QUY CHẾ CHUNG QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN HỢP TÁC VIỆT NAM - LIÊN HỢP QUỐC

Trong phần nội dung chính, HPPMG đã nêu rõ những nguyên tắc và định hướng chỉ đạolàm cơ sở cho việc xây dựng và thực hiện HPPMG, mô tả và hướng dẫn quy trình xây dựng,quản lý, theo dõi v

QUY CHẾ CHUNG QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN HỢP TÁC VIỆT NAM - LIÊN HỢP QUỐC

(HPPMG)

Hà Nội, tháng 5 năm 2010

LỜI NÓI ĐẦU

Các tổ chức Liên hợp quốc (LHQ) bắt đầu hỗ trợ cho nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩaViệt Nam từ năm 1976 Sự trợ giúp này đã góp phần quan trọng cho công cuộc phát triển củaViệt Nam, đặc biệt vào thời kỳ sau chiến tranh khi nguồn lực cho phát triển từ trong và ngoàinước còn nhiều khó khăn Hiện nay, công cuộc phát triển của Việt Nam đã sang một giai đoạnmới ở trình độ cao hơn và các nguồn lực cho phát triển cũng đa dạng hơn Các tổ chức LHQ vàChính phủ Việt Nam đang cùng phối hợp thực hiện ‘Sáng kiến Một LHQ’ nhằm đổi mới phươngthức hợp tác để đóng góp được nhiều nhất cho công cuộc phát triển và mang lại nhiều ích lợi hơncho người dân Việt Nam, phù hợp với tinh thần của Cam kết Hà Nội về Hiệu quả viện trợ Văn

bản ‘Quy chế chung Quản lý chương trình, dự án hợp tác Việt Nam - Liên hợp quốc (HPPMG)’

này là một thành tố trong quá trình đổi mới đó

Trong quá trình hợp tác, Việt Nam và LHQ luôn coi trọng vai trò làm chủ của nước chủnhà, nâng cao chất lượng, hiệu quả việc quản lý và sử dụng viện trợ Chính vì vậy, Chính phủViệt Nam và các tổ chức LHQ không ngừng hoàn thiện các quy trình, thủ tục và quy định vềquản lý của mình để làm công cụ quản lý hữu hiệu cho các chương trình, dự án Tuy nhiên,những hướng dẫn đó thường nằm ở nhiều văn bản khác nhau, chưa mang tính hệ thống và toàndiện, chưa thể hiện sự hài hoà và phù hợp chung giữa các tổ chức LHQ và giữa các tổ chức nàyvới Chính phủ Việt Nam Đến những năm cuối thập kỷ trước, một vài tổ chức của LHQ và các

cơ quan đối tác Việt Nam mới cùng tiến hành xây dựng những cuốn sổ tay hướng dẫn công tácquản lý dự án có tính chất hệ thống và toàn diện, nhưng sổ tay của tổ chức LHQ nào thì cũng chỉ

áp dụng cho dự án do tổ chức đó hỗ trợ Tuy nhiên, việc ra đời những cuốn sổ tay như vậy cũng

đã giúp Cơ quan thực hiện dự án của phía Việt Nam và tổ chức LHQ đối tác rất nhiều trong côngtác quản lý dự án vì các cán bộ có liên quan bắt đầu áp dụng những chuẩn mực chung về quản lýđược cả hai bên cùng xây dựng

Năm 2006, LHQ chọn Việt Nam làm nước thí điểm thực hiện ‘Sáng kiến Một LHQ’,trong đó chú trọng phối hợp hài hòa giữa các Chương trình của các tổ chức thành viên Một kếtquả quan trọng của quá trình này là văn bản Kế hoạch chung được 14 tổ chức LHQ hoạt động tạiViệt Nam và Chính phủ Việt Nam cùng phê duyệt và ký kết Đặc biệt, ngày 09/11/2006, Chính

phủ Việt Nam đã ban hành Nghị định số 131/2006/NĐ-CP kèm theo Quy chế quản lý và sử dụng

nguồn hỗ trợ phát triển chính thức Do vậy, nhu cầu cần có một hệ thống chuẩn mực hài hòa giữacác quy định, quy trình, thủ tục quản lý ở cấp chương trình và cấp dự án của các tổ chức khácnhau của LHQ tại Việt Nam và của Chính phủ Việt Nam trở nên cấp bách Các cơ quan quản lýviện trợ của Chính phủ, Văn phòng Điều phối viên thường trú Liên hợp quốc và các Văn phòngChương trình Phát triển của LHQ (UNDP), Quỹ Dân số của LHQ (UNFPA) và Quỹ Nhi đồngcủa LHQ (UNICEF) tại Việt Nam đã cùng phối hợp biên soạn văn bản HPPMG để hướng dẫnviệc điều hành và thực hiện chương trình, dự án liên quan đến Phương thức quốc gia thực hiện(NIM) và về trách nhiệm phối hợp giữa các bên khi áp dụng phương thức khác cho các cơ quan,

tổ chức liên quan của Việt Nam và LHQ áp dụng, đặc biệt là những đối tượng sau đây :

- Các cơ quan quản lý viện trợ của Chính phủ (CQQLVT);

- Cơ quan thực hiện chương trình, dự án (IP), bao gồm cả Cơ quan thực hiệnquốc gia (NIP) và Cơ quan thực hiện quốc tế (IIP);

- Cơ quan đồng thực hiện (CIP);

- Ban quản lý chương trình, dự án (PMU);

- Văn phòng UNDP, UNFPA và UNICEF tại Việt Nam;

- Văn phòng Điều phối viên LHQ (UNRCO) tại Việt Nam

HPPMG này có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2010, được áp dụng cho tất cả các chươngtrình, dự án mới và đang thực hiện Các quy định trong HPPMG khi được áp dụng, sẽ thay thế

hoàn toàn các quy định tương ứng trước đây trong quản lý và thực hiện chương trình, dự án hợptác giữa Việt Nam và từng tổ chức thành viên ExCom (UNDP, UNICEF và UNFPA).

Dự kiến các tổ chức LHQ khác nếu lựa chọn áp dụng phương thức quốc gia thực hiện dự

án, sẽ được khuyến khích áp dụng cuốn HPPMG này theo lộ trình được thống nhất với các cơquan hữu quan của Chính phủ Việt Nam

Trong trường hợp Cơ quan thực hiện quốc tế trực tiếp thực hiện toàn bộ hay một phần

dự án do LHQ hỗ trợ, họ có thể áp dụng các phương thức thực hiện của mình hoặc phương thứckhác mà không phải là quốc gia thực hiện Khi đó, các tổ chức LHQ hỗ trợ dự án cùng các tổchức thực hiện dự án tương ứng và cơ quan tiếp nhận viện trợ của Việt Nam sẽ thống nhấtphương thức áp dụng khi xây dựng DPO

HPPMG bao gồm nội dung chính và phần phụ lục, trong đó có Sổ tay Kế toán

Trong phần nội dung chính, HPPMG đã nêu rõ những nguyên tắc và định hướng chỉ đạolàm cơ sở cho việc xây dựng và thực hiện HPPMG, mô tả và hướng dẫn quy trình xây dựng,quản lý, theo dõi và đánh giá các Chương trình quốc gia, Kế hoạch chung (One Plan) và các dự

án của LHQ hỗ trợ cho Việt Nam cũng như vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan

Trong phần phụ lục, nhằm hỗ trợ cho người sử dụng trong các tác nghiệp cụ thể,HPPMG đã cung cấp một số mẫu văn bản và biểu bảng chính cũng như danh mục các văn bản và

nguồn thông tin chính thức đã được tham chiếu khi xây dựng HPPMG để sử dụng cho các vấn đề

cụ thể liên quan Sổ tay Kế toán được xây dựng chủ yếu dựa trên quy định hiện hành của ViệtNam về kế toán với một số hướng dẫn bổ sung về một số yêu cầu đặc thù đối với các dự án hỗtrợ kỹ thuật do các tổ chức LHQ hỗ trợ

Vì lẽ đó, HPPMG sẽ là một công cụ tiện lợi và hữu ích giúp quá trình quản lý và thựchiện Kế hoạch chung và dự án được LHQ trợ giúp được minh bạch và hiệu quả hơn Đồng thời,HPPMG sẽ góp phần vào nỗ lực nâng cao hiệu quả viện trợ nói chung của Chính phủ và các đốitác phát triển trong khuôn khổ Cam kết Hà Nội về nâng cao hiệu quả viện trợ

Tuy nhiên, do việc phối hợp hài hòa giữa các quy định quản lý Chương trình quốc gia và

dự án của các tổ chức LHQ với nhau và với các quy định của Chính phủ Việt Nam vẫn còn đangtrong giai đoạn thí điểm nên có thể vẫn còn tồn tại một số khác biệt nhất định giữa những quyđịnh trong HPPMG này với quy định của một tổ chức LHQ nào đó hoặc của Chính phủ ViệtNam Do vậy, HPPMG sẽ được xem xét và cập nhật sau hai năm thực hiện thí điểm để phản ánhkết quả từ sáng kiến hài hòa của LHQ cũng như bài học rút ra từ việc thực hiện HPPMG Bêncạnh đó, trong quá trình áp dụng và thực hiện HPPMG, nếu có các văn bản quy phạm pháp luật

đã được tham chiếu khi xây dựng HPPMG này thay đổi thì các bên liên quan sẽ thông báo chonhau để xem xét áp dụng sự thay thế theo quy định Vì vậy, những phản hồi kịp thời của người

sử dụng về các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện HPPMG và gợi ý những thay đổi cầnthiết để hoàn thiện công cụ quản lý này luôn được đánh giá cao và xem xét nghiêm túc

ĐIỀU PHỐI VIÊN THƯỜNG TRÚ

LIÊN HỢP QUỐC TẠI VIỆT NAM

John Hendra

BỘ TRƯỞNG

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

Võ Hồng Phúc

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

PHẦN I – CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO

Chương 1 – CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG 12

Chương 2 – CÁC NGUYÊN TẮC ĐẶC THÙ 14

PHẦN II – QUẢN LÝ CẤP CHƯƠNG TRÌNH Chương 1 – CƠ CHẾ QUẢN LÝ HỢP TÁC PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – LIÊN HỢP QUỐC 16

I.CHU TRÌNH HỢP TÁC PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – LIÊN HỢP QUỐC 16

II.CƠ CHẾ QUẢN LÝ KẾ HOẠCH CHUNG 21

Chương 2 – THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ VÀ BÁO CÁO VỀ KẾ HOẠCH CHUNG I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 27

II.THEO DÕI KẾ HOẠCH CHUNG 28

III.ĐÁNH GIÁ KẾ HOẠCH CHUNG 31

PHẦN III – QUẢN LÝ CẤP DỰ ÁN Chương 1- XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT DỰ ÁN 34

I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 34

II.XÂY DỰNG DPO VÀ DANH MỤC YÊU CẦU LHQ HỖ TRỢ 34

Chương 2 – KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN 38

I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 38

II.TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN 38

III.XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM ĐẦU CỦA DỰ ÁN 41

IV.XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VÀ CHUYỂN TIỀN CHO QUÝ ĐẦU CỦA DỰ ÁN 41

V.THÔNG BÁO VIỆC KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN BỊ TRỄ 41

Chương 3 - XÂY DỰNG, THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT VÀ KÝ KẾT KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM (AWP) VÀ VĂN KIỆN DỰ ÁN 42

I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 42

II.QUY TRÌNH XÂY DỰNG, THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT AWP 43

III.QUY TRÌNH XÂY DỰNG, THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT VĂN KIỆN DỰ ÁN 47

IV.KÝ KẾT VĂN KIỆN DỰ ÁN VÀ AWP 48

V.THÔNG BÁO KẾT QUẢ PHÊ DUYỆT DỰ ÁN HOẶC AWP 48

VI.ĐIỀU CHỈNH VĂN KIỆN DỰ ÁN HOẶC AWP 48

Chương 4 – XÂY DỰNG VÀ PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH CÔNG TÁC QUÝ (QWP) 50

I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 50

II.QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÊ DUYỆT QWP CHO QUÝ ĐẦU

CỦA DỰ ÁN

51

III.QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÊ DUYỆT QWP (TỪ QUÝ THỨ HAI CỦA DỰ ÁN) 52

IV.ĐIỀU CHỈNH QWP 52

Chương 5 – TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ DỰ ÁN 54

I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 54

II.TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH HỖ TRỢ QUẢN LÝ DỰ ÁN 56

III.TUYỂN DỤNG CHUYÊN GIA DỰ ÁN TRONG NƯỚC 59

IV.TUYỂN DỤNG CHUYÊN GIA QUỐC TẾ 63

Chương 6 – TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CỦA DỰ ÁN 64

I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 64

II.TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO TRONG NƯỚC 64

III.TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO NGOÀI NƯỚC 70

Chương 7 – MUA SẮM HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ CHO DỰ ÁN 76

I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 76

II.MUA SẮM TRONG NƯỚC 77

III.MUA SẮM NGOÀI NƯỚC 82

IV.CHUYỂN GIAO QUYỀN SỞ HỮU TÀI SẢN CHO PHÍA VIỆT NAM 85

Chương 8 – QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DỰ ÁN 87

I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 87

II.CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DỰ ÁN 88

III.ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CƠ QUAN THỰC HIỆN DỰ ÁN 89

IV.LẬP VÀ PHÊ DUYỆT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 91

V.CHUYỂN TIỀN CHO CƠ QUAN THỰC HIỆN DỰ ÁN 94

VI.QUẢN LÝ THUẾ VÀ TÀI SẢN 95

VII.THANH QUYẾT TOÁN VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 98

VIII.KIỂM SÓAT TÀI CHÍNH NỘI BỘ 99

IX.KẾT THÚC DỰ ÁN VỀ MẶT TÀI CHÍNH 102

X.KIỂM TOÁN CƠ QUAN THỰC HIỆN DỰ ÁN 102

Chương 9 – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ VÀ BÁO CÁO DỰ ÁN 108

I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 108

II.THEO DÕI DỰ ÁN 109

III.ĐÁNH GIÁ CÁC DỰ ÁN 112

IV.CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CỦA DỰ ÁN 113

Chương 10 – KẾT THÚC DỰ ÁN 115

I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 115

II.QUY TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN 115

Danh mục các tài liệu tham khảo 117

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CPAP Kế hoạch Hành động thực hiện Chương trình quốc gia

CQQLVT Các cơ quan quản lý viện trợ của Chính phủ

ExCom Ban chấp hành các tổ chức thuộc hệ thống phát triển của LHQ

FACE Yêu cầu chuyển tiền và xác nhận chi tiêu

HPPMG Quy chế chung về Quản lý chương trình và dự án hợp tác Việt Nam - LHQ

PCG Nhóm điều phối chương trình của các tổ chức LHQ tại Việt Nam

UNHABITAT Chương trình định cư con người của LHQ

UNDAF Khuôn khổ hỗ trợ phát triển của LHQ cho Việt Nam

GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Các từ ngữ dưới đây được sử dụng trong HPPMG này được hiểu như sau:

1) "Ban quản lý dự án (PMU)" là bộ máy tổ chức được thiết lập để giúp việc hằng ngày

cho Cơ quan thực hiện quốc gia (NIP) trong việc quản lý và thực hiện các hoạt độngtrong Văn kiện chương trình, dự án hoặc Kế hoạch công tác năm, quý của chươngtrình, dự án

2) "Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung" gồm đại diện có thẩm quyền của các CQQLVT và các vị Trưởng Đại diện của các tổ chức LHQ được thành lập nhằm phối hợp giám sát

và điều phối việc thực hiện Kế hoạch chung Đồng Trưởng ban Ban Chỉ đạo gồm mộtThứ trưởng của Bộ KHĐT và Điều phối viên Thường trú LHQ tại Việt Nam

3) "Các cơ quan quản lý viện trợ của Chính phủ (CQQLVT)" là các cơ quan của Việt

Nam được quy định tại Quy chế quản lý và sử dụng ODA ban hành kèm Nghị định131/2006/NĐ-CP để giúp Chính phủ quản lý hỗ trợ phát triển chính thức, trong đó có

hỗ trợ chính thức của LHQ cho Việt Nam Các cơ quan này bao gồm: Bộ Kế hoạch vàĐầu tư, Văn phòng Chính phủ, Bộ Tài chính và Bộ Ngoại giao, trong đó Bộ Kế hoạch

và Đầu tư là cơ quan đầu mối

4) "Các tổ chức Liên hợp quốc" là các Cơ quan chuyên môn, các Chương trình và các

