời tạo điều kiện để người đứng đầu quan kiểm soát trình giải công việc nội Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thiếu giữ vị trí, vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Để nâng cao hiệu hoạt động văn thư, lưu trữ việc nghiên cứu áp dụng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 không đòi hỏi cấp thiết, bước tất yếu xu mà có tính khả thi cao thực tế chứng minh Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 không góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quan, tổ chức; khắc phục thiếu sót hạn chế hoạt động văn thư, lưu trữ mà góp phần quan trọng để đẩy mạnh cải cách hành mà trước hết thực cải cách thủ tục hành quan, tổ chức II Mục đích, yêu cầu, nội dung trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ II.1 Mục đích: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng thực quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư, lưu trữ cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm soát công việc dễ dàng II.2 Yêu cầu: Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu cần phải đáp ứng yêu cầu sau: a) Yêu cầu chung: - Các quan, tổ chức phải có phận văn thư, lưu trữ; - Phải có quy chế văn thư, lưu trữ; - Phải có nguồn nhân lực thực hiện; - Phải có sở vật chất cần thiết (kinh phí, máy móc, trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ, văn phòng phẩm) b) Yêu cầu cụ thể - Quy trình xử lý công việc phải cụ thể hoá trình hoạt động thành bước xếp theo trình tự định, tương ứng với thực tế phù hợp với nguyên tắc “viết cần làm, làm viết” - Quy trình xây dựng phải rõ trách nhiệm cụ thể cá nhân tham gia vào quy trình Điều không giúp cho lãnh đạo quan, đơn vị kiểm soát công việc mà chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu công việc cá nhân quan - Các quy trình xây dựng phải xem quy chế quan, buộc đối tượng có liên quan phải thực II Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào ông tác văn thư, lưu trữ Đối với công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Có thể nói rằng, hầu hết hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc hành hàng ngày gắn liền với văn điều có nghĩa gắn liền với công tác văn thư Do vậy, chất lượng công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc quan, tổ chức Để nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng thực quy trình sau: - Quy trình soạn thảo ban hành (văn quy phạm pháp luật, văn hành thông thường); - Quy trình quản lý văn đi; - Quy trình quản lý văn đến; - Quy trình tiếp nhận hồ sơ; - Quy trình lập hồ sơ quản lý hồ sơ; - Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Quy trình quản lý sử dụng dấu công tác văn thư… Đối với công tác lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm công việc lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn nghiên cứu lịch sử Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng thực quy trình sau: - Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu; - Quy trình phân loại tài liệu; - Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn…); - Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu phòng đọc; - Quy trình tu bổ tài liệu; - Quy trình vệ sinh tài liệu; - Quy trình khử trùng tài liệu; - Quy trình khử a xít cho tài liệu; - Quy trình lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụp Micrôphim; Quy trình tráng, rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim…) II Trình tự tiến hành Để xây dựng quy trình xử lý công việc thuộc nội dung nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cách xác theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 phù hợp với tình hình thực tế quan, tổ chức cần phải thực bước sau: a) Xác định tên gọi quy trình; b) Xác định mục đích xây dựng quy trình; c) Xác định phạm vi áp dụng; d) Xác định tài liệu có liên quan đến quy trình (Sổ tay chất lượng, văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn…); đ) Xác định thuật ngữ cần giải thích cụm từ viết tắt cần diễn giải; e) Xác định nội dung công việc trình tự công việc (mô tả dạng lưu đồ diễn giải dạng lời văn đồng thời hai) trách nhiệm đơn vị, cá nhân liên quan đến việc thực quy trình; g) Xác định tên gọi hồ sơ, thành phần tài liệu hình thành trình thực quy trình để đưa vào hồ sơ nơi lưu giữ hồ sơ; h) Xác định phụ lục đính kèm (Tài liệu tham chiếu, biểu mẫu văn sổ sách cần sử dụng trình thực quy trình) III Thuận lợi thách thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ Thuận lợi: Thứ nhất: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000, tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng biên soạn phổ biến nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách, đăng tải báo, tạp chí qua mạng internet Đồng thời, việc nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn triển khai thực không doanh nghiệp để nâng cao chất lượng sản phẩm mà bước đầu áp dụng hoạt động quan hành nhà nước để nâng cao chất lượng phục vụ Kinh nghiệm việc áp dụng ISO 9000 doanh nghiệp Tổng công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, Công ty Dệt May Hà Nội, Công ty Xây dựng Hồng Hà, Nhà máy Xi măng Nghi Sơn, Công ty Tín hiệu đường sắt Hà Nội, Công ty In hàng