Xây dựng hệ thống quản lý công văn trực tuyến

1 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH ẢNH LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày giới, công nghệ thông tin có bước phát triển vượt bậc Ở nước ta nay, ngành công nghệ thông tin dần trở thành ngành mũi nhọn, góp phần đẩy mạnh phát triển công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Đặc biệt, công nghệ thông tin góp phần không nhỏ công tác quản lý trường Đại học Trong đó, công tác quản lý công văn công việc đặc biệt quan trọng trường đại học Công việc quản lý công văn đòi hỏi phải nhanh chóng, xác, hiệu tiện lợi Chính lý trên, định chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng hệ thống Quản lý công văn trực tuyến” Tình hình nghiên cứu Hiện có nhiều phần mềm quản lý công văn với nhiều phân hệ chức khác Nhưng phạm vi nghiên cứu, cách thức quản lý xây dựng phần mềm chưa phù hợp chưa đáp ứng yêu cầu thực tế với công việc quản lý công văn trường Đại học Giao Thông Vận Tải TP.Hồ Chí Minh Mục đích nghiên cứu Giúp đơn giản hóa, hiệu hóa công việc quản lý công văn cho Phòng Tổ chức – Hành chính, Văn phòng Ban Giám hiệu đơn vị khác trường Đại học Giao Thông Vận Tải TP.Hồ Chí Minh Giúp người quản lý tra cứu, cập nhật, tìm kiếm, thống kê-báo cáo thông tin cách nhanh chóng tiện lợi Xây dựng website giúp cán quản lý, cán bộ-giảng viên thuận lợi việc xem tra cứu thông tin công văn lúc, nơi Nhiệm vụ nghiên cứu Hoàn thành ứng dụng quản công văn với yêu cầu đặt phải khắc phục nhược điểm hệ thống quản lý cũ, yêu cầu đưa vào máy tính xử lý phải đạt kết mức tối ưu nhất, giảm tối đa thời gian chi phí, đem lại hiệu cao cho người dùng Thông tin phải tổ chức thành hệ thống sở liệu cho đáp ứng nhu cầu nhiều người dùng, nhiều chương trình ứng dụng khai thác mà liệu quản lý cách tập trung cập nhật kịp thời 5 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu phân tích tổng hợp: Qua khảo sát thực tế, thu thập thông tin, cách quản lý công văn phòng tổ chức – hành từ phân tích chức hệ thống Phương pháp lấy ý kiến người sử dụng: Tham khảo ý kiến nhân viên quản lý văn thư, cán Văn phòng Ban Giám Hiệu, thư ký khoa, v.v… để xây dựng phần mềm đáp ứng nhu cầu công việc thực tế người sử dụng Các kết đạt đề tài Xây dựng ứng dụng quản lý công văn với giao diện thân thiện đạt hiệu quản lý cao Xây dựng website giúp tra cứu thông tin công văn lúc, nơi Kết cấu báo cáo Báo cáo bao gồm chương với kết cấu sau: Chương 1: Giới thiệu tổng quan đề tài Chương 2: Phân tích hệ thống Chương 3: Thiết kế triển khai hệ thống Chương 4: Kết luận hướng phát triển Chương GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1.1 Lý chọn đề tài Quản lý công văn việc áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho lãnh đạo văn phòng nắm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải văn bản, sử dụng bảo quản văn hoạt động hàng ngày văn phòng Hiện nay, hầu hết đơn vị trường Đại Học Giao Thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh, công việc quản lý công văn làm tay Do vậy, tốn nhiều thời gian vào việc xử lý công văn, chuyển nhận công văn đến cán có liên quan Nhất số lượng công văn giao nhận phòng phòng Tổ chức – Hành Chính lớn hàng ngày nhân viên văn thư tốn nhiều thời gian để in ấn, cập nhật phát hành công văn v.v… Công việc in ấn lưu tốn nhiều giấy mực Hơn quy mô trường Đại Học Giao Thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh ngày phát triển, đội ngũ cán bộ, giảng viên ngày tăng, từ thời điểm phát hành công văn đến lúc công văn đến tay đối tượng cán bộ, giảng viên liên quan lâu Dẫn đến việc thực công văn bị chậm trễ Cùng với chiến lược xây dựng phát triển trường Đại học đại, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý công văn cần thiết cấp bách Vì chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng Hệ thống quản lý công văn trực tuyến” với mong muốn góp phần cho việc quản lý công văn trường Đại Học Giao Thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh hiệu thuận lợi 1.2 Phát biểu hệ thống Với lý nêu trên, đồng thời tạo linh hoạt vấn đề tra cứu công văn, hệ thống phân thành hai thành phần chính: Hệ thống quản lý công văn desktop hệ thống tra cứu thông tin website Mô hình hệ thống tổng quan biểu diễn sau 1.1.1 Hệ thống quản lý công văn desktop Hệ thống quản lý công văn destop giúp tự động hóa thao tác thủ công quy trình hoạt động nghiệp vụ, cập nhật liệu thông tin công văn, quản lý trình liên quan đến công văn, thực thao tác tìm kiếm công văn theo nhiều tiêu chí, báo cáo thống kê xử lý trực tiếp máy tính, nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý ban lãnh đạo nhà trường Máy chủ (lưu trữ liệu công văn) Hệ thống quản lý công văn destop Hệ thống tra cứu thông tin Website (văn thư, phòng ban chức năng, VPK, BGH) (Tất cán bộ) Cập nhật công văn Chuyển CV đến chức có thẩm quyền Duyệt thẩm định CV Đăng nhập hệ thống Hiển thị công văn liên quan đến cán Hỗ trợ tìm kiếm công văn Phát hành CV Thống kê v.v… v.v… 1.1.2 Hệ thống tra cứu thông tin website Cho phép xem, tìm kiếm công văn theo quan ban hành, lĩnh vực, năm ban hành, tra cứu nhanh chóng thông tin chi tiết công văn lúc, nơi cách hiệu tiết kiệm thời gian CHƯƠNG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Xác định yêu cầu 2.1.1 Xác định yêu cầu Qua khảo sát, tìm hiểu, thu thập thông tin từ yêu cầu thực tế đặt cho công việc quản lý công văn trường, tiến hành xác định yêu cầu hệ thống sau: - Chương trình phải đơn giản, dễ sử dụng, giao diện thân thiện với người dùng, kể người làm quen với máy tính Phần mềm ứng dụng desktop phải đáp ứng tất công việc phần mềm quản lý công văn: • Quản lý phân quyền người sử dụng (Ban giám hiệu, Trưởng/Phó phòng, Cán bộ-Giảng viên, Văn thư, Thư ký khoa, v.v…) • Cập nhật công văn (Thêm, Xóa, Chỉnh sửa) • Tìm kiếm, tra cứu thông tin công văn theo yêu cầu • Thống kê công văn theo nhiều tiêu chí, kết xuất thông tin in báo cáo • Quản lý thông tin người sử dụng Website phải đáp ứng việc xem tra cứu công văn, xem chi tiết công văn cách nhanh chóng lúc, nơi, thời điểm - 2.1.2 Chức hệ thống Theo thực tế hoạt động quản lý công văn trường Đại học Giao Thông Vận Tải TP.HCM, xác định chức hệ thống sau: - - - - Cập nhật thông tin • Cập nhật thông tin chi tiết công văn • Cập nhật thông tin đơn vị • Cập nhật