Hệ thống thông tin kế toán chu trình Cung ứng sản phẩm Trung tâm y tế quận Hải Châu Đà Nẵng Chức liên quan trực tiếp HTTTKT chu trình cung ứng hạch toán tổng hợp chi tiết tình hình nhập kho, kiểm soát trình cung ứng, định kỳ đối chiếu với khoa Dược/phòng Thiết bị VTYT, theo dõi toán, thực toán cho nhà cung cấp lập báo cáo theo yêu cầu quản lý Do đó, hai đối tượng liên quan trực tiếp đến chu trình cung ứng thuốc/VTYT công nợ nhà cung cấp Để quản lý thuốc/ VTYT tổ chức tập tin “Danh mục thuốc vật tư” để lưu trữ cập nhật thông tin nội dung Đặc điểm loại thuốc, VTYT Cấu trúc tập tin “Danh mục thuốc vật tư” Tên trường THUOC_VAT TU TEN_THUOC_VAT_TU DON_VI_TINH ID_NHOM_THUOC_VAT_T U ID_NOI_DUNG_VIEN_PHI ID_TY_LE_BHYT_TH_TOA N ID_CACH_DUNG TON_KHO_TOI_THIEU DAT_HANG_TOI_UU TON_KHO_HIEN_TAI SU_DUNG Diễn giải Mã thuốc, VTYT Tên Thuốc, Vật tư Đơn vị tính Mã nhóm thuốc, VTYT Mã nội dung viện phí Mã BHYT toán Mã cách dùng Số lượng tồn kho tối thiểu Số lượng đặt hàng tối ưu Số lượng tồn kho Có sử dụng không Do tính chất đa dạng thuốc/VTYT sử dụng ngành y tế, loại thuốc VTYT thường phân nhóm để quản lý Hiện nay, thuốc VTYT phân thành nhóm như: Thuốc, Dịch truyền, Máu, Oxy, Hóa chất vật tư.Việc phân nhóm chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý Liên kết liệu tập tin DANH MỤC VẬT TƯ tập tin DANH MUC NHOM THUOC VAT TU thông qua trường khóa NHOM THUOC VAT TU cho phép quản lý, tổng hợp, báo cáo tình hình nhập, xuất tong loại thuốc/VTYT theo nhóm Theo quy định quan BHYT, có số loại thuốc, VTYT quan BHYT toán 100%, số loại khác toán phần không toán Các thông tin xác định thông qua việc liên kết liệu trường TY LE BHYT TH TOAN tập tin DANH MUC THUOC VAT TU tập tin TY LE BHYT THANH TOAN Bên cạnh đó, theo quy định Bộ Y tế, bênh nhân viện, bệnh viện lập bảng kê chi phí khám bệnh, chữ bệnh, theo toàn chi phí phân thành nhiều nhóm nội dung khác Thuốc dịch truền nhóm nội dung chi phí cần chi tiết theo tiêu thức: danh mục BHYT/ngoài danh mục BHYT/thuốc điều trị ung thư, chống thải ghép danh mục BHYT Việc tổ chức trường NOI DUNG VIEN PHI tập tin DANH MUC THUOC VAT TU để phục vụ cho việc phân loại nội dung chi phí trình lâp bảng kê Ngoài ra, tập tin DANH MUC THUOC VAT TU có trường SL TON KHO TOI THIEU phản ánh lượng tồn kho tối thiểu loại thuốc, VTYT nhằm đáp ứng kịp thời công tác điều trị; trường SL DAT HANG TOI UU cho biết số lượng đặt hàng tối ưu loại; trường SL TON KHO HIEN TAI cập nhật sau lần nhập xuất, phản ánh số lượng tồn kho thực tế loại thuốc, VTYT thời điểm Khi số lượng tong kho loại thuốc, VTYT vừa xuất kho nhỏ số lượng tồn kho tối thiểu, hệ thống tự động đưa loại thuốc, VTYT vào danh mục đặt hàng Số lượng cần đặt hàng lần xác định vào liệu trường số lượng đặt hàng tối ưu Những loại thuốc, VTYT không sử dụng cập nhật trường SU DUNG để không hiển thị hình, tiện cho việc quản lý sử dụng danh mục thuốc VTYT Tổ chức liệu quy trình xử lý nhập kho thuốc, VTYT - Tại khoa Dược/ phòng Thiết bị- VTYT: Khi nhập thuốc VTYT, tiến hành thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho, cập nhật liệu lập phiếu nhập kho (PNK) PNK lập dựa liệu đặt hàng, tình hình thực tế nhập kho, biên kiểm nghiệm, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng nhà cung cấp trình lập phiếu nhập kho, khoa Dược/ phòng Thiết bị - VTYT cần kiểm soát đơn giá thuốc/VTYT phù hợp với giá giao thầu loại thời điểm Việc kiểm soát hỗ trợ cách thêm trường DON GIA GIAO THAU tập tin DANH MUC THUOC VAT TU, tổ chức tập tin riêng Mỗi có khác biệt giá giao thầu giá hóa đơn, hệ thống cảnh báo PNK in liên, phản ánh đầy đủ nội dung có đầy đủ chữ ký phận, cá nhân có liên quan Liên lưu phận nhập thuốc/VTYT, liên giao cho thủ kho để đối chiếu, theo dõi lập thẻ kho, liên chuyển phòng kế toán kèm theo đầy đủ chứng từ mua thuốc/VTYT Các liệu chi tiết tình hình nhập kho loại thuốc/VTYT cập nhật vào tập tin PHIEU NHAP KHO (lưu trữ thông tin chung phiếu nhập kho) tập tin CHI TIET PNK (phản ảnh số lượng, đơn giá loại nhập kho) Cấu trúc tap tin PHIEU NHAP KHO Tên trường SO PHIEU NHAP NGAY NHAP KHO NHAN VIEN NHA CUNG CAP HOA DON KHOA CHUNG TU Diễn giải Số phiếu nhập kho Ngày nhập Mã kho thuốc/VTYT Mã nhân viên nhập hàng Mã nhà cung cấp Số hóa đơn nhà cung cấp Khóa chứng từ Mỗi PNK liên quan đến nhiều loại thuốc, VTYT Các liệu chi tiết số lượng, đơn giá, hạn sử dụng loại lưu trữ tập tin CHI TIET PNK Mối liên hệ tập tin PHIEU NHAP KHO CHI TIET PNK thể thông qua trường SO PHIEU NHAP Cấu trúc tập tin CHI TIET PNK Tên trường SO PHIEU NHAP THUOC VAT TU SO LUONG Diễn giải Số phiếu nhập kho Mã thuốc, VTYT Số lượng nhập DON GIA Đơn giá nhập HAN SU DUNG Hạn sử dụng Đồng thời với việc lưu liệu hai tập tin PHIEU NHAP KHO CHI TIET PNK, số lượng nhập loại thuốc, VTYT cập nhật tăng trường SL TON KHO HIEN TAI tập tin DANH MUC THUOC VAT TU, phản ánh số lượng tồn kho loại thời điểm - Tại phòng kế toán: Sauk hi nhận PNK chứng từ liên quan, kế toán VTYT tiến hành kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo tính xác thực hợp lệ nghiệp vụ mua hàng nhập kho Kế toán Dược VTYT không nhập lại PNK, thay vào phép truy cập vào hệ thống để xem kiểm tra nội dung PNK lưu vào hệ thống trước đó, đối chiếu với in giấy có đầy đủ chữ ký phận, cá nhân có liên quan (kế toán dược VTYT chức chỉnh sửa nội dung PNK khoa Dược lập) ... NGAY NHAP KHO NHAN VIEN NHA CUNG CAP HOA DON KHOA CHUNG TU Diễn giải Số phiếu nhập kho Ngày nhập Mã kho thuốc/VTYT Mã nhân viên nhập hàng Mã nhà cung cấp Số hóa đơn nhà cung cấp Khóa chứng từ Mỗi... thuốc/VTYT cập nhật vào tập tin PHIEU NHAP KHO (lưu trữ thông tin chung phiếu nhập kho) tập tin CHI TIET PNK (phản ảnh số lượng, đơn giá loại nhập kho) Cấu trúc tap tin PHIEU NHAP KHO Tên trường... Theo quy định quan BHYT, có số loại thuốc, VTYT quan BHYT toán 100%, số loại khác toán phần không toán Các thông tin xác định thông qua việc liên kết liệu trường TY LE BHYT TH TOAN tập tin DANH