không, Nhà máy Chế biến thực phẩm Đồng Văn (Hà Nam)…và quan hành nhà nước Văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh; Văn phòng UBND thành phố Hải Phòng; Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hoà; Văn phòng UBND Quận thành phố Hồ Chí Minh; Sở Khoa học Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn…là học quý giúp vượt qua trở ngại, khó khăn trình xây dựng thực quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Thứ hai: Áp dụng TCVN ISO 9001:2000 công tác văn thư, lưu trữ nhu cầu cấp bách quan, tổ chức trình hoạt động Bởi vì, theo quy định Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước đến năm 2010, quan hành nhà nước phải hoàn thành việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Và vậy, việc áp dụng tiêu chuẩn vào công tác văn thư, lưu trữ không nhận quan tâm cấp lãnh đạo mà nhận hưởng ứng đồng thuận cán bộ, công chức, viên chức nói chung cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ nói riêng Thứ ba: Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 công tác văn thư, lưu trữ nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học để nâng cao xuất, chất lượng công tác văn thư, lưu trữ hoàn toàn phù hợp với chủ trương Đảng pháp luật Nhà nước việc phát triển công tác văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ hiệu hoạt động thực tiễn bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc nhân dân ta Khó khăn, thách thức Bên cạnh thuận lợi nêu trên, việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 công tác văn thư, lưu trữ vấp phải số khó khăn, vướng mắc sau: Một việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Cho nên hiểu chưa đúng, chưa đầy đủ phải chịu áp lực tâm lý phải làm việc theo quy trình quyền lực số cá nhân có liên quan bị hạn chế Vì vậy, cần phải có cam kết lãnh đạo tâm cao công chức, viên chức thừa hành việc áp dụng tiêu chuẩn thành công Hai năm gần đây, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có nhiều cố gắng việc nghiên cứu biên soạn trình quan nhà nước có thẩm quyền ban hành tự ban hành nhiều văn để quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ, tiêu biểu Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia nghị định, định, thông tư hướng dẫn thi hành hệ thống quản lý văn nhìn chung thiếu văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể văn thư lưu trữ Chính sở pháp lý chưa đầy đủ thiếu đồng trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ Ba khó khăn kinh phí phí cho tư vấn, cho huấn luyện, đào tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá cấp chứng cho mua sắm máy móc, thiết bị cần thiết Bốn đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan, tổ chức chưa chuẩn bị sẵn sàng cho việc Đội ngũ cán thiếu chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức TCVN ISO 9001:2000 tin học khó khăn thách thức lớn cho việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ IV Một số kiến nghị Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ xin kiến nghị số giải pháp sau: Tuyên truyền nâng cao nhận thức công tác văn thư, lưu trữ nói chung việc lợi ích việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác Hoàn thiện sở pháp lý quản lý công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể hoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ văn hướng dẫn thi hành để trình quan nhà nước có thẩm quyền ban hành Thành lập Ban Chỉ đạo ISO hay Tổ Tư vấn áp dụng tiêu chuẩn Ban Tổ có thành phần chuyên gia tiêu chuẩn nhà chuyên môn giỏi văn thư, lưu trữ để hoạch định Chương trình tổng thể dài hạn kế hoạch biên soạn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ năm cụ thể Chương trình Kế hoạch phải cấp có thẩm quyền phê duyệt để bảo đảm điều kiện triển khai cách có hiệu Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho việc thực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hình thức mở khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao hiểu biết cán bộ, công chức, viên chức về: nội dung tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000; tinh thần trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ giao áp dụng tiêu chuẩn; kỹ giải công việc…; Tăng cường kinh phí sở vật chất cho việc xây dựng thực quy trình xử lý công việc công tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Tóm lại: việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với TCVN ISO 9001:2000 tất yếu giai đoạn cải cách hành nhà nước Để việc áp dụng tiêu chuẩn thành công công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có tư mới, tâm nỗ lực toàn thể cán bộ, công chức, viên chức có liên quan mà trước hết quan tâm cam kết lãnh đạo nỗ lực cố gắng cán bộ, công chức, viên chức ... trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ II.1 Mục đích: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:... thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào ông tác văn thư, lưu trữ Đối với công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản;... liền với công tác văn thư Do vậy, chất lượng công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc quan, tổ chức Để nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống