Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một cửa hàng bách hóa

Hệ thống kiểm soát nội cửa hàng bách hóa Kiểm soát chức quan trọng nhà quản lí nhằm thu thập thông tin trình , tượng diễn tổ chức , tính chất quan trọng kiểm soát thể hai mặt mặt , kiểm soát công cụ quan trọng để nhà quản lí phát sai sót cso biện pháp diều chỉnh, mặt khác , thông qua kiểm soát , hoạt động thực tốt giảm bớt sai sót nảy sinh Hệ thống kiểm soát nội thực chất tích hợp loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên cửa hàng để đảm bảocửa hàng hoạt động hiệu quả, đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội hệ thống tất mà cửa hàng cần làm để có điều muốn có tránh rủi ro Cũng nguyên tắc này, để đảm bảo hiệu hoạt động cửa hàng , họ thường đặt hệ thống quản lí khác Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh đem lại cho cửa hàng lợi ích như: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính xác số liệu kế toán báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt tổ chức chức quy định luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đông gây dựng lòng tin họ (trường hợp Cửa hàng cổ phần).để đảm bảo nâng cao lực cạnh tranh vị cửa hàng thị trường toàn cầu , hệ thống kiểm soát cung cấp thông tin phản hồi hoạt động , xác định khoảng cách kế hoạch kết thực tế , kiểm soát chức quan trọng trình quản lí đề biện pháp để đảm bảo hệ thống vận hành hướng mực tiêu đề , để tổ chức hệ thống kiểm soát , nhà quản lí muốn biết cụ thể ba điều : hiệu lực kế hoạch- mức độ đạt mục tiêu hiệu , nguồn lực phải sử dụng để đạt kết suất – chất lượng số lượng kết hoạt động mối quan hệ với chi phí hoạt động Như , hệ thống kiểm soát chức quản lí mà nhà lãnh đạo cửa hàng phải trọng , xây dựng Vì , bám sát vào nhu cầu thực tiễn mục đích hệ thống đề suất yếu tố từ đưa phương án phù họp với cửa hàng để cửa hàng hoạt động hiệu Môi trường kiểm soát Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Giám sát Thông tin Thứ , môi trường kiểm soát Là yếu tố phản ánh sắc thái chung đơn vị , chi phối ý thực thành viên đơn vị, tảng phận khác nhân tố kiểm soát nội cửa hàng G i m Khách hàng Nhân viên Môi trường làm Nhân viên bán hàng Trước hết đưa qui định , nguyên tắc , chuẩn mực đạo đức đơn vị để thành viên đơn vị có cách cư xử đắn , nhà lãnh đạo phải làm gương cho cấp việc tuân thủ qui định hành xử cửa hàng nhà quản lí cần phổ biến qui định cho thành viên thể thức thích hợp, nhân viên hay người nhân tố quan trọng phát triển cửa hàng tổ chức hoạt động mà phân quyền, người không nghiêm tức thực công việc , điều chướng ngại lớn cho cửa hàng , đạo đức quản lí nhân tố vô quan trọng tạo nên môi trường làm việc thân thiện , hiệu ,là thành tố văn hóa tổ chức , tạo cưn để đưa định trách nhiệm xã hội – yếu tố liên quan đến môi trường bên Phạm vi pháp luật Phạm vi đạo đức Phạm vi lựa chọn tự ( chuẩn mực pháp (các chuẩn mực đạo luật ) đức ) ( chuẩn mực cá nhân , tổ chức ) Mức độ kiểm soát Cao thấp Những mục tiêu cụ thể công việc tổ chức mà cửa hàng nên quan tâm : Xây dựng máy quản trị gọn nhẹ có hiệu lực 2.Xây dựng nếp văn hóa tổ chức lành mạnh Tổ chức công việc khoa học Phát hiện, uốn nắn điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức Phát huy mạnh nguồn tài nguyên vốn có Tạo lực cho tổ chức thích Cửa hàng sử dụng nhiều phương pháp như: thử nghiệm ma túy , giám sát bí mật +thử nghiệm ma túy : sử dụng ma túy hành vi bất hợp pháp khiến cửa hàng gặp phải nhiều vấn đề tăng sản phẩm sai hỏng , giảm chất lượng công việc , vắng mặt nhân viên , tai nạn nơi làm việc, từ dẫn đến thái độ , hành vi phi đạo