Kỹ năng viết

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Viết phương tiện giao tiếp quan trọng, đặc biệt kinh doanh, kỹ viết đóng vai trò quan trọng có ảnh hưởng lớn đến việc thăng tiến thành công công việc người doanh nghiệp Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực viết thư cho cấp trên, cấp dước, cho người đồng nghiệp mình, viết cho nhà chung cấp, viết cho đối tác, cho khách hàng,… Trong thời đại tiến khoa học công nghệ tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin trực tuyến thiếu thông điệp viết, thông điệp đòi hỏi kỹ viết để làm cho chúng trở nên hiệu Kỹ viết tốt tạo cảm tình nơi người nhận thông điệp, giúp vượt qua đối thủ cạnh tranh, giữ khách hàng cũ, thu hút khách hàng mớivà giữ mối quan hệ bền vững với đối tác kinh doanh… I SỰ CẦN THIẾT CỦA KỸ NĂNG VIẾT Khái niệm viết Theo định nghĩa Từ Điển Từ Ngữ Việt Nam GS.TS Nguyễn Lân, viết tạo thành chữ đường nét vạch Viết bày tỏ ý kiến thông qua phương tiện chữ viết giấy, bảng, máy tính,… cho số người đọc Viết phương tiện giao tiếp quan trọng Theo kết điều tra tiến hành Mỹ vào năm tám mươi kỷ 20, người vấn cho rằng: họ sử dụng tới 44% thời gian làm việc ngày cho công việc có liên quan kỹ viết 98% số người hỏi khẳng định rằng: kỹ viết quan trọng có ảnh hưởng lớn đến việc thăng tiến thành công công việc họ (Trích “Giao tiếp kinh doanh sống, GSTS Đoàn Thị Hồng Vân, 2006, trang 150) Trong thời đại ngày nay, giao tiếp ngày hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí nhờ tiến công nghệ Tốc độ trao đổi thông tin ngày nhanh nhờ có mạng internet toàn cầu Tuy nhiên, trao đổi thông tin trực tuyến thiếu thông điệp viết Phong cách riêng thân thông điệp giao tiếp kinh doanh thể thông điệp viết qua cách hành văn, thể rõ người viết văn người Đọc viết, thư, báo cáo, kế hoạch, … người đọc tinh tế đoán tác giả (là người nào, có trình độ sao, có đáng tin cậy không, phong cách làm việc nào, …) Một thông điệp viết chuẩn bị kỹ lưỡng tạo tình cảm người nhận Điều ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu giao tiếp hiệu công việc Tầm quan trọng kỹ viết: a) Kỹ viết tốt giúp tạo cảm tình người nhận thông tin: Kỹ viết tốt thể nội dung hình thức thông điệp • Về mặt nội dung: Bài viết có bố cục chặt chẽ, thông tin xếp hợp lý, khoa học Người nhận đánh giá người viết có khả có tài tổ chức Sử dụng ngôn ngữ thích hợp, cách hành văn sang, khách quan để hình thành thông điệp Người nhận đánh giá người gửi có trình độ có khả giao tiếp tốt • Về mặt hình thức: Bài viết lỗi tả, lỗi đánh máy lỗi ngữ pháp thể tác giả người làm việc cẩn thận có trình độ Thông điệp trình bày đẹp giấy phẳng, cẩn thận, quy cách, … Người nhận có ấn tượng tốt nhận thông điệp cho người gửi người cẩn thận, lịch sự, tôn trọng người khác có long tự trọng b) Một viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh: Trong thi nào, bước nộp hồ sơ cho ban tổ chức Chính hồ sơ này, kỹ viết người dự thi thể tác dụng Chỉ hồ sơ chọn ứng viên mời đến để trao đổi trực tiếp Như để hồ sơ ban đầu chọn, yếu tố cần thiết khác, ừng viên phải có kỹ viết tốt để vượt qua đối thủ cạnh tranh Trong thời đại ngày thị trường suốt Khi ý tưởng sáng tạo, hội kinh doanh nhiều cạnh tranh gay gắt kỹ giao tiếp (cả nói viết) mạnh để vượt qua đối thủ cạnh tranh Khi nộp hồ sơ đấu thầu giao tiếp viết đóng vai trò định cho doanh nghiệp yếu tố khác khả kỹ thuật hay yếu tố tài Các doanh nghiệp ngày quan tâm đến kỹ giao tiếp kinh doanh Trong giao tiếp tuyển dụng, trình độ chuyên môn ứng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng điều kiện cần Kỹ giao tiếp điều kiện đủ để ững viên vượt qua kỳ kiểm tra, vấn Kỹ giao tiếp viết tốt giúp ứng viên vượt qua đối thủ bước bước trình giao tiếp tuyển dụng c) Khả viết tốt giúp giữ khách hàng cũ giành khách hàng mới: Trong thời đại thông tin ngày nay, giao tiếp trực tuyến qua phương tiện đại đucợ sử dụng ngày rộng rãi Tuy nhiện, doanh nghiệp sử dụng thư thương mại để giao dịch với bên Ngoài ưu điểm truyền tải đầ đủ thông tin cần trao đổi, thư thương mại có chữ ký xem thông điệp thức có giá trị pháp lý đầy đủ Người ta ví thư thương mại là” người bán hàng thầm lặng”, chí “vị đại sứ tài ba” tổ chức thư thưởng mại cầu nối tổ chức với bên (Trích “Giao tiếp kinh doanh sống”, GSTS Đoàn Thị Hồng Vân, 2006, trang 151) Thư thương mại viết cách, rõ ràng, mạch lạc, chặt chẽ giúp tổ chức giữ khách hàng cũ thu hút khách hàng giữ mối quan hệ ngày bền vững với đối tác kinh doanh d) Giao tiếp viết có ưu vượt trội số trường hợp giao tiếp kinh doanh: • • • • Thông tin cần lưu trữ để tham khảo, sử dụng tương lai (các báo cáo, đề án, kế hoạch kinh doanh, thông báo, …) Các hợp đồng, thỏa thuận, thư thương mại, thông tin cần lưu giữ để làm sở cho việc tổ chức thực hay giải tranh chấp (nếu có) sau Thông tin cần kiểm soát xác ngày giờ, địa điểm nhận thông tin (thông báo, tài liệu hướng dẫn,…) Các thông tin cần giữ bí mật (số liệu, tài liệu, …) II ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG ĐIỆP VIẾT TRONG KINH DOANH Ưu điểm: • Cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ tham khảo tương lai • Có thể đọc lại nghiên cứu, điều quan trọng thông điệp dài thông tin phức tạp • Có thể đọc lại chỉnh sửa để đảm bào tuân theo nguyên tắc kinh doanh • Có thể có giá trị pháp lý Hạn chế: • Thường chuyển chậm, trừ email fax • Được xem thông tin thức mang tính vĩnh cửu • Không thể có phản hồi nhanh thấu đáo thiếu tín hiệu không lời Phản hồi chậm người gửi người nhận hai nơi khác • Đòi hỏi lưu trữ, làm thời gian tốn chi phí III CÁC VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý ĐỂ PHÁT TRIỂN THÔNG ĐIỆP VIẾT TRONG KINH DOANH 1.Quá trình phát triển thông điệp viết kinh doanh - Quá trình phát triển thông điệp viết kinh doanh gồm bước: Lập dàn ý; Biên soạn; Hoàn tất 1.1 Lập dàn ý cho thông điệp 1.1.1 Phân tích tình giao tiếp Khi phân tích tình giao tiếp cần tự đặt câu hỏi sau: Đánh giá tình giao tiếp cách tự đặt câu hỏi: • Ai nhận thông điệp? • • • • Đó người nhận cuối hay người đọc trung gian? Những trở ngại vật lý trị có lúc thực hiện? Người nhận cần biết gì? Hành động người nhận mong đợi? Hỏi câu hỏi thông thường đặc biệt: • • • • • Người nhận tổ chức hay tổ chức? Có phải trả lời câu hỏi đặc biệt người nhận không? Người nhận thấy thông điệp tích cực, tiêu cực, thuyết phục hay tổng hợp Quan hệ người nhận gì? Với công ty gì? Thông điệp lien quan đến chủ đề thảo luận hay giới thiệu chủ đề mới? 1.1.2 Thiết lập mục đích sơ cấp thứ cấp Mục tiêu sơ cấp thứ cấp có liên quan với mục tiêu giao tiếp kinh doanh: Người nhận hiểu Câu trả lời cần thiết người nhận Mối quan hệ thiện chí Tín nhiệm tổ chức Ý thông điệp mục tiêu sơ cấp, ý phụ mục tiêu thứ cấp Mục tiêu thông điệp đơn giản hay phức tạp 1.1.3 Phân tích người nhận Việc phân tích người nhận phải thực cẩn thận, chi tiết tình giao tiếp mà người gửi rõ người nhận Việc phân tích để người gửi có thông tin quan trọng người nhận kiến thức, mối quan tâm, thái độ phản ứng mặt cảm xúc Từ việc phân tích này, người gửi xác định ý, từ tiếp cận để giao tiếp tốt tình Nếu có nhiều người nhận phải phân tích người để đạt mục tiêu giao tiếp kinh doanh, thông điệp phải soạn cho người nhận đầu hiểu mà không làm phật ý đến người khác 1.1.4 Chọn loại thông điệp Thông điệp viết email, thư tín, bảng ghi nhớ, báo cáo viết, nhiều loại tài liệu khác Chúng viết tay, đánh máy hay in giấy Định dạng kiểu mẫu thông điệp thay đổi tùy tình Bản ghi nhớ sử dụng giao tiếp nội bộ, email, thư tín báo cáo dùng giao tiếp nội với bên tổ chức 1.1.5 Chọn dàn ý có tính tổ chức Thông điệp kinh doanh viết theo cách trực tiếp gián tiếp Hai cách viết có nhiều điểm khác Cách trực tiếp - Cách gián tiếp Đưa ý phần mở đầu (nhằm đạt mục tiêu sơ cấp thông điệp) Mở đầu trung lập dựa điểm - Chi tiết bổ sung hay giải thích cho mục tiêu sơ cấp: sau phần mở Dùng thông điệp: tích cực trung lập - chung Ý giới thiệu sau lý hay giải thích Dùng thông điệp: tiêu cực thuyết phục Người gửi cần phân tích cẩn thận để chọn dàn ý cho thông điệp Lập dàn ý có tính tổ chức cho thông điệp điều cần thiết Các biến tuổi tác, giới tính, văn hóa yếu tố cần quan tâm để định chọn cách viết 1.1.6 Phác thảo nội dung thông điệp Phác thảo nội dung thông điệp nghĩa tổ chức ý tưởng cho thông điệp Có thể sử dụng hình thức phác thảo truyền thống (như I., A., 1., a.), viết ý ý phụ liên quan phiếu dẫn, động não, sử dụng biểu đồ tóm tắt Biên soạn thông điệp Dựa vào ghi trình phác thảo thông điệp kết hợp với ghi nhớ thân, người viết thảo thông điệp nên áp dụng nguyên tắc giao tiếp kinh doanh, sử dụng quan điểm người nhận, tập trung vào nội dung Một số kinh nghiệm để vượt qua khó khăn việc diễn đạt ý thành lời: • Chia viết thành nhiều phần nhỏ Hoàn tất loạt công việc nhỏ cho cảm giác hoàn thành • Bắt đầu đoạn thay phần mởi đầu thông điệp Hãy viết phần hay cuối sau hoàn thành việc lại • Thay đổi phương pháp viết Chuyển viết tay đánh máy, thử ghi âm giọng nói Nhiều người cảm thấy nói dễ viết • Đảm bảo lúc có giấy, bút, hay máy ghi âm cầm tay Những ý tưởng hay thường phát bạn mong đợi chúng nhất, bạn muốn ghi lại chúng • Viết vào lúc làm việc hiệu ngày đảm bảo với thời gian hợp lý • Nghỉ giải lao ngắn • Có nhạc phòng để giải stress Hãy chọn nhạc phù hợp • Nhờ đồng nghiệp giúp đỡ Quá trình trao đổi giúp hệ thống lại ý rõ ràng 2.Hoàn tất thông điệp 1.2 Duyệt lại thông điệp Duyệt lại thông điệp nghĩa người viết thực chuyển đổi nội dung Để xác định chuyển đổi gì, đọc to thông điệp từ quan điểm người nhận xem xét, kiểm tra lại tất yếu tố cần thiết Trong trình duyệt lại, nhận điểm yếu thông điệp, thay đổi để mạnh Đây hội để thể phần tính cách cá nhân người viết Sử dụng chương trình Word để gây thêm ấn tượng hiệu Trong đó, nhớ ý đến văn hóa người nhận để trình bày cho phù hợp 1.3 Hiệu chỉnh thông điệp Sau duyệt lại, thông điệp phải hiệu chỉnh Xác định xem thông điệp viết kỹ thuật hay không Phải kiểm tra để chắn lỗi định dạng, tả, ngữ pháp, chấm câu hay văn phong 1.4 Đọc sửa thông điệp Đọc sửa thông điệp thực sau duyệt hiệu chỉnh thảo Quá trình bao gồm: Đọc lại nội dung thông điệp; Đọc lại lần để sửa lỗi tả, ngữ pháp dấu câu Thủ tục đọc sửa bao gồm bước sau: • Nếu sử dụng chương trình xử lý văn bản, sử dụng công cụ kiểm tra lỗi tả ngữ pháp để tìm lỗi Tiếp theo, đọc sửa lưu lại hình in lưu với định dạng cách dòng đôi • Đọc sửa cách đọc to tài liệu từ đầu đến cuối, tập trung vào nội dung Đọc lại lần để phát lỗi tả, ngữ pháp, chấm câu, văn phong Đặc biệt ý vào danh từ riêng, tên cá nhân, số, địa chỉ, thông tin ngoặc đơn, từ trình bày dạng chữ hoa từ lạ • Sau hoàn thành việc đọc sửa tài liệu, nhờ đồng nghiệp hay cộng tác đọc sửa tài liệu lần • Thực chỉnh sửa theo yêu cầu sau in lại tài liệu để đọc thêm lần IV.KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TÍCH CỰC 1)Ý nghĩa: Khi nhận thông tin thuận lợi trung lập, người nhận dễ dàng chấp nhận nội dung thông điệp.Thông điệp tích cực nên dược xây dựng theo cách trực tiếp để người nhận thấy lợi ích 2)Định nghĩa thông điệp tích cực gì? Thông điệp tích cực hay trung lập thông điệp chứa đựng thông tin thuận lợi hay trung lập người nhận a.Các trường hợp dụng loại thông điệp : 1) Thăm dò thông tin sản phẩm,một dịch vụ hay người 2) Duyệt yêu cầu hay đề nghị cá nhân hay tổ chức 3) Thông báo lượng hàng dự định bán hay sản phẩm 4) Được sử dụng giao tiếp nội để thông báo thăng tiến, mở rộng hoạt động, tăng lương hay tăng phụ cấp lương, b.Sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực thư : Cách trực tiếp sử dụng việc truyền thông điệp tích cự hay trung lập cách viết hay lời nói  Điểm thuận lợi: Cách thể thông tin trực tiếp truyền tin mang tính tốt hay trung lập đến người nhận tức khắc, người nhận có tâm trạng tích cực đưa phản hồi cách thích hợp phần lại thông điệp Nói cách khác việc thể thông tin tích cực hay trung lập cách trực tiếp giúp ta hướng người nhận vào hệ tư tưởng tích cực Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực Phần mở đầu: a Bắt đầu với việc đưa thông tin tích cực hay trung lập b Thể lạc quan c Thiết lập hài hòa, mạch lạc, dễ hiểu d Sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh e Chú trọng vào sở thích lợi ích người nhận Phần giải thích: a Đưa thông tin có liên quan b Thể khách quan c Ngắn gọn, súc tích d Nên lạc quan Thúc đẩy hành động: (nếu cần thiết) a Cá nhân hóa yêu cầu b Gợi ý số lựa chọn (nếu thích hợp) c Tập trung cho hành động nhận Phần kết: a Xây dựng thiện chí b Nên ngắn gọn súc tích c Nên lạc quan, tích cực d Bày tỏ cảm kích Việc phân tích tình giao tiếp xác định mục đích sơ cấp thứ đích thông điệp phải thực trước biên soạn thông điệp Nếu mục đích sơ cấp chuyển tải thông tin tích cực cách trực tiếp nên sử dụng tổ chức nội dung thông điệp Thêm vào đó, trước tiến hành soạn thảo thông điệp tích cực, ta phải trả lời câu hỏi sau: • Thông tin thuận lợi nhất? • Thông tin mang lại lợi ích cho người nhận nào? • Cần bổ sung thêm thông tin cho người nhận? • Việc thúc đẩy hành động mang tính thuyết phục có phù hợp với thông điệp không? • Nên sử dụng thông điệp mang tính thân thiện phần kết để xây dựng thiện chí? Khi xác định mục đích nội dung sẵn sàng thực cách trực tiếp Sau số điều cần ý phần sơ đồ phát thảo thư theo cách trực tiếp: Phần mở đầu • Đưa thông tin tích cực phần mở đầu bảng ghi nhớ hay thư nội - dòng chủ đề hay đoạn đầu thông điệp • Trong thư nội hay email, dòng tiêu đề dùng để thể tin tốt • Nên đưa thông tin tích cực lập tức, nên lạc quan, mạch lạc, sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh nên trọng vào lợi ích người nhận • Câu đoạn văn đầu nên chứa đựng thông tin có lợi cho người nhận Chỉ nên sử dụng từ ngữ tích cực, ngắn gọn phải đủ sức nhấn mạnh • Để cho mạch lạc, dễ hiểu, thông tin phải truyền đạt cho người nhận biết yêu cầu nào, đơn hàng, hợp đồng hay giao dịch trước đề cập đến Thông tin để dòng thích Phần giải thích • Phần đưa thông tin thêm vào liên quan đến thông tin tích cực đề cập phần mở đầu • Phần giải thích phải vào thật cần phải thể cách khách quan • Phần giải thích nên ngắn gọn, xúc tích đảm bảo đầy đủ chi tiết mà người nhận cần Phần nên thể lạc quan Thúc đẩy hành động (nếu thích hợp) • Người viết cố gắng thuyết phục người đọc thực hành động cụ thể • Phần hữu ích nhiều loại thông điệp tích cực lúc bắt buộc phải có • Những trường hợp nên thúc đẩy hành động là: thư xác nhận số tiền trả sau, thư thông báo cho sinh viên việc nhận vào học theo chương trình đó, thông điệp duyệt yêu cầu • Những trường hợp không nên thúc đẩy hành động bao gồm: thư đề nghị, thông điệp đồng ý nhận lời phát biểu họp • Phần thúc đẩy nên theo sau phần giải thích Tùy theo chiều dài loại thông điệp, phần thúc đẩy hành động đoạn riêng biệt kết hợp với phần kết • Lời đề nghị nên phù hợp với tình huống, thích đáng nên đưa nhiều lựa chọn cho người nhận Lời đề nghị hành động nói doanh số thực sản phẩm Nên nhân cách hóa lời đề nghị để thuyết phục người nhận điều có lợi họ hành động Phần kết • Phần đoạn văn cuối thông điệp • Mục đích phần xây dựng thiện chí Xây dựng thiện chí cá nhân nên lạc quan Phần lời cảm kích phục vụ nhân viên, thương vụ khách hàng • Phần kết phải bám sát vào chủ đề, thống thông điệp thông tin tốt đưa phần mở đầu • Phần kết thông điệp mang tính tích cực thường ngắn nên tránh giọng văn rập khuôn, sáo rỗng Các ví dụ kỹ viết thông điệp tích cực Cách trực tiếp cho thông điệp tích cực minh họa tình giao tiếp thư tín Chúng ta phân biệt cách diễn đạt tốt lối viết nghèo nàn thiếu diễn giải ví dụ minh họa Ông Mạnh vừa nghỉ hưu ngân hàng ACB Ống làm việc cho ACB 30 năm Trong suốt 30 năm đó, ông đảm nhiệm nhiều chức vụ quản trị khác Nay, ACB định thành lập quỹ học bổng mang tên ông Mạnh để năm tặng thưởng cho sinh viên học bổng trị giá 50 triệu đồng Bạn giám đốc nhân ngân hàng ACB Bạn phải viết thư cho ông Mạnh để thông báo cho ông quỹ học bổng đề nghị ông Mạnh đưa tiêu chuẩn chọn lựa phù hợp Phòng nhân cần chi tiết ngành học, môn học, điểm trung bình học tập, tỉ lệ điểm tối đa, học phí, thứ hạng lớp… Ngoài ra, bạn phải đưa lời mời để ông Mạnh hay thành viên gia đình ông tham gia vào hội đồng giám khảo Để soạn thảo thư gửi đến ông Mạnh, bước phải phân tích tình phải xác định mục đích nội dung có hiệu việc đạt mục tiêu việc giao tiếp Trong trường hợp này, mục tiêu bạn phải truyền đạt thông tin mang tính tích cực– thông báo thành lập quỹ học bổng Trong tình này, ý tưởng phát triển tổ chức theo cách trực tiếp Những phần sau minh hoạ thư mang tính tích cực phát triển Mỗi phần nói đoạn cách trực tiếp giới thiệu ví dụ cách viết cỏi cách diễn đạt tốt • Mở đầu với thông tin tích cực Cách viết & diễn đạt Cách viết & diễn đạt tốt “Chào ông Mạnh “Chào ông Mạnh Ban giám đốc ngân hàng ACB có họp hàng quý vào ngày hôm qua Tất thành viên công ty trí đạo thông báo cho ông biết việc công ty định thành lập quỹ học bổng mang tên ông.” Để tôn vinh năm tháng phục vụ tận tụy ông cho ngân hàng ACB, quỹ học bổng mang tên Trần Đức Mạnh thành lập để tặng thưởng 50 triệu đồng năm cho sinh viên Ban giám đốc ngân hàng ACB đưa định thành lập vào họp hàng quý ngày hôm qua” Trái ngược với đoạn văn trên, đoạn văn đáp ứng tất yêu cầu việc thể Chỉ nhấn mạnh quan tâm người thông tin tích cực thông điệp: viết • Mở đầu thông tin mang tính Các điểm “kém”: • tích cực trọng đến quan điểm người nhận • Thông tin mang tính tích cực thư hình thành quỹ học bổng không đưa câu đoạn văn, thông tin quỹ học bổng mơ hồ • Thông tin hình thành quỹ học bổng đưa cách cụ thể hai câu đầu tiên, thể tính mạch lạc • Vì đoạn văn theo ngữ điệu mang tính tích thân thiện nên ông Mạnh xong đoạn háo hức để phần • Ngữ điệu lạnh lùng không thân thiện, tích cực 10 viết cực đọc đọc Trước tiên xin bày tỏ lòng biết ơn đề nghị anh cho chức vụ trưởng phòng kinh doanh công ty ABC.Tôi ấn tượng sâu sắc anh môi trường làm việc chuyên nghiệp công tyABC Đó thực hội tốt cho hội việc làm công ty anh.Hơn nữa, vô cảm kích tử tế, thời gian động lực chân thành anh lời đề nghị cho vị trí này.Tuy nhiên, số vấn đề cá nhân, không định thời gian để tham gia cho vị trí này, muốn từ chối lời đề nghị anh Nó khó khăn cho để đến định thực lấ y làm tiếc cho định này.Cuối cùng, xin chúc anh công ty ABC thành công nhiều nhiều tương lai Tôi hy vọng làm việc với công ty ngày không xa Cảm ơn thời gian quý báu anh lần Trân trọng, Nguyễn Văn Đậu 2) Chiến thuật dùng cách gián tiếp để viết thư tín bao gồm phần sau: Phần đệm mở đầu a Thiết lập hài hòa b Xây dựng thiện chí c Tích cực d Duy trì trung lập e Giới thiệu