thông tin cán • Cập nhật thông tin chức vụ Chức nghiệp vụ • Chuyển Xét Duyệt • Xét Duyệt • Phát Hành Chức tra cứu, tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí Chức thống kê, báo cáo • Thống kê, xuất toàn công văn • Thống kê, xuất báo cáo danh sách công văn theo nhiều tiêu chí o Đơn vị phát hành, lĩnh vực, năm ban hành, v.v… o Số công văn đến, tháng Nhập/xuất liệu từ file PDF • Xuất file PDF tất thông tin công văn - - • Hiển thị công văn dạng file PDF Quản trị hệ thống • Đăng nhập • Thêm, xóa, cập nhật tài khoản • Phân quyền Sao lưu, phục hồi, thay đổi thiết lập liệu Tra cứu thông tin, thống kê xem thông tin công văn website 2.2 Biểu đồ chức hệ thống 2.2.1 - - - - Tác nhân (người sử dụng) Tác nhân Cán bộ: • Tìm kiếm, xem thông tin công văn Thư ký khoa, phòng ban • Có toàn quyền tác nhân cán • Cập nhật công văn • Thống kê, báo cáo theo nhiều tiêu chí • Phát hành công văn Tác nhân Cán phòng hành (Văn thư): • Có toàn quyền tác nhân Thư ký khoa, phòng ban • Cập nhật công văn trường • Chuyển xét duyệt tới Ban Giám Hiệu Tác nhân Ban Giám Hiệu: • Có toàn quyền tác nhân cán • Xét duyệt công văn • Phát hành công văn Tác nhân người Quản trị: • Có toàn quyền tác nhân • Có quyền cập nhật toàn thông tin: o Quản lý, cập nhật danh mục đơn vị o Quản lý, cập nhật danh mục cán o Quản lý phân quyền, cấp tài khoản o Xem, tìm kiếm công văn o Sao lưu, phục hồi liệu o Thiết lập thông tin liệu 10 2.2.2 Biểu đồ chức hệ thống 2.2.2.1 Biểu đồ usecase hệ thống quản lý công văn Hình 2.1 Biểu đồ usecase hệ thống quản lý công văn 39 Hình 3.5 Form cập nhật cán 3.2.5 Form Phân quyền Hỗ trợ người quản trị việc phân quyền cấp người dùng Hình 3.6 Form phân quyền 3.2.6 Form cập nhật công văn đến trường Hỗ trợ văn thư cập nhật công văn đến trường… 40 Hình 3.7 Form cập nhật công văn đến trường 3.2.7 Form xét duyệt Hỗ trợ Ban giám hiệu xét duyệt công văn đến trường Hình 3.8 Form xét duyệt 3.2.8 Form tìm kiếm website Hỗ trợ người dùng tìm kiếm cán website, đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin từ xa 41 Hình 3.9 Form tìm kiếm website 3.2.9 Form hiển thị công văn liên quan Hiển thị công văn liên quan website Hình 3.10 Form hiển thị công văn liên quan website 42 3.2.10 Form lưu phục hồi sở liệu hệ thống Hình 3.11 Form hiển thị công văn liên quan website 3.3 Triển khai ứng dụng Để triển khai cài đặt ứng dụng Hệ thống quản lý công văn trực tuyến, công nghệ sau cần cài đặt: 3.3.1 Microsoft NET Framework 4.5 Microsoft NET Framework Microsoft tảng lập trình tập hợp thư viện lập trình cài thêm có sẵn hệ điều hành Windows Nó cung cấp giải thiết yếu cho yêu cầu thông thường chương trình điện toán lập trình giao diện người dùng, truy cập liệu, kết nối sở liệu, ứng dụng web, giải thuật số học giao tiếp mạng Ngoài ra, NET Framework quản lý việc thực thi chương trình viết dựa NET Framework người dùng cần phải cài NET Framewok để chạy chương trình viết NET Các phiên Microsoft NET Framework tải địa http://www.microsoft.com/en-us/download/default.aspx 3.3.2 Microsoft SQL Server 2012 SQL Server hệ thống quản lý sở liệu (Relational Database Management System) sử dụng Transact-SQL để