Quỹ thuộc Hệ thống LHQ đồng ý tham gia thực hiện Quy chế chung này

5) "Chỉ số" là biến số định tính hay định lượng cho phép kiểm chứng những thay đổi phát

sinh từ một biện pháp can thiệp trong hoạt động phát triển so với những gì đã hoạchđịnh

6) "Chương trình" là một tập hợp các hoạt động, các dự án có liên quan đến nhau và có

thể liên quan đến một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực, nhiều vùng lãnh thổ, nhiều chủ thểkhác nhau nhằm đạt được một hoặc một số mục tiêu xác định, có thời hạn thực hiệntương đối dài hoặc theo nhiều giai đoạn, nguồn lực để thực hiện có thể được huy động

từ nhiều nguồn ở những thời điểm khác nhau, với nhiều phương thức khác nhau

7) "Chương trình, dự án ô" là chương trình, dự án bao gồm nhiều dự án thành phần với

sự tham gia của nhiều Cơ quan thực hiện quốc gia (NIP), trong đó có một NIP giữ vaitrò điều phối chung và các NIP khác chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện từng cấuphần của chương trình, dự án ô

8) "Chương trình, dự án chung (joint programme, project)" là chương trình, dự án do

hai hoặc nhiều tổ chức LHQ cùng đóng góp ngân sách hoặc cùng phối hợp thực hiện(trong trường hợp nguồn vốn là uỷ thác từ nhà tài trợ khác hoăc từ quỹ chung của các

tổ chức LHQ) Chương trình, dự án chung có một Kế hoạch công tác năm chung haymột văn bản kế hoạch tương tự, cùng với một ngân sách tương ứng Thông thường,phía các tổ chức LHQ có một tổ chức được phân công làm đầu mối (Managing Agent -MA) của chương trình, dự án chung này Phía Việt Nam chỉ có một NIP chịu tráchnhiệm điều phối chương trình, dự án chung

9) "Chương trình quốc gia (CTQG)" là chương trình trung hạn (thường có chu kỳ 5

năm) mang tính tổng thể của một tổ chức LHQ hỗ trợ cho Việt Nam, được Chính phủViệt Nam và Hội đồng điều hành của tổ chức LHQ tương ứng phê duyệt

10) "Cơ quan chủ quản chương trình, dự án (CQCQ)", được định nghĩa tại Quy chế

quản lý và sử dụng ODA ban hành kèm Nghị định 131/2006/NĐ-CP của Chính phủ, là

các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan trực thuộc Chính phủ, các cơ quan Trungương của tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức nghề nghiệp, các cơ quan trực thuộcQuốc hội, Toà án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao và Ủy ban nhândân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là “Ủy ban nhân dâncấp tỉnh”) có chương trình, dự án.

Cơ quan chủ quản chương trình, dự án đóng vai trò là Cơ quan điều hành theo địnhnghĩa tại Hiệp định trợ giúp cơ bản chuẩn (Standard Basic Assistance Agreement) được

ký kết năm 1978 giữa Chính phủ với UNDP và có hiệu lực với UNFPA khi cơ quannày thực hiện một chương trình, dự án và sẽ đóng vai trò là Cơ quan phối hợp khi một

tổ chức quốc tế khác điều hành và trực tiếp thực hiện chương trình, dự án đó

11) "Cơ quan đồng thực hiện (Co-Implementing Partner - CIP)" là cơ quan, tổ chức có

tư cách pháp nhân trong hoặc ngoài nước được Cơ quan thực hiện lựa chọn trên cơ sởtham khảo ý kiến với Văn phòng tổ chức LHQ, và phê duyệt trong DPO CIP chịutrách nhiệm trước NIP đối với việc trực tiếp thực hiện một hoặc một số hoạt động trongchương trình, dự án được Cơ quan thực hiện và Văn phòng tổ chức LHQ đồng ý Mốiquan hệ công tác và trách nhiệm phối hợp ràng buộc giữa CIP với Cơ quan thực hiệnđược quy định cụ thể và thông qua trong Hợp đồng trách nhiệm giữa Cơ quan thựchiện và CIP

12) "Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định dự án" là đơn vị trực thuộc Cơ quan chủ quản

chương trình, dự án (nhưng không phải là Cơ quan thực hiện dự án) có năng lựcchuyên môn, được chỉ định làm nhiệm vụ tổ chức và chủ trì việc thẩm định chươngtrình, dự án hỗ trợ kỹ thuật do LHQ trợ giúp

13) "Cơ quan thực hiện (Implementing Partner - IP)" là một thực thể có tư cách pháp

nhân, được Chính phủ và LHQ thống nhất lựa chọn và ghi nhận trong DPO để trực tiếpquản lý và thực hiện chương trình, dự án do tổ chức LHQ trợ giúp Cơ quan thực hiệnchịu hoàn toàn trách nhiệm và trách nhiệm giải trình trước cấp có thẩm quyền củaChính phủ Việt Nam và tổ chức LHQ về kết quả của chương trình, dự án và về việc sửdụng có hiệu quả nguồn lực do tổ chức LHQ cung cấp

Cơ quan thực hiện có thể bao gồm các cơ quan, tổ chức của Việt Nam thuộc Nhà nước,Đảng, các tổ chức quần chúng hoặc tổ chức xã hội được thành lập theo luật pháp Việt

Nam (được gọi là Cơ quan thực hiện quốc gia và viết tắt là NIP) hoặc các cơ quan thực hiện quốc tế và viết tắt là IIP, bao gồm các tổ chức LHQ, các tổ chức phi chính phủ

nước ngoài và các tổ chức liên chính phủ

14) "Cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo" là một tổ chức được đăng ký thành lập và hoạt

động một cách hợp pháp, có chức năng và năng lực thực hiện các hoạt động đào tạo vềcác nội dung, theo các hình thức mà dự án yêu cầu

15) "Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ" là danh sách các chương trình, dự án do Bộ KHĐT

tổng hợp từ các danh mục chương trình, dự án yêu cầu LHQ hỗ trợ của CQCQ, đượcgửi Thủ tướng Chính phủ phê duyệt làm cơ sở để vận động tài trợ của các tổ chứcLHQ

16) "Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ" là Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ đã được

tổ chức LHQ chấp thuận về nguyên tắc tài trợ cho chương trình, dự án thuộc Danh mụcnày

17) "Dự án" là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau nhằm đạt được một hoặc

một số mục tiêu xác định, được thực hiện trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gianxác định, dựa trên những nguồn lực xác định

18) "Dự án hỗ trợ kỹ thuật" là dự án có mục tiêu hỗ trợ phát triển năng lực và thể chế

hoặc cung cấp các yếu tố đầu vào kỹ thuật để chuẩn bị, thực hiện các chương trình, dự

án thông qua các hoạt động cung cấp chuyên gia, đào tạo, hỗ trợ trang thiết bị, tư liệu

và tài liệu, tham quan khảo sát, hội thảo

19) "Đánh giá" là hoạt động định kỳ xem xét toàn diện, có hệ thống và khách quan về tính

phù hợp, hiệu quả, hiệu suất, tác động và mức độ bền vững của chương trình, dự án để

có những điều chỉnh cần thiết và rút ra những bài học kinh nghiệm để áp dụng cho giaiđoạn thực hiện tiếp theo và áp dụng cho các chương trình, dự án khác

20) "Đánh giá năng lực quản lý tài chính của Cơ quan thực hiện” (còn gọi là Đánh giá

vi mô) là hoạt động do LHQ và Chính phủ chủ trì thực hiện nhằm đánh giá tổng thể

năng lực quản lý tài chính của Cơ quan thực hiện quốc gia và kiểm điểm dòng lưuchuyển kinh phí, bố trí nhân sự quản lý tài chính, các chính sách và thủ tục kế toán,kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, các chế độ thông tin, báo cáo và giám sát tìnhhình thực hiện tài chính Việc đánh giá vi mô tập trung làm rõ sự tuân thủ của NIP đốivới các chính sách, quy định và cách thức tổ chức quản lý của Chính phủ cũng như củachính cơ quan thực hiện quốc gia đó

21) "Đề cương chi tiết dự án (DPO)" là văn bản tóm tắt các hợp phần chính của một dự

án, trong đó có phần luận chứng, tóm lược các kết quả dự kiến, dự trù ngân sách, biệnpháp thực hiện, cơ cấu quản lý và cơ chế điều phối dự án DPO là một văn bản mangtính bắt buộc, được kèm theo Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ đệ trình Thủ tướng Chínhphủ phê duyệt trước khi được chi tiết hóa thành các Kế hoạch công tác năm và, nếu nhàtài trợ yêu cầu, thành Văn kiện dự án

22) "Điều khoản tham chiếu (TOR)" là văn bản mô tả mục tiêu, kết quả, phương pháp

tiếp cận, kế hoạch thực hiện, v.v đối với một sự kiện, một chuyến công tác, một hợpđồng dịch vụ nhằm hỗ trợ việc thực hiện dự án

23) "Hoạt động bảo đảm (assurance)" là việc kiểm tra và theo dõi một cách khách quan

nhằm bảo đảm rằng các kế hoạch công tác đã phê duyệt được hoàn thành và các nguồnlực được sử dụng theo quy chế, thủ tục đã được xác lập

24) "Kế hoạch công tác năm (AWP)" là tập hợp mang tính lô-gíc các hoạt động dự kiến

thực hiện trong một năm dương lịch, các nguồn lực cần thiết, các kết quả dự kiến, cácbên liên quan và dự kiến khung thời gian cho việc thực hiện các hoạt động đó AWPđược trình bày theo các kết quả, có nghĩa là các hoạt động, đầu vào và ngân sách của

dự án được trình bày theo kết quả đầu ra tương ứng được thực hiện trong năm kếhoạch AWP cũng xác định rõ ràng trách nhiệm của từng bên tham gia vào việc thựchiện một hoạt động hay một nhóm hoạt động trong năm kế hoạch

25) "Kế hoạch chung" là bản Kế hoạch trung hạn (thường có chu kỳ 5 năm) được các tổ

chức LHQ và Chính phủ Việt Nam xây dựng để thực hiện các hoạt động hợp tác pháttriển của các tổ chức LHQ tại Việt Nam

Đối với một số tổ chức LHQ, Kế hoạch chung cùng với các DPO hoặc Văn kiện dự ánhay Kế hoạch tác nghiệp nêu tại các thỏa thuận hợp tác khung được ký giữa Chính phủViệt Nam với các tổ chức LHQ đó và AWP được ký kết để thực hiện Kế hoạch chung,được hiểu là Văn kiện Chương trình quốc gia 1

26) "Kế hoạch đấu thầu" là một công cụ quản lý do Giám đốc dự án xây dựng, thể hiện

nhu cầu mua sắm được phê duyệt cho kế hoạch tổng thể hay kế hoạch hằng năm của dự

1 Đó là Hiệp định hợp tác cơ bản ký ngày 12 tháng 2 năm 1979 với UNICEF và Hiệp định trợ giúp cơ bản

án Theo quy định của Luật Đấu thầu, Kế hoạch đấu thầu bao gồm các thông tin về tên,giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, thời gianlựa chọn nhà thầu, hình thức hợp đồng và thời gian thực hiện hợp đồng.

27) "Kiểm toán" là việc kiểm tra theo kế hoạch hoặc đột xuất các hoạt động tài chính của

chương trình, dự án nhằm đảm bảo ở mức hợp lý với tổ chức LHQ rằng các nguồn lực

do tổ chức đó cung cấp được quản lý chặt chẽ, được sử dụng đúng mục đích và có hiệuquả theo đúng kế hoạch của dự án và các quy định của Chính phủ cũng như của tổ chứcLHQ

28) "Khung trợ giúp phát triển của LHQ (UNDAF)" là văn bản chiến lược chung cho

các hoạt động tác nghiệp của Hệ thống LHQ ở cấp quốc gia UNDAF thể hiện sự trợgiúp mang tính tập thể, chặt chẽ và lồng ghép đối với các ưu tiên và nhu cầu quốc gia,trong khuôn khổ các Mục tiêu phát triển Thiên niên kỷ cũng như các cam kết, mục tiêu

và chỉ tiêu của Tuyên bố Thiên niên kỷ và các hội nghị thượng đỉnh, hội nghị, côngước và các thỏa thuận về quyền con người được Hệ thống LHQ bảo trợ UNDAF đượcxây dựng dựa trên các phân tích của Đánh giá chung về tình hình quốc gia (CCA) vàcác văn bản về chiến lược, chính sách phát triển kinh tế - xã hội của Việt Nam, là bướctiếp theo trong quy trình xây dựng các chương trình quốc gia và dự án hợp tác của Hệthống LHQ

29) "Nhóm điều phối chương trình của LHQ (PCG)" là cơ chế trong Sáng kiến Một

LHQ tại Việt Nam nhằm nâng cao sự phối hợp và tác động chung giữa các tổ chứcLHQ và với Chính phủ đối với từng lĩnh vực hoạt động chuyên môn (kết quả đầu ra)của Kế hoạch chung Cơ chế này góp phần nâng cao hiệu quả, tăng cường sự gắn kết

và giảm chi phí giao dịch cho tất cả các bên trong việc thực hiện Kế hoạch chung

30) "Nhóm Theo dõi và Đánh giá của LHQ (Nhóm TDĐG)" là nhóm chuyên viên thuộc

các tổ chức LHQ tại Việt Nam được chỉ định để giúp Ban chỉ đạo Kế hoạch chungtrong việc xây dựng và triển khai thực hiện các công cụ và kế hoạch nhằm theo dõi,đánh giá và báo cáo về tiến độ và kết quả của Kế hoạch chung của LHQ tại Việt Nam

31) "Phương thức chuyển tiền" là cách thức mà tổ chức LHQ sử dụng khi hỗ trợ một dự

án để chuyển kinh phí viện trợ của mình cho Cơ quan thực hiện Có bốn cách chuyểntiền là:

- Tổ chức LHQ chuyển thẳng cho Cơ quan thực hiện (direct cash transfer);

- Tổ chức LHQ thay mặt Cơ quan thực hiện trả trực tiếp cho bên thứ ba (directpayment);

- Tổ chức LHQ hoàn lại cho Cơ quan thực hiện khoản kinh phí mà Cơ quan này đãứng trước để thực hiện hoạt động (reimbursement); và

- Tổ chức LHQ tự chi trả cho các hoạt động mà mình trực tiếp thực hiện (directimplementation)

32) "Phương thức quốc gia thực hiện (NIM)" là cơ chế áp dụng khi cơ quan hoặc tổ

chức của quốc gia trực tiếp quản lý, điều hành và thực hiện toàn bộ hay một phầnchương trình, dự án do LHQ hỗ trợ kể cả việc huy động các đầu vào cần thiết và sửdụng các đầu vào để thực hiện các kết quả đề ra trong kế hoạch công tác được phêduyệt Theo đó, cơ quan hoặc tổ chức quốc gia này chịu trách nhiệm giải trình trướccấp có thẩm quyền của Chính phủ Việt Nam và tổ chức LHQ về kết quả các hoạt độngđược phân giao và về việc sử dụng có hiệu quả nguồn lực được cung cấp

33) "Phương thức quốc tế thực hiện (DIM)" là cơ chế áp dụng khi cơ quan hoặc tổ chức

quốc tế trực tiếp quản lý, điều hành và thực hiện toàn bộ hay một phần chương trình,

dự án do LHQ hỗ trợ cho quốc gia kể cả việc huy động các đầu vào cần thiết và sửdụng các đầu vào để thực hiện các kết quả đề ra trong kế hoạch công tác được phêduyệt Theo đó, cơ quan hoặc tổ chức quốc tế này chịu trách nhiệm giải trình trước cơquan cấp trên của mình về kết quả các hoạt động được phân giao và về việc sử dụng cóhiệu quả nguồn lực được cung cấp

34) Quỹ Kế hoạch chung (OPF)" là quỹ tài trợ phát triển được LHQ tại Việt Nam cùng

nhau thành lập nhằm tạo thuận lợi cho việc phối hợp huy động, phân bổ và giải ngâncác nguồn lực mà các nhà tài trợ đóng góp cho các hợp phần còn thiếu kinh phí của Kếhoạch chung Về phía LHQ, Quỹ được đặt dưới quyền điều hành chung của Điều phốiviên thường trú LHQ tại Việt Nam và dưới sự quản lý hàng ngày của một Cơ quanquản trị mà hiện nay là UNDP

35) "Theo dõi" là hoạt động thường xuyên cập nhật toàn bộ các thông tin liên quan đến

tình hình thực hiện chương trình, dự án; Phân loại và phân tích thông tin; Kịp thời đềxuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm đảm bảochương trình, dự án được thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng

và trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định

36) "Trách nhiệm giải trình" của một cơ quan hay tổ chức là trách nhiệm chứng minh

một công việc đã được cơ quan hay tổ chức đó thực hiện theo các quy chế, chuẩn mựcthỏa thuận và báo cáo một cách trung thực, chính xác về hiệu quả thực hiện công việc

so với nhiệm vụ, kế hoạch được giao Đó còn là trách nhiệm chứng minh cơ quan hay

tổ chức sử dụng có hiệu quả các nguồn lực được giao

37) "Văn kiện Chương trình quốc gia (CPD)" là văn bản mô tả đề xuất các nội dung hợp

tác của mỗi tổ chức LHQ - thành viên Ban chấp hành (ExCom) Nhóm các tổ chứcthuộc hệ thống phát triển của LHQ (UNDG), được đệ trình Ban chấp hành của Tổ chức

đó phê duyệt CPD nêu lên các vấn đề mà chương trình hợp tác của Tổ chức đó ưu tiên

xử lý, đề ra các hợp phần của chương trình hợp tác, các giải pháp chiến lược để thựchiện kết quả đề ra và nguồn lực cần thiết để thực hiện các kết quả đó

38) "Văn phòng tổ chức LHQ (UNCO)" là văn phòng tại Việt Nam đại diện cho một tổ

chức LHQ

39) "Văn phòng Điều phối viên thường trú LHQ (UNRCO)" là văn phòng của quan

chức được Tổng Thư ký LHQ bổ nhiệm để thay mặt LHQ điều phối hoạt động tácnghiệp của các tổ chức LHQ tại Việt Nam

PHẦN I – CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠOChương 1 – CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG

1 Theo tôn chỉ và trên cơ sở những lợi thế so sánh của mình, các tổ chức LHQ hỗ trợ

cho Việt Nam thông qua cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, tri thức và nâng cao năng lực ở các cấp

Để sự hỗ trợ này ngày càng hiệu quả hơn, các tổ chức LHQ đã cùng Chính phủ Việt Nam và

các nhà tài trợ khác tham gia thực hiện Cam kết Hà Nội về hiệu quả viện trợ (tháng 6/2005) được xây dựng trên cơ sở Tuyên bố Pa-ri về hiệu quả viện trợ (tháng 3/2005) của cộng đồng các nhà tài trợ quốc tế Các nguyên tắc của Cam kết Hà Nội trở thành kim chỉ

nam cho việc quản lý và thực hiện Kế hoạch chung và các chương trình, dự án (sau đây gọi

chung là dự án) do các tổ chức LHQ hỗ trợ cho Việt Nam.

2 Trong Cam kết Hà Nội, các bên đã cam kết cùng đổi mới phương thức và cách

thức quản lý hỗ trợ để tăng cường hiệu quả hỗ trợ phát triển, góp phần đạt được các mục tiêuphát triển của Việt Nam vào năm 2010 và các mục tiêu Phát triển Thiên niên kỷ (MDG) vàonăm 2015 Những cam kết này được tái khẳng định và nhấn mạnh hơn tại Diễn đàn cấp caolần thứ 3 về Hiệu quả viện trợ, tổ chức tại Accra, Gha-na, từ 2 đến 4 tháng 9 năm 2008 Dưới

đây là trích dẫn những nội dung liên quan của năm nguyên tắc chung được rút ra từ Cam kết

Hà Nội:

2.1 Tinh thần làm chủ (Chính phủ Việt Nam xác định các chính sách phát triển)

Chính phủ Việt Nam làm chủ các chiến lược và chính sách phát triển của đất nướcmình, do đó Chính phủ đóng vai trò lãnh đạo trong việc xây dựng và thực hiện các Kế hoạchPhát triển kinh tế - xã hội 5 năm của quốc gia Trong vai trò này, Chính phủ hợp tác với cácnhà tài trợ, thông qua quá trình tham vấn rộng rãi để lồng ghép hỗ trợ phát triển chính thức(ODA) vào công tác lập và thực hiện kế hoạch của Chính phủ Đồng thời, Chính phủ ViệtNam tăng cường hơn nữa vai trò lãnh đạo trong điều phối viện trợ ở tất cả các cấp

2.2 Tuân thủ hệ thống quốc gia (các nhà tài trợ tuân thủ các chiến lược của Việt Nam và cam kết sử dụng các hệ thống của quốc gia được tăng cường)

Các nước, tổ chức cung cấp ODA cho Chính phủ trên cơ sở Kế hoạch phát triển kinh

tế - xã hội 5 năm của Việt Nam và các kế hoạch, chương trình phát triển khác của ngành, địaphương, vùng và quốc gia Để làm việc này, các nhà tài trợ sẽ sử dụng đến mức tối đa các hệthống và quy trình quản lý của Việt Nam Trong những trường hợp các nhà tài trợ không thể

sử dụng các hệ thống và quy trình quản lý của Việt Nam thì các bên có thể thỏa thuận vànhất trí áp dụng các biện pháp và thủ tục bổ sung để tăng cường các hệ thống và quytrình quản lý của Việt Nam Thực hiện nguyên tắc này, các nhà tài trợ cam kết không tạo ra

bộ máy riêng của mình (song song với bộ máy quản lý các bên đã nhất trí thiết lập) để quản

lý và thực hiện công việc hàng ngày của các dự án mình đang hỗ trợ Đồng thời, các nhà tàitrợ giảm dần việc khuyến khích bằng tiền đối với các quan chức Chính phủ hiện đang quản

lý các dự án viện trợ và không khuyến khích như vậy đối với các hoạt động tài trợ trongtương lai

2.3 Hài hòa và tinh giản (các nhà tài trợ sử dụng các công cụ chung và tinh giản thủ tục)

Các nhà tài trợ cùng thống nhất cách thức hoạt động và đơn giản hoá các thủ tụcthông qua các hoạt động chung liên quan đến công tác lập kế hoạch, xây dựng, thực hiện,

theo dõi và đánh giá các dự án viện trợ của mình tại Việt Nam Các nhà tài trợ sẽ phân cấp

và uỷ quyền cho các cơ quan đại diện của mình tại Việt Nam một cách tối đa Cả Chính phủ

và các nhà tài trợ sẽ tăng dần việc sử dụng cách tiếp cận quản lý theo chương trình Đồngthời, với việc phân công giữa các nhà tài trợ cũng hiệu quả hơn thì việc hợp tác chặt chẽ sẽđược phát huy

2.4 Quản lý dựa vào kết quả (quản lý nguồn lực và cải thiện việc ra các quyết định hướng tới kết quả)

Chính phủ và các nhà tài trợ cùng áp dụng nguyên tắc quản lý dựa vào kết quả nhằmđạt hiệu quả tối đa việc sử dụng các khoản viện trợ, đồng thời quản lý tốt việc thực hiện Kếhoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm và các kế hoạch, chương trình phát triển ngành, địaphương, vùng và quốc gia Các nhà tài trợ lồng ghép tài trợ của mình vào các chương trìnhquốc gia để đóng góp cho việc thực hiện mục tiêu của các chương trình này Đồng thời, việcthực hiện mục tiêu và hiệu quả của các dự án tài trợ cũng sẽ được đánh giá bởi hệ thốngđánh giá của Chính phủ thông qua việc sử dụng các chỉ số đã được thống nhất giữa các bên

2.5 Trách nhiệm chung (Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ chia sẻ trách nhiệm đối với các kết quả phát triển)

Chính phủ và các nhà tài trợ chịu trách nhiệm với nhau về việc sử dụng có hiệu quảcác nguồn lực phát triển

Các nhà tài trợ có trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời, minh bạch và đầy đủ vềnguồn tài trợ và định hướng chương trình để Chính phủ Việt Nam có thể lập và trình cơ quanlập pháp và công chúng các báo cáo ngân sách tin cậy và điều phối viện trợ một cách hiệuquả

Chính phủ và các nhà tài trợ cần cùng nhau tiến hành đánh giá và tổ chức các đợtkiểm điểm độc lập thường niên đối với tiến độ thực hiện các cam kết chung về nâng cao hiệuquả tài trợ và phấn đấu đạt kết quả tốt hơn thông qua các cơ chế hiện hành và ngày càngkhách quan hơn của Việt Nam

Chương 2 – CÁC NGUYÊN TẮC ĐẶC THÙ

Theo 5 nguyên tắc chỉ đạo nêu Chương 1 trên đây và các nội dung cơ bản của ‘Sángkiến Một LHQ’ tại Việt Nam, Chính phủ Việt Nam cùng các tổ chức LHQ thống nhất cácnguyên tắc chính cho việc quản lý và thực hiện chương trình và dự án do LHQ hỗ trợ choViệt Nam như sau:

1 Đảm bảo việc thực hiện trách nhiệm của Việt Nam đối với các thỏa thuận đa

phương mà Việt Nam là một bên tham gia ký kết trong khuôn khổ LHQ

2 Cơ sở pháp lý cho các hoạt động hợp tác phát triển giữa Chính phủ và các tổ chức

LHQ tại Việt Nam là các Hiệp định hợp tác cơ bản được ký kết giữa Chính phủ và các tổchức này2 Do vậy, trong quá trình áp dụng Quy chế này nếu có những nội dung không đượcquy định hoặc khác biệt giữa Quy chế với Hiệp định hợp tác cơ bản gây ra tranh chấp giữacác bên liên quan mà không giải quyết được bằng hợp tác và tham vấn ở các cấp, thì các nộidung đó sẽ thực hiện theo quy định của Hiệp định hợp tác cơ bản

3 Các tổ chức LHQ là đối tác phát triển tin cậy của Chính phủ Tôn chỉ xuyên suốt

của các tổ chức LHQ là hỗ trợ Chính phủ thực hiện các cam kết quốc tế của mình, thực hiệncác Mục tiêu phát triển Thiên niên kỷ và các công ước về quyền con người của LHQ mà ViệtNam cam kết tham gia Các tổ chức LHQ thực hiện tôn chỉ của mình bằng cách cung cấp trợgiúp kỹ thuật cho Việt Nam, qua đó góp phần tăng cường năng lực và thực hiện các mục tiêuphát triển quốc gia

4 Áp dụng và thực hiện tối đa hệ thống các quy định và quy trình thủ tục quốc gia về

quản lý và sử dụng ODA Trong trường hợp không khả thi, các tổ chức LHQ tương ứng sẽ

hỗ trợ Chính phủ để thống nhất xây dựng và áp dụng các quy định và thủ tục mang tính hàihòa Nếu cả hai trường hợp trên đều không thực hiện được, các quy định của tổ chức LHQtài trợ sẽ được áp dụng

5 Cơ quan thực hiện chương trình, dự án chịu trách nhiệm toàn bộ trước cấp có thẩm

quyền của Chính phủ Việt Nam và tổ chức LHQ về sự thành công của dự án theo mục tiêu

đề ra Cơ quan đồng thực hiện dự án chịu trách nhiệm trước Cơ quan thực hiện về kết quảthực hiện phần việc của mình

6 HPPMG cũng được áp dụng đối với việc quản lý chương trình chung (joint

programmes) do các tổ chức LHQ hỗ trợ trừ trường hợp nhà tài trợ có yêu cầu khác và Chínhphủ Việt Nam thống nhất áp dụng yêu cầu đó

7 HPPMG trước hết được áp dụng cho các dự án do UNDP, UNFPA và UNICEF là

thành viên của Ban chấp hành (ExCom) các tổ chức thuộc hệ thống phát triển của Liên hợpquốc (UNDG) hỗ trợ Dự kiến các tổ chức khác thuộc hệ thống LHQ tại Việt Nam sẽ ápdụng HPPMG theo lộ trình sẽ được thống nhất với các cơ quan hữu quan của Chính phủ ViệtNam

8 Đảm bảo tính minh bạch của tất cả các quy trình, thủ tục, hoạt động sử dụng kinh

phí của Kế hoạch chung và các CTQG đã được Chính phủ Việt Nam và Hội đồng điều hànhcủa từng tổ chức của LHQ thông qua, bao gồm việc chia sẻ thông tin có liên quan giữa cácđối tác

2 Đó là Hiệp định Hợp tác cơ bản đối với UNICEF và Hiệp định Trợ giúp cơ bản chuẩn đối với UNDP, đồng thời có hiệu lực đối với UNFPA

9 Các tổ chức LHQ chịu trách nhiệm giải trình trước Hội đồng chấp hành của mình

đối với việc tuân thủ đầy đủ các luật lệ, quy định và thủ tục của tổ chức tương ứng Do vậy,khi trực tiếp thực hiện các hoạt động dự án, Văn phòng của tổ chức LHQ (UNCO) sẽ ápdụng các luật lệ, quy định và thủ tục của tổ chức mình và các quy định có liên quan trongHPPMG

PHẦN II – QUẢN LÝ CẤP CHƯƠNG TRÌNH

Chương 1 – CƠ CHẾ QUẢN LÝ HỢP TÁC PHÁT TRIỂN

VIỆT NAM - LIÊN HỢP QUỐC

I CHU TRÌNH HỢP TÁC PHÁT TRIỂN VIỆT NAM-LIÊN HỢP QUỐC

Hợp tác phát triển giữa Việt Nam và LHQ diễn ra theo từng chu trình khép kín, thông thường với thời hạn là 5 năm, trùng với chu kỳ kế hoạch phát triển của đất nước, gồm các bước nối tiếp nhau: 1) Xây dựng Báo cáo đánh giá chung về tình hình quốc gia (CCA) và Xây dựng Khung trợ giúp phát triển của LHQ cho Việt Nam (UNDAF); 2) Xây dựng Văn kiện CTQG của các tổ chức thuộc Ban chấp hành (ExCom) Nhóm các tổ chức thuộc hệ thống phát triển của LHQ (UNDG), nếu có yêu cầu; 3) Xây dựng Kế hoạch chung hợp tác giữa Chính phủ Việt Nam và các tổ chức LHQ thay thế các Kế hoạch hành động thực hiện Chương trình quốc gia (CPAP) trước đây của các tổ chức LHQ; 4) Xây dựng Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ kèm theo Đề cương chi tiết dự án; 5) Xây dựng Văn kiện dự án trong trường hợp có yêu cầu của bên tài trợ; 6) Xây dựng và phê duyệt Kế hoạch công tác năm của các dự án; 7) Thực hiện, theo dõi và đánh giá các dự án, các CTQG (nếu có yếu cầu) và Kế hoạch chung; và 8) Kết thúc các dự án, các CTQG và Kế hoạch chung.