giải thích Giải thích hợp lý a Liên quan đến phần mở đầu b Trình bày lập luận thuyết phục c Nhấn mạnh quyền lợi người nhận d Dùng kỹ thuật mềm dẻo e Tích cực Thông tin tiêu cực a Liên quan đến phần giải thích hợp lý b Ngụ ý đưa thông tin tiêu cực cách rõ ràng c Sử dụng kỹ thuật mềm dẻo d Đưa thông tin tiêu cực cách nhanh chóng e Tích cực f Nói lên làm thay nói điều làm g Tránh lời biện hộ Sự tiếp tục mang tính xây dựng a Đưa giải pháp khác b Đưa lập luận bổ sung Kết thúc thân thiện a Xây dựng thiện chí b Cá nhân hóa phần kết c chủ đề tiêu cực d nên cởi mở e nên lạc quan 16 Phần quan trọng xác định rõ nội dung Trong trường hợp, tình để hướng đem lại hiệu trước tiên phải phân tích tình giao tiếp để xác định rõ: • Mục đích sơ cấp thứ cấp thông điệp • Nội dung thông điệp Tiếp theo, cần trả lời câu hỏi sau: • Những ý sử dụng phần mở đầu để thiết lập hài hòa xây dựng tinh thần thiện chí trường hợp cụ thể này? • Tại phải dựa quyền lợi người nhận để chối yêu cầu hay trình bày thông tin bất lợi? • Tôi đề nghị người nhận giải pháp khác hay không? • Thông điệp thân thiện có đưa phần kết chủ đề chính? Một xác định mục đích nội dung thông điệp tiêu cực việc thực cách gián tiếp để biên soạn thông điệp dễ dàng Để hiểu rõ bước để viết thông điệp tiêu cực ta phân tích tình sau: Tình huống: Xí nghiệp ABC Vũng Tàu chuyên sản xuất đồng phục công sở hoạt động năm Tuy nhiên, năm gần đây, ảnh hưởng chung suy thoái kinh tế nên xí nghiệp gặp nhiều khó khăn, bế tắc việc giải đầu sản phẩm trì mức lương cao ổn định cho nhân viên Ban lãnh đạo xí nghiệp tổ chức nhiều họp đến định đóng cửa xí nghiệp lại rơi vào bị động phải thông báo đến nhân viên nào? 3) Xác định nội dung phù hợp Mục đích -Mục đích yếu thư gửi cho nhân viên xí nghiệp truyền đạt thông tin tiêu cực cách rõ ràng -Mục đích thứ hai làm cho thông tin dễ dàng chấp nhận Lời mở đầu Một ví dụ có phần mở đầu diễn đạt thư đến nhân viên xí nghiệp thể sau: Thật tiếc phải thông báo với bạn xí nghiệp phải ngưng hoạt động kể từ ngày 01-01-2013 Lời mở đầu thiếu quan điểm người nhận tính thiện chí lợi ích người nhận bị lờ đi.đã để lộ thông tin tiêu cực việc nhà máy phải đóng cửa Nhân viên không động lực để đọc tiếp giải thích hợp lý nằm sau phần mở đầu Một ví dụ phần mở đầu viết tốt tình đây: Thay mặt ban lãnh đạo, trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới bạn, người hết lòng công ty Nhìn lại chặng đường năm qua,với nỗ lực hết mình, với 17 phương châm đảm bảo chất lượng đặt hiệu công việc lên hàng đầu, xí nghiệp vui mừng ghi nhận nhiều thành công Để có thành tích đó,không nhờ nỗ lực không ngừng vươn lên tập thể Ban lãnh đạo mà bên cạnh có đóng góp nhiệt tình cán nhân viên xí nghiệp đoạn văn đáp ứng cách hiệu tất yêu cầu phần mở đầu tốt thông điệp tiêu cực qua hành động khen ngợi người công nhân Phần mở đầu viết tốt mang tính trung lập, không để lộ thông tin xí nghiệp đóng cửa Giải thích hợp lý: Những lưu ý giao tiếp sách công ty giải thích, không nên dùng để biện hộ cho tin xấu Tôi biết việc xí nghiệp ngưng hoạt động thời gian tới khiến nhân viên việc làm điều không vui vẻ gì, xí nghiệp tiếp tục hoạt động thời gian gần ảnh hưởng chung khủng hoảng kinh tế nên không nhận nhiều hợp đồng may dài hạn trước nên doanh thu quý liên tục sụt giảm Do đó, việc ngưng hoạt động xí nghiệp điều tất yếu tiếp tục việc bù lỗ để trả lương cho nhân viên thời hạn lời giải thích thiếu cách diễn đạt lạc quan không nhìn nhận theo quan điểm người nhận Sự giải thích bỏ qua mối quan tâm người nhận Câu nói“nhân viên việc làm điều không vui vẻ gì” nghe vô tình chuyện việc nhân viên Có thể giải thích sau: Hiện nay, xí nghiệp đối mặt với nhiều thách thức lớn vừa phải trì sản phẩm với chất lượng cao với mức giá cạnh tranh vừa phải trả mức lương cao đảm bảo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên Đặc biệt tình hình khủng hoảng kinh tế nay, giá nguyên vật liệu liên tục tăng cao hàng sản xuất đầu gây nhiều khó khăn cho xí nghiệp Sau đọc lời giải thích này, nhân viên không hiểu hết lí mà họ bị nghỉ việc.Nhưng nhất, họ tin bạn mang đến cho họ công bằng, giải thích thuyết phục( khả làm việc họ đáng nhận mức lương cao công ty không đủ khả nữa).Họ chuẩn bị cho việc tiếp nhận thông tin tiêu cực diễn đạt phía sau Thông tin tiêu cực Một cách dở thông báo với nhân viên nhà máy đóng cửa thể sau: Thật tiếc phải thông báo với bạn xí nghiệp phải ngưng hoạt động kể từ ngày 01-01-2013, thật tin xấu bạn Cùng tình lại có cách diễn đạt tốt như: Hiện nay, xí nghiệp đối mặt với nhiều thách thức lớn vừa phải trì sản phẩm với chất lượng cao với mức giá cạnh tranh vừa phải trả mức lương cao đảm bảo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên Đặc biệt tình hình khủng hoảng kinh tế nay, giá nguyên vật liệu liên tục tăng cao hàng sản xuất đầu gây nhiều khó khăn cho xí nghiệp Sau thời gian xem xét phân tích, ban lãnh đạo định đóng cửa xí nghiệp kể từ ngày 0101-2013 18 • • • Thông tin giải thích hợp lý Cần phải có từ ngữ dễ nghe,rõ ràng, tránh làm lòng người nhận Thể tôn trọng bạn họ bạn bỏ thời gian để giải thích lý Giải pháp mang tính xây dựng lời đề nghị kém: Chúng hi vọng bạn tìm công việc khác thời gian sớm Nếu bạn linh hoạt người lãnh đạo thiện chí , bạn đưa giải pháp sau: Với lực, trình độ chuyên môn cao công việc,chúng hi vọng bạn tìm công việc tốt thời gian sớm nhất, văn phòng tư vấn việc làm luôn mở để phuc vụ người • Giải pháp đưa hướng giải cho nhân viên công ty ABC • Ít lựa chọn họ bạn cho họ hội (đặc biệt người lao động chân tay) Kết thúc thân thiện Chúng ta phân tích đoạn văn đây: Một lần xin chân thành xin lỗi bạn việc xí nghiệp phải đóng cửa Nếu bạn cần hỗ trợ, xin liên lạc với Từ ví dụ ta thấy : • Lời xin xỗi lại lặp lại , thực lại nhắc đến thông tin tiêu cực cách không cần thiết • câu cuối nghe nói suông, không quan tâm đến người nhận sửa lại sau: Nếu bạn cần tư vấn, hỗ trợ hay giúp đỡ từ phía tôi,xin vui lòng liên lạc với qua số điện thoại 08 3xxxxxx, sẵn lòng giúp đỡ bạn vượt qua giai đoạn khó khăn → Cách diễn đạt ví dụ chứa đựng đầy đủ yêu cầu cần thiết kết thúc gần gũi Cách xây dựng tín nhiệm, thể tính nhân ái, nồng nhiệt, lạc quan thể nội dung