đức cửa hàng …để giải vấn đề , tổ chức nên sử dụng nhiều biện pháp thử nghiệm người tuyển dụng , nhân viên làm việc , người lao động … + Giám sát bí mật :để giám sát hành vi bất hợp pháp xảy ăn trộm , ăn cắp , gian lận , cố tình phá hoại tài sản , đe dọa khủng bố … giám sát thực thông qua nhân viên an ninh nội , sử dụng thiết bị giám sat camera siêu nhỏ , thiết bị quan sat nhân viên có nghi ngờ tội phạm + Máy đo tim kiểm tra độ trung thực :đôi gọi máy phát nói dối ,biện pháp xác định theo nghiên cứu có độ tin cậy xác 76 % + Công khai trả lương :sẽ tạo tinh thần thoải mái cho nhân viên ,họ thấy công cung cấp thông tin để họ đàm phán mức lương họ bên cạnh , nên trọng : + Đảm bảo lực: đảm bảo nhân viên có kỹ hiểu biết để thực nhiệm vụ Vì thế, nhà quản lí nên tuyển dụng nhân viên có kiến thức kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ giao + Hội đồng quản trị Uỷ ban kiểm toán: Nhiều nước giới, yêu cầu cửa hàng cổ phần có niêm yết Thị trường chứng khoán cần thành lập Uỷ ban kiểm toán Uỷ ban không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò việc thực mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, đảm bảo độc lập Kiểm toán nội với phân quản lý cửa hàng … Ở Việt nam, Luật cửa hàng 2005 quy định số loại hình cửa hàng phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông đóng vai trò Uỷ ban kiểm toán + Cơ cấu tổ chức: phân chia trách nhiệm quyền hạn phận đơn vị, cấu phù hợp sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát giám sát hoạt động Cơ cấu tổ chức thể qua sơ đồ tổ chức, cần phù hợp với quy mô đặc thù hoạt động đơn vị + Cách thức phân định quyền hạn trách nhiệm: Phân định quyền hạn trách nhiệm xem phần mở rộng cấu tổ chức, cụ thể hóa quyền hạn trách nhiệm thành viên hoạt động đơn vị, giúp họ hiểu họ có nhiệm vụ hành vi họ ảnh hưởng đến tổ chức Do đó, đơn vị cần thể chế hóa văn quyền hạn trách nhiệm phận nhân viên đơn vị + Chính sách nhân sự: sách thủ tục chủ cửa hangvề tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải , chọn nhân viên có đủ lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt góp phần lớn đến hữu hiệu hiệu môi trường kiểm soát ứng với hoàn cảnh thuận lợi khó khăn bên bên đơn vị.Nói chung môi trường kiểm soát , phong cách nhà quản lí hành vi người lao động yếu tố quan trọng để giám sát, đánh giá tình hình hoạt động cửa hàng Thứ hai , Đánh giá rủi ro Ta sử dụng vòng liên hệ ngược để đánh giá Kết mong muốn Kết thực tế Đo lường kết thực So sánh tế thực với tiêu chuẩn Phân tích nguyên nhân sai lệch Thực điều chỉnh Xây dựng chương trình điều chỉnh Xác định sai lệch Đối với hoạt động đơn vị có phát sinh rủi ro khó kiểm soát tất Vì vậy, nhà quản lí phải đánh giá phân tích nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho mục tiêu không đạt cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa tổn thất rủi ro gây - Xác định mục tiêu đơn vị: Mục tiêu điều kiện tiên để đánh giá rủi ro Rủi ro xác định rủi ro tác động khiến cho mục tiêu có khả không thực được.Ở mục tiêu cửa hàng tang suất , chất lượng , số lượng , doanh thu - Nhận dạng rủi ro: rủi ro tác động đến tổ chức mức độ toàn đơn vị (sự đổi kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, cải tiến sản phầm, sách nhà nước…) hay ảnh hưởng đến hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) liên quan đến mức độ rộng Chủ cửa hàng sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích liệu, rà soát hoạt động thường xuyên Với cửa hàng nhỏ, chủ cửa hàng tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, buổi họp nội - Phân tích đánh giá rủi ro: công