trao đổi liệu máy khách máy chủ Một hệ thống quản lý sở liệu bao gồm database, database engine, 43 ứng dụng dùng để quản lý liệu phận khác hệ thống quản lý sỡ liệu Thực tải cài đặt Microsoft SQL Server 2012 địa chỉ: http://www.microsoft.com/en-us/server-cloud/products/sqlserver/Try.aspx#fbid=MESJKOVV0Vx 3.3.3 Hướng dẫn cài đặt ứng dụng quản lý công văn trường Đại học Giao Thông Vận Tải thành phố Hồ Chí Minh Các bước tiến hành cài đặt sử dụng chương trình quản lý công văn trường Đại học Giao Thông Vận Tải thành phố Hồ Chí Minh Bước 1: Nhấp đúp chuột vào tập tin cài đặt Tại giao diện cài đặt, nhấn Next để tiếp tục Hình 3.11 Cửa sổ cài đặt ứng dụng Bước 2: Chọn vị trí cài đặt phần mềm sau chọn Next Hình 3.12 Cửa sổ Select Installation Folder 44 Bước 3: Xác nhận việc cài đặt lần cuối Nhấn Next để tiếp tục Hình 3.13 Cửa sổ Comfirm Installation Bước 4: Quá trình cài đặt bắt đầu Hình 3.14 Cửa sổ Installing Bước 5: Nhấn Finish để hoàn thành trình cài đặt 45 Hình 3.15 Cửa sổ Installation Complete 46 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN Hệ thống quản lý công văn trực tuyến phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ quản lý công văn cho phòng Tổ chức – Hành chính, Các phòng ban/khoa toàn trường Đại học Giao Thông Vận Tải thành phố Hồ Chí Minh Hệ thống xây dựng dựa mô hình quản lý công văn trường có tham khảo tài liệu quản lý công văn mạng để đem lại hiệu cao công tác quản lý công văn trường Hệ thống phần mềm đáp ứng thực tế trường xây dựng theo hướng mở Phần mềm có ưu điểm khuyết điểm sau: Ưu điểm - - - - - Khả thích ứng, tích hợp: Khi trường mở rộng thêm phòng ban, khoa, thêm chức vụ theo quy định nhà nước phần mềm đáp ứng Giao diện người dùng thân thiện: Phát triển Windows Form, hệ thống menu Ribbon, giao diện đồ họa theo luồng nghiệp vụ Người dùng dễ dàng học cách sử dụng chương trình đội ngũ nhân viên sử dụng cách nhanh chóng, chí người làm quen với máy tính Tìm kiếm, tra cứu thông tin nhanh chóng Tính linh hoạt: Tra cứu website giúp cho việc tra cứu thông tin công văn lúc, nơi Chương trình có giao diện trực quan, thân thiện với người dùng Khắc phục hạn chế hệ thống cũ công việc tập trung chủ yếu vào văn thư, tốn giấy in phát hành công văn chậm trễ Hệ thống quản lý công văn trực tuyến quản lý đơn giản, tiết kiệm thời gian, công sức chi phí in ấn lưu phát hành Xử lý nhanh gọn nghiệp vụ công việc quản lý công văn Lưu trữ số lượng lớn công văn đảm bảo truy xuất thông tin nhanh xác Cập nhật sửa đổi thông tin nhanh chóng, xác, thuận tiện Chức báo cáo hoạt động linh hoạt, dễ sử dụng Hỗ trợ nhiều chức phù hợp với thực tế việc tìm kiếm thông tin theo danh sách điều kiện tùy chọn đối tượng như: đơn vị, lĩnh vực, năm ban hành v.v… Phần mềm có hướng mở 47 Nhược điểm - - Do thời gian nghiên cứu có hạn khả hạn chế nên số chức chưa hoàn thiện mong muốn phần đáp ứng yêu cầu thực tế trường Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao KIẾN NGHỊ Đề tài nghiên cứu “Xây dựng Hệ thống Quản lý công văn trực tuyến” với mong muốn góp phần vào việc quản lý công văn trường đại học chuyên nghiệp, hiệu quả, nhanh chóng xác Tuy nhiên, điều kiện thời gian hạn chế nên không tránh khỏi sai sót, đề tài đạt mục đích, yêu cầu đặt Để triển khai thực Hệ thống Quản lý công văn trực tuyến toàn trường phục vụ tốt công tác quản lý công văn, cần phải đồng ý Ban Giám Hiệu Nhà trường phối hợp tất đơn vị toàn trường Chúng xin chân thành cảm ơn! 