Development Cooperation Cycle

between Viet Nam

and the UN

1 Đánh giá chung về tình hình quốc gia (CCA) / Khung trợ giúp phát triển của LHQ (UNDAF)

8 Kết thúc các

dự án, CTQG &

Kế hoạch chung

3 Kế hoạch chung

6 Kế hoạch công tác năm (AWP)

Chu trình hợp tác phát triển giữa Việt Nam và LHQ

5 Văn kiện dự án (nếu có yêu cầu)

4 Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ (kèm theo DPO)

1 Xây dựng Báo cáo Đánh giá chung về tình hình quốc gia (CCA) và Khung trợ giúp phát triển của Liên Hợp Quốc (UNDAF)

1.1 Việc xây dựng CCA và UNDAF là bước đầu tiên trong chu kỳ hợp tác của LHQ.

CCA phân tích các thách thức phát triển và các vấn đề về năng lực của nước chủ nhà, đồngthời xác định nhu cầu về trợ giúp từ bên ngoài để khắc phục những thách thức và vấn đề đó.UNDAF phân thích các lợi thế so sánh của LHQ và xác định các lĩnh vực ở đó sự trợ giúpcủa LHQ có thể phát huy lợi thế so sánh của hệ thống này đối với sự nghiệp phát triển củanước chủ nhà thông qua tăng cường năng lực, tuyên truyền vận động, xây dựng quan hệ đốitác và tư vấn chính sách Khi triển khai các hoạt động trợ giúp của mình, LHQ hợp tác vớitất cả các đối tác để thực hiện Tuyên bố Thiên niên kỷ và thực hiện các mục tiêu phát triểnđược quốc tế đồng thuận, trong đó có các MDG, các chuẩn mực và quy tắc quốc tế và cácnghĩa vụ thực hiện hiệp ước quốc tế

1.2 Sự hợp tác của LHQ với các nước chủ nhà được chỉ đạo bởi năm nguyên tắc xây

dựng và thực hiện chương trình trợ giúp liên quan mật thiết với nhau, đó là: a) Phương pháptiếp cận từ góc độ quyền con người, b) Bình đẳng giới, c) Tính bền vững về môi trường, d)Quản lý theo kết quả, và e) Phát triển năng lực

1.3 Bốn bước chính trong quy trình xây dựng CCA/UNDAF gồm a) Lập lộ trình, b)

Phân tích tình hình quốc gia, c) Lập kế hoạch chiến lược và d) Theo dõi và đánh giá Cụ thểlà:

1.3.1 Lập lộ trình là bước bắt buộc đầu tiên trong quy trình xây dựng CCA/UNDAF.

Lộ trình này phải phù hợp với chu kỳ lập kế hoạch phát triển của nước chủ nhà và đưa ra cácbước và các mốc thời gian cho việc xây dựng CCA/UNDAF

1.3.2 Phân tích tình hình quốc gia là phần cốt lõi của CCA và là bước tiếp theo của

quy trình xây dựng CCA/UNDAF Phân tích này xác định những lĩnh vực ở đó nước chủ nhàchưa hoàn thành việc thực hiện các mục tiêu phát triển và chuẩn mực được quốc tế chấpthuận và LHQ có thể hỗ trợ nước chủ nhà như thế nào để thực hiện thành công nhiệm vụnày, với việc đánh giá xác thực khả năng chuyên môn và giá trị gia tăng của LHQ Là mộtphần của bước này, LHQ cũng tiến hành Đánh giá hệ thống quản lý tài chính công của nướcchủ nhà (còn gọi là “Đánh giá vĩ mô”) Việc đánh giá này tốt nhất được tiến hành bằng cách

sử dụng các đánh giá tương tự đã được thực hiện bởi các đối tác phát triển khác và (hoặc)bởi chính Chính phủ của nước chủ nhà Trên thực thế, Nhóm lãnh đạo các tổ chức LHQ ởnước sở tại được phép linh hoạt trong việc xây dựng CCA, theo đó họ có thể tham gia vàomột phân tích do Chính phủ chủ trì hoặc tiến hành phân tích bổ sung do LHQ chủ trì hoặc tổchức một quy trình làm CCA hoàn chỉnh

1.3.3 Lập kế hoạch chiến lược trong đó việc xây dựng một Khung kết quả cho

UNDAF là phần việc cốt lõi nhất Khung kết quả này cung cấp định hướng chiến lược chochu kỳ Chương trình quốc gia và các kết quả chính dự kiến cho sự trợ giúp của LHQ vàđược thực hiện thông qua các chương trình, dự án của các tổ chức LHQ, các chương trìnhchung, các kế hoạch cũng như thông qua ý kiến tư vấn cho việc xây dựng các kế hoạch củaChính phủ Chính phủ và LHQ nghiên cứu và đồng thời xin ý kiến góp ý của các đối táckhác về Dự thảo UNDAF để hoàn chỉnh trước khi trình cho cơ quan hữu quan của LHQ góp

ý chính thức Cuối cùng, Chính phủ và LHQ hoàn thiện UNDAF trên cơ sở các ý kiến góp ý

và cùng phê duyệt trước khi chính thức công bố để thực hiện

1.3.4 Việc thực hiện UNDAF được Chính phủ và LHQ theo dõi chặt chẽ và đánh

giá theo yêu cầu Các hoạt động theo dõi và đánh giá này dựa vào Kế hoạch theo dõi và đánh

giá được soạn thảo trong quá trình xây dựng UNDAF và đính kèm theo văn bản UNDAF

1.4 Văn bản UNDAF bao gồm những phần chính như sau: Trang chữ ký, Giới thiệu,

Các kết quả UNDAF, Các sáng kiến bên ngoài Khung kết quả UNDAF, Dự trù nhu cầu kinhphí, Tổ chức thực hiện, và Kế hoạch theo dõi & đánh giá

1.5 CCA/UNDAF cung cấp những thông tin thiết yếu cho việc xây dựng Văn kiện

Chương trình quốc gia của các tổ chức thành viên Ban chấp hành UNDG (nếu có yêu cầu) và

Kế hoạch chung của LHQ Những hướng dẫn trên đây đang được Chính phủ và LHQ xemxét áp dụng thử nghiệm tại Việt Nam - với tư cách là một nước thí điểm chương trình cảicách của LHQ – trong việc xây dựng Kế hoạch chung sắp tới của LHQ tại Việt Nam Trongquá trình thử nghiệm, hai bên cũng xác định các bước đi cụ thể và trách nhiệm của các bênliên quan (LHQ, Chính phủ và các đối tác khác)

2 Xây dựng Văn kiện CTQG của từng tổ chức của ExCom/UNDG

2.1 Nếu một tổ chức thành viên ExCom/UNDG nào đó phải trình Văn kiện CTGQ

cho Hội đồng Chấp hành phê duyệt, tổ chức này sẽ tiến hành xây dựng Văn kiện CTGQ trên

cơ sở văn bản UNDAF đã được phê duyệt và ký kết

2.2 Văn kiện CTQG mô tả những định hướng chiến lược, nội dung và địa bàn chính

ưu tiên hỗ trợ cho Việt Nam của từng tổ chức thành viên ExCom/UNDG trong thời gian củachu kỳ hợp tác (thường là 5 năm) cũng như đối tượng tác động chính mà Chương trìnhhướng tới trong giai đoạn này Văn kiện CTQG nêu rõ tổng ngân sách dự kiến tài trợ choChương trình đó, bao gồm ngân sách thường xuyên đã được cam kết và dự kiến ngân sáchcần vận động thêm cho Chương trình Các nội dung và phương thức tiếp cận để hỗ trợ ViệtNam được xác định trong Văn kiện CTQG sẽ được Chính phủ Việt Nam và các tổ chứcLHQ cụ thể hóa tại văn bản Kế hoạch chung được xây dựng trong khuôn khổ ‘Sáng kiếnMột LHQ’ tại Việt Nam

2.3 Quy trình cơ bản xây dựng Văn kiện CTQG được tiến hành theo những bước sau

đây:

Bước 1: Bộ KHĐT và Văn phòng từng tổ chức thành viên ExCom/UNDG tại Việt

Nam (UNCO) cùng các CQQLVT thảo luận và nhất trí về TOR và kế hoạch xây dựng Vănkiện CTQG

Bước 2: Các CQQLVT cùng các cơ quan quản lý chuyên ngành của Việt Nam và

từng UNCO và các chuyên gia (nếu cần) xây dựng Văn kiện CTQG có sự tham vấn chặt chẽvới các cơ quan liên quan khác như các bộ, ban ngành, đoàn thể, địa phương, các tổ chức xãhội dân sự, các nhà tài trợ

Bước 3: Chính phủ Việt Nam phê duyệt Văn kiện CTQG về mặt nguyên tắc Từng

UNCO thông qua Cơ quan trung ương của mình trình Văn kiện CTQG lên Hội đồng chấphành của tổ chức LHQ

Bước 4: Hội đồng chấp hành của tổ chức LHQ xem xét và phê duyệt Văn kiện

CTQG

3 Xây dựng Kế hoạch chung

3.1 Kế hoạch chung bao gồm các nội dung cụ thể, các mục tiêu phát triển và kết quả

đầu ra, các cơ chế quản lý và thực hiện chính của việc hợp tác phát triển giữa Việt Nam vàcác tổ chức LHQ Các mục tiêu và kết quả được phân theo chủ đề, căn cứ vào mối liên quancủa chúng với những mục tiêu đã được nhất trí và các mục tiêu và kết quả này được nêutrong phụ lục kèm theo dự kiến kinh phí từ các nguồn vốn thường xuyên và không thường

xuyên cần có để thực hiện Kế hoạch Sự bố trí như vậy tạo cơ sở cho việc tăng cường tínhhài hòa, thống nhất trong việc thực hiện các mục tiêu và kết quả theo chương trình Kếhoạch chung cũng chỉ rõ chiến lược thực hiện

3.2 Văn bản Kế hoạch chung là cơ sở pháp lý để các bên phối hợp xác định các

chương trình, dự án ưu tiên cần sự trợ giúp của LHQ trong chu kỳ 5 năm của Kế hoạchchung, với các nhóm đối tượng và địa bàn ưu tiên trong các bước triển khai tiếp theo Kếhoạch chung sẽ được quản lý theo Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ cùng các DPO

Kế hoạch chung cũng làm cơ sở để triển khai vận động thêm ngân sách cho các nội dungchưa được bố trí đủ kinh phí Văn bản Kế hoạch chung thay thế các Kế hoạch hành độngChương trình quốc gia (CPAP) riêng lẻ trước đây của từng tổ chức thành viên ExCom

3.3 Thông thường, chu kỳ của Kế hoạch chung là 5 năm Tuy nhiên, trong trường

hợp xảy ra tình trạng khẩn cấp hoặc có những thay đổi lớn đối với môi trường thực hiện hoạtđộng trợ giúp của LHQ, Kế hoạch chung có thể cần phải thay đổi ngoài chu kỳ hoạt độngbình thường của nó Trong những hợp này, các bên cần tiến hành sửa đổi chính thức bản Kếhoạch chung

3.4 Quy trình cơ bản xây dựng Kế hoạch chung được tiến hành theo những bước sau

đây:

Bước 1: Bộ KHĐT, UNRCO cùng các cơ quan liên quan thảo luận và nhất trí về

TOR và kế hoạch xây dựng Kế hoạch chung

Bước 2: Các CQQLVT cùng các cơ quan quản lý chuyên ngành của Việt Nam và

từng UNCO và một số chuyên gia (nếu cần) cùng xây dựng Kế hoạch chung có sự tham vấnchặt chẽ với các cơ quan liên quan khác như các bộ, ban ngành, đoàn thể, địa phương, các tổchức xã hội dân sự, các đối tác phát triển cũng như xin ý kiến chỉ đạo của Trụ sở của từng tổchức LHQ liên quan trước khi phê duyệt

Bước 3: Chính phủ Việt Nam và các tổ chức LHQ xem xét và phê duyệt Kế hoạch

chung

Bước 4: Đại diện Chính phủ, Điều phối viên Thường trú LHQ và đại diện các tổ

chức LHQ tham gia Kế hoạch chung cùng ký kết văn bản Kế hoạch chung

4 Xây dựng Đề cương chi tiết dự án (DPO) và Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ 4.1 DPO kèm theo Danh mục các dự án được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và các

tổ chức LHQ thống nhất hỗ trợ là yêu cầu bắt buộc của phía Việt Nam và là cơ sở pháp lý đểxây dựng AWP và (hoặc) Văn kiện dự án (nếu có yêu cầu của nhà tài trợ) cũng như để triểnkhai thực hiện các dự án

DPO được các CQCQ chủ động và (hoặc) phối hợp với các tổ chức LHQ xây dựngtrên cơ sở Kế hoạch chung Nó là văn bản tóm tắt những nội dung, dự kiến ngân sách vàphương thức quản lý, thực hiện chính của dự án Việc xây dựng DPO là quy trình hài hoàcủa Chính phủ Việt Nam với các tổ chức LHQ nhằm rút ngắn thời gian và giảm chi phí hànhchính trong việc chuẩn bị dự án

Bộ KHĐT tổng hợp từ danh mục chương trình, dự án yêu cầu LHQ hỗ trợ (kèmDPO) của các CQCQ và trình Thủ tướng Chính phủ xem xét và phê duyệt làm cơ sở để vậnđộng tài trợ của các tổ chức LHQ

4.2 Hướng dẫn chi tiết về quy trình xây dựng và nội dung của Danh mục yêu cầu

LHQ hỗ trợ và DPO được mô tả tại Phần III, Chương 1 của HPPMG này

5 Xây dựng Văn kiện dự án

5.1 Văn kiện dự án là tài liệu chi tiết hoá các nội dung, đầu ra, phương thức và kế

hoạch thực hiện của DPO đã được phê duyệt Việc xây dựng Văn kiện dự án không phải làmột yêu cầu bắt buộc đối với các dự án, trừ trường hợp do yêu cầu của nhà tài trợ

5.2 Khi có yêu cầu, NIP phối hợp với UNCO cùng xây dựng Văn kiện dự án Sau

đó, Văn kiện dự án được phê duyệt và ký kết theo các quy định tại Nghị định

131/2006/NĐ-CP và các chính sách, thủ tục của các tổ chức LHQ

5.3 Hướng dẫn chi tiết về quy trình xây dựng và nội dung Văn kiện dự án được mô

tả tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP và Thông tư 04/2007/TT-BKH, có thể truy cập tại trangthông tin điện tử của Bộ KHĐT www.mpi.gov.vn  Hợp tác phát triển  Văn bản phápquy

6 Xây dựng Kế hoạch công tác năm (AWP)

6.1 Thông thường, AWP được xây dựng trên cơ sở các nội dung của DPO kèm theo

Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ Trong trường hợp có Văn kiện dự án, thì AWP cậpnhật và cụ thể hóa kế hoạch hoạt động hằng năm đã dự kiến trong Văn kiện dự án

Danh mục trang thiết bị và vật tư nếu chưa được nêu rõ trong DPO hoặc Văn kiện dự

án thì phải được lập cụ thể khi xây dựng AWP

6.2 NIP chịu trách nhiệm phối hợp với tổ chức LHQ xây dựng AWP AWP có hiệu

lực sau khi được các bên cùng ký kết AWP thể hiện cam kết của các bên tham gia ký kếtđảm bảo cung ứng đầu vào, thực hiện hoạt động và tạo ra kết quả đầu ra cho năm kế hoạch

6.3 Việc xây dựng AWP với các hoạt động và nhu cầu kinh phí phải phù hợp với

khả năng nguồn kinh phí được cấp hoặc sẽ được huy động cho năm kế hoạch đó

6.4 Hướng dẫn chi tiết về quy trình xây dựng và nội dung AWP đối với dự án được

mô tả tại Phần III, Chương 3 của HPPMG này

7 Thực hiện, theo dõi và đánh giá Kế hoạch chung và các dự án

7.1 Ở cấp độ Kế hoạch chung

7.1.1 Trên cơ sở Kế hoạch chung được ký kết, Ban Chỉ đạo liên ngành thực hiện Kếhoạch chung có nhiệm vụ chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc các cơ quan, địa phương và UNCOliên quan trong việc triển khai, thực hiện nội dung, tiến hành theo dõi và đánh giá Kế hoạchchung

7.1.2 Công tác theo dõi và đánh giá Kế hoạch chung bao gồm: xây dựng Khung theodõi và đánh giá, kiểm điểm hàng năm, kiểm điểm giữa kỳ, đánh giá độc lập, các chuyến đitheo dõi thực địa định kỳ hoặc đột xuất Chi tiết công tác theo dõi và đánh giá Kế hoạchchung được mô tả trong Phần II, Chương 2 của HPPMG này

7.2 Ở cấp độ dự án

7.2.1 Trên cơ sở AWP được ký kết, NIP phối hợp với UNCO chỉ đạo PMU, các Banquản lý dự án thành phần (nếu có) và CIP tiến hành thực hiện, theo dõi và đánh giá dự ántheo đúng tiến độ, số lượng và chất lượng công việc đã được ký duyệt

7.2.2 Công tác theo dõi và đánh giá dự án bao gồm: kiểm điểm thường niên việcthực hiện AWP (nếu có), kiểm tra định kỳ và đột xuất của các cơ quan quản lý có liên quan,

kiểm tra tài chính tại chỗ do UNCO thực hiện, đánh giá dự án và kiểm toán định kỳ và kiểmtoán đặc biệt (nếu có).