việc phức tạp rủi ro khó định lượng có nhiều phương pháp khác Một quy trình bao gồm: +Ước lượng tầm cỡ rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu.nhà quản lí nên quan tâm Cửa hàng sản xuất mặt hàng , tính cạnh tranh thị trường ,khả hoàn vốn , phần trăm +Xem xét khả xảy rủi ro : hoạch định chiến lược , tính toán tỉ lệ rủi ro bao nhiêu, dự đoán trước rủ ro không đáng có +Đề biện pháp sử dụng đối phó với rủi ro Đưa biện pháp ngăn chặn biện pháp thay đổi tình hình cửa hàng gặp rủi ro Ngoài rủi ro không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, hoạt động bị rủi ro xuất từ yếu tố bên bên tác động Các yếu tố bên Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán thấp, cố hỏng hóc hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng sở Tổ chức cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với thay đổi, mở rộng sản xuất Chi phí cho quản lý trả lương cao, thiếu kiểm tra, kiểm soát thích hợp xa Cửa hàng mẹ thiếu quan tâm Các yếu tố bên ngoài:Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành Thay đổi thói quen người tiêu dùng làm sản phẩm dịch vụ hành bị lỗi thời Xuất yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá thị phần Sự ban hành đạo luật hay sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức Để tránh bị thiệt hại tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hữu tiềm ẩn Phân tích ảnh hưởng chúng kể tần suất xuất xác định biện pháp để quản lý giảm thiểu tác hại chúng Các hoạt động kiểm soát biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo thị ban lãnh đạo giảm thiểu rủi ro tạo điều kiện cho tổ chức đạt mục tiêu đặt thực thi nghiêm túc toàn tổ chức Ví dụ: kiểm soát phòng ngừa phát mát, thiệt hại tài sản, kiểm soát xem tổ chức có hoạt động theo chuẩn mực mà tổ chức quy định, theo yêu cầu pháp luật hành… Hệ thống thông tin truyền thông cần tổ chức để bảo đảm xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt người có thẩm quyền Hệ thống giám sát thẩm định: trình theo dõi đánh giá chất lượng thực việc kiểm soát nội để đảm bảo triển khai, điều chỉnh môi trường thay đổi, cải thiện có khiếm khuyết Ví dụ thường xuyên rà soát, kiểm tra báo cáo chất lượng, hiệu hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá theo dõi việc ban lãnh đạo tất nhân viên có tuân thủ chuẩn mực ứng xử tổ chức sau ký cam kết hay không Rủi ro cần xem xét chiến lược mục tiêu đề có sức với cửa hàng , cửa hàng thực từ đưa biện pháp cụ thể thứ ba, Hoạt động kiểm soát: Những sách thủ tục để đảm bảo cho thị chủ cửa hàng thực 10 11 - Phân chia trách nhiệm: Mục đích nhân viên kiểm soát lẫn Ví dụ thủ quỹ kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức bảo quản tài sản,… - Kiểm soát trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy cần thực nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ việc phê chuẩn nghiệp vụ Quan trọng kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách việc phê chuẩn loại nghiệp vụ phải đắn - Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều số sách kế toán tài sản có thực tế bắt buộc phải thực định kỳ Điều tra nguyên nhân, qua phát yếu tồn đơn vị Hoạt động thực cho loại sổ sách tài sản, kể ấn đánh số thứ tự trước chưa sử dụng, hạn chế nhân viên không phận tiếp cận phần mềm, tài sản đơn vị… - Phân tích rà soát: xem xét lại việc thực cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thường xuyên rà soát phát vấn đề bất thường, để thay đổi kịp thời chiến lược kế hoạch, điều chỉnh thích hợp.Rất khó để tìm công thức chung giúp nhà quản lí khắc phục yếu hệ thống kiểm soát trongcửa hàng , tuỳ khuyết điểm mà có biện pháp riêng biệt Chẳng hạn việc kiểm soát hoạt động chi tiêu cửa hàng cần phải tìm cách kiểm soát tối ưu phù hợp với đặc điểm cửa hàng , thứ tài sản dễ bị thất thoát Theo nhiều chuyên gia tài cửa hàng đừng để kế toán trưởng vừa người duyệt chi, vừa người ghi sổ sách phải lập quy trình quản lý thật chặt chẽ không nên có ngoại lệ: phòng ban cửa hàng muốn chi phải lập giấy đề xuất 12 chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt Sau có chữ ký đồng ý người có thẩm quyền, kế toán viên lập phiếu chi lệnh chi Lúc thủ quỹ chi tiền Còn cẩn thận nên tách phận thủ quỹ khỏi phòng kế toán, sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ Còn hoạt động giám sát nguyên vật liệu, cách thức hiệu để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất trả lương cao, nhà quản lí nên trả lương thật cao cho người làm phận này, đồng thời nói rõ cửa hàng phát người có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch với nhà cung cấp, bị sa thải Như nghĩa họ chỗ làm tốt lòng tham làm mờ mắt Bên cạnh đó, nhà quản lí thiết phải có kênh thông tin riêng để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán thủ kho cần thiết tách rời Bộ phận bán hàng nơi thống giá với khách đặt hàng Để công việc thuận tiện, nhà quản lí nên quy định rõ ràng khung giá cho nhân viên bán hàng tự phải trình giám đốc quản lý Sau nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho Trên tờ phiếu bắt buộc phải có chữ ký trưởng phòng phó phòng uỷ quyền thủ kho xuất hàng ký vào Tờ phiếu có ba liên: phòng bán hàng giữ liên để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách theo dõi công nợ Về phía nhà quản lý cửa hàng có trách nhiệm thành lập, điều hành giám sát hệ thống kiểm soát nội cho phù hợp với mục 13 tiêu cửa hàng Để hệ thống vận hành tốt, nhà quản lý cần tuân thủ số nguyên tắc như: xây dựng môi trường văn hóa trọng đến liêm chính, đạo đức nghề nghiệp với quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi; xác định rõ hoạt động tiềm ẩn nguy rủi ro cao; thành viên cửa hàng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra giám sát; tiến hành định kỳ biện pháp kiểm tra độc lập… Ngoài việc thiết lập quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo hệ thống phòng ban, nhiều cửa hàng lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội ban kiểm soát với nhiệm vụ phát sai sót ban điều hành, kiểm tra hợp đồng có thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp rủi ro.Kiểm soát nội nên giám đốc tài phụ trách Thứ tư,Thông tin truyền thông Hệ thống thông tin đơn vị xử lý máy tính, qua hệ thống thủ công kết hợp hai, miễn bảo đảm yêu cầu chất lượng thông tin thích hợp, cập nhật, xác truy cập thuận tiện Trong đó, cần ý khía cạnh sau: + Kiểm soát máy tính :mục đích chủ yếu để đo lường hoạt động nhân viên, nhà quản lí thấy nỗ lực nhân viên , phù hợp để đánh giá sản lượng đầu người lao động cách định kì - Mọi thành viên đơn vị phải hiểu rõ công việc mình, tiếp nhận đầy đủ xác thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ 14 với thành viên khác sử dụng phương tiện truyền thông đơn vị - Các thông tin từ bên phải tiếp nhận ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có phản ứng kịp thời Trong hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thông tin kế toán phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài HTTT kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất kiện kinh tế phát sinh Hai phận phần lớn sử dụng chung liệu đầu vào sản phẩm đầu khác Kiểm toán viên thường ý đến hệ thống thông tin kế toán tài Thông tin phản