Kỹ năng viết

Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực hiện viết thư cho cấp trên, cấp dước, cho người đồng nghiệp của mình, viết cho nhà chung cấp, viết cho đối tác, cho khách hàng,… Trong thời đại t

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Viết là một phương tiện giao tiếp rất quan trọng, đặc biệt là trong kinh doanh, kỹ năng viết đóng vai trò quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến việc được thăng tiến và thành công trong công việc của một người và một doanh nghiệp Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực hiện viết thư cho cấp trên, cấp dước, cho người đồng nghiệp của mình, viết cho nhà chung cấp, viết cho đối tác, cho khách hàng,… Trong thời đại tiến bộ của khoa học công nghệ tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin trực tuyến cũng không thể thiếu những thông điệp viết, và những thông điệp này đòi hỏi kỹ năng viết để làm cho chúng trở nên hiệu quả hơn Kỹ năng viết tốt sẽ tạo được cảm tình nơi người nhận thông điệp, giúp vượt qua các đối thủ cạnh tranh, giữ được khách hàng cũ, thu hút khách hàng mớivà giữ được mối quan hệ bền vững với các đối tác kinh doanh…

I SỰ CẦN THIẾT CỦA KỸ NĂNG VIẾT

1 Khái niệm về viết

Theo định nghĩa trong Từ Điển Từ và Ngữ Việt Nam của GS.TS Nguyễn Lân, viết là tạo thành chữ bằng những đường nét được vạch ra Viết là bày tỏ ý kiến của mình thông qua phương tiện

là chữ viết trên giấy, bảng, máy tính,… cho một số người đọc nào đó

Viết là phương tiện giao tiếp rất quan trọng Theo kết quả một cuộc điều tra được tiến hành tại Mỹ vào những năm tám mươi của thế kỷ 20, những người được phỏng vấn cho rằng: họ sử dụng tới 44% thời gian làm việc trong ngày cho những công việc có liên quan kỹ năng viết 98% số người được hỏi khẳng định rằng: kỹ năng viết là quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến việc được thăng tiến

và thành công trong công việc của họ (Trích trong “Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống, GSTS Đoàn Thị Hồng Vân, 2006, trang 150)

Trong thời đại ngày nay, giao tiếp ngày càng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ tiến

bộ của công nghệ Tốc độ trao đổi thông tin ngày càng nhanh nhờ có mạng internet toàn cầu Tuy nhiên, trao đổi thông tin trực tuyến cũng không thể thiếu những thông điệp viết

Phong cách riêng của bản thân trong thông điệp giao tiếp kinh doanh thể hiện trong thông

điệp viết qua cách hành văn, nó thể hiện rất rõ về người viết bởi vì văn chính là người Đọc một bài

viết, một bức thư, một bản báo cáo, một kế hoạch, … một người đọc tinh tế sẽ đoán được tác giả là

ai (là người như thế nào, có trình độ ra sao, có đáng tin cậy không, phong cách làm việc như thế nào,

…) Một thông điệp viết được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ tạo được tình cảm đối với người nhận Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của giao tiếp cũng như hiệu quả công việc

2 Tầm quan trọng của kỹ năng viết:

a) Kỹ năng viết tốt sẽ giúp tạo được cảm tình đối với người nhận thông tin:

Kỹ năng viết tốt thể hiện ở cả nội dung và hình thức của thông điệp.

sự, tôn trọng người khác và có long tự trọng

b) Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh:

Trong bất kỳ cuộc thi nào, bước đầu tiên là nộp hồ sơ cho ban tổ chức Chính trong hồ sơ này, kỹ năng viết của người dự thi được thể hiện tác dụng của nó Chỉ khi nào hồ sơ được chọn thì ứng viên mới được mời đến để trao đổi trực tiếp Như vậy để hồ sơ ban đầu được chọn, ngoài những yếu tố cần thiết khác, ừng viên phải có kỹ năng viết tốt để vượt qua các đối thủ cạnh tranh của mình

Trong thời đại ngày nay thị trường là trong suốt Khi các ý tưởng sáng tạo, cơ hội kinh doanh càng nhiều và càng cạnh tranh gay gắt thì kỹ năng giao tiếp (cả nói và viết) là thế mạnh để vượt qua đối thủ cạnh tranh Khi nộp hồ sơ đấu thầu thì giao tiếp viết đóng vai trò quyết định cho doanh nghiệp ngoài các yếu tố khác về khả năng kỹ thuật hay yếu tố tài chính