7.2.3 Chi tiết công tác theo dõi và đánh giá dự án được mô tả trong Phần III, Chương

9 của HPPMG

8 Kết thúc Kế hoạch chung

Kế hoạch chung thường kết thúc vào ngày cuối cùng của năm cuối cùng của Kếhoạch chung

II CƠ CHẾ QUẢN LÝ KẾ HOẠCH CHUNG

1 Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung

1.1 Chính phủ Việt Nam và các tổ chức LHQ cùng phối hợp chỉ đạo việc thực hiện

Kế hoạch chung thông qua Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung Thành phần của Ban Chỉ đạo gồmmột Thứ trưởng của Bộ KHĐT và UNRC với tư cách là đồng Trưởng ban, thành viên là đạidiện có thẩm quyền của các CQQLVT và một số vị Trưởng Đại diện của các tổ chức LHQtheo nguyên tắc luân phiên Căn cứ vào nội dung của từng hoạt động của Ban chỉ đạo, haiđồng Trưởng ban quyết định mời đại diện các Bộ, ban nghành, địa phương và các bên liênquan tham gia

1.2 Ban Chỉ đạo quyết định các vấn đề trên cơ sở đồng thuận Trong trường hợp còn

có ý kiến khác nhau, hai đồng Trưởng ban trao đổi để thống nhất đưa ra quyết định cuốicùng

1.3 Bộ KHĐT và Văn phòng Điều phối viên thường trú LHQ tại Việt Nam thực hiện

nhiệm vụ thư ký cho Ban Chỉ đạo

1.4 Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung có các nhiệm chính sau đây:

1.4.1 Chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc các cơ quan, địa phương liên quan trong việctriển khai thực hiện nội dung Kế hoạch chung đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

1.4.2 Phê duyệt các tiêu chí và nguyên tắc chung để làm cơ sở phân bổ ngân sáchcho Kế hoạch chung từ Quỹ thực hiện Kế hoạch chung, chỉ đạo và khuyến nghị phân bổngân sách;

1.4.3 Rà soát các phương thức thực hiện Kế hoạch chung, phân công trách nhiệmquản lý từng lĩnh vực tương ứng; xác lập các biện pháp khuyến khích, nhân rộng các môhình, cách tiếp cận thành công và các bài học kinh nghiệm trong quá trình thực hiện Kếhoạch chung;

1.4.4 Xác định những điều chỉnh cần thiết và nhu cầu về nguồn lực để thực hiện Kếhoạch chung cho năm tiếp theo;

1.4.5 Chủ động kiến nghị lên Thủ tướng Chính phủ các giải pháp để triển khai cóhiệu quả Kế hoạch chung

1.5 Trách nhiệm, quyền hạn cụ thể của Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung được quy định

tại Quyết định số 916/QĐ-TTg 'Về việc thành lập Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung hợp tác giữaChính phủ Việt Nam và các tổ chức LHQ giai đoạn 2006-2010’ được Thủ tướng Chính phủban hành ngày 15 tháng 7 năm 2008

2 Các cơ quan quản lý viện trợ của Chính phủ (CQQLVT)

2.1 Nhiệm vụ chung của các CQQLVT là giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà

nước về hỗ trợ của LHQ cho Việt Nam Nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng cơ quan nàytrong việc vận động, lập kế hoạch, điều phối, thực hiện, theo dõi và đánh giá các chươngtrình ODA được quy định tại Chương VII của Nghị định 131/2006/NĐ-CP

2.2 Đối với Kế hoạch chung, các CQQLVT cử đại diện làm thành viên Ban Chỉ đạo

Kế hoạch chung và có những trách nhiệm sau đây:

2.2.1 Phối hợp với Điều phối viên thường trú LHQ và Đại diện của các tổ chức LHQtrong việc chỉ đạo thực hiện Kế hoạch chung, đặc biệt là trong việc khuyến khích:

a) Ý thức làm chủ đối với các chính sách, chiến lược và chương trình phát triển quốcgia;

b) Việc áp dụng các chiến lược và kế hoạch phát triển quốc gia cũng như các hệthống, thủ tục quốc gia;

c) Sự hài hòa và đơn giản hóa cách thức lập kế hoạch và quản lý các chương trình, dự

2.2.4 Hợp tác với các tổ chức LHQ trong việc tổ chức kiểm điểm hằng năm các PCG

và Kế hoạch chung và, khi thấy thích hợp, các diễn đàn theo chuyên đề, ngành với sự thamgia của các tổ chức LHQ và các bên có liên quan khác

2.2.5 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức các chuyến viếng thăm thực địa mangtính định kỳ và đột xuất của các nhân viên LHQ, các chuyên gia và các nhà cung cấp dịch vụnhằm theo dõi tất cả các giai đoạn của chương trình hợp tác, gặp gỡ các đối tượng thụ hưởng

và đánh giá tiến độ cũng như hiệu quả của các hoạt động chương trình

2.2.6 Cung cấp cho các tổ chức LHQ và (hoặc) thu thập các phát hiện, dữ liệu, sốliệu thống kê và các thông tin liên quan để phân tích và đánh giá tiến độ việc thực hiện cáckết quả của Kế hoạch chung

3 Văn phòng Điều phối viên thường trú Liên hợp quốc (UNRCO) và Điều phối viên thường trú LHQ (UNRC)

3.1 UNRCO có trách nhiệm hỗ trợ UNRC thực hiện các trách nhiệm của mình và

làm nhiệm vụ thư ký cho Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung

3.2 UNRC thực hiện những nhiệm vụ chính dưới đây:

3.2.1 Với tư cách là người Lãnh đạo chung của LHQ, UNRC là người đối thoạichính của Nhóm UNCT với các nhà lãnh đạo quốc gia, đại diện cho Nhóm UNCT và các

thành viên của Nhóm UNRC có vai trò chỉ đạo các vấn đề mà Nhóm UNCT cần có tiếngnói, lập trường và quan điểm chung, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến UNDAF và Kếhoạch chung

3.2.2 UNRC chỉ đạo chung việc xây dựng và triển khai “Sáng kiến Một LHQ” vàxúc tiến các quyết định chung của LHQ UNRC chỉ đạo và xúc tiến xây dựng sự đồng thuậntrong quá trình soạn thảo, thực hiện và quản lý Kế hoạch chung và Ngân sách chung cũngnhư việc theo dõi và đánh giá nói chung Về phía LHQ, UNRC là người đưa ra quyết địnhcuối cùng đối với những vấn đề liên quan đến Kế hoạch chung và Ngân sách chung trongtrường hợp không thể có quyết định chung, dựa trên các tiêu chí được Ban chỉ đạo xác định

và trên nguyên tắc tôn trọng đầy đủ các ưu tiên của Kế hoạch chung

3.2.3 UNRC chỉ đạo việc huy động nguồn lực cho Quỹ Kế hoạch chung và giám sátviệc phân bổ nguồn vốn từ nguồn quỹ này dựa trên các quyết định của Ban Vận động vàphân bổ Quỹ Kế hoạch chung

4 Văn phòng tổ chức Liên hợp quốc tại Việt Nam (UNCO)

4.1 Chức năng chung của UNCO bao gồm: (a) Khuyến khích và hỗ trợ việc theo dõi

và thực hiện các chuẩn tắc toàn cầu dựa trên luật pháp quốc gia và các điều ước quốc tế (hiệpước, công ước quốc tế ) mà Việt Nam tham gia; (b) Cung cấp kiến thức và trợ giúp kỹ thuậtcho các cuộc trao đổi chính sách về các ưu tiên phát triển quốc gia; (c) Chia sẻ kinh nghiệmquốc tế trong việc xây dựng các hệ thống thống kê mang tính tích hợp ở cấp quốc gia về cácvấn đề kinh tế, xã hội, chính trị và môi trường; (d) Góp phần tăng cường năng lực đối tácnhằm thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và các chiến lược phát triển ngành, địaphương; (e) Huy động các đối tác phát triển góp phần thực hiện Cam kết Hà Nội và tạo ra cơ

sở rộng rãi cho quá trình phát triển ở Việt Nam và (f) Khuyến khích hợp tác Nam – Namtrong việc cung cấp trợ giúp kỹ thuật và các nguồn lực khác cho mục tiêu phát triển nănglực

4.2 Cụ thể đối với việc quản lý các chương trình, dự án trong khuôn khổ Kế hoạch

chung, UNCO có vai trò và trách nhiệm chính sau:

4.2.1 Hỗ trợ xây dựng và thực hiện các hoạt động trong khuôn khổ Kế hoạch chungthông qua: hỗ trợ tài chính, tư vấn kỹ thuật, các dịch vụ mua sắm, tuyển dụng nhân sự và tổchức đào tạo, nghiên cứu và truyền thông phục vụ công tác hoạch định chính sách, theo dõi

và đánh giá

4.2.2 Tạo điều kiện để các đối tác tiếp cận với các hệ thống thông tin và tri thức củakhu vực và toàn cầu do tổ chức LHQ quản lý, mạng lưới văn phòng đại diện ở các quốc gia,danh mục chuyên gia, các cơ sở cung cấp dịch vụ và mạng lưới các cơ quan chuyên mônthuộc LHQ

4.2.3 Phối hợp chặt chẽ với Chính phủ để đảm bảo xác định rõ nhiệm vụ và tráchnhiệm giải trình của tất cả các bên tham gia Kế hoạch chung, kể cả NIP và tổ chức LHQ liênquan Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ theo yêu cầu của NIP

4.2.4 Chịu trách nhiệm giải trình về việc sử dụng nguồn lực và thực hiện các kết quả

mà tổ chức LHQ trực tiếp thực hiện trong khuôn khổ dự án đã được ký kết

4.2.5 Phân bổ kinh phí thường xuyên của tổ chức theo mục tiêu, tiến độ thực hiệncác hợp phần của Kế hoạch chung mà tổ chức tham gia Tham gia phân bổ nguồn lực từ Quỹ

Kế hoạch chung trên cơ sở các tiêu chí và khuyến nghị của Ban Chỉ đạo Việc phân bổnguồn lực và kế hoạch hỗ trợ theo từng năm của UNCO sẽ được xem xét và cụ thể hoá hơn

nữa trong AWP và Văn kiện dự án (nếu cần thiết) Mọi khoản kinh phí chưa sử dụng màkhông để dành cho dự án cụ thể nào có thể được phân bổ lại theo sự thống nhất giữa Chính

phủ và UNCO.

4.2.6 Tham vấn ý kiến với các NIP về yêu cầu cung cấp kịp thời các khoản hỗ trợ tàichính hay tiền tạm ứng, vật tư, thiết bị, dịch vụ UNCO thông báo cho PMU về sự di chuyểncủa hàng hoá nhằm tạo thuận lợi cho việc thanh toán, nhập kho và phân phối một cách hiệuquả và kịp thời Trên cơ sở tham khảo ý kiến với Chính phủ, UNCO yêu cầu trả lại nhữnghàng hoá được cung cấp nhưng không sử dụng cho mục đích nêu trong AWP và những hànghoá này sẽ có kế hoạch sử dụng lại cho dự án khác trong khuôn khổ hợp tác với tổ chứcLHQ

4.2.7 Trong trường hợp một tổ chức INGO hay tổ chức IGO tham gia với tư cách là

Cơ quan đồng thực hiện (CIP) trên cơ sở thỏa thuận chính thức với UNCO, UNCO có tráchnhiệm bảo đảm các khoản kinh phí chuyển cho CIP này được chi trả cho các hoạt động đãphê duyệt tại AWP và các báo cáo về việc sử dụng kinh phí được trình UNCO trong thời hạnquy định và theo các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận

4.2.8 Trong trường hợp chuyển tiền trực tiếp hay thanh toán hoàn ứng, UNCO thôngbáo cho NIP số tiền được UNCO đó phê duyệt và chuyển số tiền này cho NIP theo thời hạnqui định UNCO tiến hành việc thanh toán theo thời hạn qui định trong trường hợp thanhtoán trực tiếp cho bên cung cấp hàng hoá, dịch vụ (bên thứ ba) cho những nghĩa vụ của NIPtheo đề nghị bằng văn bản của người đại diện NIP, hoặc thanh toán cho bên cung cấp hànghoá, dịch vụ (bên thứ ba) cho những nghĩa vụ của UNCO khi hỗ trợ cho các hoạt động đượcthống nhất với NIP

4.2.9 UNCO không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với các hợp đồng ký kết giữa NIP

và nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ (bên thứ ba) Trong trường hợp có nhiều tổ chức LHQcùng tài trợ cho một NIP, thì các UNCO sẽ cùng thực hiện hoặc phối hợp thực hiện việc theodõi dự án, theo dõi tài chính và kiểm toán

4.2.10 Khi UNCO trực tiếp quản lý và điều hành một dự án, UNCO tiến hành nhiệm

vụ này thông qua phương thức thực hiện trực tiếp

5 Cơ quan thực hiện (IP)

5.1 IP có trách nhiệm và chịu trách nhiệm giải trình trước cấp có thẩm quyền của

Chính phủ Việt Nam và tổ chức LHQ về việc thực hiện thành công (các) dự án được giao

Cơ quan thực hiện quốc gia (NIP) là một thực thể có tư cách pháp nhân của Việt Nam, thuộcNhà nước, Đảng, các tổ chức quần chúng hoặc tổ chức xã hội

5.2 IP có vai trò và trách nhiệm chính như sau:

5.2.1 Cung cấp cho Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung các thông tin hoặc xác định các ưutiên có liên quan tới việc xây dựng, thực hiện, theo dõi và đánh giá Kế hoạch chung của lĩnhvực, địa bàn mình chịu trách nhiệm

5.2.2 Bảo đảm vốn đối ứng cho việc thực hiện (các) dự án được huy động một cáchkịp thời và đầy đủ

5.2.3 Chỉ định tên, chức danh của quan chức được ủy quyền và chi tiết tài khoản tiếpnhận kinh phí từ tổ chức LHQ Hướng dẫn và giám sát quan chức này sử dụng nguồn kinhphí của LHQ và các nguồn trợ giúp khác theo các chính sách, quy chế, thủ tục của Chính phủ

và tổ chức LHQ một cách thích hợp và bảo đảm các nguồn kinh phí này được sử dụng theongân sách và kế hoạch đã được phê duyệt và được báo cáo đầy đủ

5.2.4 Cung cấp những người có năng lực, có kỹ năng và thời gian cũng như cung cấpnguồn lực cần thiết cho việc quản lý dự án và thực hiện các kết quả dự kiến cho dự án

5.2.5 Soạn thảo và cung cấp cho Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung và các bên liên quankhác các báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện của dự án được giao và chủ trì kiểm điểm dự

án định kỳ trong trường hợp việc kiểm điểm đó là cần thiết

5.2.6 Tạo điều kiện thuận lợi và, khi thấy thích hợp, tham gia vào các chuyến viếngthăm thực địa của các nhân viên LHQ, CQQLVT, chuyên gia và nhà cung cấp dịch vụ nhằmtheo dõi tất cả các công đoạn thực hiện dự án, gặp gỡ các đối tượng thụ hưởng và đánh giátiến độ, hiệu quả hoạt động của dự án

5.2.7 Tham dự các hoạt động, sự kiện chung như Kiểm điểm hằng năm của PCG cóliên quan, Kiểm điểm hàng năm và giữa kỳ Kế hoạch chung, đánh giá Kế hoạch chung, v.v

6 Cơ quan đồng thực hiện (CIP)

6.1 CIP có trách nhiệm trực tiếp thực hiện (các) hoạt động của dự án mô tả tại Hợp

đồng trách nhiệm được thỏa thuận với IP (Mẫu Hợp đồng trách nhiệm tại Phụ lục số III.1.2)

và chịu trách nhiệm giải trình trước IP về việc thực hiện thành công các hoạt động đó Trêntinh thần này, CIP hoạt động dưới sự giám sát chung của IP và hợp tác chặt chẽ với UNCO,

trong khi IP chịu trách nhiệm chung về việc thực hiện toàn bộ dư án do LHQ hỗ trợ Các

nhân viên do CIP chỉ định làm việc cho dự án hoạt động dưới sự giám sát về mặt kỹ thuậtcủa CIP và dưới sự giám sát chung của Giám đốc dự án

6.2 CIP có vai trò và trách nhiệm chính như sau:

6.2.1 Phối hợp chặt chẽ với IP và UNCO xây dựng và thực hiện đúng tiến độ, cóchất lượng kế hoạch hoạt động cụ thể, sử dụng kinh phí được dự án cung cấp đúng mục đích

và các hướng dẫn thực hiện của dự án

6.2.2 Cung cấp kịp thời và đầy đủ những người có năng lực, có kỹ năng và thời giancũng như cung cấp nguồn lực cần thiết cho việc quản lý và thực hiện các hoạt động đượcgiao

6.2.3 Chỉ định tên, chức danh của quan chức được ủy quyền và chi tiết tài khoản tiếpnhận kinh phí của dự án Hướng dẫn và giám sát quan chức này sử dụng nguồn kinh phí của

dự án theo phương thức thực hiện được thỏa thuận và bảo đảm các nguồn kinh phí này được

sử dụng theo ngân sách và kế hoạch đã được phê duyệt và được báo cáo kịp thời và đầy đủ

6.2.4 Cung cấp kịp thời và đầy đủ cho IP hoặc UNCO các báo cáo định kỳ về tìnhhình thực hiện và tài chính của các hoạt động được giao như mô tả tại Hợp đồng trách nhiệm

và theo quy định của dự án cũng như cung cấp thông tin có liên quan tới các kế hoạch chitiết của tổ chức mình, phục vụ cho việc thực hiện, theo dõi và đánh giá Kế hoạch chung

6.2.5 Tạo điều kiện thuận lợi cho các chuyến theo dõi thực địa của dự án đối vớihoạt động do CIP thực hiện

6.3 Chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm chủ yếu của CIP được chi tiết hóa trong

Hợp đồng trách nhiệm và là cơ sở cho quá trình thực hiện các hoạt động cụ thể của CIP

6.4 Trong trường hợp tổ chức LHQ chỉ thực hiện một số hoạt động chứ không phải

dụng phương thức thực hiện trực tiếp (direct implementation) và trách nhiệm giải trình trướcNIP chỉ giới hạn trong phạm vị các kết quả của hoạt động được giao cho tổ chức LHQ.