quan trọng cần phải đề cập VI KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THIỆN CHÍ Chúc mừng ngày lễ, kỳ nghỉ a) Trường hợp sử dụng Lời chúc mừng nhân lễ ngày gởi trước mùa lễ hội: Ngày đầu năm, Lễ phục sinh, Ngày lễ lao động, Lễ giáng sinh,… Những công ty tham gia kinh doanh quốc tế nên nhận thức thừa nhận ngày lễ đáng nước mà họ có nhân viên làm việc Những nhà điều hành đại diện bán hàng sử dụng loại thiệp khác công ty để viết lời chúc mừng mang tính cá nhân tới đồng nghiệp đối tác Một vài công ty gửi thiệp thiết kế cách độc đáo có tên biểu tượng công ty thường gây ấn tượng sâu sắc tính độc Nếu việc gửi thư mang nét cá nhân riêng đánh giá cao gửi nhóm thư Trong trường hợp phải gởi thư nhóm thêm ý cá nhân vào phần cuối b) Cách viết thông điệp 19 • Khi lời chúc nhân ngày lễ gởi đến nhân viên, đối tác kinh doanh hay khách hàng , bắt đầu với lời chúc nồng nhiệt Tiếp theo đề cập đến ngày lễ mà bạn muốn nói đến thư • Hãy cảm ơn đóng góp cống hiến công việc họ nhân viên đồng nghiệp kinh doanh; người nhận khách hàng công ty bạn cảm ơn tin tưởng gắn bó với công ty suốt thời gian qua • Nếu bạn có quà tặng hay tương tự nên nói rõ thư Đặc biệt, bạn muốn thông báo buổi tiệc đến nhân viên, khách hàng kèm theo thông tin thời gian, địa điểm… • Cũng đưa vào số thành tựu mà công ty đạt năm (nếu lời chúc năm mới) • Hãy kết thúc thông điệp lời chúc tốt đẹp kỳ nghỉ 2)Thư mời a) Trường hợp sử dụng Thư mời Trong kinh doanh, thư mời yêu cầu diện cá nhân sử dụng nhiều trường hợp khác Mời nhân viên tới họp xã giao nhỏ, mời thành viên tiếng cộng đồng tham dự kiện nhằm gây quỹ mời người đứng đầu thành phố chọn khách hàng tới nhà mở công ty, tất ví dụ Thư mời mà sử dụng hoạt động giao tiếp kinh doanh Nếu tổ chức tiệc phạm vi gia đình người thân cần gọi điện thoại với bữa tiệc lớn, đối tượng mời bạn bè mối quan hệ xã hội việc gửi Thư mời cần thiết Không bày tỏ tôn trọng, thư mời giúp người khách mời hiểu rõ mục đích bữa tiệc để định việc người hay hai người, ăn mặc sao, có cần quà cáp hay không khách ngại hỏi bạn Trong Thư mời phải ghi rõ ngày giờ, địa điểm cụ thể b) Cấu trúc Thư mời Tên người tổ chức Trong Thư mời trang trọng, tên người tổ chức phải viết rõ ràng Trong Thư mời thân mật, chấp nhận việc sử dụng tên họ viết tắt tên riêng Một quy nên nhớ người thực hành động mời tổ chức đoàn thể Khi có nhiều người tổ chức, tên thành viên có cấp bậc cao đặt Nếu có nhóm lớn người tổ chức có cấp bậc không khác biệt nhiều, xếp họ theo thứ tự abc Cách diễn đạt Thư mời "Chúng hân hạnh có diện quý vị tại" phong cách trang trọng Ít trang trọng nhóm từ, thành ngữ “ mời bạn tới” “ chân thành mời bạn tới…” 20 Loại kiện Đây có phải bữa tiệc chiêu đãi, tiệc đứng, lễ khánh thành, vv… Mục đích kiện Một Thư mời hiệu chứa đựng mục đích Mục đích cách giao thiệp tốt cách sử dụng nhiệm vụ hành động cụ thể: “để gặp”, “để tổ chức”, “để tưởng niệm”, “ để khánh thành”, “để chúc mừng”, “để thông báo”, vv… Ngày tháng Ngày tháng luôn viết chữ Thư mời trang trọng Ví dụ: Saturday, the twentieth of January Và ngày tháng viết với hình thức đơn giản Thư mời trang trọng (một bữa tiệc chiêu đãi thân mật,…) Ví dụ: Saturday, January 20 th Đặc biệt không sử dụng chữ viết tắt ngày tháng Thư mời Thời gian Đối với Thư mời trang trọng hơn: Six to eight-thirty o'clock in the evening Đối với Thư mời thân mật: 6:00 to 8:30 evening Địa điểm Nếu địa điểm nơi gặp mặt quen thuộc thành phố, không cần thiết để đưa tên đường thành phố vào thư Tuy nhiên, nơi gặp mặt có nhiều phòng khác nhau, đưa tên phòng mà buổi lễ diễn Thư mời Ví dụ: Memorial Union, Phòng 109 Khi khách mời đến từ bên thành phố, luôn viết tên nơi gặp mặt, tên đường thành phố Thư mời Những dẫn đặc biệt - Thông báo xếp đặc biệt cho việc đậu xe: có nhân viên phục vụ bãi đậu xe không? - Hỗ trợ cho việc đến nơi diễn kiện: đính kèm theo đồ - Thông báo xếp có vấn đề thời tiết: + Trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt, làm ơn gọi XXX-XXX-XXXX + Trong trường hợp trời mưa, buổi tiệc tổ chức Gill Coliseum - Thông báo trang phục yêu cầu: để tránh câu hỏi trang phục Nơi để hồi đáp Những thư “RSVP” (viết tắt tiếng Pháp cho “làm ơn hồi âm”) nên đặt góc bên tay trái phía bên Thư mời, với thông tin người liên lạc nằm phía Một tập quán phổ biến đính kèm theo thư RSVP in sẵn làm cho phù hợp với phong bì Thư mời Thư mời, phong bì, thư RSVP, phong bì gửi lại nên loại giấy, phong chữ màu sắc Thư RSVP nên cung cấp khoảng trống cho người hồi đáp để viết tên họ, khoảng trống để chấp nhận hay từ chối, để viết số điện thoại họ Thư nên bao gồm thời hạn cho việc hồi âm 21 Tên kiện, ngày tháng, địa điểm thời gian diễn nên liệt kê thư Tên địa người hay phòng ban nhận thư hồi đáp nên đưa vào (tốt in trước) phong bì thư hồi đáp Nguồn: Được trích từ Letitia Baldrige's New Complete Guide to Executive Manners, by Letitia Baldrige, published by Rawson Associates Kính gửi: Toàn thể Cổ đông Cán công nhân viên Công ty CP đầu tư phát triển Truyền hình Hà Nội Nhân dịp Xuân Mậu Tý 2008, thay mặt Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty CP đầu tư phát triển truyền hình Hà Nội – HiTV, xin gửi tới toàn thể cổ đông Cán công nhân viên gia đình lời chúc năm an khang thịnh vượng Năm 2007 vừa qua đánh dấu kiện quan trọng với chúng ta, đời Công ty Cp đầu tư phát triển truyền hình Hà Nội – HiTV Bước sang 2008, HiTV tiếp tục nỗ lực phấn đấu không ngừng phát triển toàn diện lĩnh vực hoạt động Nhân dịp Xuân về, xin trân trọng cảm ơn quan tâm sâu sắc cấp lãnh đạo phát triển công ty Xin cảm ơn đóng góp quý cổ đông đặc biệt xin cảm ơn toàn thể Cán công nhân viên nỗ lực cống hiến cho nghiệp xây dựng phát triển chung Xin kính chúc toàn thể cổ đông cán công nhân viên năm thành công hạnh phúc TM Hội Đồng Quản Trị Nguyễn Tiến Dũng ị Chủ Tịch Lời chúc thông tin công ty Lời cảm ơn 22 Lời chúc mở rộng Bảng 6.3 Thư chúc mừng ngày lễ Bảng 5.5 Thư mời c) Những lưu ý viết Thư mời • Tất thông điệp sử dụng cách trực tiếp cho thông điệp • Sự hồi đáp: RSVP quan trọng Nhiều cá nhân không hồi đáp lại thư mời chủ nhà gặp khó khăn việc lên kế hoạch cho kiện cách thỏa đáng, đắn Người tổ chức kiện gửi kèm theo phong