Các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh Trong giao tiếp tuyển dụng, trình độ chuyên môn của ứng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng chỉ là điều kiện cần Kỹ năng giao tiếp là điều kiện đủ để ững viên có thể vượt qua các kỳ kiểm tra, phỏng vấn Kỹ năng giao tiếp viết tốt sẽ giúp ứng viên vượt qua các đối thủ và bước được bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp tuyển dụng

c) Khả năng viết tốt sẽ giúp giữ được khách hàng cũ và giành được khách hàng mới:

Trong thời đại thông tin ngày nay, giao tiếp trực tuyến qua các phương tiện hiện đại đucợ sử dụng ngày càng rộng rãi Tuy nhiện, các doanh nghiệp vẫn sử dụng thư thương mại để giao dịch với bên ngoài Ngoài ưu điểm là có thể truyền tải đầ đủ thông tin cần trao đổi, thư thương mại có chữ ký được xem như là một thông điệp chính thức và có giá trị pháp lý đầy đủ

Người ta từng ví thư thương mại là” những người bán hàng thầm lặng”, thậm chí là “vị đại sứ tài ba” của tổ chức vì thư thưởng mại chính là cầu nối tổ chức với bên ngoài (Trích trong “Giao tiếp kinh doanh và cuộc sống”, GSTS Đoàn Thị Hồng Vân, 2006, trang 151).

Thư thương mại được viết đúng cách, rõ ràng, mạch lạc, chặt chẽ sẽ giúp tổ chức giữ được khách hàng cũ và thu hút được những khách hàng mới cũng như giữ được mối quan hệ ngày càng bền vững với các đối tác kinh doanh

d) Giao tiếp viết có ưu thế vượt trội trong một số trường hợp giao tiếp kinh doanh:

• Thông tin cần lưu trữ để tham khảo, sử dụng trong tương lai (các báo cáo, đề án, kế hoạch kinh doanh, thông báo, …)

• Các hợp đồng, bản thỏa thuận, thư thương mại, là những thông tin cần được lưu giữ để làm

cơ sở cho việc tổ chức thực hiện hay giải quyết những tranh chấp (nếu có) sau này

• Thông tin cần được kiểm soát chính xác ngày giờ, địa điểm nhận được thông tin (thông báo, tài liệu hướng dẫn,…)

• Các thông tin cần giữ bí mật (số liệu, tài liệu, …)

II ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG ĐIỆP VIẾT TRONG KINH DOANH

1. Ưu điểm:

• Cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ và tham khảo được trong tương lai

• Có thể được đọc lại và nghiên cứu, điều này rất quan trọng nếu thông điệp dài và thông tin phức tạp

• Có thể đọc lại và chỉnh sửa để đảm bào tuân theo đúng nguyên tắc kinh doanh

• Có thể có giá trị pháp lý

2. Hạn chế:

• Thường được chuyển đi rất chậm, trừ email và fax

• Được xem như là một thông tin chính thức vì nó mang tính vĩnh cửu

• Không thể có phản hồi nhanh và thấu đáo vì thiếu những tín hiệu không lời Phản hồi chậm vì người gửi và người nhận ở hai nơi khác nhau

• Đòi hỏi lưu trữ, có thể làm mất thời gian và tốn chi phí

III CÁC VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý ĐỂ PHÁT TRIỂN THÔNG ĐIỆP VIẾT TRONG KINH DOANH

1.Quá trình phát triển thông điệp viết trong kinh doanh

- Quá trình phát triển thông điệp viết trong kinh doanh gồm 3 bước: Lập dàn ý; Biên soạn; Hoàn tất

1.1. Lập dàn ý cho thông điệp

1.1.1. Phân tích tình huống giao tiếp

Khi phân tích tình huống giao tiếp cần tự đặt ra các câu hỏi sau:

Đánh giá tình huống giao tiếp bằng cách tự đặt ra các câu hỏi:

• Đó là người nhận cuối cùng hay người đọc trung gian?

• Những trở ngại về vật lý và chính trị có thể có trong lúc thực hiện?

• Người nhận cần biết gì?

• Hành động nào của người nhận được mong đợi?