Chương 2 - THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ VÀ BÁO CÁO VỀ KẾ HOẠCH CHUNG

I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1 Định nghĩa và mục đích chính của công tác theo dõi, đánh giá

1.1 Theo dõi là hoạt động thường xuyên nhằm cập nhật toàn bộ các thông tin liên

quan đến tình hình thực hiện hoạt động phát triển; phân loại và phân tích thông tin; kịp thời

đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm đảm bảo hoạtđộng đó được thực hiện đúng các kết quả, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và trong khuônkhổ các nguồn lực đã được xác định

1.2 Đánh giá là hoạt động định kỳ nhằm xem xét toàn diện, có hệ thống và khách

quan về tính phù hợp, hiệu quả, hiệu suất, tác động và mức độ bền vững của hoạt động pháttriển để có những điều chỉnh cần thiết và rút ra những bài học kinh nghiệm để áp dụng chogiai đoạn tiếp theo

1.3 Việc thiết kế các hoạt động theo dõi, đánh giá và báo cáo về Kế hoạch chung cần

đạt được những mục đích chính sau đây:

1.3.1 Đảm bảo thông tin đầy đủ cho quá trình ra quyết định của các bên liên quan;1.3.2 Tạo điều kiện để các bên thực hiện trách nhiệm giải trình của mình và xác địnhlại phương hướng cho sự hỗ trợ của LHQ;

1.3.3 Cung cấp cho các bên những kiến thức và bài học kinh nghiệm bổ ích rút ra từcác hoạt động hợp tác phát triển để phục vụ cho công tác xây dựng chương trình và hoạchđịnh chính sách diễn ra liên tục;

1.3.4 Tăng cường năng lực quốc gia trong lĩnh vực theo dõi và đánh giá

2 Các nguyên tắc chính của công tác theo dõi, đánh giá và báo cáo:

Sau đây là các nguyên tắc chính cần được đảm bảo trong công tác theo dõi, đánh giá

và báo cáo (TDĐG) về Kế hoạch chung:

2.1 Tinh thần chủ động quốc gia: Công tác TDĐG được định hướng bởi các ưu tiên

và vấn đề quan tâm cũng như có tính đến các giá trị và lợi ích đa dạng của quốc gia TDĐGcần tăng cường quan hệ đối tác của Chính phủ với LHQ và các đối tác khác cũng như gópphần tăng cường năng lực quốc gia nhằm thực hiện TDĐG các nỗ lực phát triển quốc gia.Công tác TDĐG cần dựa trên các hệ thống, cơ chế hiện hành của Chính phủ trong mọitrường hợp có thể

2.2 Quản lý dựa vào kết quả: Chính phủ và LHQ áp dụng phương thức quản lý dựa

vào kết quả (RBM), đảm bảo các quy trình, sản phẩm và dịch vụ của các bên góp phần đạtđược những kết quả mong muốn (ở cấp độ đầu ra trực tiếp, mục tiêu phát triển và tác động)cũng như dựa trên trách nhiệm giải trình đối với kết quả Phương thức RBM đòi hỏi phải tiếnhành theo dõi và tự đánh giá về tiến độ thực hiện kết quả và báo cáo về hoạt động Việc theodõi các mục tiêu phát triển và đầu ra trực tiếp của Kế hoạch chung được tiến hành dựa trênKhung Kết quả và Nguồn lực (RRF)

2.3 Phối hợp trong hệ thống LHQ: Công tác TDĐG dựa trên sự phối hợp trong hệ

thống LHQ và góp phần tăng cường sự phối hợp đó nhằm nâng cao hiệu quả và giảm chi phí

giao dịch cho hoạt động hợp tác phát triển TDĐG góp phần tăng cường sự phối hợp ở cấpquốc gia trong hệ thống LHQ

3 Cách thức thực hiện TDĐG Kế hoạch chung

3.1 Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung thực hiện nhiệm vụ giám sát việc thực hiện, tổ

chức các cuộc kiểm điểm hằng năm và giữa kỳ và hỗ trợ việc tổ chức đánh giá Kế hoạchchung

3.2 Hệ thống TDĐG Kế hoạch chung được xây dựng dựa trên khung cơ bản là các

hệ thống và công cụ TDĐG của Chính phủ và các tổ chức LHQ Hệ thống này có vai tròđịnh hướng cho các hoạt động TDĐG, trong đó có các cuộc kiểm điểm hằng năm Kế hoạchchung và của các PCG

3.3 Hệ thống TDĐG Kế hoạch chung sử dụng một loạt công cụ TDĐG như: các

cuộc điều tra thường xuyên của phía Chính phủ, các cuộc điều tra tình hình của các ngànhvào thời điểm ban đầu và khi kết thúc chương trình, dự án, các nghiên cứu (đặc biệt ở cấptỉnh), các hoạt động phối hợp kiểm điểm và đi giám sát thực địa định kỳ của các bên liênquan, các cuộc điều tra, đánh giá độc lập cũng như các hệ thống quản lý dữ liệu về viện trợphát triển và hệ thống VietInfo Để vận hành thành công hệ thống TDĐG Kế hoạch chung,các tổ chức LHQ và các CQQLVT của Chính phủ nên (i) Bố trí cán bộ tham gia hoạt độngTDĐG và (ii) Hỗ trợ đầy đủ cho công tác này trong khuôn khổ Kế hoạch chung, khi cầnthiết

II THEO DÕI KẾ HOẠCH CHUNG

1 Kiểm điểm hằng năm của các Nhóm điều phối chương trình (PCG)

1.1 Từng PCG tiến hành kiểm điểm lĩnh vực hoạt động của mình mỗi năm một lần

nhằm các mục đích sau đây:

1.1.1 Đánh giá tiến độ thực hiện trong năm hướng tới việc thực hiện các kết quả đầu

ra dự kiến cho PCG và, trong mức độ cho phép, đánh giá đóng góp của các kết quả đầu ranày cho việc thực hiện các mục tiêu phát triển của Kế hoạch chung;

1.1.2 Xác định các vấn đề chính ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện trong năm và cácrủi ro có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung của PCG;

1.1.3 Rút ra các bài học kinh nghiệm từ thực tế thực hiện của PCG;

1.1.4 Xác định các lĩnh vực ưu tiên và biện pháp thực hiện nhằm cải thiện hiệu quảhoạt động của PCG trong năm sau

1.2 Đầu vào chủ yếu cho quá trình kiểm điểm này là các thông tin cơ bản về tình

hình thực hiện dự án do các NIP phối hợp với UNCO soạn thảo theo hướng dẫn chi tiết tạiPhần III, Chương 9 Các thông tin này được gửi cho Bộ KHĐT và UNCO liên quan, và đượcUNCO sao gửi tổ chức LHQ là (đồng) Trưởng PCG Thông tin từ các dự án được tổng hợp

và phân tích nhằm xác định ý nghĩa, tác động của nó đối với các PCG Hội nghị kiểm điểm

có thể sử dụng các thông tin bổ sung, chẳng hạn như các báo cáo kiểm điểm của năm trước(nếu có), kết luận và khuyến nghị của báo cáo kiểm toán, báo cáo đánh giá, báo cáo giám sátthực địa, v.v khi các báo cáo này nêu ra những vấn đề mà các bên quan tâm Các thông tinđầu vào này được tổng hợp thành Báo cáo hằng năm của các nhóm này

1.3 Đồng chủ tọa Hội nghị kiểm điểm hằng năm của PCG là đại diện được ủy quyền

của phía Việt Nam và (đồng) Trưởng PCG của phía LHQ Tham dự Hội nghị có đại diện củacác CQQLVT, các tổ chức LHQ tham gia Kế hoạch chung, các NIP và Giám đốc các dự án

có nội dung liên quan đến PCG Khi thấy cần thiết, có thể mời cả đại diện của các nhà tài trợ,các nhóm thụ hưởng và các nhóm đối tượng quan tâm khác tham dự

1.4 Quy trình cơ bản cho việc chuẩn bị và tổ chức Hội nghị kiểm điểm của PCG quy

định tại Chức năng, nhiệm vụ của PCG được UNCT và cấp có thẩm quyền của Chính phủViệt Nam phê duyệt

2 Kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung

2.1 Hội nghị kiểm điểm việc thực hiện Kế hoạch chung được tổ chức hằng năm.

Mục đích của Hội nghị kiểm điểm này là:

2.1.1 Đánh giá tiến độ thực hiện trong năm của Kế hoạch chung hướng tới việc thựchiện các mục tiêu phát triển và kết quả đầu ra của Kế hoạch chung;

2.1.2 Xác định các vấn đề chính ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện trong năm của Kếhoạch chung và các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động trong tương lai;

2.1.3 Rút ra các bài học kinh nghiệm từ thực tiễn thực hiện Kế hoạch chung;

2.1.4 Xác định các lĩnh vực ưu tiên và biện pháp thực hiện nhằm cải thiện hiệu quảhoạt động của Kế hoạch chung trong năm sau cũng như đề xuất điều chỉnh Kế hoạch chungnếu thấy cần thiết;

2.1.5 Kiểm điểm hoạt động của Quỹ thực hiện Kế hoạch chung trong năm hiện tại,

và khuyến nghị các biện pháp để tiếp tục huy động các nguồn lực cho việc thực hiện Kếhoạch chung

2.2 Thông tin đầu vào chủ yếu cho Hội nghị Kiểm điểm Kế hoạch chung hằng năm

là bản Báo cáo hằng năm về việc thực hiện Kế hoạch chung Báo cáo này được tổng hợp từBáo cáo hằng năm của các PCG trong năm hiện tại Báo cáo của các PCG được tổng hợptheo mục tiêu phát triển phục vụ mục đích xây dựng báo cáo về Kế hoạch chung Các thôngtin đầu vào khác có thể được sử dụng cho quá trình kiểm điểm là các báo cáo kiểm điểm củanăm trước đó (nếu có), các kết luận, khuyến nghị của các báo cáo kiểm toán, báo cáo đánhgiá, báo cáo giám sát thực địa có vấn đề được các bên quan tâm, dự thảo đề xuất của NhómThư ký Ban Chỉ đạo về khả năng phân bổ nguồn vốn

2.3 Hội nghị kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung do một Thứ trưởng của Bộ

KH&ĐT và Điều phối viên Thường trú LHQ đồng chủ tọa và được tổ chức như một diễnđàn tư vấn, với sự tham gia của tất cả các bên thực hiện hoặc đóng góp kinh phí cho Quỹ Kếhoạch chung, bao gồm đại diện của các CQQLVT, các NIP, các tổ chức LHQ, các nhà tàitrợ, các tổ chức xã hội dân sự và các nhóm thụ hưởng (nếu thấy thích hợp)

2.4 Quy trình cơ bản cho việc chuẩn bị và tổ chức Hội nghị kiểm điểm hàng năm Kế

hoạch chung bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Trong tuần đầu tháng 10 hằng năm và dựa trên cơ sở tham khảo ý kiến các

bên liên quan, Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung xây dựng kế hoạch chuẩn bị cho các Hội nghịkiểm điểm hằng năm của các PCG và Kế hoạch chung;

Bước 2: Trường hợp cần thiết, Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo tiến hành tuyển dụng

chuyên gia tư vấn đề hỗ trợ việc xây dựng dự thảo Báo cáo hằng năm Kế hoạch chung;

Bước 3: Dựa vào Báo cáo hằng năm của các PCG do các (Đồng) Trưởng PCG nộp

và các thông tin đầu vào khác nêu trên, Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo cùng chuyên gia tư vấntiến hành soạn thảo Báo cáo hằng năm Kế hoạch chung;

Bước 4: Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo gửi dự thảo Báo cáo hằng năm Kế hoạch chung

cho các bên liên quan để nghiên cứu trước Hội nghị kiểm điểm;

Bước 5: Ban Chỉ đạo tổ chức Hội nghị kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung; Bước 6: Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo dự thảo Biên bản Hội nghị kiểm điểm hằng năm

Kế hoạch chung, phản ánh các vấn đề chính được thảo luận, các quyết định và khuyến nghịđược thông qua cũng như ý kiến kết luận của các vị đồng Chủ tọa, trình dự thảo Biên bảncho hai vị đồng Chủ tọa để thông qua;

Bước 7: Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo hoàn thiện Báo cáo hằng năm Kế hoạch chung,

trên cơ sở các vấn đề, quyết định, khuyến nghị và ý kiến kết luận được phản ánh tại Biên bảnHội nghị kiểm điểm, trình dự thảo Báo cáo lên hai vị đồng Chủ tọa để thông qua;

Bước 8: Đến 30 tháng 3 của năm tiếp theo, các vị đồng Chủ tọa hoàn thành việc gửi

Báo cáo hằng năm và Biên bản Hội nghị kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung tới các cơquan hữu quan phía Chính phủ, các UNCO và các bên liên quan khác (như các nhà tài trợ vàTrụ sở của tổ các chức LHQ liên quan);

Bước 9: Ban Chỉ đạo phối hợp với các bên liên quan đảm bảo thực hiện các quyết

định, khuyến nghị của Hội nghị kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung, trong đó đặc biệt lưu

ý việc trình cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề vượt quá quyền hạn của Ban Chỉ đạo

3 Kiểm điểm giữa kỳ Kế hoạch chung

3.1 Kiểm điểm giữa kỳ Kế hoạch chung được tổ chức vào giữa chu kỳ của Kế hoạch

và, trên thực tế, thay thế Hội nghị kiểm điểm năm thứ ba của Kế hoạch chung Kiểm điểmgiữa kỳ nhằm những mục đích chính sau đây:

3.1.1 Đánh giá tiến độ thực hiện trong nửa đầu của chu kỳ Kế hoạch chung hướngtới việc thực hiện các mục tiêu phát triển và kết quả đầu ra của Kế hoạch chung;

3.1.2 Xác định các vấn đề chính ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện trong nửa đầu củachu kỳ Kế hoạch chung và các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động trong nửa saucủa chu kỳ;

3.1.3 Rút ra các bài học kinh nghiệm từ thực tiễn thực hiện Kế hoạch chung;

3.1.4 Xác định các lĩnh vực ưu tiên và biện pháp thực hiện nhằm cải thiện hiệu quảhoạt động của Kế hoạch chung trong nửa sau của chu kỳ cũng như đề xuất điều chỉnh Kếhoạch chung (nếu thấy cần thiết);

3.1.5 Kiểm điểm hoạt động của Quỹ thực hiện Kế hoạch chung trong nửa đầu củachu kỳ Kế hoạch chung, nhất trí việc phân bổ nguồn vốn từ Quỹ này cho nửa sau của chu kỳ

và khuyến nghị các biện pháp để tiếp tục huy động các nguồn lực còn thiếu cho việc thựchiện Kế hoạch chung

3.2 Các thông tin đầu vào chủ yếu cho Hội nghị kiểm điểm giữa kỳ Kế hoạch chung

là Báo cáo hằng năm của các PCG, đặc biệt là Báo cáo của năm thứ ba, có tính đến nhu cầucủa cuộc kiểm điểm giữa kỳ (được hướng dẫn cụ thể trong quá trình chuẩn bị cho đợt Kiểmđiểm giữa kỳ Kế hoạch chung) Các thông tin đầu vào khác có thể sử dụng là các báo cáophân tích tình hình phát triển quốc gia, các báo cáo kiểm điểm trước đó (nếu có), các báo cáo

nghiên cứu, báo cáo đánh giá, báo cáo kiểm toán, báo cáo giám sát thực địa, v.v Các thôngtin này được Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo tổng hợp thành Báo cáo giữa kỳ Kế hoạch chung.