hồi: liên lạc tốt nhà cung cấp thông tin nhà quản lí , đảm bảo thông tin cần đến người nhận thông tin , thông tin cần đảm bảo tính tin cậy độ xác , đầy đủ , cụ thể , yêu cầu thời gian Xây dựng hệ thống giám sát thông tin liên lạc vào cửa hàng , kiểm soát máy điện thoại , máy tính ,thiết bị mạng , thư báo , thư tín bảng biểu Trong trường hợp thông báo phải đảm bảo yêu cầu tính công khai minh bạch , thông tin cần công bố thức cá nhân tổ chức có trách nhiệm Cần sử dụng thiết bị ghi chép , theo dõi , điều tra khảo sát trực tiếp , xử lí chúng vào mục đích.kiểm soát hệ thống thông tin nên bám sát với trình hoạt động thông tin Thu liệu thập Xử lí thông tin Sử dụng thông Các định tin Kiểm soát hoạt động cần thông tin đơn giản hoạt động bên cửa hàng , kiểm soát hoạt động xảy thường xuyên , 15 phạm vi chức khác , để đảm bảo thông tin xử lí hiệu giám sát liên tục kết xảy trình hoạt động hệ thống kiểm soát hoạt động thông tin cần cho : + xử lí hoạt động giao dịch ghi lại thay đổi hàng ngày khối lượng , doanh số , lao động , nguyên vật liệu + sản xuất báo cáo kiểm soát + xử lí nhanh chóng yêu cầu phát sinh trạng thái cân , tần suất , dự trữ ,lượng phân phối Hệ thống kiểm soát quản lí thông tin cần thông tin cụ thể ,tính xác cao , kiểm soát mức độ hoạt động nhân viên yếu tố hành vi phức tạp nhân viên trình thực công việc kiểm soát Đảm bảo thông tin vào danh nghiệp nằm kiểm soát Nhà quản lí dùng công cụ hỗ trợ kiểm soát như: + Hệ thống báo cáo thông tin + Hệ thống hỗ trọ định +Hệ thống hỗ tợ hoạt động nhóm +Hệ thống chuyên gia Ngoài để quản lí chặt chẽ nhà quản lí sử dụng nhiều hệ thống kiểm soát khác cấp quản lí có nhu cầu khác hệ thống thông tin , thoogn tin thành tố vô quan trọng công cụ để gắn liền chức môi trường , nguyên liệu đầu vào đề định quản lí công 16 cụ để tổ chức thực định quản lí nguồn lực quan trọng tổ chức Như việc đảm bảo vấn đề truyền thông , thông tin phải đảm bảo chặt chẽ , với nguồn thông tin bí mật mang tính nội đòi hỏi phải rà soát , giám sát chặt chẽ hệ thống kiểm soát định kì thường xuyên thứ năm,Giám sát Là trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội Xác định kiểm soát nội có vận hành thiết kế hay không có cần sửa đổi cho phù hợp với thời kỳ hay không Giám sát thường xuyên (tiếp cận ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, biến động bất thường…) hay định kỳ (các kiểm toán định kỳ kiểm toán viên nội bộ, kĩ thuật viên độc lập thực hiện).Việc giám sát nằm qui trình sau : Xác định mục tiêu , nội dung kiểm soát Xác định tiêu chuẩn kiểm soát 17 Giám sát ,đo lường việc thực Đánh giá việc thực Sự thực phù hợp với tiêu chuẩn tiêuchauauaanr có Không cần điều chỉnh không Tiến hành điều chỉnh sai lệch Đ Tất phương pháp nêu trênđều hướng kết Vì với cần thiết cho hệ tổ chức, hệ thống kiểm soát cần phải sử dụng cách linh hoạt , tạo điểm khác biệt phù hợp với đặc điểm phận , người cửa hàng Khi tổ chức cần phải tiết kiệm nhân tố cần ý liên tục theo thời gian để đảm bảo tính vững hệ thống 18 ... yếu hệ thống kiểm soát trongcửa hàng , tuỳ khuyết điểm mà có biện pháp riêng biệt Chẳng hạn việc kiểm soát hoạt động chi tiêu cửa hàng cần phải tìm cách kiểm soát tối ưu phù hợp với đặc điểm cửa. .. nội đòi hỏi phải rà soát , giám sát chặt chẽ hệ thống kiểm soát định kì thường xuyên thứ năm,Giám sát Là trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội Xác định kiểm soát nội. .. tin vào danh nghiệp nằm kiểm soát Nhà quản lí dùng công cụ hỗ trợ kiểm soát như: + Hệ thống báo cáo thông tin + Hệ thống hỗ trọ định +Hệ thống hỗ tợ hoạt động nhóm +Hệ thống chuyên gia Ngoài