Hỏi những câu hỏi thông thường và đặc biệt:

• Người nhận ở trong tổ chức hay ngoài tổ chức?

• Có phải trả lời câu hỏi đặc biệt nào của người nhận không?

• Người nhận sẽ thấy thông điệp của tôi tích cực, tiêu cực, thuyết phục hay tổng hợp

• Quan hệ giữa tôi và người nhận là gì? Với công ty của tôi là gì?

• Thông điệp của tôi lien quan đến chủ đề đang thảo luận hay giới thiệu một chủ đề mới?

1.1.2. Thiết lập mục đích sơ cấp và thứ cấp

Mục tiêu sơ cấp và thứ cấp có liên quan với mục tiêu của giao tiếp kinh doanh:

1. Người nhận hiểu

2. Câu trả lời cần thiết của người nhận

3. Mối quan hệ thiện chí

độ và phản ứng về mặt cảm xúc Từ việc phân tích này, người gửi có thể xác định được các ý, từ và các tiếp cận để giao tiếp tốt nhất trong mọi tình huống

Nếu có nhiều người nhận thì phải phân tích từng người một để đạt được mục tiêu của giao tiếp kinh doanh, thông điệp phải được soạn sao cho mọi người nhận đầu hiểu mà không làm phật ý đến những người khác

1.1.4. Chọn loại thông điệp

Thông điệp viết có thể là email, thư tín, bảng ghi nhớ, báo cáo viết, và nhiều loại tài liệu khác Chúng có thể được viết tay, đánh máy hay được in ra giấy Định dạng và kiểu mẫu của thông điệp thay đổi tùy tình huống Bản ghi nhớ chỉ được

sử dụng trong giao tiếp nội bộ, email, thư tín và báo cáo có thể dùng trong cả giao tiếp nội bộ và với bên ngoài tổ chức

1.1.5. Chọn một dàn ý có tính tổ chức

Thông điệp trong kinh doanh có thể viết theo cách trực tiếp hoặc gián tiếp Hai cách viết này có nhiều điểm khác nhau

- Đưa ý chính ngay phần mở đầu (nhằm

đạt mục tiêu sơ cấp của thông điệp)

- Mở đầu trung lập hoặc dựa trên một điểm

- Chi tiết bổ sung hay giải thích cho mục

tiêu sơ cấp: sau phần mở bài

- Dùng trong thông điệp: tích cực và trung

Người gửi cần phân tích cẩn thận để chọn dàn ý cho thông điệp của mình Lập dàn

ý có tính tổ chức cho thông điệp của mình là điều cần thiết

Các biến như tuổi tác, giới tính, văn hóa là những yếu tố cần quan tâm để quyết định chọn cách viết nào

1.1.6. Phác thảo nội dung thông điệp

Phác thảo nội dung thông điệp nghĩa là tổ chức những ý tưởng cho thông điệp

Có thể sử dụng những hình thức phác thảo truyền thống (như I., A., 1., a.), viết từng ý chính và những ý phụ liên quan trên một phiếu chú dẫn, động não, hoặc sử dụng biểu đồ tóm tắt

Biên soạn thông điệp

Dựa vào những ghi chú trong quá trình phác thảo thông điệp kết hợp với ghi nhớ của bản thân, người viết thảo thông điệp và nên áp dụng những nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh, sử dụng quan điểm của người nhận, tập trung vào nội dung

Một số kinh nghiệm để vượt qua những khó khăn trong việc diễn đạt ý thành lời:

• Chia bài viết thành nhiều phần nhỏ hơn Hoàn tất một loạt những công việc nhỏ hơn sẽ cho cảm giác của sự hoàn thành

• Bắt đầu một đoạn nào đó thay vì phần mởi đầu của thông điệp Hãy viết phần giữa hay cuối và sau đó hoàn thành những việc còn lại

• Thay đổi phương pháp viết Chuyển giữa viết tay và đánh máy, hoặc thử ghi âm giọng nói Nhiều người cảm thấy nói dễ hơn viết

• Đảm bảo lúc nào cũng có giấy, bút, hay một máy ghi âm cầm tay Những ý tưởng hay thường phát ra khi bạn ít mong đợi chúng nhất, và bạn sẽ muốn ghi lại chúng