3.3 Nội dung, thành phần tham dự, cơ chế đồng chủ tọa và quy trình tổ chức Hội

nghị kiểm điểm giữa kỳ Kế hoạch chung tương tự như đối với Hội nghị kiểm điểm hằng năm

Kế hoạch chung, được trình bày tại Khoản II.2 của Chương này

4 Các chuyến theo dõi thực địa

4.1 Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung tiến hành ít nhất hai chuyến theo dõi thực địa trong

mỗi chu kỳ Kế hoạch chung, mỗi chuyến sẽ khảo sát một nhóm dự án có những vấn đề màBan Chỉ đạo đặc biệt quan tâm Việc đi theo dõi thực địa nhằm những mục đích chính sauđây:

4.1.1 Nắm bắt kịp thời tiến độ thực hiện các dự án, đặc biệt là các dự án trọng điểmtrong khuôn khổ Kế hoạch chung;

4.1.2 Phát hiện các vấn đề cần có giải pháp khắc phục tức thời và các rủi ro đòi hỏiphải áp dụng các biện pháp khắc phục cấp bách;

4.1.3 Có biện pháp xử lý hoặc khuyến nghị các cơ quan liên quan xử lý nhằm cảithiện tình hình;

4.1.4 Tăng cường sự phối hợp trong khuôn khổ Kế hoạch chung Những chuyếngiám sát thực địa này có thể giúp đúc kết các bài học kinh nghiệm để chia sẻ với các bên liênquan nhằm phục vụ việc xây dựng chính sách, tiếp tục xây dựng các chương trình, dự án,cũng như phát triển và tăng cường quan hệ đối tác

4.2 Quy trình cơ bản cho việc chuẩn bị và tiến hành một chuyến giám sát thực địa

bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo, phối hợp với Nhóm TDĐG, tham vấn với các

(đồng) Trưởng PCG liên quan để dự thảo và trình TOR cho chuyến giám sát lên Ban Chỉ đạo

để xin ý kiến, hoàn thiện và gửi văn bản này cùng với các thông tin khác đến các bên liênquan;

Bước 2: Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo phối hợp với các bên liên quan để tổ chức thực

hiện chuyến giám sát Đoàn giám sát trao đổi với các cán bộ liên quan của NIP và PMU vềnhững phát hiện và khuyến nghị sơ bộ của mình;

Bước 3: Trưởng đoàn giám sát tổ chức việc soạn thảo Báo cáo giám sát thực địa theo

mẫu tại Phụ lục III.9.1, phản ánh những phát hiện chính từ chuyến giám sát và các khuyếnnghị về những việc phải triển khai thực hiện sau chuyến giám sát;

Bước 4: Chậm nhất là mười (10) ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến công tác,

Trưởng đoàn giám sát gửi Báo cáo cho các NIP liên quan, các CQQLVT, các UNCO và cácbên liên quan khác để phối hợp triển khai các hoạt động tiếp theo;

Bước 5: Các NIP phối hợp với các PMU liên quan để bảo đảm các PMU này thực

hiện các khuyến nghị của Đoàn giám sát

III ĐÁNH GIÁ KẾ HOẠCH CHUNG

1 Các nguyên tắc và chuẩn mực trong công tác đánh giá

1.1 Các nguyên tắc

Đánh giá Kế hoạch chung dựa trên các nguyên tắc được quốc tế thừa nhận, đặc biệt

là các nguyên tắc đánh giá trong hệ thống LHQ của Nhóm Đánh giá của LHQ (UNEG) – làmạng lưới bao gồm các cán bộ phụ trách công tác đánh giá của các tổ chức trong hệ thốngLHQ Có thể truy cập toàn bộ các nguyên tắc đánh giá trên trang thông tin điện tử củaUNEG (http://www.uneval.org)

Sau đây là một số nguyên tắc chính của UNEG:

1.1.1 Tính chủ ý: Việc thực hiện chức năng đánh giá phải cho thấy ý định sử dụng

các kết quả đánh giá Cần phải lựa chọn và tiến hành kịp thời các hoạt động đánh giá để cóthể và thực sự cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định Phải coi việc lập kế hoạchđánh giá là một phần trong công tác kế hoạch và ngân sách

1.1.2 Tính độc lập: Chức năng đánh giá phải độc lập với chức năng ra quyết định và

quản lý tác nghiệp trong mỗi tổ chức, để bảo đảm chức năng đánh giá không phải chịu quánhiều tác động và bảo đảm tính khách quan Để tránh xung đột về lợi ích, những người làmcông tác đánh giá không được tham gia trực tiếp vào quá trình ra chính sách, thiết kế, thựchiện hay quản lý những nội dung được đánh giá, cả trước, trong và sau khi tiến hành đánhgiá

1.1.3 Tính minh bạch: Những người làm công tác đánh giá cần tiến hành tham vấn

các bên có liên quan để bảo đảm độ tin cậy và sự hữu ích của hoạt động đánh giá Tất cả cácthông tin liên quan đến việc thiết kế và phương pháp đánh giá phải được chia sẻ trong suốtquá trình đánh giá để xây dựng lòng tin đối với các phát hiện và sự hiểu biết về những giớihạn của các phát hiện này trong quá trình ra quyết định

1.1.4 Góp phần nâng cao tri thức: Hoạt động đánh giá phải góp phần tạo ra thông

tin, tri thức và cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức Do đó, tất cả các bên liên quan phảiđược tiếp cận các phát hiện và bài học rút ra từ hoạt động đánh giá một cách dễ dàng, thuậntiện

1.2 Các chuẩn mực

Công tác đánh giá Kế hoạch chung cần đáp ứng các chuẩn mực được quốc tế côngnhận, đặc biệt là các Chuẩn mực về đánh giá trong hệ thống LHQ của Nhóm UNEG Cácchuẩn mực này được xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc đánh giá trong hệ thống LHQ vàrút ra từ các tập quán tốt của các thành viên Nhóm UNEG Mục đích của các chuẩn mực này

là để hướng dẫn việc xây dựng khuôn khổ thể chế, quản lý chức năng đánh giá, tiến hành cáchoạt động đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá Chúng cũng là chuẩn mực tham khảo đểxác định năng lực và đạo đức nghề nghiệp của những người làm công tác đánh giá, cũng nhưđược áp dụng trong từng tổ chức

Có thể truy cập các chuẩn mực cụ thể phục vụ cho việc đánh giá trong hệ thống LHQtrên trang thông tin điện tử của UNEG (http://www.uneval.org)

2 Đánh giá Kế hoạch chung

2.1 UNEG chịu trách nhiệm tổ chức cuộc đánh giá độc lập về Kế hoạch chung.

UNEG nhận thấy: (i) Việc đánh giá phải mang tính độc lập và đáng tin cậy, (ii) Kết quả đánhgiá phải phục vụ cho quá trình ra quyết định và (iii) Các cơ quan có thẩm quyền cấp quốc gia

ở mỗi nước phải là đối tác tham gia đầy đủ trong quá trình tiến hành đánh giá

2.2 Công tác đánh giá bao gồm hai phần: (a) Đánh giá quy trình được tiến hành

trong năm thứ hai trước khi chu kỳ Kế hoạch chung kết thúc, nhằm hỗ trợ việc ra quyết định

mang tính chất liên cơ quan và liên chính phủ cũng như đảm bảo trách nhiệm giải trình vềhiệu quả thực hiện các quy trình và (b) Đánh giá việc thực hiện các mục tiêu phát triển và tácđộng của Kế hoạch chung trong năm cuối cùng của Kế hoạch

2.3 Việc đánh giá đòi hỏi phải có sự tham gia đầy đủ và tham vấn chặt chẽ với Chính

phủ, LHQ, các NIP và các đối tác khác tham gia vào hoặc tài trợ cho Kế hoạch chung để bảođảm có được ý kiến phản hồi và sự cam kết đối với các hoạt động sau đánh giá Báo cáođánh giá cần phản ánh các phát hiện của đoàn đánh giá, các kết luận về hiệu quả thực hiện

Kế hoạch chung và các khuyến nghị của đoàn về việc Chính phủ, LHQ và các bên liên quankhác làm thế nào để tiếp tục thực hiện Kế hoạch chung và nâng cao hiệu quả hỗ trợ củaLHQ Báo cáo này là một trong những tài liệu quan trọng nhất cung cấp thông tin đầu vàocho việc xây dựng chu kỳ hợp tác phát triển tiếp theo của LHQ tại Việt Nam

2.4 Nhóm thư ký Ban chỉ đạo, phối hợp với Nhóm TDĐG của LHQ tại Việt Nam,

chủ động liên hệ với UNEG để xác định thời điểm, quy trình và các thông tin khác liên quanđến cuộc đánh giá quy trình và đánh giá thực hiện và tác động của Kế hoạch chung NhómThư ký Ban chỉ đạo cũng có trách nhiệm làm đầu mối liên lạc giữa UNEG, Ban chỉ đạo Kếhoạch chung và các bên liên quan khác trong việc chuẩn bị và hỗ trợ cho đoàn đánh giá

2.5 Đánh giá thực hiện và tác động Kế hoạch chung là một trong những nguồn thông

tin đầu vào quan trọng cho việc xây dựng văn kiện CTQG (nếu có yêu cầu) của các tổ chứcthành viên ExCom/UNDG và văn bản Kế hoạch chung của LHQ tại Việt Nam Do đó, cuộcđánh giá này cần được hoàn thành trước năm cuối cùng của chu kỳ CTQG và Kế hoạchchung hiện hành, để phục vụ cho việc xây dựng và hoàn tất hai văn kiện quan trọng này

PHẦN III - QUẢN LÝ CẤP DỰ ÁNChương 1 - XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT DỰ ÁN

I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1 Đề cương chi tiết dự án (DPO) là văn bản bắt buộc và cần được xây dựng trên cơ

sở tuân thủ các quy định của Nghị định 131/2006/NĐ-CP và nhất quán với nội dung quyđịnh trong Kế hoạch chung

2 Dự án do LHQ hỗ trợ phải thuộc Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ và phù

hợp với ưu tiên của Chính phủ và của các tổ chức LHQ trong từng thời kỳ

3 Việc xem xét và phê duyệt các dự án yêu cầu LHQ hỗ trợ không thuộc Danh mục

chính thức được LHQ hỗ trợ được thực hiện theo các quy định của Nghị định CP

131/2006/NĐ-4 Các cơ quan Việt Nam có nhu cầu LHQ hỗ trợ cần phối hợp chặt chẽ với UNCO

trong quá trình xây dựng DPO và Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ Kinh nghiệm của quá trìnhhợp tác lâu dài giữa Chính phủ Việt Nam và hệ thống LHQ cho thấy, UNCO được yêu cầutham gia vào quá trình xây dựng dự án càng sớm bao nhiêu thì việc triển khai các bước cụthể nêu dưới đây càng nhanh chóng và hiệu quả bấy nhiêu

Có thể truy cập trang thông tin điện tử của LHQ www.un.org.un để xem văn bản Kếhoạch chung, các thông tin và hướng dẫn về hoạt động hợp tác của các tổ chức LHQ tại ViệtNam, và trang thông tin điện tử của Bộ KHĐT www.mpi.gov.vn  Hợp tác phát triển đểxem văn bản Nghị định 131/2006/NĐ-CP, các thông tư hướng dẫn, thông tin về hoạt độnghợp tác phát triển tại Việt Nam

II XÂY DỰNG DPO VÀ DANH MỤC YÊU CẦU LHQ HỖ TRỢ

1 Xây dựng DPO

1.1 Chuẩn bị xây dựng DPO

Các cơ quan có nhu cầu LHQ hỗ trợ chuẩn bị và nghiên cứu các tài liệu theo quyđịnh tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP và Thông tư 04/2007/TT-BKH Những thông tin dướiđây có thể tham khảo để xây dựng DPO:

a) Quy hoạch, kế hoạch phát triển của Nhà nước, ngành, lĩnh vực, địa phương, cácchương trình đầu tư công, các chương trình mục tiêu quốc gia và các chương trình mục tiêucủa các ngành, địa phương;

b) Các tài liệu tổng hợp có liên quan tới tôn chỉ, mục đích, các văn bản hướng dẫn vềhợp tác phát triển với LHQ:

- Thông tin về các tổ chức và nguồn hỗ trợ của LHQ tại Việt Nam trong từng giaiđoạn cụ thể tại trang web của LHQ (http://www.un.org.vn) và của Bộ KHĐT(http://www.mpi.gov.vn);

- Văn kiện Kế hoạch chung, đặc biệt là những vấn đề chính về phát triển thuộc lĩnhvực chuyên đề được đề cập trong dự án đang xây dựng và mục tiêu phát triển của Kế hoạchchung mà dự án này sẽ góp phần đạt được

1.2 Xây dựng DPO

a) Việc xây dựng DPO được các cơ quan phía Việt Nam chủ động xây dựng hoặctrên cơ sở tham vấn chặt chẽ với UNCO theo các trình tự và quy định tại Thông tư 04/2007/TT-BKH

b) Mẫu xây dựng DPO nêu tại Phụ lục III.1.1 của HPPMG là mẫu hài hòa áp dụngcho các dự án được LHQ hỗ trợ trên cơ sở yêu cầu của quy định tại Thông tư 04/2007/TT-BKH và các đặc thù hợp tác với các tổ chức LHQ (không xây dựng Văn kiện dự án sau đónữa)

Trong phần 'Tổ chức quản lý thực hiện dự án' của DPO cần đề xuất cụ thể và nêu rõđánh giá năng lực đối với Cơ quan thực hiện quốc gia (NIP), việc lựa chọn và năng lực các

cơ quan đồng thực hiện - CIP (nếu có) Trong các tiêu chí lựa chọn CIP có hai tiêu chí thenchốt, đó là (i) nhiệm vụ, chức năng của tổ chức được đề xuất làm CIP phải phủ hợp với mụctiêu của dự án được LHQ hỗ trợ và (ii) tổ chức này phải có các ưu điểm hơn các tổ chức ứngviên khác có chức năng, nhiệm vụ tương tự Đối với từng CIP, trong DPO phải mô tả cácquy định chính ràng buộc trách nhiệm phối hợp với NIP trong thực hiện dự án để làm cơ sởxây dựng Hợp đồng trách nhiệm giữa NIP và CIP sau khi dự án được phê duyệt (Mẫu Hợpđồng trách nhiệm tại Phụ lục số III.1.2)

Nội dung DPO cần phản ánh rõ ràng, đầy đủ các vấn đề chủ yếu liên quan khác đượcyêu cầu và trình bầy cụ thể tại các Chương 5, 6, 7, 8 và 9 của Phần III này

Khi xây dựng DPO, cần nêu rõ danh mục trang thiết bị và vật tư được mua sắm trongkhuôn khổ dự án, đặc biệt danh mục hàng hóa nhập khẩu để việc nhập khẩu sau này đượcthuận lợi hơn

c) Đối với dự án cần có Cơ quan thực hiện quốc tế (IIP), đơn vị có nhu cầu LHQ hỗtrợ cần tham khảo các CQQLVT và tổ chức LHQ tương ứng về việc lựa chọn IIP cũng nhưphối hợp với đối tác đó và UNCO có liên quan để xây dựng DPO và, nếu cần thiết, Văn kiện

Dự án vào giai đoạn sau của quá trình chuẩn bị dự án

d) Đối với dự án ô, cơ quan có nhu cầu LHQ hỗ trợ đề xuất dự án ô phối hợp với các

cơ quan đề xuất dự án thành phần để xây dựng DPO theo mẫu tại Thông tư Số BKH

04/2007/TT-e) Đối với các chương trình, dự án chung (joint programm04/2007/TT-e), UNRC thảo luận vớicác cơ quan liên quan của Việt Nam lựa chọn phương thức quản lý vốn phù hợp nhất trên cơ

sở các phương thức chuẩn đã được UNDG quy định, đó là:

- Phương thức song song quản lý vốn (Parallel fund management): theo đó, mỗi tổ

chức LHQ tự quản lý các hoạt động của mình trong khuôn khổ kế hoạch hoạt động chungvới ngân sách liên quan có thể lấy từ nguồn vốn thường xuyên hoặc các nguồn khác Phươngthức này được áp dụng hiệu quả nhất trong trường hợp các tổ chức LHQ tham gia đều thựchiện (các) kết quả chung, nhưng lại làm việc với các NIP, CIP hoặc đối tác quốc tế khácnhau

- Phương thức quản lý vốn tập trung (Pooled fund management): theo đó, các tổ chức