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Công ty TNHH Giải Pháp Trực Tuyến – Phần mềm quản lý văn thư tác nghiệp eDoc, http://edoc.esc.vn/ ThS Nguyễn Thị Ngọc Thanh (2013) – Bài giảng phân tích thiết kế hệ thống , TP Hồ Chí Minh ThS Phạm Hoàng Nhung (2011) Mô hình quan hệ-thực thể (Entity Relationship Model), Giáo trình giảng, TP Hồ Chí Minh Trần Minh Quế, Nguyễn Mạnh Sơn (2007) Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Giáo trình giảng, Học viên Công nghệ Bưu Viễn thông, Hà Nội Võ Văn Hải Giới thiệu Web Service, 10/2013, http://vovanhai.wordpress.com/web-services/gi%E1%BB%9Bi-thi%E1%BB %87u-v%E1%BB%81-web-service/ Nhat Phan - Một số tính quản trị SQL Server 2012, http://quangnhat1401.wordpress.com/2012/03/08/mot-so-tinh-nang-moi-vequan-tr%E1%BB%8B-trong-sql-server-2012/ Microsoft NET Framework, Microsoft Support, 12/2013, http://msdn.microsoft.com/en-us/vstudio/aa496123.aspx Tổng quan trường đại học Giao thông Vận tải TP Hồ Chí Minh, Trường Đại học Giao Thông Vận Tải thành phố Hồ Chí Minh, 12/2013, http://www.hcmutrans.edu.vn/aboutus/ Tiếng Anh DevExpress Documentation 13.2, DevExpress, 9/2013, http://documentation.devexpress.com/#HomePage/CustomDocument9453 10 Android Developers, 10/2013, http://developer.android.com/index.html 11 Beginning_c_5.0_databases_2nd_edition, http://www.it-ebooks.info 49 PHỤ LỤC UML-NGÔN NGỮ MÔ HÌNH HÓA HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG UML (Unified Modelling Language) ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát xây dựng để đặc tả, phát triển viết tài liệu cho khía cạnh phát triển phần mềm hướng đối tượng UML giúp người phát triển hiểu rõ định liên quan đến phần mềm cần xây dựng  Tập ký hiệu UML cho biểu đồ use case - Hệ thống: Biểu diễn ranh giới chủ thể - Tác nhân (Actor): Là người dùng hệ thống - Các use case: Các use case biểu diễn hình eclip Tên use case thể chức xác định hệ thống - Mối quan hệ use case: • Include: Use case sử dụng lại chức use case • Extend: Use case mở rộng từ use case • Generalization: Tác nhân kế thừa chức từ tác nhân Bảng phụ lục 1: Các phần tử mô hình biểu đồ use case Phần tử Ý nghĩa Cách biểu diễn Use case Biểu diễn chức xác định hệ thống Hình eclip chứa tên use case Đối tượng bên hệ thống Tác nhân tương tác với use case Mối quan hệ use case Tùy dạng quan hệ Biên hệ thống Tách biệt phần bên bên hệ thống Biểu diễn lớp kiểu actor (hình người tượng trưng) Extend include có dạng mũi tên đứt nét Generaliztion có dạng mũi tên tam giác Ký hiệu Ten use case Actor Được biểu diễn hình chữ nhật rỗng  Tập ký hiệu UML cho biểu đồ tương tác - Các đối tượng (object): Được biểu diễn hình chữ nhật, bên tên đối tượng - Đường lifeline: Là đường kẻ nối dài phía đối tượng, mô tả trình đối tượng tương tác thuộc biểu đồ - Chú thích: Giúp người đọc dễ dàng hiểu nội dung biểu đồ 50 - Các message: Được biểu diễn mũi tên hướng từ đối tượng gửi sang đối tượng nhận Các dạng message tổng kết bảng phụ lục Bảng phụ lục 2: Các dạng message biểu đồ STT Loại message Môt tả Biểu diễn Gọi (call) Mô tả lời gọi từ đối tượng đến đối tượng Method() Trả (return) Trả giá trị ứng với lời gọi Trả Gửi (send) Gửi tín hiệu tới đối tượng Tạo (create) Tạo đối tượng Hủy (destroy) Hủy đối tượng Send()  Tập ký hiệu UML biểu đồ hoạt động - Hoạt động (Activity): Là quy trình định nghĩa rõ ràng, thể hình chữ nhật tròn cạnh - Thanh đồng hóa (Synchronisation bar): Cho phép mở đóng nhánh chạy song song tiến trình - Điều kiện (Guard Condition): Biểu thức logic có trị sai - Các luồng (Swimlane): Mỗi biểu đồ hoạt động phối hợp hoạt động nhiều lớp, lớp luồng riêng biệt Bảng phụ lục 3: Các phần tử biểu đồ hoạt động Phần tử mô hình Ý nghĩa Hoạt động Mô tả hoạt động gồm tên hoạt động đặc tả Trạng thái khởi đầu Trạng thái kết thúc Thanh đồng ngang Mô tả đồng nằm ngang Ký hiệu 51 Thanh đồng dọc Mô tả đồng theo chiều thẳng đứng Chuyển tiếp Quyết định Mô tả lựa chọn điều kiện Các luồng Phân tách lớp đối tượng khác tồn biểu đồ Phân cách đường kẻ dọc từ xuống 52 BÁO CÁO KẾT QUẢ SẢN PHẨM ĐÀO TẠO Đề tài nghiên cứu Xây dựng hệ thống quản lý công văn trực tuyến vận dụng hướng dẫn sinh viên làm Luận văn tốt nghiệp Đại học hội đồng Chấm luận văn đánh giá đạt kết cao 53 XÁC NHẬN BAN CHỦ NHIỆM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ngày 21 tháng năm 2015 Ngày 21 tháng năm 2015 Chủ nhiệm đề tài Trưởng khoa Nguyễn Thị Ngọc Thanh Nguyễn Hữu Khương [...]... của hệ thống quản lý công văn trực tuyến trên desktop như sau: Tên chức năng Tác nhân Cập nhật công văn đến từ ngoài trường Cập nhật công văn đi Phát hành công văn Văn thư Chuyển xét duyệt CV Xét duyệt công văn Văn thư, CBVP Văn thư, TPHC,CBVP Văn thư, TPHC Ban Giám Hiệu Chuyển CV thi hành Ban Giám Hiệu Xem công văn đã được duyệt chuyển Xem công văn duyệt không chuyển Xem công văn không duyệt Xem công. .. công văn đi Ban Giám Hiệu Xem công văn đến Phân quyền cán bộ Cập nhật cán bộ Ban Giám Hiệu Ban Giám Hiệu Văn thư, TPHC,CBVP, Đơn vị chức năng Văn thư, TPHC,CBVP, Đơn vị chức năng Quản lý hệ thống Quản lý hệ thống Quan hệ Kết hợp Đăng nhập hệ thống Bao gồm Mở rộng Chuyển CV thi hành Xét duyệt công văn Xét duyệt công văn Xét duyệt công văn Xét duyệt công văn 14 Cập nhật danh mục đơn vị Đăng nhập hệ thống. .. và phục hồi hệ thống Quản lý hệ thống Tất cả user được phân quyền Tất cả user được phân quyền Quản lý hệ thống Các chức năng của hệ thống quản lý công văn trực tuyến trên Website như sau: Tên chức năng Tác nhân Xem công văn chung đến từ ngoài trường Xem công văn chung đến từ trong trường Xem công văn cá nhân Các user được cấp quyền Các user được cấp quyền Các user được cấp quyền Xem công văn cá nhân... 3.1: Mối quan hệ giữa các bảng 36 Bảng 3.1 Mô tả mối quan hệ giữa các bảng Quan hệ Quan hệ (Bảng 1) (Bảng 2) CONGVAN CONGVAN CONGVAN CONGVAN LINH_VUC LOAI_CV CV_DEN CV_DI Loại quan hệ Giải thích n:1 Một lĩnh vực có thể có nhiều công văn, một công văn chỉ thuộc một lĩnh vực n:1 Một loại công văn có thể có nhiều công văn