• Viết vào lúc làm việc hiệu quả nhất trong ngày và đảm bảo với thời gian hợp lý

• Nghỉ giải lao ngắn

• Có nhạc trong phòng để giải stress Hãy chọn những bản nhạc phù hợp

• Nhờ đồng nghiệp giúp đỡ Quá trình trao đổi có thể giúp hệ thống lại các ý rõ ràng hơn

2.Hoàn tất thông điệp

1.2.Duyệt lại thông điệp

Duyệt lại thông điệp nghĩa là người viết đang thực hiện chuyển đổi nội dung Để xác định chuyển đổi cái gì, hãy đọc to thông điệp từ quan điểm của người nhận và xem xét, kiểm tra lại tất cả những yếu tố cần thiết

Trong quá trình duyệt lại, nếu nhận ra bất kì điểm yếu nào trong thông điệp, hãy thay đổi để nó mạnh hơn Đây cũng là cơ hội để thể hiện phần nào tính cách cá nhân của người viết

Sử dụng chương trình Word để gây thêm ấn tượng và hiệu quả Trong đó, nhớ chú ý đến văn hóa của người nhận để trình bày cho phù hợp

1.3.Hiệu chỉnh thông điệp

Sau khi được duyệt lại, thông điệp còn phải được hiệu chỉnh Xác định xem thông điệp được viết đúng kỹ thuật hay không Phải kiểm tra để chắc chắn rằng không có lỗi nào về định dạng, chính tả, ngữ pháp, chấm câu hay văn phong

1.4.Đọc và sửa thông điệp

Đọc và sửa thông điệp thực hiện trong và sau khi duyệt và hiệu chỉnh bản thảo Quá trình này bao gồm: Đọc lại nội dung thông điệp; Đọc lại lần nữa để sửa lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu

Thủ tục đọc và sửa bao gồm các bước sau:

• Nếu sử dụng chương trình xử lý văn bản, sử dụng công cụ kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp để tìm ra lỗi Tiếp theo, đọc và sửa bản lưu lại trên màn hình và in bản lưu

đó ra với định dạng cách dòng đôi

• Đọc và sửa bản sao bằng cách đọc to tài liệu từ đầu đến cuối, tập trung vào nội dung Đọc lại lần nữa để phát hiện lỗi chính tả, ngữ pháp, chấm câu, văn phong Đặc biệt chú ý vào danh từ riêng, tên cá nhân, các con số, địa chỉ, thông tin trong ngoặc đơn, những từ được trình bày dưới dạng chữ hoa và những từ lạ

• Sau khi hoàn thành việc đọc và sửa tài liệu, hãy nhờ đồng nghiệp hay cộng tác đọc và sửa tài liệu một lần nữa

• Thực hiện những chỉnh sửa theo yêu cầu và sau đó in lại tài liệu để đọc thêm lần nữa.IV.KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TÍCH CỰC

1)Ý nghĩa:

Khi nhận được thông tin thuận lợi và trung lập, người nhận sẽ dễ dàng chấp nhận nội dung của thông điệp.Thông điệp tích cực nên dược xây dựng theo cách trực tiếp để người nhận có thể thấy được ngay các lợi ích

2)Định nghĩa thông điệp tích cực là gì?

Thông điệp tích cực hay trung lập là thông điệp chứa đựng một thông tin thuận lợi hay trung lập đối với người nhận

a.Các trường hợp sự dụng loại thông điệp này :

1) Thăm dò thông tin về 1 sản phẩm,một dịch vụ hay một người nào đó

2) Duyệt một yêu cầu hay đề nghị nào đó của 1 cá nhân hay tổ chức

3) Thông báo về lượng hàng dự định bán hay về một sản phẩm mới

4) Được sử dụng trong giao tiếp nội bộ để thông báo sự thăng tiến, mở rộng hoạt động, tăng lương hay tăng phụ cấp ngoài lương,

b.Sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực thư :

Cách trực tiếp được sử dụng trong việc truyền những thông điệp tích cự hay trung lập có thể bằng cách viết hay lời nói

 Điểm thuận lợi:

Cách thể hiện thông tin trực tiếp sẽ truyền những tin mang tính tốt hay trung lập đến người nhận ngay tức khắc, người nhận sẽ có tâm trạng tích cực và sẽ đưa ra phản hồi một cách thích hợp đối với phần còn lại của thông điệp.

