Tài liệu giúp cho người quản lý trong doanh nghiệp hệ thống lại vấn đề thời gian của mình đồng thời có thể hướng dẫn nhân viên của mình
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ Văn Hạt 4/6/2016 LỜI MỞ Trong sống, công việc hay lĩnh vực gìthìyếu tố thời gian đóng vai tròthen chốt Dùthế thìcho đến cuối cùng, quản lýthời gian làvấn đề phải lựa chọn Nếu lựa chọn tốt mang lại kết tốt, lựa chọn tồi tốn thời gian vàsức lực Ai cóthể học vàlàm chủ thời gian Chỉ cần bạn luyện tập vàkiên trì Cũng giống kỹ khác, bạn cóthể học cách quản lýthời gian theo cách dễ dàng theo cách nghiêm khắc Cách học nghiêm khắc thường bao gồm nhiều năm thử thách vàmắc lỗi, nhiều lỗi sai phát sinh từ việc tìm việc gìcóhiệu vànhững việc gìkhông có hiệu Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, tiền bạc vàcông sức, thìbạn nên thử học theo cách dễ dàng: làhọc hỏi từ người trước 4/6/2016 PHƯƠNG PHÁP Viết thứ Lỗi phổ biến quản lýthời gian làcố gắng sử dụng trínhớ bạn để nhớ nhiều chi tiết dẫn đến bạn bị quátải thông tin Phương pháp sử dụng danh sách việc cần làm để viết thứ làmột cách tuyệt để kiếm soát dự án vàcông việc ban, khiến thân bạn xếp cótổ chức 4/6/2016 Sắp xếp thứ tự yêu tiên cho danh sách bạn Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm bạn giúp bạn tập trung dành nhiều thời gian vào việc thật khókhăn Đánh giácác công việc bạn theo thứ tự, sử dụng hệ thống xếp thứ tự theo ABCD diễn giải khóa học quản lýthời gian 4/6/2016 Lên kế hoạch tuần bạn Bạn dành số thời gian vào đầu tuần để lên kế hoạch làm việc cho Dành chút ítthời gian để lập kế hoạch giúp tăng suất bạn vàcân đối dự án dài hạn quan trọng với công việc cấp bách Mọi thứ bạn cần là15 đến 30 phút ngày để họp, xác nhận kế hoạch làm việc bạn 4/6/2016 Mang theo sổ nhỏ Bạn thìbạn cónhững ýtưởng lớn thông thái sáng suốt Vìvậy, bạn nên mang theo sổ nhỏ để tới đâu bạn ghi lại suy nghĩ Nếu bạn để thật lâu viết suy nghĩ mình, thìbạn cóthể quên Một cách khác làbạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số 4/6/2016 Hãy học cách nói "không“ Do hứa hẹn quánhiều, nhiều người bị quátải vìcóquánhiều việc; họ nói “có” họ phải nói “không” Vìvậy, bạn học cách nói “không” với yêu cầu cómức ưu tiên thấp, vàbạn cónhiều thời gian để làm việc quan trọng Suy nghĩ trước hành động Bao nhiêu lần bạn nói “có” với số việc, vàsau bạn lại cảm thấy hối tiếc? Vìvậy trước hứa hẹn làm công việc mới, bạn ngừng lại để suy nghĩ chút trước đưa câu trả lời Điều tránh cho bạn khỏi bị làm quánhiều việc 4/6/2016 7 Không ngừng nâng cao thân Bạn nên dành thời gian kế hoạch làm việc bạn để học điều vàphát triển khả tài bẩm sinh bạn Vídụ, bạn cóthể đăng kýmột lớp học, tham gia chương trình đào tạo, đọc sách Không ngừng nâng cao kiến thức vàkỹ bạn tăng khả tìm việc bạn, giúp bạn nâng cao nghiệp, vàlàmột hướng đáng tin cậy để trở thành thành đạt 4/6/2016 8 Hãy suy nghĩ gìbạn từ bỏ để làm công việc hàng ngày bạn Sẽ làrất tốt bạn thường xuyên đánh giácách thức bạn sử dụng thời gian Trong số trường hợp, điều tốt bạn cóthể làm làngừng làm hoạt động ích cho bạn nữa, để dành thời gian làm hoạt động khác cóích Bạn cân nhắc việc bạn cóthể từ bỏ để cóthể tiếp tục thực công việc bạn 4/6/2016 9 Sử dụng hệ thống quản lýthời gian Sử dụng hệ thống quản lýthời gian cóthể giúp bạn theo dõi việc bạn cần làm, tổ chức vàsắp xếp thứ tự công việc bạn, phát triển kế hoạch khả thi để hoàn thành Một hệ thống hợp giống chất keo dính gắn chặt phương pháp quản lý thời gian tốt với 10 Nhận thói quen xấu Bạn nên lập danh sách thói quen xấu tiêu tốn thời gian