Một công văn chỉ thuộc một loại công văn 1:1 Một số ký hiệu công văn chỉ tồn tại... lĩnh vực Thực thể loại công văn • Tên thực thể: Loại công văn • Tên viết tắt: LOAI_CV • Mô tả: Mỗi thực thể LOAI_CV là một loại công văn, được xác định bởi một mã duy nhất (MA_LCV) Mỗi LOAI_CV có tên loại công văn Bảng 2.6 Thực thể loại công văn LOAI_CV - Tên trường Ý nghĩa MA_LCV TEN_LCV Mã loại công văn Tên loại công văn Thực thể công văn đến xét duyệt • Tên thực thể: Công văn đến xét duyệt • Tên... 2.7.4 Sửa công văn Biểu đồ mô tả chi tiết cách thức hoạt động của hệ thống về chức năng Sửa công văn được thực hiện bởi nhân viên công văn 31 Hình 2.18 Biểu đồ tuần tự sửa công văn 2.7.5 Phát hành công văn Biểu đồ mô tả chi tiết cách thức hoạt động của hệ thống về chức năng phát hành được thực hiện bởi cán bộ phòng hành chính hoặc Ban giám hiệu 32 Hình 2.19 Biểu đồ tuần tự phát hành công văn 2.7.6... Thực thể công văn đến • Tên thực thể: Công văn đến • Tên viết tắt: CV_DEN • Mô tả: Mỗi thực thể CV_DEN là một công văn đến, được xác định bởi một mã duy nhất (MA_CV) Mỗi CV_DEN có một ngày đến Bảng 2.12 Thực thể công văn đến 27 CV_DEN - Tên trường Ý nghĩa MA_CV NGAY_DEN Mã công văn Ngày đến Thực thể công văn đi • Tên thực thể: Công văn đi • Tên viết tắt: CV_DI • Mô tả: Mỗi CV_DI là một công văn đi ,... của hệ thống về chức năng đăng nhập hệ thống được thực hiện bởi cán bộ Hình 2.15 Biểu đồ tuần tự đăng nhập 2.7.2 Thêm công văn Biểu đồ mô tả chi tiết cách thức hoạt động của hệ thống về chức năng thêm công văn được thực hiện bởi cán bộ phòng hành chính và Quản trị 30 Hình 2.16 Biểu đồ tuần tự thêm công văn 2.7.3 Tìm kiếm trên website Biểu đồ mô tả chi tiết cách thức hoạt động tìm kiếm của hệ thống. .. trong trường Xem công văn cá nhân đến ngoài trường Tìm kiếm công văn theo yêu cầu Đăng nhập Các user được cấp quyền Các user được cấp quyền Các user được cấp quyền Các user được cấp quyền Các user được cấp quyền Thoát Quan hệ Kết hợp Bao gồm Mở rộng Công văn đến trong trường; Công văn đến ngoài trường Xem công văn cá nhân Xem công văn cá nhân 2.3 Biểu đồ hoạt động 2.3.1 Đăng nhập hệ thống Biểu đồ mô... liệu thỏa điều kiện tìm kiếm 2.4.5 Sửa công văn - - Tóm tắt • Tên chức năng: Sửa công văn • Tác nhân: Quản trị, cán bộ phòng hành chính, cán bộ khoa • Mục đích: Sửa công văn đã được thêm Luồng sự kiện • Luồng sự kiện chính o Chức năng bắt đầu khi người dùng muốn sửa một công văn o Người dùng chọn công văn cần sửa trong danh sách o Hệ thống hiển thị chi tiết công văn mà người dùng đã chọn o Người sử dụng ... lưu phục hồi hệ thống Quản lý hệ thống Tất user phân quyền Tất user phân quyền Quản lý hệ thống Các chức hệ thống quản lý công văn trực tuyến Website sau: Tên chức Tác nhân Xem công văn chung đến... thông tin vào công tác quản lý công văn cần thiết cấp bách Vì chọn đề tài nghiên cứu Xây dựng Hệ thống quản lý công văn trực tuyến với mong muốn góp phần cho việc quản lý công văn trường Đại... thành phố Hồ Chí Minh Hệ thống xây dựng dựa mô hình quản lý công văn trường có tham khảo tài liệu quản lý công văn mạng để đem lại hiệu cao công tác quản lý công văn trường Hệ thống phần mềm đáp