Nói cách khác việc thể hiện thông tin tích cực hay trung lập bằng cách trực tiếp sẽ giúp ta hướng người nhận vào một hệ tư tưởng tích cực

3 Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực

3. Thúc đẩy hành động: (nếu cần thiết)

a. Cá nhân hóa yêu cầu

b. Gợi ý một số lựa chọn (nếu thích hợp)

Thêm vào đó, trước khi tiến hành soạn thảo một thông điệp tích cực, ta phải trả lời những câu hỏi sau:

• Thông tin nào là thuận lợi nhất?

• Thông tin này sẽ mang lại lợi ích cho người nhận như thế nào?

• Cần bổ sung thêm những thông tin nào cho người nhận?

• Việc thúc đẩy hành động mang tính thuyết phục có phù hợp với thông điệp này không?

• Nên sử dụng những thông điệp mang tính thân thiện nào ở phần kết để xây dựng thiện chí?Khi đã xác định được mục đích và nội dung thì chúng ta đã sẵn sàng thực hiện cách trực tiếp

Sau đây là một số điều cần chú ý trong từng phần của sơ đồ phát thảo thư theo cách trực tiếp:

Phần mở đầu

• Đưa thông tin tích cực ngay phần mở đầu của bảng ghi nhớ hay thư nội bộ - dòng chủ đề hay đoạn đầu của thông điệp

• Trong thư nội bộ hay email, dòng tiêu đề có thể được dùng để thể hiện một tin tốt

• Nên đưa ra những thông tin tích cực ngay lập tức, nên lạc quan, mạch lạc, sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh và nên chú trọng vào lợi ích của người nhận

• Câu đầu tiên của đoạn văn đầu nên chứa đựng thông tin có lợi nhất cho người nhận Chỉ nên

sử dụng những từ ngữ tích cực, ngắn gọn nhưng phải đủ sức nhấn mạnh

• Để cho mạch lạc, dễ hiểu, thông tin phải được truyền đạt sao cho người nhận biết được yêu cầu nào, đơn hàng, hợp đồng hay giao dịch nào trước đó đang được đề cập đến Thông tin này có thể để ở dòng chú thích

• Người viết cố gắng thuyết phục người đọc thực hiện một hành động cụ thể

• Phần này có thể sẽ rất hữu ích trong nhiều loại thông điệp tích cực nhưng không phải lúc nào cũng bắt buộc phải có

• Những trường hợp nên thúc đẩy hành động là: thư xác nhận một số tiền trả sau, thư thông báo cho sinh viên về việc được nhận vào học theo một chương trình nào đó, hoặc là những thông điệp duyệt một yêu cầu

• Những trường hợp không nên thúc đẩy hành động bao gồm: thư đề nghị, và thông điệp đồng

ý nhận lời phát biểu tại một cuộc họp

• Phần thúc đẩy nên theo sau phần giải thích Tùy theo chiều dài và loại thông điệp, phần thúc đẩy hành động có thể là một đoạn riêng biệt hoặc là sẽ được kết hợp với phần kết

• Lời đề nghị nên phù hợp với tình huống, nếu có thể và thích đáng thì nên đưa ra nhiều sự lựa chọn cho người nhận Lời đề nghị hành động có thể nói về một doanh số sắp thực hiện ra hay

là một sản phẩm mới Nên nhân cách hóa lời đề nghị để thuyết phục người nhận rằng đây sẽ

là điều có lợi nhất khi họ hành động ngay lập tức

Phần kết

• Phần này là đoạn văn cuối cùng của thông điệp

• Mục đích chính của phần này là xây dựng thiện chí Xây dựng thiện chí cá nhân và nên lạc quan Phần này có thể là một lời cảm kích về sự phục vụ của nhân viên, hoặc là về một thương vụ của khách hàng

• Phần kết cũng phải bám sát vào chủ đề, hoặc nó sẽ thống nhất thông điệp bằng tiếp theo những thông tin tốt đã được đưa ra ở phần mở đầu

• Phần kết trong những thông điệp mang tính tích cực thường ngắn và nên tránh giọng văn rập khuôn, sáo rỗng

4 Các ví dụ về kỹ năng viết thông điệp tích cực

Cách trực tiếp cho thông điệp tích cực sẽ được minh họa trong tình huống giao tiếp bằng thư tín dưới đây Chúng ta sẽ phân biệt được cách diễn đạt tốt và lối viết nghèo nàn thiếu sự diễn giải trong ví dụ minh họa này