bì dán tem ghi sẵn địa để người nhận hồi đáp Nếu hồi đáp tham dự mà sau bất lịch Vì nên cần hồi đáp với thông tin xác • Nếu kiện có mục đích đặc biệt, chẳng hạn vinh danh tổ chức buổi lễ kỷ niệm, đề cập tới • Cố gắng để gửi Thư mời trước hai tuần sớm • Thư mời in hợp buổi lễ trang trọng • Thư mời cần phải đạt mục đích giữ hình ảnh công ty trí nhớ khách hàng tương lai • Vì in thư mời thường tốn email nên không nên gửi thường xuyên 3)Thông điệp chào mừng a) Trường hợp sử dụng thông điệp chào mừng Thông điệp chào mừng dùng để chào đón nhân viên mới, khách hàng người gia nhập tổ chức hay cộng đồng Việc chào đón thành viên có mục đích làm cho người đến thân thiện với công ty xây dựng hình ảnh công ty Những thư chào mừng gửi tới khách hàng mới, đặc biệt tới người thiết lập quan hệ làm ăn với công ty Đồng thời hội tốt để xây dựng mối quan hệ tốt xúc tiến sản phẩm dịch vụ tới khách hàng Những thư chào mừng sử dụng để thiết lập liên kết tình hữu nghị tích cực doanh nhân khách hàng khu vực Thư chào mừng cam đoan với nhân viên bạn họ định đúng, xác nhận chi tiết cụ thể vị trí 23 Thư chào mừng liên lạc với khách hàng triển vọng công ty, góp phần gây ấn tượng họ người gửi Lá thư chào mừng thể hình ảnh nhãn hiệu, văn hóa công ty giá trị người gửi b) Cấu trúc thông điệp chào mừng Thông điệp chào đón thường có phần như: • Lời chào đón nồng nhiệt từ công ty tới khách hàng mới, nhân viên từ ban lãnh đạo thành phố chào đón người đến • Cung cấp thông tin cần thiết để người nhận biết thêm, đồng thời khen ngợi người nhận • Bày tỏ cảm kích người nhận họ chọn làm việc công ty, mong muốn người nhận có thành công vị trí c) Những lưu ý với thông điệp chào mừng • Thư chào đón nên ngắn gọn, thú vị tập trung • Một thư chào đón nên cung cấp thông tin hữu ích nên truyền đạt quý trọng khách hàng khách hàng tiềm Làm cho họ cảm thấy cảm kích cần thiết • Hãy cân nhắc việc đưa vào thư chào mừng lời mời tới kiện đặc biệt cho công việc kinh doanh, chẳng hạn việc bán hàng Lá thư quan trọng, hiệu cho việc xúc tiến sản phẩm dịch vụ • Nếu nên sử dụng ngôn ngữ theo quan điểm người nhận để thể nhiệt tình cảm kích họ • Thư đánh máy thường sử dụng để hoan nghênh chào đón khách hàng nhân viên vừa đến với công ty 4) Phong cách viết thông điệp thiện chí Thông điệp thiện chí cách hiệu để xây dựng mối quan hệ tích cực với khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp Cách viết quan trọng việc đạt tới mục tiêu giao tiếp Thông điệp thiện chí nhiều dạng Một lưu ý làm mà kỹ thuật giúp cá nhân khắp giới gửi thông điệp thiện chí a) Thông điệp viết tay, đánh máy in Người gửi phải định thông điêp thiện chí viết tay hay đánh máy hay in Một thư ngắn viết tay thích hợp lúc đau buồn thư mời in ưa chuộng cho buổi họp xã hội trang trọng Thông điệp đánh máy sử dụng thường xuyên b) Sử dụng thiệp, thư hay e-mail 24 Việc sử ụng thiệp in sẵn mặt thương mại tốn thời gian thường phù hợp thư đánh máy Một ý viết tay ngắn gọn thiệp chúc mừng nhân ngày lễ thư bày tỏ thông cảm có ý nghĩa người nhận lớn thư trang trọng dài dòng Tuy nhiên, thư chào mừng đánh máy tới khách hàng làm ăn phong cách kinh doanh ưa thích Những thông điệp gửi thông qua email tăng nhanh chóng phổ biến phương tiện việc gửi thông điệp thiện chí tới nhân viên, khách hàng bạn bè Email giúp tiết kiệm thời gian, chi phí nhiên, thông điệp gửi qua email không truyền đạt tình cảm cá nhân giống thông điệp thiện chí khác c) Sự thân mật hay trang trọng Sự thân mật thông điệp thiện chí phụ thuộc vào mục đích thông điệp mối quan hệ với người nhận Đặt bạn vào vị trí người nhận viết thông điệp mà bạn muốn nhận – liệu thông điệp có cần thiết sử dụng ngôn ngữ trang trọng hay không? Và liệu chất thông điệp cho phép bạn cảm thấy thoải mái thân mật VII.KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THUYẾT PHỤC 1.Định nghĩa ý nghĩa: a Định nghĩa: Một thông điệp thuyết phục lời yêu cầu cho việc hành động bạn nghĩ người nhận không biết, không quan tâm, không sẵn lòng truyền đạt bạn cố gắng thay đổi quan điểm người nhận Những thông điệp người nhận xét thấy không mang tính tích cực không mang tính tiêu cực Những thông điệp thuyết phục phải diễn đạt cho người nhận cảm thấy thích thú thực hành vi yêu cầu Những nhân tố hỗ trợ thông điệp phải trình bày để người nhận cảm thấy mang lại lợi ích cho họ Thông thường thông điệp thuyết phục diễn đạt cách sử dụng phương thức gián tiếp b Ý nghĩa: Ý nghĩa chủ yếu thông điệp mang tính thuyết phục cho người nhận đọc nghe toàn thông điệp sau để người nhận phản ứng lại lời đề nghị Những mục đích đạt dễ dàng phương thức gián tiếp sử dụng vào việc thiết lập thông điệp Những nguyên tắc sử dụng phương thức gián tiếp để thiết lập thông điệp mang tính thuyết phục trình bày cụ thể phần sau 2.Các bước viết thông điệp thuyết phục : Một thông điệp thuyết phục gửi cần thuyết phục cá nhân hay tổ chức thực yêu cầu với thích thú hành động mang lại lợi ích cho họ ví dụ như: thuyết phục công ty, thuyết phục khách hàng đối tác,… 25 a Bước 1: gây ý phần mở đầu Thu hút ý người nhận câu mở đầu, làm cho người nhận đọc phần lại thông điệp Phần nên ngắn gọn b Bước 2: Nhấn mạnh quyền lợi người nhận động viên người nhận tiếp tục đọc c d Bước 3: chứng minh quyền lợi người nhận hành động Bước 4: Động viên người nhận hành động ngay.