LHQ tập trung vốn cho một tổ chức LHQ được gọi là cơ quan LHQ quản lý vốn của Chươngtrình chung (Managing Agent - MA) Trong trường hợp này, MA được lựa chọn trên cơ sởthống nhất của các tổ chức LHQ (theo các tiêu chí quy định) có tham khảo ý kiến với (các)NIP MA có trách nhiệm hỗ trợ NIP quản lý Chương trình chung theo đúng Kế hoạch hoạtđộng chung, đặc biệt về việc giải ngân đúng tiến độ, cung ứng và điều phối các hỗ trợ kỹ

thuật của các tổ chức LHQ tham gia Chương trình chung MA cũng sẽ cùng với NIP theo dõiviệc thực thi và chịu trách nhiệm về báo cáo các hoạt động và tài chính cho bộ máy điều phốiChương trình chung MA có thể tham gia vào quá trình huy động vốn cho Chương trìnhchung trên cơ sở hợp tác với Chính phủ và các tổ chức LHQ tham gia khác Phương thức nàyđược áp dụng hiệu quả nhất trong trường hợp các tổ chức LHQ tham gia đều thực hiện (các)kết quả chung và làm việc với cùng một NIP và (hoặc) ở cùng một địa bàn

- Phương thức trung chuyển quản lý vốn (Pass-through fund management): theo đó,

các tổ chức LHQ cùng phát triển Chương trình chung và đệ trình cho (các) nhà tài trợ và cácbên thống nhất chuyển vốn thực hiện Chương trình chung qua một trong những tổ chức LHQtham gia Chương trình chung Tổ chức LHQ này - được gọi là Cơ quan quản lý hành chínhcủa LHQ (Administrative Agent - AA), được các tổ chức LHQ cùng lựa chọn, trên cơ sởtham vấn với Chính phủ Trong Kế hoạch hoạt động chung của Chương trình chung sẽ ghi rõnhững hoạt động nào được hỗ trợ bởi tổ chức LHQ nào Chi phí gián tiếp (indirect cost) chicho mỗi tổ chức LHQ sẽ được ghi rõ trong các phần ngân sách tương ứng Trách nhiệm giảitrình về nội dung chương trình và tài chính thuộc về các tổ chức LHQ và các NIP tham giavào việc quản lý, thực hiện các hợp phần tương ứng của Chương trình chung

- Phương thức hỗn hợp quản lý vốn (Combination options): Các Chương trình chung

nhiều khi có thể đòi hỏi một cơ chế hỗn hợp quản lý vốn Theo đó, đối với (các) hợp phầnđược quản lý chung, các tổ chức LHQ tham gia Chương trình chung sẽ quyết định góp vốncho một MA được lựa chọn, còn đối với các phần còn lại sẽ áp dụng phương thức song songquản lý vốn Trong trường hợp sử dụng phương thức hỗn hợp như thế này, điều rất quantrọng là các tổ chức LHQ phải thông báo cho nhau về nguồn vốn được phân bổ cho Chươngtrình chung, không phụ thuộc vào việc họ tham gia vào phương án quản lý vốn nào và phải

nỗ lực để cùng huy động vốn cho Chương trình chung

Cơ quan có nhu cầu LHQ hỗ trợ phối hợp với các UNCO và các cơ quan liên quancủa Việt Nam để xây dựng DPO và, nếu cần thiết, Văn kiện Chương trình chung, trên cơ sởphương thức quản lý vốn được lựa chọn

Có thể truy cập toàn bộ văn bản hướng dẫn của UNDG vể việc xây dựng chươngtrình chung và các phương thức quản lý vốn trên trang thông tin điện tử của UNDG tại

http://www.undg.org/Programming Reference Guide/Common Country Programming Processes/Joint Programmes/Policy and Guidance.

2 Xây dựng Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ

2.1 Các cơ quan của Việt Nam có nhu cầu LHQ hỗ trợ tiến hành các thủ tục quy

định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CPThông tư 04/2007/TT-BKH để lập và đề xuất Danh mụccác dự án đề nghị LHQ hỗ trợ

2.2 Bộ KHĐT lập và trình Thủ tướng Chính phủ Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ trên

cơ sở xem xét và tổng hợp các Danh mục từ các cơ quan của Việt Nam có nhu cầu LHQ hỗtrợ theo quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP và Thông tư 04/2007/TT-BKH Danh mụcnày có kèm theo DPO của từng dự án

2.3 Đối với các trường hợp khác, việc lập Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ được

hướng dẫn tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP và Thông tư 04/2007/TT-BKH

3 Bộ KHĐT thông báo Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ

Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định của Thủtướng Chính phủ phê duyệt Danh mục dự án, Bộ KHĐT thông báo chính thức bằng công

hàm tới UNRC Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ kèm theo DPO của từng dự án Đồng thời,

Bộ KHĐT có công văn chính thức thông báo cho CQCQ về (các) dự án không được Thủtướng Chính phủ phê duyệt

4 Điều phối viên Thường trú LHQ xem xét và chấp thuận Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ

Trong thời hạn mười lăm (15) ngày làm việc kể từ ngày nhận được công hàm của BộKHĐT, UNRC tham vấn ý kiến lãnh đạo của từng UNCO liên quan và có văn bản thông báochính thức cho Bộ KHĐT về việc chấp thuận Danh mục được LHQ chính thức cam kết hỗtrợ

Đối với dự án mà Cơ quan thực hiện là một tổ chức quốc tế như nêu tại Bước 2(c) ởtrên, UNRC chuyển DPO đã phê duyệt tới IIP và phối hợp với Cơ quan này để đảm bảo triểnkhai thực hiện tốt các công việc tiếp sau Trong trường hợp này, việc thực hiện và quản lý dự

án được phê duyệt sẽ tuân thủ các quy chế và thủ tục của IIP liên quan

5 Bộ KHĐT thông báo Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ

5.1 Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo

chính thức của UNRC, Bộ KHĐT có văn bản thông báo cho các cơ quan liên quan danhmục dự án được các tổ chức LHQ chính thức cam kết hỗ trợ cũng như danh mục dự ánkhông được các tổ chức LHQ chấp thuận

5.2 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ

và văn bản thông báo của Bộ KHĐT về Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ là cơ sởpháp lý để triển khai việc xây dựng Kế hoạch công tác năm (AWP) hoặc Văn kiện dự án(nếu có yêu cầu của nhà tài trợ) và các công việc chuẩn bị khác

Chương 2 - KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Dự án chính thức khởi động khi Danh mục chính thức LHQ hỗ trợ kèm DPO được

Bộ KHĐT thông báo chính thức cho các bên liên quan theo quy định tại Nghị định131/2006/NĐ-CP và Thông tư 04/2007/TT-BKH (đối với các dự án không phải xây dựngvăn kiện dự án) hoặc khi văn kiện dự án được phê duyệt (đối với các dự án phải xây dựngvăn kiện theo yêu cầu của Nhà tài trợ)

Giai đoạn khởi động dự án thường diễn ra trong một thời gian ngắn nhưng lại cónhiều hoạt động liên quan đến công tác xây dựng kế hoạch, nhân sự, tổ chức bộ máy quản lý,

có thể quyết định tới thành bại của dự án sau này Do vậy, NIP (nhất là đối với các cơ quanlần đầu tiên thực hiện dự án do LHQ hỗ trợ) cần phối hợp chặt chẽ với UNCO, các NIP dự

án thành phần (nếu là dự án ô), CIP (nếu có) và thường xuyên tham khảo ý kiến của cácCQQLVT Điều đó sẽ giúp ích rất nhiều cho việc vận hành dự án được thuận lợi trong tươnglai

Theo quy định tại Thông tư 03/2007/TT-BKH, các dự án do LHQ hỗ trợ có tổng vốn(bao gồm vốn viện trợ và vốn đóng góp của Việt Nam) lớn hơn một tỷ Đồng Việt Nam đềuphải thành lập PMU PMU có thể quản lý một hoặc nhiều dự án do LHQ hỗ trợ, nhưngnhiệm vụ này và cơ cấu tổ chức cần thiết phải được quy định rõ trong Quyết định thành lậpPMU

30 tháng 7 năm 2007 của Bộ KHĐT Sau đây là một số điểm cần lưu ý trong quá trình thànhlập PMU:

a) PMU được thành lập trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận đượcthông báo của Bộ KHĐT về Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ (đối với dự án chỉ phảixây dựng và ký kết AWP), hoặc trong vòng mười (10) ngày sau khi Văn kiện dự án đượcphê duyệt (đối với dự án phải xây dựng Văn kiện dự án) Mẫu Quyết định thành lập PMUnêu tại Thông tư 04/2007/TT-BKH Quyết định thành lập PMU bao gồm cả việc bổ nhiệmGiám đốc dự án, Phó Giám đốc dự án (nếu có) và Kế toán trưởng hoặc Kế toán dự án cũngnhư cơ cấu các thành viên khác của PMU Số lượng và thành phần các thành viên khác củaPMU phụ thuộc vào quy mô, tính chất công việc của dự án và có tham khảo ý kiến UNCO.Ngoài ra, trong Quyết định cần nêu rõ mức độ tham gia dự án (% thời gian làm việc) củatừng thành viên trong PMU

Cần chú ý rằng Giám đốc và Kế toán dự án không phải là cán bộ, nhân viên củaLHQ

b) Trên cơ sở Quyết định thành lập PMU, Giám đốc Dự án thống nhất với NIP lựachọn và ban hành quyết định bổ nhiệm các thành viên chuyên trách hoặc kiêm nhiệm kháccủa PMU Các thành viên này được hưởng phụ cấp từ nguồn vốn đối ứng của Việt Nam theo

tỷ lệ thời gian tham gia dự án quy định tại Quyết định thành lập PMU và Quyết định61/2006/QĐ- BTC ngày 12/01/2006 của Bộ Tài chính

c) Bên cạnh đó, nếu có quy định trong DPO hoặc Văn kiện dự án đã được thống nhấtvới UNCO, Giám đốc dự án sẽ tổ chức tuyển chọn các chức danh chuyên trách khác hỗ trợquản lý dự án và được hưởng lương từ ngân sách viện trợ của dự án Các chức danh này cóthể tham gia PMU Việc tuyển dụng các chức danh này được trình bầy cụ thể tại Phần III,Chương 5 của HPPMG

1.1.2 Quy chế tổ chức và hoạt động của PMU được ban hành trong vòng 15 ngàylàm việc kể từ ngày có Quyết định thành lập PMU Mẫu Quy chế tổ chức và hoạt động củaPMU nêu tại Thông tư 03/2007/TT-BKH

1.1.3 Ban quản lý dự án ô và Ban quản lý dự án thành phần được thành lập căn cứvào DPO hoặc Văn kiện dự án ô đã được phê duyệt

1.2 Thành lập Văn phòng dự án

1.2.1 Dưới sự chỉ đạo của NIP, Giám đốc dự án cần thành lập Văn phòng dự ántrong vòng mười lăm (15) ngày làm việc sau khi có quyết định thành lập PMU NIP chịutrách nhiệm bố trí địa điểm và cung cấp các trang thiết tối thiểu cho Văn phòng dự án, trừtrường hợp có thỏa thuận khác trong DPO hoặc Văn kiện dự án

1.2.2 Trụ sở của Văn phòng dự án là địa điểm làm việc của PMU và là nơi tiến hànhcác giao dịch chính thức của dự án Văn phòng dự án cũng là nơi lắp đặt trang thiết bị và lưugiữ các văn kiện, hồ sơ, sổ sách, v.v của PMU Đây là nơi liên hệ chính của các bên thamgia dự án, người thụ hưởng dự án và các bên khác có liên quan trong quá trình thực hiện dựán

1.3 Đăng ký sử dụng con dấu, mở tài khoản và chuyển tiền của PMU

1.3.1 PMU đăng ký sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật để phục vụ choviệc thực hiện dự án

1.3.2 PMU mở tài khoản tại ngân hàng thương mại hoặc Kho bạc Nhà nước phù hợpvới các quy định của pháp luật, trong vòng ba mươi (30) ngày làm việc kể từ ngày có quyếtđịnh thành lập PMU, để tiếp nhận kinh phí do UNCO chuyển đến và ngân sách đối ứng (nếucó) Chủ tài khoản được xác định tại quyết định thành lập PMU và thường là Giám đốc dự

án Giám đốc dự án cần cung cấp cho UNCO những thông tin liên quan đến tài khoản ngânhàng như được đề cập tại Điểm 1.4 dưới đây

1.3.3 Theo yêu cầu của Giám đốc dự án, UNCO chuyển tiền vào tài khoản dự án đểhoàn trả hay chi tiêu cho các hoạt động dự án được NIP thực hiện NIP có thể chuyển mộtphần của khoản tiền này từ tài khoản của dự án cho CIP theo kế hoạch công tác đã được phêduyệt, để chi tiêu cho các hoạt động dự án mà CIP thực hiện

1.3.4 Trong trường hợp khác, theo yêu cầu chính thức của Giám đốc dự án, UNCO

có thể chuyển tiền trực tiếp cho CIP theo kế hoạch công tác đã được phê duyệt, để chi tiêucho các hoạt động dự án do CIP thực hiện Trong trường hợp này, UNCO thực hiện chứcnăng như một ngân hàng thuần túy

Trong cả hai trường hợp, CIP đều phải chịu trách nhiệm giải trình trước NIP về việc

sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí nhận được từ NIP hoặc UNCO

1.3.5 PMU cần đăng ký với cơ quan thuế địa phương để được cấp mã số thuế phục

vụ cho công tác quản lý và hoàn thuế theo quy định hiện hành của Chính phủ

1.4 Thông báo nhân sự, địa chỉ liên hệ và tài khoản cho các cơ quan liên quan

1.4.1 NIP có trách nhiệm gửi Quyết định thành lập, Quy chế tổ chức và hoạt độngcủa PMU và tên của Giám đốc và Phó Giám đốc (nếu có) và Kế toán tới Bộ KHĐT, Bộ TC,UNCO liên quan, CIP (nếu có) và NIP thành phần (nếu là dự án ô) trong vòng mười lăm(15) ngày làm việc kể từ ngày ban hành các quyết định nói trên, để tạo cơ sở pháp lý choviệc giao dịch liên quan đến hoạt động của PMU

1.4.2 Trong vòng ba mươi (30) ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thành lậpPMU, Giám đốc dự án (kể cả dự án thành phần) cần thông báo chính thức cho UNCO, CIP(nếu có) các thông tin sau:

- Địa chỉ, điện thoại, fax và email của PMU;

- Mô tả tóm tắt công việc, số điện thoại và email của từng nhân sự dự án;

- Chi tiết về tài khoản (tên chủ tài khoản, số tài khoản và tên ngân hàng hoặc kho bạcnơi PMU mở tài khoản dự án) để thuận tiện cho việc giao dịch trong tương lai

- Tên và mẫu chữ ký của Giám đốc dự án và của Phó Giám đốc dự án nếu có

1.5 Hoàn tất Hợp đồng trách nhiệm với CIP

Song song với các hoạt động chuẩn bị khác, điều hết sức quan trọng đối với NIP,thông qua Giám đốc dự án, là phải hoàn thiện và ký kết Hợp đồng trách nhiệm với từng CIP,như đã được đề cập tại Bước 1.2 về xây dựng DPO, Khoản II, Chương 1, Phần III trên đây

Tổ chức một số hoạt động khởi động dự án (như lễ khởi động dự án, một số hoạt

động tuyển chọn nhân sự và đào tạo quản lý dự án ban đầu )

2 Văn phòng tổ chức Liên Hợp Quốc (UNCO)

UNCO thực hiện những việc sau trong quá trình khởi động dự án:

2.1 Cho ý kiến khi được NIP tham vấn về những vấn đề liên quan đến việc thành lập

PMU

2.2 Phối hợp với PMU trong việc tổ chức lễ khởi động dự án, tuyển chọn nhân sự dự

án và đào tạo quản lý ban đầu

2.3 Phân công cán bộ đầu mối theo dõi, hỗ trợ các hoạt động của dự án về nội dung

và về tài chính

2.4 Trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định thành lập

PMU, UNCO thông báo chính thức cho Giám đốc dự án và Giám đốc các dự án thành phần(nếu là dự án ô) với các thông tin sau về tổ chức mình:

2.4.1 Địa chỉ, điện thoại, fax và email của bộ phận chuyên môn và cán bộ đầu mốitheo dõi dự án thuộc tổ chức mình;

2.4.2 Mô tả tóm tắt công việc, số điện thoại và email của từng nhân sự của tổ chứcmình sẽ làm việc thường xuyên với PMU;