Ông Mạnh vừa nghỉ hưu ở ngân hàng ACB Ống đã làm việc cho ACB hơn 30 năm Trong suốt hơn 30 năm đó, ông ấy đã đảm nhiệm nhiều chức vụ quản trị khác nhau Nay, ACB quyết định sẽ thành lập một quỹ học bổng mang tên của ông Mạnh để hằng năm sẽ tặng thưởng cho một sinh viên một học bổng trị giá 50 triệu đồng Bạn là giám đốc nhân sự của ngân hàng ACB Bạn sẽ phải viết một lá thư cho ông Mạnh để thông báo cho ông ấy về quỹ học bổng này và đề nghị ông Mạnh đưa ra những tiêu chuẩn chọn lựa phù hợp Phòng nhân sự sẽ cần những chi tiết như ngành học, môn học, điểm trung bình học tập, tỉ lệ điểm tối đa, học phí, thứ hạng trong lớp… Ngoài ra, bạn còn phải đưa ra một lời mời để ông Mạnh hay một thành viên nào trong gia đình ông tham gia vào hội đồng giám khảo.

Để soạn thảo một bức thư gửi đến ông Mạnh, bước đầu tiên là phải phân tích tình huống và phải xác định được mục đích và nội dung nào sẽ có hiệu quả nhất trong việc đạt được mục tiêu của việc giao tiếp

Trong trường hợp này, mục tiêu của bạn là phải truyền đạt một thông tin mang tính tích cực– đó chính là thông báo về sự thành lập một quỹ học bổng Trong tình huống này, các ý tưởng được phát triển và tổ chức theo cách trực tiếp

Những phần tiếp theo sau đây sẽ minh hoạ một bức thư mang tính tích cực được phát triển như thế nào Mỗi phần sẽ nói về một đoạn của cách trực tiếp và giới thiệu một ví dụ về cách viết kém cỏi và cách diễn đạt tốt

• Mở đầu với thông tin tích cực

Cách viết & diễn đạt kém Cách viết & diễn đạt tốt

“Chào ông Mạnh

Ban giám đốc của ngân hàng ACB đã có

một cuộc họp hàng quý vào ngày hôm qua

Tất cả các thành viên của công ty đã nhất

trí chỉ đạo tôi thông báo cho ông biết về

việc công ty đã quyết định thành lập một

quỹ học bổng mang tên ông.”

đã không được đưa ra ngay trong câu

đầu tiên của đoạn văn, và thông tin về

Trái ngược với đoạn văn trên, đoạn văn này đã đáp ứng tất cả những yêu cầu của việc thể hiện thông tin tích cực trong thông điệp:

• Mở đầu bằng một thông tin mang tính tích cực và chú trọng đến quan điểm của người nhận

• Thông tin về sự hình thành của một quỹ học bổng được đưa ra một cách cụ thể ngay trong hai câu đầu tiên, do đó

• Phần giải thích:

Đưa ra lời giải thích về những điều kiện mà theo đó thông tin mang tính tích cực - sự hình thành của quỹ học bổng - sẽ được thực hiện

Cách viết thông điệp tích cực kém Cách viết thông điệp tích cực tốt

“Tôi cần biết ông muốn có những tiêu

chuẩn nào cho mức học bổng 50 triệu

đồng Tôi cũng cần biết ai nên là người

nhận phần học bổng này hàng năm Chúng

tôi chưa từng thành lập bất kỳ quỹ học

bổng nào nên chúng tôi không biết nó sẽ

phải bao gồm những mục gì Tôi cần sự

hướng dẫn của ông càng sớm càng tốt.”