( không cần vài trường hợp) Một thông điệp có thuyết phục phải thông điệp: - Dễ hiểu, rõ ràng nội dung truyền tải - Đơn giản, ngắn gọn cách thể (không lồng nhiều nội dung, câu chữ, lời nói, thông tin vào thông điệp) - Sáng tạo, gợi trí liên tưởng cho công chúng - Tác động vào tình cảm (gia đình, bạn bè, tình yêu, quê hương, lòng tự hào dân tộc) - Vui nhộn, hài hước Có tính toàn cầu: phù hợp với văn hóa (có nhiều quảng cáo người Phương Tây chấp nhận lại gây khó chịu, phản cảm cho người Á Đông) Nếu không thiết kế thông điệp mang tính đại chúng thông điệp thiết phải phù hợp với truyền thống văn hóa nơi muốn tiếp cận Ví dụ minh họa  Cách viết thư thuyết phục nhà tuyển dụng Ngoài CV, rõ ràng ấn tượng nhà tuyển dụng người tìm việc thông qua thư tìm việc Thế nhưng, thực tế nhiều người tìm việc gặp khó khăn việc viết thư tìm việc hay để thu hút nhà tuyển dụng Nhóm hy vọng bước đơn giản sau giúp bạn tránh cách viết nhàm chán trình bày khả thư tìm việc Điều quan trọng bạn viết để câu từ thư tìm việc thể tốt khả • Bước 1: Viết đoạn mở đầu ấn tượng( Gây ý) Hãy nhớ thư tìm việc bạn đến tay nhà tuyển dụng, bạn không diện trước mặt họ để giới thiệu Vì vậy, bạn cần dùng từ “đắt nhất” để giới thiệu thân giá trị bạn để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng Ví dụ:  Bạn không nên viết: Tôi viết thư sau đọc quảng cáo Quý công ty tuyển vị trí giám đốc IT đăng báo Tuổi Trẻ ngày 31 tháng năm 2007  Bạn nên viết: Tôi có nhiều kinh nghiệm làm việc lĩnh vực IT công ty Việt Nam công ty quốc tế Với khả nănglãnh đạo chiến lược thông qua việc quản lý chương trình 26 kỹ thuật công ty quy mô lớn trung bình, tự tin khả tìm kiếm vị trí đem lai nhiều thử thách Quý công ty • Bước 2: Cho biết bạn thành công Hãy mô tả ngắn gọn khó khăn mà bạn gặp phải, hành động bạn thực để vượt qua thử thách này, thành công bạn đạt Bạn nên nhấn mạnh vai trò việc đạt thành công này, sử dụng số để nêu bật thành  Bạn không nên viết: Tôi lãnh đạo đội ngũ kỹ thuật viên IT gồm 20 người, chịu trách nhiệm trì kiến trúc hệ thống mạng công ty  Bạn nên viết: Trong năm đầu công ty X vào hoạt động bị cạnh tranh gay gắt, xây dựng chương trình IT giúp đẩy mạnh lực kỹ thuật công ty để đạt mục tiêu kinh doanh Đội ngũ kỹ thuật viên IT lãnh đạo gồm 20 người cắt giảm 40% chi phí kỹ thuật hàng năm.Nêu bật thành công/năng lực bạn trước Để thu hút ý nhà tuyển dụng, bạn nên thể thành công vị trí trước Bạn nhớ dùng số để nêu bật thành  Ví dụ: Ở vị trí Trưởng phòng hệ thống công ty X –tôi cắt giảm 40% chi phí kỹ thuật hàng năm thông qua đàm phán giá trị hợp đồng với nhà cung cấp Ở vị trí Giám đốc IT – Tài công ty Y– lãnh đạo đội ngũ IT thiết lập vận hành thành công hệ thống SAP cho phận IT Tài gồm 90 nhân viên • Bước 3: Thể quan tâm bạn đến vị trí dự tuyển Hãy thể bạn quan tâm đến vị trí dự tuyển sẵn sàng dự buổi vấn với nhà tuyển dụng vào thời điểm phù hợp Ví dụ: Tôi tìm kiếm thách thức lĩnh vực quản lý để phát huy tốt mạnh quản lý Tôi sẵn sàng cho buổi vấn trao đổi với ông/bà khả thời gian sớm • Sau cùng, bạn nên cảm ơn nhà tuyển dụng dành thời gian đọc thư tìm việc bạn Ví dụ : Thư xin việc thuyết phục nhà tuyển dụng hoàn chỉnh Biên Hòa, Đồng Nai Ngày 3/2/2013 Ông Nguyễn Văn A, Giám Đốc Công Ty Sản Xuất Công Nghiệp Z 200 Lộ Tẻ, P.Tân Tạo A, Q.Bình Tân TP.HCM ĐT : (08) 383 8383 ; Fax : (08) 383 8384 Kính gửi Giám Đốc A, 27 Tôi chuyển đến Bình Tân, TP.HCM vào tháng Những nghiên cứu cho thấy Công Ty Sản Xuất Công Nghiệp Z nơi lý tưởng để tận dụng kinh nghiệm làm việc lĩnh vực IT công ty Việt Nam công ty quốc tế với khả lãnh đạo chiến lược thông qua việc quản lý chương trình kỹ thuật công ty quy mô lớn trung bình Và nghĩ khả kinh nghiệm quan trọng cho công ty đời mở rộng nhanh công ty ông Trong năm đầu công ty X vào hoạt động bị cạnh tranh gay gắt, xây dựng chương trình IT giúp đẩy mạnh lực kỹ thuật công ty để đạt mục tiêu kinh doanh Đội ngũ kỹ thuật viên IT lãnh đạo gồm 20 người cắt giảm 40% chi phí kỹ thuật hàng năm Ở vị trí Trưởng phòng hệ thống công ty X –tôi cắt giảm 40% chi phí kỹ thuật hàng năm thông qua đàm phán giá trị hợp đồng với nhà cung cấp Ở vị trí Giám đốc IT – Tài công ty Y– lãnh đạo đội ngũ IT thiết lập vận hành thành công hệ thống SAP cho phận IT Tài gồm 90 nhân viên Tôi tìm kiếm thách thức lĩnh vực quản lý để phát huy tốt mạnh quản lý Tôi cảm kích ông dành thời gian quan tâm để xem qua sơ yếu lí lịch đính kèm Tôi mong đợi gặp ông để biết thêm hội nghề nghiệp ứng dụng IT vào công ty Ông.Tôi Bình Tân từ ngày 15 tới ngày 20 tháng gọi cho ông vào ngày 18 để xếp gặp Nếu ông muốn gặp trước chuyến công tác đến TP.HCM vào tháng này, ông gửi tin nhắn gọi cho tôi, số điện thoại 098.9876.186 ông gửi e-mail cho địa : bbiênhoa@gmail.com Chân thành, (Chữ ký) Lê Văn B VIII PHÁT TRIỂN GIAO DỊCH THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TRONG KINH DOANH Chúng ta dường quen thuộc với thư điện tử từ vào đại học cách sử dụng hay tầm quan trọng không nhắc tới phần Những người nhận thư điện tử thương mại từ bạn đánh giá bạn tổ chức bạn thông qua chất lượng thứ Bạn muốn tạo dựng trì hình ảnh chuyên nghiệp mắt họ Sử dụng nguyên tắc sau giúp bạn áp dụng tiêu chuẩn cao tương tự bạn viết thư giấy: • • Viết tiêu đề cho thư điện tử: Sử dụng dòng tiêu đề để truyền đạt nội dung thật thư đến người nhận Viết tiêu đề ngắn gọn: Một vài hệ thống giới hạn chỗ trống trình bày, bạn chẳng muốn dòng tiêu đề bạn bị cắt cụt Nếu bạn chuyển tiếp thư, thay tiêu đề trở thành văn cồng kềnh với nhiều câu lệnh “FW: RE,…” 28 • • • • • • • • • • Chỉ viết chủ đề thư: Tự giới hạn viết chủ đề thư cho phép bạn sử dụng dòng tiêu đề hiệu hơn, giúp bạn chắn thông tin bạn nhận ý mà xứng đáng nhận, cho phép người nhận thư có hành động thích hợp theo thư sau xóa Làm cho thứ bạn hút: Sử dụng độ dài dòng ngắn, đoạn văn ngắn, ngôn ngữ đàm thoại định dạng truyền thống Sắp xếp vị trí thong minh làm cho thư súc tích: truyền đạt hầy hết thông tin quan trọng câu mở đầu hay đoạn văn mở đầu Nếu thư dài chiều dài hình, người đọc không phiền đọc Nếu bạn muốn truyền đạt văn dài thông qua e-mail, sử dụng chức đính kèm Hãy chắn thư bạn truyền đạt trực tiếp đến người nhận phần then chốt phần đính kèm Sử dụng phần đính kèm cẩn thận: Không phải tất chương trình vi tính tương thích bạn mở phần đính kèm Hãy xác nhận trước người nhận thư bạn có phần mềm cần thiết để truy cập phần đính kèm bạn gởi Ngoài ra, chắn bạn đính kèm thư Hoàn tất việc đính kèm trước viết thư chắn bạn gửi thư thứ hai để gửi thêm phần đính kèm Kiềm chế cảm xúc: nhớ rằng, bạn giao tiếp với người cỗ máy Dừng gửi thư bạn giận hay bối rối Nếu bạn cảm thấy cần chỗ trút bỏ cảm xúc, viết đoạn thư để đó, bạn thư giãn 24 tiếng đồng hồ trước thêm vào thông tin người nhận gửi thư Loại bỏ biểu tượng cảm xúc (emotions); sử dụng chữ viết tắc (abbreviations) chữ đại diện (initialisms) hợp lý Biết không nên sử dụng e-mail: Bởi thư điện tử thiếu gợi ý ngôn ngữ thể, giọng nói môi trường nói, thư điện tử thiếu phong phú giao tiếp trực diện hay giao tiếp qua điện thoại