bạn, pháhủy mục tiêu bạn vàhạn chế thành công bạn Sau lập xong danh sách, bạn tập loại bỏ thói quen vàloại bỏ thói quen cách cóhệ thống khỏi sống bạn Bạn nhớ cách tốt để loại bỏ thói quen xấu làthay nóbằng thói quen tốt 4/6/2016 10 11 Đừng làm việc người khác Bạn cóthói quen làm việc hộ người khác vìbạn mang tâm lýcủa “người hùng” hay không? Nếu bạn làm thế, bạn tốn nhiều thời gian bạn Thay vào đó, bạn tập trung vào dự án vàmục tiêu thân bạn, học cách giao việc cách hiệu quả, vàdạy người khác làm để họ làm công việc họ 12 Ghi nhật kývề mục tiêu bạn Thời gian làm việc nhằm mục đích lập vàđánh giácác mục tiêu bạn Ban đầu, bạn ghi mục tiêu bạn, sau bạn viết quátrình thực bạn mục tiêu Nhìn lại nhật kýmục tiêu hàng tuần vàđảm bảo bạn hướng Lưu giữ nhật kýtrong máy tính bạn không làđiều dễ dàng cả! 4/6/2016 11 13 Đừng làngười cầu toàn Một vài công việc yêu cầu bạn phải cố gắng Vídụ, gửi email ngắn tới đồng nghiệp, bạn đừng nên dành thời gian nhiều vài phút để làm điều Bạn học cách phân biệt công việc cần phải hoàn thành cách xuất sắc với công việc cần làm màthôi 14 Nhận biết công việc “lấp chỗ trống” Khi bạn códanh sách việc cần làm với nhiều việc quan trọng, bạn thận trọng để không bị rối tríbởi công việc “lấp chỗ trống” Những công việc xếp sổ giấy tờ bạn cóthể đợi tới bạn giải công việc có thứ tự ưu tiên cao 15 Tránh không rơi vào “những bẫy hiệu quả” Làm việc cóhiệu không thiết làbạn phải làm việc cónăng suất Bạn nên tránh công việc màbạn cóthể làm cách hiệu lại không cần phải làm hết Chỉ vìbạn bận vàphải hoàn thành công việc khác không cónghĩa làthực bạn hoàn thành việc quan trọng 4/6/2016 12 4/6/2016 13 [...]... cóthói quen làm việc hộ người khác bởi vìbạn mang tâm lýcủa “người hùng” hay không? Nếu bạn làm như thế, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian của bạn Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những dự án vàmục tiêu của chính bản thân bạn, học cách giao việc một cách hiệu quả, vàdạy người khác làm thế nào để họ làm công việc của họ 12 Ghi nhật kývề mục tiêu của bạn Thời gian làm việc nhằm mục đích lập vàđánh giácác mục... tính của bạn không bao giờ làđiều dễ dàng cả! 4/6/2016 11 13 Đừng làngười cầu toàn Một vài công việc yêu cầu bạn phải cố gắng hết sức Vídụ, khi gửi một email ngắn tới đồng nghiệp, bạn đừng nên dành thời gian nhiều hơn một vài phút để làm điều đó Bạn hãy học cách phân biệt giữa những công việc cần phải hoàn thành một cách xuất sắc với những công việc chỉ cần làm được màthôi 14 Nhận biết những công việc... trong giấy tờ của bạn cóthể đợi tới khi bạn giải quyết những công việc có thứ tự ưu tiên cao nhất 15 Tránh không rơi vào “những cái bẫy hiệu quả” Làm việc cóhiệu quả không nhất thiết làbạn phải làm việc c năng suất Bạn nên tránh những công việc màbạn cóthể làm một cách hiệu quả nhưng lại không cần phải làm gì hết Chỉ bởi vìbạn đang bận vàphải hoàn thành công việc khác không cónghĩa làthực thế bạn đang hoàn ... lĩnh vực gìthìyếu tố thời gian đóng vai tròthen chốt Dùthế thìcho đến cuối cùng, quản l thời gian làvấn đề phải lựa chọn Nếu lựa chọn tốt mang lại kết tốt, lựa chọn tồi tốn thời gian vàsức lực Ai... cóthể từ bỏ để cóthể tiếp tục thực công việc bạn 4/6/2016 9 Sử dụng hệ thống quản l thời gian Sử dụng hệ thống quản l thời gian cóthể giúp bạn theo dõi việc bạn cần làm, tổ chức vàsắp xếp thứ tự công... nhiều thời gian vào việc thật khókhăn Đánh giácác công việc bạn theo thứ tự, sử dụng hệ thống xếp thứ tự theo ABCD diễn giải khóa học quản l thời gian 4/6/2016 Lên kế hoạch tuần bạn Bạn dành số thời