Các điểm “kém”:

• Viết theo lối chủ quan chứ không

hướng vào lợi ích của người nhận

• Không đứng trên quan điểm của người

nhận và ngữ điệu của thông điệp làm

cho phần giải thích có phần tiêu cực

• Phần giải thích nên có những thông tin

liên quan thích hợp sao cho người nhận

không có một nghi vấn nào Trong

đoạn văn trên, không có một sự gợi ý

nào liên quan đến thông tin mà ông

Mạnh nên đưa ra trong phần hướng

• Đã nêu lên những yếu tố theo cách khách quan, trả lời được câu hỏi của người nhận và đồng thời được viết một cách thích hợp

• Chứa đựng đầy đủ thông tin và khi người nhận đọc nó sẽ hiểu ngay những điều kiện của những thông tin tích cực

Sau phần giải thích, người viết nên xem xét có nên đưa ra lời đề nghị hành động hay không

• Xem xét phần đề nghị hành động

Trong tình huống mà ta nêu ra ở trên thì lá thư gửi cho ông Mạnh nên có phần thúc đẩy hành động

để thu hút ông tham gia vào hội đồng tuyển chọn

Cách viết thông điệp tích cực kém Cách viết thông điệp tích cực tốt

“Chúng tôi sẽ có một hội đồng tuyển chọn

để lựa chọn ra người sẽ nhận phần học

bổng Vì lý do ông đã nghỉ hưu và có rất

nhiều thời gian rãnh rỗi nên tại sao ông

không tham gia vào hội đồng tuyển chọn?”

• Cách diễn đạt mang ngữ điệu lạnh

lùng, sáo rỗng và không thiện chí

• Người viết đã không đứng trên quan

điểm của người nhận và câu văn thứ

hai trong phần đề nghị này dường như

sẽ làm nản lòng hơn là thu hút ông

Mạnh tham dự vào hội đồng tuyển

chọn

“Hàng năm, một hội đồng tuyển chọn

sẽ được hình thành để lựa chọn ra sinh viên ưu tú nhất nhận học bổng Mạnh Hội đồng tuyển chọn sẽ đánh giá những lá đơn của sinh viên và sẽ chọn ra một sinh viên đáp ứng tốt nhất những tiêu chuẩn mà ông

đề ra Ông Mạnh, không biết là ông hoặc những thành viên trong gia đình ông có muốn tham gia vào hội đồng tuyển chọn?”

• Phần đề nghị mang tính thân thiện, góp phần thu hút ông Mạnh tham gia vào hội đồng tuyển chọn

• Đoạn văn cũng giải thích một cách ngắn gọn mục đích của việc thành lập hội đồng tuyển chọn, đồng thời cũng đưa ra lời đề nghị rất lịch sự để hỏi liệu ông Mạnh hay thành viên gia đình có muốn tham gia vào hội đồng tuyển chọn hay không

• Kết thúc lá thư một cách thân thiện

Thông điệp mang tích cực nên có một phần kết mang tính thân thiện để xây dựng thiện chí

Cách viết thông điệp tích cực kém Cách viết thông điệp tích cực tốt

“Đừng quên rằng tôi cần những thông tin

về những tiêu chuẩn vào cuối tháng này

Tôi không thể thành lập quỹ học bổng cho

đến khi ông cho tôi biết ông muốn đó là

những tiêu chuẩn gì.”

“Thưa ông Mạnh, trong tương lai, các sinh viên sẽ rất biết ơn ông khi chi trả một phần học phí cho họ bởi vì ông đã từng là môt thành viên xuất sắc của ngân hàng ACB Xin ông vui lòng gửi cho tôi những hướng dẫn của ông về tiêu chuẩn tuyển chọn vào

cuối tháng này để các sinh viên có thể bắt đầu được hưởng lợi.”

Phần kết này mang tính tích cực, thân thiện và ngắn gọn, súc tích Niềm cảm kích về sự phục

vụ lâu dài của ông Mạnh cho ACB cũng đã được thể hiện trong phần kết này

Thư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt kém:

Tôi cần biết ông muốn có những tiêu chuẩn nào cho mức học bổng 50 triệu đồng Tôi cũng cần biết ai nên là người nhận phần học bổng này hàng năm Chúng tôi chưa từng thành lập bất

kỳ quỹ học bổng nào nên chúng tôi không biết nó sẽ phải bao gồm những mục gì Tôi cần sự hướng dẫn của ông càng sớm càng tốt.

Chúng tôi sẽ có một hội đồng tuyển chọn để lựa chọn ra người sẽ nhận phần học bổng Vì

lý do ông đã nghỉ hưu và có rất nhiều thời gian rãnh rỗi nên tại sao ông không tham gia vào hội đồng tuyển chọn?