lề thói, qui tắc tài liệu đáng tin cậy thư tay Hãy cân nhắc kênh liên lạc khác thời gian cho thư bạn hạn hẹp (lập kê hoạch hay hủy bỏ buổi họp với lưu ý nhỏ), thứ đơn giản người nhận không xa, mà chủ đề phù hợp với việc đối thoại trực tiếp (thẩm định phẩm chất, thương lượng, giải mối bất hòa), thông điệp chứa nội dung dễ gây xúc động ảnh hưởng nghiêm trọng đến người nhận ( ví dụ việc) Những đề nghị, thỉnh cầu yêu sách đệ trình thư điện tử bị từ chối thư điện tử, định tùy thuộc vào vị người nhận tình cụ thể Chọn “trả lời” hay “trả lời tất cả” cho phù hợp với tình Bảo đảm thông điệp bạn phù hợp với mục tiêu cho khách hàng bạn người khác Thiết kế ngữ cảnh phù hợp với trả lời bạn Chỉnh sửa lại dòng chủ đề, tóm tắt lại thông điệp gốc , bao gồm vài tất thông điệp gốc thư trả lời bạn Tránh chuỗi thư điện tử Trả lời thư gởi thư điện tử mà không xóa đoạn chữ không cần thiết thư gốc tạo nên chuỗi thư điện tử Những chuỗi dài làm tăng nguy tài liệu mật hay tài liệu đầy tiềm rơi vào tay người không mong đợi chuỗi dài cugnx làm tốn thời gian người đọc tốn khoảng trống cần thiết 29 • • Tôn trọng bảo mật: Đừng xâm nhập vào thông tin bí mật trừ bạn phép Nếu bạn không muốn thư bạn đến tay người khác, yêu cầu rõ ràng giữ bí mật Đọc sửa chửa thư trước gởi 30 [...]... không nên viết: Tôi viết thư này sau khi đọc quảng cáo của Quý công ty tuyển vị trí giám đốc IT đăng trên báo Tuổi Trẻ ngày 31 tháng 3 năm 2007  Bạn nên viết: Tôi có nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực IT ở cả công ty Việt Nam và công ty quốc tế Với khả nănglãnh đạo chiến lược thông qua việc quản lý các chương trình 26 kỹ thuật ở các công ty quy mô lớn và trung bình, tôi rất tự tin về khả năng của... thành quả  Bạn không nên viết: Tôi đã từng lãnh đạo một đội ngũ kỹ thuật viên IT gồm 20 người, và chúng tôi chịu trách nhiệm duy trì kiến trúc hệ thống mạng của công ty  Bạn nên viết: Trong những năm đầu công ty X đi vào hoạt động và bị cạnh tranh gay gắt, tôi đã xây dựng các chương trình IT giúp đẩy mạnh năng lực kỹ thuật của công ty để đạt được mục tiêu kinh doanh Đội ngũ kỹ thuật viên IT do tôi... tế cùng với khả năng lãnh đạo chiến lược thông qua việc quản lý các chương trình kỹ thuật ở các công ty quy mô lớn và trung bình Và tôi nghĩ những khả năng và kinh nghiệm này đều quan trọng cho một công ty mới ra đời và mở rộng nhanh như công ty của ông Trong những năm đầu công ty X đi vào hoạt động và bị cạnh tranh gay gắt, tôi đã xây dựng các chương trình IT giúp đẩy mạnh năng lực kỹ thuật của công... minh họa  Cách viết thư thuyết phục nhà tuyển dụng Ngoài CV, rõ ràng ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng đối với người tìm việc chính là thông qua thư tìm việc Thế nhưng, trên thực tế nhiều người tìm việc gặp khó khăn trong việc viết một thư tìm việc hay để thu hút nhà tuyển dụng Nhóm chúng tôi hy vọng các bước đơn giản sau sẽ giúp bạn tránh cách viết nhàm chán khi trình bày khả năng của mình trong... có thể bắt đầu hưởng lợi Kính thư Nguyễn Văn Thành Thư gửi ông Mạnh có cách diễn đạt tốt V KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TIÊU CỰC 1) Khái niệm,ý nghĩa và tầm quan trọng Thông điệp tiêu cực là thông điệp mà người nhận cảm thấy khó chịu,đáng thất vọng hoặc bất lợi(không thiện chí) Ví dụ: một thông điệp tiêu cực được viết để từ chối yêu cầu của bạn hoặc công ty, tổ chức của bạn, thư từ chối người xin việc,... cách ứng xử giao tiếp đối với khách hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong văn viết nói chung và viết thông điệp tiêu cực nói riêng, một thông điệp tiêu cực viết ra đều thể hiện qua 2 mặt, một là tạo kẻ thù và hai là tạo một người bạn trung thành, ông bà ta có câu “kết thêm 1 người bạn là bớt đi 1 kẻ thù” chính vì thế người viết thông điệp tiêu cực phải biết thêm bớt lời văn như thế nào để có thể tạo... vào mục đích của thông điệp và mối quan hệ với người nhận Đặt chính bạn vào vị trí của người nhận và viết một thông điệp mà bạn muốn được nhận – liệu thông điệp đó có cần thiết sử dụng ngôn ngữ trang trọng hay không? Và liệu bản chất của thông điệp cho phép bạn cảm thấy thoải mái và thân mật VII.KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THUYẾT PHỤC 1.Định nghĩa và ý nghĩa: a Định nghĩa: Một thông điệp thuyết phục là một... gia vào hội đồng tuyển chọn Cách viết thông điệp tích cực kém Cách viết thông điệp tích cực tốt “Chúng tôi sẽ có một hội đồng tuyển chọn để lựa chọn ra người sẽ nhận phần học bổng Vì lý do ông đã nghỉ hưu và có rất nhiều thời gian rãnh rỗi nên tại sao ông không tham gia vào hội đồng tuyển chọn?” • Cách diễn đạt mang ngữ điệu lạnh lùng, sáo rỗng và không thiện chí • Người viết đã không đứng trên quan điểm... đựng đầy đủ những yêu cầu cần thiết của một kết thúc gần gũi Cách này xây dựng được sự tín nhiệm, thể hiện tính nhân ái, nồng nhiệt, lạc quan và thể hiện được nội dung quan trọng cần phải đề cập VI KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THIỆN CHÍ 1 Chúc mừng ngày lễ, kỳ nghỉ a) Trường hợp sử dụng Lời chúc mừng nhân lễ ngày có thể được gởi trước hoặc trong mùa lễ hội: Ngày đầu năm, Lễ phục sinh, Ngày lễ lao động, Lễ... chúng tôi hy vọng các bước đơn giản sau sẽ giúp bạn tránh cách viết nhàm chán khi trình bày khả năng của mình trong thư tìm việc Điều quan trọng là bạn viết như thế nào để mỗi câu từ trong thư tìm việc thể hiện tốt nhất khả năng của mình • Bước 1: Viết đoạn mở đầu ấn tượng( Gây sự chú ý) Hãy nhớ rằng khi thư tìm việc của bạn đến tay nhà tuyển dụng, bạn sẽ không hiện diện trước mặt họ để giới thiệu ... KINH DOANH 1. Quá trình phát triển thông điệp viết kinh doanh - Quá trình phát triển thông điệp viết kinh doanh gồm bước: Lập dàn ý; Biên soạn; Hoàn tất 1. 1 Lập dàn ý cho thông điệp 1. 1 .1 Phân tích... xí nghiệp Sau thời gian xem xét phân tích, ban lãnh đạo định đóng cửa xí nghiệp kể từ ngày 010 1-2 013 18 • • • Thông tin giải thích hợp lý Cần phải có từ ngữ dễ nghe,rõ ràng, tránh làm lòng người... nghiệp thể sau: Thật tiếc phải thông báo với bạn xí nghiệp phải ngưng hoạt động kể từ ngày 01- 01- 2 013 Lời mở đầu thiếu quan điểm người nhận tính thiện chí lợi ích người nhận bị lờ đi.đã để lộ