Đừng quên rằng tôi cần những thông tin về những tiêu chuẩn vào cuối tháng này Tôi không thể thành lập quỹ học bổng cho đến khi ông cho tôi biết ông muốn đó là những tiêu chuẩn gì.

Kính thư Nguyễn Văn Thành

Thư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt kém

Thư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt tốt:

Phần học bổng 50 triệu đồng mang tên ông này sẽ được tặng thưởng hàng năm cho 1 sinh viên đáp ứng những yêu cầu mà ông đề ra từ trường đại học hay cao đẳng mà ông lựa chọn Chúng tôi cần những thông tin về những tiêu chuẩn như: chuyên môn của người nhận học bổng, yêu cầu về điểm trung bình học tập tối thiểu và sự phân loại người nhận (là sinh năm nhất hay lớn hơn).

“ Hàng năm, một hội đồng tuyển chọn sẽ được hình thành để lựa chọn ra sinh viên ưu tú nhất nhận học bổng Trần Đức Mạnh Hội đồng tuyển chọn sẽ đánh giá những lá đơn của sinh viên và sẽ chọn ra một sinh viên đáp ứng tốt nhất những tiêu chuẩn mà ông đề ra Ông Mạnh, không biết là ông hoặc những thành viên trong gia đình ông có muốn tham gia vào hội đồng tuyển chọn?

Thưa ông Mạnh, trong tương lai, các sinh viên sẽ rất biết ơn ông khi chi trả một phần học phí cho họ bởi vì ông đã từng là môt thành viên xuất sắc của ngân hàng ACB Xin ông vui lòng thông báo cho tôi những tiêu chuẩn mà ông muốn vào cuối tháng này để các sinh viên có thể bắt đầu hưởng lợi.

Kính thư Nguyễn Văn Thành

Thư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt tốt

V KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TIÊU CỰC

1) Khái niệm,ý nghĩa và tầm quan trọng

Thông điệp tiêu cực là thông điệp mà người nhận cảm thấy khó chịu,đáng thất vọng hoặc bất lợi(không thiện chí)

Ví dụ: một thông điệp tiêu cực được viết để từ chối yêu cầu của bạn hoặc công ty, tổ chức của bạn, thư từ chối người xin việc, các chính sách mà nhân viên không ủng hộ, tăng giờ làm, cắt giảm lương

và nhiều thông điệp tiêu cực nữa mà chúng ta có thể bắt gặp ở nhiều tình huống khác

Đối với các doanh nghiệp hiện nay thì giao tiếp được ví như là một cách tay đắc lực cho việc tạo ra lợi nhuận và đặc biệt là vấn đề sinh tồn của công ty, việc nghiên cứu về cách ứng xử giao tiếp đối với khách hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong văn viết nói chung và viết thông điệp tiêu cực nói riêng, một thông điệp tiêu cực viết ra đều thể hiện qua 2 mặt, một là tạo kẻ thù và hai là tạo một người bạn trung thành, ông bà ta có câu “kết thêm 1 người bạn là bớt đi 1 kẻ thù” chính vì thế người viết thông điệp tiêu cực phải biết thêm bớt lời văn như thế nào để có thể tạo ra mối quan hệ tốt đẹp đối với người nhận thông điệp

Mục tiêu của việc soạn thảo văn bản tiêu cực là có được phản ứng tích cực của người nhận Sau khi

đã hiểu được ý nghĩa và tầm quan trọng của viết thông điệp tiêu cực vậy làm thế nào để viết được một thông điệp có hiệu quả?

Sử dụng cách gián tiếp (phương pháp quy nạp) cho thông điệp tiêu cực

Với cách gián tiếp thông điệp được trình bày sau khi đưa ra nguyên nhân giải thích việc từ chối yêu cầu hoặc đưa ra những thông tin không mong đợi khác Cách này giúp người nhận có sự chuẩn bị về tâm lý và họ sẽ dễ dàng chấp nhận thông tin tiêu cực hơn

Ưu điểm của cách này là làm cho người nhận dễ dàng chấp nhận thông tin tiêu cực nhưng vẫn duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên vì nó có thể giữ được sự bình tĩnh cho người nhận trong suốt quá trình tiếp cận dần dần nó dành thời gian để làm lắng nỗi lo lắng,băn khoăn của người nhận thông tin

Ví dụ: đây là lá thư từ chối vào làm 1 một công việc

Thưa anh Nam,